You Need Information and You Need It Fast!

21  Download (0)

Full text

(1)

 

 

 

V

V

V

A

AN

A

N

N

G

GU

G

U

UA

A

AR

R

RD

D

 

 

S

S

S

Y

Y

Y

S

ST

S

T

T

E

EM

E

M

MS

S

S

,

,

,

 

 I

 

I

I

N

N

N

C

C

C

.

.

.

 

 S

 

S

S

O

OL

O

L

LU

U

U

T

T

T

I

IO

I

O

ON

N

NS

S

S

 

 

 

               

You Need Information and You Need It Fast!

That's why Vanguard has built a seamless integrated document management solution that  covers  the  entire  document  lifecycle.  IMS‐21,  eliteFORMS  and  e‐DMS.NET  combine  to  deliver  a  single,  comprehensive,  multi‐platform  solution  for  Forms,  Imaging,  Document  Management,  Content  Management,  Workflow,  Records  Management  and  Archiving  ‐  optimized for any system. 

 

Vanguard’s  suite  of  document  imaging,  forms  design,  workflow,  data  extraction,  and  content management systems solves these paper/productivity issues and makes the power  of  information  instantly  available  anywhere  across  the  enterprise.  It’s  a  complete,  single‐ source, integrated document management solution. Partnering with IBM, Microsoft, Citrix,  and  other  technology  leaders,  Vanguard  has  created  a  system  that’s  at  home  in  .NET  environments  as  well  as  IBM’s  System  i,  and  can  support  virtually  any  mix  of  databases,  server platforms and networks. It requires no user programming and can be customized to  suit the needs of your business. 

(2)

                  2

I

I

I

M

M

M

S

S

S

­

­

­

2

2

2

1

1

1

 

 

 

  IMS‐21 Librarian includes the ability to archive and index system generated reports  or  computer  output  to  laser  disk  documents  to  search  and  retrieve  for  display  and/or printing. 

 

IMS‐21  ImageClerk  provides  the  ability  to  view  a  group  of  documents  with  Document Groups or Document Summary features within a folio. It also provides for  the ability to revise a document directly from within a folio. Also includes all batch  and  interactive  scanning  capabilities  with  additional  importing  capabilities.  All  required document indexing, searching, viewing and printing software is included.   

 

IMS‐21 Web allows the user to view documents and reports through a browser. All  functions available with IMS‐21 Client Software (PC) for viewing and/or printing are  supported. You may use this over the Internet or intranet with any support browser.    The following are supported with IMS‐21 Web: 

• Application integration as  a  hyperlink  to  IMS‐21  Web  from  any  application  or  WEB page capable of having a hyperlink to a URL. 

• Electronic Filing Cabinet including document search capabilities. 

• Personal  Folio  access  permitting  report  and  document  distribution,  using  a  browser.  • Improved security, checking User Id against last one used from that location.  • Displaying of PC Files (User Defined Document Types).  • Audit Logging.  • Help text for all views.  • Document zoom, rotate, print and save capabilities. 

   

The IMS‐21 Server component sends images and reports stored in IMS‐21 to either  recipients  or  to  a  specified  device  using  a  Network  Server.  This  includes  the  following  Server  Functions:    Email  and  Fax  Support  for  outbound  document  distribution,  Multi‐Page  TIFF  conversion,  Forms  Overlay  for  browser  viewing,  PDF  conversion  when  sending  through  Email  and/or  Fax,  and  printing  of  images  and  reports to a nominated Print Server.     

(3)

  3

U

U

U

s

s

s

i

i

i

n

n

n

g

g

g

 

 

 

I

I

I

M

M

M

S

S

S

­

­

­

2

2

2

1

1

1

 

 

 

 

 IMS­21 Librarian   

IMS‐21  Librarian  allows  the  user  to  enter  search  arguments.  IMS‐21  formats  a  powerful  SQL  search  from  easy  to  understand  user  prompts.  A  resulting  list  of  documents  are  displayed  with  options  for display, print, fax, email, etc. 

   

Multiple  documents  can  be  displayed  at  the same time including: 

• COLD  documents  with  Forms 

Overlay   

  • Scanned Documents 

• PC Files (Word, Excel, etc.) 

