แนวค ด เก ยวก บการตรวจสอบการด าเน นงาน

แนวคิด

เกี่ยวกับการตรวจสอบการดําเนินงาน

การตรวจสอบการดําเนินงาน (Performance Audit) คืออะไร การตรวจสอบการดําเนินงานคือการตรวจสอบที่มุงเนนตรวจสอบผลสัมฤทธิ์ของงาน (Result) เพื่อให ทราบวาผลผลิต (Output) และผลลัพธ (Outcome) เปนไปตามวัตถุประสงคและเปาหมายที่กําหนดไว หรือไมการดําเนินงานโครงการและการใชทรัพยากรเปนไปอยางมีประสิทธิภาพประสิทธิผลประหยัด และคุมคาหรือไมรวมถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เกี่ยวของ ทําไมตองตรวจสอบผลการปฏิบัติงาน เพื่อใหผูบริหารไดรับทราบขอมูลผลการดําเนินงานโครงการวาขอเท็จจริงที่เกิดขึ้น (Condition) จากการ ดําเนินงาน/ผลการดําเนินงานมีความแตกตางจากหลักเกณฑ (Criteria) การดําเนินงาน/ผลผลิต/ผลลัพธที่ กําหนดไวหรือไมถามีขอแตกตางระหวาง Condition กับ Criteria จะเกิดปญหา/ผลกระทบ (Effects) ใดบาง ที่จะเปนความเสี่ยงสําคัญในการดําเนินงานและสาเหตุ (Cause) มาจากอะไรที่ทําใหเกิดปญหา/ผลกระทบ เหลานั้นเพื่อจะไดใหขอเสนอแนะ (Recommendation) แนวทางการปรับปรุงแกไขใหมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ความหมายการตรวจสอบการดําเนินงาน การตรวจสอบการดําเนินงาน (Performance Audit) เปนการตรวจสอบที่เนนผลของการดําเนินงาน ที่เกิดขึ้นจริงในระหวางดําเนินการและหรือที่แลวเสร็จวาเปนไปตามวัตถุประสงคและเปาหมายที่กําหนดไวใน แผนงานงาน/โครงการหรือไมมีประสิทธิภาพและคุมคาเพียงใดโดยใหความสําคัญกับผลงานที่เกิดขึ้นทั้งใน เชิงปริมาณคุณภาพและการใชทรัพยากรภายใตระยะเวลาที่กําหนด การตรวจสอบการดําเนินงานจะทําใหหัวหนาสวนราชการทราบถึงผลการดําเนินงานตามแผนงาน งาน/โครงการที่อาจมีความเสี่ยงเปนผลใหการดําเนินงานเบี่ยงเบนไปจากที่กําหนดรวมทั้งปญหาอุปสรรคหรือ ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นและมีผลตอความสําเร็จของการดําเนินงานตลอดจนแนวทางหรือมาตรการในการ ปรับปรุงแกไขการดําเนินงานซึ่งขอมูลตางๆดังกลาวเปนขอมูลที่สําคัญตอการตัดสินใจของหัวหนาสวน ราชการในการปรับเปลี่ยนกลยุทธในการดําเนินงานทั้งระยะสั้นและระยะยาวไดทันกาลอันจะชวยใหการ ดําเนินงานของสวนราชการนั้นๆประสบผลสําเร็จอยางมีประสิทธิภาพตามเปาหมายที่กําหนด

วัตถุประสงค การตรวจสอบการดําเนินงานมีวัตถุประสงคดังตอไปนี้ 1. เพื่อใหทราบวาผลการดําเนินงานบรรลุผลสําเร็จตามวัตถุประสงคและเปาหมายของแผนงาน งาน/โครงการที่กําหนดไวอยางมีประสิทธิผลประสิทธิภาพประหยัดและปฏิบัติถูกตองตามกฎหมายระเบียบ ขอบังคับระบบวิธีการและหรือมาตรฐานการปฏิบัติงานที่กําหนดไวหรือไมอยางไร 2. เพื่อใหทราบถึงผลลัพธหรือผลกระทบที่เกิดขึ้นมาจากการดําเนินงานของสวนราชการนั้นๆ 3. เพื่อติดตามผลการดําเนินงานของสวนราชการใหเปนไปตามแผนงานงาน/โครงการที่กําหนด ไวตลอดจนประสิทธิภาพในการดูแลรักษาทรัพยสินของทางราชการ 4. เพื่อใหขอสังเกตขอคิดเห็นและหรือขอเสนอแนะในการปรับปรุงแกไขการดําเนินงานตาม แผนงานงาน/โครงการของสวนราชการใหเปนไปอยางมีประสิทธิภาพประสิทธิผลและบรรลุผลสัมฤทธิ์ของ งานตามเปาหมายที่กําหนด ประโยชน การตรวจสอบผลการดําเนินงานมีประโยชนดังตอไปนี้ 1. ชวยใหการบริหารแผนงานงาน/โครงการและการดําเนินงานตามแผนงานงาน/ โครงการของ สวนราชการบรรลุผลตามวัตถุประสงคและเปาหมายอยางมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นและหรือลดความเสี่ยงตอการ ไมบรรลุผลสัมฤทธิ์ของงาน 2. ชวยใหผูบริหารและผูปฏิบัติงานไดทราบถึงความกาวหนาผลสําเร็จของงานผลกระทบปญหา อุปสรรคและขอเสนอแนะในการปรับปรุงแกไขการดําเนินงานตามแผนงานงาน/โครงการใหมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผลประหยัดและบรรลุผลสัมฤทธิ์ของงานตามเปาหมายที่กําหนด 3. ชวยทําใหการใชทรัพยากรของประเทศเปนไปอยางมีประสิทธิภาพและเกิดประโยชนแก ประชาชนอยางแทจริง 4. ชวยสงเสริมใหเกิดกระบวนการกํากับดูแลที่ดี 5. เปนสัญญาณเตือนภัยลวงหนาใหกับผูบริหารและลดความเสี่ยงที่จะทําใหงานไมสําเร็จตาม แผนงานงาน/โครงการ

