ค ม อการใช งาน โดย สาน กงานคล งจ งหว ดสระแก ว. Account Audit Program Help. หมายเลขโทรศ พท e mail :

(1)

คู่มือการใช้งาน

Account Audit – Program Help

โดย

ส านักงานคลังจังหวัดสระแก้ว

(2)

Account Audit – Program Help

2 ค ำน ำ

ตามที่กรมบัญชีกลางได้ก าหนดเกณฑ์การประเมินผลการด าเนินงานภายในกรมบัญชีกลาง ประจ าปี งบประมาณ พ.ศ. 2556 ที่เกี่ยวกับการประเมินผลการปฏิบัติงานด้านบัญชี จ านวน 5 เรื่อง คือ เรื่องที่ 1 บัญชีเงินสดและบัญชีเงินฝากธนาคารของส่วนราชการมีความถูกต้อง ครบถ้วน เรื่องที่ 2 บัญชีสินทรัพย์ถาวร ของส่วนราชการมีความถูกต้อง ครบถ้วน เรื่องที่ 3 รายงานการเงินของส่วนราชการมีความถูกต้อง ครบถ้วน เรื่องที่ 4 การจัดท าบัญชีของส่วนราชการมีความเป็นปัจจุบัน และเรื่องที่ 5 ส่วนราชการส่งรายงาน ให้ส านักงานตรวจเงินแผ่นดินภายในระยะเวลาที่กรมบัญชีกลางก าหนด โดยมีรอบการประเมินผลทุก 6 เดือน และส านักงานคลังจังหวัดต้องรวบรวมแบบรายงานการประเมินผลการปฏิบัติงานด้านบัญชีของส่วนราชการ ระดับหน่วยเบิกจ่ายหรือแบบประเมิน ปผ. 56-1 ส่งให้ส านักงานคลังเขตภายใน 45 วัน นับจากวันสิ้นเดือน มีนาคมและเดือนกันยายน 2556 นั้น เนื่องจากในทางปฏิบัติหากจะให้ผลการปฏิบัติงาน รอบ 6 เดือน มีความถูกต้อง แม่นย า ต้องมีการ ตรวจสอบความถูกต้องของบัญชีต่างๆทุกเดือน ซึ่งในการตรวจสอบบัญชีของทุกหน่วยเบิกจ่ายในแต่ละจังหวัด ต้องตรวจสอบทุกบัญชี และมีจ านวนบัญชีเป็นจ านวนมาก เช่น กรณีจังหวัดสระแก้วมีบัญชีแยกประเภทที่ต้อง ตรวจสอบประมาณ 1,640 บัญชี (82 หน่วยเบิกจ่าย) หากตรวจสอบแบบเดิม (ด้วยมือ) ท าให้ต้องใช้ เจ้าหน้าที่ 1 – 2 คน ใช้เวลาตรวจสอบ 1 – 2 วัน ดังนั้นส านักงานคลังจังหวัดสระแก้วจึงคิดค้นวิธีที่จะน า

เทคโนโลยีมาช่วยในการตรวจสอบบัญชีดังกล่าว โดยสร้างเครื่องมือชื่อ “Account Audit – Program Help” ซึ่งจากการทดลองปฏิบัติงานตั้งแต่เดือนพฤษภาคม 2556 ปรากฏว่าได้ผลดียิ่ง โดยใช้เจ้าหน้าที่เพียง 1 คน ใช้เวลาตรวจสอบเพียง 1 ชั่วโมง สามารถตรวจสอบบัญชีแยกประเภทได้จ านวน 1,640 บัญชี

ส านักงานคลังจังหวัดสระแก้วหวังว่าเครื่องมือนี้จะเป็นประโยชน์ต่อเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง หากมีข้อเสนอแนะใดๆ ขอได้โปรดแจ้งส านักงานคลังจังหวัดสระแก้วเพื่อปรับปรุงให้เกิดประโยชน์ยิ่งขึ้น และ ขอขอบคุณนายบุญธรรม หงส์สวัสดิ์ ผู้อ านวยการสถานีอุตุนิยมวิทยาสระแก้ว ซึ่งเป็นผู้มีความเชี่ยวชาญในการ ใช้เครื่องมือนักคิด (Visual Basic) และบูรณาการกับส านักงานคลังจังหวัดสระแก้วพัฒนาโปรแกรม Account Audit – Program Help จนสามารถใช้งานได้และเกิดประโยชน์ต่อราชการ และเรามีโครงการจะพัฒนา ต่อยอดให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดต่อไป

