Audit of internal control system of the accounts receivable and accounts payable

Full text

(1)UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA. Diplomsko delo. REVIDIRANJE SISTEMA NOTRANJIH KONTROL NA PODROČJU TERJATEV DO KUPCEV IN OBVEZNOSTI DO DOBAVITELJEV Audit of Internal Control System of the Accounts Receivable and Accounts Payable. Kandidatka: Tatjanca Mrak Študijski program: Poslovna ekonomija VS96' Študijska usmeritev: Računovodstvo Mentorica: dr. Andreja Lutar Skerbinjek Jezikovno pregledala: Špela Mlinar Študijsko leto: 2015/2016. Maribor, junij 2016.

(2) ZAHVALA Zahvaljujem se mentorici dr. Andreji Lutar Skerbinjek za pomoč, zavzetost in nasvete pri izdelavi diplomskega dela in sodelavcem pri zbiranju različnih informacij in podatkov, ki sem jih potrebovala pri raziskovanju med študijem in izdelavi diplomskega dela. Hvala tudi moji družini in prijateljem, ki so mi med študijem pomagali, svetovali in me spodbujali..

(3) POVZETEK Revizor pri revidiranju računovodskih izkazov spoznava, ocenjuje in preizkuša računovodenje, tveganja in notranje kontrole. Obseg preizkusov pa je odvisen od revizorjevega poznavanja ureditve notranjih kontrol oziroma zaupanja vzpostavljenim kontrolam. V diplomskem delu smo spoznali pomen revidiranja notranjih kontrol, revizorjevo tveganje, postopke revidiranja notranjih kontrol, sistem notranjega kontroliranja s poudarkom na terjatvah do kupcev in obveznosti do dobaviteljev in ta spoznanja preizkusili na praktičnem primeru podjetja y na področju terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev. S preizkusi, ki smo jih opravili na podlagi izdane situacije naročniku in prejete situacije podizvajalca ter prejetega računa dobavitelja za material, nepravilnosti in pomanjkljivosti v delovanju notranjih kontrol nismo ugotovili. V podjetju y imajo vzpostavljene kontrole, ki preprečujejo, odkrivajo in odpravljajo odkrite napake. Ključne besede: notranja kontrola, revizorjevo tveganje, revidiranje notranjih računovodskih kontrol, terjatve do kupcev, obveznosti do dobaviteljev. ABSTRACT/ZUSAMMENFASSUNG When the auditor is auditing financial statements, they get familiar with, evaluate, and examine accounting, as well as risks and internal controls. The extent of testing depends on the auditor's knowledge about the system's internal controls, or the trust in the established controls. In this thesis, with emphasis on trade receivables and payables, we realize the importance of internal controls audit, the auditor's risk, procedures of auditing internal controls, and internal control system. The knowledge gained was tested in the practical case of the company y in the field of trade receivables and payables. Based on the tests, which were conducted on the basis of the invoice issued to the customer, the invoice received from the subcontractors, and the received supplier's invoice for the material, no irregularities and shortcomings in the functioning of the internal controls were found. The company y has in place controls to prevent, detect, and correct detected errors.. Key words: internal control, auditor's risk, audit of internal accounting controls, trade receivables, trade payables..

(4)

(5) KAZALO 1. UVOD_________________________________________________________________________________ 1. 1.1 Opis področja in opredelitev problema _______________________________________________ 1 1.2 Namen, cilji in hipoteze raziskave ____________________________________________________ 1 1.3 Predpostavke in omejitve __________________________________________________________ 2 1.3.1 Predvidene metode raziskovanja ________________________________________________ 2. 2. REVIDIRANJE NOTRANJIH KONTROL ___________________________________________ 3. 2.1 Pomen revidiranja notranjih kontrol _________________________________________________ 3 2.2 Revidiranje notranjih kontrol in ocenjevanje revizijskega tveganja _________________________ 3 2.3 Postopki revidiranja notranjih kontrol ________________________________________________ 4 2.3.1 Spoznavanje in prikaz sistema notranjih računovodskih kontrol _______________________ 4 2.3.2 Preverjanje pravilnosti prikazanih notranjih računovodskih kontrol ____________________ 5 2.3.3 Ocena delovanja notranjih računovodskih kontrol __________________________________ 6 2.3.4 Ugotovitev nepravilnosti in pomanjkljivosti v delovanju notranjih računovodskih kontrol ___ 7 2.3.5 Poročanje o kakovosti notranjih računovodskih kontrol ______________________________ 7 2.4 Cilji revidiranja notranjih kontrol ____________________________________________________ 8 2.5 Povezava med kontrolnimi in revizijskimi cilji __________________________________________ 8 2.6 Ugotovitve drugega poglavja _______________________________________________________ 9. 3 SISTEM NOTRANJEGA KONTROLIRANJA NA PODROČJU TERJATEV DO KUPCEV IN OBVEZNOSTI DO DOBAVITELJEV _____________________________________ 10 3.1 Notranje splošne kontrole _________________________________________________________ 10 3.2 Notranje računovodske kontrole ___________________________________________________ 11 3.3 Postopki vzpostavitve in preveritve delovanja notranjih kontrol __________________________ 13 3.3.1 Spoznavanje kontrolnega okolja ________________________________________________ 14 3.3.2 Posnetek stanja _____________________________________________________________ 15 3.3.3 Preverjanje pravilnosti prikaza sistema __________________________________________ 15 3.3.4 Ocena delovanja ____________________________________________________________ 15 3.4 Cilji notranjih računovodskih kontrol ________________________________________________ 16 3.5 Ugotovitve tretjega poglavja _______________________________________________________ 17. 4 REVIDIRANJE NOTRANJIH KONTROL NA PODROČJU TERJATEV DO KUPCEV IN OBVEZNOSTI DO DOBAVITELJEV V PODJETJU Y ____________________ 19 4.1 Predstavitev revidiranega podjetja y ________________________________________________ 19 4.2 Spoznavanje računovodskega sistema in sistema notranjega kontroliranja v podjetju y na področju terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev ___________________________________ 19 4.2.1 Spoznavanje računovodskega sistema v podjetju y na področju terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev ___________________________________________________________ 23 4.2.2 Spoznavanje sistema notranjega kontroliranja v podjetju y na področju terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev ___________________________________________________________ 25 4.3 Revidiranje kontrolnih postopkov v podjetju y na področju terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev _________________________________________________________________________ 35 4.3.1 Preverjanje pravilnosti beležke poteka poslov na področju terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev ____________________________________________________________________ 36 4.3.2 Ocenjevanje delovanja notranjih kontrol na področju terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev s pomočjo vprašalnika ____________________________________________________ 36 4.3.3 Ugotovitev morebitnih nepravilnosti in pomanjkljivosti v delovanju notranjih kontrol _____ 39 4.3.4 Preverjanje delovanja notranjih kontrol _________________________________________ 39 4.3.5 Poročilo o kakovosti notranjih kontrol na področju terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev _______________________________________________________________________ 41. i.

(6) 4.3.6. 5. Ugotovitve četrtega poglavja __________________________________________________ 42. SKLEP ______________________________________________________________________________ 44. LITERATURA IN VIRI __________________________________________________________________ 46. ii.

(7) KAZALO SLIK SLIKA 1: POVEZANOST RAČUNOVODSKIH EVIDENC IN LISTIN __________________________________ 20 SLIKA 2: DIAGRAM IZDELAVE KALKULACIJ OBRAČUNA ________________________________________ 26 SLIKA 3: DIAGRAM IZVEDBE PLAČIL KUPCEV ________________________________________________ 27 SLIKA 4: DIAGRAM IZTERJAVE ___________________________________________________________ 28 SLIKA 5: DIAGRAM POTEKA PREJETEGA RAČUNA ____________________________________________ 31 SLIKA 6: DIAGRAM IZVEDBE PLAČIL DOBAVITELJEM __________________________________________ 32 SLIKA 7: DIAGRAM ODPRTIH OBVEZNOSTI DO DOBAVITELJEV _________________________________ 33. iii.

(8)

(9) 1 UVOD 1.1 Opis področja in opredelitev problema Na podlagi Zakona o gospodarskih družbah je treba revidirati letna računovodska poročila. Revizorjeva naloga je, da izrazi mnenje, ali se računovodsko poročilo v vseh pomembnih pogledih predstavlja pošteno. V izvedbeni fazi revidiranja revizor v podjetju med drugim spoznava, ocenjuje in preizkuša računovodenje, poslovna tveganja in sistem notranjih kontrol. Obseg preizkušanja podatkov oziroma izbrana revizorjeva strategija pa je odvisna tudi od revizorjevega poznavanja ustroja notranjih kontrol v podjetju oziroma od zaupanja vzpostavljenim notranjim kontrolam. Kajti bolj kot notranje kontrole delujejo točno, zanesljivo, neprestano in popolno, manjše je tveganje za napačne navedbe v računovodskih izkazih. Notranje kontrole pa so potrebne tudi za obvladovanje in spremljanje poslovanja podjetja ter preprečujejo in odkrivajo morebitne napake ali celo prevare.. 1.2 Namen, cilji in hipoteze raziskave Namen diplomskega dela je spoznati pomen revidiranja notranjih kontrol, revizorjevo tveganje, postopke revidiranja notranjih kontrol, predstaviti sistem notranjega kontroliranja na področju računovodstva kupcev in dobaviteljev, ta spoznanja preizkusiti na praktičnem primeru podjetja y na področju računovodstva kupcev in dobaviteljev in ugotoviti morebitne pomanjkljivosti ali nepravilnosti pri delovanju kontrol na področju računovodstva kupcev in dobaviteljev. Cilj diplomskega dela je v teoretičnem delu preučiti pomen revidiranja notranjih kontrol, ocenjevanje revizorjevega tveganja, postopke revidiranja notranjih kontrol, cilje notranjih kontrol in ugotoviti povezave med kontrolnimi in revizijskimi cilji, preučiti sistem notranjega kontroliranja na področju računovodstva kupcev in dobaviteljev in predstaviti cilje notranjih računovodskih kontrol. V praktičnem delu diplomskega dela pa smo s pomočjo pridobljenega teoretičnega znanja preučili, preizkusili in ocenili delovanje notranjih kontrol, računovodskega sistema, podali ugotovitve o morebitnih nepravilnostih in pomanjkljivostih v delovanju notranjih kontrol na področju računovodstva kupcev in dobaviteljev in podali ugotovitve, ali notranje kontrole delujejo v zadostni meri in zagotavljajo pravilne podatke in informacije, ki so podlaga za sestavitev računovodskih izkazov. Trdimo, da imajo v podjetju y vzpostavljene notranje kontrole, ki ustrezno preprečujejo napake in omogočajo pravilno izkazovanje postavk v računovodskih izkazih.. 1.

