• No results found

Information Technology Plan and Status Report 2012

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "Information Technology Plan and Status Report 2012"

Copied!
29
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

Information Technology Plan

and

Status Report

2012

Information Technology Services

Seattle Central Community College

BE 3157

1701 Broadway, Seattle WA 98122

206-934-6327

(2)

 

2011‐12  Planning

 

Overview ... 3  Funding ... 3  Student Computing ... 3  Faculty and Staff Computing ... 3  Strengths  and  Concerns ... 4  Strengths ... 4  Concerns ... 4  Where We’re Going ... 4  2012  Updated IT Planning  Progress Report ... 4  Major Goals ... 4  Our ongoing objectives and some strategies to achieve those objectives: ... 5  IT Effectiveness Initiatives ... 7  IT Governance ... 7  IT Centralization ... 7  Unstructured Information Support ... 8  Desktop Virtualization ... 8  2012  Project List and Status ... 8  Divisional/Departmental Needs from PAVS reports ... 9  People and Processes... 13  Who we are and what we do ... 13  Strengths and Concerns ... 16  Strengths ... 16  Concerns ... 16  Procedures ... 17  Technology – The Tools We Use ... 17 

(3)

Applications ... 17  Strengths and Concerns ... 18  Infrastructure and Desktop Hardware ... 19  Hardware Supported by IT Services ... 19  Network Architecture ... 19  Classroom Technology ... 20  Strengths and Concerns ... 20  The Money –  What it costs ... 21  Report on Strategic Plan Status, Spring 2012 ... 22     

(4)

 

Overview

Information Technology Services at Seattle Central supports all aspects of IT for students, faculty  and staff.   Services include helpdesk, web accounts and web  hosting, network and infrastructure  support, software purchase, installation and maintenance,  student computer center operations,  coordination with media services to support classroom projection devices,  support of classroom  technologies including computers and software,  the faculty and staff TLC (Technology Learning  Center),  and helpdesk operations.  Seattle Central IT Services is organized in four teams: Student Computer Center operations,  Technology Learning Center, Systems Support, Forms and Database support, and Helpdesk.  The  helpdesk team assumes responsibility for student lab setups during breaks, when helpdesk demands  are minimal. 

Funding 

IT funding is through a combination of budgets.    The college’s allocation from state FTE funds ,  provides about   $2 million   annually.  A CL (computer lab) fee of $44 for enrollment in one  computer‐lab class and $70 total for enrollment in multiple computer lab classes provides about    $250,000  for student computing services.   In 2006, Seattle Central’s student body participated in a  ballot initiative, raising the UT Fee, $3 per credit, from the former maximum of $18 to a new  maximum of $54.   This fund is allocated by a student and employee committee and provides about  $425,000 directly to IT Services each year. . Grants and special project funds have increased in  recent years. 

Student Computing 

Because of limited space, Seattle Central must maximize the use of student computer labs and  classrooms.  Nearly all rooms are provided with a standard suite of software, served from network  servers, including about 120 course‐specific and general campus applications.  Instructors are free to  choose their course software, as they do their textbooks.  IT Services evaluates software requests  each quarter and installs the requested software if technology and licensing permit.  The student  computers are re‐imaged nightly in open labs, and weekly in classrooms, , so updates, unexpected  software additions, and revisions are easily managed.  Student login accounts are created and  removed nightly, as students enroll or leave the college.   

Faculty and Staff Computing 

From 2005 to the present, Seattle Central has concentrated administrative computing resources  toward purchase and implementation of a virtualized desktop system (Citrix) for employees.  This  has been very well received and has increased satisfaction while decreasing support costs.  About 30  software applications are currently provided through the Citrix system. 

(5)

Strengths  and  Concerns 

Several recent surveys and an intensive  IT planning retreat indicate some positive aspects of Seattle  Central IT services as well as some areas of concern.      Strengths   The director and computer services manger have an open door policy.  Faculty, staff and  students mention this positively.   The departmental focus is on serving students.  Student labs surveys show a high level of  satisfaction.   Infrastructure planning is future directed.   Fiber connectivity,  Gigabit  bandwidth, and  standards for new and for upgraded data closet equipment assure robust, secure and  reliable connectivity.    The Citrix system has been well received and provides off site access to files,  cost savings  and data security.   The philosophy to “set it and forget it”, automating all possible repeated functions, frees  humans for specialized work.  Concerns   Instructors should be provided more help and expertise at integrating technology into  their curricula.   Budget cuts have increased college reliance on grant funding.  The recent addition of a  college grants manager should  help with obtaining appropriate grants..   Faculty and administrators request assignment of techs to specific divisions/departments.   This was a planned direction for IT Services until four positions were cut in 2009.  This  initiative was further reduced with the elimination of 1 FTE in 2010..   Project governance, deciding which projects to undertake, is  often left to  IT Services.  A  revised system is needed so these decisions are made at a college wide level.  The  restructured IT council should be of assistance with this. 

Where We’re Going

2012  Updated IT Planning  Progress Report 

Details of  status as of spring 2012 are on page 23 of this  document.   Major Goals   Information Technology Services at Seattle Central Community College will focus on the IT goal of  our State Board:   To mobilize technology to increase student success  And on supporting our college community in its mission and core values:     Mission: Seattle Central Community College promotes educational excellence in a multicultural  urban environment. We provide opportunities for academic achievement, workplace preparation,  and service to the community. 

