แนวทางการตรวจสอบการดําเนินงาน (Performance Audit) นิตยา ศรีเกิด การตรวจสอบการดําเนินงานคืออะไร? การทบทวนการปฏิบัติงานขององคกรเพื่อประเมินความประหยัด(Economy) ความมี ประสิทธิภาพ(Efficiency) และความมีประสิทธิผล(Effectiveness) รวมถึงการบริหารจัดการ การ บริหารความเสี่ยง การใชทรัพยากร และการปฏิบัติตามกฎหมาย(Compliance) ทําไมจึงตองตรวจสอบการดําเนินงาน? เพื่อติดตามการดําเนินงานของโครงการวา เปนไปตามวัตถุประสงค ประหยัด มี ประสิทธิภาพ และไดผลคุมคาหรือไม และเปนไปตามระเบียบ ขอบังคับ และกฎหมายหรือไม มีวิธีการหรือแนวทางการตรวจสอบการดําเนินงานอยางไร? - ศึกษาจากเอกสารโครงการ แผนงาน และรายงานตางๆ - ประชุมปรึกษาหารือหรือแลกเปลี่ยนความเห็นกับผูรับผิดชอบโครงการ - ออกสํารวจศึกษาภาคสนามพื้นที่โครงการ - สัมภาษณ สังเกตการณ และออกแบบสอบถาม - ประเมินประสิทธิภาพการควบคุมภายในดานการบริหาร และวิเคราะหระบบงาน - ประยุกตใชหลักการวิเคราะห วิจัย สถิติ คณิตศาสตร - ประยุกตใชศาสตรความรูหลายๆสาขา ผูที่จะทําหนาที่ตรวจสอบการดําเนินงานควรมีคุณสมบัติอยางไร? - มีความรู ประสบการณในการปฏิบัติงาน - ความสามารถในการวิเคราะหปญหา - มีความเปนอิสระ - ความตั้งใจ - ความมั่นใจในตัวเอง - ความอดทน อดกลั้น - ความคิดริเริ่มสรางสรรคความสามารถในการประสานงานกับผูอื่น - มีแนวคิดในดานธุรกิจ/การบริหาร ใครคือผูที่จะตองมาเปนผูตรวจสอบการดําเนินงาน? - ผูตรวจสอบภายใน - ผูที่ไดรับมอบหมาย
ควรจะมีการตรวจสอบการดําเนินงานเมื่อไร? เมื่อมีผลการดําเนินงานเกิดขึ้นแลว - ระหวางการดําเนินงาน - การดําเนินงานเสร็จสิ้น จะตรวจสอบการดําเนินงานอยางไร? ตรวจสอบโดยการตั้งประเด็นปญหา ซึ่งมีอยู 5 องคประกอบ ไดแก 1. Criteria สิ่งที่ควรจะเปน (ดูจากวัตถุประสงคและเปาหมายของโครงการ) 2. Condition สิ่งที่เปนอยู (ดูจากสิ่งที่เกิดขึ้นจริงหรือที่ปรากฏอยู) 3. Effect ผลกระทบ(นําสิ่งที่ควรจะเปน มาเปรียบเทียบกับ สิ่งที่เปนอยู ทําใหเกิดผล กระทบอะไรตามมา) 4. Cause สาเหตุ (โดยมีสาเหตุจากอะไร) 5. Recommendation ขอเสนอแนะ(ควรจะหาแนวทางหรือวิธีการแกไขอยางไร) การตรวจสอบการดําเนินงานมีขั้นตอนอยางไร? 1. การวางแผน 2. การปฏิบัติงานตามแผน 3. การรายงาน 4. การติดตามผล การคัดเลือกโครงการที่จะตรวจสอบการดําเนินงานมีหลักเกณฑอยางไร? 