Manual de Training Utilizator
Charisma Enterprise
USER Training
ISO 9001: SYSTEM INTEGRATOR & SOFTWARE DEVELOPMENT
TotalSoft S.A. – Str. Bucuresti Nord, Nr. 10 Global City Business Park, Cladirea O2, Etaj 8
077190, Bucuresti-Ilfov, Romania
CUPRINS
1. CONCEPTE DE BAZA...6
A) SCOPULACESTUICAPITOL...6
B) INTRODUCEREIN CHARISMA ERP...6
C) ENTITATIIMPLICATEINSISTEM. DEFINITII ...9
D) PROPRIETATIALEENTITATILORDINSISTEM...12
E) ACTIUNIPOSIBILDEEFECTUATASUPRAENTITATILOR ...16
F) DICTIONARESPECIFICEPEMODULE...22
G) CEAMINVATATINACEASTASECTIUNE. SCURTARECAPITULARE...24
H) DISCUTIILIBERE, ALTEINTREBARI...24
2. SETARI SI CONFIGURARI INITIALE...24
A) SCOPULACESTUICAPITOL...24
B) POPULARENOMENCLATOARE...25 Nomenclator Parteneri ...25 Nomenclator Persoane...54 Nomenclator Articole...59 C) SETAREGESTIUNI...80 D) SETARICONTABILE...89
E) CONFIGURARESTATIEDELUCRU...99
F) CONFIGURAREDATESOCIETATE...103
G) CEAMINVATATINACEASTASECTIUNE. SCURTARECAPITULARE ...112
H) DISCUTIILIBERE, ALTEINTREBARI...112
3. MODULUL GENERAL...113
A) DESTINATIE...113
B) SCOPULACESTUICAPITOL...113
C) FUNCTIONALITATI...113 Catalog articole...113 Liste de preturi...120 Taxe...128 Coduri vamale...132 Cursuri valutare...143 Servere de printare...146 Serii documente...147 Centre de cost...150
D) DISCUTIILIBERE, ALTEINTREBARI...162
4. MODULUL ACHIZITII...163
A) DESTINATIE...163
B) SCOPULACESTUICAPITOL...163
C) SETARINECESARE...163
Configurare statie de lucru...163
Cursuri valutare...163
Parametri de initializare...164
Achizitii: articole stocabile...165
Achizitii: articole nestocabile...193
Importuri...194
Retururi...203
Stornari...207
F) RAPOARTESPECIFICE...210
G) RASPUNSURILAINTREBARIFRECVENTE...210
H) DISCUTIILIBERE, ALTEINTREBARI...211
5. MODULUL VANZARI...212
A) DESTINATIE...212
B) SCOPULACESTUICAPITOL...212
C) SETARINECESARE...212
Configurare statie de lucru...212
Cursuri valutare...212 Parametri de initializare...213 Configurare discounturi...213 Configurare adaosuri...215 Modalitati de plata...215 D) DICTIONARESPECIFICE...215 E) DOCUMENTESIFUNCTIONALITATI...216
Vanzari: articole stocabile...216
Vanzari: articole nestocabile...234
Vanzari: mijloace fixe...234
Stornari...235
Retururi...239
Exporturi...242
F) RAPOARTESPECIFICE...245
G) RASPUNSURILAINTREBARIFRECVENTE...245
H) DISCUTIILIBERE, ALTEINTREBARI...246
6. MODULUL DEPOZIT...247
A) DESTINATIE...247
B) SCOPULACESTUICAPITOL...247
C) SETARINECESARE...247
Configurare statie de lucru...247
Parametri de initializare...247
D) DICTIONARESPECIFICE...248
E) DOCUMENTESIFUNCTIONALITATI...248
Intrari in stoc...248
Iesiri din stoc...252
Transferuri...257
Inventar...260
In tabul Rezumat se completeaza de catre utilizator motivul corectiei precum si pretul unitar pentru acele articolelor gasite ca plus la inventariere, pentru care sistemul nu are o valoarea de referinta...265
Rolul documentului Proces verbal de corectie stoc este de a corecta stocul si din punct de vedere contabil pentru acele articolele ce prezinta diferente la inventar...266
Compunere/descompunere...266
H) RASPUNSURILAINTREBARIFRECVENTE...291
I) DISCUTIILIBERE, ALTEINTREBARI...292
7. MODULUL MIJLOACE FIXE...293
A) DESTINATIE...293
B) SCOPULACESTUICAPITOL...293
C) SETARINECESARE...293 D) DICTIONARESPECIFICE...293 Grupe...293 Clase...294 Alte dictionare...294 E) DOCUMENTESIFUNCTIONALITATI...295
Fisa mijlocului fix...295
Fisa de amortizare lunara...299
Bon de miscare mijloace fixe...300
Procese verbale...301
F) RAPOARTESPECIFICE...301
G) DISCUTIILIBERE, ALTEINTREBARI...302
8. MODULUL FINANCIAR...303
A) DESTINATIE...303
B) SCOPULACESTUICAPITOL...303
C) SETARINECESARE...303
Configurare statie de lucru...303
Cursuri valutare...303 Parametri de initializare...304 D) DICTIONARESPECIFICE...304 E) DOCUMENTESIFUNCTIONALITATI...304 Incasari si Plati...304 Compensari...325
Din modul lista se pot si genera compensari intre facturi cu butonul din antet...327
...327
Aceasata modalitate de generare a compensarilor se bazeaza pe inchiderea atat a facturilor de client cat si a facturilor de furnizor in fuctie de data documet sau data scadenta si de valoarea compensata (in caeeasi valuta) care se tasteaza manual de catre operator...327
Inchideri de avansuri...327
Operatii cu banca...329
Operatii cu casa...335
...337
Deconturi angajati...338
Reevaluari de facturi sau avansuri...345
Note de reglare...347
F) RAPOARTESPECIFICE...357
G) RASPUNSURILAINTREBARIFRECVENTE...358
H) DISCUTIILIBERE, ALTEINTREBARI...359
9. MODULUL CONTABILITATE...360
A) DESTINATIE...360
B) SCOPULACESTUICAPITOL...360
Cursuri valutare...360 Parametri de initializare...361 D) DICTIONARESPECIFICE...361 E) DOCUMENTESIFUNCTIONALITATI...361 Exercitii financiare...362 Sisteme contabile...364 Planul de conturi...365 Cote de TVA...366
Exercitiul financiar initial...367
Enitati si atribute ...369
Machete de conturi...371
Modele de contare...372
Note contabile din documente primare...376
Note contabile manuale...379
Operatiuni periodice...384
Operatii / verificari la inchiderea de perioada...385
Verificari / Inchideri – Contabilitate...385
F) RAPOARTESPECIFICE...391
G) RASPUNSURILAINTREBARIFRECVENTE...391
1. Concepte de baza
a)
Scopul acestui capitol
In acest capitol veti lua contact cu notiunile si conceptele generale ale sistemului, modul in care el este organizat, cum functioneaza, care sunt actiunile posibile in sistem si regulile de baza ale sistemului.
La sfarsitul acestei sectiuni veti fi capabili sa:
- intrati in sistem pe baza unui nume de utilizator si a unei parole. - intelegeti ce reprezinta un partener, un articol
- intelegeti ce reprezinta un nomenclator - intelegeti ce reprezinta un document
- intelegeti ce reprezinta “starea” unui document - intelegeti legatura dintre nomenclatoare si documente - intelegeti ce inseamna o tranzactie atasata unui document - stiti ce actiuni puteti efectua asupra entitatilor din sistem - intelegeti ce reprezinta un dictionar
b)
Introducere in Charisma
ERP
Sistemul Charisma face parte din categoria sistemelor ERP (Enterprise Resources Planning) fiind conceput si dezvoltat in totalitate de TotalSoft. Prin flexibilitatea si configurabilitatea sa, sistemul Charisma a reusit sa fie implementat cu success in cele mai diverse domenii de activitate cum sunt: farmaceutic, productie, constructii, distributie, retail, leasing.
Definitie: Un modul grupeaza o serie de nomenclatoare, documente, functionalitati si
rapoarte formand un intrument eficient pentru gestionarea unei anumite functiuni din companie.
