M E M O. It is recommended that the District Manager review and file the Finance Department Status Report.

M E M O

TO:

District Manager

FROM:

Finance Manager

SUBJECT:

FINANCE DEPARTMENT STATUS REPORT

DATE:

April 30, 2015

RECOMMENDATION:

It is recommended that the District Manager review and file the Finance

Department Status Report.

BACKGROUND:

SPRINGBROOK

Springbrook has been loaded onto our server and we are getting ready for our first

phase of having a test database. We will begin testing mid to late May.

NEW CONTRACTS

Paychex – we had our first successful payroll ran through Paychex. Paychex

processing our payroll is just a small aspect of the benefits we are getting from

them. Please see the attached for a full work up of the services we will be

receiving.

Infosend – With the integration of Springbrook, we will be outsourcing our billing

process. The bills will have a new look and will be printed and inserted by

Infosend. This will help free up some office time that is not well spent standing in

front of our current bill inserter machine which constantly has issues. We will also

be seeing cost savings associated with the fact Infosend buys large bulk amounts

at cheaper than our current price. Please see attached for a rough summary.

FY15/16 BUDGET

We are having the first FY1516 budget meeting with the Finance Committee on

May 6, 2015. After making any changes from that meeting we will be ready to

bring it to the full Board in either a regular meeting, or a special meeting to allow

ample time to go over.

SURPLUS WATER

With the recent changes to surplus, I ran a scenario to show what that will mean

for potential future revenues. Please see attached.

______________________

Stephanie Hill

Paychex

 

HR

 

Services 

 

 

Executive

 

Summary

 

for:

 

 

 

 

San

 

Lorenzo

 

Valley

 

Water

 

District

  

Brian

 

Lee,

 

District

 

Manager

 

Stephanie

 

Hill,

 

Finance

 

Manager

 

To Provide an Outsourced Solution for the essential Human Resources  needs of San Lorenzo Valley Water District 

  Stacy McMillan  831‐461‐5119  smcmillan@paychex.com       

 

Paychex

 

HR

 

Solutions

 

Overview

 

 

As the largest single provider of payroll, benefits and human resources employer support, Paychex  has an overall support solution that will plug San Lorenzo Valley Water District’s executives and 

employees into our Administrative Support Option, providing the “skin” of a professional employer and  limiting the administrative responsibilities for your team.  This package provides un‐paralleled support  and delivers a Fortune 1000 HR and Benefits department to your team with simple all inclusive pricing.  

 

Why do Businesses engage with Paychex HR Solutions? 

   They want to have a professional, Best Practices environment for their employees & their  managers   They want to be proactive and PREVENT issues from erupting and interrupting their workflow,  progress, etc…   When employee situations arise, they want an immediate professional resource to assist them    They want to provide a Fortune 1000 company level of benefits without the additional  administration burden & expenses    They want to be recognized by their employees and applicants as a “Best In Class” / “Employer  of Choice”   They do not want to avoid hiring several different vendors for Employer Support – to avoid the  administrative burden of having to coordinate between all of them   

What will we provide to San Lorenzo Valley Water District?   



Designated Paychex HR Specialist:  Your team will have a dedicated Paychex, certified Professional  Human Resources Specialist who will provide proactive expertise, HR assistance, and Onsite  Trainings, as well as project management. She will provide coaching & counseling and ensure  professional delivery of our services. They not only serve as your HR Professional partner, but as  your account manager for all the various services and integrated offerings with Paychex.      



HR Assessment: Your HR Specialist will evaluate each area of the Employer Relationship: Hiring,  Handbook, Job Descriptions, Legal Compliance Requirements, etc. They can identify potential areas  of opportunity and liability and build a Calendar of Services to establish a defined path based on the  priorities.  They will also conduct a Personnel File/I‐9 Audit. 

 



HR Online HRIS System: A comprehensive, easy‐to‐use, Internet‐based human resource 

management system that helps minimize the cost and complexity associated with traditional HR  Software. The system reduces redundant data entry and the need for paper‐based communications  through automatic synchronization between HR Online and your Paychex Payroll System.  This  system integrates employees and management with the data such as certifications, licenses,  reviews, etc.  Employees can access their personal information, request time off, print pay stubs,  view policies and much more.  