(10) 1.3 Predpostavke in omejitve Predpostavljamo, da se med pisanjem diplomskega dela ne bodo spreminjali Mednarodni standardi revidiranja in stališča o revidiranju, smernice za standarde notranje kontrole in interni akti podjetja y. Pri praktičnem primeru smo se omejili na postopke revidiranja notranjih kontrol na področju terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev v podjetju y, ker sta nas zanimala potek revidiranja na tem področju in urejenost notranjih kontrol. Pri preizkušanju delovanja sistema notranjih kontrol smo se omejili na en projekt, preučili pogodbo, sklenjeno s kupcem in dvema dobaviteljema, ter preizkusili račune oziroma situacije, vezane na te pogodbe. Omejili smo se tudi na literaturo, ki je razpoložljiva v slovenskem in angleškem jeziku, dostopna na spletnih straneh, v podjetju y in v knjižnicah. 1.3.1 Predvidene metode raziskovanja Raziskava diplomskega dela temelji na spoznavanju, preučevanju, preizkušanju in ocenjevanju notranjih kontrol zlasti na področju računovodstva kupcev in dobaviteljev. Gre za poslovno raziskovanje, ki je delno statično in delno dinamično. V teoretičnem delu smo k raziskovanju pristopili deskriptivno, z metodo kompilacije in s komparativno metodo. V praktičnem delu pa smo z deduktivno-induktivno metodo prehajali iz teoretičnih spoznanj na konkretne primere, vključen pa je tudi intervju.. 2.

(11) 2 REVIDIRANJE NOTRANJIH KONTROL V izvedbeni fazi revidiranja revizor preizkuša in ocenjuje notranje kontrole, popise sredstev in obveznosti do virov sredstev ter računovodske izkaze z razkritji. Da pa lahko preizkuša in ocenjuje, mora predhodno spoznati podjetje, njegovo računovodstvo in sistem notranjega kontroliranja (Koletnik, 2008, str. 73).. 2.1 Pomen revidiranja notranjih kontrol Če hoče revizor načrtovati revizijo, mora poznati ureditev notranjega kontroliranja. To pa vključuje poznavanje ureditve notranjega kontroliranja in oceno tveganja pri kontroliranju pri trditvah, povezanih s saldi kontov in vrstami poslov (Taylor & Glezen, 2007, str. 341). Pri revidiranju notranjih računovodskih kontrol gre za preverjanje skladnosti s pravili, ki jih postavlja vodstvo. Gre za preizkušanje, ali se v podjetju spoštujejo notranja pravila, kot so usmeritve, načrti, predvideni postopki, in zunanja pravila, kot so zakoni, uredbe, standardi, strokovne norme itd. Ugotavlja se, ali so kontrolni postopki opravljeni in kako kakovostno in dosledno so opravljeni (Turk I. , 2000, str. 537). Mednarodni standardi revidiranja postavljajo pravila in dajejo napotke za spoznavanje ureditve računovodenja in notranjega kontroliranja, revizijskih tveganj pri delovanju, revizijskih tveganj pri kontroliranju in revizijskih tveganj pri odkrivanju. Revizor se seznani z notranjim kontroliranjem, ko prepoznava in ocenjuje tveganja pomembno napačne navedbe. Pri ocenjevanju tveganj prouči notranje kontroliranje z namenom, da načrtuje revizijske postopke in ne zato, da bi izrazil mnenje o uspešnosti notranjega kontroliranja. Pomanjkljivosti pri notranjem kontroliranju lahko ugotovi tudi v drugih fazah revizije (MSR 265, 2009, str. 2).. 2.2 Revidiranje notranjih kontrol in ocenjevanje revizijskega tveganja Revizor s preverjanjem delovanja notranjih kontrol pridobi zagotovilo, da v primeru učinkovitega delovanja notranjih računovodskih kontrol obstaja verjetnost, da so knjigovodske evidence in računovodski izkazi točni, popolni in natančno izražajo nastale poslovne spremembe. To pa je tudi namen revidiranja notranjih računovodskih kontrol. Ko revizor ugotovi, da se lahko zanese na učinkovito delovanje notranjih računovodskih kontrol, tudi zmanjša obseg preverjanja podatkov pri zaključni reviziji (Odar, 1992, str. 105). Revizor mora opredeliti tudi tveganje pri kontroliranju. Priti mora do sklepa, kako kakovostni sta ureditvi računovodenja in notranjega kontroliranja, da pravočasno preprečita, odkrijeta in popravita napačne navedbe (Koletnik, 2008, str. 95) Tveganje pri kontroliranju pomeni tveganje, da usmeritve in postopki ureditve notranjega kontroliranja podjetja ne bodo pravočasno odkrili in preprečili napačnih 3.

(12) navedb, ki se lahko pojavijo v uradnih trditvah v računovodskih izkazih. Revizor oceni tveganje pri kontroliranju in nato ovrednoti uspešnost usmeritev in postopkov ureditve notranjega kontroliranja podjetja pri preprečevanju in odkrivanju napačnih navedb v računovodskih izkazih (Taylor & Glezen, 2007, str. 341). Pomembno je, da se upravljanje in obvladovanje tveganj ne obravnavata kot breme za poslovanje, temveč kot sredstvo, s katerim so poslovne priložnosti čim večje in potencialne izgube, povezane z neželenimi dogodki, čim manjše. Tveganje je vedno prisotno v poslovnem svetu. Podjetje postavi strateške in poslovne cilje in nato obvladuje tveganje, ki ogroža doseganje teh zastavljenih ciljev. Notranja kontrola in obvladovanje tveganj bi morala podjetništvo dopolnjevati in ga ne nadomeščati, kajti povečana vrednost kapitala je nagrada za uspešno sprejemanje tveganja. Vloga notranje kontrole je, da med drugim zmanjša tveganje. Bistveno je, da se odgovorni za skrbništvo in upravljanje podjetja zavedajo najboljših metod za zaznavanje in kasneje obvladovanje tveganj. Tveganje je mogoče opredeliti kot dejanske ali mogoče dogodke, ki zmanjšujejo verjetnost doseganja poslovnih ciljev, ali kot negotovost glede koristi. Izraz vključuje tako možnost za dobiček kot izpostavljenost izgubi, zato je notranja kontrola eno od glavnih sredstev, s katerim lahko tveganje tudi obvladujemo. V poslovnem svetu se cilji podjetja in okolja razvijajo. Uspešen sistem notranjega kontroliranja se na takšne spremembe odzove in omogoča hitrejše prilagajanje od konkurentov (KPMG, 1999, str. 14). S pomočjo preizkusov notranjih kontrol, ki obsegajo poglobljena povpraševanja, opazovanje, podroben pregled dokumentacije in morebitno ponovno izvedbo nekaterih postopkov, lahko revizor pride do informacije, ki jo potrebuje za ovrednotenje učinkovitosti postopkov. S takimi informacijami pa lahko revizor zniža ocenjeno raven tveganja pri kontroliranju v zvezi z neko uradno trditvijo (Taylor & Glezen, 2007, str. 344). Pri ocenjevanju tveganja pri kontroliranju je pomemben dejavnik tudi revizorjeva ocena načina razmišljanja in delovanja vodstva. Ta je včasih lahko težavna. Če sedanje opazovanje in prejšnje izkušnje uspejo prepričati revizorja, da računovodskemu poročanju vodstvo posveča veliko pozornosti in da je poslovno tveganje ustrezno prikazano, pomeni, da se lahko tveganje pri kontroliranju oceni kot majhno (Taylor & Glezen, 2007, str. 363).. 2.3 Postopki revidiranja notranjih kontrol Revizor s preverjanjem delovanja notranjih kontrol dobi zagotovilo, da če notranje kontrole delujejo učinkovito in neprestano, potem je tudi verjetno, da so računovodske evidence in izkazi točni in popolni ter natančno odražajo nastale poslovne spremembe (Odar, 1992, str. 105). 2.3.1 Spoznavanje in prikaz sistema notranjih računovodskih kontrol Na podlagi splošnih aktov podjetja, njegovih organizacijskih shem, sistematizacije delovnih mest, razgovorov s poslovodstvom se revizor seznani z računovodskim sistemom. Seznani se (Menard, Mahnič, Drobnik, & Nemec, 1994, str. 61): 4.

(13) – s temeljnimi vrstami in obsegom knjigovodskih listin in poslov, ki vplivajo na revizorjevo odločitev, ali bo v nadaljevanju izdelal beležko ali diagram poteka poslov v računovodskem sistemu in kontrolnih postopkov, – z vsemi vrstami poslovnih listin, ki jih podjetje uporablja v poslovnem procesu in so tudi podlaga za knjiženje poslovnih dogodkov, – s poslovnimi knjigami, njihovo sestavo, načinom vodenja in povezavo z drugimi poslovnimi knjigami; v tej fazi se tudi seznani z osebami, ki so odgovorne za posamezne evidence, – z organiziranostjo in načinom delovanja računovodskega sistema v podjetju in nekaterimi informacijami, na podlagi katerih vodstvo sprejema temeljne izvajalne in strateške poslovne odločitve. Revizor mora pridobiti informacije o delovanju računovodskega sistema, o njegovi organizacijski ureditvi, povezavah med posameznimi oddelki in se seznaniti z informacijami, podatki in analizami, ki jih izdeluje računovodski sistem, in namenom pripravljanja informacij in obveščanja vodstva o njih. Spoznati mora tudi računovodska načela, ki jih podjetje uporablja, in preveriti, ali so ta načela skladna s standardi in predpisi (spoznati je treba metode vrednotenja in evidentiranja zalog, obračuna amortizacije, obračuna nedokončane proizvodnje in podobno) (Menard, Mahnič, Drobnik, & Nemec, 1994, str. 61). Delovanje notranjih računovodskih kontrol revizor prikaže na več načinov, in sicer s pomočjo shematskega prikaza (diagram) ali s pomočjo izdelave beležke. Tehnika shematskega prikaza je razumljiv, preprost in pregleden način prikazovanja delovanja notranjih računovodskih kontrol. Tehnika beležke pa se uporablja redkeje, ker je treba veliko pisati in se izgubi preglednost (Odar, 1992, str. 106). 2.3.2 Preverjanje pravilnosti prikazanih notranjih računovodskih kontrol Ko revizor izdela beležko ali diagram poteka poslov, se najprej prepriča, da je pravilno razumel računovodski sistem in kontrolne postopke, ki jih opazuje, in da je dobil pravilne informacije o delovanju sistema. Preverjanje opravi s spremljanjem posameznih knjigovodskih listin ali postopkov obdelave in tako ugotovi, ali je rezultat naključen (to lahko preverimo še na drugih knjigovodskih listinah) ali gre morda za napačno razumljen in prikazan del računovodskega sistema s kontrolnimi postopki. Če do takega stanja pride, je treba beležko ali diagram popraviti (Menard, Mahnič, Drobnik, & Nemec, 1994, str. 67). Revizor na izbranem vzorcu preveri kontrolne postopke za zagotavljanje popolnosti in točnosti vhodnih podatkov – izdanih računov. Z vpogledom v analitične evidence kupcev primerja knjiženje v evidenci terjatev do kupcev z izbranim vzorcem računov. Za izbran vzorec računov zbere ustrezna potrdila o plačilih in jih primerja s knjiženjem v evidenci terjatev do kupcev. Na podlagi dokazov iz računov in izpisov ugotavlja, ali obstajajo ustrezni postopki. Z vpogledom v evidence terjatev do kupcev v glavni knjigi in z izpisom odprtih postavk terjatev do kupcev na določen izbran dan išče dokaze o popolnosti in točnosti knjiženih podatkov v evidencah glavne knjige. Z vpogledom v izpise odprtih 5.

