PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU (PSB) ONLINE PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU (PSB) ONLINE
PADA MADRASAH TSANAWIYAH (MTs) AL GAOTSIYAH PADA MADRASAH TSANAWIYAH (MTs) AL GAOTSIYAH
JAKARTA JAKARTA
Fajar Akbar Fajar Akbar
Jurusan Sistem Informasi, STMIK NUSAMANDIRI JAKARTA Jurusan Sistem Informasi, STMIK NUSAMANDIRI JAKARTA Jl. Kramat Raya, No.
Jl. Kramat Raya, No. 25 Jakarta Pusat 10450 25 Jakarta Pusat 10450 Telp. (021)-31908575, Fax. (021)31908565Telp. (021)-31908575, Fax. (021)31908565 Akbar_snowwolf@yahoo.co.id
Akbar_snowwolf@yahoo.co.id
ABSTRACT ABSTRACT New Student Accepting
New Student Accepting System System on MTs on MTs Al Gaotsiyah Jakarta all this Al Gaotsiyah Jakarta all this time still utilizes manually,time still utilizes manually, So slows process that happens with about problem aught. About problem which emerges is its a So slows process that happens with about problem aught. About problem which emerges is its a lot of prospective registrant which want to do registration and there are many prospective lot of prospective registrant which want to do registration and there are many prospective registrant which just wants to ask information therefore causative bustle happening out of focus registrant which just wants to ask information therefore causative bustle happening out of focus service,
service, and and less less research research it it officers in officers in does does penginputan penginputan data. data. psb's psb's information information system onsystem onlineline offer trouble-shooting that adequately correct reduce aught constraint, psb's information system offer trouble-shooting that adequately correct reduce aught constraint, psb's information system online it berbasiskan web becomes each information can at access wherever and whenever, so online it berbasiskan web becomes each information can at access wherever and whenever, so each student candidate that wants to register while wants to do registration can do online ala, so each student candidate that wants to register while wants to do registration can do online ala, so can settle constraint and ketrbatasan whatever av
can settle constraint and ketrbatasan whatever av ailable on MTs Al Gaotsiyah Jakartaailable on MTs Al Gaotsiyah Jakarta
Key word:
Key word: Web, Web, OnlOnl inin ee, New S, New Stutudedent accent acceptance ptance
ABSTRAKSI ABSTRAKSI
Sistem penerimaan siswa baru (PSB) pada MTs Al Gaotsiyah Jakarta selama ini masih Sistem penerimaan siswa baru (PSB) pada MTs Al Gaotsiyah Jakarta selama ini masih menggunakan
menggunakan secara secara manual, manual, Sehingga Sehingga memperlambat memperlambat proses proses yang yang berlangsung berlangsung dengandengan permasalahan yang ada. Permasalahan
permasalahan yang ada. Permasalahan yang muncul adalah banyaknyang muncul adalah banyaknya para calon pendaftar yangya para calon pendaftar yang ingin melakukan pendaftaran dan banyak para calon pendaftar yang hanya ingin menanyakan ingin melakukan pendaftaran dan banyak para calon pendaftar yang hanya ingin menanyakan informasi maka terjadi keramaian yang menyebabkan kurang fokusnya pelayanan, dan kurang informasi maka terjadi keramaian yang menyebabkan kurang fokusnya pelayanan, dan kurang telitinya para petugas dalam melakukan penginputan data. Sistem informasi psb online telitinya para petugas dalam melakukan penginputan data. Sistem informasi psb online menawarkan pemecahan masalah yang cukup tepat mengurangi kendala yang ada, sistem menawarkan pemecahan masalah yang cukup tepat mengurangi kendala yang ada, sistem informasi psb online ini berbasiskan web jadi setiap informasi bisa di akses dimanapun dan informasi psb online ini berbasiskan web jadi setiap informasi bisa di akses dimanapun dan kapanpun, jadi setiap calon siswa yang mau mendaftar ketika mau melakukan pendaftaran bisa kapanpun, jadi setiap calon siswa yang mau mendaftar ketika mau melakukan pendaftaran bisa dilakukan secara online, sehinggga bisa mengatasi kendala dan ketrbatasan yang ada pada MTs dilakukan secara online, sehinggga bisa mengatasi kendala dan ketrbatasan yang ada pada MTs Al Gaotsiyah Jakarta.
