Part Three. Cost Behavior Analysis

Part Three 

Cost Behavior 

•  Cost behavior is the manner in which a cost 

changes as some related activity changes 

•  An understanding of cost behavior is necessary 

to plan and control costs 

•  A relevant range is the range over which we 

are interested in the cost’s behavior

COST BEHAVIOR ANALYSIS 

Ø Definition: The study of how specific costs  respond to changes in the level of  business activity  Ø Some costs change; others remain the same  Ø Helps management plan operations and make  decisions  Ø Applies to all types of businesses and entities

COST BEHAVIOR ANALYSIS 

Continued 

Ø Starting point is measuring key business  activities  Ø Activity levels may be expressed in terms of  §  Sales dollars (in a retail company)  §  Miles driven (in a trucking company)  §  Room occupancy (in a hotel)  §  Dance classes taught (by a dance studio)

COST BEHAVIOR ANALYSIS 

Continued 

Ø Many companies use more  than one measurement base  Ø For an activity level  to be useful:  Changes in the level or volume of activity should be  correlated with changes in cost

COST BEHAVIOR ANALYSIS 

Continued 

Ø The activity level selected is called the activity (or  volume) index  §  Identifies the activity that causes changes in the  behavior of costs  §  Allows costs to be classified according to their  response to changes in activity as:  Variable Costs  Fixed Costs  Mixed Costs

COST BEHAVIOR ANALYSIS 

VARIABLE COSTS 

Ø Costs that vary in total directly and proportionately  with changes in the activity level 

Ø If the activity level increases 10 percent, total  variable costs increase 10 percent 

Ø If the activity level decreases by 25 percent, total  variable costs will decrease by 25 percent

COST BEHAVIOR ANALYSIS 

VARIABLE COSTS ­ 

Continued 

Ø Variable costs also remain constant per unit at  every level of activity 

Ø

Examples of variable costs include 

§  Direct material and direct labor for a manufacturer 

§  Sales commissions for a merchandiser 

COST BEHAVIOR ANALYSIS 

VARIABLE COSTS ­ 

Continued 

Step­Variable Costs 

Activity  Co s t  Total cost remains  constant within a  narrow range of  activity.  Total cost remains  constant within a  narrow range of  activity.

Step­Variable Costs 

Activity  Co s t  Total cost increases to a  new higher cost for the  next higher range of  activity.  Total cost increases to a  new higher cost for the  next higher range of  activity.

COST BEHAVIOR ANALYSIS 

FIXED COSTS 

Ø Costs that remain the same in total regardless of  changes in the activity level. 

Ø Per unit cost varies inversely with activity: 

As volume increases,  unit cost decline, and vice versa  Ø Examples include  § Property taxes  § Insurance  § Rent  § Depreciation on buildings and equipment

COST BEHAVIOR ANALYSIS 

FIXED COSTS ­ 

Continued 

Examples 

Advertising and  Research and  Development 

Examples 

Advertising and  Research and  Development 

Examples 

Depreciation on  Buildings and  Equipment 

Examples 

Depreciation on  Buildings and  Equipment 

Types of Fixed Costs 

Discretionary 

May be altered in the  short­term by current  managerial decisions 

Discretionary 

May be altered in the  short­term by current  managerial decisions 

Committed 

Long­term, cannot be  reduced in the short  term. 

Committed 

Long­term, cannot be  reduced in the short  term.

COST BEHAVIOR ANALYSIS 

RELEVANT RANGE 

Ø Throughout the range of possible levels of activity,  a straight­line relationship usually does not exist for  either variable costs or fixed costs 

§  The relationship between variable costs and changes in  activity level is often curvilinear 

§  For fixed costs, the relationship is nonlinear – some  fixed costs will not change over the entire range of  activities, others may

COST BEHAVIOR ANALYSIS 

COST BEHAVIOR ANALYSIS 

RELEVANT RANGE ­ 

Continued 

Ø Defined as the range of activity over which a  company expects to operate during a year  Ø Within this range, a straight­line relationship  usually exists for both variable and fixed costs

COST BEHAVIOR ANALYSIS 

MIXED COSTS 

Ø Costs that have 

both a variable cost  element and a fixed  cost element  Ø Sometimes called  semivariable cost  Ø Change in total but  not proportionately  with changes in  activity level

Fixed Monthly  Utility Charge  Variable  Cost per KW  Activity (Kilowatt  Hours)  Tot a l  Ut il it y  Cos t  X  Y 

A mixed cost has both fixed and variable 

components.  Consider the example of utility cost. 

A mixed cost has both fixed and variable 

components.  Consider the example of utility cost. 

