ว ธ การปฏ บ ต ด านระบบเอกสารของสถาน ฯ/ศ นย

1. เอกสารระบบซื้อ 1.1 เมื่อซื้อผลผลิตจากเกษตรกร ทางศูนย์จะทําการออกใบรับผลผลิตของเกษตรกรพร้อมทั้งบันทึกในโปรแกรม CD (สมุดบัญชีเล่ม 4) แต่ไม่มีการออกบิลซื้อจากโปรแกรม เมื่อทําการบันทึกข้อมูลเรียบร้อยจะเก็บใบรับผลผลิตของเกษตรกรเข้า แฟ้ม เจ้าหนี้รอจ่าย 1.2 เมื่อซื้อปัจจัยการผลิตจากมูลนิธิฯ เมื่อมีการซื้อปัจจัยการผลิตจากมูลนิธิเจ้าหน้าที่จะทําการบันทึกซื้อในโปรแกรม CD (สมุดบัญชีเล่ม 4) แต่จะไม่ทําการพิมพ์บิลซื้อ จากโปรแกรม CD ให้เขียนเลขที่ AP ลงในใบส่งของจากนั้นจะจัดเก็บเข้าแฟ้ม เจ้าหนี้รอจ่าย 1.3 เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ค่าขนส่งจากมูลนิธิ เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ค่าขนส่ง เจ้าหน้าที่บัญชีจะทําการบันทึกตั้งเจ้าหนี้ในโปรแกรม CD โดยเลือกสมุด เล่ม 4 พร้อมทั้งเขียนเลขที่ AP ไว้ในใบแจ้งหนี้ค่าขนส่งจากนั้นทําการจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มเจ้าหนี้รอจ่าย 2. เอกสารระบบจ่ายเงิน 2.1 การจ่ายเงินค่าผลผลิตให้เกษตรกร - กรณีจ่ายเป็นเงินสดให้เกษตรกร เมื่อมีการจ่ายเงินค่าผลผลิตให้เกษตรกรเป็นเงินสด(จ่ายจากเงินสดในมือ) เจ้าหน้าที่จะทําการบันทึก บัญชีในโปรแกรม CD (สมุดบัญชีเล่ม 5) พร้อมทั้งพิมพ์ใบสําคัญจ่ายที่ออกจากโปรแกรม CD จากนั้นจะนําไป

แนบกับใบรับผลผลิตของเกษตรกรที่ดึงจากแฟ้มเจ้าหนี้รอจ่ายจัดเก็บเข้าแฟ้ม รายวันจ่ายเงินสดในมือ (CV) - กรณีจ่ายเงินโอนให้เกษตรกร เมื่อมีการจ่ายเงินค่าผลผลิตให้เกษตรกรโดยการโอนเงินผ่านธนาคารเจ้าหน้าที่จะทําการบันทึก ใน โปรแกรม CD (เลือกสมุดบัญชี เล่ม 2) พร้อมทั้งพิมพ์ใบสําคัญจ่ายจากนั้นจะนําไปแนบกับใบรับซื้อผลผลิต ของเกษตรกรที่ดึงจากแฟ้มเจ้าหนี้รอจ่าย, รายละเอียดการโอนเงินรายเกษตรกร (สําเนา), หนังสือจากศูนย์ (สําเนา) ,ใบถอนเงิน(สําเนา)ถ้ามี ,หนังสือจากธกส. ถ้ามี จัดเก็บเข้าแฟ้มรายวันจ่ายธนาคาร(PV) หนังสือจากธกส. (ถ้ามี) ใบถอนเงิน (สําเนา) (ถ้ามี) แฟมรายวัน จายธนาคารPV หนังสือจากศูนย์ (สําเนา) รายละเอียดการโอน เงินรายเกษตรกร (สําเนา) ใบรับซื้อผลผลิตจาก เกษตรกร ใบสําคัญจ่าย แฟมเจาหนี้ รอจาย 2.2 การจ่ายคืนเงินค่าปัจจัยการผลิตให้กับมูลนิธิฯ - กรณีจ่ายคืนเงินค่าปัจจัยเป็นเงินสด เมื่อมีการจ่ายเงินคืนค่าปัจจัยการผลิตให้กับมูลนิธิเป็นเงินสดเจ้าหน้าที่จะทําการบันทึกในโปรแกรม CD (เลือกสมุดบัญชีเล่ม 5) พร้อมทั้งพิมพ์ใบสําคัญจ่ายออกจากโปรแกรม CD จากนั้นจะนําไปแนบกับ ใบเสร็จรับเงินที่ได้จากมูลนิธิ, หนังสือนําส่งรายได้, และใบส่งของที่ดึงจากแฟ้มเจ้าหนี้รอจ่ายจัดเก็บเข้าแฟ้ม รายวันจ่าย – เงินสดในมือ (CV)

