SARPY COUNTY, NEBRASKA REQUEST FOR PROPOSALS. Human Resources Information System, Time & Attendance and Payroll Software For the

SARPY

COUNTY,

NEBRASKA

REQUEST

FOR

PROPOSALS

Human

Resources

Information

System,

Time

&

Attendance

and

Payroll

Software

For

the

Human

Resources

Department

&

Clerk’s

Office

PROPOSALS DUE: 

General Information 

Notice to Vendors 

Sarpy County is seeking proposals for Human Resources Information System, Time & Attendance and 

Payroll Software for the  Human Resources Department and Clerk’s Office.  The successful Vendor will 

enter into a Contract that incorporates both the RFP along with the submitted proposal for a period of 

five (5) years commencing upon system acceptance date with automatic renewal two year periods 

thereafter.  The County reserves the right to accept any of the three (3) modules as an optional bid. 

Sealed bids will be received Monday through Friday 8:00 a.m. to 4:45 p.m. except holidays, until 2:00 

p.m., Thursday, June 12, 2014. Bids shall be in a sealed envelope, clearly marked “Sealed Bid – Human 

Resources Information System, Time & Attendance and Payroll Software” and shall have the name of 

the Vendor, and the time and date of the bid opening.  Do not fax bids, only sealed bids will be  accepted.   

Submit one (1) original, seven (7) copies and an electronic PDF copy of the completed proposal.  The  PDF copy should be in a single file format. 

Requests for information and clarification questions must be received by 12:00 p.m., May 15, 2014 at  12:00 P.M. in order for Sarpy County to have time to issue an addendum. 

Bidding criteria must be received from Beth Garber, Purchaser, 1210 Golden Gate Drive Suite 1220, 

Papillion, NE 68046, (402) 593‐4476, [email protected] or via the internet at www.sarpy.com.     

Vendors that obtain specifications from the internet sites are responsible for obtaining any addenda 

that may be added at a later time.    

Bids must be sent to:     

        Deb Houghtaling 

        Sarpy County Clerk's Office  

        1210 Golden Gate Drive Suite 1250 

        Papillion, NE 68046 

Bids not addressed and delivered to the above person will not be considered.  Bids received after the 

above stated time and date will not be considered.   

Bid opening will be a public opening to be held in the Sarpy County Administrative Conference Room at 

1210 Golden Gate Drive, Papillion, NE.  The bid opening will be at 2:00 p.m., Thursday, June 12, 2014.   

All bids submitted shall be valid for a period of ninety (90) days following the final date for submission of 

bids.     

Sarpy County will not be liable for costs incurred by Vendors for proposal preparation, printing, 

demonstration, or any other costs associated with or incurred in reliance on proposal creation.  All such 

costs shall be the responsibility of the Vendor.   

The bids shall include all charges and applicable taxes, F.O.B. Destination, freight prepaid, Sarpy County, 

Nebraska.  The Vendor need not include sales tax in the bid.  Sarpy County will, upon request, furnish 

the successful Vendor with a completed State of Nebraska Tax Exempt Form 13 upon acceptance of the 

The Sarpy County Board of Commissioners reserves the right to reject any or all bids and to waive minor 

informalities.   

In the event of conflict between unit price and extended price, unit price shall prevail.   

Procedures for Evaluation and Awarding of Bid   

Evaluation will be done by Beth Garber, Sarpy County Purchaser along with personnel from the Clerk's 

Office and Human Resources Department.  After evaluation the Purchaser will make a recommendation 

to the County Board of Commissioners for award.  This recommendation and pending award will be 

made at a public meeting of the Board of Commissioners.  Agendas are available each Friday afternoon 

on our internet site www.sarpy.com.  The Commissioners award the bid by majority vote. 

The following factors will be used to consider the award of the bid, where applicable:     

a) Compliance with all requirements. 

b) Price. 

c) The ability, capability, and skills of the Vendor to perform. 

d) The character, integrity, reputation, judgment, experience, and efficiency of the Vendor. 

e) The quality of previous performance. 

f) Whether the Vendor can perform within the time specified. 

g) The previous and existing compliance of the supplier with laws.  

h) The life‐cost of the personal property or services in relation to the purchase price and specified 

use.  

i) The performance of the personal property or service taking into consideration any commonly 

accepted tests and standards of product, service, usability and user requirements. 

j) The energy efficiency ratio as stated by the supplier. 

k) The life‐cycle costs between alternatives for all classes of equipment, the evidence of expected 

life, the repair and maintenance costs, and the energy consumption on a per year basis. 

l) Such other information as may be secured having a bearing on the decision.   

Terms and Conditions   

1. Information, Discussion, and Disclosures   

  Any information provided by Sarpy County to any Vendor prior to the release of this Request for 

Proposal ("RFP"), verbally or in writing, is considered preliminary and is not binding on Sarpy 

County. 

  The Vendor must not make available nor discuss any cost information contained in the sealed 

copy of the proposal to or with any employee of Sarpy County from the date of issuance of this 

RFP until the contract award has been announced, unless allowed by the Sarpy County 

Purchasing Department in writing for the purpose of clarification or evaluation.   

  No interpretation of the meaning of the specifications, or other bidding documents, or 

correction of any ambiguity, inconsistency, or error therein will be made orally to any Vendor.   

  Every request for such interpretation or correction should be in writing, addressed to the Sarpy 

County Purchaser, Beth Garber, 1210 Golden Gate Drive Suite 1220, Papillion, NE  68046 or 

Sarpy County to have time to issue an addendum.  Requests received after deadline may not  be considered.  In case Sarpy County finds it expedient to supplement, modify, or interpret any 

portion of the bidding documents prior to the proposed bid date, such procedure will be 

accomplished by the issuance of written addenda to the RFP which will be mailed or delivered to 

all prospective Vendors at the respective addresses furnished for such purpose. 

