How To Get A Lotus Note

(1)

คูมือ

การใชขอมูลในระบบ

ISO DATA CENTER

SP-EMC- 445 – 2 - 0

วันที่ประกาศใช

:

24 กุมภาพันธ

2548

หนา1จาก11 อนุมัติโดย --- (...) กรรมการ / ผูจัดการใหญ ผูแทนฝายบริหาร ตรวจสอบโดย --- (...) ผูชวยผูจัดการ แผนกมาตรฐานคุณภาพ และความปลอดภัย จัดทําโดย --- (...) รองหัวหนาหนวยงาน แผนกมาตรฐานคุณภาพ และความปลอดภัย

(2)

คูมือ

ISO DATA CENTER

SP-EMC- 445 – 2 - 0

:

2548

หนา2จาก11

สารบัญ

หนา

วัตถุประสงค... 3 ขอบเขตการประกาศใช... 3 คํานิยาม... 3 หนาที่ความรับผิดชอบ... 3 หลักในการดําเนินการ... 3

5.1 การเขาสูระบบ ISO DATA CENTER...3

5.2 การเรียกดูเอกสารในระบบ ISO DATA CENTER...7

5.3 การกรอกแบบรายงานตางๆ ในระบบ ISO DATA CENTER...9

เครื่องมือที่ใช... 10

แบบรายงานที่เกี่ยวของ... 10

การจัดเก็บเอกสาร และบันทึก... 10

(3)

คูมือ

ISO DATA CENTER

SP-EMC- 445 – 2 - 0

:

2548

วัตถุประสงค

มาตรฐานการปฏิบัติงานฉบับนี้ มีเนื้อหาเกี่ยวการใชระบบ ISO DATA CENTER จากโปรแกรม LOTUS NOTES

(ONLINE) ซึ่งจัดทําขึ้นเพื่อเปนแนวทางในการดําเนินการดานเอกสารในระบบบริหารจัดการสิ่งแวดลอม

ขอบเขตการประกาศใช

ครอบคลุมเอกสารที่เกี่ยวของ ไดแก คูมือ มาตรฐานการปฏิบัติงาน วิธีปฏิบัติงาน แบบรายงาน และเอกสารสนับสนุนใน ระบบการจัดการสิ่งแวดลอม ของศูนยบริการสงออกถนนบางนา- ตราดกม.27 และศูนยบริการโลจิสติกส สาขาแหลมฉบัง

คํานิยาม

หนาที่ความรับผิดชอบ หลักในการดําเนินการ

5.1 การเขาสู ISO DATA CENTER

5.1.1 เปด โปรแกรม LOTUS NOTE โดยสามารถเปดโปรแกรมได 2 วิธี ดังนี้

(1) วิธีที่ 1 คลิกที่ Start > Program > Lotus Applications > Lotus Notes ตามภาพประกอบ

2. Programs

3. Lotus Applications

4. Lotus Notes 1. Start

(4)

คูมือ

ISO DATA CENTER

SP-EMC- 445 – 2 - 0

:

2548

(2) วิธีที่ 2 Click Icon “Lotus Notes” ที่ Desktop ตามภาพประกอบ

Icon “Lotus Note”

5.1.2 ระบุ Password (Password จะขึ้นอยูกับ USER ของผูใชโปรแกรมแตละทาน) ลงในชอง Enter Password ของ โปรแกรม Lotus notes ตามภาพประกอบ

(5)

คูมือ

ISO DATA CENTER

SP-EMC- 445 – 2 - 0

:

2548

5.1.3 หลังจากใส Password หนาจอจะเขาสูโปรแกรม Lotus Notes ตามภาพประกอบ

5.1.4 เขาระบบ ISO DATA CENTER โดยคลิกที่ File > Database > Open ตามภาพประกอบ

2. Database

1. File

(6)

คูมือ

ISO DATA CENTER

SP-EMC- 445 – 2 - 0

:

2548

5.1.5 เมื่อปรากฏหนาตาง “Open Database” ใหผูใชปฏิบัติดังนี้

5.1.5.1 เปลี่ยนขอความในชองServer: จาก Local เปน“MAIL_TS/NYKTS”

5.1.5.2 เลือก “ISO DATA CENTER” ในชอง Open Database

5.1.5.3 คลิกที่ปุม “Open”

3. คลิก “Open”

2. เลือก “ISO Data Center”

1. เปลี่ยนจาก “Local” เปน “MAIL_TS/NYKTS”