1. มีความสําคัญและไดรับความสนใจจากหลายๆฝาย 2. มีปญหาอุปสรรคในการดําเนินงาน 3. ใชงบประมาณจํานวนมาก 4. มีผลการดําเนินงานเกิดขึ้นแลว 5. มีเปาหมาย วัตถุประสงคชัดเจน สามารถตรวจสอบได อะไรคือขอแตกตางระหวาง งาน และ โครงการ? งานจะอยูในระดับเดียวกับโครงการ คืออยูภายใตแผนงาน แต งาน จะมีระยะเวลาเริ่มตน แตไมมีระยะเวลาสิ้นสุดการดําเนินงานที่ชัดเจน งาน ประกอบดวยกลุมกิจกรรมที่ดําเนินการตอเนื่องกันโดยไมมีระยะเวลาสิ้นสุด เพื่อให บรรลุวัตถุประสงคของงานนั้น โครงการ จะมีระยะเวลาเริ่มตนและสิ้นสุดการดําเนินงานที่ชัดเจน
โครงการ ประกอบดวยกลุมกิจกรรมที่ดําเนินการเพื่อใหไดผลสําเร็จหรือผลงานตาม วัตถุประสงคเปาหมายที่กําหนดไว โดยมีแผนและขั้นตอนการดําเนินงานที่ชัดเจน มีระยะเวลา เริ่มตนและระยะเวลาสิ้นสุดที่ชัดเจน โครงการตองมีลักษณะอยางไร? - เปนแผนงานที่จัดทําขึ้นอยางมีระบบ - ประกอบดวยกิจกรรมยอยหลายกิจกรรม - มีจุดเริ่มตนและสิ้นสุดในการดําเนินงาน - มีวัตถุประสงคหรือเปาหมายที่ชัดเจน - มีพื้นที่ในการดําเนินงาน - มีบุคคลหรือหนวยงานที่รับผิดชอบ การสํารวจขอมูลเบื้องตนมีความสําคัญและจําเปนอยางไร? ความสําคัญและความจําเปนของการสํารวจขอมูลเบื้องตน คือ 1. ชวยใหทราบถึงประเด็นที่ควรจะตรวจสอบ 2. ชวยใหไดรับผลการตรวจสอบที่ตรงตามเปาหมาย หรือตรงจุดที่ควรไดรับการ ตรวจสอบ 3. ชวยในการตัดสินใจที่จะตรวจสอบตอไป หรือยุติการตรวจสอบ 4. ชวยในการวางแผนการใชทรัพยากร ทั้งดานบุคลากรและเวลาไดอยางมีประสิทธิภาพ 5. เปนการบริหารงานตรวจสอบไดอยางมีประสิทธิภาพ การสํารวจขอมูลเบื้องตนมีวัตถุประสงคเพื่ออะไร? 1. เพื่อทําความเขาใจกับโครงการ 2. เพื่อทราบถึงจุดแข็งจุดออนของโครงการ 3. เพื่อทราบถึงปญหา อุปสรรคในการดําเนินงาน 4. เพื่อกําหนดประเด็นในการตรวจสอบ 5. เพื่อใชเปนขอมูลในการตัดสินใจตรวจสอบ หลังจากที่ไดมีการสํารวจขอมูลเบื้องตนแลว ตองทําอยางไรตอไป? นําผลการสํารวจขอมูลเบื้องตนมากําหนดประเด็นการตรวจสอบ
1. ประเด็นที่คาดวาจะเปนขอตรวจพบสําคัญ (Matters of Potential Significance : MOPS)
1. สิ่งที่ควรจะเปน (Criteria) Î สิ่งตางๆที่โครงการกําหนดไวเพื่อใชเปนเปาหมาย หรือเปนหลักในการดําเนินงาน /แผนการดําเนินงาน /ระเบียบ /กฎเกณฑ 2. สิ่งที่เปนอยู (Condition) Î ขอเท็จจริงที่เกิดขึ้นในกระบวนการดําเนินงานของงาน/ โครงการนั้นๆ ทั้งหมด อะไรคือองคประกอบของ MOS? องคประกอบของ MOS คือ 1. สิ่งที่ควรจะเปน (Criteria) 2. สิ่งที่เปนอยู(Condition) 3. ผลกระทบ(Effect) การตั้งประเด็นขอตรวจพบสําคัญ(MOS) มีขอที่ควรจะพิจารณาอยางไร? 