แนวปฏิบัติการตรวจสอบการดําเนินงาน การตรวจสอบการดําเนินงานผูตรวจสอบภายในควรปฏิบัติตามกระบวนการตรวจสอบภายใน โดยจะเริ่มจากการวางแผนการตรวจสอบ (Audit Plan) ซึ่งผูตรวจสอบภายในควรทําการสํารวจขอมูลเบื้องตน ประเมินผลระบบการควบคุมภายในและประเมินความเสี่ยงเพื่อใหทราบวาสวนราชการมีความเสี่ยงในเรื่อง ใดบางและระดับสูงหรือต่ําเพียงใดแลวนําขอมูลที่ไดดังกลาวไปจัดทําแผนการตรวจสอบลําดับตอไปจัดทํา แผนการปฏิบัติงาน(Engagement Plan) ในแตละเรื่องที่กําหนดไวในแผนการตรวจสอบและปฏิบัติงาน ตรวจสอบตามแผนการปฏิบัติงานนั้นตลอดจนรายงานผลการปฏิบัติงานและติดตามผลการตรวจสอบ การตรวจสอบการดําเนินงานประกอบดวยขั้นตอนดังตอไปนี้ 1.การวางแผนการปฏิบัติงาน 2.การปฏิบัติงานตรวจสอบ 3.การรายงานและติดตามผล 1. การวางแผนการปฏิบัติงาน แผนการปฏิบัติงานเปนแผนที่ผูตรวจสอบภายในควรจัดทําไวลวงหนาวาจะตรวจสอบแผนงาน งาน/โครงการใดในประเด็นการตรวจสอบใดโดยใชขอมูลจากความเสี่ยงนโยบายขอมูลขาวสารจากผูบริหาร ตลอดจนการเปลี่ยนแปลงของสถานการณหรือสภาพแวดลอมของสวนราชการมาใชประกอบการพิจารณา จัดทําแผนการปฏิบัติงานเพื่อใหการปฏิบัติงานตรวจสอบบรรลุผลสําเร็จซึ่งแผนการปฏิบัติงานตรวจสอบการ ดําเนินงานมีสวนประกอบของแผนและขั้นตอนการวางแผนดังตอไปนี้ 1. ชื่อแผนงานงาน/โครงการที่จะตรวจสอบ 2. ประเด็นการตรวจสอบ 3. วัตถุประสงคการตรวจสอบ 4. ขอบเขตการตรวจสอบ 5. แนวทางการตรวจสอบประกอบดวย - เรื่องหรือประเด็นที่จะตรวจสอบยอย (ถามี) - วัตถุประสงคของการตรวจสอบยอย (ถามี) - เกณฑการตรวจสอบ - วิธีการตรวจสอบ - แหลงที่มาของขอมูล 6. ชื่อผูตรวจสอบภายในและระยะเวลาที่จะตรวจสอบ

7. ชื่อผูสอบทานและวันที่ที่สอบทาน (จะบันทึกเมื่อสอบทานเสร็จสิ้นแลว) 8. สรุปผลการตรวจสอบโดยยอและกระดาษทําการที่อางอิง (จะบันทึกเมื่อตรวจสอบเสร็จสิ้น แลว) ขั้นตอนการวางแผนการปฏิบัติงาน ผูตรวจสอบภายในควรวางแผนการปฏิบัติงานตรวจสอบการดําเนินงานแผนงานงาน/ โครงการ โดยมีขั้นตอนดังตอไปนี้ (1) กําหนดประเด็นการตรวจสอบ การกําหนดประเด็นการตรวจสอบเปนการกําหนดในเรื่องความเสี่ยงที่มีนัยสําคัญตอผลการ ดําเนินงานของสวนราชการซึ่งอาจไมบรรลุวัตถุประสงคหรือเปาหมายของแผนงานงาน/โครงการอยางมี ประสิทธิภาพประสิทธิผลโดยประเด็นการตรวจสอบผูตรวจสอบภายในอาจไดมาจากในขั้นตอนการวาง แผนการตรวจสอบหรือจากการสั่งการของหัวหนาสวนราชการหรือจากขอรองเรียนหรือจากสถานการณใดๆที่ ไดรับความสนใจจากสวนราชการหรือสาธารณชนซึ่งประเด็นการตรวจสอบสวนใหญที่พบโดยทั่วไปเชน - ผลการดําเนินงานลาชากวาที่กําหนดในแผนงานงาน/โครงการเชน - ผลผลิต/ผลงานไมเปนไปตามวัตถุประสงคหรือเปาหมายที่กําหนดไวในแผน งานงาน/โครงการ - ผลผลิต/ผลงานไมไดใชประโยชนเทาที่ควร หากขอมูลดังกลาวขางตนยังมีรายละเอียดไมเพียงพอที่จะนํามากําหนดประเด็นการตรวจสอบผู ตรวจสอบภายในควรทําการสํารวจขอมูลเพิ่มเติมโดยดําเนินการดังนี้ ก.รวบรวมขอมูลผูตรวจสอบภายในควรรวบรวมขอมูลตางๆที่เกี่ยวของกับแผนงานงาน/ โครงการที่จะตรวจสอบเพื่อใหทราบถึงหลักเกณฑ (Criteria) และขอเท็จจริง (Condition) บางสวนที่เกิดขึ้น เชน - รายละเอียดแผนงานงาน/โครงการที่จะตรวจสอบโดยรวบรวมไดจากเอกสารแผนกลยุทธของสวนราชการ และแผนการดําเนินงานขอมูลที่ควรรวบรวมและศึกษาเชนเหตุผลหรือความเปนมาวัตถุประสงคเปาหมาย ระยะเวลาดําเนินงานพื้นที่ดําเนินงานวงเงินงบประมาณที่จะดําเนินงานขั้นตอนหรือระบบการดําเนินงาน

ดัชนีวัดผลการดําเนินงาน (Key Performance Indicator) ผลผลิตประโยชนที่คาดวาจะไดรับเปนตน

