Access to Learning Fund (ALF) 2008/2009

Access to Learning Fund (ALF) 

2008/2009 

Guidance Notes for a Postgraduate student 

making an Application 

What is the Access to Learning Fund? 

The  Access  to  Learning  Fund  (ALF)  is  a  non­repayable  discretionary  fund  which  is  provided  by  the  Government.    The  fund  can  help  students  who  are  having  unexpected  money  troubles,  and  students  who  may  be  considering  leaving  higher  education  because  of  financial  problems  are  particularly  encouraged  to  apply  for  assistance.  It is particularly aimed at students who have higher than average costs  (such as lone parents, disabled students) or any student who has a sudden financial  emergency or faces serious financial problems during their course. 

As  the  fund  is  discretionary  and  cash  limited  there  is  no  guarantee  that  you  will  receive  an  award,  and  it  should  not  therefore  be  viewed  as  the  main  financial  support  for  your  studies.    You  will  be  expected  to  have  explored  all  avenues  of  financial help before applying to the fund. 

Please  complete this form  if you are studying a postgraduate course for which you  do not receive any  statutory funding. If you are studying for a PGCE,  BArch or MA  Social Work and receive either a student loan or maintenance grant from the NHS or  Business Services Authority please complete the full­time undergraduate form. 

How do I apply? 

You  will  have  to  complete  the  ALF  application  form,  but  before  you  do  you  must  read  these  guidance  notes  carefully,  they  will  help  you  to  complete  the  application  form and they will also provide us with all the information we need and prevent any  delays in your application being processed.  These notes contain general information  about the Access to Learning Fund, including eligibility, how your application will be  assessed and how long you can expect to wait for a decision.  We will return your 

application  form  to  you  if  you  have  not  completed  all  the  relevant  section(s) as incomplete applications cannot be processed. 

What do I need to do to apply? 

You should have made realistic provision at the start of the course to fund both your  tuition fees and living costs. 

If  you  have  an  outstanding  Emergency  Hardship  Loan  from  this  or  any  previous  academic  year  you  must  repay  the debt  in  full  before  submitting  an  application  to  the Access to Learning Fund. 

You  are  expected  to  apply  for  all  other  statutory  support  to  which  you  are  entitled  (in particular tax credits and social security benefits).

What additional information do I need to apply? 

When can I apply? 

Applications  can  be  accepted  at  any  time  throughout  the  academic  year,  there  are  two cut off points for applications: 

Final year students  27 March 2009  All other students  8 May 2009 

Applications  are  assessed  for  the  entire  academic  year  irrespective  of  when  you  apply  within  the  assessment  dates  of  the  scheme.  However,  it  is  important  to  remember  that  the  ALF  is  a  cash  limited  scheme  and  demand  is  usually  very  high  towards the end of the academic year, so it is best to apply early – this will also help  you budget for the coming year.  Am I eligible to apply?  If you are a home, postgraduate student attending a full­time course, yes.  You are  not eligible if you are an Overseas or an EU student.  Can I apply to ALF for help with my tuition fees? 

No,  the  fund  cannot  be  used  to  meet  the  cost  of  tuition  fees.  As  a  postgraduate  student  you  must  have  made  adequate  provision  to  cover  the  cost  of  your  tuition  fees before commencing your course. 

Am I likely to receive an award? 

As  ALF  is  discretionary  and  the  fund  is  cash  limited  we  cannot  support  every  application we receive. 

I am a disabled student, is there anything else I can apply for? 

ALF  is  not  intended  to  provide  additional  study  support  that  is  available  from  the  Disabled  Students’  Allowance  (DSA),  unless  the  DSA  is  insufficient  to  cover  the  whole cost, or the cost cannot be met from the DSA. 

If you are a disabled student, especially with dyslexia, applying for a diagnostic test,  e.g.  from  an  educational  psychologist,  the  fund  may  be  used  to  meet  some  of  the  costs.  You should contact the Learning Support Unit on the 1 st Floor of the All Saints  Building  or  telephone  0161  247  3491  for  further  information  or  visit  their  website  www.mmu.ac.uk/academic/studserv/learningsupport/ 

Can I apply more than once.  If so, when do I apply? 