ส านักงานคลังจังหวัดสระแก้ว พ.ศ. 2556

(3)

3

สำรบัญ

เรื่อง หน้ำ

ที่มาของ Account Audit – Program Help 4

ขั้นตอนการด าเนินงานของ Account Audit – Program Help ๕

วิธีการตั้งค่า Excel 2007 6

วิธีการตั้งค่า Excel 2010 หรือสูงกว่า 11

วิธีการตั้งค่าแมโครและ Active X ส าหรับเครื่อง Ms office 2007 16

วิธีการตั้งค่าแมโครและ Active X ส าหรับเครื่อง Ms office 2010หรือสูงกว่า 20

(4)

4 ที่มำ

Account Audit – Program Help

เนื่องจากกรมบัญชีกลางก าหนดเกณฑ์ประเมินผลการปฏิบัติงานด้านบัญชีของส่วนราชการระดับ หน่วยเบิกจ่ายทุก 6 เดือน ซึ่งข้อเท็จจริงส านักงานคลังจังหวัดได้ด าเนินการตรวจสอบงบทดลองของ ส่วนราชการเป็นประจ าทุกเดือน เพื่ออ านวยความสะดวกและเป็นการช่วยเหลือส่วนราชการระดับหน่วย เบิกจ่าย ให้มีการจัดท าบัญชีอย่างถูกต้อง ในกรณีพบข้อผิดพลาด สามารถแนะน าให้แก้ไขได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้เกณฑ์ประเมินผลการปฏิบัติงานด้านบัญชี และรายงานการเงินในภาพรวมมีความถูกต้องยิ่งขึ้น ซึ่งเกณฑ์การประเมินผลบางหัวข้อสามารถดูได้จากงบทดลองของส่วนราชการระดับหน่วยเบิกจ่าย โดยแยกตามรหัสบัญชีแยกประเภท และต้องตรวจสอบหลายรหัส ท าให้เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน ไม่สามารถ ตรวจสอบให้ส่วนราชการได้อย่างละเอียด อาจท าให้เกิดข้อผิดพลาดได้ ส านักงานคลังจังหวัดสระแก้ว ร่วมกับสถานีอุตุนิยมวิทยาสระแก้ว ได้น าโปรแกรม Visual Basic มาช่วยให้การปฏิบัติงานรวดเร็วยิ่งขึ้น จึงเกิดโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมาใหม่ภายใต้ชื่อ “Account Audit – Program Help ใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการตรวจสอบบัญชี เพื่อให้ส่วนราชการระดับหน่วยเบิกจ่ายภายใน จังหวัด ผ่านเกณฑ์การประเมินผลการปฏิบัติงานด้านบัญชี ตามที่กรมบัญชีกลางก าหนด และรายงานการเงิน มีความถูกต้อง

(5)

5 ขั้นตอนกำรด ำเนินงำนของ Account Audit – Program Help

เปิดโปรแกรม

“Account Audit - Program Help”

เลือกรหัสบัญชีแยกประเภท (GL) ที่ต้องการตรวจสอบ ป้อนลงใน โปรแกรม โปรแกรมแสดงผลลัพธ์แต่ละรหัส บัญชีแยกประเภทของทุกส่วน ราชการภายในจังหวัดเพื่อตรวจสอบ น าเข้าข้อมูลงบทดลองของทุก ส่วนราชการ ในรูปแบบ Excel file เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานเก็บข้อมูลเพื่อ ประเมินผลการปฏิบัติงานด้านบัญชี ของส่วนราชการนั้นๆ ต่อไป เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานน าข้อมูลไป วิเคราะห์เชิงลึก เพื่อหาข้อผิดพลาด แจ้งให้เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานของส่วน ราชการนั้นๆ แก้ไขให้ถูกต้อง

ผิดพลาด

(เช่น บัญชีเงินสดติดลบ/บัญชีพัก สินทรัพย์มียอดคงเหลือ เป็นต้น)

