ปร ชญา ปณ ธาน ว ส ยท ศน พ นธก จ ว ตถ ประสงค

(1)

ปรัชญา

เปนเลิศดานบริการ พัฒนางานคุณภาพ ( Excellent Services and Quality Improvement ) ปณิธาน มุงมั่นในการใหบริการที่มีมาตรฐาน และไดงานคุณภาพ เพื่อความเปนเลิศ และสรางความพึงพอใจใหกับผูรับบริการ โดยยึดหลัก ความซื่อสัตย ถูกตองโปรงใส ตรวจสอบได ยุติธรรม และนําเทคโนโลยีเขามาใชงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ วิสัยทัศน สํานักทะเบียนและประมวลผล มหาวิทยาลัยหอการคาไทย เปนหนวยงานที่มุงสูความเปนเลิศทางดานการบริการ พัฒนางานใหมีคุณภาพและพัฒนาศักยภาพ ของบุคลากรอยางตอเนื่อง โดยใชเทคโนโลยีสารสนเทศที่เหมาะสมและทันสมัย เพื่อการสนับสนุนภารกิจหลักของมหาวิทยาลัยฯ และสงเสริมใหมหาวิทยาลัยฯ เปนสถาบันการศึกษาชั้นนําดานธุรกิจในเอเซีย

พันธกิจ

สํานักทะเบียนและประมวลผลเปนหนวยงานกลางที่ใหการสนับสนุนการจัดการดานการศึกษาของทุกคณะวิชาใหบริการทางการศึกษาและขอมูลแกนักศึกษาอาจารยศิษยเกาตลอดจนหนวยงานภายใน และภายนอกมหาวิทยาลัยฯโดยมีหนาที่หลักครอบคลุมงานรับสมัครนักศึกษาใหมลงทะเบียนเรียน บริการการศึกษา จัดเก็บทะเบียนประวัตินักศึกษา บันทึกผลการศึกษา ประมวลผลการศึกษา บริการการสอบ ตรวจสอบคุณวุฒิการศึกษา ออกเอกสารรับรองนักศึกษา ตรวจสอบผูสําเร็จการศึกษา ออกใบแสดงผลการศึกษา หนังสือสําคัญ และจัดทําใบปริญญาบัตร

วัตถุประสงค

1. เพื่อเปนหนวยงานที่ใหการสนับสนุนการจัดการดานการศึกษา และประสานงานกับทุกคณะวิชา 2. เพื่อเปนศูนยกลางขอมูล และใหบริการขอมูลดานการศึกษาแกนักศึกษา อาจารย ศิษยเกา คณะวิชา ตลอดจนหนวยงานตาง ๆ ในมหาวิทยาลัย 3. จัดทําปฏิทินการศึกษา 4. เพื่อใหบริการดานการศึกษาแกนักศึกษา และศิษยเกา ดังนี้ - ดําเนินการรับสมัครนักศึกษาใหม - ดําเนินการบันทึก แกไข ปรับปรุง จัดเก็บขอมูลในทะเบียนประวัติและประวัติการศึกษาของนักศึกษา - ดําเนินการเกี่ยวของกับการลงทะเบียนเรียนของนักศึกษา - ดําเนินการประมวลผลการศึกษาของนักศึกษา - ดําเนินการจัดเตรียมการสอบ และบริการสอบ - ดําเนินการตรวจสอบคุณวุฒิการศึกษา ออกเอกสารรับรองการศึกษา ตรวจสอบผูสําเร็จการศึกษา ออกใบแสดงผลการศึกษา ออกหนังสือสําคัญ และจัดทําใบปริญญาบัตร

(2)