(14) postavk, poslanih kupcem v potrditev, pa ugotavlja obstoj usklajevanja, popolnosti in točnosti izkazanih terjatev (Menard, Mahnič, Drobnik, & Nemec, 1994, str. 59). Spremljanje obveznosti do dobaviteljev poteka preko dveh knjigovodskih listin, in sicer računa in plačilnega naloga. Pri plačilu obveznosti do dobaviteljev je podlaga za plačilo račun. Račun se ob prihodu v podjetje evidentira v knjigi prejetih računov z zaporedno številko. Potrditi oz. odobriti ga mora pooblaščena in pristojna oseba. Račun se knjiži v analitični evidenci obveznosti do dobaviteljev. Na podlagi računa pooblaščena oseba izdela plačilni nalog. Na podlagi bančnega izpiska se plačilo evidentira v analitični evidenci obveznosti do dobaviteljev. Kontrolni postopki, ki so potrebni, morajo presoditi odobrenost računov in plačil, njihovo točnost, popolnost vnosov podatkov o njih, pravilnost evidenc, povezanih z njimi, in razmejenost dolžnosti. Revizor se mora prepričati, da na računih in plačilnih nalogih obstajajo dokazi o odobritvi pooblaščenih oseb. Primerjava prejetega dobaviteljevega računa, dobavnice in prejemnice pa dokazuje, da je bil material v resnici dobavljen. O točnosti zajemanja računov in plačil v analitičnih evidencah in glavni knjigi se prepriča tako, da primerja zneske plačil z zneski, ki so knjiženi na analitičnih evidencah in v glavni knjigi. Kontrolo popolnosti in točnosti vnašanja računov in plačil opravi tako, da izbere določeno število računov in plačilnih nalogov ter preveri, ali so knjiženi v ustrezni analitični evidenci in glavni knjigi. O neoporečnosti evidenc, povezanih s prejetim računom in plačilom, se revizor prepriča tako, da preveri, ali imajo dostop do evidenc samo pooblaščene osebe, so evidence primerno shranjene, ali so analitične evidence usklajene z glavno knjigo in usklajene z dobavitelji. Ugotovi mora tudi, ali funkcije opravljajo različne osebe, to so izdajanje naročil, sestavljanje prejemnic, kontroliranje računov – odobritev računov, knjiženje v analitične evidence, knjiženje v glavni knjigi. Naloga pooblaščene osebe je, da nadzira stopenjsko ali hierarhično osnovne kontrolne postopke. Revizor išče dokaz o nadzoru pooblaščene osebe. Običajno je to lahko podpis ali žig ali katera druga oznaka, na podlagi katerega bi lahko sklepal, da je listina preverjena. Napake, ki se pojavljajo pri prejemanju računov in plačevanju računov, so, da primerjava z dobavnico in prejemnico ni bila opravljena, pooblaščena oseba ni odobrila oziroma podpisala računa, pri računih za storitve se lahko zgodi, da ni vidnega dokaza, da je bila storitev dejansko opravljena, analitična evidenca in glavna knjiga nista usklajeni, evidenca obveznosti do dobaviteljev ni usklajena z dobavitelji, računi niso evidentirani v pravem obračunskem obdobju (Menard, Mahnič, Drobnik, & Nemec, 1994, str. 37). 2.3.3. Ocena delovanja notranjih računovodskih kontrol. Pri ocenjevanju notranjih kontrol naj bi revizor določal pomen in občutljivost programa, za katerega ocenjuje notranjo kontrolo, ocenil možnost in verjetnost zlorabe dejavnikov, neuspešnosti pri doseganju ciljev in neusklajenost z zakoni in drugimi predpisi. Ugotovil in razumel naj bi, kakšna je učinkovita notranja kontrola, že znana dejstva o uspešnosti kontrole, ocenil ustreznost načrta za izvajanje kontrole, preizkusil uspešnost kontrole in poročal o ocenah notranjih kontrol in popravljalnih ukrepih (INTOSAI, 1992, str. 36). Revizor na podlagi beležke ali diagrama poteka poslov izdela začetno oceno delovanja kontrolnih postopkov. To naredi s posebnim vprašalnikom (lahko tudi s programom). Vprašalnik je sestavljen na podlagi izkušenj in je mišljen kot optimalen sistem delovanja 6.

(15) kontrolnih postopkov, zato ga je po potrebi treba tudi prilagoditi. Na podlagi odgovorov na vprašanja revizor ugotovi, ali posamezen kontrolni postopek obstaja (obstajati morajo dokazi za njegov obstoj in delovanje). Odgovor na vsako vprašanje je »DA« ali »NE«. Pritrdilni odgovori pomenijo, da se revizor lahko zanese na kontrolne postopke, njihovo delovanje pa mora še preveriti na določenem številu knjigovodskih listin. Pri nikalnih odgovorih pa revizor poskuša ugotoviti, ali morda v podjetju obstajajo nadomestni kontrolni postopki. Če jih ni, to pomanjkljivost zapiše kot nepravilnost ali pomanjkljivost v delovanju kontrolnih postopkov (Menard, Mahnič, Drobnik, & Nemec, 1994, str. 68). Cilj ocene delovanja notranjih računovodskih kontrol je ugotoviti zanesljivost delovanja notranjih računovodskih kontrol. Z oceno se ugotovijo morebitne napake in pomanjkljivosti v njihovem delovanju, zaradi česar revizor poveča obseg preverjanja podatkov v zaključni fazi revidiranja. Za oceno delovanja notranjih kontrol mora revizor izbrati ustrezen program in na podlagi vprašanj, ki jih vsebuje program, ugotoviti, ali posamezna notranja računovodska kontrola deluje, ali obstaja tudi posamezna notranja računovodska kontrola in kje je prikazana v shematskem prikazu ali beležki delovanja notranjih računovodskih kontrol. Odgovarja se lahko le z »DA« ali »NE«. Pritrdilen odgovor pomeni, da se revizor na delovanje notranjih računovodskih kontrol lahko zanese. Delovanje posamezne kontrole pa je treba preveriti še s testiranjem določenega števila dokumentov. Nikalne odgovore revizor označi posebej in jih evidentira kot nepravilnosti ali pomanjkljivosti v delovanju notranjih računovodskih kontrol (Odar, 1992, str. 108). 2.3.4 Ugotovitev nepravilnosti in pomanjkljivosti v delovanju notranjih računovodskih kontrol Revizor seznani vodstvo v podjetju z ugotovljenimi pomanjkljivostmi in nepravilnostmi v delovanju notranjih kontrol ter predlaga ukrepe za njihovo odpravo. Ugotovljene pomanjkljivosti in nepravilnosti v delovanju notranjih kontrol so za revizorja zelo pomembne, saj mora na tej podlagi ovrednotiti vpliv in učinke na podatke, izkazane v računovodskih izkazih. Prav tako njihov obseg vpliva na obseg preverjanja podatkov. Kadar revizor oceni, da je pomen ugotovljenih pomanjkljivosti in nepravilnosti prevelik in bi bilo treba povečati obseg postopkov ugotavljanja pravilnosti podatkov v računovodskih izkazih, je preverjanje delovanja računovodskega sistema in kontrolnih postopkov bolje opustiti (Menard, Mahnič, Drobnik, & Nemec, 1994, str. 68). 2.3.5 Poročanje o kakovosti notranjih računovodskih kontrol Ko revizor ugotovi zanesljivost, ustreznost in uspešnost delovanja notranjih računovodskih kontrol, poroča vodstvu o kakovosti notranjih kontrol in določi vrsto, obseg in čas postopkov za preverjanje podatkov v računovodskih izkazih. Kadar revizor ugotovi, da so notranje računovodske kontrole zanesljive, ustrezne in uspešne, preverja le malo podatkov, ker domneva, da bi delujoče notranje kontrole pravočasno preprečile nastanek napak in prevar. Kadar pa ugotovi, da temu ni tako, kar pomeni, da so notranje kontrole nepopolne ali pa jih ni, se obseg preverjanja podatkov v računovodskih izkazih poveča (Koletnik, 2008, str. 112). 7.