2. Addenda 

  All addenda will become part of this RFP and must be responded to by each Vendor.   

  All addenda must be acknowledged in writing in the bid submitted by the Vendor.   

  This RFP, any subsequent addenda, and any written responses to questions take precedence 

over any information previously provided.     

3. Confidentiality of Documents 

  Sarpy County considers all information, documentation and other materials requested to be 

submitted in response to this proposal to be of a non‐confidential and/or non‐proprietary 

nature and therefore shall be subject to public disclosure under Neb. Rev. Stat. § 84‐712.05(3).     

  Vendors are hereby notified that Sarpy County strictly adheres to all statutes, court decisions, 

and opinions of the Nebraska Attorney General with respect to disclosure of RFP information.   

  Any “proprietary, trade secret, or confidential commercial or financial” information must be 

clearly identified, in a separate sealed envelope, at the time of bid/proposal submission.  Pricing  information is not considered financial information and therefore is not considered 

Confidential.  Please note: even if Vendor believes pricing information is confidential and 

includes it in a separate, sealed envelope, such information will be read aloud and entered into 

record during the public bid opening.  For all other appropriately identified proprietary, trade 

secret, or confidential commercial or financial information, the Vendor will be required to fully 

defend, in all forums, Sarpy County’s refusal to produce such information; otherwise, Sarpy 

County will make such information public upon request.      

4. Non‐Discrimination Clause       

  Pursuant to Neb. Rev. Stat. §73‐102 (Reissue 2009), Vendor declares, promises, and warrants it 

has and will continue to comply fully with Title VI of the Civil Rights Act of 1964, as amended (42 

U.S.C.A. §1985, et seq.), and the Nebraska Fair Employment Practice Act, Neb. Rev. Stat. §48‐

1101, et seq. (Reissue 2010), in that there shall be no discrimination against any employee who 

is employed in the performance of this Contract, or against any applicant for such employment, 

because of age, color, national origin, race, religion, creed, disability or sex.   

5. Conflict of Interest Clause 

  Pursuant to Neb Rev. Stat. §23‐3113 (Reissue 2012), the parties hereto declare and affirm that 

no officer, member, or employee of the County, and no member of its governing body, and no 

other public official of the County who exercises any functions or responsibilities in the review 

or approval of the undertaking described in this Contract, or the performing of services pursuant 

to this Contract, shall participate in any decision relating to this Contract which affects his or her 

indirectly interested; nor shall any employee of the County, nor any member of its governing 

body, have any interest, direct or indirect, in this Contract or the proceeds thereof.   

6. Payment Terms 

  The County will develop a milestone payment schedule with the selected vendor for the 

implementation phase.  Thereafter, the successful Vendor shall submit a monthly itemized 

invoices for payment.  Sarpy County will make payment to the successful Vendor within thirty 

(30) days after receipt of invoice and satisfactory delivery.     

7. Supplemental Terms and Conditions/Modifications 

  Any supplemental terms, conditions, modifications, or waiver of these terms and conditions 

must be in writing and signed by the Sarpy County Board Chairman and the Vendor.   

8. Term 

  The Contract will be for a five (5) years period commencing upon the system acceptance date as 

signed off by both the Vendor and County.  Following the five (5) year period the Contract shall 

automatically renew for two year periods.     

The cost for the option years will be provided in writing to the County ninety (90) days prior to 

the expiration date of the current contract year.  Any cost changes for the option years is the 

responsibility of the Vendor.  If Sarpy County does not receive any notification of price changes, 

the prices are to remain the same.   

9. Renewal 

  The Contract shall automatically renew for each option year unless the County notifies Vendor 

in writing thirty (30) days prior to expiration of current contract period of the intent not to 

renew.   

10. Termination 

  Either party may terminate the Contract with one hundred eighty (180) days' written notice to 

the other.   

11. Residency Verification 

  The Vendor agrees to comply with the residency verification requirements of Neb. Rev. Stat. §4‐

108 through §4‐114.  The Vendor is required and hereby agrees to use a federal immigration 

verification system to determine the work eligibility status of new employees physically 

performing services within the State of Nebraska.  A federal immigration verification system 

means the electronic verification of the work authorization program authorized by the Illegal 

Immigration Reform and Immigrant Responsibility Act of 1996, 8 U.S.C. 1324a, known as the E‐

Verify Program, or an equivalent federal program designated by the United States Department 

of Homeland Security or other federal agency authorized to verify the work eligibility status of a 

newly hired employee.   

  If the Vendor is an individual or sole proprietorship, the following applies:   

The Vendor must complete the United States Citizenship Attestation Form, available on the 

Department of Administrative Services website at 

www.das.state.ne.us.

a) If the Vendor indicates on such attestation form that he or she is a qualified alien, the 

Vendor agrees to provide the U.S. Citizenship and Immigration Services documentation 

required to verify the Vendor's lawful presence in the United States using the Systematic 

Alien Verification for Entitlements (SAVE) Program.   

b) The Vendor understands and agrees that lawful presence in the United States is required 

and the Vendor may be disqualified or the contract terminated if such lawful presence 

cannot be verified as required by Neb. Rev. Stat. Sect. 4‐108.   

12. Breach 

  Should Vendor breach, violate, or abrogate any term, condition, clause or provision of this 

agreement, the County shall notify Vendor in writing that such an action has occurred. If 

satisfactory provision does not occur within ten (10) days from such written notice the County 

may, at its option, terminate this agreement and obtain an alternate provider to provide all 

required materials.  This provision shall not preclude the pursuit of other remedies for breach of 

contract as allowed by law.   

13. Insurance Requirements 

  The Vendor shall not begin work under this Agreement until all insurance certificates have  been filed with the Sarpy County Clerk. 