หลักในการจัดทํา SWOT Analysis Matrix ของสํานักทะเบียนและประมวลผล ปจจัยภายใน ปจจัยภายนอก จุดออน (Weaknesses = W) ใหระบุรายการจุดออนภายในของหนวยงาน จํานวน 5 – 10 ประเด็น จุดแข็ง (Strengths = S) ใหระบุรายการจุดแข็งภายในของหนวยงาน จํานวน 5 – 10 ประเด็น โอกาส (Opportunities = O) ใหระบุรายการโอกาสที่จะเกิดจากภายนอกหนวยงาน จํานวน 5 – 10 ประเด็น WO Strategies ใหกําหนดกลยุทธในชองนี้โดยประมวลขอมูลทั้งสองดานเขาดวยกัน และใชโอกาสที่จะเกิดจากภายนอกมาปดจุดออนของหนวยงาน จํานวน 5 – 10 ประเด็น (ถือวาเปนสถานการณ ปญหาภายในที่ตองหาทางแกไข (Question) ใชคํายอวา “เอื้อแตออน”) SO Strategies ใหกําหนดกลยุทธในชองนี้โดยประมวลขอมูลทั้งสองดานเขาดวยกัน และใชจุดแข็งประสานกับโอกาสที่จะเกิดขึ้นจากภายนอกมา สนับสนุนกลยุทธของหนวยงาน จํานวน 5 – 10 ประเด็น (ถือวาเปนสถานการณที่ไดเปรียบมากที่สุด ใชคํายอวา “เอื้อและแข็ง”

หรือ “ดาวรุง” (Public sector star) ภัยคุกคาม (Threats = T) ใหระบุรายการภัยคุกคามที่อาจจะเกิดจากภายนอกหนวยงาน จํานวน 5 – 10 ประเด็น WT Strategies ใหกําหนดกลยุทธในชองนี้โดยประมวลขอมูลทั้งสองดานเขาดวยกัน และระมัดระวังจุดออนและหลบหลีกภัยคุมคามที่จะเกิดจาก ภายนอกหนวยงาน จํานวน 5 – 10 ประเด็น (ถือเปนสถานการณที่ตองใชความระมัดระวังมากที่สุด ใชคํายอวา “ไมเอื้อและออน” หรือ “เก็บใสลิ้นชัก (Back drawer issues)

ST Strategies ใหกําหนดกลยุทธในชองนี้โดยประมวลขอมูลทั้งสองดานเขาดวยกัน และใชจุดแข็งมาสนับสนุนและหลบหลีกภัยคุมคามที่จะเกิดจาก ภายนอกหนวยงาน จํานวน 5 – 10 ประเด็น (ถือเปนสถานการณที่เข็มแข็งมากขึ้น ใชคํายอวา “ไมเอื้อแตแข็ง” หรือ “แมวัวใหนม” (Cash Cows) นายพิบูลย นาคสีดี (ประธานคณะทํางานการจัดทําแผนงานฯ) ผูทบทวน /นางสลิลทิพย รุงโรจนทรัพย (ผูอํานวยการสํานักทะเบียนและประมวลผล) ผูอนุมัติ

(3)

