ISO 9001:2015- POGLED PRIMENE
ISO 9001:2015 – IMPLEMENTATIONS VIEW
Vladimir Simić, MCQI, IRCA LA, Euroquality Group
UVOD
Ne bez razloga cela svetska javnost poslednjih meseci koristi opis pripreme novog ISO 9001 kao "najveći događaj od izdavanja ISO 9001". Ovo se ne odnosi samo na najavu nove verzije standarda već se ovaj opis može nadovezati na značajne izmene koje uključuju i polaze od "ISO/IEC Directives, Part 1 — Consolidated ISO Supplement — Procedures specific to ISO", i Aneks SL koji je nasledio ISO Guide 83 i prethodni ISO Guide 72. Ovaj osnovni dokument uvodi u ISO praksu izdavanja Dodataka ( Suppliment) i Aneksa (Annex) od kojih su svakako za praksu najiteresantniji SL za menadžment sisteme, na bazi koga je već izvršena izmena i izrada noviH standarda usvojenih u 2012 i 2013 kao ISO 22301 i ISO 27001:2013.
Odmah nakon objavljivanja CD nacrta ovog standarda pregled na prvi pogled je svakako nešto što su mnogi eksperti širom sveta uradili. I ako je rano jer je još dugačak put do usvojenog standarda – što je planiranio za drugu polovinu 2015 godine, potrebno je obratiti dobro pažnju i na ove predloge izmena jer su uslovi u kojima se one obavljaju veoma značajne. Tu bi trebalo podsetiti na neke značajne činjenice
1. Usvajanje novih obavezjućih pravila ISO o izradi, sadržaju menadžment standarda 2. Usvojenim koncepcijama neophodne harmonizacije svih menadžment standarda
3. Značajan pad tržišnih interesa za sertifikacije i primenu menadžment standarda u odnosu na očekivanja i planove.
4. Probleme u probijanju vremena tranzicije u proteklim tranzicijama i probleme u harmonizaciji i transferu na nove verzije standarda.
Očekuju nas veoma interesatne dve godine – u pripremama na doterivanju standarda uzimajući u obzir sve primedbe mnogobrojnih rasprava u samim organima ISO širom sveta, u stručnim udruženjima i forumima, u sertifikacionm telima, u ekspertskim strukturama, trening organizacijama itd. Tranzicioni period za korisnike ISO 9001:2008 za prelazak na ISO 9001:2015 pretpostavlja se da će biti tri godine a konačna odluka još uvek nije doneta i biće predmet dogovaranja ISO/-CASACO i IAF.Da li čekati na usvajanje ili već započeti sa pripremama ipak ne bi trebalo da bude dilema, zar ne?
Ipak se lako prepoznaju neke osnovne dileme
1. Da li započeti sa primenom novih zahteva već sada?
2. Da li čekati 2015 godinu i 3 godine tranzicije koje predlažu ISO/IAF organi? 3. Da li uopšte nešto menjati?
NAJZNAČAJNIJE IZMENE
Ne ulazeći u detalje izmena celog teksta nacrta Komiteta TC 176 CD verzije ISO 9001:2015, prikazaće se osnovne i najznačajnije izmene (konačan tekst izmena biće poznat tek krajem sledeće nedelje kada TC 176 organi budu imali ukupan izveštaj glasanja i predloga i izmena svih članica ISO-što će se obaviti na sednici u Portugaliji).