ถูกต้อง

(6)

6 วิธีกำรตั้งค่ำ Excel ก่อนใช้งำนโปรแกรม

ส ำหรับเครื่องที่ใช้ Microsoft Office 2007

เปิดโปรแกรม Excel ในเครื่องที่ต้องการลง Account Audit – Program Help เพื่อตั้งค่า แล้วคลิก

ที่ปุ่ม Office (office button) ดังภาพที่ 1

(7)

7

จากนั้นคลิก ตัวเลือก ของ Excel (Excel Options) ดังภาพที่ 2

(8)

8

คลิกเลือก เป็นที่นิยม (Popular) ดังภาพที่ 3

(9)

9

จากนั้นใส่เครื่องหมายถูก √ หน้าช่องสี่เหลี่ยม แสดงแท็บนักพัฒนาใน Ribbon (Show Developer tab in the Ribbon) แล้วคลิก ตกลง (ok) ดังภาพที่ 4

(10)

10

หากตั้งค่าเสร็จสมบูรณ์ Microsoft Excel จะปรากฏแท็บ นักพัฒนา (Developer) ดังภาพที่ 5

(11)

11 วิธีกำรตั้งค่ำ Excel ก่อนใช้งำนโปรแกรม

ส ำหรับเครื่องที่ใช้ Microsoft Office 2010 หรือสูงกว่ำ

ที่ปุ่ม แฟ้ม (File) และคลิก ตัวเลือก (Option) ดังภาพที่ 1

(12)

12

จากนั้นเลือก ศูนย์ความเชื่อถือ  การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ  ตกลง ดังภาพที่ 2

(13)

13

จากนั้นเลือก การตั้งค่าแมคโคร  เปิดใช้งานแมคโครทั้งหมด (ไม่แนะน าให้ใช้โค้ดที่อาจเป็นอันตราย

จะสามารถท างานได้)  ตกลง ดังภาพที่ 3

(14)

14

จากนั้นเลือก ก าหนด Ribbon เอง  ใส่เครื่องหมายถูก √ หน้าช่องสี่เหลี่ยม นักพัฒนา แล้วคลิก

ตกลง ดังภาพที่ 4

ภำพที่ 4

(15)

15

หากตั้งค่าเสร็จสมบูรณ์ Microsoft Excel จะปรากฏแท็บ นักพัฒนา (Developer) ดังภาพที่ 5

(16)

16 วิธีกำรตั้งค่ำ แมโคร และ Active x

ส ำหรับเครื่องที่ใช้ Microsoft Office 2007

ที่ปุ่ม แฟ้ม (File) และคลิก ตัวเลือกของ Excel ดังภาพที่ 1

(17)

17

(18)

18

(19)

19

จากนั้นเลือกการตั้งค่า Active X  เปิดใช้งานตัวควบคุมทั้งหมดที่ไม่มีข้อจ ากัด และไม่มีการพร้อมท์เตือน

(ไม่แนะน าให้ใช้ตัวควบคุมที่อาจเป็นอันตรายจะสามารถท างานได้)  ตกลง ดังภาพที่ 4

(20)

20

ส ำหรับเครื่องที่ใช้ Microsoft Office 2010 หรือสูงกว่ำ

ที่ปุ่ม แฟ้ม (File) และคลิก ตัวเลือก (Option) ดังภาพที่ 1

(21)

21

(22)

22

(23)

23

จากนั้นเลือกการตั้งค่า Active X  เปิดใช้งานตัวควบคุมทั้งหมดที่ไม่มีข้อจ ากัด และไม่มีการพร้อมท์เตือน

(ไม่แนะน าให้ใช้ตัวควบคุมที่อาจเป็นอันตรายจะสามารถท างานได้) ดังภาพที่ 4

(24)