De exemplu, modulul Achizitii este destinat activitatii de aprovizionare si receptiei a diverselor bunuri din cadrul unei companii oferind posibilitata gestionarii fluxului de documente plecand de la cererea de aprovizionare, comanda, factura pana la nota de intrare-receptie. Tinand cont de diversitatea activitatii desfasurate de o companie, numarul de module utilizate poate fi mai mare sau mic, aspect care se rezolva prin configurarea sistemului.
Accesul in sistem se face pe baza unui nume de utilizator si a parolei atasata utilizatorului respectiv:
Dupa completarea numelui de utilizator si a parolei asociate utilizatorului se apasa butonul <Confirma>. Se va deschide meniul principal al aplicatiei. In partea de sus vor aparea modulele din sistem: Depozit, Financiar, Contabilitate, Achizitii, Vanzari, Mijloace Fixe, General (pot sa para mai multe/putine module, in functie de profilul companiei si de licentele cumparate).
Fiecare modul are un submeniu propriu care contine documente, functionalitati si rapoarte specifice.
c)
Entitati implicate in sistem.
Definitii
Definitie: Prin entitate se intelege orice element care poate sa fie apara in sistem la un anumit moment.
Exemplu: un furnizor reprezinta o enitate; o factura de vanzare; un anumit cont contabil;
un anumit produs; o gestiune din cadrul unei companii; un mijloc fix. In principiu entitatile din sistem pot fi grupate in trei mari categorii:
a) Nomenclatoare b) Documente c) Rapoarte
Definitie: Prin partener se intelege orice persoana fizica sau juridica indiferent de forma
de organizare a acesteia care apare in anumite documente gestionate de sistemul Charisma.
In contextul in care un anumit partener are in acelasi timp calitatea de furnizor dar si cea de client, partenerul se defineste doar o singura data in sistem, nu de doua ori, dubla sa calitate fiind atribuita prin intermediul tipului de partener: furnizor, client, persoana juridica, client persoana fizica, furnizor+client, etc. Un tip special de partener din punct de vedere al sistemului este partenerul de tip ‘banca’ si se refera la bancile la care compania in cauza are deschise conturi in diverse monede.
Definitie: Prin articol se intelege orice element (entitate) stocabil sau nestocabil care
poate sa apara pe detaliul unui document gestionat prin intermediul sistemului Charisma.
Exemplu: un produs care apare in factura de vanzare; un mijloc fix achizitionat de
companie si care va aparea in detaliul facturii de achizitie. Tot ca articol se constituie si elementele nestocabile (de tip cheltuieli/venituri) utilizate cu precadere in activitatea financiar-contabila. Exemplu: cheltuieli cu energia electrica care apare in factura de servicii-furnizor, cheltuieli cu dobanzi si comisioane bancare care apare pe detaliul documentului Extras de cont, etc.
Definitie: Prin nomenclator se intelege o multime de elemente (entitati) de acelasi tip
care prezinta in principiu trasaturi (proprietati) comune. Mai simplu, nomenclatoarele sunt liste din care se vor selecta ulterior anumite valori in momentul operarii de documente. Stim cu totii ca este mult mai usor si sanatos sa selectam valori dintr-o lista decat sa scriem de la tastatura in campuri editabile.
Exemplu: nomenclatorul de parteneri. El gestioneaza multimea partenerilor unei firme cu
informatii referitoare la acestia cum sunt: cod partener, denumire partener, tip partener, adresa, numar fax, etc. In momentul in care vom opera in sistem o factura de achizitie (de exemplu) este mult mai simplu sa selectam furnizorul din nomenclator decat sa scriem noi de fiecare data numele furnizorului si sa riscam sa nu tastam de fiecare data exact
Un alt exemplu este nomenclatorul de articole care gestioneaza informatii despre toate articolele utilizate in sistem: cod articol, denumire articol, tip articol, unitate de masura, stocabil sau nu, etc.
Putem spune ca informatiile introduse in entitatile de tip Nomenclator se vor utiliza la inregistrarea in sistem a entitatilor de tip Document. Considerand ca am introdus in sistem un furnizor si unul din produsele pe care acesta le ofera clientilor sai putem spune ca am introdus un partener in nomenclatorul de parteneri si un articol in nomenclatorul de articole. Aceste doua entitati (partener si articol) de tip ‘nomenclator’ vor putea servi ulterior la inregistrarea unei facturi de achizitie care este o entitate de tip ‘document’. Ca o concluzie, regula este ca pentru a putea introduce documente in sistem trebuie sa avem completate anumite nomenclatoare.
Definitie: Prin document se intelege entitatea care gestioneaza informatii specifice
referitoare la un anumit proces, tranzactie gestionate prin intermediul sistemului Charisma.
In sistem exista mai multe tipuri de documente, in cadrul tipului fiecare document fiind identificat prin informatii specifice, numar document, data document, etc. Exemplu de
tipuri document: factura de achizitie, comanda client, extras de cont, fisa mijlocului fix,
proces verbal de inventar. Documentele dintr-un anumit tip, spre exemplu facturi de
achizitie, sunt reprezentate de totalitatea facturilor de achizitie introduse in sistem intr-o
anumita perioada.
Orice document din punct de vedere al organizarii informatiei din interiorul sau cuprinde doua mari parti:
- antet sau header - detaliu
Informatiile din antet au caracter general si privesc intregul document cum sunt: data document, numar document, stare document, partener, etc.
Detaliul unui document este impartit in linii si gestioneaza informatii referitoare la
articolele din document. Un document va avea atatea linii, cate articole distincte sunt continute in detalierea sa. Exemplu: Daca intr-o factura de achizitie apar trei articole distincte atunci documentul respectiv va avea trei linii in detaliul sau.
Definitie: O inregistrare contine o serie de informatii referitoare la o entitate care respecta conditiile minimale pentru a putea fi salvata in sistem.
Exemplu: In cazul nomenclatorului de parteneri informatiile aferente unui anumit
partener: cod partener, denumire partener, tip partener, stare partener constituie o inregistrare.
Definitie: Raportul contine o serie de informatii din una sau mai multe entitati
(nomenclatoare, documente) filtrate si grupate dupa anumite criterii. In principiu rapoartele din Charisma au format A4 si pot fi exportate in alte formate cum ar fi: excel, text, pdf, HTML.
Exemplu: Raportul “Stoc disponibil curent” care ofera informatii privind stocul curent
impartit in doua coloane:diponibil si rezervat la data rularii raportului. Se pot introduce diverse criterii de filtrare cum sunt: locatia, gestiunea, tip articol, articol, celula, etc.
d)
Proprietati ale entitatilor
din sistem
Definitie: In sensul general prin proprietate vom intelege acele informatii specifice legate de o anumita entitate care o definesc si o caracterizeaza.
Exemplu: in nomenclatorul de parteneri campul tip reprezinta o proprietate asociata
In sistemul Charisma proprietatile foarte des utilizate ale unei anumite entitati au campuri speciale, predefinite pentru a fi introduse in sistem, cum este si cazul exemplului de mai sus. Alte proprietati predefinte in sistem ale unui partener pot fi observate in ecanul de mai sus: forma legala, valuta de baza, adrese, telefoane, persoane contact, conturi in banci, etc.
In contextul in care se doreste introducerea in sistem a altor proprietati decat cele pentru care exista campuri predefinite, se pot adauga proprietati noi in sistem. Aceasta operatiune este posibila pentru doua entitati: partener si articol.
O importanta proprietate predefinita a entitatii document este starea documentului. Aceasta proprietatea este vizibila in orice document si reflecta status-ul documentului respectiv. Uzual se lucreaza cu trei stari ale unui document: draft, valid si anulat. Starea oricarui document poate fi vizualizata din interiorul acestuia si se afla in coltul dreapta-sus al documentului respectiv.
Semnificatia fiecarei valori a campului <Stare> dintr-un document este urmatoarea: - Draft: indica faptul ca documentul este salvat in baza de date, se mai pot
face modificari asupra lui, poate fi sters si produce anumite efecte in sistem.
