3.1 ศึกษาระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และระเบียบส านัก นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 เพื่อใช้ในการด าเนินการเกี่ยวกับงานด้านเอกสาร/ หนังสือราชการ เพื่อเป็นแนวทางในการพัฒนาบริหารเอกสาร 3.2 ศึกษาคู่มือปฏิบัติงานด้านงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบับปรับปรุง พ.ศ. ๒๕๕๕ ให้เกิดความเข้าใจในการปฏิบัติงานในส่วนที่ดูแลและรับผิดชอบ เพื่อให้เกิดการ ด าเนินงานการพัฒนาการบริหารเอกสารมีความถูกต้อง และให้เป็นไปตามระเบียบและหลักเกณฑ์ ที่กรมชลประทานก าหนดแนวทางได้อย่างถูกต้อง 3.3 ศึกษาขั้นตอนในการปฏิบัติงานตามคู่มือการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่กรมชลประทานก าหนดแนวทางว่ามีความคล่องตัวในการปฏิบัติงานมากน้อยเพียงใด 3.4 เรียนรู้และศึกษาขั้นตอนในการปฏิบัติงานจากคลังความรู้ที่จ าเป็นต่อการปฏิบัติงาน ของส านักงานเลขานุกรม เพื่อให้สามารถบริหารจัดการบริหารเอกสารได้อย่างรวดเร็ว รวมทั้งต้องพัฒนาตัวเอง โดยศึกษาจากคลังความรู้อื่น ๆ เพิ่มเติม เพื่อให้การปฏิบัติงานมีความสอดคล้อง รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ ในการปฏิบัติงาน 4. สรุปสาระและขั้นตอนการด าเนินการ ปัจจุบันการพัฒนาด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารได้ก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็ว หน่วยงานต่าง ๆ ได้ให้ความส าคัญโดยการน าเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในการพัฒนาระบบการปฏิบัติงาน เพื่อเป็นแนวทางการบริหารราชการแนวใหม่ที่มุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์ ความคุ้มค่า และการลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน กรมชลประทานได้น าระบบการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (E - Document) โดยการน าเทคโนโลยี คอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานเพื่อช่วยให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพ เกิดความคล่องตัว สะดวก และรวดเร็วมากขึ้น เพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายของกรมชลประทาน ที่ต้องการให้หน่วยงานต่าง ๆ พัฒนาระบบการปฏิบัติงานให้มีความสะดวก รวดเร็ว และน าทรัพยากรที่มีอยู่มาใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กร โครงการชลประทานแพร่ ส านักชลประทานที่ 4 ได้น าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้งาน การน าเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการจัดการเอกสาร ท าให้ผู้ใช้งานสามารถสื่อสารผ่านทางอินเตอร์เน็ต และอินทราเน็ต ท าให้สามารถได้รับข้อมูล ข่าวสารอย่างรวดเร็วตามความต้องการ สามารถประหยัดค่าใช้จ่าย เกิดความคล่องตัว สะดวก รวดเร็ว ประหยัดทั้งเวลา และกระดาษ ถือได้ว่าประสบความส าเร็จในระดับหนึ่ง แต่ยังคง...