1. เปนตัวแปรสําคัญตอความสําเร็จหรือความลมเหลวตองาน/โครงการที่ตรวจสอบ หรือไม 2. มีดัชนีชี้วัดผลสําเร็จของงาน/โครงการที่ชัดเจน และวัดได 3. มีผลกระทบตอเงินลงทุนหรือความสําเร็จของงาน/โครงการมากนอยเพียงใด 4. สามารถเสนอแนวทางแกไขเปนรูปธรรมและปฏิบัติได ขอมูลที่ตองการจากการสํารวจขอมูลเบื้องตนไดแกอะไรบาง? 1. ขอมูลทั่วไปเกี่ยวกับโครงการ ความเปนมา/วัตถุประสงค เปาหมาย/กิจกรรม ขั้นตอนก การดําเนินงาน/พื้นที่ดําเนินงานโครงการ/งบประมาณ/แหลงที่มาของเงิน การใช จายเงิน / ระยะเวลา /หนวยงานที่รับผิดชอบ /นโยบาย คําสั่ง ระเบียบ/ วิธีการติดตาม และประเมินผล 2. ผลการดําเนินงาน/ความสําเร็จของกิจกรรมหลักตางๆตามระยะเวลาที่กําหนด 3. ปญหา อุปสรรค หรือขอจํากับของโครงการ สาระสําคัญของขอเสนอโครงการมีอะไรบาง? ใคร? Î ผูรับผิดชอบโครงการ ทําอะไร? Î รายละเอียดที่สําคัญของโครงการ ทําไม? Î เหตุผลและความจําเปน เทาไร? Î วัตถุประสงค/เปาหมาย(ตัวชี้วัดเชิงคุณภาพ/ตัวชี้วัดปริมาณ) ที่ไหน? Î พื้นที่ดําเนินการ อยางไร Î วิธีการดําเนินการ เมื่อไร? Î ระยะเวลาดําเนินงาน จากที่ใด/จํานวนเทาไร? Î แหลงเงิน/งบประมาณของโครงการ
วัตถุประสงคหลักๆ ของการบริหารโครงการคืออะไร? 1. ตองการบรรลุผลงานที่ระบุไว
2. ภายใตขอกําหนดของคาใชจาย 3. ภายในระยะเวลาที่กําหนดไวในแผน
ขอใหอธิบายคําจํากัดความของผลผลิต(Outputs) ผลผลัพท(Outcome) และผลกระทบ (Impact) ผลผลิต (Outputs) คือผลที่เกิดขึ้นทันทีที่มีการดําเนินงาน/โครงการ หรือทันทีที่งาน/ โครงการแลวเสร็จ ผลผลัพท(Outcome) คือผลที่ตามมาหลังจากเกิดผลผลิต (Outputs)แลว หรือผลที่เกิดจาก การใชประโยชนจากผลผลิต ผลกระทบ(Impact) คือผลสืบเนื่องจากการทํางาน/โครงการ ซึ่งอาจเกิดจากงาน/โครงการ นั้นโดยตรงหรือเกิดจากผลผลัพท(Outcome) ของงาน/โครงการนั้น มีขอควรพิจารณาในการประมวลผลขอมูลอยางไร? 1. ปริมาณขอมูลที่ไดจากแบบสอบถาม การสัมภาษณ สังเกตการณหากมีปริมาณมาก เกินไป จะมีผลกระทบกับเรื่องของคน /เวลา/คาใชจาย แตหากนอยเกินไป ก็จะนํามา วิเคราะหและสรุปไมได เพราะขอมูลไมเพียงพอ ขาดความนาเชื่อถือ 2. ขอมูลตางๆ ที่ไดมาตองจัดกลุมใหดี แยกเปนกลุมขอมูลเชิงปริมาณ เชิงคุณภาพ 3. ความรีบเรงในการจัดทํา อาจจะทําใหเกิดความผิดพลาด