(6)

Core Values:  Seattle Central is committed to creating a learning environment that is accessible,  diverse, responsive, and innovative.  Core Themes: All objectives and strategies developed at Seattle Central Community College are  focused on:   Responsive Teaching and Learning   Catalyst for Opportunities & Success   Diversity in Action   Communities Engagement  Our ongoing objectives and some strategies to achieve those objectives:  Objective 1 Provide students, faculty, staff and administrative services access to and support for current  and emerging core campus technologies. Assist faculty, staff and administration with research and  implementation for specific, curriculum‐driven or needs‐based technologies ‐ creating a responsive,  innovative and accessible, outcomes‐based technology partnership.  Strategies:   Integrate and support a core technology infrastructure to facilitate an accessible teaching and  learning environment focused on student success.   Maintain a core technology infrastructure which will facilitate emerging technologies to create  an innovative and responsive learning environment.   Assist faculty and staff in the integration of current and emerging, curriculum‐driven (outcomes‐ based) or needs‐ based technology into core infrastructure.   Support faculty and staff in the development of outcomes‐based curriculum to include current  and emerging technologies  Objective 2 Design, build, maintain and enhance Seattle Central’s technology infrastructure to enable  world‐class teaching, learning, investigation, innovation and collaboration, serving as a catalyst for  opportunities and success.  Strategies:    Plan for and provide reliable network connectivity with adequate capacity in all classrooms,  laboratories and offices.   Effectively manage and evolve security as needed.   Continue the installation of standardized managed and secure wireless networks.   Collaborate with capital projects to ensure that new buildings and remodels are IT‐ready to  serve a diverse student population.  Objective #3a: Provide Students IT based student services that are accessible, easy to use innovative,  and facilitate their educational and/or career goals.  Strategies:   Survey students to assess current IT related student services, and to see what additional services  would assist them in meeting diverse degree or career goals 

(7)

 Provide responsive, current quarterly class schedule that includes requisite information related  to course content and registration restrictions.  Include current class availability and waitlist  information.   Collect current usage data for IT related Students services to establish a benchmark.   Research and review other WA State CC IT related student services for best practices that can be  implemented at SCCC.  Identify relevant items for further review.   Identify opportunities to increase diversity through IT related student services and engagement  with the community.  Objective #3b: Provide Student Service staff with IT services that are accessible, innovative and assist  them in meeting the Mission and Values and Core Themes  of the college.  Strategies:   Survey student service staff to assess effectiveness of internal IT services and IT related student  services.  Identify new IT services that may increase staff responsiveness and effectiveness.   Identify District and State IT initiatives affecting Student Service areas.  Determine areas where  SCCC IT needs to create a bridge to larger, diverse District or State initiative completion.   Establish an incumbent employee IT training schedule.  Review/establish new employee IT  training plans.   Initiate bi‐monthly IT/Student Services staff meetings to develop continuous improvement in IT  services for students and staff.  Objective 4 Establish and maintain appropriate information technology staffing levels.   Strategies:    Provide technical and specialized training for IT professionals.   Provide designated staff for divisions and departments whenever possible.   Align staffing levels with state and industry standards.   Utilize local, departmental, and fee funds to provide IT services    College, District and Statewide Initiative/Directions which will impact IT Services 1. Increased use of eLearning  tools     a. Requires support and training for students and faculty  2. Greater use of Open Source materials  a. Evaluation of materials  b. Printing support for online texts  3. Centralization of services  a. Some district consolidations are likely   b. State legislated projects through the Technology Taskforce, Enterprise Architecture  Board and others.  4. Greater reliance on grants and private funds  a. Most grants provide equipment, but no ongoing support or facilities modifications 

(8)

b. The College is submitting a Title 3  grant application.  Such grants require  institutionalization and ongoing support of grant funded projects.  c. Gates  grant has many IT related components.  5. Dependency on International Students funds  a. Special support services  6. State Board requirements for specific equipment and approaches  a. Firewalls  b. Packet Shapers  c. Email to cloud  7. Continual increases in numbers of computers and services  a. “Drug cabinet” example‐ projects may have surprising impact on IT.  b. Move of International programs  c. Wood Construction building  d. Seattle Maritime Academy project.  e. Accutrak and other database projects 

IT Effectiveness Initiatives

IT Governance 

Purpose: Implement an efficient means through which Seattle Central makes decisions regarding  the relative priority of potential investments in information technology.  Improves these Strengths and Capabilities:    Priority setting and adjustments   Business/IT integration   Business/IT relationship   Extent to which faculty and administration are fully invested in IT’s priorities  First Steps: Work with the IT Council to implement a plan for evaluating projects, similar to the  method  used in determining annual equipment priorities.  2012 Notes:  An IT Impact statement is now in use for evaluating the IT needs of proposed projects. 

IT Centralization  

Purpose: Since centralization appears likely to be a step‐by‐step migration,  IT Services must find a  way to operate in an interim state for or some time.   Improves these strengths and capabilities:   Uninterrupted service   Coordination of district and Seattle Central activities   Improved IT staff motivation, resulting from including them in the process.           2012 Notes: District wide  centralization has not happened, but some centralized projects are in  the planning phase. 

