บทที่ 7
เครื่อง มือที่ใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
วัตถุประสงค์เชิงพฤติกรรม (Behavioral Objectives)
หลังจาก ศึกษาจบบทเรียนนี้แล้ว นักศึกษาจะมีความสามารถดังนี้ (After studying this chapter, you will be able to)
1. อธิบายแผนภูมิ Block Diagram 2. เขียนแผนภูมิการจัดองค์กร
3. ยกตัวอย่างแผนภาพการแจกจ่ายงาน
4. ออกแบบแผนภูมิ / ตาราง ก าหนดเวลาการปฏิบัติงาน (Gantt’s Chart) 5. ออกแบบปฏิทินการปฏิบัติงาน (Time Schedule and Time Table) 6. ออกแบบตารางเสนอผลการประมวลผล (Input / Output Table) 7. ยกตัวอย่างวิธีการวิเคราะห์ข่ายงาน
8. บอกข้อดีของ PERT
9. จัดบอร์ดเชิงปฏิบัติการ “เครื่อง มือที่ใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ” 10. สนทนาเชิงปฏิบัติการ จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส อุปสรรค (SWOT Analysis) “แผนภูมิ Gantt’s Chart”
11. สนทนาเชิงปฏิบัติการ SWOT Analysis “แผนภาพการแจกจ่ายงาน “(Work Distribution Chart)” 12. สนนาเชิงปฏิบัติการ SWOT Analysis “แผนภาพ PERT”
บทที่ 7 เครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ การออกแบบระบบมักจะใช้รูปภาพและสัญลักษณ์ เครื่องมือที่ใช้มีอยู่มากมายหลายชนิดแต่ละชนิดมีความ แตกต่างกัน ใช้ในโอกาสแตกต่างกัน เครื่องมือแต่ละอย่างมีวิธีการสร้างคุณสมบัติ และการใช้งานที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับ นักวิเคราะห์ระบบว่าจะน าไปใช้ในขั้นตอนใดซึ่งจะต้องศึกษาคุณสมบัติของเครื่องมือนั้นให้เข้าใจเพื่อที่จะได้น า ไปใช้อย่างถูก ขั้นตอนและถูกต้องตามวิธีใช้งานของเครื่องมือแต่ละชนิด แผนภูมิ Block Diagram เป็นแผนภูมที่มีลักษณะของการใช้ Block สี่เหลี่ยมผืนผ้าเป็นตัวแทนของกิจกรรม (Activity) ต่าง ๆ หรือใช้แทน ความคิดที่ต้องการจะท าการวิเคราะห์และออกแบบระบบงานซึ่งสามารถน าไปใช้ในการเขียนเป็นแผนภูมิของกิจกรรมต่าง ๆ ได้ หลายอย่าง เช่น
1. การใช้ Block Diagram ในการเขียนแผนภูมิการจัดองค์กร (Organization Chart) ซึ่ง
เป็นแผนภูมิที่แสดงให้เห็นว่าองค์กรนั้น ๆ มีการจัดแบ่งเป็นองค์ประกอบย่อย ๆ อะไรบ้างและแบ่งอย่างไร เช่น แบ่งออกเป็น ฝ่ายแบ่งเป็นแผนก เป็นหน่วย มีงานอะไรบ้าง กี่หน่วยงานและหน่วยงานต่าง ๆ เหล่านั้นมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกันในทางสาย การบังคับบัญชากันอย่างไรเป็นต้น
2. การใช้ Block Diagram ในการเขียนแผนภูมิการท างานของระบบงาน (System
Flowchart) เป็นแผนภูมิแสดงความสัมพันธ์ในการท างานของระบบใด ๆ ว่าในระบบนั้นมีความสัมพันธ์กันอย่างไร 3. การใช้ Block Diagram ในการเขียนแผนภูมิเพื่อแสดงขั้นตอนการท างานของ
โปรแกรม (Program Flowchart) เป็นแผนภูมิแสดงการท างานของโปรแกรมแบบเป็นขั้นตอน ตั้งแต่เริ่มต้น