 



Employee Handbook: Your HR Specialist will help review, construct, publish and maintain your  company policies and employment guidelines within your handbook, with policies legally reviewed  by outside attorneys specializing in employment and labor law and updated as required.  

   



Customized Job Descriptions: We will help your organization review, develop and maintain written  job descriptions that assist with compliance with the Fair Labor Standards Act and the Americans  with Disabilities Act. 

 



Employee Assistance Program (EAP) – BalanceWorks:  Your employees will be able to easily access  this free, confidential service anytime, 24 hours a day, 7 days a week. This program is designed to  alleviate workplace concerns caused by personal difficulties an employee may experience. Your HR  Generalist will provide orientation meetings for employees and supervisors.  The service provides  Wellness Coordinator & Wellness Initiatives, National Treatment Provider Services, Quality Health  Advocate, Legal Referrals, Financial Counseling, a Personal Assistant and a Prescription Drug  Discount Card. Also included is our Working Advantage Corporate Discount Program that provides  employees with significant discounts to major retailers around the country. 

 



CalOsha Safety Officer: Your Designated Paychex Safety Officer will work hand‐in‐hand with Rick or  your designate to produce the Safety Program ‐ including the Cal‐Osha Mandated Safety Manual and 

any required or recommended Employee Safety Trainings. 

 



401k Retirement Plan: Administration, Testing, Loan Processing, and Advising included   



401k & FSA, EAP: Benefit Presentations: Your Paychex HR Generalist will coordinate the marketing  effort of any employee benefits that Paychex is administering. Including 401k, Sct. 125 Flexible 

Spending Account, Employee Assistance Program and Working Advantage Employee Discounts 

       

 

 

               

 

 

 

Areas

 

of

 

Interest

 

Your

 

Paychex

 

HR

 

Specialist

 

will

 

run

 

a

 

Complete

 

HR

 

Assessment:

 

 

o

HR

 

Solutions

 

Initial

 

Launch

:  

Your designated Paychex HR Advisor will make an initial on‐site 

visit within the first month of the service to create a customized HR Project Plan. The HR Advisor 

will conduct a professional HR Assessment interview to identify the priorities. The HR Advisor will 

then create a proactive HR Project calendar ‐ mapping out the objectives for the year and 

creating a tool to measure progress. Some of the areas we will address:   

o Review California Wage and Hour Seminar 

o Who is covered? 

o Exempt vs. non‐exempt 

o White collar exemptions and other common exemptions 

o Prohibited deductions for exempt employees 

o Minimum wage 

o Hours worked 

o Overtime 

o Deductions from wages 

o Child labor 

o Posting/recordkeeping requirements 

o Penalties for non‐compliance 

o Preventative measures 

o Review 1099/independent contractor compliance 

 

o Create handbook (Legally reviewed) 

o Development Of Handbook 

o Approval Handbook Copy 

o Professional Printing And Binding  

o PDF format also available 

o Federal And State Labor Compliance Poster Kits 

o Constant Review Of Federal And State Policies With Corresponding Updates 

o Legally Reviewed By Fisher & Philips (See Attached)   

o Create job descriptions for each position within the company 

o Obtain or create organizational chart and list of titles 

o Review pre‐developed job descriptions 

o Interview supervisors and/or employees to solicit feedback 

o Customize job descriptions 

o Classify all employees as exempt or non‐exempt under FLSA 

o Conduct ADA analysis and determine which job functions are essential and non‐ essential 

o Review final job descriptions with supervisors and employees 

o Create training checklist based on job description   

 

o Establish personnel files for all employees 

o Review documents that should be included 

o Conduct personnel file audit 

o Review personnel file system and discuss developing Personnel File, Benefits File,  Payroll File, Confidential File, Medical File and consolidated Form I‐9 file 

 

o Conduct Form I‐9: Employment Eligibility Verification training 

o When and how to complete the Form I‐9 

o Filing and storage 

o Audits 

o Identifying and correcting Form I‐9 errors   

o Conduct safety orientation 

o Contact Safety and Loss Representative and conduct assessment 

o Review safety plan 

o Review completed safety manual  

o Develop “Safety To Do List” and safety training matrix 

o Schedule safety training 

 

o Develop and implement consistent practices in the recruitment and selection of employees    

o Conduct Non‐Harassment and Preventing Workplace Violence training for managers and 

supervisors annually 

 

o Review discipline and termination procedures 

o Review Effective Discipline and Termination seminar 

 Watch Litigation Landmines video 

 Progressive discipline steps and guidelines   Tips for progressive discipline meetings 

