Quick Reference Guide: A Guide to Some Frequently Requested Services

Quick Reference Guide:

A Guide to Some Frequently Requested Services

Services listed may be provided by Facilities & Property Management,

Capital Projects & Construction, Environmental Health & Safety, Materials

Management, or other PSU departments.

        Section 1: Quick Reference Guide to Services   …  …  …  2  Section 2: Work Order Center: Requesting Service   …  …  …  6  Section 3: Who Pays for Service?   …  …  …  7     

Facilities and Property Management

Post Office Box 751 503-725-3738 tel Portland, Oregon 97207-0751 503-725-4329 fax

www.pdx.edu/facilities

Section 1: Quick Reference Guide to Services

    Access Control ‐ PSU utilizes an access card system to control entry into buildings, most computer labs,  and some classrooms. The system is administered by the Campus Public Safety Office, 5‐4407  http://www.pdx.edu/cpso/access‐control.    Accessibility ‐ The Disability Resource Center (DRC) in 116 Smith Memorial Student Union is available to  assist students http://www.pdx.edu/drc/. Students with access requirements are encouraged to register  with the DRC.  Employee accommodations are coordinated through the office of Human Resources  http://www.pdx.edu/hr/.     To report issues that inhibit accessibility in a building, please contact the Work Order Center.  See  Section 2: "Work Order Center: Requesting Service."    After‐hours Service ‐ Urgent calls for service outside business hours (8 a.m. to 5 p.m. weekdays) may be  directed to the Campus Public Safety Office (CPSO).  After‐hours emergency repair calls are routed to  Facilities on‐call personnel who notify the appropriate staff to investigate and make necessary repairs.     AFTER‐HOURS URGENT REPAIRS:   503‐725‐4407    Air Conditioning ‐ See “Heating, Ventilating, and Air Conditioning (HVAC).”    Architectural Design & Engineering  Services – Design services are available from the Capital Projects  and Construction office  http://www.pdx.edu/construction/.    Art Installations – Permanent or temporary public art installations are coordinated through the  Planning, Construction & Real Estate office http://www.pdx.edu/pcre/campus‐art.    Bicycle Racks & Parking – See PSU Transportation & Parking Services for information and locations  http://www.pdx.edu/transportation/bicycling.    Capital Projects – For large projects, including new construction, building renovations, interior and  exterior work, see Capital Projects & Construction http://www.pdx.edu/construction/.    Carpet & Floor Cleaning ‐ Carpets are cleaned and floors are stripped and refinished annually  throughout the campus for general fund supported facilities.  Custodial information, task lists and  schedules are online at http://www.pdx.edu/facilities/custodial‐services‐0.  To request extra service  beyond the contracted service level, you may need to provide a funding index.  See Section 2:  "Work  Order Center: Requesting  Service. " 

 

Chemical Waste – Questions about chemical waste disposal may be directed to Environmental Health &  Safety  http://www.pdx.edu/environmental‐health‐safety/.  To request pickup of chemical waste, please  contact the Work Order Center.  See Section 2: "Work Order Center: Requesting Service." 

 

http://www.pdx.edu/registration/.  Initial room assignments may be adjusted due to enrollment  changes or other factors.  Students may confirm course locations in the online class schedule.    Clocks  ‐ The University uses wireless clocks in classrooms and public areas. The wireless clock system  receives transmissions from a signal relayed through transmitters on campus.  System clocks will adjust  automatically for Daylight Savings and Standard Time.  If you see a clock that is not working, please  contact the Work Order Center. See Section 2: "Work Order Center: Requesting Service."    Compost Collection – Compost from office kitchens and break rooms is collected by custodial services  three times per week.  Bins are relined when they are emptied.  To report problems or missed compost  collection, see Section 2: "Work Order Center: Requesting Service."    Contracting & Procurement – The Office of Contracting and Procurement Services reviews, negotiates,  and executes contracts, and manages solicitations including Request for Quotes (RFQ), Request for  Proposals (RFP), Invitations to Bid (ITB), and Request for Information (RFI)  http://www.pdx.edu/purchasing‐contracting/.    Custodial Services  ‐ For a list of services or cleaning schedules per building, please see the custodial  services page.  Custodial services in housing buildings are provided by Housing & Residence Life  http://www.pdx.edu/housing/. Custodial services in ASRC, FAB, and MCB are managed through a  contract with Norris, Beggs & Simpson http://www.pdx.edu/facilities/property‐risk‐management.    Data/Network Jacks – For activation, installation, or repair of network/data jacks, please contact the  Office of Information Technology http://www.pdx.edu/oit/phones‐internet.    Elevators ‐ Problems with elevators should be reported to the Work Order Center.  See Section 2: "Work  Order Center: Requesting Service."    Emergencies – For medical or fire emergencies, call  911.  Urgent issues requiring Facilities’ attention  should be called in as follows:   WEEKDAYS 8:00 am to 5:00 pm: 503‐725‐2FIX (5‐2349)   AFTER HOURS: 503‐725‐4404.    Event Scheduling ‐ The Conferences & Events office provides comprehensive event scheduling services,  including booking indoor and outdoor spaces http://www.pdx.edu/conferences/.    Floor Plans – Plans in PDF format are available online at: http://www.fap.pdx.edu/floorplans/.    Furniture Maintenance and Replacement ‐ Furniture for general pool classrooms is provided by  Materials Management and, when necessary, repaired by Facilities & Property Management.  Office  furniture is available from PSU’s warehouse inventory.  To report missing or damaged classroom  furniture, or to request office furniture from surplus, contact the Work Order Center. See Section 2:  "Work Order Center: Requesting Service."    Hazardous Materials and Chemical Waste – For information about hazardous waste, please contact  Environmental Health & Safety http://www.pdx.edu/environmental‐health‐safety/.  To submit a request  for materials or waste pick up, see Section 2: "Work Order Center: Requesting Service." 

