EKIPET
Karakteristikat e Ekipit të mire:1) Njerëzit e duhur
2) Lideri/ menaxheri i mirë 3) Fun
4) Kënaqësia me punën në të cilën është i involvuar ekipi 5) Qëllimet e definuara në mënyrë të qartë
6) Komunikim i hapur dhe i sinqertë në mes të anëtarëve të ekipit 7) Mënyra të definuara qartë për matjen e suksesit
8) Festat pas arritjes së qëllimeve
9) Detyra dhe përgjegjësi të definuara qartë për anëtarët 10) Shpërblime dhe lavdata për suksese
11) Strategji të mirëfilltë për trajtimin e anëtarëve sfidues 12) Ndërvarshmëria
13) Ndihmë reciproke në mes të anëtarëve
Ç’është ekipi?
Ato kanë shumë emërtime dhe ka shumë lloje të ekipeve.
Ekipi është një grup individësh, të cilët realizojnë qëllime të caktuara duke bashkëvepruar me njëri-tjetrin, duke komunikuar në mënyrë efektive dhe duke marrë vendime lidhur me punën e tyre
Madhësia e ekipit
1) Nuk ka madhësi optimale 2) 5 – 10 anëtarë 3) Shumë e vogël 4) Shumë e madhe Llojet e ekipeve: 1) Ekipi i projektit 2) Ekipi i përhershëm Lideri i ekipit: 1) Ka aftësi teknike 2) Komunikim 3) Motivim
4) Zgjidhje konfliktesh 5) Ndihmon diskutimet 6) Ndëgjon
7) Merr vendime
8) Trajton anëtarët problematikë
Anëtarët e ekipit:
1) Njohuritë/ ekspertiza 2) Ekspirienca
3) Shkathtësitë teknike
4) Shkathtësi të punës në ekip
Krijimi i shpirtit ekipor:
Shpirti ekipor ~ ekip
“... dëshira dhe aftësia për të punuar në mënyrë të ndërvarur ku secili anëtar i ekipit duhet të
mbështetet në anëtarët tjerë për të realizuar qëllimet e ekipit ...” (Topchik, 2007)
Pesë elementet kyÇe të shpirtit ekipor:
1) Detyra dhe përgjegjësi të definuara qartë për secilin anëtar të ekipit 2) Komunikim i hapur dhe i sinqert mes të anëtarëve të ekipit
3) Një lider/ manaxher i mencur dhe përkrahës
4) Aftësia për të marrë vendime në mënyrë të pavarur 5) Shpërblime dhe lavdata pas korrjes së suksesit
Tre faktorët përcaktues të jetës së ekipeve:
1) Ekspertiza 2) Natyra e punës
3) Struktura organizative (komunikimi)
Dallimi mes EKIPIT dhe GRUPIT :
1) Grupet janë grumbullime të dy apo më shumë personave
2) Grupet, jo patjetër, punojnë për të realizuar qëllimet e përbashkëta
3) Ekipet përbëhen nga dy ose më shumë persona, të cilët me vetëdije punojnë drejt realizimit të qëllimit të njëjtë
4) Grupi shndërrohet në ekip kur anëtarët përkushtohen ndaj njëri-tjetrit dhe ndaj qëllimit të përbashklët
Pse njerëzit formojnë ekipe?
1) Ekipet formohen në mënyrë që të arrijnë një qëllim dhe synim të caktuar 2) Ato po ashtu na ndihmojnë të përmbushim nevojat tona sociale
3) Ekipet në fillim janë formuar për të mbijetuar
4) Një ekip mund të jetë një grup unik i personave të cilët punojnë brenda organizatës kur ata e perceptojnë veten e tyre si një grup unik që punojnë për një qëllim të përbashkët
Si janë zhvilluar ekipet në organizatat e punës?
1) Ekipet formohen në punë në mënyrë që ne të mund të përmirësojmë performancën tonë
2) Shembuj të organizatave shumë të kërkuara që përdorin ekipet gjerësisht përfshijnë fabrikat e ushqimit të kafshëve shtëpiake, industrinë përpunuese të pjesëve, minierat e thëngjillit, prodhimtaritë e veturave, spitalet, zyret financiare, qendrat e sigurimit dhe organizatat qeveritare
Si janë zhvilluar ekipet në organizatat e punës?