 Documentation 

 Effective terminations 

 Legal issues 

 Negligent supervision and retention 

 Reasons for termination and termination meetings 

 Providing references 

 COBRA process 

o Review disciplinary forms 

o Review disciplinary checklist 

o Review termination checklist 

o Review exit interview forms and problem escalation process 

o Ensure process is in place for COBRA administration 

o Review termination requirements at federal/state level 

o Review Conducting Workplace Investigations seminar       

 Purpose of investigation 

 Planning and techniques of investigation 

 Interviewing parties 

 

 Action and follow up 

 Summary report 

 

A SERIES OF ONSITE AND ONLINE HR MANAGEMENT SEMINARS… INCLUDING: 

 

 Non‐Harassment – As an employer, it is your responsibility to ensure that the workplace is  safe and free of discrimination against any employee on any legally recognized basis  including, but not limited to, race, age, color, religion, sex, national origin, disability, or  veteran status.  This seminar includes information on: 

 Types Of Harassment 

 Prevention of Abusive Conduct (AB 2053) 

 EEOC’s Definition Of Harassment 

 Recognizing Harassment 

 Examples Of Conduct That May Be Unlawful 

 Identifying Potential Harassment 

 Employees’ Responsibilities 

 Complaint Procedures 

 No Retaliation 

 Employer Liability 

 Remedies For Victims Of Harassment 

 Key Elements Of Programs 

 Best Practices For Limiting Employer Liability 

 Key Elements Of Investigation Procedures. 

 

 Fair Labor Standards Act (FLSA) – As an employer, it is your responsibility to ensure that  you are in compliance with FLSA.   FLSA is a federal law that was enacted in 1938 in an 

effort to protect workers against unfair employment practices and to promote full 

employment.   The FLSA seminar is available to assist you with the details of FLSA and  includes information on: 

 Who Is Covered 

 Exempt Vs. Non‐Exempt 

 Hours Worked, Minimum Wage And Overtime 

 Deductions From Wages 

 Child Labor 

 Posting/Recordkeeping Requirements 

 Penalties For Non‐Compliance 

 Preventative Measures 

 

 Effective Employee Discipline and Termination – As an employer, there will be times  when you must discipline an employee.   Supervisors should be trained and prepared to  take the necessary steps of progressive discipline, including written documentation of all 

 

corrective action. This documentation can be invaluable should an employee file charges  with state or federal agencies as a result of a workplace incident.  This seminar includes  information on:   Progressive DISCIPLINE   Disciplinary PROCEDURES   Documentation   Legal Issues   Termination Meeting   Exit Interviews   References   

 Top Human Resource Issues – This seminar provides you with a high‐level overview of the  top human resource related issues experienced by our clients.   This seminar includes  information on:  

 Hiring Practices 

 Fair Labor Standards Act 

 Employee Handbooks 

 Harassment 

 Family And Medical Leave Act 

 Workers’ Compensation 

 Employee Discipline And Termination 

 Protected Activities. 

 

 Hiring Practices – This seminar will walk your managers and supervisors through the entire  hiring process.  The Hiring Practices seminar includes information on:  

 Federal Regulations 

 Steps For Implementing The Hiring Process 

 Interview Dos And Don’ts 

 Sample Interview Questions 

 Making A Hiring Decision 

 Pre‐Employment Testing 

 

 Performance Appraisals – The Performance Seminar includes information on: 

 Potential Litigation Concerns 

 Communicating Performance Standards 

 Preparation And Common Errors 

 Conducting A Performance Appraisal 

 

New seminars are released through live webinars clients can register to attend.   Recorded  sessions are posted for ongoing client access.  The seminars are appropriate for managers and  supervisors only. 

   

HR GENERALIST ON SITE SUPPORT   

The highly credentialed HR Services Advisor team members answer client HR‐related questions,  including those about federal and state employment law requirements, and help clients use the  HR Essentials services to address their specific issues. 

