Komunikim Biznesi - Mrika Kotorri

16  Download (0)

Full text

(1)

EKIPET

Karakteristikat e Ekipit të mire:

1) Njerëzit e duhur

2) Lideri/ menaxheri i mirë 3) Fun

4) Kënaqësia me punën në të cilën është i involvuar ekipi 5) Qëllimet e definuara në mënyrë të qartë

6) Komunikim i hapur dhe i sinqertë në mes të anëtarëve të ekipit 7) Mënyra të definuara qartë për matjen e suksesit

8) Festat pas arritjes së qëllimeve

9) Detyra dhe përgjegjësi të definuara qartë për anëtarët 10) Shpërblime dhe lavdata për suksese

11) Strategji të mirëfilltë për trajtimin e anëtarëve sfidues 12) Ndërvarshmëria

13) Ndihmë reciproke në mes të anëtarëve

Ç’është ekipi?

Ato kanë shumë emërtime dhe ka shumë lloje të ekipeve.

Ekipi është një grup individësh, të cilët realizojnë qëllime të caktuara duke bashkëvepruar me njëri-tjetrin, duke komunikuar në mënyrë efektive dhe duke marrë vendime lidhur me punën e tyre

Madhësia e ekipit

1) Nuk ka madhësi optimale 2) 5 – 10 anëtarë 3) Shumë e vogël 4) Shumë e madhe Llojet e ekipeve: 1) Ekipi i projektit 2) Ekipi i përhershëm Lideri i ekipit: 1) Ka aftësi teknike 2) Komunikim 3) Motivim

(2)

4) Zgjidhje konfliktesh 5) Ndihmon diskutimet 6) Ndëgjon

7) Merr vendime

8) Trajton anëtarët problematikë

Anëtarët e ekipit:

1) Njohuritë/ ekspertiza 2) Ekspirienca

3) Shkathtësitë teknike

4) Shkathtësi të punës në ekip

Krijimi i shpirtit ekipor:

Shpirti ekipor ~ ekip

“... dëshira dhe aftësia për të punuar në mënyrë të ndërvarur ku secili anëtar i ekipit duhet të

mbështetet në anëtarët tjerë për të realizuar qëllimet e ekipit ...” (Topchik, 2007)

Pesë elementet kyÇe të shpirtit ekipor:

1) Detyra dhe përgjegjësi të definuara qartë për secilin anëtar të ekipit 2) Komunikim i hapur dhe i sinqert mes të anëtarëve të ekipit

3) Një lider/ manaxher i mencur dhe përkrahës

4) Aftësia për të marrë vendime në mënyrë të pavarur 5) Shpërblime dhe lavdata pas korrjes së suksesit

Tre faktorët përcaktues të jetës së ekipeve:

1) Ekspertiza 2) Natyra e punës

3) Struktura organizative (komunikimi)

Dallimi mes EKIPIT dhe GRUPIT :

1) Grupet janë grumbullime të dy apo më shumë personave

2) Grupet, jo patjetër, punojnë për të realizuar qëllimet e përbashkëta

3) Ekipet përbëhen nga dy ose më shumë persona, të cilët me vetëdije punojnë drejt realizimit të qëllimit të njëjtë

4) Grupi shndërrohet në ekip kur anëtarët përkushtohen ndaj njëri-tjetrit dhe ndaj qëllimit të përbashklët

(3)

Pse njerëzit formojnë ekipe?

1) Ekipet formohen në mënyrë që të arrijnë një qëllim dhe synim të caktuar 2) Ato po ashtu na ndihmojnë të përmbushim nevojat tona sociale

3) Ekipet në fillim janë formuar për të mbijetuar

4) Një ekip mund të jetë një grup unik i personave të cilët punojnë brenda organizatës kur ata e perceptojnë veten e tyre si një grup unik që punojnë për një qëllim të përbashkët

Si janë zhvilluar ekipet në organizatat e punës?

