Microsoft Outlook 2010 Outlook Web Access (OWA)

(1)

Microsoft Outlook 2010

Outlook Web Access (OWA)

A quick reference guide to bbecoming familiar with the Microsoft Outlook Web Access interface including –logging in, understanding toolsfor composing email or working with calendars, and the out of office assistant…

(2)

Table of Contents

Objectives ... Page 4

Getting Started with the OWA

What is the OWA? ... Page 5 How do I Log In? ... Page 5 Looking at the Work Area ... Page 6

Using the OWA

Using Mail ... Page 7-9 Setting Up a Signature ... Page 9 The Out of Office Assistant ... Page 10

Calendar Activity

Working with Calendars ... Page 11 Creating Appointments ... Page 12 Meeting Requests ... Page 12-13 Resources ... Page 13

(3)

Last Modified: March 2013

Objectives

 Introduce the Microsoft Office Outlook Web Access (OWA)

 Log in

 Preparing and Receiving Messages

 Apply Signatures

 Work with Calendars

(4)

Getting Started with the OWA

What is the Outlook Web Access?

Outlook Web Access (OWA) เป็นวิธีที่ใช้เว็บเพื่อใช้งาน Outlook จากคอมพิวเตอร์เครื่องใด ๆ ก็ได้กับเว็บเบราว์เซอร์เช่น Internet Explorer เพื่อเข้าบัญชีอีเมล์ของคุณ คุณจะต้องใช้ URL ดังต่อไปนี้...

https://mail.italthaigroup/owa หรือ https://192.9.200.39/owa โดยการเปิด IE ขึ้นมาก่อนจากนั้นพิมพ์ Link ให้ถูกต้องแล้วกด Enter The Logon Screen…

จากนั้นจะเข้าสู่หน้าจอการ Login ภายใต้ข้อก าหนดทางด้านความปลอดภัยให้เลือกต่อไปนี้

 เลือก “This is public or Share computer” ถ้าเครื่องนั้นไม่ใช่ของคุณ

 เลือก “ This is a private computer” ถ้าเครื่องนั้นเป็นเครื่องที่เราใช้ส่วนตัว

Click เพื่อเข้าหน้าแรกของ Outlook Web Access

(5)

1. ภายใต้ขอก าหนดทางด้านความปลอดภัยอธิบายได้ดังนี้ :

a. This is a public or shared computer: ถ้าคุณใช้เครื่องที่ต้องใช้งานร่วมกับคนอื่น หรือเครื่องสาธารณะ

แล้ว ระบบจะท าการ Log out คุณกรณีที่คุณไม่ได้ท าการ Log out จริง หรือลืมท าการ log out เมื่อเวลาผ่าน

ไป 15 นาที

b. This is a private computer: ส าหรับกรณีที่เป็นเครื่องส่วนตัวระบบจะยังคง อนุญาตให้คุณทิ้งหน้าจอ 2. เมือเลือก Option นี้เสร็จแล้วให้ใส่

 User Name: italthaigroup\user name ของคุณเอง

 Password: รหัสผ่านของคุณเอง

3. จากนั้นให้คลิกปุ่ม “OK”

4. จากนั้นคุณก็สามารถเริ่มต้นใช้งาน Outlook Web Access ได้แล้ว ซึ่งหน้าตาจะเหมือนกับ “Microsoft Outlook 2010 Client” เกือบ 100% แต่เป็นแบบ Web Interface เท่านั้นเอง

คลิกปุ่ม OK เพื่อเริ่มต้นใช้

(6)

Getting Started with the OWA

The OWA User Interface

หน้าตาของ Outlook Web Access (OWA) จะคล้ายกับ Microsoft Outlook Client มาก เพียงแต่ Feature อาจจะน้อยกว่าเท่านั้นเอง แต่โดยรวมของการใช้งานอีเมล์ถือได้ว่าเพียงพอ และดีมากๆ ส าหรับ หน้าจอของ OWA ประกอบไปด้วย 4 ส่วนหลักๆ ดังต่อไปนี้

1. Folder Viewing Pane: เป็นพื้นที่ Windows ส าหรับแสดง อีเมล์ที่อยู่ใน Inbox ของเรา ส่วนตัวอักษรตัวหนาแสดงถึง

เมล์ที่เรายังไม่ได้อ่าน

2. Reading Pane: เป็นส่วนที่แสดงเนื้อหาเมล์ เมื่อเราคลิกเลือกที่เมล์ในแต่ละฉบับ เนื้อหาแต่ละเมล์จะถูกแสดงในหน้าจอนี้

ท าให้ง่ายต่อการเข้าถึงเนื้อหาเมล์ แต่ละฉบับ

3. Folder List Pane: เป็นส่วนที่แสดงรายการใน personal folders คลิกเลือกในแต่ละรายการของ Folder List จะแสดง

รายละเอียดใน Folder Viewing Pane.