Forms Overlay over System­Generated Reports 

An  optional  Forms  Overlay  may  be  created  in  IMS‐21  and  merged  only  upon  display or printing, thereby saving storage  space.  System‐Generated  Reports  sometimes  referred  to  as  COLD  (Computer  Output  to  Laser  Disk)  can  be  processed  as  "Cut"  forms  in  IMS‐21.  When  using  a  Forms  Overlay  package  or  AFP,  a  PDF  file  may  be  stored  that  contains the form with this data. 

   

  IMS‐21  will  search  the  system‐generated 

report  for  specific  key  fields  (such  as  customer  and  invoice  number),  which  would  indicate  the  change  in  document.  When  found,  IMS‐21  will  "burst"  the  report  into  smaller  documents  with  the  exact number of consecutive pages found  for the key values. 

 

 

 

         

(4)

                 

Thumbnails, PAN window, ZOOM Options and Annotations 

 

Thumbnails  of  images  can  be  displayed  for simplified identification of documents.  Each  user  can  save  their  setting  by  Document  Type.  The  image  may  be  zoomed  (enlarged)  for  easier  viewing.  used to draw attention to specific areas of  the  document,  add  text  to  the  document  or  block  information  from  view.  Annotations  include,  Highlight  (shown),  Redaction,  Text  Overlay  and  Free  Hand  Graphic.  

Security  exists  on  annotations  so  only  authorized  personnel  can  remove  annotations  or  view  and/or  print  the  document without the annotations.   

Several PAN options exist, including a PAN  window  and  “Hand”  panning  permitting  the mouse to grab the image and move it  within  the  window.  Annotations  can  be 

    Magnifier    4         Thumbnails                Design Toolbar with Annotations and  Thumbnails       

(5)

Each user may choose the method of access, PC Client Folio Display or 

Web Browser Folio Display 

  When using IMS‐21 individual users can determine how they wish to display a folio.    

 

 

PC Client Folio Display 

The  Folio  List  is  launched  from  any  application screen. In this example, the PC  option  is  shown.  Each  user  may  select  to  use  the  software  application,  PC  or  WEB  Folio Display. 

 

This  can  be  accessed  from  within  the  program  based  on  a  condition  in  the  program  or  use  of  a  function  key.  The  Folio  List  of  documents  will  only  include  documents  for  the  transaction  or  master  file  record  being  viewed  in  the  users  application screen. The user may select to  display, print, fax or email the document.       

WEB Browser Folio Display 

This  can  be  accomplished  by  inserting  an  API into the application program. This can  be  accessed  from  within  the  program  based on condition in the program or the  use of a function key.  

 

The  Folio  List  of  documents  will  only  include  documents  for  the  transaction  or  master  file  record  being  viewed  in  the  users  application  screen.  The  user  may  select to display or print the document.   

5  

(6)

               

Document Summary through IMS­21 PC Inquiry 

      The Document Summary format can be  viewed:    • All documents within a folio are  included in the summary.  • All Document Types within the  folio are lumped together for easy  viewing.              All documents within a folio can be  displayed in detail or summary format.  This is used to combine all documents  within a folio with the same Document  Type into one summary list for review.      • The summary format allows the  user to scroll through to select the  desired document type to review.   • The user simply double‐clicks the  desired Document Type to view  and the IMS Document Viewer  displays.  • The user can view each different  document all at the same time.        Users can view all documents of the same  document type right at their fingertips.     

 

6  

(7)

Document Groups through IMS­21 PC Inquiry 

      The document can be viewed in Explorer  View by:    • Host Document Group.  • User Document List.  • Each Document Type within the  folio.        The document can be viewed in Tab View  by:    • Host Document Group.  • User Document Group. 

• Toggle  from  User  and  Host  Document Group. 