1) Ekipet formohen në punë në mënyrë që ne të mund të përmirësojmë performancën tonë

2) Shembuj të organizatave shumë të kërkuara që përdorin ekipet gjerësisht përfshijnë fabrikat e ushqimit të kafshëve shtëpiake, industrinë përpunuese të pjesëve, minierat e thëngjillit, prodhimtaritë e veturave, spitalet, zyret financiare, qendrat e sigurimit dhe organizatat qeveritare

Si janë zhvilluar ekipet në organizatat e punës?

1) Shumë organizata private kanë adoptuar ekipe dhe ushtrime për zhvillimin e ekipeve 2) Shembujt përfshijnë Gaines, Cummins Motorët, Pajisjet Digjitale, Federal Express,

United Parcel Service (UPS), Ford, Daimler-Benz Chrysler, Motorola, Tektronix, General Electric, Honeyëell, Toyota, Sony, LTV, Caterpillar, Boeing, Monsanto, AT&T, Xerox, Merk Laboratories, Chase, Bank of America, Barclays, Mastercard

International. American Express, Universal Studios, Paramount Pictures, RCA, Huelett-Packard, dhe 6783 organizata të tjera domethënëse kudo në botë.

A kanë vlerë ekipet në ditët e sotme?

1) Po, kanë vlerë të madhe. Arsyeja kryesore e formimit të ekipeve është për shkëmbime sociale.

2) Ekipet e rrisin kënaqësinë e punëtorëve kohë pas kohe.

3) Cfarë fakte ekzistojnë që ekipet mund të jenë të dobishme për organizatat e sotme? 4) Ekipet janë bazat e kualitetit në organizatat e sotme. Ato janë celësat e vendeve ku

ne shkojmë.

Tani ju mund të pyesni se si ju mund t’i përdorni ekipet në përmirësimin e situatës suaj personale ose asaj të Kosovës.

(4)

Këtu janë disa fusha bazë drejtpërdrejt të kushtuara drejt ekipeve:

1) Cilësi e përmirësuar

2) Cilësi e zgjeruar e punëtorëve në punë 3) Shpenzime të zvogëluara

4) Qarkullim dhe abstenim i zvogëluar 5) Konflikt i reduktuar

6) Rritje e përtrirjes

7) Përshtatje dhe fleksibilitet më i mirë organizativ.

A mund të përdorni këtë në secilën organizatë në Kosovë?

1) Jo vetëm që mund t’i përdorni, po ato do të rrisin prodhimtarinë organizative dhe vlerën tuaj personale si profesist.:)

2) Federal Express ka marrë 1000 punëtor klerik, i ka ndarë ata në ekipe prej 4 dhe 5 personave dhe kjo ka ndihmuar në reduktimin e problemeve të shërbimit deri në 13%.

3) Rubbermaid kanë përdorur filozofinë e njëjtë, pasiqë kanë krahasuar shkathtësitë dhe proceset e Federal Ekspress dhe kanë rritur shitjet deri në 50%.

4) Lufta për të mësuar ekipet dhe ekipimin nuk ndodh brenda natës

5) Zakonisht është proces i ngadalshëm, sepse gjatë kohës kur shumë njerëz në Kosovë dhe vende tjera të botës zhvillojnë shumë shkathtësi të rafinuara, ekipimi është një shkathtësi specifike dhe nevojitet kohë për zhvillimin e shkathtësisë suaj personale në këtë fushë

6) Ekipet zakonisht shfaqin një filozofi krejtësisht të re të mendimit

Çfarë rreth Ekipeve në vendin tim të punës?

Ku punojmë? A është biznes privat, administratë shtetërore, OJQ?

Janë disa gjëra që ne dëshirojmë t’i kuptojmë. Ne dëshirojmë të pyesim veten se si përfundojmë detyra të caktuara.

1) Si e formoni një Ekip dhe si ndihmoni në progresin përgjatë shkallëve të zhvillimit? 2) Si të formoj ose t’i bashkëngjitem një ekipi me performancë të lartë të punës? 3) Si të sigurohem që të gjithë anëtarët e ekipit tim kontribuojnë barabartë? 4) Si të trajtoj dallimet në vlera dhe stile të punës në mjedise të ekipit? 5) Si të caktoj rolet dhe përgjegjësitë në ekip?

6) Si të motivoj ekipin në arritjen e objektivës së ekipit?