Yes,  but  assessments  are  made  for  the  duration  of  the  year  so  unless  there  has  been  a  significant  and  adverse  change  in  your  circumstances  since  your  original  application it is unlikely that you will receive an award. You will need to complete a  new application form as soon as possible submitting all the requested documentary  evidence including documentation in relation to your change in circumstances.  How is my form assessed?  The assessment is made over the actual number of weeks of study, including short  vacations. It is assumed that your income meets the NPI as detailed below and that  this is set against reasonable expenditure.

What will be included as Income? 

The following will be taken into account as income when we assess your application: · Evidence of savings or other income

· Any means­tested benefits or tax credits 

A Notional Postgraduate Income (NPI) of £150 per week is applied.  This NPI is set  by  the  Government  and  it  assumes  that  all  postgraduate  students  will  have  made  provision for a basic level of income from which to support themselves, from various  sources including grants, scholarships, part­time work, Career Development Loans or  additional family support.  If you are a postgraduate student with children or if you  are unable to work due to a disability, NPI is reduced to £120 per week. 

The assessment process will also include any income from means tested benefits or  Tax  Credits  in  addition  to  any  of  the  above  mentioned  statutory  support  and  assumed income levels. 

When assessing your application some of your income will be disregarded: if you or  your  partner  are  receiving  State  Benefits,  we  will  not  take  into  account  any  non­  means  tested  benefits  that  are  for  particular  circumstances  e.g.  Disability  Living  Allowance.  Whilst  income from means tested benefits or Tax credits  in addition to  any statutory support and assumed income levels are included in the assessment.  What will be included as Expenditure?  We will include as expenditure · Rent · Travel · Childcare costs · Council Tax  We are also required to include a set figure called “Composite Living Costs” which  are  basic  living  costs  for  food,  household  bills  (gas,  electricity,  water,  TV  licence  etc.),  clothes  and  entertainment    This  figure  is  set  by  the  Government  and  is  included in your assessment regardless of what you actually spend on these items.  This  is  to  ensure  that  all  applicants  are  treated  fairly,  regardless  of  their  individual  lifestyle choices. 

Additional  premiums  are  added  for  students  or  those  with  a  partner,  who  are  in  receipt of an additional benefit premium from the DWP, e.g. disability premium.  For students with children, a disability, or caring commitments, the cost of running a  car may be included although the full cost will not be met.  In all other cases daily  travel  costs  to  and  from  University  will  be  assessed  using  the  cheapest  means  of  public transport available.

Standard award 

Standard awards are those made to help with the general costs of being a student.  The  income/expenditure  process  is  done  by  calculating  the  level  of  income  against  the level of expenditure.  If the latter is higher, the student is viewed as having an  ‘additional need’ and an award is made. 

Non­standard award 

Non­standard  awards  are  considered  on  a  case­by­case  basis  and  are  used  for  students who have to meet exceptional costs such as repairs to essential household  equipment,  and  assistance  with  priority  debts.    Emergency  situations  (including  travel costs for family illness or bereavement and hardship due to a burglary or fire)  can  also  be  considered  under  the  non­standard  award  assessment.    Documentary  evidence must be supplied for such circumstances to be considered.  In addition to  these  examples,  costs  for  disabled  students  not  met  by  the  Disabled  Students  Allowance (DSA) can be considered 

How long will it take?  When will I hear? 

All applications and correspondence are dealt with in strict date order, and provided  your  application  form  has  been  completed  accurately  and  the  appropriate  documentary evidence supplied, an assessment and decision should be made within  4  working  weeks  of  submission.    However,  this  will  vary  throughout  the  year,  the  assessment  process  may  take  longer  depending  on  the  complexity  of  your  application and at peak times due to the volume of applications submitted. 

What happens next? 

Once  your  application  has  been  checked  in  you  will  be  sent  an  email  to  your  MMU  student  email  confirming  receipt  of  your  application  and  the  date  we  received  it.  When your application has been assessed you will be notified of the decision on your  application  in  writing  which  will  be  sent  to  your  correspondence  address.  If  your  application is successful information will be included regarding the payment of your  award.  Please  keep  any  correspondence  you  receive  as  it  is  important  and  is  intended  to  help  you.  We  are  unable  to  discuss  the  progress  of  an  application  as  this  slows  down  the  rate  of  processing  applications;  nor  can  we  give  information  regarding the result of your application over the telephone. 