- Valid: indica faptul ca documentul este salvat in baza de date si nu se mai
pot face modificari asupra informatiilor continute de acesta si produce anumite efecte in sistem. In principiu, un document ca sa ajunga in starea
Valid trebuie sa fi fost in prealabil in starea Draft. Un document in starea valid poate fi insa anulat in anumie conditii.
- Anulat: indica faptul ca documentul este salvat in baza de date, nu se mai
pot face modificari asupra informatiilor din el si nu produce nici un efect in sistem.
Definitie: Prin tranzactia atasata unui tip de document se intelege modalitatea prin care
tipul de document respectiv poate lua nastere in sistem.
Fiecare tip de document poate avea atasata una sau mai multe tranzactii. Definirea tranzactiilor posibile se face in functie de situatiile concrete intalnite in companie pentru fiecare tip de document in parte.
Exemplu: pentru tipul de document factura fiscala de vanzare putem avea urmatoarele
situatii (cu mentiunea ca nu sunt toate cazurile posibile):
a) clientul cumpara anumite produse si i se intocmeste factura de vanzare cu toate informatiile necesare fara a se fi intocmit anterior vreun alt tip de document referitor la vanzarea respectiva.
b) clientului i s-au trims anterior marfurile cu aviz de expeditie, acum urmand facturarea avizului respectiv prin preluarea datelor continute in avizul respectiv.
c) clientului i s-a emis anterior o factura proforma si acum urmeaza sa-i fie intocmita factura fiscala de vanzare pe baza datelor din factura proforma. d) clientul a facut anterior o comanda si acum urmeaza sa i se intocmeasca
factura fiscala pe baza datelor din comanda.
Din punct de vedere al modului in care se comporta tranzactiile acestea sunt de doua tipuri:
- tranzactii manuale: in tranzactiile manuale informatiile din documente
vor fi introduse complet de la tastatura deoarece nu exista un document anterior care se poate constitui ca sursa de date pentru documentul curent. In exemplul de mai sus este cazul a).
- tranzactii automate: in tranzactiile automate pentru un anumit document
exista un document anterior din care pot fi preluate automat anumite informatii si aduse in interiorul documentului curent, deci nu se vor mai introduce de la tastatura. In exemplul de mai sus este cazul descris la punctele b), c) si d) cand in factura de vanzare vor putea fi preluate automat informatii din documentele sursa: aviz, proforma respectiv comanda client. Acest mecanism se numeste “generarea unui document din alt document”. In tranzactiile automate sunt implicate doua elemente:
documentul sursa si document destinatie. In exemplul nostru in cazul
descris la punctul c), documentul sursa este factura proforma, iar documentul destinatie este factura fiscala de vanzare. In cadrul unei tranzactii automate pentru un document destinatie pot exista unul sau mai multe tipuri de documente sursa. Cazul frecvent intalnit este la documentul Declaratie vamala de import cand la intocmirea acestuia intervine o factura de import si o factura auxiliara de transport. De asemenea un document se poate constitui ca sursa pentru mai multe documente.
Pentru o buna gestionare a tranzactiilor din sistem este recomandabil ca acestea sa se denumeasca sugestiv, in conformitate cu stituatiile concrete pe care le reprezinta, astfel incat operatorii sa poate alege cu usurinta o tranzactie sau alta in functie de cazul concret in care se afla. In cazul nostru de mai sus posibile denumiri ale tranzactiilor atasate tipului de document factura de vanzare ar putea fi (fara a se intelege ca aceasta alegere este unica sau obligatorie):
a) Emitere factura fiscala de vanzare
b) Generare factura fiscala de vanzare din Aviz de expeditie de vanzare c) Generare factura fiscala de vanzare din factura proforma de vanzare d) Generare factura fiscala de vanzare din comanda client
In plus este de dorit ca numele tranzactiilor sa incepa cu:
a) “Inregistrare document X……”- in cazul tranzactiilor manuale pentru documentele primite din exteriorul companiei cu ar fi: facturi de aprovizionare, oferta furnizor, etc.
b) “Generare document X din document Y…..” – in cazul tranzactiilor automate cand se genereaza un document pe baza unui document sursa.
c) “Emitere document X…….” – in cazul tranzactilor manuale pentru documentele emise de companie cum sunt: factura de vanzare, aviz de expeditie client, bon de consum, etc.
e)
Actiuni posibil de efectuat
asupra entitatilor
Asupra entitatilor din sistem pot fi efectuate urmatoarele actiuni, in functie de categoria din care acestea fac parte, dupa cum urmeaza:
1. Entitati de tip nomenclator
- adaugare: prin intermediul acestei actiuni se poate adauga o noua
inregistrare intr-un nomenclator. Pentru a putea adauga in sistem o noua inregistrare trebuie completate anumite campuri obligatorii. Campurile obligatorii se constituie in informatiile minimale necesare de a fi introduse in sistem pentru ca acesta sa poata functiona.
- selectare: prin intermediul acestei actiuni se poate selecta o anumita
inregistrare pe baza unor criterii de selectie.
- consultare (vizualizare): prin intermediul acestei actiuni pot fi vizualizate
informatiile aferente unei inregistrari din sistem.
- modificare: prin intermediul acestei actiuni se pot modifica anumite
informatii aferente unei inregistrari din sistem.
- stergere: prin intermediul acestei actiuni se poate sterge din baza de date o
anumita inregistrare din nomenclatoare. Stergerea unei inregistrari in sistem se poate face doar in anumite conditii. Exemplu: nu se va putea sterge din nomenclatorul de parteneri un furnizor pentru care exista facturi de aprovizionare in sistem.
- copiere: este permisa pentru nomenclatorul de articole; pe baza unui
articol deja introdus in sistem se poate face o copie a acestuia. Copia va fi introdusa automat de sistem si va adauga la sfarsitul codului si denumirii expresia “_copy”. Inainte de operatiunea de copiere trebuie sa stabilim care vor fi codul si denumirea noului articol. Pentru a copia un articol se intra in modulul General – Articole – Articole. Ne pozitionam pe articolul respective fiind in modul lista si executam click-dreapta de mouse. Se va activa urmatorul meniu (presupunem ca dorim sa copiem articolul 1019 - APARAT AER CONDITIONAT:
Presupunem ca dorim ca noul articol va prelua toate proprietatile articolului copiat doar ca trebuie sa- alocam alt cod (1020) si alt nume (APARAT AER CONDITIONAT_SAMSUNG). Pentru acest lucru se intra in cele doua campuri din fereastra de mai sus, se fac modificarile nevesare si apoi se apasa butonul <Copiaza>
Daca operatia de copiere a avut success veti primi urmatorul mesaj:
Se apasa butonul <OK> si in acest moment vom avea in baza de date un nou articol cu codul 1020 si numele APARAT AER CONDITIONAT_SAMSUNG.
2. Entitati de tip document
- adaugare: prin intermediul acestei actiuni se poate adauga un nou
document in sistem. Pentru a putea adauga in sistem o noua inregistrare trebuie completate anumite campuri obligatorii. Campurile obligatorii se constituie in informatiile minimale necesare de a fi introduse in sistem pentru ca acesta sa poata functiona.
- selectare: prin intermediul acestei actiuni se poate selecta o anumita
inregistrare pe baza unor criterii de selectie
- consultare (vizualizare): prin intermediul acestei actiuni pot fi vizualizate
informatiile aferente unui document inregistrat in sistem.
- tiparire: prin aceasta actiune documentele pentru care s-a prevazut faptul
ca vor trebui tiparite din sistem, pot fi listate la imprimanta intr-un anumit format prestabilit. Exemplu: factura de vanzare, bon de consum, etc. - modificare: prin intermediul acestei actiuni se pot modifica anumite
informatii aferente unui document inregistrat in sistem. Modificarea informatiilor dintr-un document se poate face doar daca starea documentului respectiv este <Draft>.
- validare: operatiunea prin care un document aflat in starea Draft se
valideaza. Se efectueaza prin apasarea butonului <Valideaza> din interiorul documentului.
