โปรแกรมประเภทสเปรดชีต มีลักษณะเป็นตารางงานให้ความ
สะดวกในการจัดการกับข้อมูลต่างๆ
จัดเก็บ/น าเสนอข้อมูลในรูปของกราฟประเภทต่างๆ
บริหารจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ
สรางและแสดงรายงานของขอมูล ตัวอักษร และตัวเลข โดยมี
ความสามารถในการจัดรูปแบบใหสวยงามนาอาน
อ านวยความสะดวกในดานการค านวณตาง ๆ
สรางแผนภูมิ (Chart)
ในรูปแบบตาง ๆ
มีความสามารถในการจัดการขอมูลและฐานขอมูล
มีความสามารถในการจัดเรียงล าดับขอมูล
มีความสามารถในการคนหาและแทนที่ขอมูล
แถบ Ribbon Office Button Quick Access Toolbar Title bar
Name box Formula bar
Active cell
แถบเมนูการท างาน หน้าที่การท างาน ปุ่มออฟฟิศ (office button) ปุ่มรวบรวมค าสั่งที่ใช้จัดการไฟล์ แถบเครื่องมือลัด
(Quick Access Toolbar)
แถบเครื่องมือที่ใช้รวบรวมค าสั่งใช้บ่อย แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) แถบแสดงชื่อไฟล์ และชื่อโปรแกรมที่ก าลังเปิดใช้งาน ปุ่มควบคุมหน้าต่าง (Control Button) ปุ่มค าสั่งส าหรับจัดการหน้าต่างโปรแกรม ประกอบด้วย ปุ่มย่อหน้าต่าง ปรับขนาด ขยาย ปิด ริบบ้อน (Ribbon) รวบรวมค าสั่งที่ใช้งานทั้งหมดในโปรแกรม ต าแหน่งชื่อเซลปัจจุบัน (Name box) ต าแหน่งที่บอกชื่อเซลปัจจุบันที่ท างานอยู่
แถบเมนูการท างาน หน้าที่การท างาน ตัวชี้ต าแหน่งเซล (Cell pointer) ตัวชี้ต าแหน่งเซล แถบป้อนข้อมูล (Formula bar) แถบในการป้อนข้อมูลและแสดงสูตรค านวณ หัวคอลัมภ์ (Column Header) หัวคอลัมภ์ มีทั้งหมด 16,384 คอลัมภ์ต่อ 1 ชีต หัวแถว (Row Header) หัวแถว มีทั้งหมด 1,048,576 แถวต่อ 1 ชีต ป้ายเวิร์กชีต (Worksheet tab) ป้ายส าหรับเลือกชีตหรือแผ่นงาน ปุ่มเลื่อนเวิร์กชีต (tab scrolling worksheet) ปุ่มส าหรับเลือนชีต แถบเลื่อน (scroll bar) แถบในการเลื่อนหน้าจอทั้งแนวตั้ง แนวนอน
แถบเมนูการท างาน หน้าที่การท างาน
แถบสถานะ (Status bar) แถบแสดงรายละเอียดและสถานะของงานที่ท า ปุ่มมุมมอง (View Button) มุมมองของหน้าเอกสาร ประกอบด้วย
มุมมองปกติ (Normal)
เค้าโครงเอกสาร (page layout) แบ่งหน้า (Page break preview) ปุ่มย่อ/ขยายมุมมอง
(Zoom Out/Zoom In)
การท างานกับแผ่นงาน (Sheet)
คลิกขวาชื่อ sheet ที่ต้องการ จะปรากฏค าสั่งให้เลือกใช้
แทรก/เพิ่ม sheet ใหม่
ลบ sheet ที่เลือก
เปลี่ยนชื่อ sheet
ย้ายหรือคัดลอก sheet
แสดง code ใน Visual Basic
ป้องกันการแก้ไขข้อมูลใน sheet
เปลี่ยนสีชื่อ sheet
ซ่อน/แสดง sheet
เลือก sheet ทั้งหมด
การเลือกช่วงข้อมูล
