AP Vouchers with Credit Card Payments For Sage 500 ERP

 

AP Vouchers with Credit Card Payments 

For Sage 500 ERP 

       

Overview 

  AP Vouchers with Credit Card Payments   

Initial Setup and Configuration 

 

Creating a Credit Card Vendor 

 

This process is used to establish an AP Vendor as a Credit Card Vendor to allow for transferring of vouchers  from  other  vendors  into  this  vendor.    The  Accounts  Payable  –  Maintenance  –  Maintain  Vendors  screen  has  been modified to contain fields to denote the Vendor as a “Credit Card” vendor. By clicking the check box “Is  Credit Card”, you will then be allowed to use this vendor to transfer vouchers from other vendors so they can  ultimately be paid out of the Credit Card vendor. Once you click this box you will also need to supply a Credit  Card  Account.  This  account  will  become  the  default  account  used  on  the  AP  Voucher  entry  screen  when  an  invoice is transferred between vendors. 

 

Scenario 1 – Transferring an AP voucher for a vendor to the credit card vendor at data entry time.   

 

The  process  begins in Accounts Payable – Activities – Process Vouchers.   Create a new batch. Click on  Enter  Vouchers.  Enter the voucher for the vendor as you normally would enter a voucher in Accounts Payable.   

 

On  the  totals  tab  you  will  enter  the  vendor  ID  of  the  credit  card  vendor  where  you  want  to  transfer  this  voucher  to  ultimately  be  paid.    Only  vendors  that  have  the  “Is  Credit  Card”  vendor  check  box  checked  in  Accounts  Payable  –  Maintenance  –  Maintain  Vendors  can  be  selected  on  the  Totals  Tab.    When  you  have  completed entry of this voucher click the “Finish” toolbar button to save the voucher and then close the Enter  Vouchers window. 

 

 

This process creates one Invoice in the AP Process Vouchers batch screen.   

   

 

   

Scenario 2 – Transferring previously posted vouchers from a vendor to a Credit Card Vendor 

   

Transferring Vouchers to a credit card vendor 

 

The  process  begins  in  Accounts  Payable  –  Activities  –  Process  Vouchers.    Create  a  new  batch.  Click  on  the  Select  CC  Payments  button.    Enter  the  credit  card  vendor  number  where  you  will  transfer  the  selected  vouchers. 

 

 

Click on the Finish and exit button in the upper left of the screen and you will be returned to the

Process Vouchers Batch screen and will see on invoice in the batch for the sum of the vouchers you

selected. This voucher will have multiple lines with each line representing one voucher that you chose

in the Transfer Vouchers to CC window.

Scenario 3 – Processing PO Receipt of Invoice and transferring the voucher to a Credit Card Vendor   

   

There  will  be  no  impact  on  the  general  ledger  since  the  debit  and  invoice  amounts  utilize  the  same  general  ledger account. 

 

   

   

_{Release Details & Specifications} 

Version Date: 07‐10‐08  Modules affected Accounts Payable and Purchase Order  Developed by: Reinsel Kuntz Lesher LLC – Tim Efinger/Jeremy Hutchinson  Developed for:   MAS 500 Version/Update 7.05.9 (June Monthly Update)         

File Name  Type  Description