งานการประชุม หมายถึง การด าเนินงานเกี่ยวกับการจัดงานประชุม สภามหาวิทยาลัยและ งานประชุมอื่นตามพันธกิจ การติดต่อประสานงานและปฏิบัติงานเอกสารเกี่ยวกับการประชุมทั้งหมด เริ่มตั้งแต่การคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จ า ท าส าเนา ส่งหรือสื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม ถอดความ คิดเห็นของที่ประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ท ารหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา ติดตามและท าลาย ทั้งนี้เพื่อให้ เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของการประชุม ได้แก่ เพื่อหาข้อเท็จจริง ข้อเสนอแนะ วิธีแก้ปัญหาหรือข้อยุติ ประเมินผล การปฏิบัติงาน พิจารณาตัดสินใจ ก าหนดนโยบาย/หลักเกณฑ์/แนวปฏิบัติหรือข้อตกลง สร้างมิตรสัมพันธ์และความ เข้าใจอันดีต่อกัน เป็นต้น แบ่งเป็น ๓ งาน ดังนี้
๑.
งานเอกสารการประชุม๒.
งานจัดการประชุม๓.
งานบันทึกการประชุม๑.
งานเอกสารการประชุม
ด าเนินการขั้นตอนปฏิบัติงานก่อนจัดการประชุม เมื่อมีการก าหนดวันเวลาและสถานที่จัดการ ประชุมเรียบร้อยแล้ว ให้ปฏิบัติตามขั้นตอน ดังนี้ ๑) ออกหนังสือแจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องส่งต้นเรื่องพร้อมเอกสารประกอบ เพื่อบรรจุใน ระเบียบวาระการประชุมและจัดท าเอกสารประกอบการประชุม ๒) รับเรื่องและเอกสารประกอบเพื่อบรรจุในระเบียบวาระการประชุม ๓) ตรวจความเรียบร้อยของเอกสารประกอบเรื่อง ประเด็นน าเสนอและข้อมูลอ้างอิง ว่ามี ครบถ้วนถูกต้องหรือไม่ หากไม่ครบถ้วนถูกต้องให้ด าเนินการส่งคืนต้นเรื่องปรับปรุง/แก้ไข ๔) น าเสนอผู้บังคับบัญชาพิจารณาสั่งการให้ด าเนินการน าเรื่องบรรจุในระเบียบวาระการ ประชุม ๕) รวบรวมเรื่องและด าเนินการจัดท าระเบียบวาระการประชุม เอกสารประกอบการ ประชุม ๖) น าเสนอผู้บังคับบัญชาพิจารณาสั่งการให้ด าเนินการจัดท าส าเนาระเบียบวาระการ ประชุมและเอกสารประกอบการประชุม ๗) ออกหนังสือขอใช้ห้องประชุมตามวันเวลาที่ก าหนดไว้ ๘) ออกหนังสือเชิญคณะกรรมการเข้าร่วมการประชุม ตามวัน เวลาและสถานที่ก าหนด พร้อมส่งเอกสารประกอบการประชุมให้คณะกรรมการล่วงหน้าก่อนประชุมอย่างน้อย ๗ วัน ๙) ออกหนังสือเชิญผู้เกี่ยวข้องเข้าร่วมการประชุม ตามวัน เวลาและสถานที่ก าหนด ๑๐) จัดเก็บข้อมูลต้นฉบับเอกสารประกอบการประชุมทั้งหมด ๑๑) จัดเตรียมเอกสารข้อมูลจ าเป็นส าหรับกรรมการระหว่างการประชุม ๑๒) สิ้นสุดการด าเนินงาน “เอกสารการประชุม”ระเบียบวาระการประชุม