โปรแกรม ด าเนินไปตามขั้นตอนการท างานของโปรแกรม ไปจนสิ้นสุดการท างาน ซึ่งอาจจะแบ่งออกเป็น Routine การ ท างานใหญ่ ๆ
4. การใช้ Block Diagram ในการเขียนแผนภูมิแสดงการไหลของข้อมูล (Data Flow
Diagram : DFD) เป็นแผนภูมิที่ใช้ส าหรับการแสดงการไหลไปของข้อมูลเพื่อแสดงให้เห็นว่ามีการปฏิบัติงานไปตามล าดับ ขั้นตอนกันอย่างไรบ้าง แผนภูมิการจัดองค์กร (Organization Chart) เป็นแผนภูมิที่แสดงให้เห็นว่าองค์กรนั้น ๆ มีโครงสร้างหรือการจัดแบ่งเป็นองค์ประกอบย่อย ๆ อะไรบ้างและแบ่ง อย่างไร เช่น แบ่งออกเป็นฝ่าย เป็นหน่วยงานอะไรบ้าง กี่หน่วยงาน และหน่วยงานเหล่านั้นมีความสัมพันธ์ในสายการบังคับบัญชา กันอย่างไร รวมทั้งแสดงถึงความสัมพันธ์ของแต่ละต าแหน่ง ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบสามารถใช้แผนภาพองค์กรนี้ในการ สัมภาษณ์ และสอบถามข้อมูลจากบุคคลต่าง ๆ ในองค์กรได้ เนื่องจากแผนภาพนี้แสดงถึงโครงสร้างขององค์การอย่างเป็น ทางการ แต่ความสัมพันธ์ที่แท้จริงของแต่ละต าแหน่งในทางปฏิบัติงานจริงอาจมีความแตกต่างกันบ้าง นักวิเคราะห์ระบบจึงต้อง ศึกษาและสอบถามจากบุคคลต่าง ๆ ในองค์กร ผู้จัดการ ฝ่ายจัดซื ้อ ฝ่ายขาย ฝ่ายบัญชี ฝ่ายบริหาร
ภาพที่ 7.1 แสดงแผนภูมิการจัดองค์กร (Organization Chart)
แผนภาพการแจกจ่ายงาน (Work Distribution Chart)
เป็นแผนภาพแสดงการแจกจ่ายงาน ซึ่งแสดงให้เห็นถึงงานต่าง ๆ ที่ต้องกระท าว่ามีอะไรบ้าง ใครเป็นผู้ท า และใช้ เวลาเท่าใด รวมทั้งยังช่วยผู้บริหารโครงการแจกจ่ายงานให้แต่ละบุคคลได้อย่างทั่วถึงและสมดุล งาน/บุคคล สมศิริ Assistance Manager ปิยะฉัตร Purchasing Supervisor นงลักษณ์ Purchasing Clerk พรทิพย์ Store Receiver การสั่งซื้อสินค้า ตรวจสอบตาคา และจ านวนที่สั่ง (10) พิมพ์ใบสั่งซื้อ (5) การตรวจสอบ ตรวจสอบและ อนุมัติ ใบสั่งซื้อ ตรวจทานใบสั่ง ซื้อ(2) การรับสินค้า ตรวจสอบสินค้าที่ รับกับรายการที่ สั่ง (15) อื่น ๆ จัดการประชุม (10) ดูรายละเอียด ปลีกย่อย (15) จัดเก็บเอกสาร การ สั่งซื้อ (10) จัดเก็บเอกสาร การ รับของ (10) ภาพที่ 7.2 แสดงแผนภาพการแจกจ่ายงาน แผนภูมิ Gantt chart (Gantt’s Chart)
เป็นแผนภูมิแท่งชนิด Bar Chart อย่างหนึ่ง เพื่อแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะต้องกระท า กับระยะเวลาหรือเวลาส าหรับการปฏิบัติงานของกิจกรรมนั้น ๆ การเขียน Gantt chart จะต้องก าหนดเวลาของแต่ละโครงงาน ซึ่ง จะแสดงภาพรวมของโครงการนั้น ๆ ท าให้เข้าใจภาพรวมของระบบได้ง่ายขึ้น บุคลากรที่เกี่ยวข้องสามารถท าการตรวจสอบ ความก้าวหน้าในการวิเคราะห์ระบบได้ อย่างเข้าใจและรวดเร็วมากขึ้น Gantt chart ที่สร้างในส่วนบนตามแนวนอนของตารางจะแสดงหน่วยของเวลา ไม่ว่าจะเป็นชั่วโมง วัน สัปดาห์ เดือน หรือหน่วยเวลาตามที่นักวิเคราะห์ระบบก าหนด ส่วนด้านข้างตามแนวตั้งของตาราง บรรทัดบนสุดจะเป็นชื่อโครงการ บรรทัดถัดมา จะเป็นรายละเอียดของโครงการต่าง ๆ หรือขั้นตอนของโครงการซึ่งมักตั้งชื่อง่าย ๆ ที่สามารถเข้าใจได้ว่าโครงการนั้นท าอะไร ผู้จัดการใหญ่ หน. ฝ่ายจัดซื ้อ หน. ฝ่ายขาย หน. ฝ่ายบัญชี หน. ฝ่ายบริหาร รองหน. ฝ่ายขาย เลขานุการ
