โลจ สต กส ก บการบร หารงานโครงการ ตอนท 1

(1)

โลจิสติกส์กับการบริหารงานโครงการ…ตอนที่ 1

ดร. พงษ์ธนา วณิชย์กอบจินดา 1 การบริหารโครงการ (Project Management) ปัจจุบันการแข่งขันทางธุรกิจได้ทวีความรุนแรงขึ้น ซึ่งสืบเนื่องมาจากหลายปัจจัย เช่น การเปิดเขตการค้า เสรี การพัฒนาเทคโนโลยีอย่างรวดเร็วอันส่งผลต่อการขนส่งวัตถุดิบ การผลิต การขนส่งและกระจายสินค้าท า ได้ง่ายกว่าในอดีต ผู้บริโภคจึงมีทางเลือกในการซื้อสินค้ามากขึ้น อย่างไรก็ตามเมื่อกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ สามารถท าได้ง่ายขึ้นก็เท่ากับเป็นการสร้างโอกาสให้เกิดคู่แข่งมากขึ้นเป็นเงาตามตัว เกิดการแย่งชิงปัจจัยพื้นฐาน ของการผลิต เช่น วัตถุดิบ พลังงาน แรงงาน เป็นต้น ซึ่งท าให้องค์กรต่างๆ มีต้นทุนในการด าเนินงานที่สูงขึ้น หากองค์กรธุรกิจไม่มีการวางแผน การก าหนดทิศทางขององค์กร หรือการก าหนดแนวทางในการปฏิบัติงานที่ดี ไว้ล่วงหน้า อาจท าให้องค์กรไม่สามารถด าเนินการไปจนบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ได้ ดังนั้น การวางแผน และการบริหารโครงการจึงเข้ามามีบทบาทส าคัญในการจัดสรรและใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจ ากัดในแต่ละองค์กร ให้เกิดประสิทธิภาพอย่างสูงสุดเพื่อน าไปสู่การบรรลุเป้าหมายและความส าเร็จขององค์กร โดยทั่วไปแล้วในการบริหารงานในรูปแบบต่างๆ จะต้องมีการด าเนินการทั้งงานอยู่ 2 ลักษณะ คือ 1) ที่ ปฏิบัติประจ าไม่มีระยะเวลาก าหนด และ 2) งานในลักษณะโครงการ งานใน 2 ลักษณะนี้ได้มีบางส่วนที่ คล้ายคลึงกัน ไม่ว่าจะเป็นการด าเนินการโดยบุคคลและการที่มีทรัพยากรที่จ ากัด จึงจ าเป็นต้องมีการวางแผน (Planning) การจัดการ (Management) และการควบคุมงบประมาณ (Budget Control) โครงการจะเป็นสิ่งที่ แสดงถึงส าเร็จของกลยุทธ์ขององค์กร ข้อแตกต่างที่ส าคัญระหว่างงานปฏิบัติประจ ากับงานโครงการคือ งานที่ ปฏิบัติประจ าจะเป็นการท างานไปเรื่อยๆ หลายๆ ครั้งโดยไม่มีจุดสิ้นสุด แต่การบริหารงานแบบโครงการนั้นจะ เป็นการปฏิบัติแบบชั่วคราว (Temporary) เฉพาะเรื่อง (Unique) มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดเป็นวงจรชีวิตซึ่ง วงจรของงานโครงการ 1 จะประกอบด้วย 1) การตั้งโครงการ หรือการวางแผนโครงการเบื้องต้น (Project Initiation) 2) การวางแผนโครงการ (Project Planning) 3) การด าเนินโครงการ (Project Execution) 4) การ ติดตามและควบคุมโครงการ (Project Monitoring and Control) และ 5) การจบโครงการ (Project Closure) ดังแสดงไว้ในแผนภาพที่ 1 และ 2 โดยขึ้นอยู่กับปัจจัยหลักที่ส าคัญ คือ เวลา (Time) ต้นทุน (Cost) และคุณภาพ (Quality) ตัวอย่างเช่น การบริหารงานก่อสร้าง การต่อเรือ การสร้างเครื่องบิน หรือการผลิตในอุตสาหกรรมใน กรณีที่มีค าสั่งซื้อเป็นครั้งๆ (Lot size) ความแตกต่างของการบริหารโครงการกับงานที่ปฏิบัติประจ าได้แสดงใน ตารางที่ 1