- รายละเอียดงบประมาณที่ไดรับจัดสรรใหกับแผนงานงาน/โครงการตามเอกสารงบประมาณและตามแผนกล

ยุทธ

- กฎหมายระเบียบและขอบังคับตางๆที่เกี่ยวของ - คูมือและหรือมาตรฐานการปฏิบัติงาน

- สภาพการดําเนินงานและผลการดําเนินงาน - ความเสี่ยงการบริหารความเสี่ยงรวมทั้งระบบการควบคุมภายใน - รายงานผลการประเมินระบบการควบคุมภายในและหรือรายงานผลการประเมินความเสี่ยงที่จัดทําโดยหนวย รับตรวจและหรือผูตรวจสอบภายใน - ผลการตรวจสอบของผูตรวจสอบภายในและหรือสํานักงานการตรวจเงินแผนดิน (ถามี) เปนตน ข.วิเคราะหขอมูลผูตรวจสอบภายในควรนําขอมูลที่รวบรวมไดมาศึกษาและวิเคราะหวาขอเท็จจริงที่เกิดขึ้น หรือสิ่งที่เปนอยูในการดําเนินงานมีความแตกตางกับหลักเกณฑหรือสิ่งที่ควรจะเปนตามแผนงานงาน/ โครงการหรือไมถามีขอแตกตางขอแตกตางที่เกิดขึ้นดังกลาวมีผลกระทบที่เปนตัวแปรสําคัญตอความสําเร็จ หรือความลมเหลวของแผนงานงาน/โครงการหรือไมถามีก็ควรนํามาพิจารณากําหนดเปนประเด็นการ ตรวจสอบ (2) กําหนดวัตถุประสงคการตรวจสอบ เมื่อผูตรวจสอบภายในไดประเด็นการตรวจสอบแลวตอไปควรกําหนดวัตถุประสงควาในประเด็นการ ตรวจสอบดังกลาวจะตรวจสอบเพื่อใหทราบขอเท็จจริงที่เกิดขึ้นแตกตางจากผลการดําเนินงานที่กําหนดไว อยางไรปญหาอุปสรรคและผลกระทบที่เกิดขึ้นรวมทั้งสาเหตุและขอเสนอแนะทั้งนี้วัตถุประสงคดังกลาว ควรสอดคลองกับวัตถุประสงคของแผนการตรวจสอบดวย (3) กําหนดขอบเขตการตรวจสอบ เมื่อกําหนดวัตถุประสงคการตรวจสอบที่สอดคลองกับประเด็นการตรวจสอบแลวขั้นตอนตอไปควร กําหนดขอบเขตการตรวจสอบที่สามารถบรรลุวัตถุประสงคการตรวจสอบดังกลาวโดยขอบเขตการตรวจสอบอาจ ครอบคลุมถึงระบบงานเอกสารหลักฐานรายงานบุคลากรสถานที่ระยะเวลาและทรัพยสินที่เกี่ยวของซึ่งควรให สอดคลองกับประเด็นการตรวจสอบที่กําหนดไวดวยทั้งนี้การกําหนดขอบเขตการตรวจสอบควรคํานึงถึง ทรัพยากรที่ใชในการตรวจสอบเชนอัตรากําลังความรูความสามารถและประสบการณของผูตรวจสอบภายใน ระยะเวลางบประมาณเปนตน (4) กําหนดแนวทางการตรวจสอบ ผูตรวจสอบภายในควรกําหนดแนวทางการตรวจสอบใหสามารถบรรลุวัตถุประสงคการตรวจสอบและ สอดคลองกับขอบเขตการตรวจสอบรวมทั้งครอบคลุมประเด็นการตรวจสอบดวยซึ่งแนวทางการตรวจสอบ ควรกําหนดใหชัดเจนและมีรายละเอียดเพียงพอที่จะปฏิบัติตามไดโดยแนวทางการตรวจสอบควรประกอบดวย เรื่องดังนี้ 4.1เกณฑการตรวจสอบควรกําหนดเปนมาตรฐานที่สมเหตุสมผลและสอดคลองกับสภาพการณที่พึงเปนไปได มีหลักการที่ดีและสามารถนําไปปฏิบัติไดรวมทั้งควรมีความยืดหยุนเกณฑการตรวจสอบควรกําหนดรวมกัน ระหวางผูตรวจสอบภายในกับหนวยรับตรวจเพื่อใหหนวยรับตรวจ