1. Isključenja-Vodi se veoma značajna i interesantna diskusija o potrebi izbacivanja zahteva o isključenjima iz QMS-a u organizacijama koje primenjuju ISO 9001
2. Definicija proizvoda-Imajući u vidu značaj i specifičnosti uslužnih delatnosti i usluga uopšte pripremljen je predlog da se generički termin „proizvod“ zameni sa dva generička termina robe i usluge (Goods and services)
3. Poboljšanja-Imajući u vidu probleme ostvarivanja, monitoringa i merenja unapređenja u smislu kontinuiteta, takođe, se razmišlja i o promeni izbacivanja termina kontiunalno iz zahteva za kontinualnim poboljšanjem
4. Nacrt standarda u potpunosti zadovoljava sve zahteve aneksa SL u pogledu strukture i izgleda samog standarda
5. Prilagođavanje standarda uslužnim organizacijama-Podrazumeva ne samo izmenu termina već i generičko prikazivanje svih zahteva standarda uslužnim delatnostima što se na primer, lako prepoznaje u tačkama 7.1.4-Oprema za merenje i monitoring ili u tačci 8.5-Razvoj roba i usluga
6. Reagujući na zahteve aneksa SL uvode se dve nove tačke koje su povezane sa kontekstom (objašnjenjem, pojašnjenjem) koje primenjuje standard u tačkama 4.1-Razumevanje organizacije i konteksta i tačke 4.2-Razumevanje potreba i očekivanja zainteresovanih strana. Oba ova zahteva zahtevaju prepoznavanje stvari, pitanja, tema i zahteva koji mogu imati uticaja na planiranje sistema menadžmenta kvaliteta i mogu se koristiti kao ulazni elementi za razvoj sistema
7. Procesni pristup-I ako je poslednja verzija ISO 9001:2008 učinila mnogo na promociji procesnog pristupa u razvoju, primeni i unapređenju efektivnosti sistema menadžmenta kvalitetom, predlagači izmena žele da ovo još više pojasne,i pooštre te uvode eksplicitne zahteve specificirane u tačci 4.4.2-Procesni pristup-koja detaljno opisuje najbitnije elemente primene ovoga pristupa
8. Rizik i preventivne mere-Možda deluje iznenađujuće da aneks SL ne specificira posebne zahteve za preventivnim merama ali za sve one koji su u praksi imali probleme prepoznavanja ovih mera, sasvim je logično objašnjenje predlagača standarda da je to posledica toga što ceo sistem, sam za sebe, deluje preventivno. Kada se tu dodaju činjenice da organizacija u tačkama 4.1 i 6.1- Akcije koje se odnose na rizike i mogućnosti-definišu sva eksterna i interna pitanja koja mogu da utiču na sistem, sasvim je prihvatljivo da ceo sistem pokriva preventivne mere i pruža veoma proširenu sliku o rizicima i mogućnostima jedne organizacije u sistemu menadžmenta
9. Dokumentovane informacije-Nacrt standarda u potpunosti prihvata opredeljenja aneksa SL i gde god je to potrebno i ogovarajuće zamenjuje termine „dokument i zapis“ sa terminom- dokumentovana informacija koju i opisuje u tačci 3.1.1 standarda
10. Kontrola obezbeđenja eksternih roba i usluga-Koja u okviru tačke 8.6 obrađuje zahteve za sve forme eksternog obezbeđenja roba i usluga bez obzira da li se radi o dobavljačima, kroz aranžmane sa članicama kompanija i velikim poslovnim sistemima, kroz autsorse procese ili funkcije u organizaciji. Ovde je posebno značajno što se uvodi obaveznost ocenjivanja rizika svih vrsta tipova i obima kontrola koje se primenjuju.
11. Principi menadžmenta kvaliteta-Aneks A novog nacrta standarda specificira principe menadžmenta kvaliteta kojih sada ima 7 umesto ranijih 8 što je ostvareno isključenjem principa „sistemski pristup“.
LAKO SE PREPOZNAJE – ASPEKT PRIMENE
Sa aspekta primene verovatno su opravdane brige i zabrinutost koje se uočavaju u svim diskusijama eksperata širom sveta:
1. Da li izmene ustvari pooštravaju ili olakšavaju ispunjenje zahteva ?
2. Da li su izmene približavanje ili udaljavanje od realnih-praktičnih-životnih-svakodnevnih menadžment sistema i praksi poslovnih sistema ?
3. Da li se izmenama i harmonizacijom svih menadžment sistema ustvari ostvaruju uslovi za integracije u primenama i sertifikacijama ?
NEKA PITANJA OD INTERESA ZA PRIMENU
1. Sam sadržaj novog ISO 9001:2015 kako se sada vidi u potpunosti je usaglašen sa predlogom koji daje aneks SL i izgleda:
Uvod 1. Obim i predmet 2. Normativne reference 3. Termini i definicije 4. Kontekst organizacije 5. Liderstvo 6. Planiranje 7. Podrška 8. Operacije 9. Ocenjivanje performansi 10. Unapređenje
Sama izmena sadržaja govori o ozbiljnosti izmena i potrebnih akcija u primeni od onih formalnih u terminologiji do suštinskih u ispunjenju svih zahteva, novih i izmenjenih, i izmenjenih postojećih zahteva.