Heating, Ventilation, and Air Conditioning (HVAC) – Building climate systems are operated by Facilities.   Problems with HVAC systems, or requests for temperature adjustments, should be reported to the Work  Order Center. See Section 2: "Work Order Center: Requesting Service."    Housing Maintenance – For information about housing options at PSU, or for maintenance needs  (including custodial service) in housing buildings, please contact University Housing & Residence Life  http://www.pdx.edu/housing/.    Janitorial Services ‐ See “Custodial Services.”    Keys and Locks Brass keys may be requested using a Key Authorization and Request Form.  For  guidelines and on‐line forms, go to http://www.pdx.edu/facilities/access‐control. For questions about  completing or submitting a key request, contact Facilities Customer Service at extension 5‐3738.  For  service to a door or lock (including re‐keying) contact the Work Order Center. See Section 2: "Work  Order Center: Requesting Service."    Landscape  ‐ The campus landscape (trees, shrubs, lawns, flowers, etc.) is maintained by the Landscape  Team.  Problems or work requests should be directed to the Work Order Center. See Section 2: "Work  Order Center: Requesting Service."    Light Bulb Replacement ‐ Lights in building fixtures are replaced by the Electrical Team.  To report a light  out, contact the Work Order Center.  See Section 2: "Work Order Center: Requesting Service."    Mail Services ‐ PSU Materials Management processes and distributes U.S., international, and campus  mail, and handles shipments and deliveries from carriers such as UPS and FedEx.  For more information,  please call 5‐4921.    Moving Services ‐ PSU Materials Management can provide assistance moving furniture and equipment  between campus locations.  To schedule a move, contact Materials Management at 5‐4921, or see  Section 2:  “Work Order Center: Requesting Service.”    Painting ‐ Interior maintenance painting is performed for the removal of graffiti or to repair walls of  public spaces.  Aesthetic painting of interior public spaces will be performed when specific funds are  identified from any residual balance in maintenance budgets, funding from building renewal sources,  or  when requested and funded by departmental funds.  To request  painting, see  Section 2: "Work Order  Center: Requesting Service."    Parking ‐ Transportation & Parking Services issues parking permits and provides students, faculty, staff,  and visitors with information about parking on the PSU campus http://www.pdx.edu/transportation/.    Pest Management ‐ PSU uses an Integrated Pest Management (IPM) approach that stresses prevention  and the use of non‐chemical controls when possible.  It also limits the use of pesticides unless pest  populations are over action thresholds.  To report a pest management issue, see Section 2: “Work Order  Center: Requesting Service.”    Planning ‐ The Campus Planning Office works to meet the current and future needs of PSU through  physical planning that is integrated with the academic, research, and student success needs of the  University  http://www.pdx.edu/planning‐sustainability/campus‐planning. 

 

Preventive Maintenance ‐ Inspections and preventive maintenance services are regularly provided by  the Facilities Maintenance & Operations teams http://www.pdx.edu/facilities/maintenance‐operations.   

Property Management and Leasing – PSU’s property management team m_{anages spaces occupied by} non-PSU commercial and retail tenants, leases space in privately-owned buildings for PSU use, and oversees a contract with a property management firm to manage three buildings and retail space in four additional buildings http://www.pdx.edu/facilities/property-risk-management.