1) Shumë organizata private kanë adoptuar ekipe dhe ushtrime për zhvillimin e ekipeve 2) Shembujt përfshijnë Gaines, Cummins Motorët, Pajisjet Digjitale, Federal Express,
United Parcel Service (UPS), Ford, Daimler-Benz Chrysler, Motorola, Tektronix, General Electric, Honeyëell, Toyota, Sony, LTV, Caterpillar, Boeing, Monsanto, AT&T, Xerox, Merk Laboratories, Chase, Bank of America, Barclays, Mastercard
International. American Express, Universal Studios, Paramount Pictures, RCA, Huelett-Packard, dhe 6783 organizata të tjera domethënëse kudo në botë.
A kanë vlerë ekipet në ditët e sotme?
1) Po, kanë vlerë të madhe. Arsyeja kryesore e formimit të ekipeve është për shkëmbime sociale.
2) Ekipet e rrisin kënaqësinë e punëtorëve kohë pas kohe.
3) Cfarë fakte ekzistojnë që ekipet mund të jenë të dobishme për organizatat e sotme? 4) Ekipet janë bazat e kualitetit në organizatat e sotme. Ato janë celësat e vendeve ku
ne shkojmë.
Tani ju mund të pyesni se si ju mund t’i përdorni ekipet në përmirësimin e situatës suaj personale ose asaj të Kosovës.
Këtu janë disa fusha bazë drejtpërdrejt të kushtuara drejt ekipeve:
1) Cilësi e përmirësuar
2) Cilësi e zgjeruar e punëtorëve në punë 3) Shpenzime të zvogëluara
4) Qarkullim dhe abstenim i zvogëluar 5) Konflikt i reduktuar
6) Rritje e përtrirjes
7) Përshtatje dhe fleksibilitet më i mirë organizativ.
A mund të përdorni këtë në secilën organizatë në Kosovë?
1) Jo vetëm që mund t’i përdorni, po ato do të rrisin prodhimtarinë organizative dhe vlerën tuaj personale si profesist.:)
2) Federal Express ka marrë 1000 punëtor klerik, i ka ndarë ata në ekipe prej 4 dhe 5 personave dhe kjo ka ndihmuar në reduktimin e problemeve të shërbimit deri në 13%.
3) Rubbermaid kanë përdorur filozofinë e njëjtë, pasiqë kanë krahasuar shkathtësitë dhe proceset e Federal Ekspress dhe kanë rritur shitjet deri në 50%.
4) Lufta për të mësuar ekipet dhe ekipimin nuk ndodh brenda natës
5) Zakonisht është proces i ngadalshëm, sepse gjatë kohës kur shumë njerëz në Kosovë dhe vende tjera të botës zhvillojnë shumë shkathtësi të rafinuara, ekipimi është një shkathtësi specifike dhe nevojitet kohë për zhvillimin e shkathtësisë suaj personale në këtë fushë
6) Ekipet zakonisht shfaqin një filozofi krejtësisht të re të mendimit
Çfarë rreth Ekipeve në vendin tim të punës?
Ku punojmë? A është biznes privat, administratë shtetërore, OJQ?
Janë disa gjëra që ne dëshirojmë t’i kuptojmë. Ne dëshirojmë të pyesim veten se si përfundojmë detyra të caktuara.
1) Si e formoni një Ekip dhe si ndihmoni në progresin përgjatë shkallëve të zhvillimit? 2) Si të formoj ose t’i bashkëngjitem një ekipi me performancë të lartë të punës? 3) Si të sigurohem që të gjithë anëtarët e ekipit tim kontribuojnë barabartë? 4) Si të trajtoj dallimet në vlera dhe stile të punës në mjedise të ekipit? 5) Si të caktoj rolet dhe përgjegjësitë në ekip?
6) Si të motivoj ekipin në arritjen e objektivës së ekipit?