Mixed Costs 

Total  mixe d cost

Fixed Monthly  Utility Charge  Variable  Cost per KW  Activity (Kilowatt  Hours)  Tot a l  Ut il it y  Cos t  X  Y 

Mixed Costs 

The total mixed cost line can be expressed  as an equation:  Y = a + bX 

Where:  Y  =  the total mixed cost  a  =  the total fixed cost (the  vertical intercept of the line)  b  =  the variable cost per unit of  activity (the slope of the line)  X  =  the level of activity  The total mixed cost line can be expressed  as an equation:  Y = a + bX 

Where:  Y  =  the total mixed cost 

a  =  the total fixed cost (the  vertical intercept of the line)  b  =  the variable cost per unit of  activity (the slope of the line)  X  =  the level of activity  Total  mixe d cost    Y = a  + bX

The Analysis of Mixed Costs 

Ø

Mixed costs must be classified into 

their 

fixed 

and 

variable 

elements 

Ø

The methods to analysis of mixed costs 

includes:

The Analysis of Mixed Costs 

Engineering Approach 

Account Analysis 

High­Low Method 

Least­Square Regression Method 

Scattergraph Plot

Account Analysis & Engineering 

Estimates 

Each account is classified as either  variable or fixed based on the analyst’s  knowledge of how the account behaves.  Each account is classified as either  variable or fixed based on the analyst’s  knowledge of how the account behaves.  Cost estimates are based on an  evaluation of production methods,  and material, labor and overhead  requirements.  Cost estimates are based on an  evaluation of production methods,  and material, labor and overhead  requirements.

Plot the data points on a  graph (total cost vs. activity).  Plot the data points on a  graph (total cost vs. activity).  0      1      2      3      4 

* 

Tot a l  Co s t in  1 ,0 0 0 ’s  of Do ll a rs   10  20  0 

* 

* 

* 

* 

* 

* 

_* 

* 

* 

Activity, 1,000’s of Units Produced  X  Y 

The Scattergraph Method

0      1      2      3      4 

* 

Tot a l  Co s t in  1 ,0 0 0 ’s  of Do ll a rs   10  20  0 

* 

* 

* 

* 

* 

* 

_* 

* 

* 

Activity, 1,000’s of Units Produced  X  Y 

Quick­and­Dirty Method 

Intercept is the estimated  fixed cost = $10,000  Intercept is the estimated  fixed cost = $10,000  Draw a line through the data points with about an  equal numbers of points above and below the line.  Draw a line through the data points with about an  equal numbers of points above and below the line.

0      1      2      3      4 

* 

Tot a l  Co s t in  1 ,0 0 0 ’s  of Do ll a rs   10  20  0 

* 

* 

* 

* 

* 

* 

_* 

* 

* 

Activity, 1,000’s of Units Produced  X  Y 

Quick­and­Dirty Method 

The slope is the estimated variable cost per unit.  Slope = Change in cost ÷ Change in units  The slope is the estimated variable cost per unit.  Slope = Change in cost ÷ Change in units  Vertical distance is  the change in cost.  Vertical distance is  the change in cost.  Horizontal  distance is  the change in  activity.  Horizontal  distance is  the change in  activity.

High­Low Method 

– Compares the points of highest and lowest 

activities, and their related costs, and calculates 

the formula for a straight line connecting the two 

points 

– Dividing the incremental cost by the incremental 

units of activity gives the variable cost per unit 

of activity 

– The variable cost per unit is substituted into the 

cost formula to determine the fixed cost 

•  Total cost = fixed cost + variable cost per unit *  number of units of activity

High­Low Method 

Units of  Cost  activity  High point  $  18,000  10,000  Low point  12,000  6,000  Difference  $  6,000  4,000  $6,000 / 4,000 = $1.50 per unit  At the low point:  $12,000 = Fixed cost + $1.50 per unit * 6,000 units  $3,000 = Fixed cost  Total cost = $3,000 + $1.50 per unit * number of units

Applications of Cost Behavior 

Concepts 

•  Contribution margin 

–  Excess of sales over variable costs 

–  Contribution is the incremental amount of each sale 

that is available to cover fixed costs and provide a 

profit 

–  Knowing the contribution margin allows us to 

predict changes in net income that will result from 

a change in sales volume

Applications of Cost Behavior 

Concepts 

Total  Percentage  Per unit* 

Sales  $  1,000,000  100%  $  1,000  Variable costs  600,000  60%  600  Contribution margin  $  400,000  40%  $  400  Fixed costs  300,000  Net income  $  100,000  * ­ assume 1,000 units are sold

Applications of Cost Behavior 

Concepts 

•  Contribution margin percentage 

–  Proportion of each sales dollar that is available to 

cover fixed costs and provide a profit 

•  If sales increase by $100,000, profit will increase by  $40,000  ($100,000 * 40%) 

•  Contribution margin per unit 

–  Dollar amount that each unit contributes toward 

covering fixed costs and providing a profit 

•  If 50 more units are sold, profit will increase by $20,000  (50 units * $400)