(9)

Unstructured Information Support 

Purpose: Select , deploy, and train administrative users and faculty in the use of a rich toolset for  managing different forms of unstructured information.  Improves these strengths and capabilities:   Expertise in the administration and support of Blogs, Wikis, Content Management Systems  (CMS), Document management systems and other tools appropriate for managing different  type s of  shared information.   Investigate plans under discussion for statewide e‐mail and Sharepoint services.  First steps:  Content Management System tools (CMS‐MS)  are currently  (early 2010) being added  to campus web tools, for use by faculty and staff.   Following the successful Exchange update, we  should revisit SharePoint consideration.    2012 Notes: Talks are underway with Microsoft re Office 365 which includes SharePoint.  Word  Press has been selected as the college web tool. 

Desktop Virtualization 

Purpose: Provide standard applications in an efficient and effective manner. Currently, this is  through our Citrix implementation for employees with APP‐V in design stages for students.  Future  projects for employees may include state or district implementations which are likely to use  VMWare.  Improves these strengths and capabilities   Allows updates, patches, revisions, without multiple installations.  Maximizes use of  concurrent licensing.    Citrix/VM Ware allows staff and faculty to access their “desktop”  applications from anywhere, anytime.   Removes or reduces dependence on Netware servers.  Next steps:  Encourage more users to migrate to Citrix.  Complete testing and implement App‐V for  student systems.  2012 Notes: Workload has limited time to spend on App‐V investigations.  Citrix now has over 280  users at many times.  A Dell “integrated appliance” is on order and will be tested in summer  2012.   

2012  Project List and Status 

Seattle Central IT  Projects Underway and Planned through Summer 2012 

  Type  Leader  Others  Status/notes  Cost 

“School Dude”  helpdesk and  inventory 

Program  Harriet/Maria  Tech staff  Beginning  $6000 first year. 

Paid. 

(10)

replacements  Citrix –only setups  District Active 

directory 

Network  planning 

Larry/Kevin  Districtwide techs  District project  postponed 

Listed for cabinet  consideration  Wood project  Capital/Moves  Larry  Vendors. Jeff Watts  Fiber, copper, 

Delayed till at least  fall 2012 

Funded in contract 

Keycard form  Liquid Office  Shelly  Rick H‐Harriet  On priority list of  new security  director  time  Walla Walla  advisor  applications  Programming  Pac (district)  Diane Coleman  Gates Grant staff  No ongoing  support. May  require outside  support  Paid by Gates  $3000 estimated  WiFi extensions   WiFi network.  Wiring 

Larry  Tech staff  Requires funding 

decision 

$10,000  Mac  LION OS  Desktop and 

server  installations 

Jason  Hourly  Most systems 

ready. 50 more to  install in summer. 

$150,000 

Student computer  replacements 

Installations  Maria  Hourly staff  Larry to test HW 

Summer – when  new Dells replaced 

$150,000 to  replace 755s  SMA project  Capital/Moves  Larry  Vendors. Jeff Watts  Need timeline.   Not known  Adapt ITP lab for 

ASL  

Lab setup  Larry  Need tech staff  Details unknown.   Some UT Fee  support  Juniper Router  (Main Internet  connection)  Network  Larry‐Kevin‐ Paul Piecuch  North, South,  Siegal  U of W dependent  Already paid  (district costs)  Implement  Hovercams  Installation/te sting  Rick Wong,  Blake/Ben    20 here for testing  Paid from IE funds  More Elmos  Equipment‐  setup 

Rick Wong    15 underway  Hovercams more 

cost effective   

Divisional/Departmental Needs from PAVS reports  

Divisions, departments, and units tend to plan for short term projects.  We continue to work toward  longer term planning efforts.  The items below were mentioned on the departmental “Program Analysis  and Viability Study” conducted at Seattle Central in 2009 and updated in 2011. 

Unit 

Div 

Dept or Program Tech used

Tech needed 

Status April 2012/Cost

ADMINISTRATIVE SERVICES 

Aux.Services  computers, Office POS for credit cards  Done in several locations

Internet for garage 

Done. Part of plant sciences  plan 

(11)

Bookstore  blog, LO, HP  Replace HP  Lift & shift 

 Bookstore moved to Barnes  & Noble. 

Business Office     scanners Available from ITS on request

Facilities  Excel,  Megamations  remote access to  control systems  Process  Megamations done and  working well.  No progress  on using alternate remote  access methods.        AutoCAD  Purchased and running Security  Win DSX, special  Report Exec         Using online report exec.  Awaiting more WinDSX  setups  INSTRUCTION 

BITCA  Apparel Design  office, Internet  Clickers 

Just checkout from  library 

Creative Academy  Macs, all  Additional   Added in 5148 

More wanted.  Updating to  run LION in fall 

Film&Video  Macs, special SW  More computers  Money and support  Program ending 

SVI‐Cosmetology  Wi‐Fi  Faculty can get through Siegal. Need AP for students  MIC 

Student net, LISA‐ net, office, web, 

specialized 

More computers  currently available most times 

MIC  Podiums  Only money 

Totally new print  management system.  MIC 

New printer card 

readers  Get details 

MIC  Wi‐Fi improvements  Need details so AP's can be added 

Business  Demo rooms  3212 and 4106  Done.  Others, too. 