  Vendor shall not commence work on this Contract until he/she has obtained all insurance 

required under this Section and such insurance has been approved by Sarpy County, nor shall 

Vendor allow any subcontractors to commence work on his/her subcontract until similar 

insurance required of the subcontractor has been so obtained and approved.         

  The following insurance coverages shall be kept in force during the life of the Contract and shall 

be primary with respect to any insurance or self‐insurance programs covering the County, its 

commissioners/supervisors, officials, agents, representatives and employees.  These insurance 

coverages shall specifically state, or be endorsed to state, that thirty (30) days’ notice shall be 

given to the County in the event of cancellation of, or material change in, any of the coverages.   

  Workers' Compensation and Employers Liability Insurance     

  The minimal acceptable limits shall be the statutory limits as required by the State of Nebraska 

for Coverage A, Workers’ Compensation and $500,000 each accident for Coverage B, Employers 

Liability.   

  Commercial General Liability Insurance   

  Coverage should include broad form coverage written on a commercial general liability form 

and written on an occurrence basis. The coverage must protect against claims for damages 

resulting from bodily injury, including death, personal injury and property damage.   

  The minimum acceptable limits of liability shall be $1,000,000 each occurrence.  If the coverage 

contains a general aggregate, such limit shall not be less than $2,000,000.  The 

products/completed operations limit shall not be less than $2,000,000.  The County is to be 

named as an additional insured on the insurance coverage required under this section.    

Cyber Liability Insurance   

Coverage against the Vendor’s legal obligation to pay damages related to a cyber‐security event.  

Coverage would include Third‐party Liability coverage as well as coverage for Privacy Response 

expenses and Regulatory Proceedings and Penalties expense.  The minimum accepted liability 

shall be $1,000,000 each occurrence.   

  Automobile Liability Insurance   

  Coverage shall be against claims for damages resulting from bodily injury, including death and 

property damage, which may arise from the operations of any owned, hired or non‐owned 

automobile.  The minimum acceptable limit of liability shall be $1,000,000 Combined Single 

Limit for each accident.    The County is to be named as an additional insured on the insurance 

coverage required under this section.     

  Certificate of Insurance   

  The Vendor shall furnish the County with a certificate(s) of insurance evidencing the coverages 

required in this section.  If the certificate(s) is shown to expire prior to completion of all the 

terms of this Contract, the Vendor shall furnish a certificate(s) of insurance evidencing renewal 

of its coverage to the County.  The County is to be included as an additional insured on the 

Commercial General Liability and the Automobile Liability insurance coverage required under 

this section.   

  The Vendor shall require each and every Subcontractor performing work under this Contract to 

maintain the same coverages required of the Vendor in this Section, and upon the request of 

the County, shall furnish the County with a certificate(s) of insurance evidencing the 

Subcontractor’s insurance coverages required in this section.   

  Insurance Company 

  All insurance coverages herein required of the Vendor shall be written by an insurance company 

or companies transacting business as an admitted insurer in the State of Nebraska or under the 

Nebraska Surplus Lines Insurance Act.  All insurance companies must possess a minimum A.M. 

Best Insurance Company rating of A‐.  Upon request by the County, the Vendor shall furnish 

evidence that the insurance company or companies being used by the Vendor meet the 

minimum requirements listed in this section.   

  Upon request by the County, the Vendor shall furnish the County with complete and accurate 

copies of the insurance policies required within this section.  If at any time during the life of this 

Contract, the Vendor’s insurance coverages and limits do not meet or exceed the minimum 

insurance requirements presented in this section, the Vendor is required to notify the County 

within thirty (30) days of any deviations from the minimum requirements presented in this 

section.   

14. Assignment 

  The Vendor may not assign this Contract without the prior written consent of the County.      

15. Subcontracting 

  Vendor may not subcontract the work to be performed, without prior written consent of the 

County.  If such consent is granted, Vendor will retain responsibility for all work associated with 

the Contract.  The Vendor must identify any subcontractors it intends to use in the execution of 

this Contract.  The Vendor must identify subcontractors in writing within the proposal.   

16. Independent Contractor 

  The Vendor shall in the performance of the Contract at all times be an independent contractor 

and not an employee or agent of the County.  The Vendor, its officers, employees and agents 

shall at no time represent the Vendor to be other than an independent contractor or represent 

themselves to be other than employees of the Vendor.     

17. Indemnity 

  The Vendor shall indemnify and save harmless Sarpy County, its officers, employees and agents 

from all loss, claims, suits or actions of every kind and character made upon or brought against 

Sarpy County, its officers, employees, or agents, for or sustained by any party or parties as a 

result of any act, error, omission or negligence of said Vendor or its servants, agents, and 

subcontractors; and also from all claims of damage in fulfilling this Contract.   

18. Deviations 

  Once the bid has been accepted by Sarpy County, no deviations from the specifications will be 

accepted without prior written approval of Sarpy County.    

19. Exceptions 

  These specifications are minimum acceptable specifications.  You may bid other than what is 

specified if it is of higher specification than what is requested.  Vendor must list any exceptions 

to the bid specifications on the bid form.   

20. Literature   

Vendor shall attach three (3) sets of detailed specifications or advertising literature of systems 

to the bid form.  Any information necessary to show compliance with these requirements not 

given on the attached advertised data sheets shall be supplied in writing and attached to the bid 

proposal.  Lack of sufficient information supplied with a proposal is cause for automatic 

rejection of such bid.   

21. Warranty   

The Vendor shall provide a minimum one (1) year warranty for the delivered HIRS software.  The 

warranty period begins upon the Vendor’s receipt of written acceptance of the completion of 

implementation.  All software defects shall be repaired under the warranty and must be done so 

22. Company Information 

  Vendor will provide the following company information on the bid form:   

  a. Years in business; 

  b. Number of employees; and,     c. Total sales for last three (3) years. 

General Information   

Below are the minimum acceptable specifications.  Vendors must clearly note on the exceptions form  if they do not meet any of the specifications listed below. 