Kata Kunci : Web, Online, PSB (Penerimaan Siswa Baru) I. PENDAHULUAN
Pendidikan adalah suatu jenjang dimana seorang manusia melewati suatu fase kehidupan, yang didalamnya terdapat suatu proses yang disebut dengan proses belajar. Tingginya pendidikan seseorang terkadang dipandang sebagai pintar tidaknya seseorang, walaupun kenyataannya tidak demikian. Pendidikan tidak hanya didapat melalui lembaga pendidikan, tetapi bisa juga diluar dari itu. Tetapi, secara formalnya pendidikan ditempuh melalui jenjang- jenjang pendidikan, dari TK, SD, SLTP, SMU/SMK sampai dengan Perguruan Tinggi
Intenet merupakan hal yang sudah
tidak asing lagi ditelinga kita, dengan
tingginya kebutuhan masyarakat akan
informasi terkini maka internet merupakan sebuah sarana untuk mendapatkan informasi tersebut. Seiring dengan berkembangnya teknologi dan informasi, maka berkembang
juga cara kita untuk mendapatkan informasi yang kita butuhkan.
MTs Al Gaotsiyah merupakan sekolah yang berbasiskan pada kurikulum agama islam, untuk proses penerimaan siswa baru saat ini masih menggunakan cara manual dan dalam proses ini sering terjadi masalah pada proses verifikasi data dan menyebabkan antrian yang sangat panjang
pada saat pendaftaran siswa baru
berlangsung.
Seiring berkembangnya teknologi dan sarana komunikasi di Indonesia, maka kebutuhan masyarakat akan informasi yang terbaru atau Up to Date semakin meningkat pula. Internet merupakan salah satu sarana dimana kita bisa langsung mencari atau mendapatkan informasi yang kita butuhkan. Sama halnya yang terjadi pada MTs Al Gaotsiyah keinginan memberikan data PSB online dan real time merupakan salah satu bentuk pelayanan tehadap para calon siswa
baru yang sudah mendaftar mapun orang tua dari calon siswa tersebut
II. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem
J FiztGerald, F FiztGerald dan Stallings dalam (Jogiyanto,2005a:1) mendefinisikan sistem bahwa ”Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran
tertentu”. Penekanan sistem terhadap
prosedur lebih lanjut J FiztGerald, F
FiztGerald dan Stallings dalam
(Jogiyanto,2005b:1) mengartikan prosedur sebagai berikut: ”Suatu prosedur adalah urutan-urutan yang tepat yang menerangkan apa (what ) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when)
dikerjakan dan bagaimana (how)
mengerjakannya”.
Pendapat lain mengenai pengertian sistem yang dikemukakan oleh Jogiyanto (2005c:2) ”Sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai
suatu tujuan tertentu”. Pengertian sistem ini
lebih menekankan pada komponen.
Pendekatan sistem yang menekankan pada elemen akan lebih memudahkan dalam mempelajari sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu sistem menurut Jogiyanto (2005d:).
2.2 Konsep Dasar Informasi
Menurut Jogiyanto (2005e:8)
mengemukakan bahwa “informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya.”
Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event ) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi,
penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan
melakukan tindakan, yang berarti
menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus yang disebut dengan siklus informasi.
Sumber (Jogiyanto : 2005)
Gambar II. 1 Siklus Sistem Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). Akurat, berarti informasi harus bebas dari
kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
Relevan, berarti informasi tersebut
mempunyai manfaat untuk pemakainya.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe
Davis dalam Jogiyanto (2005f:11)
mengemukakan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
1. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi mempunyai komponen
sistem yang masing-masing saling
berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Komponen sistem informasi terdiri dari:
a. Blok Masukan b. Blok Model
c. Blok Keluaran d. Blok Teknologi e. Blok Basis Data
f. Blok Kendali
2.4 Aplikasi Web 1. Internet
Internet berasal dari kata Interconnection Networking yang berarti kata jaringan yang saling berhubungan. Pada Awalnya internet
merupakan suatu proyek dibentuk
Departemen Pertahanan Amerika Serikat pada tahun 1969 yang bernama ARPANET
(Advance Research Project Agency
Network), karena kemudahannya dalam berkomunikasi membuat banyak pihak
mulai ikut bergabung. Dalam
perkembangannya ARPANET dipecah
menjadi dua bagian sesuai dengan fungsinya yaitu MILNET untuk kepentingan Militer dan ARPANET untuk kepentingan
non-militer. Dan gabungan dari kedua jaringan tersebut menjadi DARPA INTERNET yang kemudian lebih dikenal dengan internet. Berikut beberapa istilah dalam internet, yaitu :
a. Web
Merupakan fasilitas yang dapat
menampilkan data-data yang berupa teks, gambar, bunyi, animasi dan multimedia lainnya dalam internet .