(2)

ที่มา: Project Management Institute: PMI 2006

แผนภาพที่ 1 กิจกรรมที่เกิดขึ้นในโครงการและระยะเวลาของกิจกรรม

(3)

ตารางที่ 1.1 ความแตกต่างระหว่างงานโครงการและงานประจ า

จากที่ได้กล่าวมา การด าเนินธุรกิจในปัจจุบันต้องอยู่ในกระแสของโลกาภิวัฒน์ ในสภาพแวดล้อมที่ เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา และค่อนข้างรวดเร็ว ทั้งจากภายในองค์กรและภายนอกองค์กรธุรกิจ ท าให้การบริหาร องค์กรนั้นท าได้ยากล าบากขึ้น ในอดีต เมื่อสภาพแวดล้อมเปลี่ยนแปลงหรือมีปัญหาขึ้น ผู้บริหารองค์กรได้พยายามหาทางแก้ไขปัญหา โดยวิธีต่างๆ เช่น ลดต้นทุนค่าใช้จ่าย ก าหนดมาตรฐานการท างานต่างๆ ให้สูงขึ้น หรือหันมาใช้เครื่องจักรกล ท างานแทนคนมากขึ้น เป็นการเพิ่มแรงกดดันให้ผู้บริหารระดับต่างๆ และพนักงานในองค์กรเพิ่มประสิทธิภาพ การท างานให้สูงโดยใช้ทรัพยากรให้น้อยลง ซึ่งอาจท าให้เกิดความขัดแย้งระหว่างผู้บริหารระดับสูงกับสหภาพ แรงงาน ปัญหาขวัญและก าลังใจในการท างานของพนักงาน เป็นต้น อย่างไรก็ตาม ผู้บริหารสมัยใหม่ได้ตระหนักว่าแรงกดดันที่มีต่อองกรธุรกิจแตกต่างไปจากอดีต วีธีการ แก้ปัญหาขององค์กรโดยอาศัยมาตรการต่างๆ ในอดีต เช่น การลดก าลังคน อาจจะกระทบผลงานหรือระดับ ก าไรของกิจการ การน าเครื่องจักรขนาดใหญ่มาใช้แทนแรงงานคน บางครั้งก็ไม่ใช่เป็นค าตอบที่ดีที่สุดเสมอไป แต่น่าจะมีทางเลือกอื่นอีกในการแก้ไขปัญหาซึ่งก็คือการด าเนินงานในรูปของโครงการ จึงท าให้ต้องมีการบริหาร โครงการเพื่อให้โครงการบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ

2 การบริหารโครงการของงานโลจิสติกส์ (Logistics Project Management)

จากที่ได้กล่าวมาแล้วในหัวข้อข้างต้นว่า โครงการเป็นงานชั่วคราว มีกรอบระยะเวลา ต้นทุน และคุณภาพ ตามที่ก าหนดไว้ ซึ่งภายในงานบริหารโครงการเช่นโครงการก่อสร้างนั้นย่อมต้องมีการกิจกรรมโลจิสติกส์เป็น ส่วนประกอบหลักในการด าเนินงาน และเป็นกิจกรรมที่มีผลต่อความส าเร็จของโครงการด้วยกิจกรรมด้านโลจิสติกส์ พบว่าการบริหารงานโลจิสติกส์2 โดยทั่วไปประกอบไปด้วย 1) การวางแผน (Planning) 2) การด าเนินงาน (Implementation) และ 3) การตรวจสอบและควบคุม (Controlling and Monitoring) ซึ่งกระบวนการเหล่านี้มุ่ง

(4)

ไปที่กิจกรรมในด้านโลจิสติกส์ 3 ซึ่งเกี่ยวข้องกับควบคุมและตรวจประสิทธิภาพ การควบคุมการจัดเก็บ การ ให้บริการ การขนส่งและกระจายสินค้า ตัวอย่างของงานโลจิสติกส์ในงานโครงการเช่น โครงการก่อสร้างทางวิ่ง รถไฟฟ้ายกระดับความเร็วสูง (Elevated Railway Track for High Speed Train) แสดงในแผนภาพที่ 3 ซึ่งใน โครงการจะต้องประกอบด้วยกิจกรรมโลจิสติกส์ที่ส าคัญ เช่น การขนส่งและกระจายหินรองทางรถไฟ (Ballast) ดังแผนภาพที่ 4 และในงานก่อสร้างสะพานซึ่งจ าเป็นจะต้องล าเลียงชิ้นส่วนต่าง ๆ ของสะพานมาประกอบ