Ekipet në vendin tim të punës
1) Ne mësojmë të largojmë fasadën (aktrimin) dhe të bëhemi person i vërtetë sikurse edhe ekipi në mënyrë që të mësojmë dhe të kontribuojmë
2) Ne mësojmë konceptet e reja të punës në ekip dhe zhvillimin kooperues
3) Një ekip është një mbledhje e njerëzve që punojnë drejt arritjes së qëllimeve të përbashkta
4) Njerëzit mësojnë se dy kokë janë më mirë se një 5) 82% e të gjitha korporatave në SHBA përdorin ekipet
6) Ekipimi është më shumë se një fazë - është kryesisht e rëndësishme kur ndërvarësia është e lartë dhe detyra është e komplikuar
Dobitë nga përdorimi i ekipeve…
Këto janë disa nga dobitë që vijnë prej përdorimit të ekipeve: 1) Procese të përmirësuara
2) Konkurrencë globale 3) Kualitet i rritur
4) Komunikim i përmirësuar
5) Qarkullim dhe abstenim i reduktuar me moral të lartë të punëtorëve. 6) Kreativitet, zgjidhje e problemeve, dhe inovacion i lartë
7) Vendime të cilësisë më të lartë Shembuj të suksesit nga përdorimi i ekipeve:
Të marrim disa shembuj jashtë Kosovës. Organizata:
Harley-Davidson………..është kthyer në fitim në 6 vite Hallmark………200% reduktim në kohën e dizajnit
Liberty Mutual………50% reduktim në kohën e procesit të kontratave
Johns Hopkins Hospital………Rritje e vëllimit të pacientëve deri ne 21%. Qarkullim i reduktuar, abstenim i reduktuar deri ne 20%.
Monsanto………Rritje e kualitetit dhe prodhimtarisë deri ne 47% brenda 4 viteve. Saab and Volvo………..4% rritje në prodhim. Rritje e inventarit prej 9 deri ne 21 herë në vit.
Të metat e ekipeve
“Mendimi grupor” Në këtë rast ne marrim vendime të shpejta dhe veprojmë sipas idesë që
është sugjeruar. Një ose më shumë persona në një grup mund të jenë shumë dominant ndaj të tjerëve në grup. Shpesh kjo shkakton pjesën tjetër të grupit të veprojnë sipas sugjerimit pa i shprehur brengat e tyre të vërteta.
Brengat për cilësi: Nganjëherë disa individë në ekip do të ulin të tjerët me shkathtësi më pak
Koha: Individët mund të marrin vendime shumë më shpejtë se ekipet sidomos nëse të tjerët
janë të ngadalshëm për tu inkuadruar në proces.
Shumëllojshmëria: Shumëllojshmëria e ekspiriencës dhe stilit të mendimit është një
mënyrë e shkëlqyer për të siguruar që perspektiva të ndryshme ekzaminohen në secilën situatë. Nganjëherë menaxhmenti do të selektojë një grup me më pak shumëllojshmëri kur një akt i shpejtë është më shumë i dëshiruar.
“Ngarritjen sociale”: Nganjëherë ju do të keni standarde të ndryshme të etikës së punës në ekipin e njëjtë. Ndoshta një person e kryen shumicën e punës përderisa tjetri vetëm pin kafe dhe cigare.
Llojet e ekipeve
. 1) Ekipet me funksione të ndryshme2) Ekipet e vet-menaxhuara 3) Task force
4) Ekipet e përmirësimit të proceseve
Shkallët e zhvillimit të ekipeve:
Shkalla 1 - Formimi: Këtu ne mund të definojmë detyrën tonë fillestare. Themelojeni një
statut të ekipit.
Përcaktimi i detyrave të anëtarëve të ekipit (detyrat, përgjegjësit; alokimi i resurseve, ëork schedule njoftimet fillestare; progresi është i vogël).
Sigurohuni që secili ka kuptuar rolin udhëheqës dhe që ju keni themeluar misionin dhe vizionin.
Shkalla 2: Stuhia: Këtu ne kemi të bejmë me dallime në drejtim, udhëheqje, stil të punës
dhe përceptime të cilësisë së pritur. Rezistenca.