(16) Revizor običajno pisno obvešča o pomanjkljivostih pri notranjem kontroliranju, lahko pa tudi ustno. Kadar se revizor z vodstvom pogovori o dejstvih in okoliščinah svojih ugotovitev, lahko presodi, da je pri teh razpravah ustno obvestil vodstvo o pomanjkljivostih in v tem primeru ni potrebno še kasnejše uradno obveščanje o pomanjkljivostih (MSR 265, 2009, str. 15).. 2.4 Cilji revidiranja notranjih kontrol Z revidiranjem sistema notranjih kontrol poskuša revizor uresničiti splošne revizijske cilje. Z revidiranjem želi revizor dobiti zagotovila, da vzpostavljene notranje kontrole delujejo in so vzpostavljene v taki meri, da uresničujejo zastavljene splošne cilje revidiranja. Splošni cilji revizorjevega dela pa so (Koletnik, 2008, str. 87): – obstoj in pojavljanje sredstev in obveznosti do virov sredstev ter prihodkov in odhodkov, – pravice od sredstev in dolžnosti do obveznosti, – popolnost pojavov, ki so vrednostno vključeni v računovodske izkaze, – pojavi so izkazani v pravnem poslovnem obdobju, – zapisani pojavi so brez napak, torej točni, – postavke v računovodskih izkazih so pripoznane in vrednotene skladno z računovodskimi standardi, – postavke v računovodskih izkazih so razvrščene in opisane pravilno. Cilj revidiranja delovanja notranjih računovodskih kontrol je, da si revizor zagotovi dovolj dokazov, da notranje računovodske kontrole, ugotovljene s programom ocene njihovega obstoja, delujejo zanesljivo in popolno. Tako revizor potrdi neprestano, zanesljivo in popolno delovanje notranjih računovodskih kontrol. Ko revizor preveri delovanje notranjih računovodskih kontrol, lahko poda oceno o njihovem delovanju in se nanje tudi opre (Odar, 1992, str. 109).. 2.5 Povezava med kontrolnimi in revizijskimi cilji Revizorjeva ocene tveganja pri kontroliranju vpliva na vrsto, trajanje in obseg postopkov preizkušanja podatkov (Koletnik, 2008, str. 102). Kontrolni cilji ugotavljanja popolnosti, točnosti in odobrenosti so močno povezani z revizijskimi cilji ugotavljanja popolnosti, točnosti, obstoja in pojavljanja (Menard, Mahnič, Drobnik, & Nemec, 1994, str. 24). Revizijski cilj zagotavljanja časovnega preseka pa se le redko poveže s kontrolnimi cilji, razen z zagotavljanjem popolnosti in točnosti ob koncu obračunskega obdobja (Menard, Mahnič, Drobnik, & Nemec, 1994, str. 25). Revizijski cilji, kot so upravičenost pravic in dolžnosti, vrednotenje, predstavitev in razkritje, pa običajno niso predmet kontrolnih postopkov. Te cilje lahko spremljamo drugače, na primer ob spoznavanju kontrolnega okolja in njegovih značilnosti (Menard, Mahnič, Drobnik, & Nemec, 1994, str. 25). 8.

(17) 2.6 Ugotovitve drugega poglavja V tem poglavju smo spoznali, da revizor poda mnenje o računovodskih izkazih, ali so pripravljeni skladno s standardi oziroma stroko računovodskega poročanja. Pri tem se revizor seznani s podjetjem, njegovim okoljem, ocenjuje tveganja napačnih navedb in s preverjanjem notranjih kontrol in podatkov poskuša pridobiti dovolj dokazov za oblikovanje mnenja. V izvedbeni fazi revidiranja revizor preizkuša in ocenjuje notranje kontrole. S preveritvijo notranjih kontrol dobi revizor zagotovilo, da so ob popolnem, učinkovitem in neprestanem delovanju notranje kontrole tudi računovodske evidence in posledično računovodski izkazi najverjetneje popolni in točni ter odražajo nastale poslovne spremembe. S pridobitvijo zagotovila, da notranje kontrole delujejo učinkovito, lahko zmanjša obseg preverjanja podatkov pri reviziji. Opredeliti pa mora tudi tveganje pri kontroliranju. To stori s sklepanjem, kako kakovostni sta ureditvi notranjega kontroliranja in računovodenja, da odkrijeta morebitne napake. Vse ugotovitve in spoznanja revizor dokumentira v revizijskem gradivu. Revizor se pri revidiranju notranjih kontrol najprej spozna s sistemom računovodskih kontrol (splošni akti podjetja, organizacijskimi shemami, sistematizacijo delovnih mest, razgovori s poslovodstvom), pridobi informacije o delovanju računovodskega sistema, o njegovi organizacijski ureditvi, povezavah med posameznimi oddelki, spoznati mora računovodska načela in preveriti, ali so skladna s standardi in predpisi. Delovanje notranjih računovodskih kontrol revizor prikaže s pomočjo shematskega prikaza (diagrama) ali s pomočjo izdelave beležke. Revizor se mora prepričati, da je pravilno razumel računovodski sistem. To stori tako, da spremlja posamezne knjigovodske listine ali postopke obdelave. Revizor izdela začetno oceno delovanja notranjih kontrol. Začetno oceno delovanja običajno opravi z vprašalnikom. V primeru ugotovitev nepravilnosti in pomanjkljivosti v delovanju notranjih računovodskih kontrol s tem seznani vodstvo podjetja. Vodstvu poroča v pisni obliki, v nekaterih primerih tudi ustno, kar pa dokumentira v svojem delovnem gradivu. Z revidiranjem sistema notranjih računovodskih kontrol želi revizor uresničiti splošni cilj revidiranja, ki je izraziti mnenje o računovodskih izkazih, ki morajo biti pripravljeni v skladu s predpisi in stroko.. 9.

(18) 3 SISTEM NOTRANJEGA KONTROLIRANJA NA PODROČJU TERJATEV DO KUPCEV IN OBVEZNOSTI DO DOBAVITELJEV Notranje kontrole so ukrep obvladovanja tveganj v podjetju in dajejo sprejemljivo zagotovilo, da bodo cilji doseženi. Notranje kontrole morajo zagotavljati učinkovitost in uspešnost delovanja, zanesljivost, točnost in pravočasnost računovodskega poročanja in delovanje skladno z zakoni in predpisi (Vezjak, 2008, str. 12). Notranje kontrole so metode in postopki, ki jih uvede vodstvo z namenom, da se zagotovi varovanje sredstev, ki se uporabljajo v poslovnem procesu. Ponazarjajo celotno poslovanje in predstavljajo glavno in osnovno obliko notranje zaščite v podjetju (Hayes, Dassen, Schilder, & Wallage, 2005, str. 230). Kontrolna ureditev podjetja je sestavljena iz kontrolnega okolja in sistema notranjega kontroliranja. Sistem notranjega kontroliranja zajema notranje splošne kontrole in notranje računovodske kontrole. Notranje splošne kontrole obsegajo notranje revidiranje in ostale notranje kontrole, notranje računovodske kontrole pa obsegajo temeljne kontrole (neposredne) in vodstvene kontrole (posredne) (Koletnik, 2008, str. 75). Kontrolo lahko zagotavljamo s kontrolnimi sredstvi, kot so (Turk M. , 2003, str. 80): – organizacija (namerno strukturiranje vlog, ki so dodeljene zaposlenim znotraj podjetja, da bo podjetje dosegalo zastavljene cilje učinkovito in ekonomično); – usmeritve (zapisano načelo, ki zahteva, usmerja ali prepoveduje posamezno dejavnost); – postopki (načini, s katerimi se načrtovane dejavnosti izvajajo skladno z opredeljenimi politikami); – zaposleni (ljudje, ki se jih zaposli na posamezno nalogo, morajo razpolagati z ustreznimi znanji, ki jim bodo omogočila kakovostno delo); – računovodstvo (je način finančne kontrole nad dejavnostmi in sredstvi; upošteva se kot finančni skrbnik za doseganje postavljenih ciljev); – finančni načrti (izkazujejo pričakovane rezultate; pomembni so, ker oblikujejo enotne standarde za evidentiranje porabljenih sredstev in končnih rezultatov); – poročanje (vodstvo deluje in sprejema odločitve na podlagi poročil, ki jih prejema, zato morajo biti poročila pravočasna, zanesljiva, ustrezna in ekonomična).. 3.1 Notranje splošne kontrole Za pridobitev zagotovil za doseganje ciljev uporablja vodstvo notranje kontrole. Za uspešnost in ustreznost ureditve notranjih kontrol je odgovorno vodstvo. Vodstvo je dolžno zagotoviti, vzpostaviti in stalno nadzorovati celotno ureditev notranjih kontrol (INTOSAI, 1992, str. 11). Notranje kontrole spodbujajo in podpirajo vzpostavitev podrobne organizacijske ureditve notranjih kontrol na podlagi standardov in nadzorujejo organizacijsko ureditev, 10.

(19) ki deluje, kot je načrtovana in primerna za doseganje zastavljenih ciljev (INTOSAI, 1992, str. 11). Za uspešno delovanje morajo notranje kontrole izpolnjevati določena navodila, in sicer (INTOSAI, 1992, str. 16): – biti morajo ustrezne (kar pomeni prava kontrola na pravem mestu in primerna tveganju), – delovati morajo dosledno, kot je bilo načrtovano (kar pomeni, da jih morajo vsi zaposleni upoštevati in se jih ne izogibati), in – biti morajo stroškovno uspešne (kar pomeni, da stroški izvajanja kontrol ne smejo preseči doseženih koristi). Notranje splošne kontrole posredno vplivajo na kakovost (točnost, zanesljivost, popolnost in zakonitost) računovodskih izkazov. Zagotavljajo pogoje za učinkovito delovanje vgrajenih notranjih kontrol, kar pomeni, da spremljajo učinkovito in zanesljivo delovanje računovodskega sistema ter izdelovanje notranjih poročil za sprejemanja poslovodnih odločitev. Notranje splošne kontrole se osredotočajo na postopke v poslovanju podjetja brez neposredne povezave z računovodskimi evidencami. Pravilo, ki naj bi se ga držali pri notranjih kontrolah, je, da posamezen zaposleni ali oddelek naj ne bi obvladoval vseh faz poslovne operacije (Koletnik, 2008, str. 82). Poznavanje splošnih notranjih kontrol revizorju omogoča določiti najprimernejši obseg revidiranja notranjih računovodskih kontrol in podatkov v računovodskih evidencah in izkazih. Seznanitev s splošnimi notranjimi kontrolami daje revizorju tudi podlago za usmeritev revizijskih postopkov na zaznanih problematičnih področjih in pomembnih računovodskih izkazih in evidencah (Odar, 1992, str. 102).. 3.2 Notranje računovodske kontrole Pri pripravi letnih računovodskih izkazov so pomembne notranje računovodske kontrole, ker igrajo pomembno vlogo, povezano s poslovnimi dogodki, predvsem kontrola pravilnosti podatkov, popolnosti obdelovanja podatkov, razmejitve dolžnosti ter sprotni in kasnejši nadzor (Vezjak, 2008, str. 10). Pri notranjih računovodskih kontrolah gre za postopke in usmeritve. Vzpostavi jih vodstvo za zagotovitev jamstva za uresničevanje ciljev podjetja. Neposredno vplivajo na točnost, zanesljivost in popolnost računovodskih evidenc in posledično na resnično in pošteno predstavitev letnih računovodskih izkazov (Odar, 2013, str. 45). Notranje računovodske kontrole so sprotno presojanje pravilnosti računovodskih podatkov in odpravljanje morebitnih ugotovljenih napak. Notranje računovodske kontrole izvajajo zaposleni v računovodski službi, ki spremljajo knjigovodske listine, vodijo poslovne knjige, sestavljajo računovodske izkaze, računovodske predračune ali izvajajo računovodsko preučevanje in seznanjajo uporabnike z računovodskimi informacijami (SIR, 2016, str. 343).. 11.

