ระบบการบริหารจัดการด้านการลา
ระบบบริหารจัดการด้านการลา เป็นระบบงานย่อยภายใต้ ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Management System : EDMS) เป็นระบบที่พัฒนาส าหรับอ านวยความสะดวกให้ บุคลากรสามารถสร้างและส่งใบลาผ่าน Web Application และผู้พิจารณาใบลาท าการพิจารณาผ่าน Web Application โดยไม่ต้องเขียนใบลาด้วยกระดาษ บุคลากรสามารถตรวจสอบสิทธิ์การลาด้วยตนเอง ช่วยลด ภาระการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่บุคคล โดยไม่ต้องท าการบันทึกการลาของบุคลากรเข้าสู่ระบบ CU-HR
คุณสมบัติของระบบฯ
1. สามารถใช้งานผ่าน Browser Internet Explorer หรือ Firefox
2. สามารถท าการลาได้เฉพาะ การลาป่วย ลากิจส่วนตัว และ ลาพักผ่อน 3. สามารถส่ง e-mail แจ้งเตือนผู้บังคับบัญชา/ผู้อนุมัติ เพื่อให้ทราบว่ามีเอกสารรอด าเนินการอยู่ 4. การส่งใบลา จ าแนกเป็น 4.1 การลาที่มีจ านวนวันลาเพียงพอ บุคลากร ด าเนินการสร้างใบลาป่วย หรือ ลากิจส่วนตัว หรือ ลาพักผ่อน และส่งใบลาไปยัง ผู้บังคับบัญชาตามล าดับชั้นพิจารณา ผลการพิจารณาการลา ที่ผ่านหรือไม่ผ่านการอนุมัติ จะมีการแจ้งกลับบุคลากรผู้ส่งใบลา ผ่าน e-mail จุฬาฯ ในกรณีที่ใบลาผ่านการอนุมัติ วันลาจะถูกส่งเข้าสู่ระบบบริหารงาน บุคคล เพื่อตัดสิทธิ์วันลาตามประเภทการลา 4.2 การลาที่จ านวนวันลาไม่เพียงพอ บุคลากรด าเนินการสร้างใบลาป่วย หรือ ลากิจส่วนตัว หรือ ลาพักผ่อน และส่งใบลาไปยัง ขั้นตอนต่อไป และด าเนินการพิมพ์ใบลา จากระบบฯ ท าการลงนามในใบลา และน าไปยื่น ที่ เจ้าหน้าที่บุคคลของหน่วยงานพร้อมเอกสารประกอบ(ถ้ามี) เจ้าหน้าที่บุคคลของส่วน งานด าเนินการด้วยวิธีปฏิบัติเดิม จนเสร็จสิ้นขบวนการ
5. การยกเลิกวันลา บุคลากรด าเนินการเปิดใบลาที่ได้รับการอนุมัติให้ลา (สังเกตจากสถานะใบลาแสดงข้อความ "เสร็จ สมบูรณ์") เพื่อท าการยกเลิกวันลาที่ต้องการ และท าการส่งใบยกเลิกวันลาไปยังขั้นตอนต่อไปและ ด าเนินการพิมพ์ใบยกเลิกวันลา จากระบบฯ ท าการลงนามในใบยกเลิกวันลาและน าไปยื่นที่ เจ้าหน้าที่บุคคลของหน่วยงานพร้อมเอกสารประกอบ(ถ้ามี) เจ้าหน้าที่บุคคลของหน่วยงาน ด าเนินการด้วยวิธีปฏิบัติเดิม จนเสร็จสิ้นขบวนการ
รายละเอียดการใช้งานระบบฯ เบื้องต้น
1. URL ที่เข้าใช้งาน : https://ess.it.chula.ac.th/2. ผู้ใช้งานจะต้องมี e-mail และ User name ของ Mail จุฬา เท่านั้น 3. ผู้ใช้งานจะต้องมี รหัสผ่านเข้าใช้งาน Lotus Notes