ขอมูลเชิงคุณภาพ (Qualitative Data) กับขอมูลเชิงปริมาณ(Quantitative Data) มีขอ แตกตางกัน อยางไร? ขอมูลเชิงคุณภาพ เปนขอมูลที่บอกเกี่ยวกับคุณลักษณะหรือคุณสมบัติ ซึ่งขอมูลดังกลาวไม สามารถกําหนดคาเลขได หรือแมจะกําหนดไดแตก็ไมมีความหมายที่เหมาะสม เชนความพึงพอใจ ความเปนธรรม ฯลฯ ขอมูลเชิงปริมาณ เปนขอมูลที่สามารถกําหนดคาเปนจํานวนหรือตัวเลขแทนคุณลักษณะ หรือคุณสมบัติของสิ่งที่ทําการประเมิน เชน อายุ น้ําหนัก จํานวนบุคคล ฯลฯ มีขอที่ควรจะพิจารณาเกี่ยวกับขอมูลเชิงคุณภาพอยางไร? 1. ขอมูลที่มาสัมพันธกับประเด็นปญหาสามารถทําใหหลงประเด็นได 2. ตองทําอยางละเอียดรอบคอบ ไมควรตัดขอมูลทิ้งมากเกินไป 3. สรุปอยางระมัดระวัง หลีกเลี่ยงคําที่มีความหมายคลุมเครือ มีขอที่ควรจะพิจารณาขอมูลเชิงปริมาณอยางไร?
การวิเคราะหขอมูลหมายถึงอะไร? คือการเปรียบเทียบขอมูลระหวางผลการดําเนินงานกับเปาหมาย หรือวัตถุประสงค โครงการ โดยจะนําขอมูลจากแบบสอบถาม การสังเกตการณ การสัมภาษณผูที่เกี่ยวของกับ โครงการ และขอมูลเอกสารโครงการ มาประมวลผลขอมูลทางสถิติดวยวิธีการแจกแจงความถี่ แสดงผลในรูปของรอยละ การวิเคราะหและแปลความหมายของขอมูลมีกระบวนการอยางไร? 1. ตรวจสอบความถูกตองของขอมูล 2. จัดประเภท 3. สรุปขอมูล หรือใชวิธีการคํานวณและสถิติตามที่ตองการ 4. การวัดความแตกตางและความสัมพันธจากขอมูลที่สรุปได 5. การแปลความหมาย - เสนอขอมูลที่สําคัญใหเปนที่นาสนใจแกผูอาน - เขาใจงาย ชัดเจน และใชภาษาเขียนธรรมดา - ตีความเปนขั้นตอนที่สามารถทําใหผูอานนําไปใชปฏิบัติไดไมสับสน - ลักษณะการตีความจะตองไมทําใหผูอานนําไปคิดอีกอยางลึกซึ้ง สิ่งที่ควรจะตองคํานึงถึงในการวิเคราะหขอมูลมีอะไรบาง? - ขอมูลที่ถูกตอง เชื่อถือได - ขอมูลที่เพียงพอที่จะสรุป และวิเคราะห - ขอมูลที่ตรงตามประเด็น - มีหลักการ/มีเหตุ มีผล เปนที่ยอมรับโดยทั่วไป - ขอมูลที่มีน้ําหนักพอ เห็นไดชัดเจน เปนที่นาสนใจ อะไรคือขอจํากัดในการวิเคราะหขอมูล? • ความเที่ยงตรงของผูวิเคราะห • ความรูความเขาใจของผูวิเคราะห - ประสบการณ - วิธีการวิเคราะห - ความรูทางสถิติ • ความถนัดในแตละวิธีการของผูวิเคราะห &&&&&&&& หมายเหตุ : รวบรวมจากเอกสารประกอบ โครงการอบรมหลักสูตร: เทคนิคการตรวจสอบการดําเนินงาน กลุมตรวจสอบภายใน กรมควบคุมโรค ระหวางวันที่ 14 - 17 กันยายน 2547 ณ หองประชุมกองแผนงาน โดยนายพิเชษฐ ตระกูลกาญจน จากสํานักงานการ ตรวจเงินแผนดิน