- anulare: operatiune prin care un document inregistrat in sistem este
anulat. Anularea unui document se poate face doar in anumite conditii. Daca macar una dintre conditiile de mai jos este indeplinita documentul
nu va putea fi anulat.
a) in sistem exista un document care sa fie “Draft” din documentul pe care dorim sa il anulam, cu alte cuvinte documentul pe care vrem sa il anulam se constituie ca sursa pentru alt document din sistem. b) documentul are nota contabila generata
- stergere: operatiune prin care un document este sters din baza de date,
moment din care el nu va mai putea fi regasit in sistem. In principiu un document nu poate fi sters din sistem daca este indeplinita macar una dintre conditile de mai jos:
a) documentul are starea Valid
b) documentul are starea draft dar se constituie ca sursa pentru alt document din sistem.
c) data documentului se afla intr-o luna calendaristica inchisa
- navigare: operatiune prin care se poate urmari trasabilitatea documentelor
in sistem, in sensul vizualizarii din interiorul unui document a legaturii acestuia cu alte documente sursa sau destinatie. Aceasta actiune este declansata prin apasarea butonului <Navigare> din interiorul fiecarui document. Exemplu: Intr-o factura de aprovizionare se apasa butonul <Navigare>.
Ce se observa in imaginea de mai sus este faptul ca factura de aprovizionare in cauza a fost drafta dintr-o comanda furnizor si pe baza acestei facturi s-a inregistrat o nota contabila in sistem.. Altfel spus pentru factura de aprovizionare documentul sursa este documentul Comanda furnizor, iar destinatie este Nota contabila.
- copiere: pe baza unui document deja introdus in sistem se poate face o
copie fidela a acestuia. Copia va fi introdusa automat de sistem in starea draft. Aceasta operatiune este foarte utila in contextul in care dupa validarea unui document se constata o greseala de operare. In aceasta situatie documentul se anuleaza apoi se copiaza. Deoarece copia va fi pusa in starea draft, se va putea corecta greseala si ulterior valida documentul respectiv.
3. Entitati de tip raport
- consultare (vizualizare): actiune prin care dupa stabilirea filtrelor dorite
se vizualizeaza datelee din interiorul unui raport. Actiunea este declansata prin apasarea butonului Vizualizare aflat in partea stanga-sus in fereastra de rapoarte.
- tiparire: operatiune prin care un raport afisat pe ecran este trimis la
imprimanta pentru tiparire. Dupa afisarea raportului daca se doreste tiparirea lui se executa click de mouse pe iconita de imprimanta aflata in meniul stanga-sus.
- export in alt format de fisier: operatiune prin care un raport afisat pe ecran
este exportat in alt tip de fisier. Aceasta actiune se declanseaza executand click de mouse pe iconita de export (cea care arata ca un plic deschis) aflata in meniul stanga-sus.
f)
Dictionare specifice pe
module
Definitie : Dictionarul este o entitate din categoria nomenclatoarelor. Spre deosebire de
nomenclatorul de articole si nomenclatorul de parteneri care contin informatii utilizate in aproape toate tipurile de documente din sistem, dictionarele contin un numar redus de inregistrari si au o utilizare mai restransa fiind folosite doar in anumite tipuri de documente. In plus dictionarele pot fi utilizate pentru inregistrarea in sistem a unor informatii din nomenclatoare. Daca ne amintim in capitolul 1 punctul d) la inregistrarea unui partener in nomenclatorul de parteneri aparea si campul Tip. Aceasta informatie se selecteaza dintr-un dictionar.
Exemplu: In tipul de document Comanda furnizor, valorile selectabile in campul
“Conditii livrare”constituie un dictionar.
In principiu dictionarele pot sa apara in unul sau mai multe tipuri de documente. In cadrul unui tip de document pot sa apara unul sau mai multe dictionare. Continutul acestor dictionare poate fi modificat si se pot adauga inregistrari noi in functie de specificul firmei.
g)
Ce am invatat in aceasta
sectiune. Scurta recapitulare
In cadrul acestui prim capitol v-ati familiarizat cu terminologia utilizata in sistem si ati inteles conceptele de baza ale sistemului. Acum trebuie sa stiti:
1. Accesul in sistem se face pe baza unui nume de utilizator si a unei parole. 2. Ce inseamna un modul si ca fiecare modul are un submeniu propriu.
3. Ce reprezinta o entitate si faptul ca entitatile sunt in principal de trei categorii. 4. Ce reprezinta un partener, un articol, un nomenclator, un raport, un tip de document si ca un document are doua mari sectiuni: antet si detaliu.
5. Ce reprezinta o proprietate si ca o proprietate importanta a documentelor este “starea” acestuia.
6. Ce inseamana o inregistrare.
7. Ce reprezinta o tranzactie si faptul ca un tip de document poate avea atasata una sau mai multe tranzactii. Faptul ca tranzactiile pot fi manuale sau automate si ca prin tranzactiile automate se poate genera un document pe baza informatiilor din alt document (documente).
8. Ce actiuni putem executa asupra fiecarui tip de entitate si in ce conditii. 9. Ce inseamana un dictionar.
h)
Discutii libere, alte
intrebari
Va rog sa puneti intrebari referitoare la aspectele prezentate in cadrul acestei sectiuni, eventual mentionati aspecte care doriti sa fie reluate/detaliate.
2. Setari si configurari initiale
a)
Scopul acestui capitol
In acest capitol veti invata care sunt setarile necesare pentru ca sistemul sa poata functiona, care sunt nomenclatoarele importante din sistem si cum se introduc inregistrari in acestea, care sunt datele necesare pentru a putea pleca la lucru cu sistemul Charisma pe fiecare modul in parte. La sfarsitul acestei sectiuni veti fi capabili sa:
- introduceti in sistem un partener nou, sa regasiti un partener introdus deja in sistem; sa creati o ierarhie de parteneri
- introduceti o persoana in sistem
- introduceti in sistem un articol nou, sa regasiti un articol introdus deja in sistem; sa va creati un nou tip de articol; sa creati o ierarhie de articole. - introduceti in sistem un exercitiu financiar si sa-i generati perioadele
contabile
- adaugati un cont in planul de conturi
- deschideti o perioada (luna contabila) in Charisma - creati o gestiune noua in sistem
b)
Populare nomenclatoare
Operatiunea de introducere a inregistrarilor aferente unui nomenclator se numeste
populare. Principalele nomenclatoare din sistem sunt: nomenclatorul de parteneri, nomenclatorul de persoane si nomenclatorul de articole.
Nomenclator Parteneri
In acest nomenclator se stocheaza informatii referitoare la partenerii cu care lucreaza compania respectiva indiferent de forma juridica a acestora si de calitatea de furnizor sau client. Nomenclatorul de parteneri se gaseste in modulul General – Parteneri –
Parteneri
Ecranul care apare dupa alegerea acestei optiuni are o structura care este respectata de majoritatea optiunilor din Carisma, in sensul ca va contine doua sectiuni: partea de sus numita antet (header) si o a doua parte numita detaliu. In parte de detaliu se vor afisa partenerii deja introdusi in sistem.
Headerul ferestrei contine o serie de filtre. Pe baza setarilor facute in filtre sistemul va afisa in partea de detaliu doar acele inregistrari care satisfac conditiile de filtrare. Filtrele dupa care se pot face selectii in nomenclatorul de parteneri sunt:
Cod partener: se poate cauta in sistem un partener codul asignat in sistem Nume partener: se poate cauta in sistem un partener dupa denumirea acestuia
Cod fiscal: se poate cauta in sistem un partener dupa codul fiscal aferent societatii
comerciale
Tip partener: se pot cautata de exemplu doar partenerii de tip Furnizor
Locul in care a fost introdus partenerul: in cazul scietatilor care au mai multe locatii
(magazine, depozite, sucursale) se pot cauta in sistem doar partenerii care au fost creati in sistem spre exemplu intr-un anumit magazin.
Stare partener: se pot cauta doar parteneri activi (cei cu care firma lucreaza in prezent)
sau parteneri inactivi (in sensul ca firma a lucrat in trecut cu ei dar in prezent a incetat relatiile comerciale).