- ดัชนีวัดผลการดําเนินงาน (Key Performance Indicators : KPI) และเกณฑการประเมินที่ใชในการบริหารงานและการปฏิบัติงานของสวนราชการเชน KPI คือรอยละ ของความพึงพอใจเกณฑการประเมินผลคือรอยละ 80 เปนตน - ผลการตรวจสอบในเรื่องที่คลายคลึงกันในอดีต - มาตรฐานที่ยอมรับไดของหนวยงานลักษณะเดียวกัน - แนวทางการปฏิบัติงานของหนวยงานสวนกลาง - มาตรฐานที่ดีที่ยอมรับทั่วไป - มาตรฐานของผูเชี่ยวชาญเฉพาะดาน - กฎหมายระเบียบขอบังคับ 4.2 วิธีการตรวจสอบเปนการระบุรายละเอียดขั้นตอนหรือวิธีการปฏิบัติงานตรวจสอบเพื่อใหไดมาซึ่งขอมูล หลักฐานตางๆที่ดีและเพียงพอในการสนับสนุนขอสรุปหรือขอคิดเห็นเกี่ยวกับขอตรวจพบที่ไดจากการ ตรวจสอบตามประเด็นการตรวจสอบที่กําหนดไวโดยควรกําหนดวิธีการตรวจสอบใหครอบคลุม 3 ขั้นตอน ใหญๆดังนี้ ก.ศึกษาขอมูลเกี่ยวกับเกณฑหรือสิ่งที่ควรจะเปน (Criteria) ตามแผนการดําเนินงานกระบวนการ ปฏิบัติงานและผลการดําเนินงาน ข.ตรวจสอบขอมูลหลักฐานและขอเท็จจริงที่เกิดขึ้นหรือสิ่งที่เปนอยู (Condition) ซึ่งเกี่ยวของกับการกําหนด แผนการดําเนินงานการปฏิบัติงานตามแผนและผลสัมฤทธิ์ของงาน ค.วิเคราะหเปรียบเทียบและหรือประเมินผลระหวางสิ่งที่ควรจะเปนตามขอก. และสิ่งที่เปนอยูตาม ขอข. เพื่อใหทราบระดับผลสัมฤทธิ์และความมีประสิทธิผลประสิทธิภาพของการดําเนินงานโดยแปล ความหมายจากเกณฑการตรวจสอบที่กําหนดไวตามขอ (4.1) ตลอดจนเพื่อใหทราบเกี่ยวกับสาเหตุ (Cause) ที่ ทําใหสิ่งที่เปนอยูแตกตางจากสิ่งที่ควรจะเปนซึ่งมีผลกระทบใดบาง (Effects) และควรมีขอเสนอแนะอยางไร (Recommendation) เพื่อจะไดแกไขปรับปรุงการดําเนินงานใหมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นและบรรลุผลสําเร็จของงาน ตามเปาหมายที่กําหนดไว ในการปฏิบัติงานตรวจสอบผูตรวจสอบภายในสามารถตรวจสอบขอมูลหลักฐานและขอเท็จจริงที่เกิดขึ้นตาม ขอข. ไปพรอมกับการวิเคราะหเปรียบเทียบและหรือประเมินผลขอมูลตามขอค. การตรวจสอบการดําเนินงานเปนการตรวจสอบที่เนนผลการดําเนินงานซึ่งสามารถตรวจสอบไดในขั้นตอนของ การดําเนินงานดังนี้ 1) การตรวจสอบการปฏิบัติงานตามแผนการดําเนินงานเปนการตรวจสอบเพื่อใหทราบวาผลการปฏิบัติงานที่ เกิดขึ้นจริงในแตละขั้นตอนการดําเนินงานในระหวางการปฏิบัติงานเปนไป

2) การตรวจสอบผลสําเร็จของงานตามแผนการดําเนินงานเปนการตรวจสอบเพื่อใหทราบวาผลการปฏิบัติงาน ที่เกิดขึ้นหลังจากเสร็จสิ้นการปฏิบัติงานตามแผนการดําเนินงานเปนไปตามวัตถุประสงคและเปาหมายตามที่ กําหนดไวในแผนการดําเนินงานหรือไมอยางใด ในการตรวจสอบการดําเนินงานดังกลาวนอกจากจะตรวจสอบผลการดําเนินงานวาเปนไปตามวัตถุประสงคและ เปาหมายที่กําหนดไวในแผนการดําเนินงานหรือไมอยางไรผูตรวจสอบภายในควรตรวจสอบดวยวาแผนการ ดําเนินงานมีความสอดคลองกับนโยบายและแผนกลยุทธของสวนราชการหรือไมเพียงใดและแผนการดําเนินงาน มีการจัดทําอยางมีประสิทธิภาพหรือไมทั้งนี้การจัดทําแผนการดําเนินงานตางๆของสวนราชการหัวหนาสวน ราชการควรใหผูตรวจสอบภายในมีสวนรวมในการใหคําปรึกษาแนะนําเกี่ยวกับการจัดทําแผนการดําเนินงานดวย 4.3 แหลงที่มาของขอมูลเปนการระบุแหลงที่มาของขอมูลตางๆที่ใชในการตรวจสอบไดแกเอกสารหลักฐาน รายงานระบบงานบุคลากรและทรัพยสินเชนผังการจัดโครงสรางและขอบเขตงานที่ปฏิบัติคูมือการ ปฏิบัติงานตางๆรายงานตางๆระบบการปฏิบัติงานกฎหมายระเบียบขอบังคับมติคณะรัฐมนตรีประกาศ คําสั่งแบบสอบถามการสัมภาษณการสังเกตการณปฏิบัติงานของผูบริหารเจาหนาที่ปฏิบัติงานและผูที่ เกี่ยวของเปนตน เทคนิคที่ใชในการตรวจสอบการดําเนินงาน ในการกําหนดวิธีการตรวจสอบผูตรวจสอบภายในควรระบุเทคนิคการตรวจสอบเกี่ยวกับการคัดเลือก ขอมูลการวิเคราะหการประเมินผลและการบันทึกขอมูลที่ไดรับระหวางการปฏิบัติงานตรวจสอบโดยการ กําหนดเทคนิคการตรวจสอบควรกําหนดใหเหมาะสมกับเรื่องที่จะตรวจสอบในแตละกรณีเชน การสุมตัวอยาง เปนการเลือกขอมูลแตเพียงบางสวนที่ใชเปนตัวแทนของขอมูลทั้งหมดโดยคํานึงวาขอมูล ทั้งหมดมีโอกาสที่ไดรับเลือกเทาๆกัน การสอบทาน เปนการยืนยันความจริงความถูกตองความแมนยําความสมเหตุสมผลหรือความนาเชื่อถือของ ขอมูลเอกสารหลักฐานหรือสิ่งใดสิ่งหนึ่งโดยการหาหลักฐานมายืนยันกับขอเท็จจริงที่ปรากฏอยู การคํานวณ เปนการทดสอบความถูกตองของการคํานวณตัวเลขตางๆที่เกี่ยวของกับการดําเนินงาน เชนการคํานวณตัวเลขคาใชจายตางๆในการดําเนินงานคํานวณระยะเวลาการดําเนินงานเปนตน การสอบถาม เปนการสอบถามผูที่เกี่ยวของเชนผูบริหารของหนวยรับตรวจเจาหนาที่ผูรับผิดชอบ โครงการที่ตรวจสอบผูปฏิบัติงานเปนตน