   Business     smart board  should request on equip. budgets  BTS  ABE 

Internet, special  lab 

Computers in all 

classrooms  All GP classrooms are equipped.  

ABE  New software for GED  Need details.   $10,000? 

ESL  Angel, specialized  speakers  in progress 

WaOL Angel can be used  now 

ESL  Podiums  $2500 each 

ESL  Elmos  $2000 each 

   ESL     Tutoring computers(2)  1 was added  $1500 each 

HHS  Deaf studies  analog equip, web. New language lab  Gates funded  part 

ITP ended. Converting lab to  ASL use. 

Nursing 

Clickers, online 

(12)

Nursing  Laptops for students  SUPPORT 

iPADS now used for bedside  notes. 

Nursing  Smart board (2)  money  1 installed. 

Nursing  Elmos (2)  money  4000

Nursing  Podiums  money  5000

Nursing  Laptops  SUPPORT  5000

Nursing  Computerized charting  Try to use iPADS or tablets.  

Opticianry  office, Internet  Demo setups (3)  Money  3 roooms equipped 

SHS  office, Internet  Elmos  Money  $2000 each 

Surgical Tech  Polycom, web  Smart board  money  $1,500 

Surgical Tech  Podium  Money  $2,000 

Surgical Tech  Angel  Available  Available 

Dental Hy  Eaglesoft  dental chairs  Swithed to Dentrix.  Unknown 

Dental Hy  Updated software  Dentrix in use   Done 

Dental Hy  Want POS  Awaiting contract  $1,500 

Dental Hy  Internet 

Div office  Office  Project  SW 

MS‐Project is available 

to all   

   Div office     Updated computers  Citrix stations deployed 

Hum‐SS  Communications  Office  Designated classrooms  Space. Money  Unknown cost  Communications  demo rooms  Digital recording g  Money  Unknown cost 

Communications  Podiums  Money  $2,000 

Communications  Programmed remote  purchase  Divisions buy. Low cost 

French  Smart board  Money  $1,500 

French  Clickers  Available for checkout in library 

Japanese  demo net  Japanese  CD‐DVD 

Learning comm..  angel  All can have Angel now 

Learning comm.  web  Learning comm.  Office 

Learning comm.  Google groups 

Phil.  Demo rooms 

Social Sciences  Office,  Internet  demo room speakers  Underway 

   Social Sciences     35 computers per lab  Space, Power, network, computers, furniture  IEP  HP  applications,  Better SMS  Lift& shift 

Net during orientation  Impact on student net  setup  Options worked out Auto. Keycards  Process change?    Wi‐Fi in SA  Done   

(13)

Workflow/forms  District project   

projectors, Elmos  SA 305 done   $4000 per additional room Online credit  process  financial appl District?  Shared docss  No SharePoint now.  Try  Google docs  Working with public  folders           overseas comm..  Need info 

IT S  All  Battery backups  Money 

Expensive

$100,000  All  Electrical power  Facilities work 

All  SharePoint or similar  Money‐district project  All  Admin net switch  Money 

      All  Test network  Money/space 

Prof‐Tc  Wood  Macs, Vectorworks Computers in shop  No details  Reeval afer construction     Worker retraining  Elmos, office  Student tracking system Need details  

SAM  Biology 

office, WaMap. 

Web  Projectors were low bid Many projectors were replaced  Biology  Special SW  Fix  nutrition SW  Fixed 

Chemistry  Office, web, Elmos Laptops for lab  24 stations running  Earth Sciences  office, WaMap.   Laptops  Laptop lab added spring 09 

   Math  Elmos, WaMap, smart board    

SCA  SCA admin  Alumni tracking 

SCA  Kitchens  office, Internet  Kitchen comp   Funded 

SMA     Office  Simulators  With new building 

STUDENT SERVICES 

Counseling  Custom dbase  Await ERP 

Counseling  Video phone  Done 

Enrollment  Admissions 

Enrollment  Registration  Lobby comp.s, Live Chat Investigate  Enrollment  Running Start 

Enrollment  Better SMS system  Lift & shift 

Outreach  Portable projector  Done 

Outreach  Improved website  Web moved to PIO 

Student life  Child care  Computer for preschool Provided info for grant 

Student life  Disability   Video phones done 

Student life  recreation  data collection prog.  In progress  Student Life  Tutoring  Office, Accutrak  computer   Done 

(14)

Student Life  HP data to tracking   Programming 

Student Life  Online forms  LO available. Need details 

Student Life  Bank deposit  aid funds  Commercial service 

Student Re  Advising  List serves  Current technology is subscription blogs  Student Res.  Advising  Web Calendar  Options are available 

Student Res.  Advising  Updated SMS  Lift & shift 

Student Res.  Advising  Pop ups on student net  Investigating screen saver options  Student Res.  Career Serv  Website  All Adequate! 