1. Background   

Sarpy County has a population of over 150,000 and is located in the eastern part of the state, 

just south of the City of Omaha.  The County has approximately 600 full time, part time and 

temporary employees and is overseen by a Board of Commissioners.   

2. Purpose & Summary   

Sarpy County is seeking proposals for an intuitive, user friendly Human Resources Information 

System (HRIS), Time & Attendance and Payroll Software Management Program.  The selected 

Vendor must be able to provide a complete range of these required modules and functionality 

for the requested software.  The modules must interface with each other.  Vendors must be able 

to demonstrate that they possess the organizational, functional and technical capabilities to 

offer and perform the services and meet or exceed the requirement and service levels specified 

herein.     

The software proposed must be a commercially‐available application for the full integration of 

related data that promotes information sharing and enhances reporting and ad‐hoc report 

generation capabilities for the County.  The new software system shall provide more effective 

transaction processing and management for the County’s information within a single system to 

replace the current management processes, which are primarily manual data entry (HR).  The 

project includes year to date employee data conversion along with interfacing to the job posting 

system utilized by the County.     

The software purchased must be operational and commercially available by the due date of the 

proposals.  Operational and commercially available means a deployed system in active use by a 

client of the Vendor.  The County does not wish to procure a software application under 

development.   

Proposal Development 

1. Proposal Requirements   

Proposals shall be printed double sided and prepared in a simple economical manner with 

sections tabbed to match those in the RFP.  Pages shall be numbered within each section with 

The proposal cost schedule shall be submitted on the Bid Form, without exception.  Further 

clarification can be provided with the Bid Form.  The bid form must be inclusive of all fees  associated with the services provided.  No additional fees or surcharges will be charged to the 

County.   

2. Proposal Content   

A complete proposal shall include the following elements:   

a) Section 1:  Introduction and Statement of Understanding: An overall introduction         to the proposal response including a statement of the Vendor’s          understanding of the project. 

b) Section 2:  Bid Form: The completed Bid Form included within this RFP along with any       additional back up information required for further understanding of    

    price structure. 

c) Section 3:  General Qualifications: Vendor shall provide a brief organizational         history or background including the number of locations, employees         and clients, years in business and total sales for the past three years         identified by year.  The Vendor shall give a brief summary outlining their       ability to perform the work including contact information for the         primary contact and the person responsible for contract administration,        if different. 

  Vendor shall also provide the name, email, phone number of companies     of at least three (3) similar software systems that the vendor has installed     and/or maintained during the last three (3) years.   

d) Section 4:  Proposed Schedule: Rough estimate of timelines for both the base bid along       with the optional bid.  The timelines should be what the Vendor considers a       realistic estimate to complete the project. 

e) Section 5:  Detailed Scope of Services: Detailed scope of services following the    

    requirement guidelines and deliverables discussed within the various sections of      this RFP.  Scope of services shall recognize understanding and compliance with       the requirements listed within this RFP.  Sections shall include screenshots of  

    each module 

f) Section 6:  Customer Service Plan: Outline of customer service plan after the installation of       the software system is complete.  Names and contact information for customer       service personnel, number of planned software upgrades per year, time and       location of training/conferences and any other additional service that is on‐      going and included in an annual service maintenance plan.  Proposals shall       identify the location and hours of operation of the site responsible for customer       service after implementation. 

g) Section 7:  Sample Agreements: Provide agreements (including any maintenance         contracts) and certificate(s) of insurance required for execution of this contract.   

3. Demonstrations 

The County reserves the right to request vendor demonstrations to be provided at no additional 

costs.  The County prefers onsite demonstrations but will also consider webinar type 

demonstrations.  

System Technical Requirements   

1. Architecture   

The County requires Software as a Service (SaaS model) where the Vendor hosts the application 

and data with access to the application via web browser over the internet.  The software should 

not be browser dependent and therefore agnostic.  The County does not standardize any 

particular browser.     

2. Interfaces   

The submitted proposal shall define how the proposed system will interface with the County’s 

current job posting system (NeoGov).     

3. Modular Integration   

The Vendor shall describe how the proposed software modules are fully integrated with each 

other.  If there are proposed third‐party applications, explain how they are integrated into the 

application, how the third‐party applications share security definitions and similar menu 

structures, what processes are handled in “real time” and what processes require batch 

processes.   

4. Testing Services   

The County shall approve the system in a test environment before placing in production.   

5. Project Management   

Vendor to define and provide references for the project manager assigned to the Sarpy County 

account.  The County shall have one (1) point of contact during the implementation phase.   

General System Requirements 

1. Users   

The County desires a total of five (5) system administrators with all employees having access to 

the system for various module options.  There are currently 630 active employees.   

2. System Security   

The proposed solution must include multiple levels of security based on user credentials (i.e. 

role based).  Integration with an active directory is preferred.  The application must provide for 

detailed activity and error logging, auditing and reporting.   

3. Historical Data   

System should be able to maintain reportable historical data.  For example, if an employee job 

has changed the system should be able to report/query the new job information as well as job 

history.   

4. Workflow Capabilities & Messaging Portal   

Provide a narrative of the system software operation for electronic routing, how workflow rules 

are established, how workflow interfaces with popular email programs such as Microsoft 

Outlook (i.e. email, tasks and calendaring) and Adobe Acrobat.  Use screen captures to illustrate 

the software operation.   

Describe how program pushes electronic documents to employees and if there is an electronic 

signature capability within the software.  Describe how the program sends messages, including 

reminders.   

