IRMA and the Incident Management Process

IRMA and the Incident 

Management Process

January 2014

y

Justice Center Changes – Overview

•

Protection of People with Special Needs Act

•

Creation of a new agency, the NYS Justice 

Center for the Protection of People with 

Special Needs

•

New incident classifications and definitions in 

Part 624

Justice Center Changes ‐ Overview

•

Reportable incidents in programs certified or 

operated by OPWDD that are reported to the 

Justice Center are not entered into IRMA by 

the agency – the process is initiated by the JC.

•

Reportable Incidents (Abuse/Neglect and

•

Reportable Incidents (Abuse/Neglect and 

Significant Incidents) that occur in programs 

operated or certified by OPWDD must be 

reported to the Justice Center.

3

Justice Center Changes ‐ Overview

•

OPWDD Notification is required for all 624 incidents, 

except Minor Notable Occurrences.

•

For incidents where notification to the Justice Center 

is required, both notifications must be completed.

•

OPWDD notification for 625 events is made via 

IRMA.

Justice Center Changes ‐ Overview

•

Notification “cheat sheets” for 624, 625 and 

deaths and other helpful resources are 

available at:

htt //

dd

/

dd

/

http://www.opwdd.ny.gov/opwdd_resources/

incident_management/justice_center

5

IRMA Login

IRMA Login

7

Summary of Incidents

Justice Center Tab (JC) Incidents created in IRMA from the Incidents created in IRMA from the  Justice Center via an XML file “J ” Icon (Left) Indicates that the incident originated from  the Justice Center and the investigation is  being completed by the Justice Center  “A” Icon  Indicates that the incident has been  delegated to the provider Agency for  investigationg OPWDD Icon Indicates that the incident has been  delegated to OPWDD Office of Investigations  and Internal Affairs for investigation

Summary of Incidents

NEW – New incident received by  Justice Center OPEN – Agency has entered  initial details of incident PENDING CLOSURE – Error has  occurred during transmission of  info back to the JC CLOSED – All required fields have  been completed by the agency  and incident is closed. 9

Summary of Incidents

Justice Center Tab From the summary of incidents page you  can take the following actions by clicking  the corresponding icon in the far right the corresponding icon in the far right   (Action) column: Incident View Incident Edit Review page Communicate with OPWDD IMU staff  regarding this incident “J ” Icon (Right) “J ” Icon (Right) Opens a new window and displays the  information that was sent to IRMA by the  Justice Center.

Summary of 

Incidents

New Incidents tab This tab will display all  incidents that have been  t d i th ti f entered in the timeframe  selected (24 hours, 48 hours,  one week or custom date  range). Incidents can be narrowed  down by category, or all  incidents can be displayed  with a summary as in the  screenshot at right. For ICF incidents, the master  incident number will be  displayed in RED. Incidents on the JC tab will  move to this tab after the  initial details and individual(s)  are added. 11

Summary of Incidents

Review Incidents tab This view displays incidents  for which there is an active  “conversation” between the  agency and OPWDD IMU staff. The conversation can be  viewed or updated by clicking  on the blue review page icon  in the far right column.

Review Incidents

Conversation Page Clicking on the blue icon on  the summary of incidents  page will bring up this page  for the incident. A message  can be left for OPWDD IMU  staff by typing in the box  under “conversation to date”  and hitting the return or enter  key. Entries are time and date  stamped and cannot be  d l d deleted. 13

Summary of Incidents

Reporting Update Tab Incidents that have not been  closed within 30 days will closed within 30 days will  appear on this page and require  an update on the status of the  investigation. Clicking on the “edit” icon in  this view will go directly to  the  reporting updates page so  that  an update can be added. Updates will continue to be Updates will continue to be  requested after the  investigation is complete if the  incident is not closed.