4. Navigation Pane: หน้าต่างนี้อนุญาตให้เราท าการเปลี่ยนจากการท างานกับอีเมล์ ไปท างานกับส่วนอื่นๆ หรือเข้าไปส่วน

อื่นๆ เช่นการสลับจาก Inbox, Calendar, Address Book (Contacts), และ To-Do list (Tasks) ไปมาระหว่างกัน Using the Mailbox

1

2 3

(7)

Using Mail

การอ่านข้อความในอีเมล์จาก Inbox – ท าได้ง่ายๆ แค่คลิกที่อีเมล์ที่ต้องการอ่านจากนั้นเนื้อหาในอีเมล์จะปรากฏใน folder view pane. ข้อความอีเมล์จะปรากฏ และพร้อมให้ท่านอ่านเนื้อหาได้เลยทันที อย่างไรก็ตามเราสามารถท าการ Double Click ที่อีเมลื

เพื่อให้เปิดอ่านอีเมล์อีกหน้าต่างหนึ่งได้

To check for new messages:

คลิกที่ปุ่ม the Check for new messages ตามรูปที่แสดง To open a message:

Double-click ที่อีเมล์เพื่อเปิดอีเมล์ใหม่ อีกหน้าต่าง ซึ่งแยกจากหน้าต่างหลักของ Outlook Web Access (OWA).

To delete a message: 1.คลิกเลือกอีเมล์ที่ต้องการลบ

2.คลิกที่ปุ่ม Delete toolbar button, หรือกดปุ่ม Delete key ที่ keyboard ได้เลยทันที To open message attachments:

1.คลิกเลือกอีเมล์ที่มีการแนบไฟล์มากับอีเมล์ 2.ที่หัวของอีเมล์ คลิกเลือกชื่อไฟล์ที่แนบมา 3.คลิก Open เพื่อเปิดไฟล์แนบ Windows จะท าการเลือกโปรแกรมที่เหมาะสมที่ สามารถเปิดไฟล์นั้นได้ ขึ้นมางานทันที To reply to a message: 1.คลิกเลือกอีเมล์ที่ต้องการตอบกลับ หรือส่งต่อ following options…  คลิกปุ่มนี้เพื่อตอบกลับอีเมล์ไปยังผู้ส่งเมล์มาหาเรา  คลิกปุ่มนี้เพื่อตอบกลับไปยังทุกคนที่อยู่ในการสนทนาในเมล์ฉบับนี้  คลิกปุ่มนี้ส่งต่ออีเมล์ไปยังผู้รับอื่นๆ ที่ไม่ได้อยู่ในการสนทนาทางในอีเมล์นี้ 2.จากนั้นใส่ชื่อผู้รับปลายทางที่ To field 3.ใส่ข้อความที่ต้องการสื่อสารใน message body 4.คลิกปุ่ม send

(8)

Using the Mailbox

To create a new message:

1.เริ่มต้นจากInbox > คลิกNew Message

2.ใส่ชื่อ หรือ email address ของผู้รับปลายทางในTo field, เพิ่มคนอื่นๆ โดยการคั้นด้วย semi-colon (;)

3.ถ้าต้องการที่จะส าเนาถึงคนอื่นๆ ให้ใส่ชื่อในช่อง Cc field และสามารถเพิ่มคนได้ตามที่ต้องการได้เหมือนกับการส่งไปถึงผู้รับ โดยตรง 4. ถ้าต้องการส่งส าเนาลับให้คนที่เราต้องการให้เขาทราบ แต่ไม่อยากให้คนที่อยู่ในเมล์ทราบว่าเราส่งถึงคนนี้ด้วยสามารถเพิ่มใน Bcc field โดยเริ่มต้นจากการคลิกที่ To.หรือ Cc.ก็ได้จะปรากกฎช่อง Bccให้เราใส่อีเมล์ได้ 5. ใส่ชื่อของอีเมล์ได้ในช่อง Subject 6. เพิ่มเอกสารแนบได้โดยการคลิกที่ปุ่มแนบเอกสารจากนั้นท าการ Brow หาเอกสารที่ต้องการส่งได้เลย 7.เพิ่มความส าคัญของเอกสารได้โดย

