Why is this Important?

P

UBLIC 

M

EETING 

V

IDEO 

S

TREAMING 

&

O

PEN 

G

OVERNMENT 

E

FFICIENCY

: 

Why is this Important? 

“I know of no safe repository of the ultimate power of society 

but people.  And if we think them not enlightened enough, the 

remedy  is  not  to  take  the  power  from  them,  but  to  inform 

them”  ‐ Thomas Jefferson 

T

I

P

M

V

S

E

T

B

G

. 

The public meeting process has been a staple and hallmark of our democratic process  since  our  countries  founding.    Unfortunately,  as  our  country  has  grown  and  both  our  government and people’s lives have become more complicated we seemed to have lost  much  of  our  focus  on  Open  Government.    Over  the  last  few  years  the  advent  of  improved  internet  streaming  technology  has  enabled  forward  thinking  public  sector  entities  to  enhance  their  public  meeting  processes  and  citizen  information  services.   Through the power of the Internet these communities have taken steps to build citizen  trust by helping our government process return to where it once was; creating a venue  that empowers citizens to make themselves aware of the critical decisions being made  by  the  folks  who  they  have  commissioned  to  facilitate  their  interests.    When  implemented  the  correct  way,  internet  video  streaming  for  public  meetings  removes  both  geographic  and  time  constraints.    In  essence  they  are  enabling  their  citizens  to  again be engaged in the decision making process. 

That being said there are a lot of misconceptions regarding video streaming for public  meetings.   Many  public  sector  stakeholders;  often  the  elected  officials  themselves  are  not  familiar  enough  with  technology  to  understand  that  the  benefits  are  actually  derived  from  the  software  functionality  behind  the  actual  streaming.    They  may  be  familiar  with  YouTube  or  something  similar  and  believe  that  public  meeting  video  streaming is just about watching a video of themselves during the meeting.  This is not  the case.  In order to implement a public meeting video streaming solution that allows  for  live  and  VOD  streaming  while  also  creating  efficiencies  for  both  the  public  and  internal stakeholders there are a number of factors that should be considered.   

Components and Challenges 

Let’s explore some of the challenges and components associated with launching a video  streaming  solution  that  can  be  accessed  by  thousands  of  citizens  simultaneously  with  the functionality to allow them to locate the information they are looking for: 

This  will  require  you  to  have  a  streaming  encoder  with  the  requisite  software  that  is  smart enough to stop and start predicated on the meeting schedule and length.  Please  see  graphic below  that  depicts  the elements  associated  with  this  process.    Companies  who  specialize  in  public meeting automation  typically  will  supply  you  with  an  encoder  with the software configured to address your structure.  There should not be a cost to 

this unless you are looking for a laptop version. 

2. What kind of Cameras do I need? 

Any  camera  will  do  (the  audio  quality  is  actually  more  important).    Unless  your  board  meetings  are  contenders  for  Americas  Funniest Videos,  citizens  will  quickly  tune  out  if  they can’t hear or understand the conversation.  The video is very important but doesn’t  need to be as high quality as the audio. 

Your camera setup can be as simple or sophisticated as you want.  Typically this has no  real  impact  on  the  video  streaming  solution  except  for  the  quality  of  the  actual  videography.  The Encoder PC will typically take any standard output (digital or analog)  and stream it.  

For  organizations  looking  to  get  up  and  running  with  low  cost,  a  simple  single  camera  setup  is  suitable.    Some  customers  simply  mount  a  single  camera  from  their  local  electronics  store  on  a  tripod  or  a  wall  in  a  key  position  in  the  meeting  room.    For  organizations  willing  to  incur  the  additional  cost  a  setup  with  multiple  cameras  and  a  switching station (like the Sony Anycast) will provide a more polished look to the final  video but will also require someone to operate and switch between the cameras.  As a  third option, multi‐camera options exist that will automatically pan and zoom based on  microphone use without an operator. 

Ultimately the audio should come from your existing meeting room’s audio setup.  You  will  get  a  much  better  end  product  by  taking  the  audio  from  your  wired  microphones  than from the video equipment. 

