เอกสารการจ ดการความร จากช มชนน กปฏ บ ต เร อง การร บหน งส อจากหน วยนอก อรม.อร. แผนกธ รการ กองจ ดการ อ ราชนาว มห ดลอด ลยเดช กรมอ ทหารเร อ ม ถ นายน ๒๕๕๔

เอกสารการจัดการความรู

จากชุมชนนักปฏิบัติ

เรื่อง การรับหนังสือจากหนวยนอก อรม.อร.

แผนกธุรการ กองจัดการ อูราชนาวีมหิดลอดุลยเดช

กรมอูทหารเรือ

มิถุนายน ๒๕๕๔

สารบัญ

หนา ๑. รายชื่อและภาพสมาชิกชุมชนนักปฏิบัติ ๒ ๒. บทนํา ๓ ๓. แผนภูมิแสดงกระบวนการทํางาน ๔ ๔. สิ่งตางๆที่จําเปนตองใชในการทํางาน ๕ ๔.๑แบบฟอรมตางๆที่จําเปนตองใชในการทํางาน ๔.๒อุปกรณเครื่องมือเครื่องใชตางๆที่จําเปนตองใชในการทํางาน ๕. รายละเอียดของขั้นตอนตางๆในกระบวนการทํางาน ๙ ๖. เอกสารอางอิง ๑๒

- ๒ -

๑

.

รายชื่อและภาพสมาชิกชุมชนนักปฏิบัติ

๑. น.ต.หญิงพัชรี ศิริมาก หน.ธุรการกจก.อรม.อร. ๒. ร.ต.หญิงกัลยรัตน เชื้ออาษา ประจําแผนกธุรการกจก.อรม.อร. ๓. พ.จ.อ.หญิงธนพล เพ็ชรฉกรรจ เสมียนแผนกธุรการกจก.อรม.อร. ๔. พลฯสุรทิศ ธินอยวงค เจาหนาที่ธุรการกจก.อรม.อร.

- ๓ -

๒

.

บทนํา

“งานสารบรรณ” คืองานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารเริ่มตั้งแตการจัดทําการรับการสง การเก็บรักษาการยืมและการทําลายเอกสาร สําหรับการรับเอกสารนับเปนงานสําคัญที่ตองทําการตรวจ - ลงทะเบียนรับ - เสนอ – แจกจาย ใหถูกตองตามหลักงานสารบรรณโดยเฉพาะการรับเอกสารจากนอกหนวย นอกจากจะเปนการดําเนินงานใหเหมาะสมถูกตองตามหลักการแลวยังเปนงานที่ชวยรักษาภาพลักษณและ เสริมสรางความสัมพันธอันดีระหวางองคกรอีกดวย แผนกธุรการกจก.อรม.อร. รับผิดชอบงานสารบรรณของหนวยไดตระหนักถึงความสําคัญ ดังกลาวจึงเห็นควรรวมกันใชการจัดการความรูจัดทําเปนคูมือดําเนินงานการจัดเก็บเอกสารจากภายนอกหนวย อรม.อร.ขึ้นซึ่งหวังเปนอยางยิ่งวาจะเปนประโยชนสูงสุดตอสมาชิกชุมชนและเปนแนวทางการรวมกันพัฒนา หนวยอรม.อร. ใหเจริญกาวหนาสามารถดําเนินงานสอดคลองตามนโยบายหนวยเหนือดวยดีตอไป คณะผูจัดทํา

- ๔ -

แผนภูมิแสดงการทํางาน

↓ ↓ ↓↓ ↓ ↓ ↓ สื่อสารกับผูสงเอกสาร ลงชื่อรับเอกสารจากผูสง จัดลําดับความสําคัญและความเรงดวน ประทับตรารับหนังสือ ลงทะเบียนรับหนังสือ แจกจายเอกสารใหหนวย / บุคคลที่เกี่ยวของ

- ๕ -

๔

.