คณะกรรมการ ครั้งที่ / วันที่ ณ วาระที่ ๑ เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ (ประธานการประชุม) วาระที่ ๒ รับรองรายงานการประชุม (เลขานุการ) วาระที่ ๓ เรื่องสืบเนื่อง ๓.๑ เรื่อง (ผู้น าเสนอ) วาระที่ ๔ เรื่องเสนอให้ที่ประชุมพิจารณา ๔.๑ เรื่อง (ผู้น าเสนอ) วาระที่ ๕ เรื่องเสนอให้ที่ประชุมทราบ ๕.๑ เรื่อง (ผู้น าเสนอ) ๕.๒ ก าหนดการประชุมครั้งต่อไป (เลขานุการ) วาระที่ ๖ เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี) รูปแบบระเบียบวาระการประชุม ตามข้อบังคับมหาวิทยาลัยราชภัฏร าไพพรรณี ว่าด้วย การประชุมสภา มหาวิทยาลัย พ.ศ. ๒๕๔๗ ประกอบกับคู่มือและแนวปฏิบัติการประชุมสภามหาวิทยาลัย (ฉบับทดลองใช้)งานเอกสารการประชุม จัดท าและพิมพ์หนังสือแจ้งส่งเรื่องเข้าวาระ
เริ่มการท างาน
งานเอกสารการประชุม ก าหนดรับเรื่องเข้าวาระก่อนวันประชุม ๑๕ วัน ต้นเรื่องแจ้ง ส่งเรื่องเข้าวาระ หัวหน้าหน่วยงาน พิจารณา/ผ่านเรื่องเสนอผู้บังคับบัญชา ผู้บริหาร/ผู้มีอ านาจ พิจารณา/ลงนาม งานเอกสารการประชุม ส่งเรื่องผ่านงานส่งหนังสือของหน่วยงานA
งานเอกสารการประชุม รับเรื่องจากงานรับหนังสือของหน่วยงาน แผนปฏิบัติ งานประชุม หนังสือแจ้งให้ ส่งเรื่องเข้าวาระ หัวหน้าหน่วยงาน พิจารณา/ผ่านเรื่องเสนอผู้บังคับบัญชา ผู้บริหาร/ผู้มีอ านาจ พิจารณา/เห็นชอบ แก้ไข (ถ้ามี) แก้ไข (ถ้ามี) งานเอกสารการประชุม ตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของต้นเรื่อง แก้ไข (ถ้ามี) แก้ไข (ถ้ามี)A
งานเอกสารการประชุม จัดท าต้นฉบับเล่มเอกสารประกอบการประชุม หัวหน้าหน่วยงาน พิจารณา/ผ่านเรื่องเสนอผู้บังคับบัญชา ผู้บริหาร/ผู้มีอ านาจ พิจารณา/ให้ความเห็นชอบ งานเอกสารการประชุม จัดท าส าเนาเล่มเอกสารประกอบการประชุม งานเอกสารการประชุม จัดท าหนังสือเชิญประชุมและขอใช้ห้องประชุม ส าเนาเล่มเอกสาร ประกอบการประชุม (ฉบับร่าง) งานเอกสารการประชุม ประสานข้อมูลก าหนดวันเวลาและสถานที่ประชุม หัวหน้าหน่วยงาน พิจารณา/ผ่านเรื่องเสนอผู้บังคับบัญชา ผู้บริหาร/ผู้มีอ านาจ พิจารณา/ลงนามB
ก าหนดวันเวลา สถานที่ประชุม แก้ไข (ถ้ามี) แก้ไข (ถ้ามี) แก้ไข (ถ้ามี) แก้ไข (ถ้ามี)จบการท างาน
งานเอกสารการประชุม จัดเก็บต้นฉบับเอกสารประกอบการประชุม งานเอกสารการประชุม จัดส่งหนังสือเชิญประชุมพร้อมเอกสารประกอบ การประชุมให้กรรมการล่วงหน้าก่อนประชุม ๗ วัน หนังสือเชิญและ เอกสารประชุม งานเอกสารการประชุม ส่งเรื่องผ่านงานส่งหนังสือของหน่วยงานB
หัวหน้าหน่วยงาน รับทราบ/แจ้งผู้บังคับบัญชาทราบ งานเอกสารการประชุม ส่งเรื่องผ่านงานส่งหนังสือของหน่วยงาน หนังสือขอใช้ ห้องประชุม งานเอกสารการประชุม ด าเนินการ/ประสานงานจัดการประชุม ต้นฉบับเอกสาร ประกอบการประชุม (ฉบับร่าง) งานเอกสารการประชุม ด าเนินการ/ประสานหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง๒.