หัวข้อการการด าเนินงาน เดือน พ.ย. เดือน ธ.ค. เดือน ม.ค. เดือน ก.พ. เดือน มี.ค. เดือน เม.ย. 1. ศึกษาความเป็นไปได้ขององค์กร 2. จัดท าใบเสนอโครงงานและรอผลอนุมัติ 3. ศึกษาทฤษฎีที่เกี่ยวข้องกับการท างาน 4. วิเคราะห์และออกแบบโปรแกรม 5. จัดท าโปรแกรม 6. ทดสอบโปรแกรม 7. ปรับปรุงและแก้ไขตัวโปรแกรม 8. ทดสอบการใช้งานจริง 9. ท าคู่มือและเอกสารประกอบโปรแกรม ภาพที่ 7.3 แสดงแผนภูมิ Gantt chart ปฏิทินการปฏิบัติงาน (Time Schedule and Time Table)
เป็นปฏิทินในรูปลักษณะของตาราง ซึ่งแสดงถึงงานที่ต้องท า วันที่ที่เริ่มท างานและ วันที่ที่ท างานแล้วเสร็จ กิจกรรมที่ต้องปฏิบัติ เริ่มท างานวันที่ สิ้นสุดการท างานวันที่ การวิเคราะห์ระบบงานทะเบียน 1 ม.ค. 2548 15 ม.ค. 2548 การออกแบบระบบ 10 ม.ค. 2548 10 ก.พ. 2548 การพัฒนาระบบงานทะเบียน 15 ก.พ. 2548 31 ม.ค. 2548 การทดสอบปรับปรุงแก้ไขระบบ 15 ม.ค. 2548 15 เม.ย. 2548 การบ ารุงรักษาระบบ 15 ม.ค. 2548 --- ภาพที่ 7.4 แสดงทินการปฏิบัติงาน ตาราง Input/Output Table เป็นตารางที่ใช้ส าหรับการสร้างหรือออกแบบตาราง Output หรือตารางเสนอผลการประมวลผลต่าง ๆ ซึ่ง ประกอบด้วยส่วนส าคัญ ๆ 2 ส่วน คือ 1. ส่วนที่เป็นรายการ Input ประกอบด้วย รายการต่าง ๆ ทั้งหมดที่จะน ามาประมวลผลส่วนนี้จะอยู่ทางด้าน ซ้ายมือของตารางส าหรับใช้ในการเลือกเป็นรายการของตารางปกติตารางหนึ่ง ๆ จะมีรายการที่มีความสัมพันธ์ประมาณ 2-5 รายการ แต่ถ้ารายการมีมากเกินไปจะต้องท าเป็นตารางเชิงซ้อนซึ่งอาจมีความซับซ้อนยุ่งยากเกินไป จึงนิยมแบ่งข้อมูลออกเป็น ส่วนย่อย เสียก่อน แล้วจึงน ามาเข้าเป็นตารางต่อไป 2. ส่วนของเลขตาราง ซึ่งในส่วนนี้จะมีจ านวนตารางเท่าใดก็ได้ ประโยชน์ของตาราง Input/Output Table 1. ท าให้ทราบจ านวนตารางที่ได้ท าการออกแบบทั้งหมด 2. ท าให้ทราบความสัมพันธ์ของรายการต่าง ๆ ของแต่ละตาราง ซึ่งจะเป็นการง่ายในการออกแบบตารางต่อไป 3. เป็นการง่ายที่จะตรวจสอบว่ามีรายการใดบ้างที่ยังไม่ได้รับการออกแบบตารางจะได้ท าการออกแบบตารางของรายการนั้น ๆ ต่อไป 4. เป็นการง่ายที่จะตรวจสอบว่าตารางใดบ้างที่มีรายการซ้ ากัน ที่ควรจะท าการตัดออก