  Recycling Services – Collection of most common recyclable materials (e.g., paper, cardboard, plastic, or  glass) is performed by custodial services.  To report missed recycling collection, or to request collection  of specialty materials such as Styrofoam, please see Section 2: "Work Order Center: Requesting Service."      Note that used toner cartridges can be recycled by returning them to the office supply vendor from  which they were purchased.  Single cartridges can also be collected for recycling through campus mail  (please seal the cartridge box, label it “FPM” and place it with your outgoing mail).    For information about recycling options and programs at PSU, please contact the Campus Sustainability  office, Waste Management Coordinator at extension 5‐4300 http://www.pdx.edu/sustainability/.      Remodeling and Renovation – Capital Projects & Construction can provide estimating, design,  demolition, and construction services.  For more information, visit http://www.pdx.edu/construction/.    Reuse Room – The Reuse Room in 180 Cramer Hall collects reusable office and school supplies.   Members of the PSU community are welcome to come in and find or donate supplies anytime the room  is open.  Please visit http://www.pdx.edu/planning‐sustainability/psu‐reuse‐room for more information.    Shipping & Delivery ‐ See “Mail Services.”    Signs and Banners – The PSU sign shop creates and maintains interior and exterior signage, including  room numbers, nameplates, directional signage, building directories, and restroom signage.  All signs are  designed, made, and installed per campus standards and applicable ADA and building codes.  For advice  or help with Signage, please submit a work order and the sign shop will contact you for a consultation  (see Section 2: “Work Order Center: Requesting Service”).    Surplus Items – Materials Management collects surplus office furniture and other items for disposal. To  request pick up or delivery of items, see Section 2: "Work Order Center: Requesting Service" or contact  Materials Management at extension 5‐4921.    Tables and Chairs – Rental of tables or chairs for events may be arranged through the Event  Management System or by submitting a work order (see Section 2: “Work Order Center: Requesting  Service”).    Telecommunications – For assistance with landline phones, voicemail, cable, faxing, internet, or Wi‐Fi  technology, contact the Office of Information Technology http://www.pdx.edu/oit/phones‐internet.    Temperature Adjustments – See “Heating, Ventilating, and Air Conditioning (HVAC).”   

Toner Cartridge Recycling ‐ See “Recycling Services.”    Trash Collection – Waste management is provided by custodial contractors who collect waste and take  it to central locations.  The contracted waste hauler then removes the waste from campus for  processing and disposal.  Missed collection or other issues may be reported to the Work Order Center.   See Section 2: "Work Order Center: Requesting Service."    Work Orders – With the AiM work order system, users may submit a request for service or repairs,  review a previous request's status, or view billing history.  Users who submit an online request receive  an electronic confirmation with a request number and a link to the electronic version of the request.   Questions about Service Requests can be addressed to the Work Order Center.         

Section 2: Work Order Center: Requesting Service 

    The Work Order Center (WOC) receives and routes service and repair requests for the following Finance  & Administration units: Facilities & Property Management, Capital Projects & Construction, Materials  Management, and Environmental Health & Safety.      To request service or repairs, the WOC may be reached by phone (campus extension 5‐2FIX) or by using  our online work order system at http://www.pdx.edu/facilities/wo.  Click on the Entering a Customer  Request in AIM link to find instructions for entering an online request.    If you prefer to speak to a customer service representative or have an emergency repair request, please  call us at 503‐725‐2FIX (725‐2349), Monday through Friday 8:00 a.m. to 5:00 p.m.    After Hours Emergencies   Medical or Fire Emergencies:  911.   Buildings and Grounds: 503‐725‐4404, Campus Public Safety Office.    After‐hours emergency repair calls are routed from Campus Public Safety to on‐call Facilities  personnel who can make necessary repairs.    When communicating with the Work Order Center, please be prepared to provide the following  information so we may better assist you:   Your name, phone number, and email address   Building name or campus location   Room number or location within a building   Description of the problem or issue to be addressed   Index code – only if the request is a departmental expense (see Section 3: “Who Pays for  Service?”)       

 

 

Section 3: Who Pays for Service? 

 

Facilities Funded 

Maintenance:  The state provides limited funding for basic operation and maintenance of the  University’s physical plant. These funded services include routine and preventive work required to  keep buildings, utilities, equipment, and grounds in an acceptable and safe operating condition.   Principal services funded by the state include:    Maintenance of building ventilation, air conditioning, heating, electrical and lighting  systems, plumbing, tile flooring, windows, doors and hardware, elevators, fire protection  equipment, and alarm systems.    Maintenance of landscaped grounds, irrigation systems, pathways, exterior lighting, and  identification signage.    Repair and maintenance of water, sewer, drainage, and gas utility systems.    Repair to standard classroom furnishings (tablet seating, tables, side chairs, lecture stands).     