5. Reporting & Analysis Tools   

The software should have the ability for unlimited reporting for all fields including customized 

fields and notes fields.  The software should have unlimited customizable fields that are 

accessible for reporting.  Vendor should describe the following:   

a. Querying and reporting tools available within the proposed software 

b. On‐line analytical processing tools available with the proposed software 

c. Interfaces to common desktop application packages (i.e. Crystal Reports) 

d. Security definitions that apply to the reporting tools on the main software application 

e. List of standard reports and examples, by module, available “out of the box” 

f. Upload/download capabilities of reports 

g. Provide regulatory reporting including, but not limited to, EE04, PPACA and FMLA 

h. How dates are trackable and definable  

i. If software is delivered via SaaS, what access to the data will be allowed for Business 

Intelligence Reporting?     

6. Legal Requirements   

Program must be current and remain up to date on all Federal, State and County legal 

regulations, rules, statues and policies throughout the entire contract term and any renewal 

periods.   

System General Support Requirements   

1. Training   

Vendor shall provide an overview describing the recommended approach to training services 

and follow up training.  Training should be hands‐on and practical.  Vendor shall define:   

a. Number of days or hours or training incorporated into the proposal. 

b. Type of training – onsite, remote 

c. Recommended areas of training 

The County will only pay for the fees listed on the Bid Form.  These fees should be inclusive of all 

travel and expenses associated with training services.   

2. Support & Maintenance   

Vendor shall describe the recommended make‐up of internal functional and technical support of 

the software, number of staff and the skill sets required to adequately maintain the system post 

implementation.  Vendor shall also define the level(s) of support provided to the County 

throughout the implementation, warranty and maintenance periods.  The levels of support and 

maintenance shall be included on all modules (both required and optional) listed within this 

proposal and covered under the Agreement.    

Maintenance should be bid on the Bid Form.  The fees associated with maintenance 

agreements/services will be paid annually prior to the applied period.   

Vendor shall define if upgrades (minor and major) are incorporated as part of the maintenance 

program.  Vendor shall describe the following:   

a. Recommended upgrade frequency for the proposed software 

b. Frequency of upgrades provided, both minor and major 

c. How patches, fixes and upgrades are deployed and applied 

d. What happens to software customizations (user‐defined tables, source code changes 

and fields) during an upgrade 

e. How many prior versions of the software does the Vendor support 

f. Length of time to implement a typical upgrade in an organization similar in size to the 

County.   

HRIS System Module   

The HRIS Module shall be a comprehensive, intuitive and user friendly for both administrative users and 

employees.  At a minimum the system shall incorporate the following elements.   

The system must be able to support unlimited, customizable fields within each segment of the module 

and must be able to be setup by the HRIS Administrator within the system.  The system must provide a 

self‐service employee portal as well as a management portal by organizational hierarchy.   

1. Online Onboarding/New Hire/Self‐service Portal 

Describe, provide examples and show screenshots on how the proposed software integrates 

the following data:   

a. Online new employee instructions and onboarding. 

b. Allow completion of online forms (W‐4, payroll direct deposit, job description, Personnel 

Rules/Regulations). 

c. Customizable supervisor checklist for new employee orientation. 

d. Employee self‐service portal access setup. 

e. Ability to send employee alerts and acknowledgement of documents/policies pushed to 

the employee with electronic signature and/or audit trail. 

g. Employee information pages fully customizable with ability to add graphics and 

hyperlinks. 

h. Self‐portal entry of emergency contact information and other employee identifying 

information, such as Social Security #, date of birth, home address, primary/secondary 

phone number, health information (i.e. allergies and other applicable health‐related 

information, etc.). 

2. Benefits Administration 

Describe, provide examples and show screenshots on how the proposed software integrates the 

following data:   

a. System should permit global changes by carrier and/or by plan type across all employee 

categories. 

b. Track eligibility dates and trigger notifications for various types of benefits (dependents 

reaching age 26, LTD insurance after 1 year of continuous employment, etc.). 

c. System should provide information regarding employee coverage eligibility including 

effective date, modification date, dependents covered, dependents date of birth, 

level/type of coverage, coverage cost(employee share/employer share), etc. 

d. How many plan types will the system support? (i.e. multiple health plans as well as 

various types of plans such as catastrophic plans, non‐insurance plans, deferred 

compensation, etc.). 

e. Global and individual changes with effective dating by class and/or category of 

employee. 

f. Eligibility auto determined based upon the number of hours an employee is scheduled 

or actually works.  

g. Online self‐service enrollment, including audit trail, presenting only eligible plans (by 

rule).   

h. Beneficiary information (life and pension coverages) including date of birth and 

relationship designation. 

i. Carrier connectivity with ability to transmit data to the current insurance system 

(BCBS/MetLife) as well as ancillary vendors.  

j. System should support multiple open enrollment periods via online self‐service. 

enrollment including online forms and vendor information with capability of connecting 

through hyperlink to vendors webpage through self‐service portal. 

k. Audit Trail reflecting date, time, and name of user initiating, approving, and authorizing 

benefit modifications. 

l. System must support HIPAA certification and other regulatory requirements. 

m. System should provide means to prepare and distribute electronically Total 

Compensation Statements including salary, current value of annual leave accruals, 

County paid pension contributions, and insurance benefits paid by County for employee.   

The County prefers the following capabilities, listed as optional on Bid Form:     

a. Vendor Reconciliation 

b. COBRA Administration 

c. FSA Administration   

3. Compensation Administration   

Describe, provide examples and show screenshots on how the proposed software integrates 

with the following information:   

a. System should provide support for multiple types/number of pay structures without 

restriction.  

b. System should provide a means to track and trigger payment of specialty pay types such 

as longevity and skill‐based pay including a historical record of all payments as well as 

dates that trigger compensation such as hire/anniversary dates, 

transfer/promotion/demotion dates, etc.  

c. Ability to enter multiple future pay structure and automatically trigger pay increases 

(step system) by employee type/category. 

d. Ability to record and calculate individual employee as well as structure compa‐ratios. 

e. Ability to configure merit‐based pay matrix as a table within the system 

f. System should support pay for performance pay method. 

g. System should support annual adjustments (i.e. cost of living) by employee and pay 

structure. 

h. System should provide a means to complete salary projections by individual employee, 

employee group, or organization‐wide (budgetary purposes).   