• Each  Document  Type  within  the  folio can be viewed.     All documents within a folio can be  viewed in Document Groups by user or  host.    • The Maintain Document Groups  must be completed.           Users can choose to view only the desired  Document Types.            7  

(8)

                  8

 

evise Document through IMS­21 PC Inquiry 

R

      he user can revise the document by:  • Adding a new document.  s within a  T   • Deleting a document.  • Re‐ordering the image document.        IMS‐21 creates a new document and    • Only documents with a  n be     references the original. Therefore, the original document remains the same.    component of IMAGE ca revised.        he document number of the original    T document displays in parentheses for  easy reference.     

(9)

Use in your eBusiness Applications 

    Display your data along with links to IMS‐ 21 for one or more folios.      In this example the user can:  • Select to see additional data from the  users files.  • Select the see the patient’s financial  folio.    9 • Select to see the patient’s medical  record folio.          A list of documents is displayed and the  user selected to view the patients EKG.       

 

 

uild your application using any method  Access your system‐generated files. 

 

 

B including Websphere, CGI programming,  Lansa, J‐Walk or any other tool available.    • • Use page style and color scheme  consistent with your Web site.        Prompt for user ID and password the first  Only authorized users may proceed.  rity  ated for any Web    time browser accesses your application.    • • Authorized users will only see  documents that they have secu clearance to see.  • A full audit log cre access as well as PC Client or software application.       

(10)

               

Use IMS­21 Briefcase to Distribute Documents on CD  

      Up to 10 fields may be exported from any  database file:    • SQL search is built from simple  prompts. And/Or selections  available.        The resulting list will include only the  documents that match the SQL search.    IMS‐21 Documents can be exported and  distributed on a CD or DVD:    • IMS‐21 will create a portable  document viewing system on a CD.   • A database, viewing program and  the documents are all exported.  • Everything needed to find, view or  print is available from the CD.        The documents associated with the data  selected can be:    • Images and Reports (COLD) can be  displayed and/or printed.              10  

(11)

  12

O

O

O

p

p

p

t

t

t

i

i

i

o

o

o

n

n

n

s

s

s

 

 

 

t

t

t

o

o

o

 

 

 

W

W

W

o

o

o

r

r

r

k

k

k

 

 

 

w

w

w

i

i

i

t

t

t

h

h

h

 

 

 

I

I

I

M

M

M

S

S

S

­

­

­

2

2

2

1

1

1

 

 

 

IMS­21 Briefcase – Document Export  

IMS‐21  Briefcase  provides  the  ability  to  export  images  by  using  user‐defined  criteria;  documents  can  be  exported  with  a  database  and  programs  for  searching,  viewing  and  printing.  Up  to  10  fields  in  addition  to  those  contained  in  IMS‐21  can  be  included  in  the  export. This data can come from user data files. The export can then be distributed on CD or  Flash Drive and become a self‐contained imaging system for search and display. 

 

IMS­21 Bookworm – Report Mining  

IMS‐21 is capable of viewing system‐generated reports, and with the addition of Bookworm,  can  archive  Monarch™  models  by  report  type.  When  the  report  is  selected  for  display,  Bookworm  automatically  converts  the  system‐generated  reports  to  a  format  readable  by  Monarch™,  retrieves  the  stored  model  and  opens  the  selected  report  with  the  model  in  Monarch™. The result is an easy to use system that permits the user to extract data from  any report archived in IMS‐21.   

 

IMS­21 Full Text Search – Text Search Engine 

IMS‐21  Full  Text  Search  supports  searching  of  fielded  data  in  such  popular  file  formats  as  XML, HTML, PDF, Microsoft Word, Access, Excel and PowerPoint, with over two dozen text  search options.      These features include:  • Phrase searching finds phrases like due process of law.  • Boolean operators include connectors like and/or/not to join words and phrases due  process of law and not (equal protection or civil rights).  • Proximity searching finds a word or phrase within "n" words of another word or  phrase: apple pie w/38 peach pie.  • Phonic searching finds words that sound alike, like Smythe in a search for Smith.  • Numeric range searching finds any number between two numbers, such as between  6 and 36.  • Macro capabilities make it easy to include frequently used items in a search request.  • Wildcard support allows ? to hold a single letter place, and * to hold multiple letter  places: apple* and not apple? sauce.   

