คูมือการใชงาน
WAC TIME STAMP
ระบบบันทึกเวลาดวยลายนิ้วมือ
-ENROLL OFFICE-
บริษัทแวครีเสิรชจํากัด โทร. 025381038, 025399352, 025303809 Fax. 025383098 E-mail : [email protected] www.wacinfotech.com2
สารบัญ
1. บทนํา ... 3 2. การเพิ่ม-ลบแผนกและตําแหนง ... 4 2.1. การเพิ่มแผนกและตําแหนง ... 4 2.2. การลบแผนกและตําแหนง ... 5 3. การเพิ่ม-ลบพนักงาน ... 6 3.1. การเพิ่มพนักงาน ... 6 3.2. การลบพนักงาน ... 6 4. การสรางตารางเวลาการทํางาน ... 7 4.1. การกําหนดเวลาทํางานแบบปกติ(เขาเชา-ออกเย็น) ... 7 4.2. การกําหนดเวลาทํางานแบบปกติและมีOT ชวงเย็น ... 10 4.3. การกําหนดเวลาทํางานแบบกะ ... 10 5. การกําหนดวันหยุดประจําป ... 123
1.
บทนํา
Enroll Office เปนสวนหนึ่งในโปรแกรมWAC TIME STAMP ใชสําหรับบันทึกขอมูลพนักงาน, แผนก, ลายนิ้วมือและ กําหนดตารางเวลาการทํางานของพนักงานแตละคนการบันทึกขอมูลทั้งหมดลงใน Enroll Office ตองทําเปนขั้นตอนแรก เพราะในขั้นตอนอื่นเชนการคํานวณเวลาทํางานและคิดเงินเดือนจะตองอางอิงพนักงานจาก Enroll Office
• เปดโปรแกรมไดโดยดับเบิ้ลคลิกที่Main Application จะไดหนาจอดังภาพ • จากนั้นดับเบิ้ลคลิกที่Enroll Office เพื่อเขาสูโปรแกรม
•
Username
คือ
scott
/
Password
คือ
tiger
4
2.
การเพิ่ม
-
ลบแผนกและตําแหนง
2.1.การเพิ่มแผนกและตําแหนง
• หลังจากเปดโปรแกรมมาแลวกอนอื่นจะตองทําการเพิ่มแผนกกอนจึงจะเพิ่มพนักงานเขาไปไดทําไดโดยคลิกที่ “แผนก-ตําแหนงงาน” ตามภาพ • จากนั้นจะปรากฏหนาจอเพิ่มแผนก-ตําแหนงงานตามภาพ5 • ติ๊กเครื่องหมายถูกที่แผนก/ฝาย • คลิกเลือกแผนกงานใหม • ใสชื่อแผนกในชองรายละเอียดและหมายเหตุ(ถามี) • ติ๊กเครื่องหมายถูกที่ตําแหนงงาน • คลิกเลือกตําแหนงงานใหม • ใสชื่อตําแหนงในชองรายละเอียดและหมายเหตุ(ถามี) • คลิกบันทึกเพื่อบันทึกตําแหนงงานใหม
หมายเหตุ
หามบันทึกตําแหนงงานที่มีชื่อซ้ํากันถึงแมวาจะคนละแผนกก็ตาม 2.2.การลบแผนกและตําแหนง
การลบพนักงานทําไดดังนี้ • จากหนาจอแผนก/ฝายเลือกแผนก/ฝายที่ตองการ • คลิกที่ลบขอมูลหมายเหตุ
หากขึ้นMessage ดังรูปขางลางขึ้นมาจะทําใหลบขอมูลไมไดตองไปตรวจสอบดูกอนวามีพนักงานในตําแหนงงานนั้น หรือไม หากมีใหลบขอมูลพนักงานออกกอน6
3.