Summary of 

Incidents

“J ” Icon (Right) Clicking this icon will present g p the user with the information  that was sent to IRMA from the  Justice Center.  If duplicate incidents have  been linked by IMU staff, they  will all be shown together. The  view can be expanded to show  the complete file by clicking  the arrow on the left hand  side. Any updates that are made by  the Justice Center to the  original information will be  displayed in RED. 15

Process for 625 Events/Situations

625 Events/Situations

•

Do not require the same level of detail as a 624 

incident

•

625 events will only require the following tabs: 

Details, Individual, Investigation, and Corrective 

Measures

•

Will generally always be delegated to the agency for 

investigation

Incident Details

Program/Site, Location and  Reported/Discovered dates are  required to create an incident.q ‘Did this incident occur under the  auspices of OPWDD or provider  agency?’  Yes ‐ Part 624 Regulation No ‐ Part 625 Regulation If an incident originates from the  Justice Center, the Justice Center  Preliminary Report field cannot be  altered altered. All required fields on this page  must be entered before going to  Individual tab. 17

Involved Persons

In this view persons involved  in the incident may be added.  The involved person types are The involved person types are  Person Making Allegation,  Person Present, Person  Reporting and Target of  Allegation of Abuse. Sub Types are  Family  Member, Individual, Staff  (agency or contract) ,  Volunteer or Other. Full names of targets are  required to be entered for  Reportable Abuse/Neglect.

Individual Select

Category/Classification The agency cannot change the category  that the Justice Center has chosen. If the  incident is a reportable significant incident  as in the example on the right, one of  those classifications must be chosen. Adding Individuals “VPCR Individuals” will display the  individual names that were reported to  the Justice Center. The list of individuals  that can be added is generated from the  i di id l h ll d i h individuals that are enrolled in the  program in the Tracking and Billing (TABS)  system. 19

Individual Details

“Possible crime against individual by  custodian?” and “Law Enforcement  Notified’ are required fields to close  the incident. When “Law Enforcement Notified?” is  answered yes, Law Enforcement will  be a required notification in the  Notifications tab. OPWDD requires all incidents of  physical and sexual abuse and any  possible crimes to be reported to local  p p law enforcement.

In this section the contributing factor(s) to  the incident and immediate individual  protections must be entered, as well as the 

Initial Findings

staff persons who have provided and  reviewed the incident information. If there are multiple individuals involved in  the incident, protections will need to be  entered separately for each person. If “yes” is selected under additional steps  taken, a text box will appear to provide  future details. Routine data is collected from the  contributing factors field and is very  important for use in quality improvement  efforts. 21 Any injuries or medical examinations  related to the incident should be  documented in this section (Page 1).

Physical Findings

If any injuries are documented  and/or a medical examination took  place,  then Page 2 and Medical  Exam Findings must also be  completed.

If an injury was documented on Page  1 of Physical Findings, then Page 2  must be completed. 

Physical Findings

The location of each injury selected  on Page 1 is documented by clicking  on the corresponding section on the  body map. Multiple body parts can be selected  for each injury type if indicated. 23 If the question, “Was the individual  examined by a health care  professional?” is answered “yes” on 

Physical Findings

Page 1,  the medical exam findings  page must be completed. The minimum information that is  required is the date, location and  description of the exam. The name  and title of the examiner should also  be completed if known.

Reporting Deaths

•

Deaths in programs certified or operated by OPWDD are to be 

reported to the Justice Center via the death reporting line, 

(855) 373‐2124. They should only be called into the VPCR if 

the death is a potential  allegation of abuse or neglect.

•

Unlike other Justice Center incidents, an incident is not 

automatically generated for a death and must be entered into 

IRMA manually by the reporting agency.

•

Effective 1/22/2014, IRMA will be updated to change the 

name of the QCC100 to Report of Death.