4. Performance Administration   

Describe, provide examples and show screenshots on how the proposed software integrates 

with the following information:   

a. System should support customizable, online performance evaluations including self‐

evaluation, 360 degree, etc. which are viewable by employees. 

b. Ability to auto populate overall rating into compensation administration for pay 

increases. 

c. Field to score and retain overall performance rating. 

d. Ability to store performance evaluations within the system. 

e. Ability to customize approval process by department and organization‐wide using online 

approval. 

f. System should track and trigger next review date and generate reminders. 

g. System should capture disciplinary information, such as date, type, duration, and 

documentation/notes in reportable fields. 

h. System should provide for a linear approval process for discipline with multiple approval 

levels customizable by department/organization entity.   

5.   Separation Information   

Describe, provide examples and show screenshots on how the proposed software 

integrates/supports the following information:   

a. Provide field to store reason for separation. 

b. System should allow for an unlimited number of codes for separation. 

c. Field for date notice received. 

d. Field for last day physically worked. 

e. Field for date of official separation. 

g. Ability to identify if compensatory hours owed. 

h. Ability to record forwarding address through both HRIS and employee self‐service 

portal. 

i. Field to specify insurance/COBRA election. 

j. Ability to create an Access checklist (key, building/security badge, systems access, etc.). 

k. Ability to create a Property checklist (laptop, cell phones, etc.). 

l. Field to record layoff information (recall list, recall period, recall order, etc.). 

m. Field to designate eligibility for rehire.   

6. Employee Development & Training Administration   

Describe how the proposed system integrates the following information:   

a. Track the type of training attended by category and specific class title as well as by date 

completed (i.e. mandatory, legal compliance, safety, management, etc.). 

b. Track testing (pass/fail or score). 

c. Track certification requirements by job class and employee and flag and notify when 

certifications due to expire. 

d. System should provide for Skill set inventory by employee and/or job class. 

e. Ability to establish training calendar and class size. 

f. Ability for employee to self‐schedule into training sessions online with supervisor 

approval.   

7. FMLA Tracking 

Describe and show screenshots on how the proposed software integrates with the following 

information:   

a. Track employees with Active FMLA certifications. 

b. Track of date of certifications as well as flag, and notify when certifications are about to 

expire. 

c. Document specific certification information. 

d. Track/report FMLA leave hours used/remaining and notify when close to exhausting. 

e. Ability to generate FMLA notices. 

f. Ability for employee to complete online forms in self‐service portal.   

8. HRIS Report Capability  

Describe and show screenshots on how the proposed software integrates with the following 

information:   

a. Ability to create real‐time and point‐in‐time ad hoc reports and access standardized 

reports. 

b. All data in standard and/or customized fields within the various HRIS sub‐modules 

should be kept historically along with all audit trails reflecting status changes (i.e. job 

class/title change, pay change, address change). 

c. All fields should be reportable. 

d. Changes to standardized reports should be savable and modifiable. 

e. All reports should be exportable to Excel or Access. 

f. Standard reports such as FTE, turnover, org chart, etc.   

Time & Attendance Module   

Time and Attendance Module must provide a centralized Time and Attendance system to record and 

track employee hours and work schedules of various departments throughout Sarpy County.  The 

County currently employs over 600 various employees.  Employees are required to fill out time cards on 

a bi‐weekly basis.  The process of gathering the data varies throughout the County.     

The preferred system should make use of web technologies for reporting and administration to collect 

data from several different input sources which may include badge terminals, biometric system (hand 

scan or finger print) to capture and record sign‐in and sign‐out times at the physical locations, PC 

transactions but not to be limited to arrival and departure and telephone and smartphones with a 

reliable and secure means of collecting and recoding time and attendance.  In addition the system 

should be able to easily and effectively integrate with the other modules identified within this RFP.   

1. Time & Attendance – Functional Requirements 

a. System should provide flexible, real‐time validation of reported information against 

policies. 

b. All calculations must be performed in real time directly in the core software as time and 

attendance data is entered.  Performing calculations in interface programs is not an 

acceptable alternative. 

c. The system must support both positive time entry and exception entry for salaried 

employees. 

d. The system should give clear and concise configurable error messages. 

e. Allow the user to respond to critical error messages. 

f. Provide within proposal what steps the employee will follow to log into the system, 

enter time, and perform other tasks. 

g. System should provide a toolbar with graphical buttons to perform common functions 

such as print or save data. 

h. Utilize elevator bars for forms and pop‐ups that cannot be displayed in entirety. 

i. The system should include step‐by‐step demonstrations or training aides for all forms 

j. The system will preferably have the ability to minimize and maximize windows. 

k. The system should have a 'Print Screen' function. 

l. The proposed system must support payments both current and arrears.   

2. Time & Attendance – User Interface   

a. The user interface should be completely customized through software configuration. 

b. Add or remove customer‐specific fields including numeric, text, date, time, checkboxes, 

drop‐down, or look up. 

c. Support separate client‐defined interfaces for each employee group and by role 

d. The system should visually distinguish between fields that are required for data entry 

purposes and fields that are display only. 

e. The system should provide the ability to search the online help for a specific topic. 

f. The system should provide a calendar pop‐up for date fields. 

g. The system should provide the ability to modify the system calendar for non‐working 

days and holidays. 

h. The system should offer users hot key combination shortcuts for all actions such as 

record navigation, add, update, delete, new, next, previous, and close. 

i. Spell‐checking features should be offered throughout the system. 

k. Warning and error messages must be highlighted in more than just color. 

l. Device agnostic.  Should work on various tablets and smart phones.   