Do I have to attend an interview? 

No, but staff from the Student Financial Support Unit may need to contact you if we  require clarification of some aspect of your application or it is incomplete. 

Who will see my application form? 

Applications  are  seen  only  by  the  Student  Information  Point  and  Student  Financial  Support  Unit  staff  who  are  bound  by  confidentiality,  you  can  be  sure  that  your  application will be treated confidentially throughout the process. 

How much can I get?  How am I paid? 

ALF is discretionary and cash limited, and not everybody will receive an award.  If a  deficit  between  your  income  and  expenditure  is  identified  you  will  receive  a  contribution towards this deficit. 

Awards of £500 or  less are normally paid  in  one instalment.  Awards of more than  £500  will  be  paid  by  termly  instalments:  after  the  initial  instalment,  subsequent

instalments are usually paid two or three  weeks into the spring and summer terms  once  your  continued  attendance  on  your  course  has  been  confirmed  by  your  department.  Once  this  confirmation  has  been  received,  we  will  write  to  you  to  confirm your payment date.  No consideration will be given to requests for advance  payment  of  instalments.    Payments  are  made  directly  into  your  bank  account  and  can only be paid into an account bearing YOUR name.  If you change your account  details  you  must  notify  the  Student  Financial  Support  Unit,  in  writing,  immediately.  Once  a  payment  has  been  authorised  it  is  not  possible  to  reissue  the  amount  to  a  new account. 

Will I get the same each year? 

Should  your  application  be  successful  this  year,  this  does  not  mean  that  an  application will be successful next year.  Decisions are made on a year on year basis  and with no guarantee that the same level of funding will be repeated. 

Do I have to repay the money? 

No, ALF is non­repayable. 

What if I’m not happy with the decision? 

If  you  are  unhappy  with  the  decision  made  you  may  appeal  against  the  decision  which  must  be  made  within  four  weeks  from  the  date  of  the  original 

decision (this is indicated on the letter).  You must re­submit all your original 

supporting  documents,  together  with  any  additional  information  you  consider  relevant  to  your  case.    You  will  receive  a  written  response  to  your  appeal  in  due  course,  the  time  this  takes  will  vary  and  no  timescale  can  be  given.    Having  considered and adjudicated on the appeal, the decision of the Academic Registrar is  final.  Your Appeal should be sent to:  Academic Registrar  Student Services  Student & Academic Services  Manchester Metropolitan University  All Saints Building, Oxford Road,  Manchester M15 6BH

How do I complete the application form? 

Answer all questions on the application form, printing clearly in black ink  or ticking  the appropriate box and referring to these notes as you answer each question. 

Part 1: Personal Details 

Complete  all  sections.    The  questions  are  simply  factual.  Your  correspondence  address  is  the  only  address  we  will  use  to  notify  you  of  the  outcome  of  your  ALF  application and return your documentation.  Please write your MMU email address 

only  as this  is the one we will use  if we need to contact you to request additional 

information or to confirm receipt of a complete application. 

If  you  have  any  children  who  are  financially  dependant  on  you,  please  provide  details  i.e.  names  and  date  of  birth  on  a  separate  sheet  and  attach  it  to  your  application form. 

Part 2: Course Details and Attendance 

Complete  all  sections.    We  have  requested  details  of  your  Course  Tutor/Leader  in  the event that we need to make further enquiries regarding your attendance on the  course.  Confirm that you made realistic provision,  at the start of your course, to fund both  your tuition fees and living costs for the duration of the course.  Part 3: Bank Accounts  Complete this section in full.  Parts 4, 4B and 5, 5B: Income and Expenditure  Complete both income and expenditure sections.  It is important that you fill these in  as  accurately  as  possible.    You  must  submit  documentary  evidence  of  all  income,  including copies of any benefit award letters.  Please ensure your figures are weekly. 

Part 4: Student’s income 

Place all the income you have in the income column.  Please ensure your figures are  weekly. 

Part 4B: Partner’s income 

If  you  have  a  partner  (who  is  living  with  you)  please  enter  their  net  earnings  plus  any  other  income  they  receive  and  submit  documentary  evidence  e.g.  bank  statements, wage slips, benefit award letters.  Failure to provide such evidence will  result in your application being rejected. 