b. World Wide Web (WWW)
Merupakan kumpulan web server yang
menyimpan dokumen-dokumen yang
diformat untuk memungkinkan orang melihat teks, grafik dan audio maupun memungkinkan kaitan ke dokumen-dokumen lain di web.
c. Web Site ( Situs Web )
Situs web merupakan sebuah alamat tertentu di WWW yang menyediakan informasi tertentu. Untuk membuka
sebuah situs web dapat digunakan browser.
d. Homepage
Homepage merupakan halaman muka dari sebuah situs web. Halaman ini
merupakan halaman pembuka atau
halaman pertama dari suatu web
organisasi pemilik situs web tersebut. Pada dasarnya homepage adalah suatu sarana untuk memperkenalkan secara singkat tentang apa yang menjadi isi dari
keseluruhan situs web dari suatu
organisasi atau pribadi. e. Browser
Merupakan program aplikasi yang
digunakan untuk memudahkan
melakukan navigasi berbagai data dan informasi pada WWW dan mengakses layanan WWW. Browser dapat memandu pengguna internet untuk berpindah antar situs web dengan mudah. Browser yang paling terkenal penggunaannya adalah Internet Explorer dan Mozilla Firefox.
f. Uniform Resource Locator (URL)
Alamat standart untuk internet . Bagian pertama menunjukkan protokol yang digunakan dan yang kedua menunjukkan nama domain. alamat yang akan kita
pakai untuk mengakses internet
khususnya situs web. URL mengantarkan browser ke alamat yang dituju.
g. Hypertext Markup Language (HTML) Merupakan salah satu format yang digunakan dalam pembuatan dokumen dan aplikasi yang berjalan di halaman web, HTML juga merupakan protokol yang digunakan untuk mentransfer data antara web server dan web browser . Protokol ini mentransfer dokumen-dokumen web yang ditulis atau berformat HTML. Saat ini telah banyak paket aplikasi yang dapat anda gunakan untuk
membuat halaman web secara
Get) seperti frontpage, Dreamweaver, Netscape Composer.
III. ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Tinjauan Perusahaan
MTs Al Gaotsiyah merupakan sarana pendidikan/ sekolah yang setaraf SMP dan berbasiskan kurikulum islami, berdiri sejak tahun 1978 di wilayah Jakarta Barat dan langsung beroperasi pada tahun yang sama
mempunyai tujuan menciptakan tenaga
didik yang beriman, bertaqwa, berakhlak mulia, dan berpengetahuan luas.
Dalam proses kegiatan pendidikan yang berlangsung kurikulum yang diajarkan dan diterapkan ke siswa/siswi berdasarkan kurikulum yang terus diperbaharui dan
mengikuti perkembangan dunia tanpa
mengurangi nilai-nilai agama yang sudah menjadi dasar dari setiap kurikulum yang di
ajarkan. Tenaga pengajar yang
berpengalaman dan memahami ilmu agama
merupakan salah satu kunci dari
berlangsungnya penerapan kurikulum.
Selain kegiatan belajar mengajar sekolah ini juga mengembangkan kegiatan
diluar kegiatan belajar mengajar
(ekstrakurikuler) dimana disekolah ini terdapat berberapa ekstrakurikuler yang cukup berprestasi membawa nama baik sekolah ini.
3.2 Struktur Organisasi
Stuktur organisasi yang berlaku pada MTs Al Gaotsyah sebagai berikut:
KEPALA YAYASAN
KEPALA MADRASAH
WaKabid Kurikulum WaKabid Kesiswaan WaKabid Ketenagaan WaKabid Sarana DanPrasarana TATA USAHA
Guru dan Karyawan
Gambar III.1
Struktur Organisasi MTs Al Gaotsiyah 3.3 Activity Diagram Sistem Berjalan
1. Prosedur Pembelian Formulir
Setiap para calon siswa atau orang tua
calon siswa untuk mendaftarkan
putra/putrinya bersekolah di MTs Al Gaotsiyah terlebih dahulu harus membeli formulir pendaftaran yang tersedia di sekolah.
Gambar III.3
Activity Diagram Pembelian Formulir
2. Prosedur Pendaftaran Siswa - Siswi
Setelah calon siswa/i atau orangtua calon siswa siswi membeli formulir,kemudian formulir tersebut diisi dan dikembalikan beserta syarat berkas yang harus di penuhi
ke pihak sekolah.