วิธีการเลือก สัญลักษณ์ของเมาส์ เลือกข้อมูลแบบเป็นช่วง วางเมาส์เป็นรูป drag คลุมข้อมูลที่ต้องการ เลือกข้อมูลแบบเป็นช่วง ห่างกัน Drag คลุมข้อมูลช่วงแรก กดปุ่ม Ctrl+drag คลุมช่วงอื่นๆ เลือกข้อมูลทั้งคอลัมน์ ทั้ง แถว คลิกส่วนหัวคอลัมน์ หรือหัวแถวที่ต้องการ เลือกข้อมูลหมดทั้ง sheet คลิกจุดตัดระหว่างหัวคอลัมน์กับหัวแถว
การใช้งานตาราง
ในกรณีที่คุณท างานกับตาราง แล้วต้องการแทรกข้อมูล หรือลบตาราง
มีขั้นตอนดังนี้
1.เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการ เช่น คอลัมน์ C ถึง E
2.คลิกขวาหัวคอลัมน์ / แถว จะปรากฏค าสั่งให้เลือก
Insert
แทรกคอลัมน์ / แถว
Delete
ลบคอลัมน์ / แถว
Column Width
ปรับความกว้างของคอลัมน์
Hide
ซ่อนคอลัมน์ / แถว
Unhide
ยกเลิกการซ่อนคอลัมน์ / แถว
หรือ ใช้ปุ่มเครื่องมือในการท างานก็ได้ ที่แท็บ Home เลือกจากหัวข้อ Cells
ในแต่ละช่องของ Excel เรียก เซลล์
ต าแหน่งแต่ละเซลล์จะมีชื่อเรียกแทน โดยเรียกชื่อคอลัมภ์ก่อนแล้วตาม
รูปแบบของตัวชี้เมาส์
สัญลักษณ์
ความหมาย
เลือกเซลล์ (ชี้เมาส์ภายในเซลล์)
เคลื่อนย้ายเซลล์ (ชี้เมาส์ที่ขอบเซลล์)
คัดลอกเซลล์ หรือสูตร (ชี้เมาส์ที่มุมล่างด้านขวา
ของเซลล์)
ข้อความ (Character)
ตัวเลข (Numeric)
วันที่และเวลา (Date&Time)
สูตรค านวณ (Formular)
การเลือกเซลล์
การเลือกหลายเซลล์ติดกัน
การเลือกหลายเซลล์ที่ไม่ติดกัน
การเลือกแถว
การเลือกคอลัมภ์
การเลือกทั้งหมดหรือทั้งแผ่นงาน
การยกเลิกการเลือก
การเลิกท าหรือการท าซ้ า
การตัดหรือการย้ายเนื้อหา
การคัดลอกเนื้อหา
การตัดหรือการย้ายเซลล์/แถว/คอลัมภ์
การคัดลอกหรือการย้ายเซลล์/แถว/คอลัมภ์
การคัดลอกข้อความจากโปรแกรมอื่น
การคัดลอกข้อความออกไปยังโปรแกรมอื่น
การเติมอัตโนมัติ (Auto Fill)
การเชื่อมข้อความเป็นเซลล์เดียวกัน
การเปลี่ยนข้อความให้เป็นคอลัมภ์
การล้าง เป็นการจัดการเซลล์ที่เลือกไว้
การค้นหาและเลือก
การลบ
การแทรก
การสร้างข้อคิดเห็น
การก าหนดชื่อ
การจัดรูปแบบข้อความ
Font
Alignment
การจัดรูปแบบตัวเลขและวันที่เวลา
Number
การจัดต าแหน่งข้อความในเซลล์เพิ่มเติม
Alignment
การจัดรูปแบบเส้นขอบเซลล์
การก าหนดสีพื้นและลวดลายในเซลล์
คลิกขวา Format Cells > Fill
Font > Format Cells > Fill
การจัดรูปแบบตารางอัตโนมัติ
บางครั้งคุณต้องการก าหนดเงื่อนไขในการจัดรูปแบบข้อมูล เช่น ตัวเลขของเงินเดือน
พนักงานให้เป็นสีน้ าเงินเฉพาะคนที่เงินเดือนไม่เกิน 40000 ให้ใช้เรื่องของ Conditional Formatting มีขั้นตอนดังนี้