 

For example, suppose an HR Essentials client calls because he wants to terminate an employee  he believes is under the influence of alcohol. The HR Services advisor team is skilled at asking  questions and learning as much as possible about a situation before answering a seemingly  simple question. In this case, suppose the advisor learns that the employee is an alcoholic and  recently had a relapse. As appropriate, the HR Services advisor could: 

 Identify and explain federal and state employment laws that may apply. For example, the  employee could be covered by a federal or state non‐discrimination act (i.e., be a member  of a protected class) or disability law. 

 Explain the risks associated with accusing an employee of being under the influence of  alcohol or being an alcoholic. 

 Discuss whether a blood alcohol test is appropriate and in accordance with the client’s 

company policy. 

 Explain the importance of documenting performance, behavior, or attendance problems 

and share best practices for creating good documentation. 

 Discuss options if the employee appears unfit to perform his duties. 

 Explain the client’s options for handling the specific situation and the potential outcomes  of each option. For example, he may have the option of terminating the employee with  risk of a lawsuit, providing a reasonable accommodation, or starting the discipline process.  

 Provide information to the client about how to implement his chosen actions. For 

example, she could describe best practices for providing reasonable accommodations, 

how to implement a progressive discipline policy, or how to facilitate a termination 

meeting. 

 

In addition to supporting clients in the HR realm, the HR Services advisors also direct clients to  other HR Essentials services as needed and provide first‐level assistance with accessing their  services. For example, clients may call if they have trouble accessing a seminar or the HR  Essentials and Benefits Web Site as well as trouble shoot for Payroll issues. 

   

AN EMPLOYEE ASSISTANCE PROGRAM THROUGH BALANCEWORKS®   

Troubled employees are estimated to comprise 10 to 15 percent of the work force.  They have  approximately 2 – 5 times more absences, excessive health benefit utilization, less productivity,  and more accidents.   As a Paychex HR Essentials client, you can offer your employees an 

Employee Assistance program called BalanceWorks.   BalanceWorks is an enhanced work and 

family life benefit that can provide an early intervention system to help employees resolve their  problems by offering support referrals, counseling or treatment services.  Services included with  the BalanceWorks program are: 

 

 Personal Assistant Benefit – Helps your employees address day to day responsibilities and  major life events.  Think of this as a concierge service.  We can help your employees make 

travel arrangements, research child care, research resources for seniors, entertainment 

arrangements, etc. 

 Prescription Drug Discount Card – Employees and their dependents can use this card to get  discounted pricing on commonly used RX that may not be covered by insurance.  The card is 

accepted at participating pharmacies nationwide. 

 Online Education and Reference Information – Employees can access self paces e‐learning  courses on personal and professional topics as well as informational articles on life and  health issues. 

 Benefit Awareness – An employee orientation video to enhance awareness of the EAP  benefits. 

 Around the clock Availability – A toll free number provides 24 hour access to licensed  mental health professionals. 

 Prepaid Counseling – The program includes up to 3 prepaid, confidential counseling sessions  per incident with a licensed mental health professional. 

 National Treatment Provider Services – Established national network of EAP licensed 

counselors. 

 Quality Care – A licensed case manager will review the EAP counselor’s assessment and  treatment plan and provide a second opinion. 

 Legal Referral – Employees receive a free phone consultation with a specialized lawyer and  discounts on subsequent sessions. 

 Critical Incident Stress Debriefing – If a traumatic event occurs in the workplace, EAP can 

 

     

Fisher

 

&

 

Phillips

 

LLP

 

Attorneys

 

at

 

Law

 

Fisher & Phillips LLP was founded in 1943 and was one of the first U.S. law firms to concentrate its practice  exclusively upon representation of employers in labor and employment matters.   After more than 60 years of  continued growth and success, they are now one of the largest national labor and employment law firms with  more than 180 attorneys in 14 locations representing management in the areas of labor, employment, civil rights,  employee benefits and business immigration law. 

To address specific industries and client needs, Fisher & Phillips has created special business and industry  practice groups including: the African‐American Business Practice Group, the Hispanic Business Practice Group, the  Dealership Practice Group, the Education Practice Group, the Employee Benefits Practice Group, the Healthcare  Practice Group, the Hospitality Industry Practice Group, and the Retail Industry Practice Group. 

Fisher & Phillips’ attorneys hail from a wide variety of geographical locations, backgrounds and law schools.  Some have performed government service in regulatory agencies prior to joining the firm. Others have worked in  labor relations or human resources positions or as managers or supervisors, prior to attending law school, giving  them a practical perspective on the legal problems our clients face. 