Student Res  Coll. Success  web page help  Can work with TLC  Student Res  Coll.  Success  Database design  Custom‐ funds‐ Expensive  Student Res  Coll.  Success  Camera‐camcorder  funds 

Student Res  Coll.  Transfer  Subscription list serve  try Blog or similar app  Student Res  Fin. Aid  3 printers  needs Network, funds  Student Res  Fin. Aid  updated computers  Computers replaced 

Student Res  Fin. Aid  Electronic signatures  Technology  exists. Need details  Student Res  Fin. Aid  FAM  SW improvement  State project 

People and Processes

Who we are and what we do 

 

(15)

  IT Services at Seattle Center is composed of four teams: Student Computer Center Support,  Technology Learning Center, Systems Support, Web Design and Development and Service Desk.   During breaks, when service desk needs are minimal, the helpdesk team works on student lab  setups for the following quarter.   Our IT staff members have received a number of awards.   Director, Harriet Wasserman was named by Computerworld  in their “Top 100” IT directors for 2005.    Maria Ales, Helpdesk manager, and Joseph Wong, TLC, have each been named Classified Employee  of the year at Seattle Central.  Surveys show a high level of user  satisfaction with IT Services staff.

(16)
(17)

 

Strengths and Concerns 

Strengths  1. Lab surveys indicate students  are happy with the politeness, help, and knowledge shown by lab  staff  2. Several IT staff obtained national and local recognition  3. Decision making tends to be consultative and delegated.  4. Part time office  staff have been cross trained to cover helpdesk.  5. Staff technical skills are strong.  6. Student fees provide adequate support for student labs.  7. Within each IT team, trust is high.  8. Helpdesk tickets are tracked using a custom application, and statistics reported.  Concerns  1. Leaders need to delegate more.  2. Employees can get into a rut – overwhelming load of routine work makes implanting new and  challenging projects difficult.  3. Communication needs improvement, particularly between leaders/tech staff and staff in the  student labs and the TLC.  4. There is very little funding, and limited time,  for staff training.  5. State compensation systems don’t reward employees for initiative or good work.    Service delivery is provided by all IT Services Teams  Student Computer Center staff  members supervise and operate  a 175 station open lab  and nine multi‐ computer classrooms, assisting faculty and students in the use of equipment as well as troubleshooting,  fixing minor problems and communicating infrastructure problems to the Systems Crew.   Technology Learning Center staff operate a drop‐in facility where faculty and staff can obtain immediate  help or arrange longer term help with projects such as individual or special program websites.  The TLC  includes a 13 station training center for scheduled training as well as informal group sessions.  TLC staff  also take “user support” tickets through the service desk and go to employees’  desktops to assist with  the use of our systems.  The Systems Crew is responsible for desktop  hardware and software support for Macs and PCs,  connectivity issues, installation of all hardware and software for faculty and staff.  The Service Desk staff  provides “eyes and ears” throughout the college. They do not operate as a  traditional “Tier 1” helpdesk.  They attempt to solve problems by phone, but will also make a quick trip  to a lab, classroom, or office to fix urgent problems.  If they cannot resolve a problem in about 10 

(18)

  minutes, it is referred to technical or user support staff.  A detailed analysis of 2010‐11  helpdesk tickets  is provided in the appendix.  In spring 2012 a new Student Helpdesk was established using S&A funds in coordination with Student  Leadership.  The student helpdesk is staffed by student hourly employees under the direction of the  Helpdesk Manager.   

Procedures

Seattle Central IT Services does not use forma “Service Level Agreements”.  We do not have  adequate  resources to guarantee specific response times.  We do have a “Service Level Descriptions” document,  provided in the appendix. Each request is analyzed for its severity, scope, importance and age.  Helpdesk  staff and the Director prioritize appropriately.  For emergency requests (impacting a large number of  people severely, or interfering with instruction) technical staff are phoned immediately.     Systems Crew members follow a defined checklist when they install systems.    TLC staff submit tickets to the helpdesk when they provide more than “drop in” assistance.  Computer  Center staff also submit tickets for service,   but not for the user support provided in the labs.  According to our state security document, formalized by the state auditor, only IT Staff members have  admin rights on college owned desktop systems.  Faculty members are given admin status if they sign a  request agreeing to follow security procedures.  The software installation policy and faculty admin  request form are included in the appendix.  IT Security procedures are clearly defined in the district Security Audit document.  This document is not  public, but the contents list  is included in the appendix.  

Technology – The Tools We Use

Applications  

Our standard “kit” for employees consists of  E‐mail on Exchange system (provided through District),  additional Central e‐mail through Google which provides  tools for collaboration with students and other  employees, keycard, desktop computer running Citrix with about 30 applications, connection to  printer(s), web page if desired, WiFi account, library reference login. Faculty also have login to student  network systems.   Students  and employees have “EdNet” logins which allow access to  WiFi, Google mail  @SeattleCentral.edu,  and computer logins for demo rooms, open labs, logins to the library, computer  labs, demo classrooms,   student web page space, O: drive storage on the student network. . 

(19)

  The main student network supports over 120 individual instructional applications on over 1000   computers.  The Science and Math network includes about 100 of these apps.  More specialized  software groups are provided in Basic Studies,  the physics lab and on the Macintosh systems.  E‐mail, imaging software (Hershey), archiving systems (currently File Niche), and HP‐UX  enterprise  software s systems are provided and supported through Seattle Community College District (Siegal  Center).  Forms management/workflow (Liquid Office) has been in use at Seattle Central for several  years . In 2010 the Liquid Office sever software was  transferred to Siegal Center for district wide use.  Software purchase, installation, inventory and support  at Seattle Central are the responsibility of IT  Services and are documented in the  Software Installation Procedure document, in  the  Appendix   The current list of Supported Applications, for students faculty and staff,  is  also included in the  appendix.  