24 คู่มือกำรใช้งำนโปรแกรมช่วยตรวจสอบกำรประเมินผลทำงบัญชี

Account Audit – Program Help

เมื่อได้รับแผ่น Account Audit – Program Help แล้ว เปิดมาจะพบไฟล์ FinanceAudit_SK

ในรูปแบบของ WinRAR ให้ผู้ใช้ท าการแตกไฟล์ไว้ที่ไดร์ D (Drive D) แล้วจะพบ 2 โฟล์เดอร์ (Folder) ดังนี้

 fi_data เป็นโฟล์เดอร์ (Folder) ส าหรับเก็บข้อมูลดิบงบทดลองของส่วนราชการระดับ

หน่วยเบิกจ่ายที่บันทึก (Save) มาจากเครื่อง Terminal ของ GFMIS โดยใช้ค าสั่ง ZGL_MVT_Month แล้วบันทึกข้อมูลออกมาในรูปของ Excel file (.xls) แล้วบันทึก (save) ไว้ที่ โฟล์เดอร์ (Folder) Fi_data

 FinanceAudit_SK เป็นโฟล์เดอร์ (Folder) ส าหรับเก็บ Account Audit – Program Help

โดยเป็นโปรแกรมส าเร็จรูปในรูปแบบของ แผ่นงานไบนารี Microsoft Excel ใช้ชื่อว่า fiAudit_sk เมื่อบันทึก ข้อมูลดิบไว้ที่โฟล์เดอร์ fi_data เรียบร้อยแล้ว ดังภาพที่ 1

(25)

25

จากนั้นเปิดโปรแกรมที่อยู่ในโฟล์เดอร์ FinanceAudit_SK ดังภาพที่ 2

ดับเบิ้ลคลิกไปที่ fiAudit_sk จะปรากฏ Account Audit – Program Help ดังภาพที่ 3

(26)

26

โปรแกรมจะมีการด าเนินงาน 2 ส่วน ดังนี้  ส่วนที่ 1 GL Type Group ใช้ตรวจสอบรหัสบัญชีแยกประเภท (GL) ที่สามารถจัดหมวดหมู่ได้ เช่น บัญชีพักสินทรัพย์ ซึ่งมีทั้ง พักครุภัณฑ์ส านักงาน พักอาคารพักอาศัย พักครุภัณฑ์โฆษณา พักคอมพิวเตอร์ พักครุภัณฑ์ยานพาหนะ ตรงกับเกณฑ์ประเมินผลการปฏิบัติงานด้านบัญชี เรื่องที่ 2.1 ที่กรมบัญชีกลางก าหนด บัญชีค่ำเสื่อมรำคำสินทรัพย์ ซึ่งมีทั้ง ค่าเสื่อม – อาคาร ค่าเสื่อม – สิ่งปลูกสร้าง ค่าเสื่อม – ครุภัณฑ์ ส านักงาน ค่าเสื่อม – ครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์ ตรงกับเกณฑ์ประเมินผลการปฏิบัติงานด้านบัญชี เรื่องที่ 4.2 ที่กรมบัญชีกลางก าหนด เป็นต้น บัญชีเฉพำะภำรกิจหน่วยงำน ตรงกับเกณฑ์ประเมินผลการปฏิบัติงาน ด้านบัญชี เรื่องที่ 3.2 ที่กรมบัญชีกลางก าหนด เป็นต้น ดังภาพที่ 4 ภำพที่ 4

(27)

27

โดยเมื่อต้องการตรวจสอบรายการต่างๆ ดังที่ปรากฏในภาพที่ 4 ให้ คลิก Get files แล้ว Get Data GL Type Group (Get files/Get Data GL Type Group ครั้งเดียว สามารถดูได้ทุก GL ที่อยู่ใน Group) ดังภาพที่ 5

และรอจนกว่าโปรแกรมจะค านวณผลเสร็จ จะขึ้นว่า Compute Already คลิก OK

(28)

28

หากต้องการดูรหัสบัญชีแยกประเภทใดก็สามารถเลือกได้ตามภาพที่ 4 และคลิก Preview ดังภาพที่ 6

(29)

29

เครื่องจะประมวลผลออกมาตามเงื่อนไขที่ผู้ใช้งานเลือก ดังภาพที่ 7 ภำพที่ 7 ผลข้อมูลข้างต้นพบว่า จากหน่วยเบิกจ่าย 82 หน่วย มี 14 หน่วยเบิกจ่าย ที่มีบัญชีพักสินทรัพย์ (ยอดยกไป) ไม่เท่ากับศูนย์ ถือว่ามีความผิดปกติ ต้องมีการตรวจสอบเชิงลึกว่ามีสาเหตุจากอะไร ดังนั้น ผู้ตรวจสอบไม่ต้องตรวจทั้ง 82 หน่วยเบิกจ่าย

