ใบความร ท 3 เร อง ความร ท วไปเก ยวก บโปรแกรม Microsoft Access

(1)

ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -1-

ใบความรูที่

3 เรื่อง

ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม

Microsoft Access

1. ทําความรูจักกับโปรแกรม Microsoft Access 2007

โปรแกรม Microsoft Access 2007 เปนโปรแกรมหนึ่งที่อยูในชุดโปรแกรม Microsoft Office

ที่ทําหนาที่จัดการฐานขอมูลขนาดใหญที่เรียกวา DBMS ในวิชาการออกแบบฐานขอมูลและมีการทํางานใน

ระดับโปรแกรมฐานขอมูลอื่นๆเหมือนอยางเชน Power Builder, ORACLE, SyBase เปนตนบริษัท Microsoft

ไดสรางโปรแกรม Microsoft Access มาหลายรุนโดยมีปค.ศ. เปนเครื่องหมายระบุรุนถาเรานับเริ่มจาก

ระบบปฏิบัติการ Windows 95 เปนตนมา Microsoft Access จะเริ่มจากรุน 95, 97, 2000, 2002, 2003 และรุน

สุดทายเปนรุน 2007 ซึ่งถือเปนรุนที่ 12 Access 2007 ทําใหเราสามารถเริ่มใชงานสวนติดตอผูใชโฉมใหมแมแบบใหมและคุณลักษณะใหมที่ สามารถสรางประสิทธิผลไดอยางรวดเร็ว 2. สวนประกอบของฐานขอมูล Microsoft Access 2007 วัตถุ (Objects) ใชสําหรับ ตาราง (Tables) เก็บขอมูล แบบสอบถาม (Queries) คนหาและแสดงเฉพาะขอมูลที่ตองการ ฟอรม (Forms) ดูขอมูลเพิ่มและปรับปรุงขอมูลในตาราง รายงาน(Reports) วิเคราะหหรือพิมพขอมูลตามแบบที่กําหนด

เพจ (Pages) หนาจัดการขอมูล (Data Access Pages) ทาง

อินเทอรเน็ต

แมโคร (Macros) กําหนดการทํางานแบบอัตโนมัติ

โมดูล (Modules) เก็บโปรแกรมคําสั่งภาษา Visual Basic ที่ทํางาน

ไดมากกวาแมโคร

3. การใชงานโปรแกรม Microsoft Access 3.1 สวนติดตอผูใชที่ปรับปรุงใหม

Access 2007 ใชสวนติดตอผูใชที่ออกแบบใหมหมดเพื่อชวยใหเราสามารถทํางานไดอยางมี ประสิทธิผลมากขึ้นเราสามารถทํางานไดเร็วขึ้นเรียนรูไดเร็วขึ้นและคนหาไดเร็วขึ้นสวนติดตอ

(2)

ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -2-

ของแมแบบฐานขอมูลที่ไดรับการออกแบบมาอยางมืออาชีพดวย

องคประกอบที่สําคัญของสวนติดตอใหมใน Access 2007 ประกอบดวย

1. หนาเมื่อเริ่มตนใชงาน Microsoft Office Access จะเปนประสบการณการเริ่มตนใชงานแบบใหมที่

จะแสดงเมื่อเราเริ่ม Access จากเมนู เริ่ม (Start) หรือทางลัดบนเดสกท็อป จะเปด หนาตางการเริ่มตนใชงาน

Microsoft Office Access

รูปที่ 3-1 การเปดโปรแกรม Access 2007 จากปุมเริ่มและหนาการเริ่มตนโปรแกรม

2. ปุม Office คือปุมที่ใชควบคุมคําสั่งหลักเกี่ยวกับการสรางแฟมการเปดแฟมการบันทึกการบันทึก

(3)

ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -3- รูปที่ 3-2 ปุม Office ที่ใชควบคุมคําสั่งหลัก 3. Ribbon คือแถบเครื่องมือชุดคําสั่งที่แบงเปนแท็บๆอยูสวนบนของหนาตางรองจากแถบชื่อ (Title bar) ซึ่งมาแทนแถบเมนูในโปรแกรมเกา รูปที่ 3-3 Ribbon แถบเครื่องมือชุดคําสั่ง 3.1 แท็บคําสั่งคําสั่งตางๆจะแสดงและรวมอยูดวยกันเพื่อใหสามารถหาคําสั่งที่ตองการใชไดตาม ตองการและถาชุดคําสั่งใดมีจุดมุมทางดานลางขวามือจะเปนที่เปดงานของชุดคําสั่งนั้นๆ

(4)

ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -4- รูปที่ 3-4 แท็บชุดคําสั่งคําสั่งและจุดมุมทางดานลางขวามือที่เปดแผนงาน 3.2 แท็บคําสั่งตามบริบทเปนแท็บคําสั่งที่จะปรากฏตามบริบทของงานคือวัตถุที่กําลังทํางานดวยหรือ งานที่กําลังทําอยูแท็บนี้จะมีสีสันและมีคําสั่งที่เหมาะสําหรับนําไปใชกับสิ่งที่เรากําลังทํางานอยูมากที่สุด รูปที่ 3-5 แท็บคําสั่งตามบริบทที่ปรากฏตามบริบทของงาน 3.3 แกลเลอรีเปนตัวควบคุมใหมที่จะแสดงตัวเลือกแบบเห็นภาพเพื่อใหเราสามารถเห็นผลลัพธที่เรา

จะไดรับแกลเลอรีจะถูกใชทั่วไปในสวนติดตอของ 2007 Microsoft Office system แกลเลอรีทําใหเราสามารถ

(5)

ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -5- รูปที่ 3-6 แกลเลอรีตัวควบคุมใหมที่แสดงตัวเลือกแบบเห็นภาพเมื่อนําเมาสเลื่อนผานไป 3.4 แถบเครื่องมือดวนเปนแถบเครื่องมือมาตรฐานเดียวที่ปรากฏใน Ribbon เพื่อใหเขาถึงคําสั่งที่ จําเปนมากที่สุดอยางทันใจในคลิกเดียวเชนบันทึกเลิกทําฯลฯโดยสามารถเพิ่มเติมคําสั่งไดจากรายการคําสั่ง เพิ่มเติม... และการเพิ่มโดยคลิกขวาที่ปุมคําสั่งของ Ribbon รูปที่ 3-7 แถบเครื่องมือดวนแถบเครื่องมือมาตรฐานที่ใชไดอยางรวดเร็ว 4. บานหนาตางนําทางเปนพื้นที่ทางดานซายของหนาตางที่จะแสดงวัตถุฐานขอมูลบานหนาตางนํา ทางนี้มาแทนหนาตางฐานขอมูลของ Access รุนกอนหนา

(6)

ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -6- รูปที่ 3-8 บานหนาตางนําทางพื้นที่ทางดานซายที่แสดงวัตถุฐานขอมูล 5. เอกสารในแท็บตารางแบบสอบถามฟอรมรายงานและแมโครที่แสดงในรูปของเอกสารในแท็บ รูปที่ 3-9 เอกสารในแท็บของตารางแบบสอบถามฟอรมรายงานและแมโคร 6. แถบสถานะคือแถบที่อยูดานลางสุดของหนาตางซึ่งจะแสดงขอมูลสถานะและมีปุมตางๆของ มุมมองทางดานขวามือที่ใชสลับมุมมองได รูปที่ 3-10 แถบสถานะและมุมมอง

(7)

ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access

-7-7. แถบเครื่องมือขนาดเล็กมีองคประกอบคลายกับแถบเครื่องมือโดยจะปรากฏเปนแบบโปรงใส

อยูเหนือขอความที่เราเลือกเพื่อใหเราสามารถใชการจัดรูปแบบไดอยางงายดายเชนตัวหนาหรือตัวเอียง