งานจัดการประชุม
ด าเนินงานจัดการประชุมให้เป็นไปตามก าหนดการและวัตถุประสงค์การประชุมด้วยความ เรียบร้อย ให้ปฏิบัติตามขั้นตอน ดังนี้ ๑) จัดเตรียมข้อมูลประกอบการประชุมทั้งหมดลงระบบงานประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (E-meeting) ๒) ประสานผู้รับผิดชอบงานห้องประชุมและเตรียมความพร้อมของสถานที่ เครื่องใช้ไฟฟ้า เครื่องปรับอากาศ เครื่องบันทึกเสียงและวัสดุอุปกรณ์ห้องประชุม ๓) ประสานงานการเงินของหน่วยงานด าเนินการและจัดท าเอกสารด้านการเงินเกี่ยวกับการ ลงทะเบียนประชุมและการเบิกค่าใช้จ่ายงานประชุม ๔) ประสานงานการเงินของหน่วยงานด าเนินการและจัดท าเอกสารด้านการเดินทางไป ราชการเกี่ยวกับงานประชุม ๕) ประสานงานและด าเนินการด้านอาหารและเครื่องดื่มการประชุม ๖) ด าเนินการรับลงทะเบียนผู้เข้าร่วมการประชุม ๗) ประสานการเดินทางของผู้เข้าร่วมการประชุม ๘) ตรวจนับจ านวนกรรมการผู้เข้าร่วมการประชุม เมื่อครบองค์ประชุมแล้วแจ้งเลขานุการที่ ประชุมรับทราบ เพื่อเรียนเชิญประธานการประชุมกล่าวเปิดการประชุมและด าเนินการประชุมตามระเบียบวาระการ ประชุมที่ก าหนด ๙) เปิดเครื่องบันทึกเสียงการประชุมเมื่อเลขานุการที่ประชุมเรียนเชิญประธานกล่าวเปิดการ ประชุม พร้อมบันทึกเวลาเปิดประชุม ๑๐) ด าเนินการน าเสนอข้อมูลเอกสารประกอบการประชุมด้วยระบบ งานประชุม อิเล็กทรอนิกส์ (E-meeting) ๑๑) ด าเนินการจดบันทึกรายละเอียดการอภิปรายและข้อเสนอแนะ พร้อมมติที่ประชุม ๑๒) ปิดเครื่องบันทึกเสียงการประชุมเมื่อประธานกล่าวปิดการประชุม พร้อมบันทึกเวลาปิด ประชุม ๑๓) จัดเก็บเอกสารประกอบการประชุมทั้งหมดไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง และใช้เป็นข้อมูลการ จัดท าบันทึกการประชุม ๑๔) สิ้นสุดการด าเนินงาน “จัดการประชุม”งานจัดการประชุม บันทึกข้อมูลการประชุมลงระบบ e-meeting
เริ่มการท างาน
งานจัดการประชุม ประสานงานเอกสารการประชุม เอกสารส าหรับ ลงทะเบียนประชุม งานจัดการประชุม จัดเตรียมและบริการอาหารเครื่องดื่มA
งานจัดการประชุม ตรวจนับจ านวนองค์ประชุม เอกสารประกอบ การประชุม ข้อมูลในระบบ e-meeting งานจัดการประชุม ด าเนินการ/ประสานงานห้องประชุม งานจัดการประชุม จัดเตรียมและบริการเอกสารข้อมูลระหว่างประชุม หลักฐานเบิกค่าใช้จ่ายประชุม บัญชีรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม งานจัดการประชุม ประสานงานการเดินทางของผู้เข้าร่วมประชุม งานจัดการประชุม ประสานงานการเงินของหน่วยงาน งานจัดการประชุม บริการรับลงทะเบียนผู้เข้าร่วมประชุมA