- กรณีจ่ายคืนเงินค่าปัจจัยเป็นเงินโอน เมื่อมีการจ่ายเงินคืนค่าปัจจัยการผลิตให้กับมูลนิธิเป็นเงินโอน เจ้าหน้าที่จะทําการบันทึกในโปรแกรม CD (เลือกสมุดบัญชีเล่ม 2) พร้อมทั้งพิมพ์ใบสําคัญจ่ายออกจากโปรแกรม CD จากนั้นจะนําไปแนบกับ ใบเสร็จรับเงินที่ได้จากมูลนิธิ, หนังสือนําส่งรายได้, ใบส่งของที่ดึงจากแฟ้มเจ้าหนี้รอจ่าย และ ใบถอนเงิน จัดเก็บเข้าแฟ้มรายวันจ่ายธนาคาร (PV) 2.3 เมื่อทําการจ่ายเงินค่าขนส่ง เมื่อทําการจ่ายเงินค่าขนส่งให้มูลนิธิเจ้าหน้าที่บัญชีจะทําการบันทึกล้างเจ้าหนี้ในโปรแกรม CD โดย เลือกสมุดบัญชีเล่ม 2 (PV) ในกรณีจ่ายเป็นเงินโอนจากนั้นจะทําการพิมพ์เอกสารบันทึกบัญชีแนบกับ ใบวาง บิล (ถ้ามี), ใบแจ้งหนี้ค่าขนส่งที่ดึงจากแฟ้มเจ้าหนี้รอจ่าย และ ใบเสร็จรับเงินที่ได้รับจากมูลนิธิเก็บเขาแฟม รายวันจายธนาคาร (PV) วิธีการพิมพ์เอกสารบันทึกบัญชี เข้าเมนูป้อน 8.บัญชี 1.บันทึกรายการบัญชี พิมพ์ จากนั้นเลือก voucher ที่ต้องการพิมพ์

ใบเสร็จจากมูลนิธิ ใบแจ้งหนี้ค่าขนส่ง ใบวางบิล(ถ้ามี) เอกสารบันทึกบัญชี แฟมรายวัน จายธนาคารPV แฟมเจาหนี้ รอจาย 3. เอกสารระบบขาย 3.1 การขายผลผลิตให้มูลนิธิ เมื่อมีการขายผลผลิตให้มูลนิธิ หน่วยคัดบรรจุของสถานี/ศูนย์ฯจะเขียนใบส่งผลผลิต พร้อมทั้งส่ง สําเนาให้เจ้าหน้าที่บัญชีของสถานี/ศูนย์ฯ เมื่อเจ้าหน้าที่บัญชีได้รับสําเนาใบส่งผลผลิตจะทําการบันทึกบัญชีใน โปรแกรม CD (เลือกสมุดบัญชีเล่ม 8) โดยจะไม่ทําการพิมพ์ใบส่งสินค้าในโปรแกรมแต่จะบันทึกเลขที่เอกสารที่ ให้เลขอัตโนมัติจากโปรแกรม CD กํากับไว้ที่ใบส่งผลผลิตพร้อมทั้งจัดเก็บเข้าแฟ้ม ลูกหนี้รอรับชําระ 3.2 การขายปัจจัยการผลิตให้เกษตรกรเป็นเงินเชื่อ เมื่อมีการขายปัจจัยการผลิตให้เกษตรกร หน่วยคลังสินค้าจะเขียนใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ พร้อมส่ง สําเนาให้เจ้าหน้าที่บัญชีของศูนย์เมื่อเจ้าหน้าที่บัญชีได้รับสําเนาใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้จะทําการบันทึกบัญชีใน โปรแกรม CD โดยจะไม่ทําการพิมพ์เอกสารจากโปรแกรมและทําการบันทึกยอดขายในบัญชีลูกหนี้เกษตรกร รายตัวพร้อมทั้งจัดเก็บเข้าแฟ้มลูกหนี้เกษตรกรค่าปัจจัยการผลิต แฟมลูกหนี้ เกษตรกร รายตัว ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ (สีเขียว) ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ (สีฟ้า) ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ (สีเหลือง)

3.3 ขายผลผลิต/ปัจจัยการผลิตเป็นเงินสดให้แก่ลูกค้า เมื่อเจ้าหน้าที่บัญชีสถานี/ศูนย์ฯ ได้รับใบสั่งขายจากผู้ขายผลผลิต/ปัจจัยการผลิตของสถานี/ศูนย์ฯ แล้วเจ้าหน้าที่บัญชีต้องบันทึกรายการขายสินค้าพร้อมกับออกใบเสร็จรับเงินให้แก่ลูกค้า และจะทําการพิมพ์ เอกสารบันทึกบัญชีออกจากโปรแกรม CD แนบกับใบสั่งขาย (สีฟ้า) และ สําเนาใบเสร็จรับเงินเก็บเข้าแฟ้ม รายวันรับเงิน (RV) การบันทึกในโปรแกรม CD เข้าเมนูขายปกติเลือกสมุดบัญชีเล่ม 1 เปลี่ยนวันกําหนดชําระ ให้เป็น 0 วัน วิธีการพิมพ์เอกสารบันทึกบัญชีเข้าเมนูป้อน 8.บัญชี 1.บันทึกรายการบัญชี พิมพ์ จากนั้น เลือก voucher ที่ต้องการพิมพ์ 4. เอกสารระบบรับเงิน 4.1 การรับชําระหนี้ค่าปัจจัยการผลิตจากเกษตรกร เมื่อได้รับชําระหนี้ค่าปัจจัยการผลิตจากเกษตรกร เจ้าหน้าที่บัญชีของศูนย์จะทําการบันทึกรายการใน โปรแกรม CD (สมุดบัญชีเล่ม 1) พร้อมพิมพ์เอกสารบันทึกบัญชีออกจากโปรแกรมจากนั้นดึงใบส่งของ/ใบแจ้ง หนี้การผลิตจากแฟ้มลูกหนี้รอรับชําระ (ประทับตราว่า ได้รับเงินแล้ว) จัดเก็บเข้าแฟ้ม รายวันรับเงิน วิธีการพิมพ์เอกสารบันทึกบัญชีเข้าเมนูป้อน 8.บัญชี 1.บันทึกรายการบัญชี พิมพ์ จากนั้น เลือก voucher ที่ต้องการพิมพ์

- กรณีรับเป็นเงินสด - กรณีหักค่าปัจจัยการผลิตก่อนโอนเงินให้เกษตรกร 4.2 การรับชําระเงินค่าผลผลิตจากฝ่ายตลาดเชียงใหม่งานจัดซื้อผลผลิต เมื่อได้รับชําระเงินค่าผลผลิตจากฝ่ายตลาดเชียงใหม่งานจัดซื้อผลผลิตเจ้าหน้าที่บัญชีของศูนย์จะทํา การพิมพ์รายละเอียดการโอนเงินเข้าบัญชีของศูนย์และ รายงานปริมาณการคัดเกรดจาก website (รายงาน ตลาดและคัดบรรจุเชียงใหม่) จากนั้นจะทําการบันทึกรายการในโปรแกรม CD (สมุดบัญชีเล่ม 1) พร้อมพิมพ์ เอกสารบันทึกบัญชีจากโปรแกรม CD แนบกับ รายงานปริมาณการผลิตและยอดรับซื้อ, รายละเอียดการโอน เงินและใบส่งผลผลิตที่ดึงจากแฟ้มลูกหนี้รอรับชําระจัดเก็บเข้าแฟ้ม รายวันรับเงิน(RV) วิธีการพิมพ์เอกสารบันทึกบัญชีเข้าเมนูป้อน 8.บัญชี 1.บันทึกรายการบัญชี พิมพ์ จากนั้น เลือก voucher ที่ต้องการพิมพ์