Ekipet në vendin tim të punës

1) Ne mësojmë të largojmë fasadën (aktrimin) dhe të bëhemi person i vërtetë sikurse edhe ekipi në mënyrë që të mësojmë dhe të kontribuojmë

(5)

2) Ne mësojmë konceptet e reja të punës në ekip dhe zhvillimin kooperues

3) Një ekip është një mbledhje e njerëzve që punojnë drejt arritjes së qëllimeve të përbashkta

4) Njerëzit mësojnë se dy kokë janë më mirë se një 5) 82% e të gjitha korporatave në SHBA përdorin ekipet

6) Ekipimi është më shumë se një fazë - është kryesisht e rëndësishme kur ndërvarësia është e lartë dhe detyra është e komplikuar

Dobitë nga përdorimi i ekipeve…

Këto janë disa nga dobitë që vijnë prej përdorimit të ekipeve: 1) Procese të përmirësuara

2) Konkurrencë globale 3) Kualitet i rritur

4) Komunikim i përmirësuar

5) Qarkullim dhe abstenim i reduktuar me moral të lartë të punëtorëve. 6) Kreativitet, zgjidhje e problemeve, dhe inovacion i lartë

7) Vendime të cilësisë më të lartë Shembuj të suksesit nga përdorimi i ekipeve:

Të marrim disa shembuj jashtë Kosovës. Organizata:

Harley-Davidson………..është kthyer në fitim në 6 vite Hallmark………200% reduktim në kohën e dizajnit

Liberty Mutual………50% reduktim në kohën e procesit të kontratave

Johns Hopkins Hospital………Rritje e vëllimit të pacientëve deri ne 21%. Qarkullim i reduktuar, abstenim i reduktuar deri ne 20%.

Monsanto………Rritje e kualitetit dhe prodhimtarisë deri ne 47% brenda 4 viteve. Saab and Volvo………..4% rritje në prodhim. Rritje e inventarit prej 9 deri ne 21 herë në vit.

Të metat e ekipeve

“Mendimi grupor” Në këtë rast ne marrim vendime të shpejta dhe veprojmë sipas idesë që

është sugjeruar. Një ose më shumë persona në një grup mund të jenë shumë dominant ndaj të tjerëve në grup. Shpesh kjo shkakton pjesën tjetër të grupit të veprojnë sipas sugjerimit pa i shprehur brengat e tyre të vërteta.

Brengat për cilësi: Nganjëherë disa individë në ekip do të ulin të tjerët me shkathtësi më pak

(6)

Koha: Individët mund të marrin vendime shumë më shpejtë se ekipet sidomos nëse të tjerët

janë të ngadalshëm për tu inkuadruar në proces.

Shumëllojshmëria: Shumëllojshmëria e ekspiriencës dhe stilit të mendimit është një

mënyrë e shkëlqyer për të siguruar që perspektiva të ndryshme ekzaminohen në secilën situatë. Nganjëherë menaxhmenti do të selektojë një grup me më pak shumëllojshmëri kur një akt i shpejtë është më shumë i dëshiruar.

“Ngarritjen sociale”: Nganjëherë ju do të keni standarde të ndryshme të etikës së punës në ekipin e njëjtë. Ndoshta një person e kryen shumicën e punës përderisa tjetri vetëm pin kafe dhe cigare.

Llojet e ekipeve

. 1) Ekipet me funksione të ndryshme

2) Ekipet e vet-menaxhuara 3) Task force

4) Ekipet e përmirësimit të proceseve

Shkallët e zhvillimit të ekipeve:

Shkalla 1 - Formimi: Këtu ne mund të definojmë detyrën tonë fillestare. Themelojeni një

statut të ekipit.

Përcaktimi i detyrave të anëtarëve të ekipit (detyrat, përgjegjësit; alokimi i resurseve, ëork schedule njoftimet fillestare; progresi është i vogël).

Sigurohuni që secili ka kuptuar rolin udhëheqës dhe që ju keni themeluar misionin dhe vizionin.

Shkalla 2: Stuhia: Këtu ne kemi të bejmë me dallime në drejtim, udhëheqje, stil të punës

dhe përceptime të cilësisë së pritur. Rezistenca.