Strengths and Concerns 

Strengths  1. Liquid Office forms management/Workflow tool has been a huge success at Central.  2. The college website is database based, is representative of the college culture and branding, and  provides data and services needed by the college community. The webmaster no longer reports  to IT Services, but now reports directly to the V.P. for Admin Services. IT Services continues to  manage web servers, accounts, and access.  3. Citrix allows easy and quick updates as well as off campus 24 hour access to employee virtual  desktops.  4. Citrix, combined with a licensing server, allows deployment of expensive software such as the  Adobe Creative Suite for all employees and to expensive instructional software such as  Mathematica and Chemdraw for faculty.  5. Student labs and demo rooms all have access to all instructional applications (currently about  120 packages)  Concerns  1. There is  inadequate time and staff to research improvements and new applications  2. Progress on App‐V has been limited because of staff workload. .  3. Budget cuts (5 positions lost in recent years) impact ability to do research.  4. A replacement imaging system must be found with the impending end of support for our Ghost  system. 

(20)

 

Infrastructure and Desktop Hardware  

Hardware Supported by IT Services 

Backbone switches:  3  Edge switches:  72 faculty‐staff , 50 student  Laptops:  50 faculty‐staff, 66  student  Printers:  150 faculty‐staff, 64 student  Apple Macintosh computers:  40 faculty‐staff, 310 student  Windows PCS :  830 faculty‐staff 1061 student   Firewall appliances:  3   Cisco/Juniper routers:  1  Servers:  26  faculty‐staff , 18 student  WiFi Access Points:  32  WiFi Controllers:  2 main, 4 slave 

Network Architecture 

Internet connections for all networks are through Cisco GSR to Pacific NW Gigapop at 1G. Conversion to  new Juniper routers is planned for 2012.  Failover fiber links through North and South campuses.  Physically separate student and admin networks, each using a collapsed backbone design.  Adminnet:  Core: Cisco backbone switch.      Cisco edge switches linked to core with 1G or 100M fiber.      Workstations connected at 100M or 1G.  Ednet:    Core: Juniper backbone switches.      Cisco edge switches linked to core with 1G fiber.      Workstations connected at 1G.  WiFi:    Aruba controller and APs.      APs link to Aruba edge switches or vlans over ednet. 

(21)

  Currently serves Broadway Edison, Science and Math, Student Leadership and South  Annex buildings  Transit network for District Office and SVI at 1G.  Off‐site feeds for ednet and adminnet to Wood, Seattle Maritime Academy, Fine Arts, BPH, and Siegal  Center Video classroom using vlans over 1G fiber.  

Classroom Technology 

IT Services maintains and supports 88 demonstration classrooms,  equipped with computers, data  projectors and the full suite of student applications.  About 35 of these have Elmo presentation devices.  Two open  labs, open to all Seattle Central students  are located in  3148 (Computer Center – 175  stations) and 2101 (library – 40 stations).   These labs are open during  college public hours.  Thirty‐nine special purpose labs and classrooms are located throughout the campus and at Wood  Construction.   The  appendix includes a  detailed list, with station counts and installed software.    

 Strengths and Concerns 

Strengths  1. Connection through the Pacific NW Gigapop, with fiber between our locations,  provides  adequate bandwidth and reliable service.  We were fortunate to be able to re‐negotiate the  Gigapop agreement in 2011.  2. Standards are in place for desktop and infrastructure equipment and software.  3. Citrix is backed up nightly with a daily restore to a hot fail‐over server.  4. Citrix instructions are available online and in Wiki.  5. There is enough spare capacity to pilot Citrix changes on one server.  6. Admin databases backed up nightly (incremental) and weekly (full).  7. Student servers backed up within the server group.  8. UNIX procedures are documented in Wiki  9. The environment is highly stable.   10. Student systems are imaged nightly (open labs) , so faculty requests for updates can be  implemented quickly, and patches can be deployed system wide overnight.  Concerns  1. Other than Citrix, there are no test environments.  2. Instructors would like more Elmo or similar visual presentation equipment. Hovercams may be a  cost effective alternate.  3. Netware servers on the student net require specialized support.   

(22)

   

The Money –  What it costs 

IT Services at Seattle Central is funded by  our divisional state budget, by other divisions’ contributions,  and by student “CL” (Computer Lab) and “UT” (Universal Technology) fees.      The chart below  shows 2010‐11  revenue and expenses.  Budget cuts for 2009‐10 reduced the IT  Services  state budget by 12% and cuts in 2011‐12 removed an additional 6% 

(23)

 

Report on Strategic Plan Status, Spring 2012

Major Goals   Information Technology Services at Seattle Central Community College will focus on the IT goal of our State Board:   To mobilize technology  to increase student success and on supporting our college community in its mission and core values:     Mission: Seattle Central Community College promotes educational excellence in a multicultural urban environment. We provide opportunities  for academic achievement, workplace preparation, and service to the community.  Core Values:  Seattle Central is committed to creating a learning environment that is accessible, diverse, responsive, and innovative.  Core Themes: All objectives and strategies developed at Seattle Central Community College are focused on:   Responsive Teaching and Learning   Catalyst for Opportunities & Success   Diversity in Action   Communities Engagement  Objective 1 Provide students, faculty, staff and administrative services access to and support for current and emerging core campus  technologies. Assist faculty, staff and administration with research and implementation for specific, curriculum‐driven or needs‐based  technologies ‐ creating a responsive, innovative and accessible, outcomes‐based technology partnership. 