2. Da li će izmene olakšati ili ne sertifikaciju sistema i da li su izvršene pod pritiskom sertifikacionog lobija u cilju proširenja poslovanja ovih tela – ova dilema mislim da ne postoji jer ideja samog ISO nije bila da je sertifikacija jedini način dokazivanja uspešnosti primene i ispunjenja zahteva standarda – Moto „ Primenjujemo standarda je mnogo snažniji nego –Da li ste sertifikovani“
3. Novi ISO 9001 svojim ozbiljnim ulaskom u rizike i kontunuitet poslovanja, i produbljavanjem primene procesnog pristupa i forsiranju dokazivanja ostvarivanja rezultata za sve planirano, zajedno sa sadašnjim ili izmenjenim ISO 9004, svakako predstavlja produbljivanje veze sa koncepcijama održivog razvoja i lakše se povezuje sa EMS i OHSAS, pa i ISO 26000 standardima u ostvarenju uslova održivosti. I dalje je u toku diskusija da li da se vrate u upotrebu standardi tipa „uputstva za primenu“, za usluge na primer ( stari 9004-2) i da se pripremi novi ISO 9002 kao pandam drugim primerima standarda sa ovim brojem koji označavaju uputstva za primenu.
4. Fokus na rezultatima – na mnogo mesta i u većini zahteva (novih i zamenjenih) pažnja se poklanja „ostvarivanju i dokazivanju ostvarivanja rezultata“ i to predstavlja osnovu novoga
menadžment sistema kvaliteta.Da li je to ostvarljivo u praksi? Da damo odgovor kroz pitanje – ako toga nema postavlja se pitanje uopšte da li sistem postoji – jednostavan zaključak je ne? 5. Procesni pristup da ili ne? – svakako da, jer se njegova obavezujuća primena širi uz
identifikaciju tri osnovna koncepta –
a. identifikacija procesa potrebnih za ostvarivanje rezultata, b. monitoring rizika u tome i
c. upravljanje procesima
6. Da li je integracija menadžmemt sistema sada bliža ili dalja? – Komitet TC 176 je još pre pet godina zaključio da je transformacija neophodna. „Single management system“ je i dalje cilj ali će novi ISO 9001 svakako olakšati onima koji to žele. I to svakako ne samo što će oko 30% teksta biti istovetan kod svih novih standarda – do sada su već usvojeni ISO 22301 i ISO 27001 po ovom novom konceptu (Aneks SL).
7. Prevetivna uloga i akcije – Preventivne mere neće više izazivati konfuziju u praksi primene jer je celom sistemu data ta uloga a direktna povezanost sa ocenjivanjima rizika u okviru menadžment sistema dalje pooštrava ovaj koncept preventivnog delovanja sistema.
8. Zainteresovane strane – One dobijaju znatno izraženiju ulogu i konkretne zahteve za regulisanja odnosa sa njima gde svakako utvrđivanje njihvoih potreba i očekivanja imaju veoma značajnu ulogu, te će ova nova tačka i zahtev biti veoma značajna za konfiguraciju samog sistema, i to ne samo u okviru utvrđivanja konteksta organizacije koja primenjuje novi standard kao i novog zahteva - o potrebama i očekivanja zainteresovanih strana već i u okviru ostalih zahteva gde se prepoznavanje uloga zainteresovanih strana mora izvršiti.
9. Rizik – Novi ISO 9001 ne preferira i ne zahteva, automatsku primenu ISO 31000 standarda za risk menadžment već „ na mala vrata“ uvodi potrebu prepoznavanja značaja ovog elementa sistema i podrazumeva uključenje „razmišljanje o rizicima“ u sve druge delove sistema. Rizik je u osnovi svakog menadžment sistema.
10. Kontrola outsourse procesa – ovde su učinjeni značajni koraci u definicijama šta sve to podrazumeva, te će praksa primene i kontrole biti olakšana ali i proširena i na sve oblike uklkučujući i interne odnose u velikim i složenim organizacijama (i van obima i predmeta proveravanja).
11. Isključenja – korist ili ne – U trenutku pisanja referata nije bila poznata konačna odluka o tome da li će se ovaj zahtev isključiti ili definisati u nešto preciznijem obliku, u okviru nove tačke za definisanje predmeta i obima sistema – jasno razdvajajući predmet i obim sistema i sertifikacije. Kakva god odluka bude bila, ovo će zahtevati značajne napore pojedinih sistema na definisanju predmeta i obika u svetlu ovih preporuka i sprečavanja isključenja nekih zahteva (7.1.4 i 8 novog nacrta standarda) čak i u svetlu odluka da neko drugi to radi za njih, van organizacije. Ako ne bude isključenja, uopšte, da li je to znak da će se razvoj, kontrola „outourse“ procesa, validacija procesa, razna merenja, kalibracija vratiti u sisteme jer su to bile najčešće tačke oko kojih se vodila rasprava kod isključenja zahteva iz sistema.