Se pot alcatui filtre combinate, si pot fi cautati in sistem parteneri ai caror cod incepe cu un anumit caracter (cifra, litera), sau a caror denumire contine un anumit sir de caractere, etc.
Exemplu:
Daca dorim sa cautam in nomenclator doar partenerii al caror cod incepe cu litera 1 si care in denumirea lor contin cuvantul impex, filtrele vor arata ca in fereastra urmatoare:
Se observa in setarea filtrelor aparitia unui caracter si anume, procent %. El tine locul oricarui caracter sau sir de caractere. Deci in ‘traducere’ filtrul de mai sus ar insemna: -Arata-mi partenerii pentru care:
- codul acestora incepe cu litera 1 dupa care poate urma orice litera, cifra sau sir de caractere
- si care contin in denumire sirul de caractere impex indiferent daca in denumire sirul este scris cu litere mari sau mici
Cum ar arata filtrul daca in plus am dori sa mai rafinam cautarea si vrem sa vedem doar partenerii al caror cod incepe cu litera p (sau P), al caror nume incepe cu sirul de caractere pa (indiferent daca este scris cu litere mari sau mici) ?
Dupa completarea filtrelor se apasa butonul <Executa filtru> din partea dreapta-sus (butonul galben sub forma de fulger).
Daca se doreste vizualizarea datelor despre un anumit partener se selecteaza linia corespunzatoare acestuia si apoi se apasa butonul <Detaliu> din coltul stanga-jos. Acelasi efect se obtine si prin executare dublu click de mouse pe linia selectata.
Exemplu: daca se doreste vizualizarea datelor aferente partenerului Partener 1 care apare
in fereastra de selectie de mai sus, se selecteaza linia aferenta acestuia: Apoi se apasa butonul <Detaliu> din coltul stanga-jos al ferestrei
Fereastra care se va deschide va contine informatiile aferente partenerului respectiv
Observam ca locul butonului <Detaliu> a fost luat acum de butonul <Lista>. Daca vom apasa pe acest buton ne vom intoarce inapoi in fereastra anterioara de selectie. Apasarea succesiva pe aceste butoane ne va muta in permanenta intre fereastra de selectie si cea de detaliere a liniei selectate. Ca o remarca, aceasta functionalitate este specifica intregului sistem nu doar nomenclatorului de parteneri.
Pentru a introduce in nomenclator un partener nou se intra in modulul
General-Parteneri-Parteneri. In ecranul care apare se apasa butonul <Adauga>.
Se deschide fereastra de introducere a informatiilor aferente noului partener.
Campurile obligatoriu de a fi introduse in sistem pentru un partener sunt cele scrise cu caractere bold, si anume: Cod, Nume, Tip si Stare.
Observatie: campul Cod trebuie sa fie unic; astfel ca nu vom putea avea in sistem doi
parteneri cu acelasi cod. Numele poate sa fie sau nu unic in functie de un parametru de initializare setat in sistem.
In functie de necesitatile companiei care utilizeaza Charisma se pot configura si alte campuri ca fiind obligatorii.
Se poate seta sistemul ca pe baza unor criterii sa se genereze automat codul pentru partenerii noi care se introduc in sistem. Se recomanda insa pentru acuratete sa se utilizeze pentru campul cod partener codul fiscal al partenerului respectiv.
Se pot stoca o serie de alte informatii referitoare la partener, cum sunt: numar registrul comertului, codul fiscal, forma legala, valuta de baza, scadenta, limita de credit, adresa, telefoane, conturi in banci, etc.
Campul Stare poate lua valorile: Activ sau Inactiv. Daca la un anumit partener existent se seteaza valoarea Inactiv, pentru acest partener nu se vor mai putea introduce documente in sistem. Aceasta facilitate este utilizata in contextul in care (spre exemplu) nu se mai doreste aprovizionarea de marfuri de la un anumit furnizor cu care s-a lucrat
pana in prezent. In momentul in care furnizorul devine inactiv nu se vor mai putea opera comenzi, facturi de achizitie in sistem.
Care sunt implicatiile alegerii unui anumit tip de partener? Exista vreo diferenta in contexul in care pentru un partener se alege ca tip Client, Furnizor sau Persoana juridica? Da, exista. Daca se alege la Tip partener valaorea Furnizor, acest partener nu va putea fi utilizat decat in documente de aprovizionare: Comanda furnizor, Factura de achizitie, NIR, etc. Nu se vor putea emite facturi de vanzare pe acest partener. Alegerea valorii
Client conduce fata de situatia anterioara la faptul de a putea emite pentru acest partener
doar documente de vanzare: Aviz de expeditie client, comanda client, factura de vanzare, etc. In acest caz partenerul nu va putea fi utilizat pentru documente de intrare. In cazul in care pentru un anumit partener vom seta in campul Tip valoarea Persoana juridica, partenerul respectiv va putea fi utlizat atat in documente de aprovizionare, cat si de vanzare. In functie de tipul de partener selectat se activeaza campurile din sectiunea
Vizualizare credit:
Campurile din partea stanga sunt aferente partenerilor de tip Furnizor, cele din partea dreapta partenerilor de tip Client. Daca tipul partenerului este Persoana juridica se vor activa automat ambele sectiuni. Pentru a intelege semnificatia informatiilor din aceste sectiuni vom da un exemplu:
Credit limita primit: se introduce manual ca suma maxima negociata cu furnizorul
reprezentand valoarea maxima a facturilor de achizitie neachitate acceptata de furnizor. In exemplul de mai sus pentru acest partener s-a convenit sa accepte ca la un anumit moment sa aiba neachitate facturi pentru care suma soldurilor nu depaseste 23,000 lei.
respective. In exemplul nostru exista in sistem facturi neachitate a caror suma este 13,685 lei.
Nr. zile scadente furnizor: reprezinta numarul de zile convenite cu furnizorul la care sa
se faca plata facturilor de achizitie. In cazul de mai sus s-a convenit cu furnizorul respectiv ca facturile de achizitie sa fie platite in maxim 30 de zile de la data emiterii acestora. Numarul de zile scadente daca este setat va aparea implicit la introducerea unei facturi de aprovizionare a furnizorului respectiv. Aceeasi semnificatie o au si campurile din sectiunea din partea dreapta dar pentru calitatea de client a partenerului respectiv (informatii aferente facturilor de vanzare). In legatura cu acest aspect este si tab-ul [Credit control].
Se poate bloca emiterea unui nou document de vanzare pentru un anumit partener daca este satisfacuta una dintre conditiile urmatoare:
- exista cel putin o factura neincasata a carei scadenta a fost deposit si cu un anumit numar de zile de gratie (in exemplu nostrum 5 zile);
- chiar daca nu exista facturi intarziate peste scadenta, clientul si-a deposit limita de creditare (in exemplul nostru 100 RON).
Blocarea se poate realiza la nivel de client sau la nivel de locatie a acestuia, caz in care se vor inregistra aceste conditii din fereastra “Locatie partener” tabul “Credit control”
Ca o regula generala in Charisma, setul de butoane din partea de jos a ecranului are implicatii asupra intregului document, setul de butoane din partea dreapta asigura
functionalitati de adaugare, modificare/stergere detalii din cadrul unui document. Daca dorim spre exemplu sa adaugam pentru un partener informatii referitoare la Locatii, Telefoane, Persoane de contact, Conturi in banci trebuie sa utilizam butonul <Adauga> din partea dreapta a ecranului.
In cazul in care un partener are mai multe locatii (adrese) nu este necesar sa se creeze parteneri diferiti, ci se pot adauga mai multe adrese aceluiasi partener. Pentru a adauga o noua adresa unui partener ne pozitionam pe tab-ul [Locatii], apoi apasam butonul <Adauga> din partea dreapta a ecranului.
Pentru a adauga un nou partener in system se apasa butonul <Adauga> din partea de jos a ecranului.