Konflikti është i paevitueshëm
Inkurajoni komunikim dhe sigurohuni që kanalet e komunikimit janë të hapura
Shkalla 3: Normat: Ju ballafaqoheni hapur dhe drejtpërdrejtë me çështjet, konfliktet dhe
mundimet e udhëheqjes dhe fuqisë suaj. Shprehni opinione dhe mendime të vërteta rreth një çështjeje të caktuar pa marrë parasysh se sa e diskutueshme është çështja.
Anëtarët fillojnë të arrijnë harmoni dhe të evitojnë konfliktin e panevojshëm. Inkurajoni anëtarët ose partnerët tuaj për marrjen e përgjegjësive më të mëdha. Si udhëheqës gjatë kësaj shkalle ju e vendosni/caktoni tonin. Mbajeni ekipin larg prej regresit në shkallën e stuhisë.
Shkalla 4: Performimi: Ekipet kanë punuar përgjatë dallimeve të tyre. Anëtarësimi është i
qëndrueshëm dhe detyra është e qartë. Syri është i fokusuar në çmim. Ka më shumë motivim drejt objektivave të ekipit sesa interes individual.
Si udhëheqës, qëllimi juaj di të jetë inkurajimi i anëtarëve në përkrahjen e njëri-tjetrit dhe shërbimi si burim ndaj njëri-tjetrit.
Shkalla 5: Përfundimi: Në këtë shkallë ekipet janë të gatshme të shpërndahen përherë ose
të marrin pushim të përkohshëm.
Mos harroni se jo të gjitha ekipet kalojnë nëpër secilën shkallë dhe se disa
ekipe mund të qëndrojnë në shkallë të ndryshmë më gjatë se ekipet e tjera.
KOMUNIKIMI NË ORGANIZATË
1. Proces i transferimit të informatës prej një personi tek personi tjetër. 2. Ështe proces i dyanshëm i shkëmbimit të mendimeve, ideve, ndjenjave… 3. Është përhapja e vizionit, ideve dhe instruksioneve të liderit, për qëllime të
subordinimit.
Rëndësia e Komunikimit
1. Komunikimi efektiv në organizatë është më shumë se aftësia e individëve, për të shkruar një raport, email apo prezentim.
2. Përkundrazi është një mori aftësishë, individuale, grupore dhe organizative, që promovojnë ndërlidhjen e të punësuarve dhe grupeve të ndryshme në organizatë 3. Nga aspekti strategjik, përmirësimi I komunikimit në organizatë ndikon në performancën
e organizatës në aspektin inovacioneve, vendimarrjes, vizionit..
Afësitë për komunikim
1. Teknike (njohja e teknologjisë së informacionit)
2. Linguistike (të folurit e mirë dhe të pasur, njohja e gjuhëve të huaja) 3. Kulturore (tiparet e ndryshme kulturore)
Të ndërtuarit e komunikimit efektiv në kuadër të organizatës
1. Identifikimi i kërkesave të brendshme dhe të jashtme për komunikim 2. Identifikimi i resurseve për komunikim
3. Identifikimi i barrierave (proceset, aftësitë personale, teknologjitë, standardet) 4. Zhvillimi dhe zbatimi i proceseve që do t’i eliminonin pengesat në komunikim. 5. Krijimi i standardeve/modeleve për dokumentet dhe prezentimet përkatëse
6. Përcaktimi i nevojave për trajnim në kontekst të ngritjes së efektivitetit të komunikimit
Elementet e komunikimit 1. Porosia 2. Metoda 3. Kanalet 4. Pranimi 5. Feedbac
10
Kodimi Dekodimi Pranuesi
Dërguesi
Porosia
Mediumi
Feedback
Nëse nuk menaxhohen si duhet barrierat mund të çojnë në keqkuptime dhe konflikt
Barrierat në komunikim
1. Përmbajtja e porosisë 2. Kanali/mediumi