การเพิ่ม
-
ลบพนักงาน
3.1.การเพิ่มพนักงาน
หลังจากเพิ่มแผนก/ฝายกอนแลวใหทําการเพิ่มพนักงานเขาไปในแตละแผนก • จากหนาจอ Enroll office คลิกที่เพิ่มใหม เพื่อเพิ่มพนักงาน จะไดหนาจอพนักงานวางๆตามภาพ คลิกที่ แทบ รายละเอียดพนักงาน • ใสรหัสพนักงานซึ่งรหัสที่ใชมีเงื่อนไขดังตอไปนี้ - ตองเปนตัวเลขเทานั้น แตไมนําหนาดวยเลข 0 หามมีตัวอักษร - ตองมีไมเกิน 6 หลัก - รหัสใน Enroll ตองตรงกับที่สแกนลายนิ้วมือเก็บไวในเครื่องสแกนลายนิ้วมือ K28 • ใสแผนกงานและตําแหนงโดยเลือกจากรายการที่ทําไวดูที่การเพิ่ม-ลบแผนก • ใสรายละเอียดอื่นๆจนครบ • เสร็จแลวคลิกที่จัดเก็บเพื่อบันทึกรายชื่อพนักงานใหม 3.2.การลบพนักงาน
• จากหนาจอEnroll คลิกเลือกรายชื่อที่ตองการลบจากหนาจอดานซาย • คลิกที่ไอคอนลบขอมูลเพื่อลบพนักงาน7
4.
การสรางตารางเวลาการทํางาน
ตารางเวลาการทํางานเปนตารางที่จะบอกวาพนักงานแตละคนอยูแผนกใดตําแหนงใดมีเวลาทํางานปกติหรือOT ตั้งแต กี่โมงถึงกี่โมงเปนสวนที่สําคัญมากสําหรับโปรแกรมนี้เพราะหากกําหนดผิดจะทําใหการคิดเวลาทํางานผิดพลาดไปดวย 4.1.การกําหนดเวลาทํางานแบบปกติ
(เขาเชา
-
ออกเย็น
)
• เลือกพนักงานจากนั้นคลิกที่แทบตารางเวลาทํางานประเภทที่1 • ใสขอมูลตางๆดังนี้ 1 – เลือกแผนก 2 – เลือกตําแหนง 3 - ดับเบิ้ลคลิกที่สถานะวันจะไดหนาจอตามภาพจากนั้นเลือกสถานะวันทํางานจากDrop down list
1 2
3 4
5
ขอควรร
- 4 – จะทระวัง
เวลาตองอยูใน อื่นจะไมสามา เวลาที่ตั้งจะตอ 23:59:59 คนที่อยูแผน เดียวกันแตเวล ทํางานเชน แผนกชางเทค พิมพเวล – กําหนดเวลาเ ทําใหประมวลผ นรูปของ HH: ารถประมวลผล องไมใช00:00 กและตําแหน ลาทํางานไมเห นิค นายมนต ี นายกิมห 5 – คลิกที่คัด าเขาออกในวัน เขา-ออกงานโด ผลไมไดทําไดโ :MM:SS โด ลได 0:00 หรือ24:0 นงเดียวกันตอง มือนกัน (เชนก รี ตําแหนงช หยง ตําแหนงช ดลอก นจันทรจะเห็นว ดยใหอยูในรูปแ โดยการดับเบิ้ล ดยใชเครื่องหมา08:30:
08.30.0
08;30;0
00:00 เพราะระ งมีเวลาเขาออ การวนกะรายเดื ชางเทคนิค 1เว างเทคนิค 2เว เพื่อลอ วาถายังไมไดคลิ แบบของ HH:M คลิกที่ชองเวลา าย : (Colon)00
9
00
°
00
°
ะบบจะไมสามา อกงานที่เหมือ ดือน) ใหสรางตํ วลาเขา 08:30 ลาเขา 12:00 อกขอมูลเวลาไป ลิกปุม “คัดลอก MM:SS เทานั้น าและพิมพตัวเล ) เปนตัวขั้นเทา ารถประมวลผล อนกัน ในกรณีที ตําแหนงใหตางก :00 เวลาออก 0:00 เวลาออก ปยังทุกๆวัน ก” เวลาในวันอื่ นหากไมใชในรูป ลขเวลาเขาไป านั้นหากใชเครื ลไดตั้งไดมากที ที่แผนกและตํา กันแลวจึงกําหน 15:00:00 21:00:00 นๆจะวาง 8 ปแบบนี้ รื่องหมาย ที่สุดคือ แหนง นดเวลา9 หลังจากคลิกที่ปุม “คัดลอก” เวลาทั้งหมดจะถูกกอปปใสลงในวันอื่นๆดวย จากนั้นหากตองการเปลี่ยนสถานะวันจากวันหยุดใหเปนวันทํางานหรือวันทํางานใหเปนวันหยุด เชนตองการเปลี่ยนวันเสารซึ่งของเดิมเปนวันหยุดใหเปนวันทํางานใหดับเบิ้ลคลิกสถานะวันที่ ชองวันเสารจะขึ้นเมนูใหเลือกวาจะใหเปนวันทํางานหรือวันหยุดเลือกประเภทวันไดตาม ตองการ
10 6 - คลิกที่บันทึกเพื่อบันทึกขอมูลพนักงานทําตั้งแตขั้นตอนแรกอีกครั้งจนครบทุกคน 4.2.