Part 5: Expenditure 

Place  in  the  expenditure  column  all  household  expenditure  for  yourself  and  your  partner  (if  applicable).  If  you  have  children  the  expenditure  should  include  costs  related  to  them  as  well.    Please  provide  weekly  figures  where  possible.    As  previously explained, when considering your application a set figure will be used for  certain elements of household expenditure (including food and utility bills) known as  composite  living  costs.    If  you  and  your  partner  (if  applicable)  have  any  other  essential costs these should be included at the end of Part 6 and give details within

your  supporting  statement.    You  must  also  provide  documentary  evidence  of  any  such expenditure.

· If  you  have  childcare  costs,  you  must  submit  evidence  from  your  childcare  provider indicating the exact cost involved.  This may be in the form of a letter,  bills or receipts but must clearly show the regular weekly or monthly amount you  have to pay.

· Daily  travel  costs  to  and  from  University  will  be  assessed  using  the  cheapest  means of public transport available such as a yearly/termly bus pass.  The cost  of a running a car cannot be included as part of the assessment.  In exceptional  circumstances  (for  example,  if  you  are  a  single  parent  with  dependents),  a  set  amount (not the full cost) will be allowed towards the cost of using a car.

· For  assessment  purposes  travel  costs  home  are  allowed  at  the  rate  of  one  return  journey  per  term.    Additional  trips  home  will  only  be  taken  into  consideration  if  you  provide  evidence  such  as  travel  tickets  and  an  explanation  of why such additional travel was essential. 

Part 5B: Partner’s travel and essential costs 

Here  you  place  your  partner’s  weekly  travel  costs  commuting  to  and  from  work  together  with  any  other  essential  costs  that  he  is  solely  responsible  for  e.g.  child  support maintenance (CSA), debts to Inland Revenue. 

Part 6: Bank/Building Society Details 

Complete this section in full.  If your application to the fund is successful your award  will  be  paid  directly  into  your  bank  account,  and  can  only  be  paid  into  an  account  bearing  your  name.    It  is  important  that  you  notify  the  Student  Financial  Support  Unit,  in  writing,  immediately  if  you  change  your  account  details.  Once  a  payment  has  been  authorised  it  is  not  possible  to  reissue  the  amount  to  a  new  account.    If  your  bank  account  does  not  support  BACs  payments  your  award  will  be  paid  by  cheque. 

Part 7: Supporting Statement 

You must submit a supporting statement outlining the reason(s) for your application  and specifically stating why you need support from the fund. 

Such factors may include Disabilities e.g. if you are a disabled student and you are  applying  for  financial  assistance  towards  specialist  equipment  which  my  not  be  covered by your DSA. 

You  should  include  details  of  any  financial  difficulties  you  were  experiencing  at  the  start  of  the  academic  year,  listing  any  priority  debts  you  have,  any  agreed  repayment plans and any other factors that you think are relevant to your financial  position.  If  there  are  unforeseen  events  or  health  problems  you  have  experienced  which  have  affected  your  finances,  you  must  provide  documentary  evidence  to  support  any  special  circumstances,  e.g.  Doctors  letters.  Please  indicate  whether  there are any circumstances which have prevented you from taking up employment,  and what steps you have taken to gain part­time work.

Is  there  anything  else  which  you  feel  is  relevant  to  our  application  which  has  not  been asked by our questions?  Your application cannot be considered without a Supporting Statement.  Part 8: Declaration  Please tick all the relevant boxes that apply to your circumstances.  You must meet  certain residence requirements to qualify for  help from the fund and your eligibility  will be established by completing this section. 

Remember to sign and date your application form 

Part 9: Checklist and Supporting Documentation · Look carefully at the CHECKLIST at the back of the application form – it is there  to help you.  Ensure that you attach all the relevant supporting documents (good  quality  photocopies  are  sufficient)  and  tick  the  appropriate  boxes  to  indicate  which documents you are enclosing.

· Applications that do not have the necessary supporting documents are incomplete  and  cannot  be  processed.  It  is  essential  that  you  provide  supporting  evidence  with your application to the fund.