1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการจัดรูปแบบ จากตัวอย่างเงื่อนไขด้านบน ใช้ช่วงข้อมูล
ของ Salary ไม่รวมหัวข้อ (เลือกช่วงข้อมูลต าแหน่ง G2-G115)
2. แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวข้อ Styles คลิกปุ่ม 3. จะปรากฏค าสั่งให้เลือกใช้
Highlight เซลล์ที่ตรงตามเงื่อนไขที่ก าหนด แสดงข้อมูลตัวเลข 10 อันดับสูงสุดหรือต่ าสุด แสดงข้อมูลเป็นกลุ่มเดียวกันแบบกราฟแท่ง แสดงข้อมูลเป็นกลุ่มเดียวกันด้วยสีต่างๆ แสดงข้อมูลเป็นกลุ่มเดียวกันด้วยสัญลักษณ์ไอคอน สร้างเงื่อนไขเอง ลบเงื่อนไขที่ไม่ต้องการใช้งาน จัดการกับเงื่อนไขที่ก าหนด
เลือกค าสั่ง New Rule จะปรากฎไดอะล็อกบ็อกซ์ New Formatting Rule
เลือก Format only cells that contain ก าหนดเงื่อนไขเอง จากตัวอย่าง เลือกเป็น Cell Value less than or equal to 40000 คลิกปุ่ม Format เลือกรูปแบบตัวอักษรที่ต้องการ คลิกปุ่ม OK
เลือกช่วงข้อมูลเดิมที่ท าการจัดรูปแบบไว้
แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวข้อ Styles คลิกปุ่ม
เลือกค าสั่ง Manage Rules คลิกปุ่ม Edit Rule
จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Edit Formatting Rule ให้แก้ไขรายละเอียด
ช่วงข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ เมื่อไม่ได้ใช้งานแล้ว คุณ
สามารถท าการยกเลิกเงื่อนไขนั้นได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้
เลือกช่วงข้อมูลเดิมที่ท าการจัดรูปแบบไว้
แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวข้อ Styles คลิกปุ่ม
เลือกค าสั่ง Clear Rules
แถบ Ribbon
ชื่อ Home
หัวข้อ Editing
คลิกปุ่ม
เลือกค าสั่ง Conditional Formatting
การใส่สูตรค านวณปกติ
เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ต าแหน่งเซลล์อยู่ที่ D4 พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วตามด้วยต าแหน่งเซลล์ เช่น =D2*D3 เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter ที่เซลล์ D4 จะแสดงผลลัพธ์ และที่ Formula bar จะแสดงสูตรค านวณที่ก าหนดไว้ Formula barเครื่องหมายที่ใช้
ความหมาย
( )
วงเล็บ
^
ยกก าลัง
* , /
คูณ , หาร
+ , -
บวก , ลบ
•
ความส าคัญของเครื่องหมายทางการค านวณ จะไล่จากบนลงล่าง บนสุดจะ
ส าคัญสูงสุด และล่างสุดจะส าคัญต่ าสุด
•
ในสูตรค านวณสูตรหนึ่ง ถ้าเครื่องหมายใดส าคัญกว่าก็จะท าการค านวณ
เครื่องหมายนั้นก่อนแล้วไล่ตามล าดับไปเรื่อยๆ
=ชื่อฟังก์ชัน(ค่าข้อมูล)
ถ้าต้องการหาผลรวมของตัวเลขหลายๆ ต าแหน่ง ให้คุณใช้
ฟังก์ชั่นของการหาผลรวมเข้ามาช่วย มีขั้นตอนดังนี้