 

(12)

               

  13

IMS­21 Full Text Search with OCR Text Search Engine & OCR  

The  IMS‐21  Full  Text  Search  with  Optical  Character  Recognition  (OCR)  can  be  used  with  document types with a document class of image or a PCFILE with the file extension of .tif.  The  OCR  engine  enables  you  to  translate  any  scanned  image  to  a  text  document  while  retaining the graphics. IMS‐21 OCR makes it easy to convert scanned images to PDF files for  the purpose of importing into IMS‐21 Full Text Search. For scanned documents, the IMS‐21  OCR must be included with Full Text Search.  

 

IMS­21 OCR – Translated Scanned Images  

IMS‐21  Optical  Character  Recognition  (OCR)  can  be  used  with  document  types  with  a  document class of image or a PCFILE with the file extension of .tif. The OCR engine enables  you to translate any scanned image to a text document while retaining the graphics. IMS‐21  OCR  makes  it  easy  to  convert  scanned  images  to  PDF  files.  It  has  custom  dictionary  and  batch processing capability.     

 

Flotiva.NXT – Document Routing, Forms, Data Entry and Collaboration  

Flotiva.NXT  is  designed  to  develop  enterprise  document/data  management  and  workflow  applications.  It's  an  object  oriented  software  product  that  provides  totally  integrated  workflow, document and data management, with rapid application development. Its point  and click design gives the ability to create and deliver solutions throughout the enterprise. 

(13)

  16

digidoc – Transforming Static Documents into Useable Information  

The digidoc product uses “fingerprinting” identification‐like technology and advanced  recognition services to virtually eliminate the entire “key from image” process. Advanced  data extraction processes intelligently interpret document image information, recognizing  the characters and symbols on the page image and enabling users to extract some or all of  the data in machine‐readable form. The document images and extracted data can then be  securely transferred to document‐management, workflow, ERP, or other applications via  XML and other formats. This software application runs on all conventional hardware  platforms and can read images from any document scanner or multi‐function device.  digidoc reads structured, semi‐structured, and unstructured document images quickly and  accurately and is capable of processing tens of thousands or even millions of documents per  hour.     Capable of creating and managing, nearly all of your document capture and processing  workflows. digidoc allows you the freedom and flexibility to automate your existing  company processes into an enterprise content management workflow.    digidoc uses a variety of technological methods to recognize varying documents:  • Capture ‐ Documents can be scanned and converted to images right out of the  envelope.  • Quality Assure ‐ High image quality is crucial to identifying documents and data.  • Identify ‐ With the cleanest image in place, the OCR feature automatically identifies  each document.  • Process ‐ digidoc examines the image to separate data from "form noise."  • Verify ‐ At the verify stage, a majority of the documents are already 100% complete  and can optionally bypass human verification, going straight to output.  • Audit ‐ digidoc also provides the ability to review the work of the verification  operators,  • Output ‐ Now that your valuable data is captured, validated and verified stacks of  paper documents have been transformed into usable images and information.     

(14)

               

ID Protect 

The  IMS‐21  ID  Protect  Module  is  a  server  based  IMS‐21  Module  that  will  automatically  annotate  documents  to  protect  sensitive  information.  It  provides  Real‐time  ID  Protection  for documents as they are requested for viewing as well as Reprocessing ID Protection for  documents likely to be viewed in the future. 

 

• Integrated with IMS‐21 for both archived documents as well as any new documents.  • Can  be  used  to  secure  data  (SS#,  Driver's  License  #,  EIN  #,  Insurance  Policy  #, 

Account Numbers and Medical Record Numbers). 

• Can run on an on‐demand or in batch process, either way, the results and level of  protection are the same. 

• Documents never leave IMS‐21. NO export, No import, NO duplication of data.  • Each  customer  can  tailor  the  keywords,  number  patterns  and  thresholds 

independent of any third party or other customers. 

• Quality  Control  is  updated  real  time  so  the  customer  can  monitor  the  results  and  start resolving document QC problems as soon as the first document is processed.  Thereby,  making  adjustments,  which  may  improve  accuracy  or  automation,  depending on the results. 