4.3 การรับเงินโอนจากการเบิกงบประมาณ (เอกสารตั้งเบิก) เมื่อได้รับเงินจากมูลนิธิฯ(เอกสารตั้งเบิก) เจ้าหน้าที่บัญชีของศูนย์จะทําการพิมพ์รายงานแสดง รายละเอียดการจ่ายเช็คจาก website พร้อมทั้งบันทึกรายการในโปรแกรม CD (สมุดบัญชีเล่ม 1) จากนั้น พิมพ์เอกสารบันทึกบัญชีจากโปรแกรม CD เมื่อทําการบันทึกบัญชีเป็นที่เรียบร้อยนําเอกสารทั้งสองฉบับ จัดเก็บเข้าแฟ้มรายวันรับเงิน วิธีการพิมพ์เอกสารบันทึกบัญชีเข้าเมนูป้อน 8.บัญชี 1.บันทึกรายการบัญชี พิมพ์ จากนั้น เลือก voucher ที่ต้องการพิมพ์ 5. การบันทึกบัญชี/การเก็บเอกสารเมื่อเกิดค่าใช้จ่าย 5.1 เมื่อเกิดค่าใช้จ่ายที่จ่ายจากเงินสดย่อยทั้งนอกงบประมาณและในงบประมาณ เมื่อมีการยืมเงินสดย่อย เมื่อมีการยืมเงินสดย่อย ผู้รักษาเงินสดย่อยจะต้องจัดทําใบยืมเงินสดย่อยขึ้นมา 1 ฉบับพร้อมทั้งให้ผู้มี อํานาจเซ็นอนุมัติการจ่ายเงินสดย่อยจากนั้นเก็บใบยืมเงินสดย่อยเข้าตู้เซฟผู้รักษาเงินสดย่อยจะต้องจัดเก็บใบ ยืมเงินสดย่อยไม่ให้สูญหาย เพราะใบยืมเงินสดย่อยจะเสมือนว่าเป็นเงินสด

เมื่อเกิดค่าใช้จ่าย (clear เอกสารยืมเงินสดย่อย) เมื่อเจ้าหน้าที่ได้รับเอกสารใบเสร็จรับเงินเจ้าหน้าที่จะทําการบันทึกบัญชีในโปรแกรม CD เลือกสมุด เล่ม 3 พร้อมทั้งเขียนเลขที่ PCV (PCV คือรายการที่จ่ายจากเงินสดย่อย) กํากับไว้ที่เอกสารใบเสร็จรับเงินแนบ กับ ใบยืมเงินสดย่อยที่ดึงมาจากตู้เซฟจากนั้นเก็บเข้าแฟ้ม PCV เจ้าหน้าที่บัญชีของศูนย์ควรจัดทําตรายาง “บันทึก PCV………” เมื่อทําการตั้งเบิกชดเชยวงเงินสดย่อย เมื่อมีการเบิกชดเชยเงินสดย่อเจ้าหน้าที่บัญชีจะนําเอกสารที่เก็บเข้าแฟ้ม PCV เงินสดย่อยมาบันทึกบัญชีใน สมุดรายวันทั่วไป JV (สมุดบัญชีเล่ม 7) โดยใช้เอกสารจากแฟ้ม PCV เป็นเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี เป็นรายการชดเชย (ถ้าเป็นสําเนาใบเสร็จจะเป็นเอกสารที่ส่งไปตั้งเบิกผ่านงบประมาณ แต่ถ้าเป็นใบเสร็จตัว จริงจะเป็นรายจ่ายนอกงบประมาณ) จากนั้นพิมพ์เอกสารบันทึกบัญชีออกจากโปรแกรม CD แนบกับ ใบเสร็จรับเงินและสมุดรายวันจ่ายเงินสดย่อยโดยเข้าเมนูพิมพ์ 8.บัญชี 6. พิมพ์เงินสดย่อย พร้อมเก็บเข้าแฟ้มสมุดรายวันทั่วไป