12. Obim dokumentacije- Uvek interesantna priča i zahtev tumačen na mnogo načina. Biće pravi izazov jer „dokumentovana informacija“ može i jeste sve i svašta. Ali i ovde ne treba nagliti. Zahtevi za dokumentovanjem ostvarivanja rezultata svega i svačega u okviru novog standarda pored procenjenih rizika, biće svakako glavna mera potreba i obika same dokumentacije.
NA KRAJU
Da li da se čeka ili ne? Interesantna je diskusija koja se vodi i povodom ovog pitanja na Linkedin forumu IRCA sheme. Najveći deo odgovora iz prakse kaže - ne. Ali dokle? U Aprilu 2014 bi trebalo imati mnogo više informacija jer će ISO TC komitet spremiti do tada, narednu verziju za javnu raspravu.
Verovatno ćete se složiti da je jedna jednostavna analiza putem check liste upoređenja nove i stare verzije zahteva biti veoma korisna i olakšati prikupljanje podataka o pitanjima koja mogu da budu sporna i da zahtevaju izmene u okviru sistema.
2008 2015
0. Uvod = 0. Uvod
1. Obim = 1. Obim
2. Normativne reference = 2. Normativne reference 3. Termini i definicije = 3. Termini i definicije
4. Sistem menadžmenta kvalitetom → 4. Kontekst organizacije
4.1 Opšti zahtevi 4.1 Razumevanje organizacije i njenog konteksta 4.2 Zahtevi koji se odnose na dokumentaciju → Videti poglavlje 7.5
4.2 Razumevanje potreba i očekivanja zainteresovanih strana
4.3 Određivanje obima sistema menadžmenta kvalitetom
4.4 Sistem menadžmenta kvalitetom
Napomena: Nove tačke u članu 4 zahtevaju od organizacije da utvrdi pitanja i zahteve koji mogu da utiču na planiranje sistema menadžmenta kvalitetom i mogu se koristiti kao ulaz u razvoju sistema kvaliteta.
5. Odgovornost rukovodstva → 5. Liderstvo
5.1 Obaveze i delovanje rukovodstva 5.1 Liderstvo i obaveze 5.2 Usredsređenost na korisnika 5.2 Politika kvaliteta
5.3 Politika kvaliteta 5.3 Organizacione uloge, odgovornosti i ovlašćenja
5.4 Planiranje 6. Planiranje
6.1 Akcije za rešavanje rizika i mogućnosti 6.2 Ciljevi kvaliteta i planovi za njihovo ostvarenje 6.3 Planiranje promena
5.5 Odgovornosti, ovlašćenja i komuniciranje → Videti poglavlje 5.3 za odgovornost osoblja i 7.4 za komuniciranje
5.6 Preispitivanje od strane rukovodstva → Videti poglavlje 9.3 za preispitivanje od strane rukovodstva
6 Menadžment resursima → 7. Podrška 6.1 Obezbeđivanje resursa 7.1 Resursi
6.2 Ljudski resursi 7.2 Kompetentnost
7.3 Svesnost 7.4 Komuniciranje
6.3 Infrastruktura → Videti poglavlje 7.1 za infrastrukturu
6.4 Radna sredina → Videti poglavlje 7.1 za kriterijume na radnom mestu
7 Realizacija proizvod → 8. Operacije
7.1 Planiranje realizacije proizvoda 8.1 Operativno planiranje i kontrola
7.2 Procesi koji se odnose na korisnike 8.2 Određivanje potreba tržišta i interakcije sa kupcima
7.3 Projektovanje i razvoj 8.3 Operativni proces planiranja
7.4 Nabavka 8.4 Kontrola spoljne nabavke roba i usluga 7.5 Proizvodnja i pružanje usluge 8.5 Razvoj roba i usluga
7.6 Upravljanje opremom za praćenje i merenje 8.6 Proizvodnja dobara i pružanje usluga 8.7 izdavanje dobara i usluga
8.8 Neusaglašenost dobara i usluga
8 Merenja, analize i poboljšavanja 9. Evaluacija performansi
8.1 Opšte odredbe 9.1 Praćenja, merenja, analize i poboljšavanja 8.2 Praćenje i merenje 9.2 Interna provera
9.3 Preispitivanje od strane rukovodstva 8.3 Upravljanje neusaglašenim proizvodom → Videti 8.8
8.4 Analiza podataka → Videti 9.1
8.5 Poboljšavanje 10. Poboljšavanje
10.2 Poboljšavanje