Dupa ce au fot introduse toate informatiile eferente unui partener daca se apasa direct pe butonul:
a) <Salveaza>, partenerul nou introdus va fi stocat in baza de date.
b) <Renunta>, partenerul nu va fi stocat in baza de date si toate informatiile vor fi pierdute
c) <Inchide>sau <Adauga>, sistemul ne va intreba daca dorim sa salvam in baza de date informatiile nou introduse:
Informatiile minimale care trebuie introduce pentru a putea salva un partener nou sunt: Cod, Nume, Tip si Stare. In functie de cerinte pot fi insa setate ca obligatorii si alte campuri.
De asemenea daca dorim ca un nou partener adaugat sa nu fie vizibil in toate locatiile apasam pe tab-ul [Vizibilitate].
Daca dorim ca acest PARTENER NOU sa fie vizibil in sistem doar la Sediul Central, punem bifa in campul [Este vizibil doar in locatile selectate], apoi selectam locatia [Sediul central]. Apoi apasam butonul <Salveaza> pentru modificarile effectuate.
Un tip special de partener este partenerul de tip Banca. Se refera la bancile la care firma respectiva are conturi bancare deschise in diverse monede. Modul de adaugare este identic cu cel al unui partener obisnuit doar pentru aceasta operatiune exista alta optiune in meniul General. Pentru adaugarea unei banci in nomenclator se intra in modulul
General – Parteneri - Banci.
Dupa apasarea butonului <Adauga> se va deschide o fereastra in care trebuie completat codul si denumirea bancii. Sistemul pune implicit in campul Tip valoarea “Banca”. Se apasa apoi butonul <Salveaza> pentru salvarea in baza de date a noii banci introduse.
Ce facem in cazul in care dorim ca partenerii pe care-i avem inregistrati in sistem sa fie impartiti in mai multe categorii, subcategorii, astfel incat in anumite raporte de achizitii/vanzari sa putem vedea ce anume si cat am achizitionat/vandut la o anumita categorie de parteneri? Aceasta problema sa rezolva prin intermediul Ierarhiei de
parteneri. Ce reprezinta aceasta ierarhie? Este o impartire a partenerilor in categorii,
subcategorii, etc in functie de necesitatile informationale ale firmei. Este o structura arborescenta in care putem avea oricate ramuri si subramuri dorim, iar in varfurile ramurilor se vor gasi partenerii. Ierarhia de parteneri nu este obligatoriu sa fie utilizata iar structura acesteia tine de modul in care se doreste segmentarea partenerilor.
Exemplu: Sa presupunem ca dorim ca partenerii inregistrati in sistem dorim sa-i
impartim pentru inceput in doua mari categorii: 01.Furnizori si 02. Clienti. Apoi furnizorii dorim sa-i impartim in 3 subcategorii: 11.Furnizori de servicii, 12.Furnizori
de marfa si 13.Funizori de mijloace fixe. Cientii dorim sa-i vedem impartiti in: 021.Supermarket, 022.Dealeri, 023.Magazin. Primul pas este sa construim aceasta
ierarhie in sistem, apoi in pasul 2 vom asocia fiecare partener la ramura sau subramura din care el face parte.
Pentru a construi ierarhia de parteneri vom intra in detaliul unui partener si vom apasa butonul <Include in ierarhie> (sau se intra in modulul General-Clasificari-Parteneri).
Se deschide fereastra in care putem construi structura pe care dorim sa o utilizam in clasificarea partenerilor:
Se completeaza codul si numele clasificarii, daca dorim sa alcatuim o noua clasificare. De asemenea partenerul nou se poate asigna la o clasificare deja existenta.
Dupa completare cod si denumire apasam butonul <Salveaza>.
Dorim ca in continuare ca in ierarhia “Clasificare Parteneri” sa adaugam doua ramuri:
Furnizori si Clienti. Se pozitioneaza mouse-ul in partea stanga a ferestrei in spatiul alb
si apoi se apasa tastele <Shift> + <Insert>. Apare o fereastra pentru introducerea primei ramuri:
Apoi apasam butonul <OK>.
Completam codul si numele celei de-a doua ramuri, apoi apasam butonul <OK>.
Revenim in ecranul principal de clasificare
Dorim ca sa impartim clientii in mai multe categorii, si anume: - supermarket
- dealeri - magazine
Pentru a adauga aceste subramuri la ramura “Clienti”, se selcteaza nodul Clienti si se executa click-dreapta de mouse. O sa apara urmatorul meniu:
Selectam optiunea [Adauga subcategorie pentru nodul selectat] si o sa se deschide cranul de aaugare a unei noi subramuri sub categoria “Clienti”.
Se adauga prima subcategorie si anume 021 – Supermarket. Apoi se apasa butonul <OK>.
Se reia aceeasi procedura pentru celelalte doua subramuri. In final se apasa butonul <Salveaza>.
Acum urmeaza sa stabilim din ce categorie face parte PARTNER NOU pe care tocmai l-am adaugat in sistem. Acesta se gaseste in partea dreapta a ecranului. Presupunem ca acesta face parte din subcategoria Dealer. Se selecteaza nodul respective din ecranul de clasificare:
Penru a adauga acest partener la nodul Dealer apasam pe butonul “<” din centrul ecranului.
Apoi se apasa butonul <Salveaza>.
Sa presupunem ca la aceasta subcategorie dorim sa mai asociem si alti parteneri. Prespunem ca dorim sa aduagam toti partenrii al caror cad incepe cu cifra 1. Pentru acest lucru stergem valorile existente in filtrele cod si denumire urmad ca in campul cod sa tastam valoarea 1.
Ne pozitionam in partea dreapta pe nodul respectiv, adica Dealer.
Pentru a selecta partneri din partea dreapta se poate tine apasata tasta <Shift> (inregistrari successive), sau tasta <CTRL> pentru inregistrari aleatoare.
Apoi se apasa butonul “<” pentru a muta partenerii la subgategoria selectata.
Daca s-a gresit asocierea unui anumit parteneri (sau mai multi) acestia se selecteaza din ramura asociata si se apasa butonul “>”. Presupunem ca partenerul eco a fost gresit asociat subcategoriei “Dealer” si dorim s ail mutam inapoi. Se desface semnul “+” de la Clienti si se selecteaza acest partener.
Se apasa ulterior butonul <Salveaza>.
Se poate sterge un partener din baza de date?
Un partener adaugat in sistem se poate sterge doar daca nu exista inregistrari care sa faca referire la partenerul respectiv. Deci daca avem inregistrat in sistem un document aferent partenerului respectiv, nu vom putea sterge partenerul din sistem. Sistemul ne da un mesaj de eroare in cazul in care partenerul nu se poate sterge din cauza ca este referit in alte inregistrari.
Pentru a sterge un partener se intra in modulul General-Parteneri-Parteneri si se selecteaza partenerul respectiv. (in exemplul nostru se va incerca stergerea partenerului denumit “CLIENT 1”).
Se selecteaza partenerul pe care dorim sa il stergem din baza de date.
Se apasa butonul <Yes> si sistemul ne anunta ca nu au putut fi salvate modificarile deoarece exista referinte pentru partenerul respectiv. Mesajul poate fi vizualizat apasand pe butonul
>>
din partea dreapta-jos a ferestrei din imaginea de mai jos, si ne anunta ca nu se poate sterge partenerul respectiv din sistem.Daca totusi dorim sa nu mai lucram cu un anumit partener pe care nu il putem sterge, putem decide sa il facem “Inactiv” prin scimbarea valorii campului Stare din fisa de partener.
Nomenclator Persoane
Pe langa nomenclatorul de Parteneri exista in sistem si un nomenclator de persoane. Care este diferenta intre cele nomenclatorul de parteneri si cel de persoane? In nomenclatorul de persoane se inregistreaza date aferente unor persoane fizice care au legatura cu societatea respectiva. Unele din aceste persoane pot sa fie chiar parteneri (in cazul unui client persoana fizica), dar nu toate. De aceea nomenclatorul de parteneri nu este cuprinzator pentru nomenclatorul de persoane. In nomenclatorul de persoane se pot adauga inregistrari care sa contina persoane fizice ce au calitatea de angajat in cadrul firmei respective. Se pot adauga de asemenea persoane care sa nu fie angajati in cadrul societatiirespective, dar sa fie angajati in cadrul unor firme din nomenclatorul de parteneri. Pentru a putea selecta aceste persoane ca persoane de contact in fisa partenerului respectiv, persoanele acestea trebuie sa existe in nomenclatorul de persoane. Cu alte cuvinte, se adauga in sistem o persoana fizica dupa care se poate asocia ulterior calitatea de partener, persoana de contact, angajat. Dca vrem sa atasam persoanelor din sistem si o anumita functie pe care acesta o detine in cadrul organizatiei unde isi
desfasoar activitatea, va trebui sa completam in prealabil un dictionr de functii. Acest dictionar se gaseste in modulul General-Parteneri-Pozitie in cadrul organizatiei.