3. Time & Attendance – Role Management    

a. Describe the tools system administrators will use to support the application. 

b. Describe the system tools to allow the County to add new policies to the system. 

c. How does the County change existing data field characteristics, such as size and title, 

without affecting system functionality? 

d. What custom vendor programming is required to make the system customization 

features work? 

e. What custom vendor programming is required for County‐specific pay rules that are not 

supported by the tables and parameters? 

f. All customization features added by the County must automatically migrate to future 

vendor enhancements and new releases. Please explain how they are retained. 

g. There must be a method to automatically manage pay rule migration from a test 

instance to a production instance. 

h. The system must allow client‐defined fields to display on the time entry screen. 

i. The system must allow business processes to be saved and reused as needed.  An 

example of a business process is the set of steps required to complete a leave request. 

j. How are client‐defined fields handled in reports and queries? 

k. Screen layouts and labels of the system must be readily configurable. 

l. How many additional client‐defined fields are available? 

m. The system must support multiple sets of policies for each unique group of employees. 

n. The system must provide provisions for daily, weekly, hourly, and consecutive day 

overtime. 

o. The system must accommodate unlimited overtime thresholds and categories. 

p. The system must support time calculations based on times or shifts worked. 

q. The system must support weekend and other differential rules. 

r. The system must support multiple rates of pay with multiple job codes. How do you 

define multiple job codes? 

s. The system must support hourly and salaried employees. 

t. The system must support multiple pay cycles, please list those types supported. Does 

the system have a defined migration path from one pay cycle to the next? 

u. The system must be capable of meeting any calculation requirement. 

v. The system must be table and rule driven. 

w. The system must support any type of pay rule, regardless of the complexity of the 

calculation and without any custom programming, including stored procedures, or 

database modifications. 

x. The system must provide for client‐defined calculations or formulas to support policies 

the County has today or may have in the future. 

y. The system must accommodate floating holidays and multiple calendars. 

z. The system must support qualifying conditions to receive holidays. 

aa. The system must support pro‐rata holiday and other pay types for part time employees. 

bb. The system must round employee clock times to varying fractional values. 

cc. The system must provide grace periods relative to start time. 

dd. The system must have the ability to automatically deduct time for unpaid meal periods 

for certain employees at the individual employee level. 

ee. The system must allow election of time clock functionality by department/unit, 

appointment type and/or individual employee level.   

4. Time & Attendance Module – Compliance 

a. The system must be able to manage both paid and unpaid time off concurrently. For 

instance, FMLA, sick, and other types of time off accruals should be decreased 

concurrently as appropriate and according to our policy. 

b. The system must be able to determine an employee's FMLA and any other leave 

eligibility in real time, provide policy enforcement, and case management workflow to 

process and manage absence requests. Describe your federal compliance update 

capability. 

c. The system must support all of the year definition methods approved by the 

Department of Labor. 

d. The system shall track FMLA used and available. 

e. Describe your FMLA document management support and workflow. 

f. The system should alert leave administrators when there is a potential FMLA qualifying 

absence (e.g. when three sick days in a row are taken by an employee). 

g. The system must include baseline configurations of all current FMLA and other leave 

policies. Such configurations must be easily modified to support our implementation of 

these policies. 

h. The system preferably will automatically generate all required letters and forms to 

support leave processes. 

i. The software must handle calculations for the Fair Labor Standards Act regular rate 

overtime. 

j. The regular rate FLSA calculations must be calculated in real‐time and be visible to the 

employee, supervisor, and administrator at any point overtime is calculated. 

k. The system should provide the ability to calculate and load the adjusted regular rate for 

overtime or determine overtime premium pay amounts. 

l. Explain how a visually impaired person will access and utilize the system.   

5. Time & Attendance Module – Exceptions Handling 

a. The system must support the set‐up of client‐defined validation conditions. 

b. The system functionality for each condition must be configurable. 

c. The system must handle the set‐up of client‐defined messages used in e‐mail 

notifications when certain conditions exist. 

d. The system must allow the County to build conditions to trigger exception messages or 

e‐mail notifications. 

e. The system must support exceptions for exempt employees. 

f. The system must provide client‐defined warning and error messages on timesheets 

based on County policy. 

g. The system should offer standard error and warning messages. 

h. The system must have the ability to flag timesheet conditions contrary to the rules so 

that supervisors cannot "rapidly process timesheets" without seeing potential errors 

requiring their attention. 

6. Time & Attendance Module – Approvals  

a. How does your system ensure that supervisors see only the timesheets for employees 

they supervise? 

b. The system should be capable of sending reminders to employees to submit timesheets 

c. Provide supervisors with a user friendly review, sign‐off process, the ability to input 

missed punches, planned vacations, sick time or other time off.   

d. The system should accommodate multiple approval levels, all with electronic 

signatures/approval. 

e. The system should accommodate supervisor approval by proxy. 

f. The system must provide supervisor proxy end date. 

g. The system should return timesheets and notify by email. 

h. The system must have the capability to incorporate paper timesheet exceptions. 

i. If an employee or supervisor fails to act, describe how the system ensures the employee 

is paid correctly, and leave taken is recorded. 

j. The system should allow for timesheet notations by supervisors. 

k. Describe how the system allows entry of time information for absent employees and 

ensures employee authorizes time entry upon return from absence. 

7. Time & Attendance Module – Workflow, Notifications and Alerts 

a. The system shall notify specified recipients when certain events occur by email.  Address 

how the system will provide these notices. Responses must address the requirement 

that some notices are mandatory, some are configurable by the end user to opt‐in or 

opt‐out, and the County also requires the ability to send back email notifications for 

multiple employees.   Note that many of these notices are time‐based escalations or 

reminder notifications for a given task or process. 

b. The system must support client‐defined condition based messaging. 

c. The system must support Microsoft Outlook. 

d. The system must be compatible with the County’s email systems and agonistically 

handle mobile phones. 

e. The system must include the most common workflow templates, including time off 

requests, scheduling requests, and overtime requests. 

f. The system must have the ability to send an electronic notification to employees if their 

time off request is approved or not approved.   