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ต าแหน่งเซลล์อยู่ที่ H4 2. ที่แท็บ Home คลิกปุ่ม Sum บนทูลบาร์ 3. จะปรากฏสูตรค านวณ =SUM(B4:G4) ให้ดูช่วงข้อมูลตัวเลขที่จะค านวณว่า ถูกต้องหรือไม่ สังเกตจากเส้นประวิ่งรอบๆ ข้อมูล ถ้าถูกต้องแล้วกดปุ่ม Enter ถ้าไม่ถูกต้อง drag คลุมช่วงข้อมูลใหม่แล้ว กดปุ่ม Enterเลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ต าแหน่งเซลล์อยู่ที่ C13 ที่แท็บ Formula จะแสดงประเภทของสูตรค านวณให้เลือกใช้ ในที่นี้คลิกปุ่มลูกศร ลงของ AutoSum จะปรากฏสูตรค านวณที่ใช้งานบ่อยๆ ให้เลือก ในที่นี้เลือกค่าสูงสุด คลิกที่ฟังก์ชั่น Max drag คลุมช่วงข้อมูลตัวเลขที่ต้องการ เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter
ในสูตรค านวณบางครั้งต้องการอ้างอิงค่าต าแหน่งเซลล์เดียว เวลา
copy สูตร ไม่ต้องการให้เปลี่ยนแปลง เรียกว่า การอ้างอิงแบบ
Absolute
ในตัวอย่างนี้ต้องการค านวณหาผลต่างระหว่าง
ค่าใช้จ่าย (B3) กับค่าเฉลี่ย (C16) มีขั้นตอนดังนี้
1.เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ต าแหน่งเซลล์อยู่ที่
C3
2.ใส่สูตรค านวณ =B3-$C$16 เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter
3.ท าการ copy สูตรค านวณลงมา จะเห็นว่าต าแหน่ง C16 จะเป็น
ค่าคงที่ตลอด ไม่มีการเปลี่ยนแปลง
สัญลักษณ์
ความหมาย
#VALUE!
ในสูตรค านวณปกติมีการอ้างอิงต าแหน่งเซลล์ที่เป็น
ตัวอักษร
1.
พื้นฐาน excel
2.สูตร & ฟังก์ชัน
3.ค านวณสูตรซับซ้อน : forecasting
4.พล๊อตกราฟ
5.ค านวนด้วย if vlookup : ตัดเกรด
6.ฟังก์ชันสถิติ พล๊อตกราฟ QC
7.การบริหารข้อมูลจ านวนมาก การใช้มาโคร
ฟังก์ชัน If
ฟังก์ชัน If (แบบหลายเงื่อนไข)
ฟังก์ชัน Sumif
ฟังก์ชัน Sumproduct
ฟังก์ชัน Power
ฟังก์ชัน Product
ฟังก์ชัน Sqrt
ฟังก์ชัน Sumsq
ฟังก์ชัน Sumx2my2
ฟังก์ชัน Sumx2py2
ฟังก์ชัน Sumxmy2
Sumif
ส่งกลับค่าผลรวมของกลุ่มข้อมูลที่เป็นตัวเลขโดยระบุเงื่อนไข
Sumproduct
ส่งกลับค่าผลรวมของผลคูณตัวเลขหลายๆ กลุ่ม
Sumsq
ส่งกลับค่าผลรวมของตัวเลขยกก าลังสอง
Sumx2my2
ส่งกลับค่าผลรวมของตัวเลขย าก าลังสอง 2 จ านวนที่น ามาลบกัน
(x
2-y
2)
Sumx2py2
ส่งกลับค่าผลรวมของตัวเลขย าก าลังสอง 2 จ านวนที่น ามาบวกกัน
(x
2+y
2)
Sumxmy2 ส่งกลับค่าผลรวมของตัวเลขย าก าลังสอง 2 จ านวนที่น ามาลบกัน
(x-y)
2 Subtotal ส่งกลับค่าผลรวมย่อยโดยใช้ฟังก์ช้นที่ระบุไว้
ฟังก์ชัน Max
ฟังก์ชัน Min
ฟังก์ชัน Average
ฟังก์ชัน Count
ฟังก์ชัน Countif