5.2 เมื่อจ่ายค่าใช้จ่ายจากเงินสดในมือ ขั้นตอนการถอนเงินจากธนาคาร เมื่อเจ้าหน้าที่ถอนเงินจากเงินฝากธนาคารเข้าเงินสดในมือ เจ้าหน้าที่การเงินและบัญชีสถานีฯ/ศูนย์ฯ จะต้องทําการบันทึกบัญชีในโปรแกรม CD โดยเลือกสมุดบัญชีเล่ม 7 JV พร้อมพิมพ์เอกสารบันทึกบัญชีออก จากโปรแกรมแนบกับสําเนาใบถอนเงินเก็บเข้าแฟ้ม JV ขั้นตอนการจ่ายค่าใช้จ่ายจากเงินสดในมือ เมื่อเจ้าหน้าที่ดําเนินการจ่ายค่าใช้จ่ายที่มีวัตถุประสงค์เฉพาะ (ใบสําคัญจ่าย/ใบเสร็จรับเงิน) เจ้าหน้าที่จะทําการบันทึกบัญชีในโปรแกรม CD โดยเลือกสมุดรายวันจ่ายเงินสดในมือ CV (CV คือรายการที่ จ่ายจากเงินสดในมือ) พร้อมพิมพ์เอกสารบันทึกบัญชี แนบกับหลักฐานดังกล่าว เก็บเข้าแฟ้มสมุดรายวัน จ่ายเงินสดในมือ 6. อื่นๆ 6.1 วิธีการบันทึกบัญชีเมื่อนําเงินสดในมือฝากธนาคาร เมื่อนําเงินสดในมือฝากธนาคาร เจ้าหน้าที่บัญชีของศูนย์ฯ/สถานี จะต้องทําการบันทึกบัญชีใน โปรแกรม CD โดยจะเลือกสมุดบัญชี เล่ม 5 (CV) พร้อมทั้งพิมพ์เอกสารบันทึกบัญชีออกจากโปรแกรม CD แนบด้วยใบฝากธนาคาร (สําเนา) เก็บเจ้าแฟ้มรายวันจ่ายเงินสดในมือ (CV)

6.2 วิธีการบันทึกบัญชีและการจัดเก็บเอกสารบัญชีลูกหนี้เงินทดรองจ่าย เมื่อพ้นระยะเวลาการยืมเงินสดย่อยให้ผู้รักษาเงินสดย่อย บันทึกเอกสารใบยืมเงินสดย่อยเป็นลูกหนี้ เงินทอรองจ่ายโดยมีวิธีการบันทึกบัญชีและการเก็บเอกสารดังนี้ 6.2.1 เมื่อมีการตั้งลูกหนี้เงินทดรองจ่าย จะทําการบันทึกในโปรแกรม CD เมนูป้อน ข้อ3.รับเงิน ข้อ6.บันทึกลูกหนี้กรณีอื่นๆโดย เลือกสมุดบัญชีเล่ม 3 (PVC) จากนั้นพิมพ์เอกสารบันทึกบัญชีออกจากโปรแกรม CD แนบกับใบยืม เงินสดย่อยจากนั้นเก็บเข้าแฟ้มPCV (บันทึกในสมุดคุมเงินสดย่อยด้วย) 6.2.2 เมื่อลูกหนี้เงินทดรองจ่ายนําเอกสารใบเสร็จรับเงินมาให้ผู้รักษาเงินสดย่อย (การเคลียร์เงิน หลังพ้นกําหนด)  กรณีที่ลูกหนี้เงินทดรองจ่ายนําเอกสารใบเสร็จรับเงินมาชําระเท่ากับจํานวนเงินที่ยืมไป จะทําการบันทึกบัญชีในโปรแกรม CD เมนูป้อน ข้อ3.รับเงิน ข้อ1.รับชําระหนี้จาก ลูกหนี้โดยเลือกสมุดบัญชีเล่ม 7 (JV) จากนั้นพิมพ์เอกสารบันทึกบัญชีออกจากโปรแกรม CD แนบกับ ใบเสร็จรับเงินและสําเนาใบยืมเงินสดย่อย