   

ID Protect Dashboard   Document before     Document after completed        ID Protect      ID Protect (data protected)      17      

(15)

  18   Once ID Protect is installed and the Document Type is secured for Identity Protection, there  is a five (5) step process that each document must go through before it can be viewed.  Once a document is processed through Quality Control (QC), either interactive or batch, the  document is not processed again and is available for viewing.    The following Five Step Process is as follows:  1.  OCR/ICR ‐ converts each page of a scanned image into a readable text. 

2.  Analyze  ‐  cleans  up  the  data,  making  it  more  readable  and  locate  keywords  and  patterns which will indicate where the ID Protect information will be located on the  page. 

3.  Extract  ‐  matches  various  patterns  of  the  ID  information  along  with  keywords  and  location. 

4.  Normalize  ‐  normalizes  and  formats  the  data,  eliminating  extra  characters  and  blanks. 

5.  Verify  ‐  verifies  and  scores  the  accuracy  of  the  data  and  location.    If  the  verify  concluded  that  this  protects  the  ID  information,  it  will  export  the  information  and  redact the document. 

   

 

(16)

               

 

Workflow Entry 

The  Workflow  Builder  and  Application  Builder  can  rapidly  create  and  modify  customized  applications  to  meet  your  entire  document  and  data  management  needs.  It  can  link  to  a  IMS‐21  folio  from  any  workflow  to  access  previously  archived documents. You can protect your  data  by  permitting  only  authorized  users  and  groups  to  access  specific  documents  and workflow tasks. 

  19

 

IMS‐21  Workflow  integrates  with  other  application software data. It initiates work  lists  from  batch  scanning  in  IMS‐21  ImageClerk.  Users  can  use  archive  data  and  attachments  collected  during  the 

workflow  process  in  IMS‐21  and  have  access in other applications.            

Workflow Status 

The Workflow Status Screen allows you to  see  and  manage  the  workflow  process.  Create  customizable  workflow  icons  that  you  can  change  to  graphically  represent  your workflow steps. You can notify users  through  your  email  with  an  attachment  that  automatically  launches  IMS‐21  Workflow and initiates the workflow task.  You  can  easily  create  graphical  workflow  status  displays  so  users  can  quickly  interpret  and  monitor  progress.    You  can  view  Serial,  Parallel,  Ad‐hoc,  Time/Date  based  and  event  driven  document  routing.  

 

You  can  route,  scan  documents  and  attach  new  documents  at  any  time  using  IMS‐21 ImageClerk. You can manage labor  workload  and  archive  documents  as  they 

are  being  processed.  It  can  also  convert  client  server  applications  to  Web‐ deployable applications in just seconds.    

 

(17)

  20

E

E

E

L

L

L

I

I

I

T

T

T

E

E

E

 

 

 

Award­Winning e­Forms Processing and Communications 

Our goal with the eliteSUITE of solutions is to provide our customers the ability to manage  and  deliver  their  business‐critical  documents  quickly,  efficiently  and  securely  in  electronic  format.  The  eliteSUITE  has  been  implemented  across  multiple  industries.  Some  of  the  industries  include;  Manufacturing,  Distribution,  Food  Service,  Insurance,  Hospitals  and  Resorts.  Implementing  the  eliteSUITE  electronic  forms  and  distribution  solutions,  has  put  the generation of paper‐based documents and correspondence a thing of the past for our  customers,  allowing  them  to  enjoy  the  benefits  of  increased  efficiency  and  profitability  within their organizations.  

 

eliteSUITE ­ Form and Check Combination Program  

The  eliteSUITE  module  combines  both  the  eliteFORM  and  eliteCHECK  modules  giving  you  the benefits of an electronic designer; thereby meeting your needs for graphics, designing  and check writing without programming changes to your existing applications.   

   

Elite Automatic Signature Capture  

The  Elite  Automated  Signature  Capture  module  is  a  secure  solution  that  allows  your business to incorporate the ability to  electronically  capture  signatures  and  add  them  to  documents  destined  for  print,  email  or  stored  as  part  of  the  electronic  form.  The  ability  to  produce  a  "proof  of  delivery"  or  receipt  immediately  is  beneficial  to  the  accounts  receivable  department  and  speeds  up  the  payment  process greatly.    • Customized to work with your  business procedures.  • Easily archive and retrieve  document originals containing the  signature as PDF files when used  with IMS‐21 Librarian.   • Incorporate signatures with  electronic forms automatically. 