การสัมภาษณ เปนการสัมภาษณผูที่เกี่ยวของกับงานตรวจสอบเพื่อใหไดมาซึ่งขอมูลที่เกี่ยวของในเบื้องตนซึ่ง ขอมูลที่ไดควรหาเอกสารหลักฐานอื่นๆยืนยันขอเท็จจริงตางๆที่ไดจากการสัมภาษณดวยผูตรวจสอบภายใน ควรพิจารณาถึงความรูและความเกี่ยวของในหนาที่ความรับผิดชอบการดําเนินงานของผูถูกสัมภาษณรวมทั้ง ศึกษาขอมูลเบื้องตนเกี่ยวกับเรื่องที่จะสัมภาษณเพื่อที่วาในระหวางการสัมภาษณนั้นหากขอมูลหลักฐานจาก การสัมภาษณไมสอดคลองกับขอมูลหรือขัดแยงกับขอมูลที่มีอยูผูสัมภาษณจะไดสืบหาขอมูลหลักฐานที่ ถูกตองหรือนาเชื่อถือมากกวาตอไป การสังเกตการณ เปนการสังเกตใหเห็นดวยตาในสิ่งที่ตองการทราบอยางระมัดระวังโดยใชความรู ความสามารถที่มีอยูรวมถึงการใชวิจารณญาณพิจารณาสิ่งที่ไดเห็นแลวบันทึกเหตุการณตางๆไวทั้งนี้การ สังเกตการณแบงไดเปน 2 ประเภทคือการสังเกตแบบไมมีสวนรวมหมายถึงการที่ผูตรวจสอบภายในพยายาม ไมเปดเผยตัวเองในการเขาสังเกตการณอาจมีเครื่องมือชวยเชนกลองถายรูปเครื่องบันทึกเสียงและการสังเกต แบบมีสวนรวมหมายถึงการที่ผูตรวจสอบภายในเขาไปมีสวนรวมในการสังเกตการณที่เกี่ยวของในระดับ ตางๆเชนเปนเพียงผูสังเกตการณหรือมีสวนรวมในกิจกรรมบางสวนหรือทั้งหมดเปนตนอยางไรก็ดีผลที่ได จากการสังเกตการณเปนเพียงขอมูลการปฏิบัติงานจริงในชวงเวลาที่สังเกตการณเทานั้นผูตรวจสอบภายในควร หาเอกสารหลักฐานอื่นมายืนยันเพื่อใหหนวยรับตรวจยอมรับผลการตรวจสอบของผูตรวจสอบภายใน การวิเคราะหเปรียบเทียบ เปนการศึกษาและเปรียบเทียบความสัมพันธและความเปลี่ยนแปลงของ ขอมูลตางๆวาเปนไปตามที่คาดหมายหรือเปนไปตามที่ควรหรือไมซึ่งอาจวิเคราะหเปรียบเทียบในเชิงปริมาณ เชนการวิเคราะหเปรียบเทียบขอมูลการใชงบประมาณในการดําเนินงานจริงกับประมาณที่กําหนดไวเปนตน หรือวิเคราะหเปรียบเทียบตามหลักเหตุผลเชนการวิเคราะหเปรียบเทียบการพัฒนาดานทักษะในการเลนกีฬา ระหวางกอนและหลังการกอสรางศูนยกีฬาแลวเสร็จอาจวัดไมไดวาเลนกีฬาเกงมากกวาเดิมเปนตัวเลขเทาใด แตสามารถวิเคราะหไดวามีทักษะมากขึ้นหรือไมเพียงใดเปนตนเครื่องมือที่ใชในการวิเคราะหขอมูลเชนการ

ใชผังกางปลา (Fish Bone Diagram) หรือการระดมความคิดหรือระดมสมอง (Brainstorming)

การประเมินผล เปนการเปรียบเทียบมาตรฐานและหรือหลักเกณฑที่กําหนดไวกับผลการปฏิบัติงานจริงวา เกิดผลตางหรือไมอยางไรถาเกิดผลตางควรพิจารณาถึงผลกระทบและสาเหตุที่เกิดขึ้นเพื่อเสนอขอคิดเห็นใน การปรับปรุงแกไขตอไปการประเมินผลมีหลายรูปแบบเชน Balance Scorecard (BSC) เปนการประเมินใน 4 ดานไดแกดานลูกคาดานการเงินดานกระบวนการภายในและดานการเรียนรูและเติบโต 2. การปฏิบัติงานตรวจสอบ เมื่อผูตรวจสอบภายในไดกําหนดแผนการปฏิบัติงานตรวจสอบการดําเนินงานของแผนงานงาน/โครงการและ ไดรับความเห็นชอบจากหัวหนาหนวยงานตรวจสอบภายในแลวผู