 กรณีที่ลูกหนี้เงินทดรองจ่ายนําเอกสารใบเสร็จรับเงินมาชําระมากกว่าจํานวนเงินที่ยืมไป จะทําการบันทึกบัญชีในโปรแกรม CD เมนูป้อน ข้อ3.รับเงิน ข้อ1.รับชําระหนี้จาก ลูกหนี้โดยเลือกสมุดบัญชีเล่ม 7(JV) จากนั้นพิมพ์เอกสารบันทึกบัญชีออกจากโปรแกรม CD แนบกับ ใบเสร็จรับเงินและสําเนาใบยืมเงินสดย่อย (บันทึกในสมุดคุมเงินสดในมือด้วย)  กรณีที่ลูกหนี้เงินทดรองจ่ายนําเอกสารใบเสร็จรับเงินมา clear น้อยกว่าจํานวนเงินที่ยืมไป จะทําการบันทึก 2 ขั้นตอน ขั้นตอนที่ 1บันทึกล้างลูกหนี้เงินทดรองจ่าย จะทําการบันทึกบัญชีในโปรแกรม CD เมนูป้อน ข้อ3.รับเงิน ข้อ1.รับชําระหนี้จากลูกหนี้ โดยเลือกสมุดบัญชีเล่ม 7(JV) จากนั้นพิมพ์เอกสารบันทึกบัญชีออกจากโปรแกรม CD แนบกับ ใบเสร็จรับเงินและสําเนาใบยืมเงินสดย่อยจัดเก็บเข้าแฟ้ม JV

ขั้นตอนที่ 2 บันทึกจ่ายค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม จะทําการบันทึกบัญชีในโปรแกรม CD เมนูป้อน ข้อ8.บัญชี ข้อ1.บันทึกรายการบัญชี โดย เลือกสมุดบัญชีเล่ม 3 (PCV) จากนั้นเก็บสําเนาใบเสร็จรับเงิน อ้างอิงเลขที่ JV ที่แนบกับ ใบเสร็จรับเงินตัวจริง จัดเก็บเข้าแฟ้ม PCV โดยเขียนเลขที่ PCV ลงในใบเสร็จรับเงิน(สําเนา) (บันทึก ในสมุดคุมเงินสดย่อยด้วย) 6.3 การเลือกสมุด - การบันทึกดอกเบี้ยรับ เมื่อทางศูนย์มีรายการดอกเบี้ยรับ เจ้าหน้าที่บัญชีของศูนย์ ต้องบันทึก รายการดังกล่าวใน สมุดรายวันทั่วไปเล่ม 7 (JV) โดย Dr. เงินฝากธนาคาร xx Cr. ดอกเบี้ยรับ xx - ค่าขนส่งของมูลนิธิฯ เมื่อทางศูนย์มีรายการค่าขนส่ง เจ้าหน้าที่บัญชีของศูนย์ต้องบันทึกรายการดังกล่าวเป็น เจ้าหนี้กรณี อื่นๆสมุดบัญชีเล่ม 4 โดย

Dr. ค่าขนส่ง xx Cr. เจ้าหนี้การค้าระหว่างมูลนิธิ/ศูนย์ฯ xx - งานการเงินโอนเงินผิดศูนย์ เมื่องานการเงินโอนเงินผิดศูนย์เจ้าหน้าที่บัญชีของศูนย์ต้องบันทึกรายการดังกล่าวเป็น เจ้าหนี้กรณี อื่นๆ สมุดบัญชีเล่ม 7 เนื่องจากทางศูนย์ไม่ทราบที่มาของจํานวนเงินดังกล่าว โดยทางศูนย์ต้องบันทึกบัญชี ดังนี้ Dr. เงินฝากธนาคาร xx Cr.เจ้าหนี้อื่น xx โดยจะล้างเจ้าหนี้อื่นกรณีการโอนเงินเข้าบัญชีศูนย์ผิด เมื่อได้รับบันทึกข้อความจากผู้ที่เกี่ยวข้องก่อน ถึงจะทําการล้างบัญชีเจ้าหนี้อื่นดังนี้ Dr. เจ้าหนี้อื่น xx Cr.เงินฝากธนาคาร xx

ทางเดินของเอกสาร เอกสารที่นําไปเก็บในแฟ้มถาวร เอกสารที่นําไปเก็บในแฟ้มชั่วคราว เอกสารที่ออกจากระบบโปรแกรม เอกสาร สัญลักษณ์ ความหมาย