(20) Če želimo, da notranje računovodske kontrole delujejo učinkovito, morajo biti zasnovane na načelih resničnosti, razdelitve nalog, kontroliranja izvajanja poslov, sprotnosti razvidov, usklajenosti stanja po poslovnih knjigah in dejanskega stanja, ločenosti knjigovodenja od izvajanja poslov, strokovnosti, neodvisnosti in gospodarnosti. Načelo resničnosti zahteva, da se pred oblikovanjem mnenja ugotovi dejansko stanje opazovane kategorije, kar pomeni, da je dejansko stanje tisto, ki ga lahko podkrepimo z verodostojnimi listinami. Verodostojna listina pa je tista listina, pri kateri se ob kontroliranju strokovno usposobljene osebe, ki ni sodelovala pri poslovnemu dogodku, izkaže, da popolnoma jasno in brez dvomov spozna naravo in obseg poslovnega dogodka. Načelo razdelitve nalog zahteva razporeditev dela tako, da posamezniku ne dopušča, da bi sam opravil neki posel od začetka do konca. Načelo kontroliranja izvajanja poslov zahteva kontroliranje poslov na vsaki stopnji, da se morebitne napake odkrijejo hitreje in s tem zmanjšajo škodljive posledice. Načelo sprotnosti razvidov zahteva sprotno vpisovanje poslovnih dogodkov v knjigovodske evidence, kajti le tako se omogočata sprotno pravočasno kontroliranje in odkrivanje morebitnih napak. Načelo usklajenosti stanja po knjigovodskih evidencah in dejanskega stanja spravlja računovodske podatke v stvarne okvire in s tem pridobivajo posebno kakovost. Načelo ločenosti knjigovodenja od izvajanja poslov pa zahteva, da podatkov o poslih ne sme obravnavati samo oseba, ki te posle opravlja. Načelo strokovnosti zahteva, da se računovodenje zaupa le osebi, ki je strokovno usposobljena, kar je tudi najpomembnejši pogoj za zanesljivost računovodskih podatkov in informacij. Načelo neodvisnosti zahteva, da notranji kontrolorji niso odvisni od tistih, katerih delo kontrolirajo, in da so samostojni pri presojanju in oblikovanju mnenj. Načelo gospodarnosti zahteva, da stroški kontroliranja ne presežejo učinkov oziroma koristi, ki jih pridobimo s kontroliranjem. Tega sicer ne moremo natančno ugotoviti, lahko pa ocenimo na podlagi preučevanja (SIR, 2016, str. 345). Sistem notranjega kontroliranja mora zagotoviti, da se začnejo, odobrijo, izvedejo in evidentirajo samo verodostojni in pravilni poslovni dogodki. Poslovni dogodki se morajo izvesti tako, kot so bili odobreni. Morebitne napake v izvajanju in evidentiranju mora sistem notranjega kontroliranja odkriti čim prej, da se lahko sprejmejo ustrezni ukrepi (Odar, 2013, str. 45). Notranje računovodske kontrole zagotavljajo, da (Odar, 1992, str. 102): – se poslovni dogodki izvajajo v skladu s standardi, zakoni, pravilniki in navodili, – se stanje sredstev računovodskih evidenc primerja z dejanskim stanjem in se pri morebitnih razlikah sprejmejo ustrezni ukrepi za ugotavljanje razlik med njimi, – se poslovni dogodki evidentirajo tako, da zagotavljajo točno, pravilno in realno izkazovanje sredstev in obveznosti do virov sredstev in rezultat poslovanja, – je pristop k sredstvom dovoljen le pooblaščenim osebam, kar pomeni, da mora sistem notranjih računovodskih kontrol zagotoviti, da se v delovanju sistema odobrijo, izvršijo in evidentirajo resnični in pravilni poslovni dogodki, poslovni dogodki se evidentirajo, kot so bili odobreni, in mogoče napake v izvrševanju in evidentiranju odkrije čim prej, da se sprejmejo ustrezni ukrepi.. 12.

(21) Med ukrepi za preverjanje zanesljivosti računovodskih izkazov je tudi popis (inventura) sredstev in dolgov, s katerimi se uskladi podatke, da ustrezajo dejanskemu stanju. Promet v glavni knjigi, dnevniku in stanje v glavni knjigi in pomožnih poslovnih knjigah se uskladita pred sestavitvijo letnih računovodskih izkazov in pred popisom. Stanje sredstev in dolgov pa je treba vsaj enkrat letno uskladiti z dejanskim stanjem, ki ga ugotovimo s popisom (SIR, 2016, str. 343). Temeljne kontrole obsegajo kontrolne postopke, ki so neposredno povezani s poslovnimi dogodki. Ločimo kontrole pravilnosti podatkov, kontrole popolnosti obdelave podatkov in kontrole s ponovnim opravljanjem kontrolnih postopkov (Odar, 2013, str. 45). Med temeljne kontrole sodijo kontrole pravilnosti podatkov, kontrole odobritve, kontrole primerjanja, kontrole preveritev pravilnosti, kontrole popolnosti obdelave podatkov, kontrole oštevilčevanja dokumentov, kontrole popolnosti obdelave s pomočjo kontrolnega zbira oz. vsote, kontrole odprtih postavk neobdelanih dokumentov in kontrole s ponovnim opravljanjem kontrolnih postopkov (Odar, 2013, str. 46). Vodstvene kontrole so vgrajene v sistem notranjih kontrol. Njihova naloga je neprestano, pravilno in popolno nadzirati delovanje temeljnih kontrol. Vodstvene kontrole so razmejitev nalog, materialna odgovornost, omejitev pristopa, varovanje zaupnih podatkov in nadziranje (Odar, 2013, str. 46).. 3.3 Postopki vzpostavitve in preveritve delovanja notranjih kontrol Kontrolni postopki so smernice, ki omogočajo zagotovilo, da se dosegajo cilji podjetja glede obravnavanja poslovnih funkcij, ohranjanja podatkov v evidencah in zavarovanja sredstev (Menard, Mahnič, Drobnik, & Nemec, 1994, str. 18). Ko podjetje vzpostavlja notranje kontrole, izhaja iz svojih ciljev in iz predvidene možnosti, kaj se zgodi, če se neka kontrola izpusti oziroma ni opravljena. S tem pa je povezano tveganje. Uspešna kontrola mora pravočasno preprečiti mogoče razlike od zastavljenega cilja in dati sprejemljivo zagotovilo, da bodo zastavljeni cilji doseženi tudi stroškovno učinkovito. Notranje kontrole se ne vzpostavljajo za nepomembna tveganja, ker vzpostavitev lahko privede do stroškovne neučinkovitosti (Vezjak, 2008, str. 10). Pri vzpostavitvah notranjih kontrol moramo biti pozorni na vzpostavitev sistema, ki bo preprečeval, odkrival, obravnaval in popravljal nepravilnosti. Kot nepravilnost se šteje vsako ravnanje ali njegova opustitev s strani odgovorne osebe, ki bi lahko škodljivo vplivala na računovodske izkaze. Odgovorna oseba je dolžna ukrepati za preprečitev in odpravo nepravilnosti, povrniti nepravilno izplačana sredstva, o ugotovljenih ali mogočih nepravilnostih poročati pristojnim osebam v skladu s predpisi. Nepravilnost pa je lahko administrativna napaka ali poskus goljufije. Administrativna napaka je, ko v zahtevku za izplačilo nastanejo napake brez zlonamernega dejanja. To so napake, ki so posledica tega, da je zahtevek za izplačilo nepravilen ali nepopoln (manjka račun ali pa je nastala napaka pri prenašanju številk), ni računovodske evidence, ni spremljevalnih listin in drugo. Administrativne napake se obravnavajo na podlagi računovodskih in organizacijskih predpisov in drugih navodil za delo, ki so izdelana. Potrebni pa so ukrepi, s katerimi 13.