3. Dallimet mes dërguesit/pranuesit 4. Disponimi i dërguesit/pranuesit
Procesi i komunikimit – tre nivelet e komunikimit
1. Aksion 2. Informata 3. Relacion
Komunikimi – relacioni
1. Krijimi i relacionit
2. Themel i përbashkët (Dr Brown)
Elementet ndihmëse:
Sjellja verbale Sjellja vokale Sjellja fizike
Evitoni:
1. Bisedën për vetveten
2. Pyetjet direkte në lidhje me bashkëbiseduesin
Përqëndrohuni në:
1. Merrni iniciativë
2. Bisedoni rreth temës, bëni pyetje 3. Relaksohuni
Komunikimi - informacioni
1. Forma e mendimit tonë
2. Ajo çka ne krijojmë brenda mendjes tonë 3. Ajo si i kuptojmë gjërat
4. Komunikimi – jo përcjellje e një grumbulli informatash, por paraqitja e informatave në formën që e njeh/kupton bashkëbiseduesi
5. Shndërrimi i informatave në ide
Komunikimi - akcioni
1. Arsyeja e fundit e komunikimit – promovimi i akcionit 2. Jo vetëm informata të sakta, por ide të bindshme
3. Ideja është ajo çka mund të thuash për diçka, por jo një emër
Kanalet e komunikimit
1. Të brendshme (interne) 2. Të jashtme (eksterne)
Kanalet e jashtme të komunikimit
1. Marrëdhëniet me publikun (PR) 2. Marketingu (4P)
3. Komunikatat për shtyp 4. Konferencat për shtyp
5. Strategjitë e bazuara në internet 6. Publikimi i raporteve, artikujve, librave
Kanalet e brendshme të komunikimit
1. Komunikimi vertikal 2. Komunikimi horizontal
Kanalet e brendshme të komunikimit
1. Intranet
2. Gazeta e brendshme për punëtorët dhe udhëzuesit 3. Format/ dokumentet e Burimeve Njerëzore
4. Udhëzues mbi biznesin 5. Anketa me punëtorët 6. Raporti i performancës 7. Broshura/ katalogu i firmës 8. Takimet e ekipit të projekteve 9. Takimet me të gjitha ekipet
Çështjet lidhur me Komunikimin
Formal –vs- informal Intern –vs- Ekstern Komunikimi jo-verbal
Komunikimi me anë të të folurit - Konversacioni Konversacioni
1. Instrumenti më i rëndësishëm i komunikimit 2. Dinamik dhe fleksibil
3. Proces i krijimit të kuptimit të përbashkët 4. Instrumentet tjera të komunikimit
5. Nëse dëshironi komunikim më të mirë, përmirësoni konversacionet
Rëndësia e Konversacionit
1. Mjet i menaxhimit
2. Si krijojmë raporte me kolegët dhe klientët/ konsumatorët 3. Si i influencojmë të tjerët dhe si na influencojnë
4. Kuptojmë si ndihen dhe shprehemi si ndihemi
Komunikimi jo-verbal Rëndësia
1. Komunikon ndjenja
2. Është më vështirë të falsifikohen, prandaj më të besueshme 3. Nuk mund të mos-komunikojmë
4. Ndërlidhen me komunikimin verbal (ritheksojnë, rregullojnë, përforcojnë kundërshtojnë fjalët që përdorim)
5. Komunikimi jo-verbal
Keq-interpretimi:
1. Dykuptimëshe 2. Vazhdueshme 3. Multi-kanalëshe
4. Përcaktuara në aspektin kulturor
5. Komunikimi efektiv kërkon menaxhim të sjelljes
Menaxhimi i kohës
1. Mendoni mirë se sa kohë keni në dispozicion
2. Kujdesuni që takimi të jetë në kohë të përshtatshme për të dy palët 3. Nëse është nevoja caktoni termin tjetër për takim
4. Shpejt 5. Ngadal
Rekomandime:
1. Reflektoni mbi atë se çka thotë para se të përgjigjeni 2. Përmbledhni idetë e tyre para se të bëni “replikë” 3. Bëni pyetje të hapura
4. Presion për aksion