Fisher & Phillips serves a broad and diverse client base including a wide range of public and private employers  from large multinationals with thousands of employees to small entrepreneurial businesses.   Fisher & Phillips’  clients  include  employers  in  the  agriculture,  automotive,  banking,  broadcasting,  casino  and  gaming,  construction, education, health care, hospitality, insurance, legal and professional services, manufacturing, mining,  non‐profit organizations, real estate, retail, technology, transportation, and wholesale and distribution industries,  as well as state and local government entities. 

Fisher & Phillips is a truly national practice with fourteen offices across the country and future expansion  plans. They currently have offices in California, Florida, Georgia, Illinois, Louisiana, Missouri, Nevada, North  Carolina, Oregon, and South Carolina.   Using advanced communications systems, they are successfully able to  provide immediate assistance to any client in the country, and their attorneys have practiced before state and  federal courts and administrative agencies in virtually every state.  

Fisher & Phillips takes a preventive approach with all their clients in an effort to avoid employment claims and  lawsuits.   In advising their clients they continue to seek solutions that achieve compliance with overlapping and  sometimes inconsistent labor and employment law while maximizing their rights to manager and direct their  workforce. 

CURRENT: Price Per Monthly Annual PROPOSAL: Price Per Monthly Annual

Annual

 

Savings

#10 Envelope $      0.05 $      368.87 $      4,426.39 #10 Envelope $       0.02 $      116.80 $    1,401.60

$

      

(3,024.79)

#9 Envelope $      0.04 $      302.64 $      3,631.67 #9 Envelope $       0.01 $      102.20 $    1,226.40

$

      

(2,405.27)

Postage $      0.48 $  3,504.00 $    42,048.00 Postage $       0.38 $  2,803.20 $  33,638.40

$

      

(8,409.60)

Invoice $      0.03 $      247.66 $      2,971.88 Invoice $       0.02 $      153.30 $    1,839.60

$

      

(1,132.28)

Ink (est.) $      0.03 $      219.00 $      2,628.00 Ink (est.) $         ‐ $      ‐ $      ‐

$

      

(2,628.00)

0.64

$       $  4,642.16 $    55,705.94 $       0.44 $  3,175.50 $  38,106.00

$

       

(17,599.94)

Potential

 

hard

 

savings

Employee Time 36 $        31.14

3 hrs 3x per week $      0.15 $  1,121.12 $    13,453.48 Fee $       0.09 $      649.70 $    7,796.40

$

      

(5,657.08)

Tier 2 4.48 33 26 78 116 149 157 103 66 33 39 50 52

Tier 3 5.37 70 70 112 142 276 228 166 114 70 70 71 81

Tier 4 5.95 27 2 1 100 231 201 140 20 1 57 25 31

Tier 4 5.95 0 0 0 153 614 280 127 0 0 0 0 0

160 139 239 582 1372 970 624 245 147 193 191 204        5,066

Assumes 20 users a month 612.8 $        1,400 $        1,258 $        1,734 $        3,644 $        8,140 $        5,759 $        3,856 $        1,794 $        1,290 $        1,595 $        1,521 $        1,602 $      33,594

Assumes 20 users a month $        2,050 $        2,050 $        2,050 $        2,050 $        2,050 $        2,050 $        2,050 $        2,050 $        2,050 $        2,050 $        2,050 $        2,050

Assume ave 275 $        2,750 $        2,750 $        2,750 $        2,750 $        2,750 $        2,750 $        2,750 $        2,750 $        2,750 $        2,750 $        2,750 $        2,750        3,300 4,800

$         $        4,800 $        4,800 $        4,800 $        4,800 $        4,800 $        4,800 $        4,800 $        4,800 $        4,800 $        4,800 $        4,800 $      57,600 Additional Revenue $      24,006 Assumed 35% less usage ‐35%

ASSUMPTIONS

I excluded the two highest months, to get an average around 275 units per month I assumed we have 20 active users per month

ANALYSIS

Based on the assumptions above, I anticipate us to earn approximately $58K with the new rate structure in FY15/16, which is $24K greater than this past year. These revenues will fluctuate on number of users per month and the varying usage.