(22) ustavimo nadaljnje korake že začete administrativne napake, evidentiranje in odprava napak pred nadaljevanjem začetega postopka in takojšen pristop k odpravi posledic naknadno ugotovljenih napak. Za goljufijo pa je značilno, da je nameren poskus pridobiti sredstva z zavajanjem. Sum na goljufijo so namerni poskusi pridobiti določena sredstva z zavajanjem. Na sum goljufije lahko kažejo dejstva, da so predloženi lažni dokumenti, podatki na dokumentih so popravljeni brez odobritev, stroški navedenih postavk niso v skladu s splošno sprejetimi stroški za take postavke, predloži se zahtevek za neobstoječo dejavnost, opis uporabe je napačen, subjekt je zavrnil nadzor (RS MF Urad za nadzor proračuna, 2004, str. 22). Spremljanje terjatev do kupcev poteka v računovodstvu prek dveh vrst knjigovodskih listin, ki izkazujeta poslovne dogodke. Prva listina je izdani račun kupcu, druga listina pa je bančni izpisek o plačilu izdanega računa kupcu. Izdani računi so podlaga za ažuriranje evidence terjatev do kupcev, kjer se pojavijo terjatve za opravljeno in zaračunano blago ali storitve. Pri vnosu bančnih izpiskov za kupčeva plačila v evidence terjatev do kupcev se opravi primerjava prejetih zneskov z odprtimi terjatvami do ustreznih kupcev (Menard, Mahnič, Drobnik, & Nemec, 1994, str. 58). Za knjiženje plačil kupcev morajo biti plačila ustrezno opremljena. Potrebni sta šifra kupca in številka računa, na katerega se plačilo sklicuje. Najprimerneje je, da te podatke zapišemo na izdani račun in od kupca zahtevamo njihov vpis. Če se kupec pri plačilu ne sklicuje na podatke, ki jih od njega zahtevamo, pa mora imeti referent, ki plačila obdeluje, možnost dostopa do šifranta oziroma seznama kupcev in do seznama oziroma evidence neplačanih računov. Če se kupčevo plačilo nanaša na točno določen račun in je v celoti plačan, se s tem poravna terjatev do kupca (Menard, Mahnič, Drobnik, & Nemec, 1994, str. 58). Račun dobavitelja je podlaga za plačilo obveznosti dobavitelju. Račun mora biti ob prihodu v podjetje vpisan v evidenco – knjigo prejetih računov – s svojo zaporedno številko. Odobriti ga mora pooblaščena oseba. Nato se račun poknjiži v analitični evidenci obveznosti do dobaviteljev. Hkrati se samodejno ustvarijo knjižbe, ki se evidentirajo v glavni knjigi. Na podlagi računa pooblaščena oseba izdela plačilni nalog, ki ga mora odobriti pooblaščena oseba. To običajno stori s podpisom. Na podlagi bančnega izpiska se plačilo poknjiži v evidenci obveznosti do dobaviteljev in v glavni knjigi. Kontrolni postopki, ki se ob tem pojavijo, morajo presoditi, ali so račune in plačila odobrile pooblaščene osebe, njihovo točnost, popolnost vnosov podatkov o njih, neoporečnost evidenc, povezanih z njimi, razmejenost dolžnosti in ali nadziranje zagotavlja, da se kontrolni cilji dosegajo s predvidenimi kontrolnimi postopki (Menard, Mahnič, Drobnik, & Nemec, 1994, str. 37). 3.3.1 Spoznavanje kontrolnega okolja Vodstvo mora poznati kontrolno okolje, organiziranost, filozofijo in logiko delovanja podjetja. Poznavanje teh področij v podjetju je pomembno zlasti za vzpostavitev računovodskega sistema in njegove notranje kontrole. Treba je določiti računovodske usmeritve, izdelati ali dopolniti splošne akte podjetja, kot je pravilnik o računovodstvu, izdelati organizacijsko shemo, vzpostaviti model vodenja in odgovornosti, določiti naloge 14.

(23) zaposlenih, kot je akt o sistematizaciji delovnih mest, in razporeditev v tarifne plačilne razrede (Odar, 2013, str. 47). Na ustrezno delovanje notranjih kontrol bistveno vplivajo odnos vodstva, njegovo vedenje in delovanje. Sem so vključene etične vrednote (poštenost, neoporečnost), način razmišljanja vodstva in njegov slog delovanja, organizacijska ureditev, ki omogoča pretok informacij, ustrezno in jasno dodeljevanje pooblastil vsem vpletenim, usmeritev in praksa ravnanja z zaposlenimi in njihova usposobljenost (Vezjak, 2008, str. 7). 3.3.2 Posnetek stanja Pri vzpostavitvi notranjih računovodskih kontrol mora imeti vodstvo praktične izkušnje in tudi teoretično znanje. Vedenja o delovanju notranjih računovodskih kontrol lahko zapiše na več načinov. To lahko stori z narisom poteka poslov v računovodskem sistemu in kontrolnih postopkov ali pa z beležko poteka poslov v računovodskem sistemu in kontrolnih postopkov (Odar, 2013, str. 47). Narisi poteka so grafični opisi poteka poslov v računovodskem sistemu. Z narisom uporabnik dobi viden pregled, ki bi ga ob branju beležke ne bi dobil. Zaradi narisnega načina prikaza poteka uporabnik laže in hitreje razume posle v računovodskem sistemu in kontrolne postopke. Pri narisih poteka se običajno uporabljajo standardni simboli. Simboli niso predpisani, ampak so dogovorjeni (Taylor & Glezen, 2007, str. 376). Naris se mora izdelati sistematično in z upoštevanjem navodil, tako da se vsako operacijo kratko opiše, navede odgovornosti in pooblastila zaposlenca (Odar, 2013, str. 48). 3.3.3 Preverjanje pravilnosti prikaza sistema Da se vodstvo prepriča o pravilnem razumevanju izdelanega opisa poteka procesa oziroma o pridobitvi pravilnih informacij o sistemu, spremlja nekaj listin in postopkov ter ugotovi, ali je postopek v opisu pravilno prikazan. Pri morebitnemu odstopanju pa mora ugotoviti, ali je odstopanje naključno ali pa gre za resnično napačno razumljen prikaz sistema delovanja notranjih kontrol. Če se ugotovi slednje, je treba popraviti izdelan opis poteka procesa (Odar, 2013, str. 48). 3.3.4 Ocena delovanja Pri oceni delovanja si vodstvo pomaga s posebnimi vprašalniki. Ti vprašalniki so po navadi sestavljeni na podlagi izkušenj in idealno delujočega računovodskega sistema, zato jih mora vodstvo dopolniti in tudi smiselno uporabiti. Vprašalniki so sestavljeni tako, da je odgovor lahko le pritrdilen ali nikalen. Pritrdilni odgovori pomenijo, da notranje kontrole obstajajo, njihovo delovanje pa je treba še preveriti. Nikalni odgovori pa pomenijo, da notranjih kontrol ni oziroma zanje ni dokazov. V tem primeru gre za nepravilnosti in pomanjkljivosti pri vzpostavljanju notranjih kontrol (Odar, 2013, str. 48). Nepravilnosti in pomanjkljivosti pri vzpostavitvi notranjih kontrol pa je treba analizirati in ugotoviti, kako vplivajo na izkazane podatke v računovodskih izkazih. Vse pogosteje se 15.

(24) tudi dogaja, da je vzpostavljenih notranjih kontrol preveč, kajti iste kontrolne postopke opravljajo zaposleni v različnih oddelkih za različne namene (Odar, 2013, str. 48).. 3.4 Cilji notranjih računovodskih kontrol Namen notranjih računovodskih kontrol je zagotoviti, da so vsi podatki o poslovnih dogodkih, ki morajo biti zajeti v računovodskih izkazih, tudi dejansko izkazani (Menard, Mahnič, Drobnik, & Nemec, 1994, str. 58). Notranje računovodske kontrole obsegajo postopke in dokumentacijo, ki se nanašajo na varovanje sredstev in verodostojnost računovodskih izkazov. Notranje računovodske kontrole se vzpostavljajo z namenom preprečevanja nastajanja napak (z zahtevo po ločevanju dolžnosti in pooblastil), odkrivanja napak, popravljanja napak, ki so bile odkrite, ali pa uvedbe nove kontrole tam, kjer se odkrijejo šibkosti in bi bilo veliko tveganje izgub (INTOSAI, 1992, str. 16). Vzpostavljene notranje kontrole morajo neprestano, zanesljivo in popolno delovati v celotnem obračunskem obdobju. Da podjetje to doseže, mora notranje kontrole preverjati, vzdrževati in nadzirati njihovo delovanje. Podjetje to naredi z vpogledom v listine, evidence in drugo dokumentacijo ter s tem dobi dokaze, da se posamezne notranje kontrole uporabljajo, izvajajo in delujejo (Odar, 2013, str. 48). Prednostni cilji notranjega kontroliranja so predvsem zagotoviti neoporečnost in zanesljivost informacij, skladnost z usmeritvami, načrti, zakonskimi predpisi, postopki, varovanje premoženja in doseganje zastavljenih poslovnih ciljev (Volarič prijatelj, 2003, str. 20). Notranje kontrole so postopki in politike, ki so oblikovane in uvedene z namenom preprečevanja ali odpravljanja napačnih navedb, da s tem zagotovijo pošteno predstavitev računovodskih izkazov. Pošteni računovodski izkazi pa pomenijo, da so /je (Perner, 2015, str. 4): – izbrane in uporabljene računovodske politike splošno sprejete, – računovodske politike ustrezne danim okoliščinam, – računovodski izkazi dovolj informativni glede zadev, ki vplivajo na njihovo razumevanje, uporabo in razlago, – informacije v računovodskih izkazih povzete in razvrščene razumljivo (pomeni, da niso preveč razdrobljene ali zgoščene), – odraz poslovnih dogodkov na način, ki predstavlja finančno stanje, izide poslovanja in denarne tokove, – v pojem poštene predstavitve vgrajen pojem bistvenosti ali pomembnosti. V podporo ciljem pa so trditve vodstva o merjenju, prepoznavanju in razkrivanju računovodskih izkazov in obsega (Perner, 2015, str. 4): – obstoj in pojavitev (sredstva, obveznosti in lastništvo obstaja na določen datum, predstavljeni poslovni dogodki pa so se zgodili v nekem določenem časovnem obdobju), 16.

(25) – popolnost (transakcije, poslovni dogodki in okoliščine, ki so nastale v določenem časovnem obdobju in se pripoznajo, morajo biti tudi knjižene), – pravice in obveznosti (sredstva so pravice, obveznosti pa obveze podjetja na določen datum), – natančnost, vrednotenje ali razporeditev (kategorije sredstev, obveznosti, prihodkov in odhodkov so knjižene v pravilnih zneskih in v skladu z računovodskimi standardi, transakcije so točne in knjižene v poslovnih knjigah podjetja), – časovni presek (poslovni dogodki so knjiženi v pravilnem časovnem obdobju), – uvrščanje in razumljivost (postavke v računovodskih izkazih so ustrezno opisane in razvrščene, pravilno predstavljene in jasne). Ocena tveganja, ki se pojavi v povezavi s ciljem zanesljivega računovodskega poročanja, pa je prepoznavanje in analiziranje tveganja pomembne napačne navedbe. Pri vsakodnevnih dejavnostih se pridobivajo informacije od zaposlenih, kupcev, dobaviteljev in drugih in tako vodstvo tudi prepoznava tveganja, ki so lastna poslovnemu procesu. Pri spremljanju poslovanja lahko vodstvo še dodatno opazuje tveganja, ki so pomembna za zanesljivost računovodskih izkazov. Ta tveganja so (Perner, 2015, str. 6) : – – – – –. nevarnost, da poslovni dogodki ne bodo popolno zajeti in knjiženi, da so knjižena sredstva, ki ne obstajajo, in poslovni dogodki, ki se niso zgodili, da so poslovni dogodki zajeti v napačnem časovnem obdobju, izguba ali sprememba že knjiženih poslovnih dogodkov, nezmožnost pridobivanja ustreznih informacij za zanesljivost računovodskih ocen, – knjiženje na neustrezne konte in – računske napake ali nepravilna uporaba formul za izračun.. 3.5 Ugotovitve tretjega poglavja Vodstvo je odgovorno za vzpostavitev notranjih kontrol, ki dobro delujejo, v podjetju. Notranje kontrole v podjetju so potrebne za obvladovanje tveganj in dajejo zagotovilo, da bodo doseženi zastavljeni cilji podjetja. Da pa vodstvo lahko vzpostavi notranje kontrole, mora dobro poznati kontrolno okolje, njegovo organiziranost in procese delovanja. V poslovanje je treba vgraditi kontrolne postopke in usmeritve, ki preprečujejo in odkrivajo nastajanje napak. Če ima podjetje dobro zasnovane notranje kontrole, lahko zagotovi, da bo delovalo v skladu z usmeritvami in predpisi. Na delovanje notranjih kontrol pa vplivata tudi odnos in delovanje vodstva. Zlasti so to etične vrednote, način njihovega razmišljanja in stil delovanja. Če se vodstvo ne zaveda pomembnosti delovanja notranjih kontrol, se podjetje lahko znajde v kritičnih položajih, kar lahko škodi podjetju. Notranje računovodske kontrole so potrebne za delovanje računovodskega sistema. Računovodski sistem pa zagotavlja pravilne podatke in informacije za sestavitev računovodskih izkazov. Računovodski sistem v podjetju predstavlja vrsto nalog, pri katerih so poslovni dogodki podlaga za evidentiranje v računovodske evidence. 17.