แผนภาพที่ 3 โครงการก่อสร้างรถไฟฟ้าความเร็วสูง

3_{Council of Logistics Management, “Definition of Logistics”, retrieved March 29, 2000, from}

(5)

แผนภาพที่ 4 การขนส่งและกระจายหินรองทางรถไฟ (Ballast) จากตัวอย่างดังที่กล่าวมาในเบื้องต้น พบว่าการจัดการด้านโลจิสติกส์เป็นกุญแจส าคัญสู่ความส าเร็จ ของการบริหารโครงการ เนื่องจากงานโครงการก่อสร้างขนาดใหญ่โดยเฉพาะระบบขนส่งมวลชน (Mass Rapid Transit: MRT) หรือสะพานข้ามแยกต่างๆ ในใจกลางเมืองขนาดใหญ่มีข้อจ ากัดในเรื่อง 1) สถานที่ส าหรับ จัดเก็บวัสดุและวัตถุดิบ (Raw Material) เนื่องจากความแออัดของพื้นที่ และราคาค่าเช่าที่ดินที่มีราคาแพง ซึ่ง หากท าการเช่าที่ดินในส่วนใจกลางเมืองจะส่งผลให้เกิดค่าใช้จ่ายที่สูงและกระทบต่องบประมาณโครงการ 2) การจัดส่งวัสดุและวัตถุดิบ เช่น ทางวิ่งของรถไฟฟ้าส าเร็จรูป (Track Plinth or Track Slab) และชิ้นส่วนสะพาน ทางวิ่ง (Box Girder or I-Beam) และ 3) เครื่องจักรที่ใช้ในการท างาน เช่น รถเครนเคลื่อนที่ (Mobile Crane) ไม่สามารถน ามาท างานในช่วงกลางวันได้เนื่องจากกีดขวางการจราจรที่แออัดในเวลากลางวัน ดังนั้นในหนึ่งวัน การด าเนินโครงการในส่วนของงานหลักจะสามารถท าได้ในช่วงเวลากลางคืนเท่านั้น โดยมากจะอยู่ในช่วงหลัง 22.00 น. จนถึงประมาณ 03.00 น. ของวันถัดไป ดังแสดงในแผนภาพที่ 5

(6)

แผนภาพที่ 5 สถานที่กลางใจเมืองที่แออัดซึ่งเป็นอุปสรรคต่อการมีคลังจัดเก็บวัสดุ การขนส่งวัสดุ วัตถุดิบ ที่ยากล าบาก รวมถึงการท างานที่ยากล าบากของเครื่องจักรต่าง ๆ จะเห็นได้ว่าโครงการให้ส าเร็จลุล่วงไปด้วยดีและมีประสิทธิภาพทั้งในด้านต้นทุน คุณภาพ และให้อยู่ใน กรอบระยะเวลาที่ก าหนด ต้องอาศัยหลักของการจัดการโลจิสติกส์ที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งก็คือ การจัดส่ง การ บริหารงาน การควบคุมระบบจัดซื้อและส่งวัตถุดิบที่ถูกต้อง ถูกสถานที่ และถูกต้องตามเวลานัดหมาย ฉะนั้น โครงการที่ประสบความส าเร็จต้องบริหารภายใต้กรอบของระยะเวลา คุณภาพ การวางแผนงานที่มีประสิทธิภาพ การจัดส่งที่ตรงตามเวลา การบริหารต้นทุนที่มีประสิทธิภาพ เป็นต้น ดังนั้นจึงสรุปได้ว่าการบริหารโครงการจะ ประสบความส าเร็จตามเป้าหมายได้ต้องมีการบริหารจัดการโลจิสติกส์ที่มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งใน กิจกรรม 1) การวางแผนโครงการ (Project Planning) 2) การวางแผนการจัดซื้อและการจัดส่งวัตถุดิบ (Raw Material Purchasing and Delivery) 3) การบริหารงานคุณภาพและการประกันคุณภาพ 4) การควบคุมและ ติดตามโครงการ 5) การควบคุมต้นทุนและงบประมาณ (Cost and Budget Control) และ 6) การสิ้นสุดโครงการ ซึ่งจะกล่าวในส่วนต่อไป