แต่ยังคงมีปัญหาในการรับ-ส่ง ติดตาม ค้นหา ตรวจสอบ ในระบบอยู่ตลอดเวลา และยังคงใช้การลงทะเบียน เอกสารในสมุดควบคุมแบบเดิมควบคู่กันไป ท าให้ต้องใช้เวลามากในการค้นหาหนังสือย้อนหลัง เกิดความล่าช้า ในการบริหารเอกสาร และอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการท างานไม่เอื้ออ านวยต่อการที่จะน าระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์มาใช้ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการท างานอย่างเต็มที่ การน าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้งาน เพื่อสามารถก าหนดระยะเวลาในการ ปฏิบัติงานพร้อมมีระบบแจ้งเตือน หากยังไม่มีการด าเนินการและ/หรือด าเนินการล่าช้า สามารถก าหนดระดับ ความส าคัญของเอกสาร สามารถบันทึกค าสั่งการและส่งเอกสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมทั้งมีระบบ การค้นหา ระบบการติดตามตรวจสอบสถานะของหนังสือแต่ละฉบับได้ว่าหนังสือผ่านออกไปให้หน่วยงาน ใดบ้าง มีการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างหน่วยงานภายในส่วนกลางและส านักชลประทาน 17 ส านัก และสามารถ เก็บข้อมูลและเอกสารที่ต้องการอ้างอิง เช่น ค าสั่ง ประกาศ กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ หนังสือเวียนฯ เข้าระบบ ฐานข้อมูลส าหรับจัดเก็บเอกสาร เพื่อสามารถสืบค้นข้อมูลเอกสาร รายงานต่าง ๆ ตามต้องการอย่างมี ประสิทธิภาพ นอกจากนั้นยังเป็นการลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารตามแบบเดิมที่เคยปฏิบัติมาอีกด้วย ดังนั้น จะเห็นได้ว่าการบริหารจัดการเอกสารที่ดีจะต้องมีการก าหนดนโยบายและมาตรฐาน ให้เหมาะสมกับองค์กร มีการมอบหมายหน้าที่และความรับผิดชอบ มีการจัดท าคู่มือการปฏิบัติงานการจัดการ เอกสารและประกาศใช้ทั่วกันทั้งองค์กร และควรออกแบบการด าเนินการและบริหารระบบการจัดการเอกสาร โดยเฉพาะและรวมการจัดการเอกสารไว้ในระบบของกระบวนการการด าเนินภารกิจหลักขององค์กร หากหน่วยงานมีการจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบจะช่วยให้หน่วยงานด าเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ท าให้การบริหารจัดการองค์กรด าเนินไปอย่างต่อเนื่องมั่นคง ถูกต้องตามกฎหมาย และระเบียบที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งการจัดการความเสี่ยงเกี่ยวกับการขาดหลักฐานการด าเนินงานขององค์กร วัตถุประสงค์ของการด าเนินการ 1. เพื่อให้บุคลากรในหน่วยงานได้รับความรู้ มีทักษะ และสามารถน าแนวทางในการ จัดระบบบริหารงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้งานอย่างมีคุณภาพและเกิดประสิทธิภาพใน การบริหารงานสารบรรณอย่างเต็มที่ 2. เพื่อให้บุคลากรผู้รับผิดชอบเกี่ยวกับงานสารบรรณมีความรู้ ความเข้าใจอย่าง ถูกต้องต่อการบริหารงานสารบรรณ 3. เพื่อให้บุคลากรที่เป็นผู้รับผิดชอบหลักที่มีสิทธิเข้าถึงเอกสารของหน่วยงาน มีความรู้ ความเข้าใจ และสามารถใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (INFOMA:IWEBFLOW) 4. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารภายในโครงการชลประทานแพร่ ส านักชลประทานที่ 4 และกรมชลประทาน สามารถสื่อสารกันได้โดยสะดวกรวดเร็ว และบรรลุวัตถุประสงค์ในการสื่อสาร เรื่องนั้น ๆ โดยบุคลากรผู้รับผิดชอบหลักของหน่วยงานมีหน้าที่ใน การเข้าใช้ และเปิดอ่านเอกสาร จากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นประจ าและอย่างสม่ าเสมอ ขั้นตอน...