สิ่งตางๆ

ที่จําเปนตองใชในการทํางาน

แบบฟอรมตางๆที่จําเปนตองใชในการทํางาน ๑. ทะเบียนรับ ๒. บัญชีหนังสือสง ๓. แบบฟอรมตามสมุดสงหนังสือ อุปกรณเครื่องมือเครื่องใชตางๆที่จําเปนตองใชในการทํางาน ๑. ชุดเครื่องคอมพิวเตอรเครื่องพิมพพรอมระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส ๒. เครื่องโทรสารพรอมกระดาษพิมพ ๓. อุปกรณเครื่องเขียนอาทิปากกาไมบรรทัดปากกาลบคําผิดสมุดหมายเลข๒ฯลฯ ๔. อุปกรณชุดประทับตราพรอมเบาะหมึกสีน้ําเงินและสีแดงไดแก -ตรายางทะเบียนขอมูลขาวสารลับอูราชนาวีมหิดลอดุลยเดชอร. -ตรายางรับหนังสือของอูราชนาวีมหิดลอดุลยเดช -ตรายางวันที่รับหนังสือ -ตรายางแสดงชั้นความลับ -ตรายางเสนอหนังสือแจกจาย

- ๙ - ๕. รายละเอียดของขั้นตอนตางๆในการทํางาน สื่อสารกับผูสงเอกสาร งานแรกของการรับเอกสารคือการสื่อสารกับผูสงเอกสารซึ่งสงมาทางโทรสาร ระบบงาน สารบรรณอิเล็กทรอนิกสเจาหนาที่ของแผนกธุรการไปรับเอง และการมีเจาหนาที่นําเอกสารมาสงที่แผนก ธุรการฯ ทั้งนี้ไมวาจะเปนการรับเอกสารดวยรูปแบบใดๆขอใหตระหนักถึงหลักการสรางมนุษยสัมพันธเสมอ โดยมีแนวทางการปฏิบัติดังนี้ ๑. เปดฉากทักทาย คือเริ่มเปนฝายทักทายปราศรัยกลาวสวัสดีกอนเสมอหากเปนการรับ โทรศัพทเพื่อรับโทรสารใหปฏิบัติเสมือนวาคูสนทนานั้นอยูที่เดียวกับเรา ๒. สรางประทับใจดวยรอยยิ้มคือหมั่นยิ้มกับผูสงเอกสารสม่ําเสมอทุกชองทางการรับเอกสาร ๓. พิมพชื่อจดจําคือการจดจําชื่อหนวยงานหรือชื่อบุคคลผูสงเอกสารเพราะการจําชื่อไดจะ ชวยใหการประสานงานงายขึ้นเนื่องจากมีความคุนเคยอีกทั้งชื่อเปนสิ่งแทนบุคคลและ หนวยงานนั้นๆหากจดจําไดกลาวชื่อถูกตองก็ถือเปนการแสดงการใหเกียรติและความ นับถือโดยอัตโนมัติ ๔. ทําความสนใจหมายถึงการกระตือรือรนที่จะรับเอกสาร ๕. ใชเครื่องมือสื่อสารเปนการนําเทคโนโลยีที่ทันสมัยมาใชในการสื่อสารเพื่อใหเกิดความ คลองตัวดานการรับเอกสารนั่นเอง ๖. ตรวจทานคําตอบเวลาที่ติดตอสื่อสารไมวาจะเปนการใหขอมูลใดควรตรวจทานใหแนใจ วาเปนคําตอบที่ถูกตองชัดเจน ๗. มอบความอบอุนหมายถึงการสื่อสารทุกครั้งเมื่อมีการรับเอกสารควรใสใจทําอยางรวดเร็ว เหมาะสมเหมือนวาเปนสิ่งแรกที่ควรทําเพื่อใหผูสงเอกสารเกิดความอบอุนใจที่ไดสง เอกสารมาให ๘. มีคุณธรรมในการติดตอรับเอกสารทุกครั้งสิ่งที่ควรคํานึงถึงอยางมากคือการมีคุณธรรม ลงชื่อรับเอกสารจากผูสง การลงชื่อรับเอกสารทางโทรสารคือการแจงชื่อผูรับตอผูที่สงเอกสารมาใหโดยพูดจาอยาง สุภาพเรียบรอยการลงชื่อรับเอกสารทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสเปนการคลิ๊กลงชื่อรับตามวิธีทาง อิเล็คทรอนิกสและสําหรับการรับเอกสารโดยการพบหนากันระหวางผูสงและผูรับใหลงชื่อแบบตัวบรรจง อานงายเพื่อสะดวกตอการรับรูและติดตามเอกสารนั้นๆ จัดลําดับความสําคัญและความเรงดวน จัดลําดับความสําคัญและความเรงดวนของหนังสือเพื่อดําเนินการกอนหลัง และผูรับทําการ ตรวจเอกสารหากไมถูกตองใหติดตอสวนราชการเจาของเรื่องหรือหนวยงานที่ออกหนังสือ เพื่อดําเนินการ ถูกตองหรือบันทึกขอบกพรองไวเปนหลักฐานแลวจึงดําเนินการเรื่องนั้นตอไป