รายการ T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 1. IDNO 2. เพศ / / / / / / / 3. วันเดือนปีเกิด / 4. วันเดือนปีที่เข้า ท างาน / // / / 5. ต าแหน่ง / // / / 6. แผนก 7. เงินเดือน / / / / / 8. การศึกษา / / / 9. สภาพการสมรส ภาพที่ 7.5 แสดงตาราง Input/Output Table การวิเคราะห์ข่ายงาน (Network Analysis) แผนภาพเครือข่าย (Network) คือ แผนภาพที่ใช้แสดงกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะต้องท าเพื่อให้โครงการส าเร็จลงอย่างมี ระบบ ส่วนประกอบของเครือข่ายจะประกอบด้วย Node ซึ่งให้แสดงเหตุการณ์ต่าง ๆ โดยที่แต่ละ Node จะเชื่อมโยงด้วยเส้นตรง แสดงถึงความสัมพันธ์ของกิจกรรมต่าง ๆ รวมทั้งเวลาที่จะต้องใช้ในการท ากิจกรรมนั้น ๆ การเขียนตารางเวลาการท างานโดยใช้ เครือข่ายมีอยู่ 2 วิธีที่นิยมใช้กันอยู่ คือ
1. PERT : Program Evaluation and Review Technique 2. CPM : Critical Path Method
1. PERT : Program Evaluation and Review Technique
เป็นแผนภาพที่ใช้ส าหรับจัดตารางของงานในการพัฒนาระบบ ซึ่งแสดงถึงล าดับการท างานกับเวลา รวมทั้งยังอ านวย ความสะดวกให้ผู้วางแผน พิจารณาว่างานใดที่มีผลกระทบท าให้งานอื่น ๆ ล่าช้ากว่าก าหนด แผนภาพนี้มีความละเอียดในการแสดง รายละเอียดของงานได้มากกว่า Gantt Chart ที่แสดงเพียงล าดับของงานกับเวลา
PERT เป็นเครื่องมือส าหรับการวางแผนและควบคุมให้งานต่าง ๆ ส าเร็จภายในเวลาที่ก าหนด และยังแสดง ความสัมพันธ์ระหว่างเหตุการณ์และกิจกรรมต่าง ๆ ที่จ าเป็นในการท าให้โครงการที่วางไว้ส าเร็จลุล่วง
ภาพที่ 7.6 แสดงแผนภาพ PERT : Program Evaluation and Review Technique ข้อดีของ PERT 1. ใช้พิจารณาจัดล าดับงานต่าง ๆ โดยเฉพาะงานที่ต้องท าเป็นอิสระจากกัน 2. ใช้ประมาณเวลาที่ใช้ในแต่ละกิจกรรม รวมทั้งเวลาที่ใช้ทั้งโครงการ 3. สามารถชี้ให้เห็นงานที่มีผลกระทบต่องานอื่น ๆ ทั้งโครงการ ถ้างานนั้นส าเร็จล่าช้ากว่าก าหนด 1 4 5 7 6 3 2 3 2 2 4 3 3 3 7
4. ใช้ประมาณค่าเฉลี่ยของเวลาที่ใช้ส าหรับการท าตารางใหม่ เพื่อให้โครงการส าเร็จ 5. ใช้ค านวณเวลาที่ต้องใช้มากที่สุดส าหรับโครงการ
2. CPM : Critical Path Method
เป็นเครื่องมือทางด้านการจัดการเพื่อใช้ในการก าหนด การรวม และวิเคระห์กิจกรรม ต่าง ๆ ที่จะต้องท าในโครงการอย่างประหยัดที่สุดและให้เสร็จทันเวลา โดยเริ่มจากการแยกกิจกรรมต่าง ๆ ในโครงการออกเป็น กิจกรรมย่อย ๆ ซึ่งกิจกรรมแต่ละกิจกรรมจะต้องใช้เวลาในการท างานเป็นช่วงเวลาหนึ่ง ฉะนั้นจึงจะมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของ แต่ละกิจกรรม ใช้ลูกศรเชื่อมระหว่างกิจกรรมและมีล าดับหรือค าอธิบายกิจกรรมและตัวเลขก ากับไว้ที่ลูกศรแต่ละอันซึ่งตัวเลขที่ ก ากับนี้จะเป็นเวลาที่ใช้ท างานจากกิจกรรมหนึ่งไปยังอีกกิจกรรมหนึ่ง Critical Path คือ การค านวณระยะเวลาตั้งแต่เริ่มต้นกิจกรรมแรกไปจนเสร็จสิ้นกิจกรรมสุดท้าย หากมีกิจกรรมที่ท า พร้อมกัน (เส้นขนานกัน) ให้ใช้เวลาที่นานที่สุดมาท าการค านวณ
ภาพที่ 7.7 แสดงก าหนดเวลา CPM : Critical Path Method Critical Path คือ 1-2-3-4-5-6-7 ใช้เวลาทั้งหมด 10 วัน 1 4 5 7 6 3 2 3 2 2 4 3 3 3 7