ขั้นตอนการด าเนินงาน ๑. ศึกษาขั้นตอน และรายละเอียดวิธีการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับงานด้านเอกสารภายใน โครงการชลประทานแพร่ โดยมีการก าหนดกลุ่มผู้ใช้งาน เพื่อจะได้เห็นการท างานของผู้ใช้งานหลัก การจัดการ เอกสารที่ต้องการส าหรับเป็นข้อมูลในการก าหนดความต้องการของระบบที่จะพัฒนา รวมถึงการศึกษา เครื่องมือที่จะใช้ในการพัฒนาระบบ โดยการลงทะเบียนรับหนังสือราชการ ตรวจสอบ กลั่นกรองเนื้อหาและ เอกสารประกอบของหนังสือในเบื้องต้น ๒. ศึกษาการใช้งานของระบบในการจัดการงานสารบรรณ ตั้งแต่การออกเลขหนังสือ โดยอัตโนมัติ สแกนเอกสารเข้าระบบได้ น าไฟล์ข้อมูลแนบส่งไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้ ก าหนดระยะเวลา ในการปฏิบัติงานพร้อมมีระบบการแจ้งเตือน ก าหนดระดับความส าคัญของชั้นความลับของเอกสาร บันทึกค าสั่งการ เกษียนหนังสือของผู้บังคับบัญชา และส่งเอกสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ 4. ติดตามและประเมินผล เจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงานสารบรรณ โดยจะต้องท าการประเมินผล การปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง น าประเด็นปัญหาที่พบไปปรับปรุงและพัฒนางานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น 5. ผู้ร่วมด าเนินการ 1. นางปรานอม ศรีกัลยา ต าแหน่ง พนักงานพิมพ์ ส 3 ปฏิบัติงานด้านบริหารเอกสาร ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 6. ส่วนของงานที่ผู้เสนอเป็นผู้ปฏิบัติ ท าหน้าที่หัวหน้างานบริหารทั่วไป โครงการชลประทานแพร่ ส านักชลประทานที่ ๔ รับผิดชอบและปฏิบัติหน้าที่ ดังนี้ 1. ศึกษาแนวทางการปฏิบัติในระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หน้าที่ความรับผิดชอบ ของงานบริหารทั่วไปของโครงการชลประทานแพร่ ส านักชลประทานที่ 4 จากค าสั่งและจากการปฏิบัติงานจริง ๒. ปฏิบัติงานช่วยเหลือ และสนับสนุนงานบริหารต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนให้งานต่าง ๆ ด าเนิน ไปได้โดยสะดวก ๓. ควบคุม ก ากับ การปฏิบัติงานรับ – ส่งหนังสือ ตามขั้นตอนกระบวนงานการรับ-ส่ง หนังสือที่ก าหนดไว้ และพิจารณากลั่นกรองเรื่องเสนอผู้อ านวยการโครงการชลประทานแพร่ ๔. วิเคราะห์ปัญหา และอุปสรรคในการรับ-ส่งหนังสือของงานบริหารทั่วไปโครงการ ชลประทานแพร่ ส านักชลประทานที่ 4 ๕. ประสานงานกับเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบดูแลระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ของส านักชลประทานที่ 4 เพื่อร่วมกันแก้ไข ข้อมูล ในระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม ๖. เข้ารับการฝึกอบรม และฝึกปฏิบัติทบทวนการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมด้วยเจ้าหน้าที่ผู้ใช้งานในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้สามารถน ามาใช้งานในระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างถูกต้อง เพื่อให้เกิดประโยชน์และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ๗. รวบรวม...