Customer Funded 

Enhancements/Improvements:  Alterations to space, including installation and fabrication of  furnishings and equipment.  Other discretionary activities beyond those required to keep buildings,  utilities, equipment, and grounds in acceptable and safe operating condition and that, typically,  enhance functionality or aesthetic appeal.     Customer Funded Maintenance:  Repair and preventive services are customer‐paid if the customer  is an auxiliary operation, a self‐sustaining unit, and/or if the unit recharges for its services.   Customers also must fund services that exceed the routine maintenance cycle or standard, or that  are beyond the routine level funded by the state. Typical examples of these services include:   Painting department controlled space.  Interior maintenance painting will be accomplished  only for the removal of graffiti or to repair walls of public spaces.  Aesthetic painting of  interior public spaces will be accomplished only when specific funds are identified from any  residual balance in our maintenance budgets, funding from building renewal sources,  or  when requested and funded by departmental funds.    Repairs to departmental furniture and equipment (e.g., freezers, ice machines, centrifuges,  purification/filtering systems).   Disposal of CRT monitors.    Special Use Systems:  The term “special use” applies to systems that (a) support a narrow scope of  research or department programs, (b) are not typically utilized by all occupants of a building, (c) are  not common to most campus buildings, and (d) are not considered part of basic infrastructure.  Some examples of such special use equipment include: DI water lines, compressed air or gas lines,  and cold rooms.    Facilities & Property Management delivers basic maintenance to special use systems in keeping with  its objective to advance the University’s teaching, research and public service mission. Time devoted  to this unfunded service is typically limited to: (a) responding to the initial trouble‐call to perform  basic diagnosis and consultation, and (b) performing basic operating adjustments. If the customer  funds the preventative and maintenance needs of the special use system, Facilities & Property  Management performs those services when possible.    

EXAMPLES OF SERVICES 

MAINTENANCE 

COST 

DEPARTMENT 

FUNDED 

CARPENTRY and FLOORING 

Hang a white board in an office     DEPT  Hang a white board in a general pool classroom  MAINT     Install a set of cabinets in an office suite     DEPT  Repair a loose stairway railing   MAINT     Replace serviceable floor tile with carpet for appearance     DEPT  Replace a damaged, chipped, or peeling hallway floor tile  MAINT    

COST ESTIMATE 

Create a cost estimate. The estimate is approved and work  proceeds.     DEPT  Create a cost estimate. The estimate is not approved and work  does not take place.  MAINT    

CUSTODIAL 

Provide cleaning per the contracted service level agreement  MAINT     Extra cleaning of departmental spaces before/after events     DEPT  Clean a typical office carpet per normal cleaning cycle  MAINT     Clean a personal area rug in a faculty member's office     DEPT 

DOORS, KEYS & LOCKS 

Install an automatic opener on an office door when not  required by code     DEPT  Repair a malfunctioning automatic door opener  MAINT     Add a window to an existing office door     DEPT  Tighten a loose hinge on an office door  MAINT     Cut a file cabinet key      DEPT  Cut a key for a new office  MAINT     Replace a passage set with a locking handle on a closet door     DEPT  Repair or replace a damaged lock  MAINT     Lock changes and re‐keying to meet departmental needs     DEPT 

ELECTRICAL and LIGHTING 

Install a custom light fixture for a department conference room     DEPT  Replace a burned out light bulb in a conference room  MAINT     Add a new electrical outlet     DEPT  Reset a tripped circuit breaker  MAINT     Move a light switch from one wall to another     DEPT 

Replace a worn out or faulty light switch  MAINT     Install a new security alarm for department space     DEPT  Repair a faulty alarm keypad  MAINT    

FURNITURE 

Move an office full of furniture from one building to another     DEPT  Pick up or deliver a surplus file cabinet or desk  MAINT     Seismically attach tall bookcase to office wall     DEPT  Repair broken general pool classroom seating  MAINT    

PAINTING 

Paint an office due to an occupant's aesthetic preference     DEPT  Patch and paint a wall damaged by water penetration  MAINT    

PLUMBING & HVAC (Heating, Ventilation, and Air Conditioning) 

Instant hot water and filtered water systems: install or  maintain     DEPT  Service drinking fountains or hydration stations  MAINT     Add a new sink, drain, and faucet to a lab     DEPT  Fix a leaking faucet  MAINT     Extend ductwork and add a vent to convert a storage room into  an office     DEPT  Adjust office temperature setting within normal parameters  MAINT    

SIGNS and BANNERS 

Create a desk or wall nameplate for a new employee     DEPT  Replace a  room number sign damaged by vandalism  MAINT     Hang a banner on sky bridge to promote an event     DEPT  Install ADA room ID sign  MAINT