การกําหนดเวลาทํางานแบบปกติ
และมี
OTชวงเย็น
ในกรณีบริษัททั่วไปที่มีการทํางานเขาเชาออกเย็นตามปกติแตมีการทํา OT ดวยการกําหนดตารางเวลาทําเหมือนใน หัวขอ4.1 ทุกอยางแตใหเพิ่มชวงเวลาเขาออก2 เปนOT ทําไดดังนี้ • เขา1 – ออก1 เปนเวลาเขางานตามปกติเชนเขา1 = 08:00:00 ออก1 = 16:00:00 • เขา 2 – ออก 2 เปนเวลาทํา OT เชนเขา 2 = 16:30:00 ออก 2 = 23:59:59 ดับเบิ้ลคลิกที่ชองเวลาเพื่อใสเวลาที่ตองการจากนั้นกดคัดลอกเพื่อลอกเวลาทํางานไปยังวันอื่นๆ เสร็จแลวกดที่ปุม “แกไข” เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงตารางเวลา 4.3.การกําหนดเวลาทํางานแบบกะ
โปรแกรมTime Attendance สามารถกําหนดตารางเวลาไดมากถึง3 กะ แตไมรองรับกะวนแบบขามคืนหรือกะวน 24 ชั่วโมงเวลาของทั้ง3 ชวงนี้จะตองไมเกินเที่ยงคืน (หามเปน24:00:00 หรือ00:00:00 เวลามากที่สุดที่ใสไดคือ 23:59:59)การกําหนดตารางเวลาทําเหมือนในหัวขอ4.1 ทุกอยางแตใหเพิ่มชวงเวลาเขาออก2 และเขาออก3 ดวยการดับเบิ้ลคลิกที่ชองเวลาเพื่อใสเวลาที่ตองการจากนั้นกดคัดลอกเพื่อลอกเวลาทํางานไปยังวันอื่นๆเสร็จแลวกดที่ ปุม “แกไข” เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงตารางเวลา เขา 2 ออก 2 คือ ชวงเวลาOT เขา 1 ออก 1 คือ ชวงเวลาทํางานปกติ11
12
5.
การกําหนดวันหยุดประจําป
• เลือกที่หัวขอวันหยุดประจําปตามภาพ • จะไดหนาจอการกําหนดวันหยุดประจําปตามภาพ วิธีการเพิ่มวันหยุด 1 – เลือกวันที่ตองการกําหนดใหเปนวันหยุด 2 – ระบุชื่อวันหยุด 3 – ใหกดปุมบันทึกเพื่อบันทึกวันหยุดจากนั้นชื่อวันหยุดจะอยูในรายการตามหมายเลข 4 วิธีการลบวันหยุด 1 – เลือกวันหยุดที่ตองการลบจากรายการโดยติ๊กเครื่องหมายถูกขางหนา 2 – คลิกที่ลบขอมูล 1 2 3 4 1 213 WAC RESEARCH CO.,LTD. 9 ซ.ลาดพราววังหิน33ถ.ลาดพราววังหิน แขวงลาดพราวเขตลาดพราวกทม.10230
Tel: 02-5303809, 02-5381038, 02-5399352 Fax: 02-5383098 E-mail: [email protected]: www.wacinfotech.com