๗. รวบรวมข้อมูลเพื่อการประมวลผล และเพื่อก าหนดแนวทางในการแก้ไขปรับปรุงให้การ จัดการระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น 7. ผลส าเร็จของงาน(เชิงปริมาณ/คุณภาพ) 1. ลดปัญหาการสิ้นเปลืองทรัพยากรกระดาษเกินความจ าเป็น ประหยัดงบประมาณเกี่ยวกับ การรับ-ส่งเอกสารทางโทรสาร ทางไปรษณีย์ และในกรณีความจ าเป็นเร่งด่วนหน่วยงานจะต้องจัดยานพาหนะ พร้อมกับเจ้าหน้าที่ไปรับ-ส่งเอกสารเพื่อให้ทันภายในก าหนดเวลา 2. ลดขั้นตอนในการติดต่อสื่อสารระหว่างกันภายในองค์กร ซึ่งถ้ายังไม่มีการจัดการเอกสาร แบบอิเล็กทรอนิกส์ การถ่ายทอดค าสั่งหรือข้อความต่าง ๆ ที่ท าผ่านทางจดหมายเวียนต้องจัดท าส าเนา แจ้งเวียนท าให้เสียเวลาและมีขั้นตอนมาก ๓. มีการด าเนินงานสามารถตรวจสอบได้ เมื่อเปรียบเทียบผลงาน จาการน าระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์มาใช้งานเป็นดังนี้ ปี พ.ศ. ๒๕๕๔ มีการลงทะเบียนรับเอกสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์จ านวน ๒๔๒๕ เรื่อง มีการออกเลขหนังสือจ านวน ๑๒๑๑ เรื่อง มีการส่งเอกสารให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จ านวน ๗๕๖ เรื่อง ปี พ.ศ. ๒๕๕๕ มีการลงทะเบียนรับเอกสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์จ านวน ๒๘๖๙ เรื่อง มีการออกเลขหนังสือจ านวน ๑๓๕๖ เรื่อง มีการส่งเอกสารให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จ านวน ๑๗๓๓ เรื่อง สรุปผล สามารถวิเคราะห์เปรียบเทียบเชิงปริมาณพบว่า ในการน าเอาระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์มาใช้งาน เจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มีความรู้ ความเข้าใจ และน ามาใช้งาน ได้เพิ่มขึ้น แต่อย่างไรก็ตามเจ้าหน้าที่ยังมีการบริหารเอกสารโดยใช้กระดาษควบคู่กันไป 8. การน าไปใช้ประโยชน์ 1. บุคลากรมีความรู้ ความเข้าใจระบบวิธีการท างาน สามารถน าไปพัฒนางานด้าน การบริหารเอกสาร ในระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในการรับ-ส่งเอกสาร ติดตามความเคลื่อนไหวของ เอกสารได้อย่างถูกต้อง 2. สามารถน าความรู้ในด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ไปประยุกต์ใช้กับงานที่ได้รับมอบหมาย อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ๙. ความยุ่งยาก...
9. ความยุ่งยากในการด าเนินการ / ปัญหา / อุปสรรค ปัญหาส าคัญที่พบในปัจจุบัน โครงการชลประทานแพร่ ส านักชลประทานที่ 4 ยังคงต้อง ลงทะเบียนเอกสารในสมุดควบคุมแบบเดิมควบคู่กันไป เกิดความล่าช้าในการบริหารเอกสารและอุปกรณ์ คอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการท างานไม่เอื้ออ านวยต่อการที่จะน าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ บางส่วนยังไม่เป็นไปตามที่ระเบียบก าหนด และไม่เป็นไปในทิศทางเดียวกัน อันเนื่องมาจากสาเหตุหลาย ประการ ประการหนึ่งมาจากระเบียบก าหนดไว้กว้าง ๆ วิธีปฏิบัติตามที่ก าหนดไว้ในระเบียบ ส านักนายกรัฐมนตรี มีลักษณะเป็นแนวทางกว้างๆ ไม่ระบุข้อก าหนดที่ชัดเจนในรายละเอียด อีกทั้งเป็น ระเบียบที่มีการบังคับใช้มาเป็นเวลานาน วิธีปฏิบัติบางอย่างล้าสมัย ท าให้ผู้ปฏิบัติงานเข้าใจไม่ตรงกันในวิธี ปฏิบัติต่างคนต่างท าตามวิธีที่ถ่ายทอดกันต่อ ๆ มาภายในหน่วยงาน นอกจากนี้ส่วนใหญ่ไม่ให้ความส าคัญ ต่อการปฏิบัติงานสารบรรณ มากเท่าที่ควร อาจเพราะเห็นว่าข้อบกพร่องของงานสารบรรณไม่ใช่ความเสียหาย ร้ายแรงต่อการปฏิบัติงานราชการ ปัญหาการบริหารจัดการเอกสารโดยใช้กระดาษ 1. เกิดความล่าช้าของการจัดส่งเอกสารทั้งเอกสารภายใน