4. กรณีมีการเปลี่ยน รหัสผ่านของ Lotus Notes โดยผู้ใช้งานแล้ว ให้ใช้รหัสผ่านตัวล่าสุด 5. ผู้ใช้งานต้องท าการตรวจสอบสิทธิ์การลา ต้องมีเพียงพอ จึงสามารถสร้างใบลาผ่านระบบฯ ได้
วิธีการใช้ ส าหรับบุคลากร
บุคลากรที่ต้องการส่งใบลา ท าการ Log in ผ่าน URL: https://ess.it.chula.ac.th/
ใส่ Username และ Password เพื่อเข้าสู่ระบบ ซึ่ง User name และ Password บุคลากรจะได้รับก็ต่อเมื่อ บุคลากรมี Email และ User name ของระบบ Mail จุฬาฯ เรียบร้อยแล้วเท่านั้น
รูปที่ 1 ใส่ User name และ Password Click ระบบ Employee Self Service
ให้ Click งานบริหารจัดการด้านการลา
รูปที่ 3 นระบบ
ในระบบบริหารจัดการด้านการลานี้ มีมุมมองดูเอกสารแสดงอยู่แถบด้านซ้ายมือ รูปที่ 5 หลักของระบบการจัดการด้านการลา บุคลากรทั่วไป มุมมองของเอกสารส าหรับบุคลากรทั่วไป ประกอบด้วย - รายงานตามเอกสารร่าง - รายงานตามสภานะเอกสาร - รายงานตามประเภทการลา - รายงานตามาหน่วยงาน - รายงานตามผู้ร้องขอ รูปที่ 6 หน้าจอแสดงมุมมองของเอกสาร บุคลากรทั่วไป
เอกสารจะถูกจัดเรียงล าดับดังนี้ - ตามประเภทเอกสาร (ยกเลิก,ป่วย,กิจ,พักผ่อน,อื่นๆ) - ตามวันที่ลาจริง รูปที่ 7 มุมมอง เอกสารรอด าเนินการ มุมมองที่ 1 เอกสารรอด าเนินการ เป็นมุมมองที่ไว้ส าหรับตรวจสอบงานของผู้เข้าใช้ งาน - ในกรณี ผู้บังคับบัญชา จะทราบว่ามีเอกสาร เพื่อรอให้พิจารณา - บางครั้ง ผู้บังคับบัญชาเองสร้างใบลา และใบลานั้นยังไม่ถูกส่งไปขั้นตอนต่อไป จะแสดงในมุมมอง
มุมมองที่ 2 รายงานตามเอกสารร่าง
รูปที่ 8 หน้าจอมุมมอง รายงานตามเอกสารร่าง
เป็นมุมมองที่ไว้ส าหรับตรวจสอบงานของผู้เข้าใช้ เป็นใบลาที่ไม่สมบูรณ์ หรือ ใบลาที่ได้ท าการสร้าง แล้วแต่ยังไม่ได้ส่งไปยังผู้บังคับบัญชา
มุมมองที่ 3 รายงานตามสถานะเอกสาร
รูปที่ 9 มุมมอง รายงานตามสถานะเอกสาร
มุมมองนี้ จะแสดงสถานะเอกสาร
มุมมองที่ 4 มุมมอง ตามประเภทการลา
รูปที่ 10 ย ต ป ภท
เป็นมุมมองแสดงถึงการลาประเภทต่างๆ ของบุคลากร
มุมมองที่ 5 มุมมอง รายงานตามหน่วยงาน รูปที่ 11 ย ต หน่วยงาน มุมมองนี้ จะแสดงข้อมูลตามหน่วยงานที่สังกัด โดยมีการจัดเรียงตามปีงบประมาณ ตามด้วยชื่อหน่วยงานที่สังกัด ตามด้วยเดือน โดย ตัวเลขแสดง ถึงตัวเลขของล าดับของเดือน และตามด้วยชื่อเดือน เช่น 01 : มกราคม ล าดับถัดไปจัดเรียงตามชื่อบุคลากร
มุมมองที่ 6 มุมมอง รายงานตามผู้ร้องขอ
รูปที่ 12 มุมมองตามผู้ร้องขอ