Konflikti është i paevitueshëm

Inkurajoni komunikim dhe sigurohuni që kanalet e komunikimit janë të hapura

Shkalla 3: Normat: Ju ballafaqoheni hapur dhe drejtpërdrejtë me çështjet, konfliktet dhe

mundimet e udhëheqjes dhe fuqisë suaj. Shprehni opinione dhe mendime të vërteta rreth një çështjeje të caktuar pa marrë parasysh se sa e diskutueshme është çështja.

Anëtarët fillojnë të arrijnë harmoni dhe të evitojnë konfliktin e panevojshëm. Inkurajoni anëtarët ose partnerët tuaj për marrjen e përgjegjësive më të mëdha. Si udhëheqës gjatë kësaj shkalle ju e vendosni/caktoni tonin. Mbajeni ekipin larg prej regresit në shkallën e stuhisë.

(7)

Shkalla 4: Performimi: Ekipet kanë punuar përgjatë dallimeve të tyre. Anëtarësimi është i

qëndrueshëm dhe detyra është e qartë. Syri është i fokusuar në çmim. Ka më shumë motivim drejt objektivave të ekipit sesa interes individual.

Si udhëheqës, qëllimi juaj di të jetë inkurajimi i anëtarëve në përkrahjen e njëri-tjetrit dhe shërbimi si burim ndaj njëri-tjetrit.

Shkalla 5: Përfundimi: Në këtë shkallë ekipet janë të gatshme të shpërndahen përherë ose

të marrin pushim të përkohshëm.

Mos harroni se jo të gjitha ekipet kalojnë nëpër secilën shkallë dhe se disa

ekipe mund të qëndrojnë në shkallë të ndryshmë më gjatë se ekipet e tjera.

(8)

KOMUNIKIMI NË ORGANIZATË

1. Proces i transferimit të informatës prej një personi tek personi tjetër. 2. Ështe proces i dyanshëm i shkëmbimit të mendimeve, ideve, ndjenjave… 3. Është përhapja e vizionit, ideve dhe instruksioneve të liderit, për qëllime të

subordinimit.

Rëndësia e Komunikimit

1. Komunikimi efektiv në organizatë është më shumë se aftësia e individëve, për të shkruar një raport, email apo prezentim.

2. Përkundrazi është një mori aftësishë, individuale, grupore dhe organizative, që promovojnë ndërlidhjen e të punësuarve dhe grupeve të ndryshme në organizatë 3. Nga aspekti strategjik, përmirësimi I komunikimit në organizatë ndikon në performancën

e organizatës në aspektin inovacioneve, vendimarrjes, vizionit..

Afësitë për komunikim

1. Teknike (njohja e teknologjisë së informacionit)

2. Linguistike (të folurit e mirë dhe të pasur, njohja e gjuhëve të huaja) 3. Kulturore (tiparet e ndryshme kulturore)

Të ndërtuarit e komunikimit efektiv në kuadër të organizatës

1. Identifikimi i kërkesave të brendshme dhe të jashtme për komunikim 2. Identifikimi i resurseve për komunikim

3. Identifikimi i barrierave (proceset, aftësitë personale, teknologjitë, standardet) 4. Zhvillimi dhe zbatimi i proceseve që do t’i eliminonin pengesat në komunikim. 5. Krijimi i standardeve/modeleve për dokumentet dhe prezentimet përkatëse

6. Përcaktimi i nevojave për trajnim në kontekst të ngritjes së efektivitetit të komunikimit

Elementet e komunikimit 1. Porosia 2. Metoda 3. Kanalet 4. Pranimi 5. Feedbac

(9)

10

Kodimi Dekodimi Pranuesi

Dërguesi

Porosia

Mediumi

Feedback

Nëse nuk menaxhohen si duhet barrierat mund të çojnë në keqkuptime dhe konflikt

Barrierat në komunikim

1. Përmbajtja e porosisë 2. Kanali/mediumi

3. Dallimet mes dërguesit/pranuesit 4. Disponimi i dërguesit/pranuesit

Procesi i komunikimit – tre nivelet e komunikimit

1. Aksion 2. Informata 3. Relacion

Komunikimi – relacioni

1. Krijimi i relacionit

2. Themel i përbashkët (Dr Brown)

Elementet ndihmëse:

Sjellja verbale Sjellja vokale Sjellja fizike

(10)

Evitoni:

1. Bisedën për vetveten

2. Pyetjet direkte në lidhje me bashkëbiseduesin

Përqëndrohuni në:

1. Merrni iniciativë

2. Bisedoni rreth temës, bëni pyetje 3. Relaksohuni

Komunikimi - informacioni

1. Forma e mendimit tonë

2. Ajo çka ne krijojmë brenda mendjes tonë 3. Ajo si i kuptojmë gjërat

4. Komunikimi – jo përcjellje e një grumbulli informatash, por paraqitja e informatave në formën që e njeh/kupton bashkëbiseduesi

5. Shndërrimi i informatave në ide

Komunikimi - akcioni

1. Arsyeja e fundit e komunikimit – promovimi i akcionit 2. Jo vetëm informata të sakta, por ide të bindshme

3. Ideja është ajo çka mund të thuash për diçka, por jo një emër

Kanalet e komunikimit

1. Të brendshme (interne) 2. Të jashtme (eksterne)

Kanalet e jashtme të komunikimit

1. Marrëdhëniet me publikun (PR) 2. Marketingu (4P)

3. Komunikatat për shtyp 4. Konferencat për shtyp

5. Strategjitë e bazuara në internet 6. Publikimi i raporteve, artikujve, librave

(11)

Kanalet e brendshme të komunikimit

1. Komunikimi vertikal 2. Komunikimi horizontal

Kanalet e brendshme të komunikimit

1. Intranet

2. Gazeta e brendshme për punëtorët dhe udhëzuesit 3. Format/ dokumentet e Burimeve Njerëzore

4. Udhëzues mbi biznesin 5. Anketa me punëtorët 6. Raporti i performancës 7. Broshura/ katalogu i firmës 8. Takimet e ekipit të projekteve 9. Takimet me të gjitha ekipet

Çështjet lidhur me Komunikimin

Formal –vs- informal Intern –vs- Ekstern Komunikimi jo-verbal

Komunikimi me anë të të folurit - Konversacioni Konversacioni

1. Instrumenti më i rëndësishëm i komunikimit 2. Dinamik dhe fleksibil

3. Proces i krijimit të kuptimit të përbashkët 4. Instrumentet tjera të komunikimit

5. Nëse dëshironi komunikim më të mirë, përmirësoni konversacionet

Rëndësia e Konversacionit

1. Mjet i menaxhimit

2. Si krijojmë raporte me kolegët dhe klientët/ konsumatorët 3. Si i influencojmë të tjerët dhe si na influencojnë

4. Kuptojmë si ndihen dhe shprehemi si ndihemi

(12)

Komunikimi jo-verbal Rëndësia

1. Komunikon ndjenja

2. Është më vështirë të falsifikohen, prandaj më të besueshme 3. Nuk mund të mos-komunikojmë

4. Ndërlidhen me komunikimin verbal (ritheksojnë, rregullojnë, përforcojnë kundërshtojnë fjalët që përdorim)

5. Komunikimi jo-verbal

Keq-interpretimi:

1. Dykuptimëshe 2. Vazhdueshme 3. Multi-kanalëshe

4. Përcaktuara në aspektin kulturor

5. Komunikimi efektiv kërkon menaxhim të sjelljes

Menaxhimi i kohës

1. Mendoni mirë se sa kohë keni në dispozicion

2. Kujdesuni që takimi të jetë në kohë të përshtatshme për të dy palët 3. Nëse është nevoja caktoni termin tjetër për takim

4. Shpejt 5. Ngadal

Rekomandime:

1. Reflektoni mbi atë se çka thotë para se të përgjigjeni 2. Përmbledhni idetë e tyre para se të bëni “replikë” 3. Bëni pyetje të hapura

4. Presion për aksion

5. Përmbledhni pikat e konversacionit 6. Pyetni për ide të reja

Themeli i përbashkët

1. Kujdes gjatë zhvillimit të konversacionit 2. Kërkoni leje

3. Pauzoni para se të flisni

4. Mos shikoni anash ose poshtë shpesh 5. Mos vazhdoni para se të merrni leje

(13)