Strategy   Measure  Status    Notes 

  1.1  Integrate  and  support  a  core  technology  infrastructure  to  facilitate  an  accessible  teaching  and  learning  environment  focused  on  student  success.   Types of computing equipment  available for students and  employees    Equipment and  infrastructure are  described in the “Plan  and Status Report”  document      Counts of Elmos, video projectors  and related equipment. 

Demo  room  list  is  in  the  Status  Report  document.   12  rooms  were  upgraded 

Most 2011‐12 college  wide instructional  equipment  money was 

(24)

 

  in  winter  break  with  an 

additional  six  scheduled  for March 2012  dedicated to this project    Surveys of students, faculty and staff  using different amounts of  technology in their studies and jobs.  Student survey on file.  Spring employee survey  includes appropriate  questions  “Instructional Computing  Committee”. No updates  this year.    1.2 Maintain a core technology  infrastructure which will facilitate  emerging technologies to create an  innovative and responsive learning  environment.  Survey of faculty and staff on  success of implementation, usage,  training and satisfaction.  20120‐11 survey is on file.  2011‐12  survey  planned  for April.  2012‐year end funds are  providing  some new  Juniper equipment,  allowing use  of new  technologies.  1.3: Assist faculty and staff in the  integration of current and emerging,  curriculum‐driven (outcomes‐based) or  needs‐ based technology into core  infrastructure.  Research cost of most requested  training for faculty and staff and  work with business office to  determine feasibility of training cost. 

New  strategy  added  in  2011‐12  year.  iPad  group  established.     1.4: Support faculty and staff in the  development of outcomes‐based  curriculum to include current and  emerging technologies.  Dedicate forums at Campus  Engagement Day and other events  (such as brown‐bag gatherings, etc.)   in which industry experts or current  faculty can present emerging  technologies – task forces can then  be formed to develop feasibility  studies toward the incorporation of  new technologies dedicated toward  maintaining campus currency and  student success.     

(25)

 

Objective 2 Design, build, maintain and enhance Seattle Central’s technology infrastructure to enable world‐class teaching, learning,  investigation, innovation and collaboration, serving as a catalyst for opportunities and success. 

Strategy  Measures  Status   Notes 

2.1 Plan for and provide reliable network  connectivity with adequate capacity in all  classrooms, laboratories and offices.  Network uptime records  Relevant helpdesk tickets related  to connectivity/number and time  to fix problems  Responses to related question on  IT user satisfaction survey  Bandwidth use  less than   10% of our capacity.  Over  99% uptime on both admin  and student net. Helpdesk  report  and survey detail  in  the “Status Report”  document  Juniper installation scheduled   for spring 2012 

Strategy  Measures  Status  Notes 

 2.2   Effectively manage and evolve  security as needed.  State Auditor’s notes on our  security documents    We were certified as  meeting the state standards  for 2010‐11. Next review is  in August 2012.  New standards for an August 2012.    Reports of security training   Need to schedule security  training  opportunities  for  IT Staff and for college  faculty, staff and students   One of our techs  participated in  a security  course through a training  vendor in 2012.    New state documents require   security training..   2.3 Continue the installation of  standardized managed and secure wireless  networks.  Counts and location of installed  Wi‐Fi access points.    User reports of wireless coverage  36 APs deployed, covering  about 75% of our college.   BE:  98%, SAM:  100%, SL:   100% Fine Arts 75%. BPH  BPH, FA  need more.  .   Some non instructional areas 

(26)

  issues    Board room only. None of  MAC, BPH, Greenhouse or  NP.  Three specific areas of low  coverage in BE are  undergoing review as of  spring 2012  still not served.   No plans for Wireless N.  2.4 Collaborate with capital projects to  ensure that new buildings and remodels are  IT‐ready to serve a diverse student  population.  Help desk tickets for post  build/remodel installations    First floor west is finished  and in use. Wood is  underway.  Wood Construction lists are finalized.    Objective #3a: Provide Students IT based student services that are accessible, easy to use innovative, and facilitate their educational and/or  career goals. 

Strategy  Measures  Status  4/2012  Notes 

3.1a: Survey students to assess current IT  related student services, and to see what  additional services would assist them in  meeting diverse degree or career goals  Track responses  Have not done a survey.  Need to plan  for that.  New objectives and strategies 

3.2a:  Provide  responsive,  current  quarterly  class  schedule  that  includes  requisite  information  related  to  course  content  and  registration  restrictions.    Include  current  class availability and waitlist information.  Survey and student  reports should indicate  satisfaction.   Central is now utilizing the district  online schedule.   

3.3a:    Collect  current  usage  data  for  IT  related  Students  services  to  establish  a 

Provide  regular  analytics  report  for 

Planning in progress in Student  Services areas. 

(27)

 

benchmark.  research  and 

development  purposes.  3.4a:  Research and review other WA State  CC IT related student services for best  practices that can be implemented at SCCC.   Identify relevant items for further review.    Reports of  investigations and  implementations. 