Se deschide un ecran in care putem vizualiza functiile deja introduse in sistem:
Pentru a adauga o noua functie in sistem se apasa butonul <Adauga> din partea de jos a ecranului. Se va deschide un ecran in care se poate adauga o noua inregistrare:
Obligatoriu de completat sunt codul si denumirea functiei. Presupunem ca dorim sa adaugam functia de director vanzari. Stabilim ca pentru aceasta functie codul va fi DIRV, deci vom introduce aceasta valoare in campul Cod. Completam si denumire a functiei si apoi apasam butonul <Salveaza>.
Nomenclatorul de persoane se gaseste in modulul General-Parteneri-Persoane
Dupa alegerea acestei optiuni se deschide un ecran in care putem vizualiza persoanele deja existente in sistem:
Pentru a adauga in sistem o noua persoana se apasa butonul <Adauga> din partea de jos a ecranului. Se va deschide ecranul urmator in care se pot introduce date de identificare ale unei persoane.
Se completeaza campurile Nume, Prenume, CI, CNP, Functie, Locatia de lucru si alte date de identificare:
Punerea bifei pe campul “Adauga persoana ca partener” conduce la adaugarea acestei persoane si in nomenclatorul de parteneri, in momentul in care se va salva persoana respectiva in sistem. Daca nu se pune bifa respectiva atunci nu va fi vreat si partenerul
asociat persoanei respective. Daca se pune bifa se activeaza un camp in care trebuie precizat cu ce tip dorim sa fie creat in sistem partenerul asociat persoanei:
Se apasa apoi butonul <Salveaza> pentru a salva persoana in baza de date.
Nomenclator Articole
Asa cum spuneam in capitolul precedent prin articol se intelege orice element (entitate) stocabil sau nestocabil care poate sa apara pe detaliul unui document gestionat prin intermediul sistemului Charisma. Astfel in acest nomenclator vom regasi atat produsele finite, marfurile, materiile prime, materialele auxiliare, obiectele de inventar, consumabile, mijloacele fixe pe care o companie le achizitioneaza si/sau vinde cat si articole nestocabile de tip venit/cheltuiala utilizate in activitatea financiar contabila. Pentru a le putea utiliza ulterior in documente, toate aceste articole trebuie fie in primul rand adaugate in acest nomenclator. Nomenclatorul de articole se gaseste in modulul
Fereastra care apare pastreaza acelasi comportament ca si in cazul nomenclatorului de parteneri, si in detaliul ei vom regasi articolele existente in sistem la un anumit moment.
Regulile de cautare expuse in cazul nomenclatorului de parteneri raman valabile si aici. Se poate cauta un articol dupa Cod, Nume articol, Locatia in care a fost introdus, Tip
articol, Cod de bare, Stare si Tip stoc.
Exemplu: Daca dorim sa cautam in sistem articolul care are codul 1009 vom tasta
aceasta valoare in campul Cod si vom apasa apoi butonul Executa filtru din partea dreapta-sus a ecranului.
Dupa apasarea pe butonul Executa filtru, in partea de detaliu sistemul va intoarce doar inregistrarile care satisfac criteriul de filtrare introdus.
Regula: Campurile Cod articol si Nume articol trebuie sa fie unice in nomenclatorul de
articole (in cazul in care folosim coduri de bare pe articole, si campul Cod bare trebuie sa fie unic in nomenclator). Nu vom putea introduce in sistem doua articole care sa aiba acelasi cod sau aceeasi denumire (sau aceleasi coduri de bare). Pentru a vizualiza informatiile aferente articolului selectat se apasa butonul <Detaliu> sau se executa dublu click de mouse pe linia selectata. Va aparea fereastra de detaliu aferenta articolului.
Daca se doreste adaugarea unui nou articol in sistem se apasa butonul <Adauga> din partea de jos a ferestrei. Se va deschide un ecran in care se pot stoca informatiile aferente unui nou articol.
Campurile obligatoriu de a fi introduse in sistem pentru un articol sunt cele scrise cu caractere bold, si anume: Cod, Denumire, Valid, Stocabil, TVA, U.M., Tip.
Observatie: campul Cod trebuie sa fie unic ca si campul Denumire; astfel ca nu vom
putea avea in sistem doua articole cu acelasi cod, sau doua articole cu aceeasi denumire. La deschiderea ferestrei pentru adaugarea unui nou articol apare implicit bifa pe campurile Valid si Stocabil. Bifa pe campul stocabil indica faptul ca in sistem se va tine stoc pe articolul respectiv. Daca se scoate bifa de pe campul valid, articolul respectiv nu va mai fi ulterior vizibil in documente. Se foloseste aceasta functionalitate cand se decide ca nu se mai lucreaza in sistem cu un articol.
Obs. Se poate seta sistemul ca pe baza unor criterii sa se genereze automat codul pentru
articolele noi din sistem.
Tip articol: toate articolele din sistem trebuie sa aiba asociat un tip. Alegerea unui tip are
implicatii in parte de contabilitate. Astfel putem spune ca tipurile de articole reprezinta o clasificare contabila. Tipurile de articole pot fi oarecum asimilate cu planul sintetic de conturi. Daca la adaugarea unui anumit articol se constata ca in campul “Tip articol” nu se regaseste tipul de care avem nevoie, acesta poate fi adaugat in lista respectiva de tipuri. Dictionarul care contine toate tipurile de articole se gaseste in modulul
General-Articole-Tipuri de articole.
Dupa alegerea acestei optiuni se deschide fereastra care contine lista de tipuri de articole din sistem.
Pentru a adauga un nou tip de articol se apasa butonul <Adauga> din fereastra de mai sus. Apoi putem adauga un nou tip de articol in ecranul care apare.
Presupunem ca dorim sa adaugam tipul de articol “Produse finit”. Trebuie sa introducem in fereastra de mai sus codul si denumirea tipului. Decidem ca pentru acest tip codul sa fie PF, iar Denumirea: Produse finite.
Pentru fiecare tip de articol trebuie asociate o serie de conturi pe baza caruia sistemul genereaza automat notele contabile (pentru detalii vezi capitolul Contabilitate).
Dupa adaugarea noului tip de articol se apasa butonul <Salveaza>. Se pot stoca o serie de alte informatii referitoare la articole, cum sunt:
Denumirea scurta – este completata in prima faza automat de sistem si este constituita
din primele 20 de caractere din denumirea articolului respectiv. Ea poate fi ulterior modificata si este utilizata in cazul vanzarii prin intermediul bonurilor fiscale emise de o casa de marcat integrata cu Charisma.
Producator: se poate selecta din nomenclatorul de parteneri producatorul articolului
respectiv, atunci cand acest lucru este important sa fie stocat in sistem. Ulterior folosind acest camp se pot consulta rapoarte de stoc sau de vanzari pe producator.
Client principal: atunci cand pentru un anumit articol exista un client rincipal acesta poate fi selectat in campul Client principal.
Campurile: Durata achizitie, Stoc minim, Stoc maxim, Stoc de siguranta,
Aprovizionare centralizata sunt campuri care se pot utiliza intr-o formula pe baza careia
sistemul sa calculeze automat care este necesarul de aprovizionat pentru articolul respectiv.
Adaosul minim: este procentul minim de adaos sub care nu se doreste sa se vanda un
anumit articol. Poate avea in principal doua utilizari:
.1 La formarea automata a pretului de vanzare pe baza pretului de achizitie inmultit cu acest procent de adaos.