3. What Platform should I use? 

Two  major  platforms  are  typically  used  today;  Microsoft  Windows  Media  and  Adobe  Flash.    The  Windows  Media  platform  is  superior  in  many  ways  including:  better  compression,  stream  replication  capabilities,  multi‐bitrate  support,  WMS  ships  with  Windows  Server,  freely  downloadable  encoder,  a  wider  availability  of  tools  and  more.   The one key advantage that Adobe Flash has over the Windows Media is that the Flash  Player  is  already  widely  installed  on  non‐Windows  computers,  while  a  plug‐in  would  have  to  be  downloaded  for  Windows  Media  on  these  non‐Windows  systems.    With  Microsoft Silverlight now available this has quickly becoming less important. 

4. How do I handle Bandwidth Bottlenecks? 

This is an integral component for live streaming of public meetings.  There are very few  organizations in this space that have a content delivery network sophisticated enough to  ensure federal/state or local entities do not encounter bandwidth issues.  While many  organizations  neglect  to  focus  on  it  when  making  a  decision,  the  content  delivery  network utilized by your partner of choice is critical.  For example, our content delivery  network is comprised of 75 data centers each containing thousands of servers and over  one  million  T‐1’s  which  is  the  same  structure  utilized  by  companies  like  Google  and  MSN.  To our knowledge most of the people in the public meeting space choose not to  incur  the  cost  for  this  type  of  redundancy  and  service;  yet  is  it  is  very  important  you  inquire  about  this.    The  diagram  below  illustrates  below  the  live  streaming  band‐with  challenges faced by an organization using a T1 connection. 

5. How will this impact our Internal Network? 

By  utilizing  a  streaming  network  provider  (like  IQM2)  the  impact  of  streaming  to  the  public  or  outside  of  your  network  is  minimal.    However,  as  streaming  becomes  more  widely  adopted  at  organizations  you  typically  see  an  increase  of  internal  viewers  watching  the  meetings  from  their  offices.    As  this  increases  the  same  problem  can  bottleneck  your  internet  bandwidth  but  just  in  the  reverse  direction.    This  is  where  a 

Stream Replicator can be introduced to offload and handle the streaming for all of the 

internal  viewers.    The  software  has  to  be  smart  enough  and  configurable  to  automatically direct outside traffic to your streaming provider but direct internal traffic  to  the  stream  replicator.    Many  solutions  ignore  this  aspect  of  streaming  or  make it  a  manual process and confuse the users with multiple sites. 

Multicasting  is  another  thing  that  can 

help reduce the impact on your internal  network for internal viewers.  Typically  for  each  computer  accessing  the  video  stream  a  separate  network  connection  is made to the server (“Unicast”).  This  causes  a  bottleneck  and  wasted  bandwidth.   

By  enabling  multicasting  on  your  network  the  video  stream  effectively  gets  routed  to  the  viewers  that  “tune  in”  and  only  a  single  stream  needs  to  be  broadcast.    The  network  routers  and  switches  do  the  heavy  lifting  and  copy  the  stream  to  any  location  it  is  requested.    The  network  equipment  has to be capable of this.    6. How do I Link and time stamp Agenda Items to the video?  This utility should be a core requirement for any video streaming software you choose  to deploy.  It should also be very easy for a user with limited computer experience to  use.  This is a very powerful community enhancement application as it empowers both  residents  and  internal  stakeholders  to  watch  the  parts  of  the  meeting  they  are  interested  in  through  a  simple  click  from  any  location  they  choose  (home,  work  etc).   They  can  take  part  in  the  government  process  without  re‐arranging  their  busy  schedules.   

  More  sophisticated  software  like  ours  actually  links  items  historically  and  by  topic  so  that  each  time  these  topics  are  addressed  at  a  meeting  they  can  be  watched  and  followed as a single “topic” to ensure full visibility into the decision process. 

7. How do Citizens access the streamed meetings/event? 

Higher  end  video  streaming  software  solutions  will  furnish  a  Citizen  Self  Service  Web  Portal  that  looks  and  feels  like  your  web  site  for  optimum  citizen  experience.    They  simply click on the website. 

  When managed correctly all the agenda, minutes and video are linked and available for  access.    The  portal  should  also  have  strong  search  capabilities;  allowing  interested  parties to pull up topics they are interested in.  This is also a very attractive feature for  elected  officials  and  internal  stakeholders.    Additionally,  the  portal  should  enable  Citizens or stakeholders to sign up and indicate the topics that are of interest to them  which  will  result  in  proactive  notification.    The  advent  and  popularity  of  Social  Networking applications has enabled more sophisticated companies like IQM2 to deploy  features that are even more far reaching and accommodating for citizens. 