ปจจัยจากภายนอกของสํานักทะเบียนและประมวลผลฝายวิชาการ มหาวิทยาลัยหอการคาไทย ปจจัยจากภายนอก น้ําหนัก คะแนน น้ําหนักคะแนน ขอพิจารณา โอกาส (Opportunities = O) 1. มหาวิทยาลัยใหการสนับสนุนงบประมาณดานเทคโนโลยีสารสนเทศ .15 5 .75 1. ไมมีปญหาเรื่องงบประมาณดานเทคโนโลยีสารสนเทศ 2. มีระบบการพัฒนาปรับปรุง อบรม การเรียนรู การวัดผล และการประกันคุณภาพมากขึ้น .15 5 .75 2. ควรเรงพัฒนาระบบการประกันคุณภาพ และดานการอบรมตามแผน ตางๆ ใหมากยิ่งขึ้น 3. มีนโยบาย และแผนการพัฒนาระบบการบริหารจัดการที่เปนสากล .05 2 .10 3. สงเสริมและพัฒนาการบริหารจัดการใหเปนไปตามนโยบายอยางเปน ระบบมากขึ้น 4. มีนโยบาย การบริหารจัดการ และแผนงานที่มีความสอดคลองกับฝายฯ และมหาวิทยาลัย ที่ชัดเจน .05 3 .15 4. ปรับกลยุทธ/แผนงานของหนวยงานใหมีความสอดคลองและสนับ สนุนแผนงานของฝายฯ และมหาวิทยาลัย ใหบรรลุเปาหมายมากขึ้น 5. มีระบบการสื่อสารทั้งทางดานเอกสารและคอมพิวเตอรที่เหมาะสม .10 2 .20 5. ควรพัฒนาระบบการสื่อสารในรูปแบบคอมพิวเตอรที่ทันสมัย รวม 1.95 ภัยคุกคาม (Threats = T) 1. การเขมงวดดานกฏระเบียบ ประกาศ คําสั่ง แนวทางปฏิบัติในการทํางานมีมากเกินไป .10 2 .20 1. ทําใหขาดความคลองตัวในการพัฒนาระบบปฏิบัติการ หรือแนวทาง การปฏิบัติงาน 2. ทิศทางการพัฒนาบุคลากรสายสนับสนุนของระดับมหาวิทยาลัย ระดับฝายไมชัดเจน เพียงพอ .10 3 .30 2. มีผลกระทบแผนกลยุทธ/แผนงานดานตาง ๆ ในระยะยาว 3. ระบบการจัดสรรงบประมาณ การอนุมัติ การใชงบประมาณลาชา .05 2 .10 3. มีผลกระทบตอการพัฒนางาน โครงการ/กิจกรรม และขยายงานใน ดานตาง ๆ 4. ปญหาเรื่องนโยบายการจํากัดอัตรากําลังบุคลากรในสายสนับสนุน .15 3 .45 4. เปนเรื่องที่ตองระมัดระวังและแกไขปญหาในกระบวนการบริหาร จัดการดานนโยบาย และอัตรากําลังของบุคลากรสายสนับสนุน 5. ขาดการประสานงาน และความรวมมือระหวางหนวยงานที่เกี่ยวของที่ดี .10 3 .30 5. เปนสิ่งที่ตองพัฒนาดานจิตใจของบุคลากรใหเกิดความพอเพียงและ รักในองคกร รวม 1.00 1.35 หมายเหตุ : คะแนนสูงสุด = 5 , สูง = 4 , ปานกลาง = 3 , ต่ํา = 2 , ต่ํามาก = 1

(4)