1.รวบรวมขอมูล ผูตรวจสอบภายในควรตรวจสอบและรวบรวมขอมูลตางๆที่เกี่ยวของในระหวางการ ปฏิบัติงานตรวจสอบโดยขอมูลที่รวบรวมควรมีลักษณะสําคัญดังนี้ - ความถูกตองหรือเชื่อถือไดควรเปนขอมูลหลักฐานหรือขอเท็จจริงที่แสดงเนื้อหาตามที่ตองการอยาง ถูกตองตามความเปนจริงและมาจากแหลงที่นาเชื่อถือเชนใบเสร็จรับเงินที่ถูกจัดทําขึ้นมาอยางถูกตองตามเนื้อ งานที่เกิดขึ้นจริงเปนตน - ความเกี่ยวของหรือสัมพันธกับประเด็นการตรวจสอบควรเปนขอมูลหลักฐานหรือขอเท็จจริงที่มีสาระสําคัญ และตรงตามประเด็นการตรวจสอบที่กําหนดไวซึ่งจะชวยสนับสนุนในการสรุปผลการตรวจสอบ - ความเพียงพอตอการสรุปผลการตรวจสอบควรมีขอมูลหลักฐานหรือขอเท็จจริงในปริมาณหรือจํานวนที่เพียงพอ ตอการสรุปผลการตรวจสอบไดอยางสมเหตุสมผลหรือใชอางอิงใหมั่นใจถึงเหตุการณที่เกิดขึ้นซึ่งทุกคนสามารถ สรุปความเห็นไดอยางเดียวกันเชนการตรวจสอบการดําเนินงานวาเปนไปตามแผนการปฏิบัติที่กําหนดหรือไม ขอมูลรายงานผลการดําเนินงานของหนวยรับตรวจเพียงอยางเดียวอาจไมสามารถยืนยันถึงผลสําเร็จของงานไดซึ่ง ควรหาขอมูลหลักฐานเพิ่มเติมเชนภาพถายแสดงสภาพการดําเนินงานจริงรายงานผลการประเมินของหนวยงานที่ มีหนาที่ประเมินผลการปฏิบัติงานของสวนราชการขอมูลการสัมภาษณสังเกตการณปฏิบัติงานจริงของผู ตรวจสอบภายใน - ความมีประโยชนตอการปฏิบัติงานควรเปนขอมูลหลักฐานหรือขอเท็จจริงที่ชวยในการควบคุมและตัดสินใจของ ผูบริหารเพื่อใหการดําเนินงานของสวนราชการบรรลุเปาหมายที่กําหนดทั้งนี้ขอมูลควรมีความทันเวลาในการใช ประโยชนและความมีสาระสําคัญในการสรุปความคิดเห็นหรือตัดสินใจเชนระบบการควบคุมภายในที่จัดทําโดย สวนราชการรายงานผลการประเมินระบบการควบคุมภายในที่ประเมินโดยหนวยงานเองและหรือผูตรวจสอบ ภายในรายงานผลการบริหารความเสี่ยงของสวนราชการซึ่งขอมูลดังกลาวจะเปนประโยชนตอการแสดงวาการ ปฏิบัติงานของสวนราชการมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพเพียงใดและควรมีการปรับปรุงแกไขหรือไมอยางไร 2. วิเคราะหและประเมินผล เมื่อรวบรวมขอมูลเรียบรอยแลวผูตรวจสอบภายในควรนําขอมูลที่รวบรวมได ดังกลาวมาวิเคราะหและประเมินผลวาผลของสภาพการดําเนินงานที่เกิดขึ้นจริงมีความแตกตางกับแผนหรือ เกณฑหรือสิ่งที่ควรจะเกิดขึ้นหรือควรจะเปนสําหรับการดําเนินงานนั้นหรือไมโดยพิจารณาจากเกณฑการ ตรวจสอบที่กําหนดไวในแผนการปฏิบัติงานเพื่อใหทราบระดับการบรรลุผลสัมฤทธิ์และความมีประสิทธิภาพ ของการดําเนินงานทั้งนี้หากผลการดําเนินงานแตกตางจากแผนหรือเกณฑหรือสิ่งที่ควรจะเปนควรวิเคราะห ตอไปวาจะเกิดผลกระทบทั้งทางตรงและทางออมอยางไรบางและมีสาเหตุมาจากอะไรควรมีการปรับปรุง แกไขการดําเนินงานหรือไมอยางไร

3. สรุปประเด็นขอตรวจพบ ผูตรวจสอบภายในควรนําขอมูลที่วิเคราะหและประเมินผลไดมาสรุปวาจากการ ตรวจสอบไดขอเท็จจริงหรือขอตรวจพบอะไรบางในแตละประเด็นการตรวจสอบซึ่งควรสรุปเปนประเด็นขอ ตรวจพบใน 5 เรื่องดังนี้ 3.1 หลักเกณฑ/สิ่งที่ควรจะเปน (Criteria) คือสิ่งที่ใชเปนเกณฑในการเปรียบเทียบกับสภาพการ ดําเนินงานที่เกิดขึ้นจริงของแผนงานงาน/โครงการที่ตรวจสอบซึ่งสวนใหญไดแกเกณฑการตรวจสอบที่ กําหนดไวในแผนการปฏิบัติงานตรวจสอบ 3.2 ขอเท็จจริง/สิ่งที่เปนอยู (Condition) คือขอเท็จจริงที่ผูตรวจสอบภายในไดคนพบในการตรวจสอบ และไดรับการตรวจสอบแนชัดแลววาถูกตองและมีขอมูลหลักฐานสนับสนุน 3.3 ผลกระทบ (Effects) คือความเสี่ยง/ผลเสียหาย/ปญหาที่จะไดรับเนื่องจากสิ่งที่เปนอยูแตกตางไป จากสิ่งที่ควรจะเปนซึ่งควรระบุผลกระทบที่ชัดเจนวาเกิดจากการดําเนินงานนั้นโดยตรงหรือโดยออม ผลกระทบอาจเกิดขึ้นไดทั้งดานบวกและดานลบอยางไรก็ดีการพิจารณาผลกระทบนั้นมีสาระสําคัญที่ควร รายงานหรือไมนั้นอาจพิจารณาจากความมากนอยของผลกระทบความถี่ของผลกระทบที่เกิดขึ้นผลกระทบมี ขอบเขตของการเกิดกวางไกลเพียงใดและมีระยะเวลาในการเกิดผลกระทบมากนอยเพียงใด 3.4 สาเหตุ (Causes) คือเหตุผลของความแตกตางระหวางสิ่งที่ควรจะเปนกับสิ่งที่เปนอยูซึ่งควร พิสูจนใหแนชัดวาเกิดจากเหตุผลหรือสาเหตุที่แทจริงใดบางและมีความสําคัญหรือไมอยางไรเพื่อจะได นําไปสูขอเสนอแนะในการแกไขปญหาใหตรงกับสาเหตุที่เกิดขึ้นซึ่งสาเหตุที่เกิดปญหาสวนใหญมักเกิดจาก การไมมีระบบการควบคุมภายในที่ดีหรือมีระบบการควบคุมภายในแตไมปฏิบัติตามระบบที่กําหนดไว 3.5 ขอเสนอแนะ (Recommendation) คือขอคิดเห็น/ความเห็นเกี่ยวกับการปรับปรุงแกไขหรือพัฒนาการ ดําเนินงานใหมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นอันจะทําใหบรรลุผลสัมฤทธิ์ขอเสนอแนะควรสอดคลองและเปนเหตุ เปนผลสนับสนุนซึ่งกันและกันกับสาเหตุอยางไรก็ตามผูตรวจสอบภายในอาจขอความเห็น/ขอเสนอแนะ จากหนวยรับตรวจผูเชี่ยวชาญและหรือผูเกี่ยวของก็ไดเพื่อใหขอเสนอแนะนั้นมีคุณคาเปนที่ยอมรับของทุก ฝายที่เกี่ยวของและสามารถนําไปปฏิบัติไดขอเสนอแนะที่ดีควรมีลักษณะดังนี้ - ระบุใหชัดเจนวาอะไรที่จําเปนตองดําเนินการแกไขใครคือผูที่รับผิดชอบดําเนินการแกไขและระยะเวลา ที่จะแกไขใหแลวเสร็จ - เปนแนวทางการแกไขสาเหตุของปญหา / ผลกระทบที่เกิดขึ้นซึ่งสามารถแกไขปญหาและลดความเสี่ยง ได - สามารถปฏิบัติไดและทันตอเหตุการณ - ควรคํานึงถึงตนทุน / คาใชจายในการปรับปรุงแกไขใหเหมาะสมเปนไปไดและสอดคลองกับปญหา / ความเสี่ยง

