• No results found

Business Continuity. Disaster Recovery Plan

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "Business Continuity. Disaster Recovery Plan"

Copied!
7
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

 

Business Continuity 

Disaster Recovery Plan 

 

Emergency Contact Persons  Phyllis Hollis, President & CEO  O:   (212) 916‐3888  Cell:   (917) 804‐8021  Email:  phollis@cavusecurities.com    Kinchen Bizzell, Managing Director, Legal  O:  (212) 916‐3883  Cell:  (917) 612‐0953  Email:  kbizzell@cavusecurities.com    Firm Policy  Our firm’s policy is to respond to a significant Business Disruption by safeguarding employees’ lives and  firm property, making a financial and operational assessment, quickly recovering and resuming  operations, protecting all of the firm’s books and records, and allowing our customers to transact  business.  In the event that we determine we are unable to continue our business, we will assure  customers prompt access to their funds and securities.    Significant Business Disruptions (SBDs)  Our plan anticipates two kinds of SBDs, internal and external.  Internal SBDs affect only firm’s ability to  communicate and do business, such as a fire in our building.  External SBDs prevent the operation of the  securities markets or a number of firms, such as a terrorist attack, a city flood, or a wide‐scale, regional 

(2)

disruption.  Our response to an external SBD relies more heavily on other organizations and systems,  especially on the capabilities of NFS.  Approval and Execution Authority  Phyllis Hollis, President & CEO is responsible for approving the plan and for supervising the required  annual review.  Phyllis Hollis has the authority to execute this BCP.    Plan Location and Access  Our firm will maintain copies of its BCP plan, the annual reviews, and the changes that have been made  to it for inspection.  An electronic copy is on the firm’s shared drive:   sharepoint/cavusecurities/compliancemanualscavubcp.  A hard copy is kept in possession of Phyllis  Hollis, in a fire proof safe located at 80 Beckys Path, Bridgehampton, NY 11932.    Employee Training  Employees will receive a copy of the BCP Plan and be informed whenever the plan is updated.  Training  will be conducted annually.    Business Description  Our firm conducts business in equity, fixed income, municipal and government securities, as well as  mutual funds, options, and underwritings.  Our firm is an introducing firm and does not perform any  type of clearing function for itself or others.  Furthermore, we do not hold customer funds or securities.   We accept and enter orders.  All transactions are sent to our clearing firm, which executes our orders,  compares them, allocates them, clears and settles them.  Our clearing firm also maintains our  customers’ accounts, can grant customers access to them, and delivers funds and securities.  In the event that CAVU Securities, LLC ceases operations due to a significant business interruption, our  clients may access their accounts by calling the clearing firm.  Customers can call the Pershing Customer  Service Line at (800) 635‐9881.    Office Locations  The main office is located at 420 Lexington Avenue, Suite 3030, New York, NY 10170. The main  telephone number is (212) 916‐3840.  Any of the firm’s branch offices will coordinate with the main office for support if there is a disaster in  any branch location.  Branches are required, in accordance with this plan, to arrange for the phone 

(3)

carrier to forward all customer calls to the main office if a disaster is declared.  The branch manager is  responsible for such declaration and the CEO is to be responsible for all training functions of the branch.   All branch employees are able to access the web based Pershing 360 application and access client  accounts.  As such, there are no backup locations that would need to be defined.    Customers’ Access to Funds and Securities  Our firm does not maintain custody of customers’ funds or securities, which are maintained at Pershing.   In the event of an internal or external SBD, if telephone service is available, our registered persons will  take customer orders or instructions and contact our custodians on their behalf, and if our Web access is  available, our firm will post on our website that customers may access their funds and securities by  contacting the custodian on the account directly.    Data Back‐Up and Recovery (Hard Copy and Electronic)  Our firm maintains its primary hard copy books and records and its electronic records at its main office.   Phyllis Hollis, CEO, is responsible for the maintenance of these books and records.  In the event of an internal or external; SBD that causes the loss of our paper records, we will not be  prevented from servicing our clients.  All essentials hardcopy records stored on‐site are easily accessible  through Microsoft Cloud at: https://login.microsoftonline.com/login.    Financial and Operational Assessments  Operational Risk  In the event of an SBD, we will immediately identify what means will permit us to communicate with our  customers, employees, critical business constituents, critical banks, critical counter‐parties, and  regulators.  Although the effects of an SBD will determine the means of alternative communication, the  communications options we will employ will include our website and telephone voicemail.  In addition,  we will retrieve our key activity records as described in the section above, Data Back‐Up and Recovery  (Hard Copy and Electronic).    Financial and Credit Risk  In the event of an SBD, we will determine the value and liquidity of our investments and other assets to  evaluate our ability to continue to fund our operations and remain in capital compliance.  We will  contact our custodians, critical banks, and investors to apprise them of our financial status.  If we  determine that we may be unable to meet our obligations to those counter‐parties or otherwise 