Degree  Boost  implementation  under  way by District.  “Advisor Data Portal”  implemented  during  winter  2012  for  our use.    3.5a: Identify opportunities to increase  diversity through IT related student  services and engagement with the  community.    Report to be made  listing and  evaluating  opportunities.  Not yet started 4/2012    Objective #3b: Provide Student Service staff with IT services that are accessible, innovative and assist them in meeting the Mission and Values  and Core Themes  of the college. 

Strategy  Measures  Status  4/2012  Notes 

3.1b: Survey student service staff to assess  effectiveness of internal IT services and IT  related student services.  Identify new IT  services that may increase staff  responsiveness and effectiveness.  Track responses  Have not done a survey.  Need to plan  for that.  Survey designed for college wide  use.    Need  to  create  a    special  survey  for  the  student  services  areas. 

3.2b: Identify District and State IT initiatives  affecting Student Service areas.  Determine  areas  where  SCCC  IT  needs  to  create  a  bridge  to  larger,  diverse  District  or  State  initiative completion.  Progress chart   showing progress and  status of relevant  initiatives.  Discussions started with district t IT  and Central’s student services areas.   

(28)

  3.3b:    Establish  an  incumbent  employee  IT 

training  schedule.    Review/establish  new  employee IT training plans. 

Track  attendance  at  trainings and follow up  on  successful  implementation  and  usage  in  individual  departments. 

2010‐11 training report included in the  appendices for the accreditation  report.  

Upcoming  survey  includes  some  specific  questions  re  training  needs.  3.4b:  Initiate bi‐monthly IT/Student  Services staff meetings to develop  continuous improvement in IT services for  students and staff.  a. Track action items  from meetings for  successful  implementation.  Sent request to Student Services VP to  arrange  IT  participation.    Confirmed  dates  and  director  or  designee  will  attend at least bi‐monthly 

 

Objective 4 Establish and maintain appropriate information technology staffing levels.  

Strategy  Measures  Status  4/2012  Notes 

4.1 Provide technical and specialized  training for IT professionals.  Certifications obtained  by ITS staff.   Classes attended by ITS  staff    Five staff members attended high  level Windows 7 training.  They  have requested more  SVI lead tech obtained Network+  certification.    Two staff members enrolled in  winter quarter SCCC classes.  MS training is very expensive.  We  are encouraging enrollment in SCCC  and other state institution classes.    4.2 Provide designated staff for divisions  and departments whenever possible.    List staff assignments to  various  divisions/departments.  Macs: Jason Simmons  Basic Studies Bill Young, Marie  Hammer  IEP: Bill Young, Van Tran  Budget cuts have stopped progress  on this initiative. Local and division  funds are supporting Basic Studies  and IEP dedicated staff members.   4.3 Align staffing levels with state and  industry standards.  Comparisons with  reports such as the  Students per IT staff:  208 here  where median is 190  Comparison group is a set of 20  community colleges about our size, 

(29)

  EDUCAUSE “Core Data  Report”  Computers per IT worker 17 out  of 20. (205 here  vs. average of  115)  Campus computers per student:  .47 vs. average of .40  IT funding per headcount.  10 of  20 (at the average).   from EDUCAUSE.  We have more  computers per IT worker and about  average funding per student.    Ratios of staff to  computers, servers, and  other equipment  See above for EDUCAUSE info.  PTI consultant report shows  Central with 25 servers/server  support staff person.  They  recommend each server tech can  support 30 servers.  New IT Commission metric  mentions 1 tech staff per 300  student lab stations and 1 per  100 admin stations.  We have 1 per 300 student  stations but only 1 per 160  admin.  Other SCCD schools have even less  staff.  We are below standards, but  above North and South in staff  ratios.  Our sever/support staff ratio is  lower because we run fewer, more  complex servers. (purposely).  4,4 Utilize local, departmental, and fee  funds to provide IT services   Budget report showing  breakdown of funds  Student fees pay over 50% of  student computing costs.  Special BTS and IEP funds pay  techs dedicated to those areas.  SVI  will vote on a student fee in  May 2012.  2012‐13 UT fees are in  allocation process as of 4/012     

References

Related documents

 Bogazici University Center for Economics and Econometrics Conference on the Transformation of the Turkish Economy, 20 December, 2010 Bogazici University

This section presents and compares the unconditional Favre averaged mixture fraction, chemical species, and temperatures results including differential diffusion effects to

In the present study covering the period January 2010 to December 2014, there were 507 cases of suspected bacterial meningitis in the hospital, and the number of cases enrolled per

One way to engage and ensure that patient flow incorporates the clinical view is to include clinicians in mapping sessions and this is easily adapted by the use of

Future research should tease apart the critical components and optimal levels of repeated viewings, ASL models, teacher mediation, and narrative retell opportunities on

on the website (i.e., site credibility, overall confidence in purchase) and, in turn how their responses to the overall information affect attitude toward the retailer and

serology, chemistry, toxicology) documents, fingerprints, ballistics, photography and physics, Voice identifications, Tape authentication & Computer frauds pertaining

Interesante respec- to de esto es la Sentencia del Tribunal Constitucional Español 152/1988, la cual, en su Fundamento Jurídico 2, señala que el derecho a la vivienda recogido en el