8. Time & Attendance Module – Employee Self Service   

a. The system must permit employees to view leave balances online. 

b. The system must allow online view of work schedules. 

c. The system will support time off requests and approvals/denials. 

d. The software must permit employees to request future time off within County‐defined 

timelines. 

e. Describe the workflow associated with an employee time off request. 

f. The system must validate time off requests in real time, with appropriate messaging to 

the requestor (request successfully submitted message, or explain where validation 

failed and next step). Describe your validation workflow.   

9. Time & Attendance Module – Accruals and Leave Management 

a. The system must support vacation/sick/floating holiday plans, donation of illness leave 

and compensatory time. 

b. The system must have the capability to determine accrual amounts based on hours 

worked. 

c. The system must support conversion of accruals for employee transfers. 

e. The system should support the transfer of hours between accrual banks. 

f. The system must allow leave to be taken within the pay period in which it is accrued. 

g. The system must be able to export leave balances to the HRIS and Payroll modules. 

h. The system must support carry‐over rules that can differ by type of leave. 

i. The system must support probationary periods, within which leave balances are accrued 

but are not available for taking. 

j. The system must support manual adjustment of leave balances, with an audit trail of 

such adjustments. 

k. The system must support the import of leave balances from HRIS Payroll modules to 

establish initial balances. 

l. The system must support leave accruals and taking rules that automatically adjust 

according to policy (e.g. as an employee's tenure increases, the leave accrual should 

automatically increase according to policy.) 

m. The system must support leave balance caps at a defined level. 

n. The system must allow for assigning different leave policies to different employee 

groups or types. 

o. The system must allow for the requesting employee and the approving manager to 

record comments associated with the leave request. 

p. The system must keep and easily report an audit trail of all leave requests, denials, 

approvals, or manual entries. 

q. The system must mark an employee unavailable for the open shifts on the day for which 

the leave is approved. 

r. The system must have the ability to report employee leave liabilities, by individual, and 

by department. 

s. The system should permit in‐mass and/or removal of leave balances based on County‐

defined employee groups. 

t. The system must have the ability at the end of an employee's pay period to look at 

comp time earned and separate it between the FLSA Comp and Non‐FLSA Comp leave 

codes, based on hours worked in the employee's work schedule and County policy. 

(Roughly speaking, FLSA comp is hours worked over 40 in a week; non‐FLSA comp is 

hours worked over 8 in a day.) Hours in each leave code are fed to the HR and Payroll 

modules. 

u. The system will accumulate tardy occurrences for review by manager. 

v. The system will track any attendance conditions. 

w. The system will notify managers or HR when user‐defined thresholds on conditions are 

exceeded. 

x. The system should allow for date specific supervisor notes by employee. 

y. The system should track attendance events such as tardy, out early, or absent. 

z. The system should have the ability to provide point‐in‐time reports on balances for 

specific date ranges by employee, employee group, or organization‐wide.   

10. Time & Attendance Module – Activity Based Costing 

a. The system must be capable of tracking projects, tasks, work orders, departments, 

activities, reason codes, etc. 

b. Is there a limit to the number of labor distribution fields? 

c. What are the labor distribution field length limitations? 

d. The system must support hierarchical relationships between fields. How many levels are 

supported? 

f. The system should allow supervisors to assign task codes to employees to ease time 

entry and ensure time is charged to the correct tasks. 

g. The system should allow each user to maintain lists of frequently used task codes. 

h. The system should allow searches by code or description. 

i. The system should allow for the creation of customizable search screens. 

j. The system should allow the importation of data from external sources including Excel 

or Access. 

k. The system must support validation of labor distribution done against an external 

validation routine at the time of time entry (a stored procedure on the database server). 

l. System must support various County budget codes and department numbers   

11. Time & Attendance Module – Multiple Assignments   

a. The system must support employees working in multiple jobs or departments during the 

course of a pay cycle. 

b. The system must support an employee working in one job with multiple assignments 

with different supervisors, pay rates, and labor distributions. The job is defined in the HR 

and Payroll modules; however the assignments within the job are not.  

c. The application of different pay rules for each job or department must be supported. 

d. The system should maintain separate timesheets for each job or department.  How are 

they maintained so that each supervisor sees only the time worked in their department?  

How does it split overtime hours amongst departments? 

e. How is each timesheet approved and routed to Payroll? 

f. The system must support jobs starting in the middle of a pay period. 

g. How are new hires entered into the system? 

h. How does the County permit a new hire to clock in and out even if they have not yet 

been entered into the HR module? 

i. Who can enter new hires in the software? What effect does this have when the County 

eventually loads the new hire into the HR module? 

j. What date fields does the system normally receive from the HR and Payroll modules in 

order to create a new hire record?   

12. Time & Attendance – Scheduling 

a. Able to define an unlimited number of standard schedules. 

b. Ability to schedule employees down to the last minute. 

c. Able to schedule specifics such as projects, departments, or activities. 

d. Rotate employees through one or more schedules. 

e. Allow employees to see schedules online as permitted. 

f. Allow managers or administrators the ability to manipulate schedules for groups of 

employees. 

g. Allow supervisors to quickly add or change an entire crew's schedule online in real time. 

h. Accommodate multiple alternative work schedules. 

i. Ability to schedule shifts that cross multiple days (e.g. start at 6:00 p.m. on day one and 

complete at 2:00 a.m. on day two). 

j. Provide the ability to create and view schedules in the future. 

k. Permit centralized scheduling, decentralized scheduling, or by location scheduling based 

upon County requirements. 

l. Allow for schedule creation for multiple locations using different business rules at those 

locations.