ปจจัยจากภายในของสํานักทะเบียนและประมวลผลฝายวิชาการ มหาวิทยาลัยหอการคาไทย ปจจัยภายใน น้ําหนัก คะแนน น้ําหนักคะแนน ขอพิจารณา จุดแข็ง (Strengths = S) 1. สํานักทะเบียนฯ มีทําเลที่ตั้งที่เหมาะสม สามารถติดตอและใหบริการไดสะดวก .15 5 .75 1. ใชเวลาในการเดินทางสะดวกและติดตอไดงาย 2. บุคลากรมีประสบการณ ทักษะ ความชํานาญในการปฏิบัติงานเฉพาะตําแหนงไดใน ระดับที่มีคุณภาพ .15 5 .75 2. มีผูเชี่ยวชาญหรือมีความรูในการปฏิบัติงานเฉพาะตําแหนง 3. เครื่องมือ อุปกรณ ที่ใชในการดําเนินงานในเบื้องตนมีคุณภาพและเพียงพอกับผูใชงาน .05 4 .20 3. มีอุปกรณที่สนับสนุนการปฏิบัติงานและใหบริการแกผูใชบริการที่มี คุณภาพ 4. มีการพัฒนาระบบ/การบริหารจัดการ และดานบุคลากรอยางตอเนื่อง .10 3 .30 4. มีระบบการบริหารจัดการที่ดี และทําใหเกิดผลดีตอการปฏิบัติงาน 5. มีการพัฒนาระบบประกันคุณภาพการศึกษาในระดับดีอยางตอเนื่อง .05 3 .15 5. ระบบการประกันคุณภาพมีชื่อเสียงและเปนแบบอยางที่ดี รวม 2.15 จุดออน (Weaknesses = W) 1. การศึกษา คนควา สืบคนขอมูล การรวบรวมขอมูลยังมีนอยและขาดการตอเนื่อง .15 4 .60 1. ขาดการพัฒนาทางดานการจัดเก็บ สืบคน และการวิจัยขอมูลที่ดี 2. ทิศทางการพัฒนาบุคลากรสายสนับสนุนของระดับมหาวิทยาลัย ระดับฝายไมชัดเจน เพียงพอ .15 3 .45 2. จําเปนตองปรับปรุงแผนงานดานการพัฒนาบุคลากรโดยเร็ว 3. บุคลากรของสํานักทะเบียนฯ ยังขาดความรู ทักษะทางดานภาษาตางประเทศ/เทคโนโลยี ในระดับดี .10 4 .40 3. จําเปนตองปรับปรุงและพัฒนาบุคลากรในดานภาษาตางประเทศและ ดานเทคโนโลยีโดยเร็ว 4. วัสดุอุปกรณดานเทคโนโลยีที่ทันสมัยยังมีไมเพียงพอกับความตองการของผูใชงานและ บริการ .05 3 .15 4. จําเปนตองเรงปรับปรุงวัสดุ/อุปกรณดานเทคโนโลยีใหมีความทัน สมัยและเหมาะสมกับความตองการอยางเพียงพอ 5. สภาพแวดลอมและภูมิทัศนสถานที่ทํางานยังมีความแออัด คับแคบ ไมสะดวกในการ ใหบริการ .05 3 .15 5. จําเปนตองเรงปรับปรุงสภาพแวดลอมและภูมิทัศนใหเหมาะสมกับ สถานที่ทํางานและสอดคลองกับสภาวะเศรษฐกิจในปจจุบัน รวม 1.00 1.75 หมายเหตุ : คะแนนสูงสุด = 5 , สูง = 4 , ปานกลาง = 3 , ต่ํา = 2 , ต่ํามาก = 1

(5)