Gambar III.4
Activity Diagram Pendaftaran Siswa
–
Siswi3. Prosedur Registrasi (Daftar Ulang)
Calon siswa/i yang berkasnya sudah dikumpulkan maka menunggu hasil dari kuota kelas atau ruangan yang tersedia,
apabila kuota dan tersedia maka calon siswa/i diperkenankan untuk membayar
biaya- biaya yang dibutuhkan oleh pihak sekolah.
Gambar III.5
Activity Diangram Registrasi atau Daftar ulang
3.4 Permasalahan
Dalam setiap perusahaan, institusi
maupun lembaga, terkadang didalam
melaksanakan kinerja dan operasional terkadang terdapat kendala atau masalah
yang di hadapi, baik itu dari segi sumber daya manusia, maupun kebijakan dan prosedur yang masih kurang efektif.
Sama seperti yang terjadi pada MTs Al Gaotsiyah masih terjadi kendala dalam kegiatan atau prosedur pada saat melakukan seleksi dan penerimaan siswa baru. Berikut merupakan kendala atau masalah yang di hadapi saat proses PSB berlangsung pada MTs Al Gaotsiyah Jakarta:
1. Terjadinya keramaian dan antrian ketika berlangsungnya pada saat pembelia formulir dan saat registrasi daftar ulang berlangsung.
2. Informasi hasil seleksi yang masih manual sehingga para orang tua ataupun calon siswa-siswi yang mengharuskan datang ke sekolah.
3. Laporan penjualan yang belum tersusun dengan rapih dan terkadang sulit untuk dalam pencarian data penjualan.
4. Penyimpanan berkas yang belum tersusun dengan rapih
3.5 Alternatif Pemecahan Masalah
Dalam melakukan pemecahan masalah perlu adanya manajemen yang baik dalam proses pengambilan keputusan, pengambilan
keputusan yang baik maka akan
menhasilkan kebijakan pemecahan masalah yang baik pula.
Berikut beberapa alternative
pemecahan masalah yang penulis ajukan demi mencapainya keputusan yang baik maka perlu adanya penunjang keputusn yang baik pula:
1. Proses Pendaftaran Online
Pada proses ini para calon siswa- siswi
yang telah membeli formulir
pendaftaran selanjutnya melakukan
pengisian data secara online, sehingga ketika registrasi hanya melakukan pengumpulan dokumen saja,berarti bisa
mengurangi antrian yang terjadi pada oetugas registrasi.
2. Informasi Hasil Seleksi Online
Pada proses ini hasil dari seleksi calon siswa – siswi yang telah mendaftar ditayangkan pada website official sekolah, sehingga mengurangi jumlah orang yang datang kesekolah hanya untuk melihat hasil seleksi PSB.
3. Laporan Penjualan Online
Proses ini diawali dengan penginput data penjualan formulir secara online yang terjadi pada setiap transaksi penjualan kemudian data itu disimpan dalam database dan nanti ditampilkan pada web, maka proses ini bisa
membatu dalam pencarian data
penjualan formulir yang biasanya di data secara manual.
4. Penyimpanan data pendaftaran dalam
database sehingga mempermudah saat pencarian berkas ketika suatu saat
IV. Analisa Sistes Usulan Dan Implementasi
4.1 Prosedur Sistem Usulan 1. Prosedur Pembelian formulir
Prosedur ini bermula dari calon siswa atau siswi yang ingin mendaftarkan diri menjadi siswa – siswi MTs Algaotsiyah kemudian bertemu dengan panitia pendaftaran di ruang pendaftaran, petugas PSB memberikan informasi tentang tatacara dan biaya pendaftaran kemudian petugas menginput
data penjualan kedalam database.
2. Prosedur Pendaftaran Online
Bagi calon siswa – siswi yang sudah
membeli formulir dipersilahkan melakukan
pendaftaran online via web
www.mtsalgaotsiyah.com dan mencetak
bukti Pendaftaran Siswa/i baru Mts Al gaotsiyah dan menunggu hasil seleksi yang
dillakukan oleh pihak sekolah. Kemudian setelah hasil seleksi diumumkan bukti cetak nanti di bawa saat mendaftar ulang bagi calon siswa yang lulus tahap seleksi.