เลขานุการที่ประชุม รับทราบ/เสนอประธานการประชุม ประธานการประชุม กล่าวเปิดประชุมและด าเนินการประชุม งานจัดการประชุม เปิดเครื่องบันทึกเสียงและบันทึกเวลาเริ่มประชุม งานจัดการประชุม ด าเนินการน าเสนอข้อมูลระบบ e-meeting งานจัดการประชุม จดบันทึกรายละเอียดการประชุมและมติที่ประชุม ประธานการประชุม กล่าวปิดประชุม งานจัดการประชุม ปิดเครื่องบันทึกเสียงและบันทึกเวลาเลิกประชุม เทปบันทึกเสียง การประชุม งานจัดการประชุม เก็บเอกสารข้อมูลประกอบการประชุมทั้งหมด เอกสารข้อมูล การประชุมจบการท างาน
หัวหน้าหน่วยงาน รับทราบ/แจ้งผู้บังคับบัญชาทราบรายงานการประชุม ครั้งที่ เมื่อวันที่ ณ ผู้มาประชุม ผู้ไม่มาประชุม (ถ้ามี) ผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี) เริ่มประชุมเวลา (ข้อความ) เลิกประชุมเวลา ผู้บันทึก/พิมพ์รายงานการประชุ ผู้ตรวจรายงานการประชุม ประธานการประชุม ผู้บันทึกรายงานการประชุม
๓.
งานบันทึกการประชุม
ด าเนินงานบันทึกรายละเอียดความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติที่ ประชุมไว้เป็นหลักฐาน ได้แก่ การบันทึกรายละเอียดทุกค าพูดของกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนและมติที่ ประชุม การบันทึกย่อค าพูดที่เป็นประเด็นส าคัญของกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุมอันเป็นเหตุผลน าไปสู่มติของที่ ประชุมพร้อมกับมติที่ประชุม และการบันทึกแต่เหตุผลกับมติที่ประชุม ซึ่งจะปฏิบัติโดยวิธีใดนั้นให้ที่ประชุม/ ประธานและ/เลขานุการของที่ประชุมเป็นผู้ก าหนด โดยใช้หลักและวิธีการจัดท ารายงานการประชุม ตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖(ฉบับที่ ๒) และ พ.ศ. ๒๕๔๘ และข้อบังคับมหาวิทยาลัยราชภัฏร าไพพรรณี ว่าด้วย การ ประชุมสภามหาวิทยาลัย พ.ศ. ๒๕๔๗การบันทึกและพิมพ์รายงานการประชุม ให้ปฏิบัติดังนี้
๑. รายงานการประชุม หมายถึง ชื่อของคณะที่ประชุมการประชุมของคณะนั้น เช่น “รายงานการ ประชุมคณะกรรมการสภามหาวิทยาลัยราชภัฏร าไพพรรณี” เป็นต้น ๒. ครั้งที่ หมายถึง ครั้งที่ประชุมเป็นรายปีเริ่มครั้งแรกจากเลข ๑ เรียงล าดับ ไปจนสิ้นปีปฏิทินทับ เลขปีปฏิทินที่ประชุม เมื่อขึ้นปีปฏิทินใหม่ให้เริ่มครั้งที่ ๑ ใหม่เรียงไปตามล าดับ เช่น “ครั้งที่ ๑/๒๕๕๕” หรือจะลง จ านวนครั้งที่ประชุมทั้งหมดประกอบกับครั้งที่ประชุมเป็นรายปีก็ได้ เช่น “ครั้งที่ ๖๐-๑/๒๕๕๕” เป็นต้น ๓. เมื่อ หมายถึง วันเดือนปีที่ประชุม เช่น “วันศุกร์ที่ ๖ มกราคม ๒๕๕๕” ๔. ณ หมายถึง สถานที่จัดการประชุม ให้ระบุชื่อหรือหมายเลขห้อง ชื่ออาคาร ชื่อหน่วยงาน เจ้าของสถานที่ เช่น “ห้องประชุม ๓๕๔๑๒ ชั้น ๔ อาคารเฉลิมพระเกียรติฯ มหาวิทยาลัยราชภัฏร าไพพรรณี” ๕. ผู้มาประชุม หมายถึง ผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม โดยให้ลงชื่อและหรือ ต าแหน่งที่ได้รับแต่งตั้ง กรณี ผู้ได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้แทนหน่วยงาน ให้ระบุว่าเป็นผู้แทนหน่วยงานใด พร้อม ต าแหน่งในคณะประชุมหรือการประชุมนั้น กรณี เป็นผู้มาประชุมแทน ให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทน และลงท้ายว่าแทนผู้ใดหรือต าแหน่ง ใด หรือแทนผู้แทนหน่วยงานใด ๖. ผู้ไม่มาประชุม หมายถึง ผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งไม่มาประชุม โดยให้ลงชื่อและ หรือต าแหน่งที่ได้รับแต่งตั้ง ระบุว่าผู้แทนจากหน่วยงานใด พร้อมเหตุผลที่ไม่สามารถมาประชุม (ถ้าทราบ) ๗. ผู้เข้าร่วมประชุม หมายถึง ผู้ที่ไม่ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งได้ เข้าร่วมประชุม โดยให้ลงชื่อและหรือต าแหน่งผู้เข้าร่วมประชุมและหน่วยงานที่สังกัด (ถ้ามี) ๘. เริ่มประชุมเวลา หมายถึง เวลาที่ประธานกล่าวเปิดประชุม เช่น “เริ่มประชุมเวลา ๐๙.๐๐ น.” การเขียนตัวเลขเวลาต้องเขียน ๐๙.๐๐ น. ไม่ใช่ ๙.๐๐ น. และเขียนเวลาตามจริงไม่ใช่เวลานัดหมายเศษของนาที อนุโลมเป็นเลข ๐ หรือ ๕ นาที เช่น “๑๕.๔๕ น.”๙. ข้อความ หมายถึง บันทึกข้อความที่ประชุม บันทึกรายละเอียดความคิดเห็นของผู้มา ประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน ได้แก่ การบันทึกรายละเอียดทุกค าพูดของกรรมการ หรือผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนและมติที่ประชุม การบันทึกย่อค าพูดที่เป็นประเด็นส าคัญของกรรมการหรือผู้เข้าร่วม ประชุมอันเป็นเหตุผลน าไปสู่มติของที่ประชุมพร้อมกับมติที่ประชุม และการบันทึกแต่เหตุผลกับมติที่ประชุม ซึ่งจะ ปฏิบัติโดยวิธีใดนั้นให้ที่ประชุมหรือประธานและ/เลขานุการของที่ประชุมเป็นผู้ก าหนด โดยปกติให้เริ่มด้วย ประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ประชุมกับมติที่ประชุมแต่ละเรื่อง โดยให้เรียงล าดับตามระเบียบวาระการ ประชุม ดังนี้ วาระที่ ๑ เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ หมายถึง เรื่องที่ประธานการประชุมแจ้งให้ที่ ประชุมทราบหลังจากกล่าวเปิดประชุมแล้ว หากประธานการประชุมไม่มีเรื่องแจ้งให้ทราบ ให้บันทึกข้อความว่า “- ไม่มี -” ผู้น าเสนอ ได้แก่ ประธานในที่ประชุม ประเด็นเสนอ ให้ใช้ค าว่า เพื่อให้ที่ประชุมรับทราบ มติที่ประชุม ให้ใช้ค าว่า รับทราบ วาระที่ ๒ เรื่องรับรองรายงานการประชุม หมายถึง เรื่องที่เลขานุการน าเสนอให้ที่ประชุม พิจารณารายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา อาจให้พิจารณาทีละหน้ากรณีไม่ได้แจกเอกสารล่วงหน้าหรือพิจารณา ทั้งฉบับกรณีแจกเอกสารล่วงหน้า หากมีผู้เสนอให้แก้ไข เลขานุการจะต้องบันทึกข้อความที่แก้ไขใหม่อย่างละเอียด