8. How do I incorporate my Minutes? 

This  is  a  very  critical  topic  when  it  comes  to  efficiency  and  functionality.    Firstly,  we  highly  suggest  that  any  solution  you  deploy  has  an  agenda  parser  software  module  that  allows  you,  via  a  click,  to  download  the  agenda  topics  into  a  Minutes Maker automation tool. 

The  Minutes  Maker  with  Agenda  Parser  functionality  is  a  critical.    This  type  of  software  sophistication enables organizations to reduce the  amount  of  time  associated  with  minute’s  transcription  and  posting  by  up  to  90%.    For  example, we have clients who have their meeting  videos  time  stamped  and  posted  with  their  complete  minutes  within  20  minutes  of  the  conclusion of the meeting.   

9. Who owns the data? 

The  sound  business  model  is  to  ensure that should you determine  you no longer wish or are able to  pay your annual maintenance you  should  be  entitled  to  own  and  have  access  to  your  data  in  the  structure you have paid for.   

Please  ask  any  solution  provider  “What  happens  to  my  data  and  access  to  the  software  if  we  stop  doing business”. 

10. Should I use One Company for Agenda Automation and Video Streaming? 

This is an important consideration and we are somewhat biased since to our knowledge  IQM2  is  the  only  Meeting  Management  System  “MMS™”  that  has  one  seamless  software  application  that  automates  the  entire  public  meeting  process  from  agenda/minutes  creation,  work  flow  and  approval  through  video  streaming,  electronic  voting and meeting follow up automation. 

That being said we can share with you the pragmatic side of the decision as conveyed to  us by CIO’s and Technology Heads.  In all cases, public sector CIO’s have shared with us  that they would never deploy a multi vendor software solution when the same solution  is  available  as  one  application  from  one  vendor.    They  state  that  there  are  too  many  integration issues not mention upgrade concerns and the ever troubling “messy” vendor  divorce problems which have been prevalent in our space. 

Secondarily  and  as  importantly  is  the  process  side.    Automating  the  process  with  one  software solution leads to one database and the streamlined transfer of data from one  step  in  the  process  to  the  next.    Ostensibly  our  clients  advise  us  it  just  makes  sound 

11. How big of a project and how costly is the implementation of public meeting video  streaming?  Our earlier point about how the real power of public meeting video streaming lies in the  sophistication and ease of use of the software is the answer.  The actual implementation  should be quick and painless.  Done the correct way, implementation basically consists  of connecting the encoder devices to the camera equipment and configuring the Citizen  Web  Portal.    Unfortunately,  a  few  organizations  were  successful  in  convincing  many  municipalities  that  this  required  large  and  costly  professional  services  and  project  management  engagements.    Part  of  this  stems  from  the  inefficient  way  they  have  chosen to stream and the need for deploying somewhat dated processes; the other part  is  that  the  municipalities,  understandably,  did  not  fully  drill  down  on  what  is  actually  entailed. 

Fortunately we  have  been  seeing  many  public  CIO’s  start  to  realize  the value  is  in  the  software and they want to use their dollars to pay for functionality and ease of use; not  inflated  and  unnecessary  implementation  costs.    One  rule  of  thumb;  if  the  video  streaming software and process cannot be configured and deployed remotely then you  are either overpaying for implementation or looking to deploy an inferior offering.  The only real training that needs to occur in the Video Streaming space is teaching the  applicable staff member how to use the Minutes Maker tool to generate their minutes  and index to the video.  With the right software this is not difficult and should be able to  be accomplished by any novice computer user. 

Summary 

We  hope  this  quick  overview  was  helpful.    We  are  dedicated  to  facilitating  open  government, transparency and efficiency in the public sector and strongly urge you to  take a step forward and deploy technology that enables you to accomplish both.  Please  join the 21st century; we all need to do more with less and automation of manual and 

About the Author 

John  Remmler  is  the  Vice  President  of  Software  development  for  IQM2,  Inc.    a  software  company  specializing  in  public  and  formal  Meeting  Management  Solutions  from  agenda/minutes  automation  through  video  streaming.    IQM2,  Inc  works  with  Federal/State  Agencies,  Municipalities,  Educational  Institutions  and  Tribal  Councils  to  help  them  realize  time  and  cost  gains  by  deploying  software  applications that automate the critical public and formal meeting process.