(4)

continue to fund our operations, we will request additional financing from our bank or other credit  sources to fulfill our obligations to our customer and clients.  If we cannot remedy a capital deficiency,  we will file appropriate notices with our regulators and immediately take appropriate steps, including  requesting assistance from regulatory authorities.        Mission Critical Systems  Our firm’s “mission critical systems” are those that ensure prompt and accurate processing of securities  transactions, including order taking, entry, execution, comparison, allocation, clearance, and settlement  of securities transactions, the maintenance of customer accounts, access to customer accounts, and the  delivery of funds and securities.  The firm has a primary responsibility for establishing and maintaining our business relationships with our  customers and has sole responsibility for our mission critical functions of order taking and entry.  Pershing provides, through contract, the execution, comparison, allocation, clearance and settlement of  securities transactions, the maintenance of customer accounts, access to customer accounts, and the  delivery of funds and securities.  Pursuant to FINRA and SEC requirements, our custodians will maintain a business continuity plan and  the capacity to execute that plan.  Our custodian represent that it will advise us of any material changes  to its plan that might affect our ability to maintain our business.  CAVU Securites, LLC has requested an  executive summary of its plan that will affected as an addendum to this plan.  In the event that the  custodian executes its plan, it will notify us of such execution and provide us equal access to services as  to its other customers.  If we reasonably determine that our custodian has not or cannot put its plan in  place quickly enough to meet our needs, or is otherwise unable to provide access to such services, our  custodian assures us that they will assist us in seeking services from an alternative source.  Our custodians represent that they back up our records at a remote site and operate a back‐up facility in  a geographically separate area with the capability to conduct the same volume of business as its primary  site.  Pershing has confirmed the effectiveness of their back‐up arrangements to recover from a wide  scale disruption by testing.  Recovery‐time objectives provide concrete goals to plan for and test against.  They are not, however,  hard and fast deadlines that must be met in every emergency situation, and various external factors  surrounding a disruption, such as time of day, scope of disruption, and status of critical infrastructure‐  particularly telecommunications‐ can affect actual recovery times.  Recovery refers to the restoration of  clearing and settlement activities after a wide‐scale disruption; resumption refers to the capacity to  accept and process new transactions and payments after a wide‐scale disruption.  Our custodian’s  business contingency plans are designed to ensure sustained service.   

(5)

Our Firm’s Mission Critical Systems  Order Taking  Currently, our firm receives orders from customers via the telephone, electronically via FIX connectivity,  e‐mail, Instant Message, fax or U.S. mail. During an SBD, either internal or external, we will continue to  take orders via cellphone and internet communication and through any other methods that are  available and reliable, and in addition, as communications permit, we will inform our customers when  communications become available to tell them what alternatives they have to send their orders to us.   Customers will be informed of alternatives by notices posted the firm’s website and/ or recorded voice  messages at the firm’s main office number.  If necessary, we will advise our customers to place orders  directly with our custodians.    Order Entry  Currently, our firm enters orders by recording them on paper and electronically and sending them to our  custodians electronically or telephonically.  We have contacted our custodians and were told that, under  their BCP, we can expect service via cellular telephone.  In the event of an internal SBD, we will enter and send records to our custodians by the fastest  alternative means available.  In the event of an external SBD, we will appropriate custodian by the  fastest means available when it resumes operations.  In addition, during an internal SBD, we may need  to refer our customers to deal directly with our custodians for order entry.  Information will be promptly  posted to our website and/or recorded via voice message.    Mission Critical Systems Provided by our Custodians  Our firm relies on our custodians to provide order execution, order comparison, order allocation, and  the maintenance of customer accounts, delivery of funds and securities, and access to customer  accounts.    Alternate Communication between the Firm, Customers, Employees and Regulators  Customers  We communicate with our customers using the telephone, e‐mail, our website, fax, U.S. mail, and in  person visits at our firm or at the other’s location.  In the event of an SBD, we will assess which means of  communication are still available to us, and use the means closest in speed and form (written or oral) to  the means that we have used in the past to communicate with the other party.  Phone service can be  replace with cellular phones and cable internet by wireless service.  If we have communicated with a 