(9)

-Red explanation button เพื่อบอกว่าเอกสารนั้นส าคัญมากๆ -Blue down arrow เพื่อบอกว่าจดหมายนั้นมีความส าคัญน้อยมาก -Selecting neither will send the email as normal importance

8.ใส่เงื่อนไขลงในอีเมล์ เพื่อตรวจสอบว่าระบบได้ท าการส่งอีเมล์ถึงผู้รับหรือยัง และผู้รับได้ท าการอ่านอีเมล์เราไปหรือยัง -คลิกที่ Options button from the toolbar

-คลิกเลือก optionsที่เราต้องการตรวจสอบสถานะอีเมล์ภายใต้ Tracking Options -Click OK

(10)

The Address Book (Recipients)

Recipients

คุณสามารถตรวจสอบบัญชีรายชื่อผู้รับได้จาก global address book เมื่อเราเขียนอีเมล์ฉบับใหม่ หรือเพิ่มผู้ส่งในการตอบ

กลับ หรือส่งอีเมล์ต่อ

To check recipient names:

• คลิกที่ปุ่มCheck Names

• ถ้าเราใส่ชื่อผิด หรืออีเมล์ผิด Outlook Exchange จะไม่สามารถหาชื่อได้ (or email address) ดังนั้นชื่อจะ

ปรากฏเส้นใต้สีแดง เป็นสัญลักษณ์บอกว่าชื่อนั้นผิดเราต้องท าการใส่ให้ถูกต้อง

 คลิกชื่อที่ผิด และกดเลือก Delete เพื่อเอาชื่อที่ผิดออก จากนั้น OK

To find recipients in the Address Book:

• เมื่อเราเลือกที่จะเขียนอีเมล์ใหม่ทุก ครั้งต้องมีการใส่อีเมล์ กดที่ที่ToหรือCcอย่างได้อย่างหนึ่ง

• เพื่อความแน่ใจตรวจสอบก่อนว่าDefault Global Address Listถูกเลือกแล้ว

• ใส่ชื่อ หรือค าอธิบายเกี่ยวกับผู้รับ (description) ในที่ที่เราต้องการใส่ ไม่วาจะเป็น To.หรือ Cc.คลิกFind

• เลือกชื่อผู้รับที่เราต้องการ… • เลือกชื่อในให้อยู่ในช่องToหรือCcจากนั้นคลิกที่ปุ่มOK Signatures ลายมือชื่อ หรือข้อมูลที่เกี่ยวกับเรา คือสิ่งที่เราต้องการใส่ทุกครั้งเราส่งอีเมล์ไปถึงผู้รับ ปกติแล้ว Signatures จะอยู่ และข้อมูลที่เกี่ยวกับบริษัทของเราเข้าไป เช่น ชือนามสกุลเต็ม ต าแหน่ง ที่อยู่ เบอร์โทร เบอร์แฟกซ์ หรืออื่นๆ ส่วนท้ายของอีเมล์ To set up a signature: 1. คลิกที่ปุ่มOptions 2. เลือกที่ Settings จากนั้นดูที่ส่วน แสดงทางด้านซ้าย หรือ navigation เพื่อให้แน่ใจว่า Mail tabอยู่บนสุด

(11)

Using Calendars

3. ในหน้าต่างE-Mail Signaturewindow ใส่ข้อมูลที่เกี่ยวกับตัวเรา และข้อมูลที่ต้องการใส่

4. คลิกเลือกที่ “Automaticallyinclude my signature on outgoing messages.” 5. คลิกเลือกปุ่มSaveที่อยู่ทางด้านขวามือ

The Out of Office Assistant

Out of Office Assistant

บางครั้งเราต้องออกเดินทาง หรือไปท างานในที่ ที่ไม่สามารถ เข้าถึงอีเมล์เราได้ หรือลาพักร้อน ซึ่งเราอยากให้ผู้ส่งรับทราบว่าต้อนเรา ไม่สามารถที่จะรับอีเมล์ที่เขาส่งมาได้ แต่เราได้รับอีเมล์นั้นแล้ว เราเรียกว่า “Out of Office Assistant” เราอาจจะใส่ข้อความ

ดังตัวอย่างต่อไปนี้

Thank you for your e-mail.