.2 La atentionarea utilizatorul atunci cand in documentele de vanzare operatorul introduce un pret de vanzare in urma caruia articolul respectiv s-ar vinde cu un adaos mai mic decat cel setat in acest camp. Mesajul apare in momentul in care se incearca validarea documentului.
In partea de jos exista un set de optiuni (tab-uri) in care pot fi stocate diverse alte informatii referitoare la un articol:
Proprietati: prin intermediul proprietatilor pot fi stocate anumite informatii referitoare la
un articol pentru care nu exista un camp predefinit in sistem.
Exemplu: o firma comercializeaza diferite tipuri de genti de dama. Pentru un anumit
model de geanta numit “Prestige” este asignat un cod de articol 3120. Stocul din magazin pe acest produs este de 20 bucati. Dar aceasta geanta care are codul 3120 poate sa aiba 4 culori: alb, bej, rosu si negru. Daca dorim sa stim care este cantitatea din stoc aferenta fiecarei culori sau daca dorim sa facem o analiza referitoare culorile care s-au vandut cel mai bine, cum putem proceda deoarece indiferent de culoare avem un singur cod de articol? Aceasta situatie este rezolvata prin intermediul proprietatilor. Vom adauga in sistem o proprietate numita “Culoare”. Deoarece exista o plaja finita de valori pe care aceasta proprietate poate sa o ia putem sa-i adaugam si lista valorilor posibile. Apoi o vom asocia articolului geanta Prestige. Proprietatile sunt gestionate de un nomenclator care se gaseste in modulul General-Dictionare-Proprietati.
Pentru a adauga o noua proprietate se apasa butonul <Adauga>. Se deschide fereastra de adaugare a unei noi proprietati:
Se completeaza codul, denumirea si tipul proprietatii. La Tip se alege TP_TEXT deoarece valorile pe care le va lua proprietatea culoare sunt de tip text. Apoi in campul
Valoare se introduc pe rand valorile pe care le poate lua proprietatea culoare: Alb, Bej,
Dupa adaugarea datelor respective se salveaza informatiile nou introduse prin apasarea pe butonul <Salveaza>.
Pasul urmator este sa asociem proprietatea nou creata articolului :”Geanta Prestige”. Intram in nomenclatorul de articole si selectam articolul respectiv si executatm click de mouse pe tab-ul Proprietati (primul tab din partea stanga a ecranului de mai jos).
Pentru a asocia proprietatea Culoare articolului Geanta Prestige se apasa pe butonul <Adauga> din partea dreapta a ecranului. Se va deschide fereastra de proprietati existente in sistem.
Vom selecta din campul Cod/Nume proprietatea Culoare. Apoi in campul Tip valoare vom alege optiunea pvtList deoarece avem o lista predefinita de culori.
Deoarece se doreste evidenta stocului pentru acelasi articol in functie de culoare, proprietatea trebuie sa fie obligatorie, astfel ca la documentele de aprovizionare sa fim obligati sa specificam culoarea pentru acest articol. Trebuie sa specificam la articolul respectiv care este plaja de culori pe care acesta o poate avea.. Pentru aceasta se apasa butonul <Adauga> din partea dreapta a imaginii de mai sus. Se va deschide o fereastra, iar din campul Valoare selectam prima valoare Alb
Apoi apasam butonul adauga pentru a selecta urmatoare valoare a proprietatii Culoare.
Dupa selectarea celor patru valori se apasa butonul <Inchide>. Dupa aceeasta operatiune fereastra trebuie sa arate ca in modelul de mai jos:
Trebuie setata o valoare implicita (in cazul nostru daca se achizitioneaza cu precadere genti de culoare alba vom considera aceasta valoare ca fiind cea implicita) pe care sistemul sa o propuna automat la achizitie ea putand insa fi modificata de utilizator. Pentru acest lucru punem bifa pe campul Obligatoriu si setam apoi la Valoare implicita vom selecta Alb.
Apoi apasam butonul <Inchide> pentru a reveni in fereastra principala a articolului respectiv.
Apasam apoi pe butonul <Salveaza> pentru a salva modificarile efectuate asupra articolului respectiv.
Alte elemente importante pe care le putem stoca in sistem aferente unui articol sunt:
Echivalente: se poate intampla ca la un anumit moment sa nu existe pe stoc un anumit
articol dar sa pot sa utilizez in locul acestuia alt articol care exista pe stoc. In aceasta sectiune pentru un anumit articol pot fi selectate articolele echivalente. Pentru acest lucru dupa e am intrat in detalierea articolului pentru care dorim sa introducem echivalentele se apasa pe butonul <Echivalente>, apoi pentru a adauga articolele corespunzatoare se apasa butonul <Adauga> din partea dreapta a ecranului. Se va deschide fereastra urmatoare:
Se apasa pe sageata din partea dreapta a campului Echivalent pentru a selecta articolul echivalent.
Presupunem ca pentru articolul “Geanta Prestige” articolul echivalent este “Geanta Tamrac 5606”. Astfel ca vom tasta in campul Nume articol aceasta denumire apoi apasam butonul <Executa filtru> din coltul stanga-sus al ecranului de mai jos.
Se poate introduce o prioritate pentru articolul echivalent in sensul ca cel cu prioritatea 0 va fi primul recomandat. De asemenea se poate introduce si o perioada de valabilitate pentru care echivalenta este valabila prin setarea campurilor <De la> si <Pana la>.
Daca se doreste adaugarea a inca unui articol echivalent se apasa butonul <Adauga> din fereastra de mai sus si se reia procedeul descris anterior. La finalizarea operatiunii se apasa utonul <Inchide> pentru a reveni in fisa articolului si apoi pentru a salva articolele echivalente in baza de date apasam butonul <Salveaza>.
Configurare stoc: pentru articolele stocabile evidentiaza metoda de descarcare de
gestiune utilizate de companie pentru articolulul respectiv: FIFO, LIFO, CMP, Identificare directa, etc.
Denumiri in limbi straine: se pot stoca in sistem denumiri in limbi straine ale diverselor
articole care pot fi exportate in alte tari si pentru care dorim ca pe documentele de vanzare sa fie tiparita alta denumire decat cea utilizata pe teritoriul Romaniei.
Conturi contabile: in aceasta sectiune se pot introduce pentru un articol conturile
contable asociate, atunci cand tipul contabil nu este suficient. Exemplu: articolele utilizate pentru operatiuni diverse la extrasul de cont au tipul EXT. Deoarece pentru acest tip nu putem asocia un set de conturi, pentru fiecare articol care poate sa apara pe extrasul de cont se asociaza conturile contabile.
Taxe asociate: apasand pe acest buton pot fi vizualizate pentru articolele de la import
taxa vamala, comsionul vamal, Tva-ul aferent.
Cod de bare: pentru fiecare articol existent in sistem se poate introduce unul sau mai
multe coduri de bare. Ulterior in documente articolul poate fi cautat si dupa campul cod de bare. Pentru a introduce un cod de bare unui articol se apasa pe butonul Cod de bare,
apoi se apasa pe butonul <Adauga> din partea dreapta a eceanului. Se deschide
urmatoarea fereastra:
In campul Cod de bare se introduce codul respectiv (poate fi introdus si prin scanare cu cun cititor). Se seteaza apoi unitatea de masura pentru care este valabil codul de bare respectiv. De asemenea codul de bare poate fi asociat unui anumit partener (nu este obligatoriu).
Daca se doreste asociarea a inca unui cod de bare se apasa butonul <Adauga> din fereastra de mai sus si se reia procedeul descris. La finalizare se apasa butonul <Inchide> apoi <Salveaza>.
Liste de preturi: apasand pe acest buton putem vizualiza listele de preturi in care
articolul respectiv a fost adaugat.
Furnizori: in aceasta sectiune se pot adauga atunci cand este cazul furnizorii pentru un
anumit articol. Se pot introduce unul sau mai multi furnizori si se poate stabili o prioritate a acestora. Pentru a adauga un furnizor la un anumit articol se apasa pe butonul <Furnizori> apoi pe butonul <Adauga> din partea dreapta a ecranului. Dupa aceasta operatiune se da click stanga de mouse pe campul Furnizor.