(6)

party by e‐mail but the Internet is unavailable, we will call them on the telephone and follow up where a  record is needed with paper copy in the U.S. mail.    Employees  We communicate with our employees using the telephone, e‐mail and in person.  In the event of an  SBD, we will assess which means of communication are still available to us, and use the means closest in  speed and form (written or oral) to the means that we have used in the past to communicate with the  other party.  We will also employ a call tree so that senior management can reach all employees quickly  during an SBD.  The call tree includes all staff home and office numbers.  Phyllis Hollis shall be  responsible to make sure that each employee is contacted.  They will notify each employee on all  available numbers including but not limited to mobile and home phones.    Regulators  We communicate with the SEC, FINRA, and state regulatory authorities using the telephone, e‐mail, fax,  U.S. mail, and in person.  In the event of an SBD, we will assess which means of communication are still  available to us, and use the means closest in speed and form (written and oral) to the means that we  have used in the past to communicate with the other party.    Critical Business Constituents, Banks and Counter‐Parties  Business Constituents  We have contacted our critical business constituents (businesses with which we have an ongoing  commercial relationship in support of our operating activities, such as vendors providing us critical  services), and determined the extent to which we can continue our business relationship with them in  light of the internal or external SBD.  We will quickly establish alternative arrangements if a business  constituent can no longer provide the needed goods or services when we need them because of an SBD  to them or our firm. A supplemental contract with certain critical business constituents to provide such  services.   

(7)

Banks  Since the firm is a fully disclosed Broker Dealer and all accounts are DVP/ RVP and fund do or securities  to be delivered is handled by the Clearing Firm Pershing.    Regulatory Reporting  Our firm is subject to regulation by the SEC, FINRA, and certain state regulatory authorities.  We now file  reports with our regulators using paper copies in the U.S. mail, and electronically using fax, e‐mail, and  the Internet.  In the event of an SBD, we will check with the SEC, FINRA, and other regulators to  determine which means of filing are still available to us, and use the means closest in speed and form  (written or oral) to our previous filing method.  In the event that we cannot contact our regulators, we  will continue to file required reports using the communication means available to us.    Disclosure of Business Continuity Plan  We provide in writing a BCP disclosure statement to customers at account opening and annually.  We  also post the disclosure statement on our website and mail it to customers upon request.    Updates and Annual Review and Periodic Testing  Our firm will update this plan whenever we have a material change to our operations, structure,  business or location or to those of our custodian.  All employees will be kept abreast of any such  updates.  In addition, our firm will review this BCP annually, to modify it for any changes in our  operations, structure, business, or location or those of our custodian.    Senior Manager Approval  I have approved this Disaster Recovery/ Business Continuity Plan as reasonably designed to enable our  firm to meet its obligations to customers in the event of an SBD.    Signed:   ____________________________________    Title:    ____________________________________    Date:    ____________________________________ 

References

Related documents

For a brief overview of studies of job displacement in the United States and the EU see von Wachter (2009).. As comparable studies in the U.S., we find that workers in stable

With our Disaster Recovery solution, our certifi ed Business Continuity Planners will create your data and server restoration plan and provide you with a Business Continuity

DATA BASE DATA BASE SECTOR-9 SECTOR-9 ROHINI ROHINI... LAL JYOTI

• Insufficient Disaster Recovery Plan and Business Continuity Plan – As recommended in the FY 2012 and 2013 IT internal audit remediation plan, the current disaster recovery plan

Normally Business Continuity Coordinator or Disaster Recovery Coordinator will responsible for maintaining Business Continuity Plan.. However his or her job is not updating the Plan

Our Business Continuity Plan – We plan to recover quickly and resume business operations after a significant business disruption and respond by safeguarding our employees and

The BCP addresses: data back up and recovery; all mission critical systems; financial and operational assessments; alternative communications with customers, employees, and

Swiss Alpine Wealth Management maintains its primary hard copy books and records and its electronic records at its main office location previously referenced in