(30)

30

 ส่วนที่ 2 GL Type Single ใช้ตรวจสอบรหัสบัญชีแยกประเภท (GL) ตามเกณฑ์ประเมินผลการปฏิบัติ งานด้านบัญชี ที่ไม่สามารถแยกหมวดหมู่ได้ เช่น บัญชีเงินสดในมือ ตรงกับเกณฑ์ประเมินผลการปฏิบัติงาน ด้านบัญชี เรื่องที่ 1.1 ที่กรมบัญชีกลางก าหนด บัญชีพักงำนระหว่ำงก่อสร้ำง ตรงกับเกณฑ์ประเมินผล การปฏิบัติงานด้านบัญชี เรื่องที่ 2.2 ที่กรมบัญชีกลางก าหนด บัญชีพักเงินน ำส่ง บัญชีพักรอ Clearing บัญชีเบิกเกินส่งคืนรอน ำส่ง ตรงกับเกณฑ์ประเมินผลการปฏิบัติงานด้านบัญชี เรื่องที่ 4.1 ที่กรมบัญชีกลาง ก าหนด เป็นต้น ดังภาพที่ 8 ภำพที่ 8

(31)

31

โดยเมื่อต้องการตรวจสอบรายการใด ให้เลือกรหัสบัญชีแยกประเภทนั้น แล้วคลิก Get files แล้ว Get Data GL Type Single (Get files/Get Data GL Type Single ทุกครั้งที่เลือกรหัสบัญชีแยกประเภทที่อยู่ใน Single Mode) ดังภาพที่ 9

และรอจนกว่าโปรแกรมจะค านวณผลเสร็จ จะขึ้นว่า Compute Already คลิก OK

2

3

(32)

32

แล้วเลือกเงื่อนไขที่ต้องการดูข้อมูล โดยเลือก รายการที่แสดงผล GL ดังภาพที่ 10

ภำพที่ 10

แล้วคลิก Preview เมื่อดูผลลัพธ์ ดังภาพที่ 11

(33)

33

เครื่องจะประมวลผลออกมาตามเงื่อนไขที่ผู้ใช้งานเลือก ดังภาพที่ 12 ภาพที่ 12 ภำพที่ 12 ผลข้อมูลข้างต้นพบว่า จากหน่วยเบิกจ่าย 82 หน่วย มี 1 หน่วยเบิกจ่าย ที่มีบัญชีพักรอ Clearing (ยอดยกไป) ไม่เท่ากับศูนย์ ซึ่งไม่ตรงตามเกณฑ์ประเมินผลการปฏิบัติงานด้านบัญชี เรื่องที่ 4.1 ที่กรมบัญชีกลางก าหนด เป็นต้น

(34)

34

ผลการตรวจสอบบัญชีเงินสดในมือ โดยใช้ Account Audit - Program Helpโดยเลือกเงื่อนไขว่า ยอดยกไป ที่ไม่เท่ากับศูนย์ จากข้อมูลข้างต้น พบว่ารายการที่ 2 ปรากฏว่ายอดคงเหลือบัญชีเงินสดในมือ ติดลบ เท่ากับ -7,690 และรายการที่ 12 ปรากฏว่ายอดคงเหลือบัญชีเงินสดในมือ ติดลบ เท่ากับ -838 ซึ่งผิดปกติที่บัญชีเงินสดในมือ จะติดลบ เจ้าหน้าที่จะตรวจสอบเฉพาะ 2 รายนี้อย่างเร่งด่วนและแจ้งหน่วยงานเจ้าของบัญชีเพื่อแก้ไข ปรับปรุงต่อไป โดยไม่ต้องตรวจสอบทีละบัญชีเหมือนที่เคยปฏิบัติ มีข้อสงสัยโปรดสอบถาม โทร 037-425001 – 3 หรือ e – mail : [email protected] นางสาวกนกวรรณ มานะเกษม ,นางสาวกอบกาญจน์ ศิริเจริญธรรม ,นางสาวอนันตญา ถนอมฤทธิ์