และข้อความใหม่จะต้องปรากฏในรายงานการประชุมครั้งใหม่ด้วย ผู้น าเสนอ ได้แก่ เลขานุการในที่ประชุม ประเด็นเสนอ ให้ใช้ค าว่า เพื่อให้ที่ประชุมพิจารณาและรับรอง มติที่ประชุม ให้ใช้ค าว่า รับรองรายงานการประชุม โดยไม่มีการแก้ไข/มีการแก้ไข ดังนี้ ... วาระที่ ๓ เรื่องสืบเนื่อง หมายถึง เรื่องสืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่ผ่านมา เป็นการรายงานผล การปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายจากการพิจารณาของการประชุมครั้งก่อน โดยผู้น าเสนอรายงานผลงานหรือเรื่องราว ส าคัญให้ที่ประชุมทราบ ผู้น าเสนอ ได้แก่ ผู้รับผิดชอบ/ผู้ได้รับมอบหมายตามมติที่ประชุม ประเด็นเสนอ ให้ใช้ค าว่า เพื่อให้ที่ประชุมพิจารณาและรับทราบ มติที่ประชุม ให้ใช้ค าว่า รับทราบ
วาระที่ ๔ เรื่องเสนอให้ที่ประชุมพิจารณา หมายถึง เรื่องเสนอให้ที่ประชุมพิจารณา โดย เลขานุการจะต้องส่งข้อมูลประกอบการพิจารณาและควรสรุปสาระส าคัญให้กรรมการศึกษาล่วงหน้า ซึ่งหัวข้อ วาระที่น ามาพิจารณาต้องตั้งชื่อเรื่องให้กระชับ/ชัดเจนทุกเรื่อง เมื่อผู้ที่เกี่ยวข้องอ่านก็จะทราบทันทีว่าเป็นเรื่องใด ท าให้ประหยัดเวลาอ่าน และที่ประชุมอภิปรายได้ตรงประเด็น ผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้น าเสนอรายงานผลงาน หรือเรื่องราวส าคัญให้ที่ประชุมทราบ ผู้น าเสนอ ได้แก่ ผู้เข้าร่วมประชุม/ผู้รับผิดชอบเรื่องนั้น ๆ ประเด็นเสนอ ให้ใช้ค าว่า เพื่อให้ที่ประชุมพิจารณาอนุมัติ/เห็นชอบ มติที่ประชุม ให้ใช้ค าว่า อนุมัติ ... /อนุมัติ ดังนี้ ๑. ... ๒. ... /เห็นชอบ .../ เห็นชอบ ดังนี้ ๑. ... ๒. ... /รับทราบ ก็ได้ (มติต้องกระชับและชัดเจนว่า อนุมัติหรือไม่ มอบหมายใคร ท าอะไร ให้แล้วเสร็จเมื่อไร อย่างไร เป็นต้น) วาระที่ ๕ เรื่องเสนอให้ที่ประชุมทราบ หมายถึง เรื่องที่ผู้เข้าร่วมประชุมน าเสนอเรื่องที่เกี่ยวข้อง ต่าง ๆ ให้ที่ประชุมทราบ ผู้น าเสนอ ได้แก่ ผู้เข้าร่วมประชุม/ผู้รับผิดชอบเรื่องนั้น ๆ ประเด็นเสนอ ให้ใช้ค าว่า เพื่อให้ที่ประชุมรับทราบ มติที่ประชุม ให้ใช้ค าว่า รับทราบ วาระที่ ๖ เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี) หมายถึง เรื่องที่เร่งด่วนซึ่งผู้น าเสนอไม่ได้แจ้งล่วงหน้าและไม่ได้ บรรจุไว้ในวาระที่ ๔ เรื่องเสนอให้ที่ประชุมพิจารณา โดยที่ประธานหรือเลขานุการอาจอนุญาตให้น ามาพิจารณาใน วาระที่ ๖ เรื่องอื่น ๆ ก็ได้ ผู้น าเสนอ ได้แก่ ผู้เข้าร่วมประชุม/ผู้รับผิดชอบเรื่องนั้น ๆ ประเด็นเสนอ ให้ใช้ค าว่า เพื่อให้ที่ประชุมพิจารณาอนุมัติ/เห็นชอบ/รับทราบ มติที่ประชุม ให้ใช้ค าว่า อนุมัติ ... /อนุมัติ ดังนี้ ๑. ... ๒. ... /เห็นชอบ ... / เห็นชอบ ดังนี้ ๑. ... ๒. ... /รับทราบ ๑๐. เลิกประชุมเวลา หมายถึง บันทึกเวลาที่ประธานกล่าวปิดการประชุม เช่น “เลิกประชุมเวลา ๑๒.