 

 

(18)

               

eliteFORM ­ Automated Laser Forms  

The  eliteFORM  module  is  an  award‐winning  electronic  form  solution  that  enables  companies  to  reduce  waste,  inventory,  labor  costs  and  obsolescence  while  improving  employee productivity and most importantly, increasing revenue! 

 

Start  with  our  award‐winning  designer  to  create  the  look  you  want  for  the  form,  then  use  link  spooled  data  to  the  template to finish the process.            

The  next  step  is  to  use  the  eliteFORM  integration  software  to  distribute  your  forms  based  on  your  internal  business  rules  to  print,  email,  fax,  or  post  to  the  web ‐ all directly from your system. 

 

The designer is used to auto‐detect and convert printed forms into edit‐ready for templates,  to  add,  modify,  or  delete  graphics  and  text  with  standard  WYSIWYG  design  functionality.  eliteFORM  answers  the  need  for  electronic  form  processing  as  a  method  to  expedite  and  streamline business‐critical processes. 

 

21  

(19)

eliteCHECK ­ Automated Secure MICR Checks  

The  eliteCHECK  module  is  a  secure  MICR  laser  check  writing  solution  that  allows  users  to  bring  in‐house  a  secure  laser  check  printing  environment.  It  increases  laser  check  printing  security  by  utilizing  blank  check  paper  versus  pre‐printed  checks. 

 

It  offers  password‐protected  bank  file  maintenance  screens,  giving  companies  the  flexibility  to  add  and  modify  bank  account  information,  conditionally  add  signatures  and  logos,  define  dollar  limits,  add  comments,  etc.  All  with  no  programming  changes  to  your  existing  legacy accounting applications. 

 

"MICRizing"  your  existing  laser  printer  is  done simply by equipping the printer with  MICR  toner.  No  need  for  spending  thousands  of  dollars  on  special  "MICR  printers".                      

eliteMAIL ­ Automated Email System  

The  eliteMAIL  module  is  an  electronic  document  management  solution  to  automate email distribution. It offers easy  to maintain address book and distribution  list, track emails through the process log,  and  integration  into  existing  RPG  or  CL  commands  with  easy  API's.  It  allows  you  to  sort,  burst  and  route  spooled  files  to  different  email  recipients.  It's  an  easy  to  use,  timesaving  and  works  with  higher  efficiency, flexibility and scalability.      

 

22  

(20)

               

eliteFAX ­ Automated Electronic Fax System  

The  eliteFAX  module  offers  a  host‐based  seamless  and  integrated  electronic  fax  solution  to  automatically  fax  reports  and  merged documents. It works as a module  of  eliteSUITE  by  re‐routing  the  merged  electronic form output to the appropriate  fax  out  queues.  This  module,  in  addition  to  eliteMAIL,  provides  real  paperless  workflow  to  your  e‐document  applications.    eliteFAX, Elite's automated FAX system for  the iSeries is able to send regular iSeries  reports as well as electronic documents  created in the eliteFORM software  module.                       

elitePDF 

Security  on  business  correspondence  is  always a top priority when companies are  considering  electronic  distribution.  The  elitePDF  product  enables  you  to  convert  eliteFORM’s, electronic form output into a  secured  PDF  document.  The  files  are  encrypted  for  secure  transmittal  via  the  internet  as  well  as  features  supported  within  Adobe’s  Acrobat©,  such  as  password  protection  on  the  document,  setting  the  ability  to  print  or  view  only  and not allowing any changes to be made  to  the  document  by  the  recipient.  No  longer  is  there  a  concern  for  security  on  the  sending  of  electronic  documents  via  email or the web.           23  

(21)

  

                              Vanguard Systems, Inc.  2901 Dutton Mill Road, Suite 220  Aston, PA  19014  800‐ 445‐1418   www.vansystems.com    Bill Wilson ‐ VP/Marketing and Sales  vansales@vansystems.com        24  

Figure

Updating...

References