หรือเปลี่ยนแบบอักษร

3.2 แมแบบชั้นเยี่ยมสําหรับเริ่มตน

การใชหนาตาง การเริ่มตนใชงาน Microsoft Office Access จะทําใหเราสามารถเริ่มตน สราง

ฐานขอมูลของเราไดอยางรวดเร็ว เราสามารถสรางฐานขอมูลของเราเองหรือเริ่มจากแมแบบ ฐานขอมูลที่ ออกแบบไวอยางมืออาชีพแบบใดแบบหนึ่งก็ได รูปที่ 3-11 หนาตางเริ่มตนของโปรแกรม Microsoft Access 2007 แมแบบแตละแบบเปนโปรแกรมประยุกตสําหรับการติดตามที่สมบูรณ มีตาราง ฟอรม รายงาน แบบสอบถาม แมโคร และความสัมพันธที่กําหนดไวลวงหนา แมแบบถูกออกแบบให สามารถใชงานได ทันทีที่เลือก เพื่อใหเราสามารถเริ่มตนและทํางานไดอยางรวดเร็วถาการออกแบบแมแบบนั้นตรงกับความ ตองการของเรา เราก็พรอมลุยงานไดทันที แตถายังไมตรงนัก เราสามารถ ใชแมแบบนั้นเปนตัวตั้งตนเพื่อ สรางฐานขอมูลที่ตรงกับความตองการที่เฉพาะเจาะจงของเราได Access 2007 มีคอลเลกชันของแมแบบฐานขอมูลที่พรอมใหเลือกใช แตเรายังสามารถใชหนาตาง

การเริ่มตนใชงาน Microsoft Office Access เชื่อมตอกับ Microsoft Office Online และดาวนโหลดแมแบบ

ใหมลาสุดหรือแมแบบที่ปรับปรุงแกไขแลวมาใชไดอีก

แมแบบตาง ๆ ที่เตรียมไวให คือ สินทรัพย ที่ติดตอ ประเด็น เหตุการณ โครงการการตลาด

(8)

-8-รูปที่ 3-12 แมแบบฐานขอมูลที่อยูหนาเริ่มตนของโปรแกรม Microsoft Access 2007

4. สวนประกอบหนาตางหลักของโปรแกรม Microsoft Access 2007

รูปที่ 3-13 แสดงสวนประกอบของหนาจอโปรแกรม Microsoft Access 2007

ปุม Office (Office Button)

Quick Access Toolbar แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) ริบบอน (Ribbon)

(9)

-9-ชื่อสวนประกอบ หนาที่การทํางาน

ปุม Office (Office Button) เปนปุมที่รวบรวมชุดคําสั่งในการจัดการฐานขอมูลเชนการสรางการบันทึก

การพิมพการสํารองขอมูลการตั้งคา Access2007 เปนตน

Quick Access Toolbar คือแถบเครื่องมือที่ไดรวบรวมปุมเครื่องมือที่ใชงานบอยๆเอาไวเพื่อชวยให

การทํางานนั้นสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้นซึ่งสามารถเพิ่มหรือลดปุมเครื่องมือ

เหลานี้ไดโดยคลิกที่ปุม (Customize Quick Access Toolbar) แลวคลิก

เลือกปุมเครื่องมือที่ตองการ

แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) คือแถบแสดงชื่อเรื่องและเวอรชั่นของโปรแกรม

ริบบอน (Ribbon) เปนสวนการทํางานใหมที่เพิ่มเขามาใน Access 2007 ซึ่งมาแทนที่แถบเมนู

หรือแถบเครื่องมือแบบเดิมซึ่งทําใหการทํางานมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยที่

จะมีการแบงกลุมของริบบอนออกเปน 4 กลุมหลักๆนั้นคือแท็บ Home,แท็บ

Create, แท็บ External Data และแท็บ Database Tools

บานหนาตางนําทาง

(Navigation Pane)

คือแถบในการแสดงออบเจ็กต (Object) ตางๆที่ไดมีการสรางขึ้นเชน Tatle, Query, Form, Report เปนตนซึ่งสามารถซอน/แสดงไดโดยคลิกที่ปุม

(Shutter Bar Open/Close Button)

Document Window เปนสวนพื้นที่ในการทํางานของออบเจ็กตตางๆเชน Table, Query, Form, Report เปนตน