SWOT Analysis ในการกําหนดแผนกลยุทธของสํานักทะเบียนและประมวลผล สังกัดฝายวิชาการมหาวิทยาลัยหอการคาไทย ปจจัยภายใน ปจจัยภายนอก Weaknesses = W 1. การศึกษาคนควาสืบคนขอมูลการรวบรวมขอมูลยังมีนอยและขาดการ ตอเนื่อง 2. ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) ในระดับสากลยังมีประสิทธิภาพไมเต็ม รูปแบบ 3. บุคลากรของสํานักทะเบียนฯยังขาดความรูทักษะทางดานภาษาตาง ประเทศ/เทคโนโลยีในระดับดี 4. วัสดุอุปกรณดานเทคโนโลยีที่ทันสมัยยังมีไมเพียงพอกับความตองการของ ผูใชงานและบริการ 5. สภาพแวดลอมและภูมิทัศนสถานที่ทํางานยังมีความแออัดคับแคบไม สะดวกในการใหบริการ Strengths = S 1. สํานักทะเบียนฯมีทําเลที่ตั้งที่เหมาะสมสามารถติดตอและใหบริการได สะดวก 2. บุคลากรมีประสบการณทักษะความชํานาญในการปฏิบัติงานเฉพาะ ตําแหนงไดในระดับที่มีคุณภาพ 3. เครื่องมืออุปกรณที่ใชในการดําเนินงานในเบื้องตนมีคุณภาพและเพียงพอ กับผูใชงาน 4. มีการพัฒนาระบบ/การบริหารจัดการและดานบุคลากรอยางตอเนื่อง 5. มีการพัฒนาระบบประกันคุณภาพการศึกษาในระดับดีอยางตอเนื่อง Opportunities = O 1. มหาวิทยาลัยใหการสนับสนุนดานงบประมาณเทคโนโลยี 2. มีระบบการพัฒนาปรับปรุงอบรมการเรียนรูการวัดผลและการประกัน คุณภาพมากขึ้น 3. มีนโยบายและแผนการพัฒนาระบบการบริหารจัดการที่เปนสากล 4. มีนโยบายการบริหารจัดการและแผนงานที่มีความสอดคลองกับฝายฯและ มหาวิทยาลัยที่ชัดเจน 5. มีระบบการสื่อสารทั้งทางดานเอกสารและคอมพิวเตอรที่เหมาะสม WO Strategies 1. พัฒนาการจัดทําระบบบริการการศึกษาและสืบคนขอมูลดาน IT (W1,O1) 2. พัฒนา/ปรับปรุงระบบดาน IT และการประกันคุณภาพการศึกษา (W2,O2) 3. พัฒนาศักยภาพบุคลากรทางดานภาษาตางประเทศและดาน IT (W3,O3) 4. ปรับปรุงสภาพแวดลอมและภูมิทัศนเพื่ออํานวยความสะดวกดานบริการ ใหใชงานที่ดีตามแผนการจัดการสิ่งแวดลอมฯและแผน 5ส. (W5,O4) 5. มีการดูแลบํารุงรักษาความปลอดภัยทางดานระบบสื่อสารคอมพิวเตอร ใหสามารถใชงานไดดี (W4,O5) SO Strategies 1. ปรับขยายสถานที่ใหเหมะสมทั้งทางดานบริการและงบประมาณ (S1,O1) 2. ใหมีการเรียนรูและจัดอบรมทางดานภาษาตางประเทศ (S2,O2) 3. เสริมทางดานระบบปฏิบัติงานและอุปกรณการใชงานใหเหมาะสมกับสมัย นิยม (S3,O3) 4. ปรับระบบการบริหารจัดการใหสอดคลองกับนโยบายและแผนกลยุทธของ มหาวิทยาลัยและฝาย (S4,O4) 5. ใหมีระบบการประกันคุณภาพการศึกษาและดาน IT อยางตอเนื่อง (S5,O5) Threats = T 1. การเขมงวดดานกฏระเบียบประกาศคําสั่งแนวทางปฏิบัติในการทํางานมี มากเกินไป 2. ทิศทางการพัฒนาบุคลากรสายสนับสนุนของระดับมหาวิทยาลัยระดับฝาย ไมชัดเจนเพียงพอ 3. ระบบการจัดสรรงบประมาณการอนุมัติการใชงบประมาณลาชา 4. ปญหาเรื่องนโยบายการจํากัดอัตรากําลังบุคลากรในสายสนับสนุน 5. ขาดการประสานงานและความรวมมือระหวางหนวยงานที่เกี่ยวของที่ดี WT Strategies 1. ทําการสํารวจศึกษาปญหาความตองการเพื่อนํามาวางแผนปรับปรุงแกไข (W1.T1) 2. ปรับกลยุทธใหสอดคลองและเหมาะสมกับกลยุทธของฝายวิชาการและของ มหาวิทยาลัย (W4,T3) 3. ปรับลดงบประมาณใหเหมาะสมกับโครงการ/กิจกรรมที่สามารถทําไดและ จัดลําดับความสําคัญกอนหลัง (W4,T3) 4. ปรับเปลี่ยนบุคลากรใหเหมาะสมกับลักษณะงาน (W3,T4) 5. ปรับสภาพแวดลอมใหเหมาะสมกับภูมิทัศนและงบประมาณจริง (W5,T5) ST Strategies 1. ปรับเปลี่ยนระบบการทํางานใหเหมาะสมเพื่อลดความช้ําซอน (S1,T1) 2. พัฒนา/จัดการศึกษาใหแกบุคลากรโดยใชเทคโนโลยีมาชวยงาน (S2,T2) 3. ปรับเครื่องมืออุปกรณใหเหมาะสมกับการจัดสรรงบประมาณ (S3,T3) 4. ปรับแตงกระบวนการระบบการบริหารจัดการทั้งดานนโยบายและบุคลากร ใหเหมาะสมและสอดคลองกับอัตรากําลังของสายสนับสนุน (S4,T4) 5. ดําเนินการประสานงานใหความรวมมือกันระหวางหนวยงานที่เกี่ยวของ อยางเปนระบบที่มีคุณภาพ (S5,T5) นายพิบูลย นาคสีดี (ประธานคณะทํางานการจัดทําแผนงานฯ) ผูทบทวน /นางสลิลทิพย รุงโรจนทรัพย (ผูอํานวยการสํานักทะเบียนและประมวลผล) ผูอนุมัติ