- ควรเขียนในลักษณะสรางสรรคกอใหเกิดการปรับปรุงแกไขและเปนประโยชนตอหนวยรับตรวจ 4. บันทึกขอมูล ผูตรวจสอบภายในควรนําขอมูลที่ไดจากขั้นตอนที่ (1) – (3) มาบันทึกไวใน กระดาษทําการโดยใหมีรายละเอียดเพียงพอตอการสนับสนุนผลการตรวจสอบในรายงานผลการ ปฏิบัติงานที่เสนอตอหัวหนาสวนราชการทั้งนี้ผูตรวจสอบภายในควรบันทึกขอมูลที่สําคัญ/ จําเปนและ เกี่ยวของกับเรื่องที่ตรวจสอบและระมัดระวังมิใหมีการนําขอมูลที่ไมถูกตองไมสมบูรณหรือไมครบถวน มาบันทึกพรอมทั้งระบุแหลงที่มาของขอมูลไวดวย ผูตรวจสอบภายในควรควบคุมการเขาถึงขอมูลที่ไดจากการตรวจสอบโดยไมเปดเผยขอมูลในกระดาษทํา การใหบุคคลภายนอกทราบเวนแตไดรับอนุญาตจากหัวหนาสวนราชการหรือหลังจากไดมีการปรึกษาฝาย กฎหมายแลวนอกจากนี้กระดาษทําการควรเก็บรักษาใหสะดวกตอการคนหาและอยูในที่ปลอดภัยรวมทั้ง ระยะเวลาในการเก็บรักษาควรเปนไปตามระเบียบที่เกี่ยวของของทางราชการ 3. การรายงานและติดตามผล เมื่อผูตรวจสอบภายในไดปฏิบัติงานตามแผนการปฏิบัติงานแลวขั้นตอนตอไปผูตรวจสอบภายในควร รวบรวมขอมูลตางๆที่ไดจากการปฏิบัติงานตรวจสอบซึ่งไดบันทึกไวแลวในกระดาษทําการมาจัดทํา รายงานผลการปฏิบัติงานโดยสวนประกอบของรายงานและขั้นตอนการรายงานมีดังนี้ สวนประกอบของรายงานผลการปฏิบัติงาน รายงานผลการปฏิบัติงานตรวจสอบการดําเนินงานแบงออกเปน 2 สวนดังนี้ สวนที่ 1 บทสรุปสําหรับผูบริหาร เปนขอความโดยยอเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานตรวจสอบของผูตรวจสอบ ภายในซึ่งควรประกอบดวยเรื่องตอไปนี้ 1. ขอมูลทั่วไปเกี่ยวกับแผนงานงาน/โครงการที่ตรวจสอบเชนชื่อแผนงานงาน/ โครงการความเปนมา แผนการดําเนินงานงบประมาณเหตุผลความจําเปนที่ตองตรวจสอบเปนตนโดยจะกลาวเฉพาะที่สําคัญ และเกี่ยวของกับประเด็นการตรวจสอบ 2. ขอความทั่วไปเกี่ยวกับการปฏิบัติงานตรวจสอบเชนวัตถุประสงคการตรวจสอบขอบเขตและวิธีการ ตรวจสอบระยะเวลาที่ตรวจสอบเปนตน 3. สรุปผลการตรวจสอบและขอเสนอแนะเปนการสรุปผลการปฏิบัติงานตรวจสอบตามที่ไดสรุปประเด็น ขอตรวจพบไวโดยกลาวถึงหลักเกณฑหรือสิ่งที่ควรจะเปนขอเท็จจริงที่ตรวจพบหรือสิ่งที่เปนอยู ผลกระทบที่เกิดขึ้นสาเหตุของปญหาประเด็นความเสี่ยงการควบคุมที่สําคัญประเด็นของการกํากับดูแลที่ มีนัยสําคัญฯลฯรวมทั้งขอเสนอแนะของผูตรวจสอบภายในและหรือ