25 The QCC 100 must be completed for  all deaths. Please be sure to  complete all four sections to the 

QCC 100/Report of Death

best of your ability with the  information that is available. After the form is completed, click on  the E‐mail link to submit the form.  This sends an email to OPWDD and  the Justice Center to inform us that  it is complete. You can submit the  form as many times as necessary as  additional information becomes  il bl available. This is the only form that needs to  be completed and it must be  completed via IRMA. Do not 

Notifications

All of the required notifications  (based on the type of incident and  type of program) will automatically type of program) will automatically  appear. Navigate between the  notifications by clicking on the link  for each one. All notifications must be completed  in order to close the incident. Be sure  to fill out all required fields, including  BOTH first and last name. If there is more than one individual,  notification details may be applied to  two or more by checking the “apply  above data” box. 27

Special Notifications

If Special Notifications (i.e., Jonathan’s  Law) are required, the link will appear  in the green bar. Special notifications  are required for all types of incidents  except Occurrences regardless of  delegation and are not required for  Part 625 Events/Situations. If the response to any of the questions  is “yes,” additional fields will pop up  requesting additional details. Printable 147 and 148 forms can be  obtained by clicking on the links to the  left of the individual’s name. These  forms are also able to be redacted  within the application prior to  printing.

Investigation

The investigation page has three sections. The text of the investigation should be  entered on this page, as well as the dates  indicated and the name of the investigator. All fields on this page must be completed  in order to close the incident. The fields no longer have any size limits.e e ds o o ge a e a y s e ts 29

Investigation – Findings

The previous “Disposition” tab  for allegations of abuse has  been replaced by Findings been replaced by Findings.   Inconclusive is no longer a valid  finding – the only options are  Substantiated and  Unsubstantiated. Multiple findings may be  entered. A classification,  finding, and target must be  selected for each finding. If a target was not entered in  Involved Persons at the time  the incident was created, it can  be added or changed from this  page by clicking the “Add/Edit 

Investigation‐ Reporting 

Updates

For Reportable Incidents and Serious  Notable Occurrences, updates must  be provided if the incident is not be provided if the incident is not  closed after 30 days. The system will continue to request  updates after the investigation is  entered if the incident is not closed. SRC minutes may be used as an  update. Recently entered minutes  will be available to select by checking  th b the box.  31

Justice Center Investigations

•

Investigations for all Reportable Abuse/Neglect cases that are 

being investigated by the agency must be submitted for 

upload to the Justice Center VPCR system.

•

The investigation packet should include the OPWDD Form 158 

Submission Form, the notice to the target of the allegation, 

the SCR request form and the OPWDD Form 149 Required 

q

q

Investigative Format, and all supporting documentation and 

relevant correspondence.

•

The complete packet should be emailed to 

[email protected]

and clearly state which 

Corrective Measures

Each corrective measure selected will  bring up “Title” and “Description” text  boxes to indicate the person responsible p p and a description of the action taken. In order to close the incident, at least  one Administrative and one Consumer‐ Specific action must be selected, and  “Approved by CEO or Designee” must be  checked. 33

Pending Closure

“Pending Closure” incidents  can be found by clicking on  the link on the main agency  h b f menu. The number of  pending closure incidents is  displayed in parentheses. A status of pending closure  indicates that an error  occurred during transmission  of data back to the JC when  the incident was closed. This  is most commonly caused by  either a change in the original  JC category or missing data. The link will bring you to a list  of pending closure incidents  which can then be edited and 

Miscellaneous Notes 

Up to date information, resources and contact information for Incident Management Unit staff  can be found on our website: 

http://www.opwdd.ny.gov/opwdd_resources/incident_management/home

Please keep your passwords active; they will become inactive if not used for 90 days. Passwords  can be reset by visiting https://my.opwdd.ny.gov/and clicking “forgot password” or contacting  the Help Desk at [email protected]. IRMA has been tested for functionality in Internet Explorer 8.  Other web browsers (e.g.,  Chrome, Firefox) have not been tested and their use could result in unexpected application  errors 35 errors. Please send requests for IRMA access and technical support to  [email protected]. Multiple staff have access to this account and the first  available person will address your request. Please be sure to include the incident number and a  detailed description of your issue.