Përmbledhi idetë shpesh

1. Përmbledhni pikat tuaja kyce/ objektivat 2. Përmbledhni ku keni arritur

3. Përmbledhni atë çka keni arrutur dhe masat që do të merrni

= interpretimi i ideve të tjetrit në gjuhën tuaj për t’u siguruar që keni kuptuar 1. Njihen (nuk nënkupton që ju pajtoheni me cështjen, por që e keni parasysh) 2. Respektohen (nuk nënkupton që edhe ju ndiheni ashtu, por që e respektoni) 3. Kuptohen (nuk nënkupton që e ndani mendimin e njëjtë, por që e konsideroni të

rëndësishëm)

Përdorimi i mjeteve të vizualizimit

1. Njerëzit mbajnë mend 20% të asaj që dëgjojnë 2. 80% të asaj që shohin

3. Mbani shënime në fletore 4. Mbani shënime në flipchart 5. Mindmapping

6. Metafora

Aftësia për të dëgjuar

1. Kushtoni vëmendje

2. Trajtimi i bashkëbiseduesit si të barabartë 3. Kultivoni lehtësi në bisedë

4. Inkurajoni 5. Bëni pyetje

6. Raciononi informatat (racionet) - Mos ndërprej

- Vendos për momentin për dhënien e informatës - Filtro informatat

(14)

SHKATHTËSITË PREZANTUESE

Kombinim i disa elementeve

1. Audienca

2. Përgatitja e përmbajtjes 3. Vetëbesimi

4. Menaxhimi i atmosferës 5. Porosia duhet të ketë ndikim 6. Frika nga prezantimi para publikut

AUDIENCA

1. Kush janë pjesëmarrësit 2. Çka kërkon audienca

3. Përgatite një strukturë dhe kërko Feedback nga dikush

PËRGATITJA E PËRMBAJTJES

1. Çka është përmbajtja 2. Mënyra e prezantimit 3. Propozim për strukturë:

- Identifikoni disa pikë kyçe (5-7 pikë kyçe) - Mos përfshini çdo detaj

- Paraqitni përmbajtjen në fillim - Filloni dhe përfundoni me intonacion - Përdorni shembuj

Përdorni “energizers”

Monroe's Motivated Sequence

1. Tërheqni vëmendjen e audiencës 2. Krijoni nevojat

3. Definoni zgjidhjet

4. Përshkruani në detaje një pasqyrë të suksesit 5. Kërkoni nga audienca që të angazhohen direkt

VETËBESIMI

1. Ushtroni se si të krijoni vetëbsim 2. Bëhuni fleksibil

3. Mirëpritni idetë e audiencës

(15)

Llojet e vetëbesimit:

1. Vizualizim i thjeshtë 2. Menaxhoni stresin

MENAXHIMI I ATMOSFERËS

1. Përgatituni në sallën e prezantimeve 2. Përgatiteni vet ambientin

3. Testoni kohën

PREZANTIMI

1. Mos prezanto, angazho audiencën

2. Duhet t’ju kuptojnë dhe t’ju pranojnë idetë - Përmbajtja - Shktathtësitë e transmetimit NERVOZIZMI 1. Lëvizjet 2. Shprehjet KONTAKTI ME SY

1. Qëllimi (të lidheni me audiencën)

2. Si bëhet (Parandaloni kërcimin e shikimit nga një person në tjetrin me shpejtësi) 3. Rezultati (Komunikim)

AFTËSIA PËR TË BINDUR

1. “Të jeni në gjendje të shitni idetë tuaja”

2. Sipas Aristotelit mund të bindni të tjerët përmes: - Evidencës/fakteve që e mbështesin çështjen - Bindjes artistike

- Karakteri juaj/ethos - Cilësia e logjikës/logos

(16)

PROCESI I TË BINDURIT

1. Identifikimi i idesë kryesore 2. Radhitja e ideve sipas logjikës

3. Krijimi i një stili të veçantë të të folurit 4. Mbajtja në mend e ideve tuaja

Figure

Updating...

References

Related subjects :