I am out of the office till Monday, 27th of April 2009 and your email will not be forwarded. Should the matter be important, please contact XXXX XXX ( email address) in my absence.

Best regards Your Name

To set up an Out of Office Assistant:

1. คลิกที่ปุ่มOptions

2. เลือกAccount จากเมนูด้านซ้ายมือ

3. ดูทางด้านขวา และท าการคลิกที่ปุ่มที่บอกว่า, “Tell people you’re on vacation” 4. เลือก, “Send automatic replies” จากนั้นใส่ข้อความ Out of Office ได้เลย

(12)

5. ใน Text box, พิมพ์ข้อความตามตัวอย่าง ด้านบน 6. จากนั้นคลิกSave Calendars

ใน Outlook Web Access ขีดความสามารถของ calendar จะคล้ายๆ กับที่มี Microsoft Outlook2010. เรา

สามารถใช้ calendar tools ได้ตามที่เราต้องการ โดยค่าเริ่มต้นของ calendar จะเป็นแบบ day view เราสามารถเปลี่ยน

ให้เป็นแบบ daily, weekly และ monthly view ได้ จากนี้เราสามารถที่จะเปิดดูตารางนัดหมาย หรือสร้างตารางการนัด

(13)

Using Calendars

To open and view your calendar:

1. คลิกที่ปุ่มCalendar ทางต้านเมนูทางด้านซ้ายมือ

2. ต้องการดูตารางนัดหมายโดยดูเป็นวันสามารถคลิกที่ปุ่มTodayที่เมนูด้านบน

3. ต้องการดูตารางนัดหมายโดยดูเป็นอาทิตย์สามารถคลิกที่ปุ่มWork WeekหรือWeekที่เมนูด้านบน

4. ต้องการดูตารางนัดหมายโดยดูเป็นเดือนสามารถคลิกที่Month ที่เมนูด้านบน

(14)

Using Calendars Creating Appointments: (Meeting Requests)

1. คลิกที่ปุ่มNew เพื่อเริ่มต้นการนัดหมาย 2. คลิกAppointment 3. ใส่ชื่อของการนัดหมาย เพื่อให้สื่อกับการนัด หมาย เช่นนัดประชุมเพื่อรวบรวมความ คิดเห็นต่าง ๆ 4. ใส่สถานที่ ที่ต้องการนัดหมาย เช่นห้อง ประชุม หรือสถานที่ที่ต้องการนัดหมาย 5. เลือกวันที่ต้องการนัดหมาย โดยระบุวัน เริ่มต้น และวันที่สิ้นสุดการนัดหมายโดย เลือกจาก drop-down list ได้เลย 6. จากนั้นใส่เนื้อหาของการนัดหมาย เช่น รายละเอียด หรือหัวข้อที่เราต้องการประชุม รวมทั้งแนบ File ที่ต้องการใช้ได้ด้วย 7. จากนั้นก็เชิญคนที่เราต้องการนัดหมาย โดย การคลิกที่ปุ่ม รูปจดหมายด้านบน และใส่ชื่อคนที่เราต้องการนัดหมาย จากคลิก Send

Responding to Meeting Requests:

ถ้ามีคนส่งตารางนัดหมายมาให้เราสามารถที่จะตอบรับ หรือไม่ตอบรับได้ ทั้งนี้เราต้องตอบรับไม่ว่าจะทางได้ทางหนึ่ง ดังต่อไปนี้

1. Double-click ที่ meeting ที่มีคนส่งมาใน inbox 2. จากนั้นเลือกที่ตอบได้ 3 แบบต่อไปนี้: ตอบรับการนัดหมายครั้งนี้ ถ้าไม่แน่ใจก็ตอบรับแบบอาจจะเข้าร่วมการนัดหมาย ตอบปฎิเสธกรณีที่เราไม่สามารถตอบรับการนัดหมายได้จริงๆ

(15)

3. จากนั้นตารางนัดหมายที่อยู่ใน Inboxก็จะหายไป ส่วนตารางที่เราตอบรับ หรืออาจจะเข้าร่วมกานัดหมายจะไปอยู่ที่ Calendarของเรา 4. เข้าไปใน Calendar เพื่อดูว่าตารางการนัดหมายได้เข้าไปอยู่ใน Calendarของเราแล้ว

To report any issues, contact the IT Technical Support Center at x6281