3. Prosedur Pendaftaran Ulang
Prosedur ini dilakukan oleh para calon siswa tau siswi yang sudah lulus tahap seleksi kemudian ke tahap perdaftaran ulang dengan
membawa bukti cetak pendaftaran,
kemudian melakukan pembayaran
administatif dan siap menjadi siswa atau siswi baru Mts Al Gaotsiyah
4. Prosedur Pembuatan Laporan
Prosedur ini dilakukan oleh bagian adm PSB untuk merekapitulasi jumlah pembelian formulir dan rekapitulasi jumlah siswa/i yang telah mendaftar ke sekolah memalui Sistem Informasi PSB Online
4.4 Implementasi Dan Tampilan Web
1. Halaman index
Halaman index adalah tampilan yang muncul awal dari website yang pertama kali di lihat oleh pengunjung web. Didalam halaman ini terdiri dari menu pilihan yang dapat di lihat oleh pengunjung. Tampilan dari halaman index adalah:
2. Halaman Visi & Misi
Halaman visi misi ini merupakan sekilas
gambaran dari profile sekolah yang
berisikan , visi misi,login admin,dan artikel.
3. Halaman PSB Online
Halaman ini merupakan tempat unutk para calon siswa yang sudah membeli formulir di sekolah kemudian pendaftaran online
dilakukan via web denga terlebih dahulu harus login.
4. Halaman Guru dan Karyawan
Halaman ini merupakan informasi mengenai data guru dan staff pengajar yang berada pada MTsAlgaotsiyah Jakarta.
5. Halaman Siswa – Siswi
Halaman siswa – siswi diperuntukan untuk siswa – siswi mts algaotsiyah.
6. Halaman daftar online
V. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan
Dari hasil riset lapangan dan proses pembuatan website sistem informasi Penerimaan Siswa Baru, maka penulis menyimpulkan beberapa hal, diantaranya:
1. Sistem informasi Penerimaan Siswa Baru (PSB) pada MTs. Al Gaotsiyah sudah bisa diterapkan secara online walaupun databasenya masih bersifat lokal untuk internal sekolah.
2. Beberapa keuntungan dari sistem informasi Penerimaan Siswa Baru (PSB), para calon siswa dan para orang tua calon siswa bisa mendapat informasi yang cepat tanpa harus kesekolah untuk melihat hasil seleksi yang
dilakukan pihak sekolah. Selain itu, dengan website ini, sekolah dapat menggunakannya sebagai sarana promosi ke masyarakat luas. 3. Dengan adanya website ini, siswa dapat lebih
mengenal kemajuan IPTEK dan informasi – informasi terbaru.
5.2. Saran
Agar sistem informasi berbasis web ini dapat berjalan dengan baik, penulis memberikan beberapa saran diantaranya :
1. Diperlukannya sebuah unit komputer yang terhubung keinternet sehingga mempermudah pengaksesan data pada website, dan sistem yang dapat dilakukan secara online dapat lebih diperluas kembali, tidak hanya mengenai sistem informasi penerimaan siswa baru saja.
2. Bagi sekolah diharapkan untuk mengoptimalkan website ini untuk memberikan informasi penerimaan siswa baru (PSB) kepada siswa dan orang tua. Agar siswa mengetahui dengan cepat informasi
yang akan diberikan, baik yang sifatnya intern maupun extern.
3. Siswa dan orang tua diharapkan untuk lebih aktif dalam website ini, agar setiap informasi yang diberikan dari sekolah cepat tersosialisasikan.
4. Diperlukan adanya pemeliharaan yang baik dan rutin terhadap perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan, untuk menghindari terjadinya kerusakan yang dapat mempengaruhi database dan sistem backup untuk menyimpan data-data pada database serta pada periode tertentu perlu adanya pengecekan data kembali untuk menjaga
segala kemungkinan timbulnya kelemahan. DAFTAR ACUAN
[1] Irwanto, Djon.2006.Perancangan Object Oriented Software dengan UML.Andi Offset:Yogyakarta
[2] Jogianto, H. M. 2005. Analisa Desain Sistem Informasi.Edisi Keempat. Andi Offset:Yogyakarta.
[3] Jogianto, H.M. 2009. Metodelogi
Penelitian Sistem Informasi.Andi
offset:Yogyakarta
[4] Kadir, Abdul.2009. From Zero to a Pro Membuat Aolikasi Web dengan PHP + Mysql.Andi Offset:Yogyakarta.
[5] Madcoms & Andi.2009. Aplikasi
Dengan Program PHP + Mysql Untuk
Membuat Website Interaktif.Andi & Madcom:Yogyakarta.
[5] Simarmata, Janner.2010. Rekayasa
Perangkat Lunak.Andi