และเอกสารที่ต้องใช้บริการส่ง ทางไปรษณีย์ 2. การสืบค้นเอกสารมีความล่าช้าเพราะต้องใช้เวลาในการตรวจสอบและค้นหา 3. ใช้พื้นที่ และตู้ส าหรับจัดเก็บเอกสารมาก 4. การจัดเก็บเอกสารที่ไม่ถูกต้อง ท าให้เอกสารสูญหายและ/หรือหาไม่พบ 5. ไม่สามารถตรวจสอบสถานะของเอกสารทันทีว่าเอกสารได้ด าเนินการถึงขั้นตอนใด และอยู่ใน สถานะใด 6. หากเอกสารถูกแก้ไขและ/หรือถูกปลอมแปลงจะใช้เวลาในการตรวจสอบ และพิสูจน์เพื่อ ยืนยันเอกสารที่ถูกต้อง 7. ไม่มีระบบป้องกันเอกสารให้มีความปลอดภัยในการเก็บรักษาที่ดี ปัญหาการบริหารจัดการเอกสารระบบอิเล็กทรอนิกส์ 1. อุปกรณ์เครื่องมือในการใช้งาน เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องสแกนเนอร์ ล้าสมัย มีประสิทธิภาพต่ า และจ านวนไม่เพียงพอต่อความต้องการใช้งาน 2. เจ้าหน้าที่ขาดทักษะในการใช้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 3. ระบบอินเตอร์เน็ตคุณภาพต่ า เกิดปัญหาไม่สามารถใช้งานได้บ่อยครั้ง ๔. การถ่ายทอดความรู้ในการใช้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้บุคลากรในหน่วยงาน ยังไม่ทั่วถึง จึงไม่สามารถส่งหนังสือทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ถึงตัวบุคคลภายใน โครงการชลประทานแพร่ได้อย่างทั่วถึง ท าให้ต้องพิมพ์เอกสารและส่งรายละเอียดต่าง ๆ เป็นกระดาษ เพื่อแจ้งให้ทราบอีกทางหนึ่ง ๑๐. ข้อเสนอแนะ...
10. ข้อเสนอแนะ 1. จัดส่งเจ้าหน้าที่เข้ารับการฝึกอบรมรม เพื่อทบทวนการใช้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือให้หน่วยงานสารบรรณกลางของส านัก(ฝ่ายบริหารทั่วไป) เป็นเจ้าภาพในการถ่ายทอดความรู้ให้กับเจ้าหน้าที่ที่ ปฏิบัติงานสารบรรณเพื่อเป็นการเพิ่มทักษะ เกิดความช านาญน าไปปฏิบัติงานได้จริง 2. ผู้บริหารต้องให้ความส าคัญในการน าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้งาน และ ควรตรวจสอบเอกสารเข้าทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์อย่างสม่ าเสมอ ๓. ควรเป็นนโยบายของผู้บริหารโครงการให้บุคลากรทุกระดับน าระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ไปใช้งานเพื่อลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน ลดปริมาณกระดาษ ๕. สนับสนุนงบประมาณในการปรับเปลี่ยนอุปกรณ์ให้ทันสมัยรองรับเทคโนโลยีสารสนเทศ สอดคล้องกับปริมาณงาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน ขอรับรองว่าผลงานดังกล่าวข้างต้นเป็นความจริงทุกประการ (ลงชื่อ)... (นางดวงใจ กมลอนุวงศ์) ผู้เสนอผลงาน วันที่ 19 สิงหาคม 2556
ขอรับรองว่าสัดส่วนหรือลักษณะงานในการด าเนินการของผู้เสนอข้างต้นถูกต้องตรงกับ ความเป็นจริงทุกประการ (ลงชื่อ)... (นางปรานอม ศรีกัลยา) ผู้ร่วมด าเนินการ วันที่ 29 สิงหาคม ๒๕๕๖ ได้ตรวจสอบแล้วขอรับรองว่าผลงานดังกล่าวข้างต้นถูกต้องตรงกับความเป็นจริงทุกประการ (ลงชื่อ)... ลงชื่อ)... (นายสุรพล อจละนันท์) (นายอาจิตร์ สุวานิชวงศ์) ผอ.คป.แพร่ ผส.ชป.๔ วันที่ กันยายน ๒๕๕๖ วันที่ กันยายน 2556
ภาคผนวก
๑. การส่งเจ้าหน้าที่เข้ารับการฝึกอบรม
๒. สถิติผลการใช้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์โครงการชลประทานแพร่ ประจ าปี ๒๕๕๔ ๓. สถิติผลการใช้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์โครงการชลประทานแพร่ ประจ าปี ๒๕๕๕