๐๐ น.” ๑๑. ผู้บันทึกรายงานการประชุม หมายถึง เลขานุการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ จดบันทึกการประชุม โดยลงลายมือชื่อพร้อมพิมพ์ชื่อนามสกุลใต้ลายมือชื่อไว้ในรายงานการประชุมครั้งนั้นด้วย และให้ประธานการ ประชุมลงลายมือชื่อพร้อมพิมพ์ชื่อนามสกุล ใต้ลายมือชื่อเพื่อรับรองรายงานการประชุมครั้งนั้น ๆ ๑๒. การแจ้งมติที่ประชุม หมายถึง การแจ้งมติของการประชุมให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบหรือด าเนินการ ตามมติที่ประชุมครั้งนั้น ๆ เมื่อเสร็จสิ้นการประชุมและด าเนินการสรุปมติที่ประชุมเรียบร้อยแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้ ๑) จัดท าหนังสือแจ้งมติที่ประชุมให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบและหรือด าเนินการตามมติที่ประชุม เป็น ๒ ประเด็น ดังนี้ ประเด็นปกติ ให้จัดท าหนังสือราชการทั่วไป โดยน าเสนอเรื่องผ่าน งานส่งหนังสือของ หน่วยงานด าเนินการจัดส่งให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง ประเด็นลับ ให้จัดท าหนังสือราชการลับและเป็นไปตามระเบียบงานสารบรรณ โดยส่ง เรื่องผ่านงานส่งหนังสือลับของหน่วยงานด าเนินการจัดส่งให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง
๓) กรณีก าหนดเงื่อนเวลา ให้เลขานุการที่ประชุมแจ้งมติที่ประชุมครั้งที่ ผ่านมา ในเรื่องที่มีมติ ที่ประชุมเงื่อนเวลาโดยเป็นไปตามเงื่อนไขของเวลาส าหรับข้อปฏิบัติตามมติที่ประชุมก าหนด ๑๓. การรับรองรายงานการประชุม หมายถึง การรับรองความถูกต้องของบันทึกรายงานการประชุม ครั้งนั้น ๆ อาจท าได้ ๓ วิธี ได้แก่ ๑. รับรองในการประชุมครั้งนั้น กรณีเร่งด่วน โดยให้ประธานหรือเลขานุการของที่ ประชุมอ่านสรุปมติให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง ๒. รับรองในการประชุมครั้งต่อไป กรณีทั่วไป โดยให้ประธานหรือเลขานุการของที่ประชุม เสนอรายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมาให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง ๓. รับรองโดยการแจ้งเวียน กรณีไม่มีประชุมครั้งต่อไปหรือมีแต่ยังก าหนดเวลาประชุมครั้ง ต่อไปไม่ได้หรือมีระยะเวลาห่างจากการประชุมครั้งนั้นมาก โดยให้เลขานุการของที่ประชุมส่งรายงานการประชุมไปให้ บุคคลในคณะกรรมการพิจารณารับรองภายในระยะเวลาที่ก าหนด โดยจะปฏิบัติวิธีใดนั้น ให้ที่ประชุมนั้นเป็นผู้ก าหนดหรือให้ประธานและหรือเลขานุการของ ที่ประชุมเป็นผู้ก าหนด
งานบันทึกการประชุม จัดท าและพิมพ์หนังสือแจ้งมติที่ประชุม