มุมมองนี้ จะแสดงรายชื่อบุคลากร
โดยแสดงรายชื่อบุคลากร เป็นล าดับแรก และจัดเรียงตามปีงบประมาณ ตามด้วยเดือน และ ประเภทการลา ต่างๆ
การตรวจสอบสิทธิ์การลา ก่อนที่จะท าการสร้างใบลา
Click ที่แถบ สิทธิ์การลา
รูปที่ 13 ต ท
ใบลา
บุคลากรต้องการ สร้างใบลา ให้ Click “ใบลา” จากนั้นระบบจะขึ้น Dialog Box เพื่อให้ ป ภท โดยประเภทการลาที่แสดงนั้น ย ป ภท เพศ ต าแหน่ง ดังรูป รูปที่ 14 หน้าจอแสดงประเภทการลา เมื่อท าการเลือกประเภทการลาแล้ว ให้บุคลากร Click OK ใบลา ต ป ภท ท ป รูปที่ 15 ป ภท ระบบจะสร้างเอกสารใบลาให้ ตามที่บุคลากรได้เลือก
รูปที่ 16 การบันทึก ย ย เนื่องจาก : ให้ท าการระบุเหตุผลที่ลา (กรณีการลาพักผ่อน ไม่มี field เนื่องจาก ส าหรับการระบุเหตุผล) เอกสารอ้างอิง : สามารถระบุเอกสารแนบเข้ามาพร้อมการลาได้ โดย Click ที่ปุ่ม ตั้งแต่วันที่ : ให้ Click ปฏิทิน ถ้าต้องการลาช่วงบ่ายให้ Click ที่ ถึงวันที่ : ให้ Click ปฏิทิน
ในกรณีที่ต้องการดูสิทธิ์การลา จากหน้าจอใบลา ให้ Click ที่ปุ่ม เพื่อดู Quota การลา รูปที่ 17 สิทธิ์การลา เมื่อระบุข้อมูลในใบลาเรียบร้อย จะต้องด าเนินการ 2 ขั้นตอน คือ 1. ขั้นตอนการ ยืนยันข้อมูล 2. ขั้นตอนการส่งเอกสารไปขั้นต่อไป ขั้นตอนการยืนยันข้อมูล เมื่อท ากรอกข้อมูลในใบลา เรียบร้อย ให้ท าการ Click ปุ่ม รูปที่ 18 ยืนยันข้อมูล
ขั้นตอนการส่งเอกสารไปขั้นต่อไป เมื่อClickยืนยันข้อมูล ระบบจะแสดงปุ่ม เพื่อให้บุคลากรท าการส่งใบลา ไปยังผู้บังคับบัญชา ให้ท าการ Click ปุ่ม เพื่อส่งเอกสารไปขั้นตอนต่อไป ถ้าไม่ท าการ Click ปุ่มนี้ ใบลาจะไม่ถูกส่งไปยังผู้บังคับบัญชา ใบลาจะยังคงอยู่ที่บุคลากร โดย บุคลากร สามารถเห็นใบลาที่มุมมอง เอกสารรอด าเนินการ รูปที่ 19 หน้าจอการส่งเอกสารไปขั้นตอนต่อไป
เอกสาร จะถูกส่งไปที่ผู้บังคับบัญชา เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณา ต่อไป รูปที่ 20 หน้าจอแสดงเอกสารที่ถูกส่งไปถึงผู้บังคับบัญชา ท ป ารของตนเอง โดยการ Double Click ที่ใบลา และสามารถ สั่งพิมพ์ ใบลา ได้ รูปที่ 21 หน้าจอ ส าหรับสั่งพิมพ์ใบลา
วิธีการใช้งาน ส าหรับผู้พิจารณา (ผู้บังคับบัญชา) ผู้พิจารณาใบลา จะต้องท าการ Log in ผ่าน URL: https://ess.it.chula.ac.th/
ใส่ Username และ Password เพื่อเข้าสู่ระบบ ซึ่ง User name และ Password บุคลากรจะได้รับก็ต่อเมื่อผู้ พิจารณาใบลามี Email และ User name ของระบบ Mail จุฬาฯ เรียบร้อยแล้วเท่านั้น