5. Përmbledhni pikat e konversacionit 6. Pyetni për ide të reja
Themeli i përbashkët
1. Kujdes gjatë zhvillimit të konversacionit 2. Kërkoni leje
3. Pauzoni para se të flisni
4. Mos shikoni anash ose poshtë shpesh 5. Mos vazhdoni para se të merrni leje
Përmbledhi idetë shpesh
1. Përmbledhni pikat tuaja kyce/ objektivat 2. Përmbledhni ku keni arritur
3. Përmbledhni atë çka keni arrutur dhe masat që do të merrni
= interpretimi i ideve të tjetrit në gjuhën tuaj për t’u siguruar që keni kuptuar 1. Njihen (nuk nënkupton që ju pajtoheni me cështjen, por që e keni parasysh) 2. Respektohen (nuk nënkupton që edhe ju ndiheni ashtu, por që e respektoni) 3. Kuptohen (nuk nënkupton që e ndani mendimin e njëjtë, por që e konsideroni të
rëndësishëm)
Përdorimi i mjeteve të vizualizimit
1. Njerëzit mbajnë mend 20% të asaj që dëgjojnë 2. 80% të asaj që shohin
3. Mbani shënime në fletore 4. Mbani shënime në flipchart 5. Mindmapping
6. Metafora
Aftësia për të dëgjuar
1. Kushtoni vëmendje
2. Trajtimi i bashkëbiseduesit si të barabartë 3. Kultivoni lehtësi në bisedë
4. Inkurajoni 5. Bëni pyetje
6. Raciononi informatat (racionet) - Mos ndërprej
- Vendos për momentin për dhënien e informatës - Filtro informatat
SHKATHTËSITË PREZANTUESE
Kombinim i disa elementeve1. Audienca
2. Përgatitja e përmbajtjes 3. Vetëbesimi
4. Menaxhimi i atmosferës 5. Porosia duhet të ketë ndikim 6. Frika nga prezantimi para publikut
AUDIENCA
1. Kush janë pjesëmarrësit 2. Çka kërkon audienca
3. Përgatite një strukturë dhe kërko Feedback nga dikush
PËRGATITJA E PËRMBAJTJES
1. Çka është përmbajtja 2. Mënyra e prezantimit 3. Propozim për strukturë:
- Identifikoni disa pikë kyçe (5-7 pikë kyçe) - Mos përfshini çdo detaj
- Paraqitni përmbajtjen në fillim - Filloni dhe përfundoni me intonacion - Përdorni shembuj
Përdorni “energizers”
Monroe's Motivated Sequence
1. Tërheqni vëmendjen e audiencës 2. Krijoni nevojat
3. Definoni zgjidhjet
4. Përshkruani në detaje një pasqyrë të suksesit 5. Kërkoni nga audienca që të angazhohen direkt
VETËBESIMI
1. Ushtroni se si të krijoni vetëbsim 2. Bëhuni fleksibil
3. Mirëpritni idetë e audiencës
Llojet e vetëbesimit:
1. Vizualizim i thjeshtë 2. Menaxhoni stresin
MENAXHIMI I ATMOSFERËS
1. Përgatituni në sallën e prezantimeve 2. Përgatiteni vet ambientin
3. Testoni kohën
PREZANTIMI
1. Mos prezanto, angazho audiencën
2. Duhet t’ju kuptojnë dhe t’ju pranojnë idetë - Përmbajtja - Shktathtësitë e transmetimit NERVOZIZMI 1. Lëvizjet 2. Shprehjet KONTAKTI ME SY
1. Qëllimi (të lidheni me audiencën)
2. Si bëhet (Parandaloni kërcimin e shikimit nga një person në tjetrin me shpejtësi) 3. Rezultati (Komunikim)
AFTËSIA PËR TË BINDUR
1. “Të jeni në gjendje të shitni idetë tuaja”
2. Sipas Aristotelit mund të bindni të tjerët përmes: - Evidencës/fakteve që e mbështesin çështjen - Bindjes artistike
- Karakteri juaj/ethos - Cilësia e logjikës/logos
PROCESI I TË BINDURIT
1. Identifikimi i idesë kryesore 2. Radhitja e ideve sipas logjikës
3. Krijimi i një stili të veçantë të të folurit 4. Mbajtja në mend e ideve tuaja