(6)

การวิเคราะห SWOT ตนเองของสํานักทะเบียนแลประมวลผลฝายวิชาการมหาวิทยาลัยหอการคาไทย

การดําเนินงานของสํานักทะเบียนและประมวลผล สังกัด ฝายวิชาการ มหาวิทยาลัยหอการคาไทย ในรอบปการศึกษา 2552 (1 มิถุนายน 2552– 31 พฤษภาคม 2553) มีผลการดําเนินงานบรรลุเปาหมายตาม แผนงานประจําป และแผนงาน 5 ป โดยมีปญหาอุปสรรคที่ทําใหผลการดําเนินงานไมเปนไปตามเปาหมายที่กําหนดนั้น สํานักทะเบียนและประมวลผล ไดมีการจัดตั้งคณะทํางานดานตางๆ ที่สอดคลองกับแผนงาน ประจําป และการประกันคุณภาพการศึกษาภายในสํานักทะเบียนฯ จึงไดมีการพัฒนาและฝกอบรมบุคลากรใหไดรับการเรียนรู และจัดทํา SWOT Analysis ซึ่งเปนการวิเคราะหปจจัยภายในไดแก จุดแข็ง (Strengths = S) จุดออน (Weaknesses = W) และปจจัยภายนอก ไดแก โอกาส (Opportunities = O) ภัยคุกคาม (Threats = T) ในการดําเนินงานของสํานักทะเบียนและประมวลผล โดยมีการวิเคราะหและกระจายน้ําหนักตาม ความสําคัญของปจจัยภายใน (จุดแข็ง และจุดออน) รวมน้ําหนักเปน 1 และปจจัยภายนอก (โอกาส และภัยคุกคาม) รวมน้ําหนักเปน 1 เชนกัน เมื่อนําคาน้ําหนัก X คาคะแนน และไดคาน้ําหนักคะแนนเรียบรอยแลว นํามาจัดทํากราฟ เพื่อดูแนวโนมและทิศทางความนาจะเปนไปไดในการกําหนดกลยุทธของสํานักทะเบียนฯ ในปตอไป โดยมีหลักเกณฑในการจัดทํา SWOT Analysis ของสํานักทะเบียนและประมวลผลดังนี้ โอกาส (Opportunities = O) 1.95 จุดแข็ง (Strengths = S) 2.15 1.75 จุดออน (Weaknesses = W) 1.35 จากการวิเคราะหตนเอง และจัดทํากราฟ SWOT Analysis พบวาสวนที่ เปนจุดแข็งกับโอกาสที่จะเกิดมีบริเวณกวางมากที่สุด ดังนั้น กลยุทธที่จะใช ในการดําเนินการจึงควรจะเปนลักษณะที่ “เอื้อและแข็ง” หรือ “ดาวรุง” (Public sector star) คือใชจุดแข็งประสานกับโอกาสที่จะเกิดขึ้นจากภายนอก มาสนับสนุนกลยุทธของหนวยงาน เพื่อใหเกิดความกาวหนา ทันสมัยใน ระบบคุณภาพ และสอดคลองกับนโยบายของมหาวิทยาลัย

ภัยคุกคาม (Threats = T)