รูปที่ 23 ใส่ User name Password Click เข้าไปในระบบ Employee Self Service
ให้ Click ที่ งานบริหารจัดการด้านการลา
รูปที่ 25 Click ที่ชื่อหน่วยงานที่บุคลากรสังกัด
เมื่อผู้บังคับบัญชาเข้าสู่ระบบฯ สามารถมองเห็นใบลาที่รอรับการพิจารณา
รูปที่ 28 หน้าจอแสดงมุมมองของเอกสาร
เอกสารจะถูกจัดเรียงล าดับดังนี้
- ตามประเภทเอกสาร (ยกเลิก,ป่วย,กิจ,พักผ่อน,อื่นๆ) - ตามวันที่ลาจริง
รูปที่ 29 น้า จัดเรียงข้อมูล เอกสารที่รอการอนุมัติ
ผู้อนุมัติ จะเห็นปุ่มทั้งหมด 4 ป
- ปุ่มไม่เลือกทั้งหมด มีหน้าที่ ยกเลิกเอกสารที่เลือกทั้งหมด
- ปุ่มอนุมัติ มีหน้าที่ อนุมัติเอกสารที่เลือก
ระบบจะท าการอนุมัติเอกสารที่เลือกไว้ทันที และเอกสารที่อนุมัติจะหายออกจากหน้าจอการท างาน เพื่อ ส่งไปยังขั้นตอนต่อไป
- ปุ่มไม่อนุมัติ มีหน้าที่ ไม่อนุมัติเอกสารที่เลือก
เอกสารจะถูกหยุดทันที ไม่สามารถดึงกลับมาใช้งานได้อีก และเอกสารจะหายออกจากหน้าจอการท างาน เป็นเอกสารที่ไม่ผ่านการอนุมัติ
จ านวนแถวของเอกสารต่อ1หน้า ได้ก าหนดไว้ 200 แถว โดยสามารถเลื่อนลงมาเพื่อดูเอกสารที่ เหลือได้
ในกรณี ที่ผู้บังคับบัญชา เปิดใบลา เฉพาะ บางรายเพื่อพิจารณา เมื่อ Click ที่ใบลาที่ต้องการแล้ว ให้ ด าเนินการดังนี้
1. Click ที่ เพื่อที่จะเข้าไปพิจารณาเอกสาร
2. จะปรากฏช่องให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณา ดังรูป รูปที่ 36 ผลการพิจารณาใบลา 3. ผลการพิจารณาประกอบไปด้วย - เห็นควรอนุมัติ คือ เอกสารใบลานี้ สามารถที่จะส่งไปขั้นตอนต่อไปได้ - ไม่เห็นควรอนุมัติ คือ เอกสารใบลานี้จะหยุดอยู่แค่นี้ ไม่สามารถส่งไปขั้นตอนต่อไปได้ - ส่งกลับเพื่อแก้ไข คือ เอกสารใบลานี้ อาจจะต้องแก้ไขอะไรบางอย่าง ก็จะถูกส่งไปให้กับ บุคลากรที่ท าการขอลา เพื่อที่จะแก้ไขแล้วส่งกลับมาใหม่
6. เมื่อผู้บังคับบัญชาพิจารณาแล้วนั้น ให้ Click ที่ปุ่ม เพื่อส่งไปให้กับขั้นตอน ต่อไป คือ ผู้พิจารณาล าดับถัดไป หรือ เพื่อสิ้นสุดขบวนการ (ในกรณีที่ผ่านการอนุมัติล าดับ สุดท้าย) รูปที่ 37 หน้าจอส่งเอกสารไปยังผู้พิจารณาล าดับถัดไป 7. สารจะไปถูกส่งไปที่ ผู้พิจารณาล าดับถัดไป ในกรณี ที่เป็นผู้มีอ านาจอนุมัติพิจารณา เมื่อด าเนิน กาอนุมัติ และส่งไปล าดับถัดไปแล้ว ใบลาจะถูกส่งไปที่ ระบบ CU-ERP เพื่อบันทึกประวัติการลา ที่ระบบ CU-ERP และตัดสิทธิ์การลาตามประเภทของใบลา