· You  must  submit  copies  of  both  your  Financial  Notification  (FN)  from  Student  Finance Direct and the Payment Schedule (PS) from the Student Loans Company.  The FN indicates the amount of loan you are eligible to apply for; the PS confirms  the  amount  you  have  actually  applied  for.    These  two  amounts  MUST  be  the  same,  if  they  are  not  it  may  be  that  you  have  not  applied  for  your  full  loan  entitlement; if this is the case you will not be eligible to apply to the fund.  If you  do  not  have  a  copy  of  your  FN  you  should  download  a  copy  from  www.studentfinancedirect.co.uk.

· If  your  Financial  Notification  states  “Not  Financially  Assessed”  you  must  explain  why.

· In  addition  to  the  documents  on  the  checklist,  you  may  need  to  submit  further  copies of documents specific to your situation.  If these are not included with your  application  we  may  need  to  write  to  you  to  request  them,  which  will  delay  your  application.

· If we email you for additional information in order to process your application you  must return the information by the deadline specified in the email, failure to do so  will result in your application being rejected.

· Do  NOT  include  utility  bills,  credit  card  or  store  card  bills,  mobile  phone  bills  or  supermarket till receipts.  These are NOT included in the assessment process.

If you have any questions on what documents you need to produce please contact  the Student Financial Support Unit (SFSU) on 0161 247 3636/1045.  BEFORE SUBMITTING YOUR APPLICATION CHECK THAT YOU HAVE  Completed all sections of the form  Signed and dated the form  Attached all the relevant documents  Completed application forms, together with all relevant supporting documents, may  be handed in at the:  Student Information Point,  Ground Floor,  All Saints Building.  Or sent by post to:  Student Financial Support Unit  Student Services  Student & Academic Services  Manchester Metropolitan University  All Saints Building, Oxford Road,  Manchester M15 6BH  If you have any questions about the form or the documents required please contact  the SFS Unit on 0161 247 1045/3636, or  www.mmu.ac.uk/studentfinance  or call  in  to the Student Information Point (SIP) on the Ground Floor of the All Saints Building.  The Students’ Union Advice Centre offers a free service on all the main  issues that  affect  students  at  MMU,  including  advice  on  how  to  budget  and  manage  your  finances.  They may be able to offer you further help and advice in completing your  application form.  You can contact them on 0161 247 6533 or www.mmunion.co.uk  or email [email protected].

BUDGETING TIPS · Prepare a budget sheet and try to stick to it.  Beware, the first instalment of your  Student Loan will look like a lot of money when it first arrives, but it will soon be used. · Keep a record of everything you spend and money you take out of the cashpoint. · Make sure you have a student bank account with free overdraft facilities. · Sign up for internet banking which will allow you to keep up to date with your finances,  day and night, and will also enable you to print statements. · Avoid ‘cashback’ and request your bank statements to be issued on a monthly basis to  help you keep track of your spending. · Consider using direct debits/standing orders which can help you plan your expenditure  and ensure you do not fall behind with priority items such as rent, fees and utility bills. · Plan for extra expenditure such as start of year costs and special occasions like family  birthdays and Christmas. · Consider carefully whether you can afford ‘luxury’ items such as mobile phones, Sky TV,  gym membership, and use of a car. · Make sure you have taken out insurance cover for contents including specific personal  items.

USEFUL CONTACTS · Student Loans Company  www.slc.co.uk  General Enquiries (tel: 0845 026 2019) · NHS Student Grants Unit  –  www.nhsstudentgrants.co.uk  (tel: 0845 3586655) · Social Work Bursaries  –  www.ppa.org.uk/ppa/swb.htm  (tel: 0845 6101122) · Student support  www.direct.gov.uk/studentfinance  Student Support for Students who normally live in: · England ­  Student Finance Direct Contact Centre  www.studentfinancedirect.co.uk  (tel: 0845 6077577) · Wales:  Student Finance Wales Contact Centre –  www.studentfinancewales.co.uk  (tel: 0845 62 8845) · Northern Ireland: ­  Student Finance NI Contact Centre –  www.studentfinanceni.co.uk  (tel: 0845 600 0662) · Scotland:  Student Awards Agency for Scotland –  www.saas.gov.uk · Career Development Loans –  www.direct.gov.uk/cdl · Student Financial Support Unit  www.mmu.ac.uk/studentfinance  (tel: 0161 247 1045/3636) · The Advice Centre (Students’ Union) –  www.mmunion.co.uk  (tel: 0161 247 6533)