4. การติดตามผลเปนการกําหนดใหทราบถึงระยะเวลาที่จะติดตามผลการปรับปรุงแกไขของหนวยรับตรวจ ตามขอเสนอแนะของผูตรวจสอบภายในซึ่งระยะเวลาดังกลาวควรไดมีการหารือกับหนวยรับตรวจดวย สวนที่ 2 รายละเอียดผลการตรวจสอบ เปนรายละเอียดเกี่ยวกับผลการตรวจสอบโดยแยกตามประเด็นการ ตรวจสอบซึ่งควรประกอบดวยเรื่องดังนี้ 1. ผลการตรวจสอบประกอบดวยหลักเกณฑ/สิ่งที่ควรจะเปนขอเท็จจริง/สิ่งที่เปนอยูสภาพปญหา/ ผลกระทบและสาเหตุซึ่งควรเขียนเปนหัวขอโดยไมตองเขียนเปนพรรณาความเนื่องจากเนื้อหาอาจมี รายละเอียดมาก 2. ขอเสนอแนะของผูตรวจสอบภายใน 3. ความเห็นของหนวยรับตรวจ (ถามี) 4. คณะผูตรวจสอบภายใน การจัดทํารายงานผลการปฏิบัติงาน (1) รวบรวมขอมูล ผูตรวจสอบภายในควรรวบรวมขอมูลจากกระดาษทําการตางๆที่ไดบันทึกขอมูลผลการตรวจสอบและ สรุปประเด็นขอตรวจพบของแผนงานงาน/โครงการไวรวมทั้งสอบทานความถูกตองของขอมูลดังกลาว (2) คัดเลือกขอมูล ผูตรวจสอบภายในควรนําขอมูลที่รวบรวมไดมาพิจารณาจัดลําดับและคัดเลือกวาขอมูลตรวจพบใดของ แผนงานงาน/โครงการเปนปญหาที่มีความสําคัญและไมมีความสําคัญโดยรายงานผลการปฏิบัติงานควร รายงานเฉพาะขอตรวจพบที่เปนปญหาที่สําคัญสําหรับปญหาที่ไมมีความสําคัญควรชี้แจงใหหนวยรับตรวจ นําไปปรับปรุงแกไขใหถูกตองตอไป (3) รางรายงาน เมื่อไดคัดเลือกขอตรวจพบที่เปนปญหาสําคัญของแผนงานงาน/โครงการที่จะนําไปเขียนรายงานแลวผู ตรวจสอบภายในควรจัดทํารางรายงานขึ้นกอนเพื่อตรวจสอบความถูกตองและครบถวนของรายงานแลว นําไปหารือกับหนวยรับตรวจเพื่อหารือปญหาที่เกิดขึ้นหรืออาจจะเกิดขึ้นภายหลังและแลกเปลี่ยนความ คิดเห็นในการแกไขปญหาดังกลาวใหดีที่สุดตอหนวยรับตรวจซึ่งเปนการสรางสัมพันธภาพที่ดีระหวางผู ตรวจสอบภายในและผูรับตรวจและทําใหรายงานนําไปสูการปฏิบัติตามขอเสนอแนะไดอยางมี ประสิทธิภาพ

(4) เสนอรายงาน ผูตรวจสอบภายในควรปรับปรุงรางรายงานหลังจากที่ไดหารือกับหนวยรับตรวจและจัดทํารายงานฉบับ สมบูรณเพื่อเสนอตอหัวหนาสวนราชการเพื่อรับทราบขอเท็จจริงที่เกิดขึ้นและพิจารณาสั่งการตามที่ เห็นสมควรตอไป ปจจัยเสริมความสําเร็จของการรายงานผลการปฏิบัติงาน 1) รายงานในเรื่องที่มีความสําคัญและมีคุณคาตอสวนราชการรวมทั้งขอเสนอแนะตองเปนประโยชนและ สามารถนําไปปฏิบัติได 2) การตรวจสอบควรใหทุกฝายไดแสดงความคิดเห็นและมีสวนรวมในการตรวจสอบซึ่งจะชวยใหรายงาน เปนที่ยอมรับและจูงใจใหแกไขปญหารวมกัน 3) พิจารณาถึงประโยชนที่ผูใชรายงานจะไดรับเชนหัวหนาสวนราชการอานแลวสามารถเขาใจและสั่งการ ไดถูกตองหนวยรับตรวจอานแลวเขาใจและสามารถปฏิบัติตามขอเสนอแนะของผูตรวจสอบภายในได เปนตน 4) รายงานควรเขียนโดยคํานึงถึงหลักการเขียนรายงานที่ดีไดแกความถูกตองครบถวนชัดเจนเที่ยงธรรม รัดกุมสรางสรรคและรวดเร็ว 5) ผูตรวจสอบภายในควรเตรียมตัวและเตรียมหลักฐานอางอิงใหพรอมสําหรับคําถามหรือขอโตแยงที่มีตอ รายงานโดยจะตองแสดงออกถึงความเที่ยงธรรมเปนกลางและการปฏิบัติงานไดตามมาตรฐาน การติดตามผลการตรวจสอบ การติดตามผลการตรวจสอบเปนการติดตามผลการปรับปรุงแกไขปญหาของหนวยรับตรวจตามขอเสนอแนะ ในรายงานการปฏิบัติงานของผูตรวจสอบภายในซึ่งมีความสําคัญและจําเปนเนื่องจากจะทําใหทราบวาขอ ตรวจพบและขอเสนอแนะตามรายงานนั้นหัวหนาสวนราชการไดมีการสั่งการตามขอเสนอแนะดังกลาว หรือไมและหนวยรับตรวจไดปรับปรุงการดําเนินงานตามการสั่งการนั้นหรือไมอยางไรซึ่งขั้นตอนการ ติดตามผลมีดังนี้ (1) วางแผนการติดตามผล ผูตรวจสอบภายในที่มีหนาที่ติดตามผลควรวางแผนหรือจัดใหมีกระบวนการติดตามผลการตรวจสอบ เพื่อใหมั่นใจวาขอเสนอแนะเพื่อการปรับปรุงแกไขไดถูกตองนําไปปฏิบัติอยางมีประสิทธิภาพหรือ ผูบริหารไดจัดใหมีการบริหารความเสี่ยงดังกลาวแลวซึ่งควรกําหนดวิธีการติดตามผลใหสอดคลองกับเรื่อง ที่จะติดตามโดยคํานึงถึงปจจัยดังนี้ (1.1) สาระสําคัญของขอตรวจพบที่มีผลกระทบตอการดําเนินงานของสวนราชการ