(7)

คูมือ

ISO DATA CENTER

SP-EMC- 445 – 2 - 0

:

2548

5.2 การเรียกดูเอกสารในระบบ ISO DATA CENTER

5.2.1 ผูใชสามารถเลือกดูเอกสารตามหมวดของเอกสารได ดังนี้ 5.2.1.1 “All Document” แสดงเอกสารทั้งหมด 5.2.1.2 “By Category” แสดงเอกสารโดยจําแนกตามชนิดของเอกสาร 5.2.1.3 “By Author” แสดงเอกสารโดยจําแนกตามผูจัดทําเอกสารเอกสาร 5.2.2 คลิกที่รายชื่อเอกสารที่ตองการเรียกดู 2. คลิกที่รายชื่อเอกสารที่ตองการเรียกดู 1. คลิกเลือกดูเอกสาร ตามหมวดของเอกสาร 5.2.3 หลังจากคลิกเลือกเอกสารที่ตองการ หนาจอจะแสดง File เอกสารที่เรียกดู

(8)

คูมือ

ISO DATA CENTER

SP-EMC- 445 – 2 - 0

:

2548

5.2.4 คลิกที่ Icon File ที่ตองการเรียกดู จะปรากฏหนาตาง Attachment ใหคลิกที่ปุม “Launch” เพื่อเปดอานเอกสาร

2. คลิกที่ “Launch”

เพื่ออานเอกสาร

1. คลิกที่ Icon File

(9)

คูมือ

ISO DATA CENTER

SP-EMC- 445 – 2 - 0

:

2548

5.3 การกรอกแบบรายงานตางๆ ในระบบ ISO DATA CENTER

5.3.1 เปด แบบรายงาน (Form) ที่ตองการ ตามขั้นตอนที่ 5.2 การเรียกดูเอกสารในระบบ ฯ 5.3.2 กรอกขอมูล ตามเงื่อนไขที่ระบุในแบบรายงาน ตามภาพประกอบ 5.3.3 เมื่อกรอกขอมูลแลวเสร็จ กดเครื่องหมาย ตั้งชื่อFile กําหนดพื้นที่จัดเก็บและคลิกปุม“Save” ตามภาพประกอบ 3. คลิกที่ “Save” 2. ตั้งชื่อ File 1. คลิกที่ “Icon Save”

(10)

คูมือ

ISO DATA CENTER

SP-EMC- 445 – 2 - 0

:

2548

5.3.4 สั่งพิมพแบบรายงานใหดําเนินการปด Flie เอกสารและสั่งพิมพตามปกติโดยขั้นตอนในการสั่งพิมพขึ้นอยูการ

รูปแบบของเอกสารนั้นๆ เชน MS Word , MS Excel และ Acrobet เปนตน พรอมทั้งเสนอตอผูบังคับบัญชาเพื่อลง นามอนุมัติ

5.3.5 กรณีที่ตองการสงแบบรายงานผานทาง E-Mail ใหแทรก Flie ที่ Save ไวตามขอที่ 5.3.4 โดยดําเนินการตามขั้นตอน การใชโปรแกรม Lotus Notes ตามปกติ เครื่องมือที่ใช 6.1 คอมพิวเตอร 6.2 โปรแกรม Lotus Notes 6.3 โปรแกรม Microsoft Office 6.4 โปรแกรม Adobe Acrobat แบบรายงานที่เกี่ยวของ

การจัดเก็บเอกสาร

และบันทึก ลําดับ เอกสารและบันทึก หนวยงานที่จัดเก็บ ระยะเวลาที่จัดเก็บ

1 คูมือการใชขอมูลใน ISO DATA CENTER แผนกมาตรฐานคุณภาพ และความปลอดภัย

อยางนอย2ป เอกสารอางอิง

9.1 ขอกําหนดระบบการจัดการดานสิ่งแวดลอม ISO 14001 : 2004 9.2 มาตรฐานการปฏิบัติงานเรื่องการควบคุมเอกสาร

(11)

คูมือ

ISO DATA CENTER

SP-EMC- 445 – 2 - 0

:

2548

ประวัติการเปลี่ยนแปลง

รายละเอียดของการเปลี่ยนแปลง แกไข ครั้งที่ เนื้อหากอนการเปลี่ยนแปลง เนื้อหาหลังการการเปลี่ยนแปลง หนวยงานที่ขอ เปลี่ยนแปลง วันที่ ประกาศใช