(26) Računovodski sistem tako prepoznava, preračunava, razvršča, knjiži poslovne dogodke in o njih tudi poroča. Glavna naloga notranjih računovodskih kontrol je zagotavljanje, da so vsi podatki o poslovnih dogodkih, ki morajo biti izkazani v računovodskih izkazih, tudi dejansko izkazani. Ko so notranje računovodske kontrole vzpostavljene in delujejo (popolno, neprestano in zanesljivo), je treba njihovo delovanje neprestano in stalno nadzirati. To pa naredimo z različnimi vpogledi v evidence, listine in dokumentacijo. Pomembno je, da delovanje notranjih računovodskih kontrol temelji na načelih resničnosti, razdelitve nalog, kontroliranja izvajanja poslov, usklajevanja stanja v poslovnih knjigah in dejanskega stanja, ločenosti knjigovodenja od izvajanja poslov, strokovnosti, neodvisnosti in gospodarnosti.. 18.

(27) 4 REVIDIRANJE NOTRANJIH KONTROL NA PODROČJU TERJATEV DO KUPCEV IN OBVEZNOSTI DO DOBAVITELJEV V PODJETJU Y 4.1 Predstavitev revidiranega podjetja y Družba y je bila ustanovljena leta 1992 in je v večinski zasebni lasti. Po velikosti, ki jo določa Zakon o gospodarskih družbah, sodi podjetje med velika podjetja in zato je zavezano k reviziji letnih računovodskih izkazov (Podjetje y, 2015, str. 1). Družba y izvaja vse vrste infrastrukturnih inštalacij. Od najpreprostejših za vodovod in centralno ogrevanje zgradb, do najzahtevnejših industrijsko tehnoloških inštalacij, infrastrukturnih cevovodov daljinskega toplovodnega ogrevanja, vodovodov in plinovodov. Sodeluje pri gradnji številnih stanovanjskih in poslovnih objektov, bolnišnic, tovarn, infrastrukturnih objektov, industrijskih objektov in gradnji plinovodov. Družba nudi in prevzema tudi izvedbo inštalacij »na ključ«. Po standardni klasifikaciji sodi podjetje med gradbene dejavnosti (Podjetje y, 2015, str. 1). Družba posluje v lastnih poslovnih prostorih, skladišče pa je dislocirano. Konec leta je družba zaposlovala 128 delavcev (Podjetje y, 2015, str. 1). Družba je za opravljanje naložbenih del na področju Ruske federacije odprla svoje predstavništvo v Moskvi. Predstavništvo ima pridobljeno registracijo in vse potrebne licence za opravljanje dejavnosti projektiranja, izvajanja del in konzultantskih storitev na območju Ruske federacije (Podjetje y, 2015, str. 1). Podjetje ima v svoji organizacijski sestavi splošne službe (vodstvo, prodajne, nabavne in ekonomsko-finančne službe) in oddelke dejavnosti, ki jih izvaja, in sicer cevovodov, tehnoloških inštalacij, industrijskih objektov. Znotraj teh oddelkov se po posameznih projektih spremlja poslovanje posameznega projekta (Podjetje y, 2015, str. 1).. 4.2 Spoznavanje računovodskega sistema in sistema notranjega kontroliranja v podjetju y na področju terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev Računovodstvo zagotavlja podatke o poslovni in finančni uspešnosti družbe ter o njenem premoženjskem in finančnem stanju za notranje in zunanje uporabnike informacij. Družba nima odvisnih družb in ne sestavlja skupinskih oz. konsolidiranih računovodskih izkazov. Družba pri pripravi računovodskih izkazov upošteva splošna pravila o vrednotenju: časovno neomejenost delovanja, dosledno stanovitnost in še posebej nastanek poslovnega dogodka. Družba se obravnava, kot da bo v dogledni prihodnosti še vedno poslovala in kot da imajo obdobni izidi, tudi letni, le relativno vrednost (Pravilnik o računovodstvu podjetja y). Računovodstvo obravnava spremembe ekonomskih kategorij skladno z nastankom poslovnih dogodkov. Da bi se poslovni izid 19.

(28) izrazil vrednostno, morajo biti pri vsakem vzporejanju prihodkov in odhodkov prihodki obremenjeni samo z ustreznimi odhodki, ne glede na prejemke in izdatke. Na sliki 1 prikazujemo povezanost računovodskih evidenc in listin. Navajamo temeljni knjigi, ki ju podjetje y vodi, in primere najpogostejših listin. Slika 1: Povezanost računovodskih evidenc in listin Ekonomsko-finančna služba Vodja. Računovodja. Ekonomskofinančni referent. Poslovni sekretar. Kadrovski referent. Notranje računovodske kontrole. Glavna knjiga. Analitična evidenca osnovnih sredstev. Analitična evidenca zalog materiala. Analitična evidenca terjatev do kupcev. Izdani račun/situacija. Analitična evidenca obveznosti do dobaviteljev. Prejeti račun. Dnevnik Izdani dobropis. Prejeti dobropis. Izdani bremepis Izdani avansni račun Izpisek TRR. 20. Prejeti bremepis Prejeti avansni račun Izpisek TRR.

(29) Vodstvo podjetja pri izbiranju računovodskih usmeritev in odločanju o njihovi uporabi ter pri pripravljanju računovodskih izkazov upošteva zahteve po razumljivosti, ustreznosti, zanesljivosti in primerljivosti. Računovodski izkazi so razumljivi, če jih njihovi uporabniki razumejo brez težav. Računovodski izkazi morajo vsebovati vse postavke, ki so dovolj pomembne, da lahko vplivajo na ocene in odločitve. Informacije so ustrezne, če pomagajo uporabnikom pri njihovem poslovnem odločanju, in bistvene, če opustitev ali napačna navedba informacije vpliva na poslovno odločanje. Številni poslovni dogodki so povezani z negotovostjo, zato je treba računovodske usmeritve izbirati s primerno previdnostjo. Zanesljive informacije so brez pomembnih napak in pristranskih stališč. Poslovni dogodki se obravnavajo v skladu z njihovo vsebino in ne zgolj z njihovo pravno obliko. Pri računovodskem pojasnjevanju listine je treba dati prednost vsebini pred obliko. Z metodično enotnostjo se zagotavljajo primerljive postavke v računovodskih izkazih. Vodstvo je odgovorno za vzpostavitev in delovanje računovodskega sistema, za vodenje poslovnih knjig in uporabo računovodskih usmeritev (Interno gradivo podjetja y, 2014). Podjetje vodi poslovne knjige po načelih dvostavnega knjigovodstva. Vse poslovne knjige vodi računalniško. Temeljni knjigi, ki ju podjetje vodi, sta glavna knjiga in dnevnik glavne knjige. Pomožne knjige so analitične evidence in druge pomožne knjige. Analitične evidence so razčlenitve temeljnih kontov glavne knjige. V podjetju se vodijo analitične evidence osnovnih sredstev, zalog materiala, terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev. Druge pomožne knjige, ki dopolnjujejo konte glavne knjige, so register osnovnih sredstev, knjiga izdanih in knjiga prejetih računov. Povezanost računovodskih evidenc in primere najpogostejših listin prikazujemo na sliki 1. Razporeditev kontov v glavni knjigi temelji na vnaprej pripravljenem kontnem načrtu. Podjetje razčlenjuje predpisane knjižne skupine kontov glede na svoje potrebe, standarde in zahteve zunanjih uporabnikov računovodskih informacij (za davčne, statistične in podobne namene). Šifra konta v kontnem načrtu je sestavljena iz knjižnega razreda od 0 do 9, knjižne skupine kontov od 00 do 99, temeljnega konta od 000 do 999 in razčlenitev na analitične konte od 000000 do 999999. Kontni načrt podjetja predpiše računovodja (Interno gradivo podjetja y, 2014). Poslovne knjige se odpirajo in zaključujejo vsako poslovno leto. Izjemi sta register opredmetenih osnovnih sredstev in analitična evidenca opredmetenih osnovnih sredstev, katerih zaključevanje ni vezano na poslovno leto. Ti dve poslovni knjigi sta odprti in se vodita, dokler so opredmetena osnovna sredstva aktivna. Glavno knjigo je treba ob koncu poslovnega leta zaključiti, natisniti in odložiti v registrator, dnevnik knjižb pa se hrani na podatkovnih nosilcih. Poslovne knjige se zaključujejo računalniško. Ob koncu poslovnega leta je treba zaključiti, natisniti in odložiti v registratorje tudi analitične evidence terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev. Preostale pomožne knjige je treba shraniti na podatkovnih nosilcih, zavarovanih pred izbrisom in drugimi poškodbami (Interno gradivo podjetja y, 2014).. 21.

(30) Knjigovodska listina je sestavljena za vsak poslovni dogodek posebej, ki se pri poslovanju družbe pokaže v spremembi sredstev ali obveznosti do virov sredstev, pri nastanku odhodkov in prihodkov. Knjigovodske listine, ki jih podjetje sestavlja, so izdani računi in situacije, izdani dobropisi, izdani bremepisi, izdani avansni računi, prejeti računi, prejeti dobropisi, prejeti bremepisi, prejeti avansni računi, zahtevek za nakazilo avansa, obračun potnih stroškov, dobavnica, tranzit, prejemnica, prejemnica za osnovna sredstva, povratnica, izdajnica, temeljnica, izpisek stanja na transakcijskem oziroma bančnem računu, obračun obresti banke ali druge finančne ustanove, blagajniški dnevnik, dokumenti za obračun in izplačilo plač ter drugih prejemkov (Interno gradivo podjetja y, 2014). Računovodski sistem v podjetju y je organiziran v okviru ekonomsko-finančne službe, kjer delujejo vodja ekonomsko-finančne službe, računovodja, referent ekonomsko-finančne službe, poslovni sekretar in kadrovski referent. Vodja ekonomsko-finančne službe skrbi za vodenje, načrtovanje, organiziranje, usmerjanje in nadziranje dela ekonomsko-finančne službe. Sodeluje pri pripravi letnega načrta in pri sklepanju pogodb. Zagotavlja finančna sredstva za tekočo likvidnost podjetja. Izdeluje finančne konstrukcije za izvajanje naložb podjetja. Spremlja zakonodajo na davčnem, računovodskem, finančnem in plačnem področju. Pregleduje, predlaga in potrjuje finančne klavzule v pogodbah. Zastopa družbo pri urejanju finančnih zadev. Pripravlja predloge za poravnave in odpise terjatev (Interno gradivo podjetja y, 2014). Računovodja vodi in knjiži glavno knjigo. Izdeluje računovodske in davčne izkaze ter poročila, zaključuje materialno knjigovodstvo, vodi knjigovodstvo osnovnih sredstev, kontrolira in kontira prejete račune, spremlja zakonodajo na davčnem in računovodskem področju (Interno gradivo podjetja y, 2014). Referent ekonomsko-finančne službe na področju terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev knjiži prejete in izdane račune, plačila, spremlja in usklajuje odprte postavke. Pripravlja ustrezno dokumentacijo pri pripravah terjatev za tožbo in arhivira dokumente v zvezi z njimi. Izdeluje davčne knjige prejetih in izdanih računov, izterjuje plačila. Spremlja izvajalske pogodbe in pogodbena določila v zvezi s plačili ter instrumenti zavarovanj. Pripravlja in knjiži fakture v materialno knjigovodstvo in izdeluje analize (Interno gradivo podjetja y, 2014). Poslovni sekretar izvaja plačilni promet, potrjuje kompenzacije, arhivira prejete račune, izdaja menice, vodi evidence plačilnih kartic, vodi evidence instrumentov zavarovanj, opravlja administrativna dela v ekonomsko-finančni službi, spremlja račune in ostalo pošto s področja ekonomsko-finančne službe, spremlja podizvajalske pogodbe in izpolnjevanje pogodbenih določil v zvezi z instrumenti zavarovanj, opravlja telefonsko posredovanje (Interno gradivo podjetja y, 2014). Kadrovski referent pripravlja in vnaša podatke za obračun osebnih dohodkov. Opravlja administrativna dela pri sklenitvah in prekinitvah delovnih razmerij, vodi matične evidence zaposlenih, pripravlja dokumentacijo za izdajo delovnih dovoljenj za tujce, 22.

(31) izdaja potne naloge za tujino in obračun dnevnic, obračunava plače, izvršuje gotovinska izplačila, izdeluje poročila v zvezi z osebnimi dohodki, spremlja plačno zakonodajo, izdeluje analize in opravlja vsa administrativna dela, vezana na delovna razmerja in zaposlene (Interno gradivo podjetja y, 2014). 4.2.1 Spoznavanje računovodskega sistema v podjetju y na področju terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev 4.2.1.1 Spoznavanje računovodskega sistema v podjetju y na področju terjatev do kupcev Terjatve vseh vrst se v začetku izkazujejo v zneskih, ki izhajajo iz ustreznih listin, ob predpostavki, da bodo plačane. Terjatve se zaradi oslabitve prevrednotijo, če njihova knjigovodska vrednost presega njihovo pošteno oziroma iztržljivo vrednost. Terjatve, nominirane v tuji valuti, so v računovodskih izkazih vrednotene v višini referenčnega tečaja Evropske centralne banke iz tečajnice Banke Slovenije za posamezno valuto na bilančni datum. Tečajne razlike predstavljajo finančne prihodke iz finančnih naložb ali finančne odhodke iz finančnih naložb (Podjetje y, 2015). Podjetje vodi terjatve do kupcev na razčlenjenih analitičnih kontih, in sicer ločeno terjatve do domačih kupcev, terjatve do domačih kupcev – zadržana sredstva, terjatve do kupcev v tujini, sporne in dvomljive terjatve, terjatve za dana predplačila dobaviteljem za osnovna sredstva, terjatve za dana predplačila dobaviteljem za zaloge materiala in terjatve za dana predplačila dobaviteljem za ostale storitve. Zadržana sredstva so po gradbenih uzancah zadržani sorazmerni del cene za odpravo pomanjkljivosti, ugotovljenih ob sprejemu in izročitvi gradbenih del. V pogodbi je lahko določeno, da bo naročnik zadržal del cene kot zavarovanje za odpravo pomanjkljivosti. Če v pogodbi ni določeno, katerih pomanjkljivosti, se šteje, da je z zadržanim zneskom zavarovana odprava pomanjkljivosti, ugotovljenih ob sprejemu in izročitvi. Zadržana sredstva lahko uporabi naročnik, če jih izvajalec na pisni poziv naročnika ne odpravi v primernem roku. Zadržana sredstva se sprostijo oziroma poplačajo, ko so pomanjkljivosti pri sprejemu in izročitvi odpravljene oziroma ko so dela izročena in sprejeta (Gospodarska zbornica Slovenije, 1977, str. 13). Knjigovodske listine, ki se uporabljajo pri terjatvah do kupcev, so izdani račun oziroma situacija, izpisek transakcijskega računa, temeljnica in blagajniški prejemek. Izdani račun oziroma situacija je listina, ki jo podjetje izda kupcu za dobavljeno blago oziroma opravljeno storitev. Izda jo na podlagi naročilnice ali pogodbe. Izpisek transakcijskega računa je listina, na kateri so razvidna vsa plačila kupcev na določen dan. Temeljnica je knjigovodska listina ali nalog za knjiženje, ki obravnava knjigovodske podatke, in sicer na podlagi izvornih knjigovodskih podatkov, ki se sestavijo v knjigovodstvu. Blagajniški prejemek pa se uporablja v primeru plačevanja oziroma poslovanja z gotovino. Številka izdanega računa oziroma situacije je sestavljena iz šifre dejavnosti podjetja, iz zaporedne številke izdanega računa oziroma situacije in številke pogodbe. 23.

(32) Izdani računi oziroma situacije se v celoti hranijo v oddelku kalkulacij in obračuna. Izvod računa oziroma situacije, samo glavne strani – brez podrobnega opisa del, količin in cen, se hrani tudi v oddelku ekonomsko-finančne službe v registratorjih. Za hrambo je zadolžen referent ekonomsko-finančne službe. Za gradbene storitve, ki se opravljajo v podjetju y, se izdajajo gradbene situacije (začasne in končne situacije). Izvedena dela se plačujejo na podlagi začasnih in končnih situacij. Začasne situacije in končna situacija se izstavijo na podlagi izvedenih količin pogodbenih del in pogodbenih cen. Dela se prikažejo na način in po specifikaciji, ki je prikazana v tehnični dokumentaciji. Z začasnimi situacijami se obračunava vrednost del, izvedenih med gradnjo. Začasne situacije se izstavljajo za dobo enega meseca. Začasne situacije in končna situacija vsebujejo podatke o količini in ceni izvedenih del in so podlaga za izplačilo opravljenih storitev (Gospodarska zbornica Slovenije, 1977, str. 12). Za izdane dobropise in bremepise veljajo smiselno enaka pravila, številčenje in hramba kot za izdan račun oziroma situacijo. Izdani avansni račun ali račun za predplačilo je listina, ki jo podjetje izstavi kupcu zaradi prejema predplačila za dobavo blaga ali storitev v prihodnosti. 4.2.1.2 Spoznavanje računovodskega sistema v podjetju y na področju obveznosti do dobaviteljev Obveznosti do dobaviteljev podjetje izkazuje v evrih. Za preračun dolgoročnih in kratkoročnih obveznosti, ki so izražene v tuji valuti, se uporablja tečaj Evropske centralne banke. S kasnejšimi povečanji ali zmanjšanji dolgoročnih in kratkoročnih obveznosti, katerih podlaga je sporazum z upniki in niso povezana z opravljenimi plačili ali drugačnimi poravnavami, zmanjšujemo ustrezne stroške oziroma poslovne odhodke. Obveznosti za zadržana sredstva se evidentirajo ločeno od tekočih obveznosti (Podjetje y, 2015). Knjigovodske listine, ki se uporabljajo pri obveznosti do dobaviteljev, so prejeti račun, prejeti dobropisi, prejeti bremepisi, prejeti avansni računi oziroma računi za predplačila in zahtevek za nakazilo predplačila, temeljnica, blagajniški izdatek in izpisek stanja transakcijskega računa. Prejeti račun je listina dobavitelja, ki je podjetju dobavil blago ali opravil storitev. Prejeti dobropis je listina, s katero se popravlja prvotno izstavljeni račun v primeru reklamacij, zaradi napačnih dobav materiala ali storitev, zaradi napačne cene in podobno. Zahtevek za nakazilo predplačila je interna listina, s katero zahteva referent nabave ali vodja montaže predčasno plačilo materiala ali storitve. Odobri ga direktor podjetja. Za ostale knjigovodske listine se uporabljajo smiselno enaka pravila kot na področju terjatev do kupcev (Interno gradivo podjetja y, 2014). Prejeti računi, dobropisi in računi za dane avanse – predplačila so žigosani z likvidacijskim žigom. Žig vsebuje naslednje kontrolne podatke, ki jih morajo odgovorni za potrditev, kontrolo in odobritev računov izpolniti: obdobje (mesec), na katerega se strošek nanaša, številka prejemnice ali tranzita za prevzeti material, številka projekta, priznani znesek računa, v primeru zadržanih sredstev znesek zadržanih sredstev, podpis in datum nabavnega referenta v primeru nabave materiala ali podpis in datum vodje montaže v 24.

No results found