- ๑๐ - ประทับตรารับหนังสือ เอกสารสงถึงตัวบุคคลไมตองประทับตราสําหรับเอกสารถึงหนวยใหประทับตรารับหนังสือ ตามแบบ ที่มุมบนดานขวาของหนังสือหากไมมีที่วางใหพิจารณาจุดอื่นๆที่วางพอกับตราประทับแลวสามารถอานได ชัดเจนโดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๑. เลขรับใหลงเลขที่รับตามเลขที่รับในทะเบียนเรื่องปกติและเรื่องลับโดยเรื่องลับแยกเปน เรื่องลับและลับมาก ๒. วันที่ใหลงวันเดือนปที่รับหนังสือ ๓. เวลาใหลงเวลาที่รับหนังสือ ที่มุมลางดานขวาของหนังสือในหนาทายบันทึกใหประทับตราตามแบบ ใสเครื่องหมาย / ในชองของหนวยที่จะรับหนังสือไปดําเนินการแลวหัวหนาแผนกลงนามกํากับทายตราประทับ กอนแจกจายหนังสือตอไป ลงทะเบียนรับหนังสือ ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับโดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๑. ทะเบียนหนังสือรับ วันที่ เดือน พ.ศ. ใหลงวันเดือนปที่ลงทะเบียนตามปปฏิทิน ๒. ชองเลขที่รับ (สําหรับหนังสําหรับหนังสือลับ) และชองเลขทะเบียนสง (สําหรับหนังสือ ปกติ) ใหลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลําดับติดตอกันไปตลอดปปฏิทินเลข ทะเบียนของหนังสือรับจะตองตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือ ๓. ชองที่ใหลงเลขที่ของหนังสือที่รับเขามา ๔. ชองลงวันที่ใหลงวันเดือนปของหนังสือที่รับเขามา ๕. ชองจาก ใหลงตําแหนงเจาของหนังสือหรือสวนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไมมี ตําแหนง

- ๑๑ - ๖. ชองถึงใหลงตําแหนงของผูที่หนังสือนั้นมีถึงหรือสวนราชการหรือชื่อบุคคลใน กรณีที่ ไมมีตําแหนง ๗. ชองเรื่องใหลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้นในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่องใหลงสรุปโดยยอ ๘. ชองการปฏิบัติใหบันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น ๙. ชองหมายเหตุใหบันทึกขอความอื่นใด (ถามี) หรือใหผูรับหนังสือลงชื่อและวันเดือนปที่ รับหนังสือไวเปนหลักฐานในทะเบียนรับหนังสือก็ได แจกจายเอกสารใหหนวย / บุคคลที่เกี่ยวของ จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับแลวสงใหสวนราชการที่เกี่ยวของดําเนินการ โดยใหลงชื่อ หนวยงานที่รับหนังสือนั้นในชอง การปฏิบัติ ถามีชื่อบุคคลหรือตําแหนงที่เกี่ยวของกับการรับหนังสือใหลง ชื่อหรือตําแหนงไวดวยการสงหนังสือที่ลงทะเบียนรับแลวไปใหสวนราชการที่ดําเนินการตามวรรคหนึ่ง จะสง โดยใชสมุดสงหนังสือ - เอกสารถึงผอ.อรม.อร. ลงสมุดรับ-สงเอกสารถึงผอ.อรม.อร. แลวเสนอธุรการผอ.อรม.อร. - เอกสารถึงคณะผูบังคับบัญชาระดับสูง ลงบันทึกในสมุดสงหนังสือ ถึงสํานักงาน ผูบังคับบัญชาแลวเสนอธุรการผอ.อรม.อร. - เอกสารถึงตัวบุคคลถาเปนเอกสาร “ลับ” ถึงกําลังพลอรม.อร. ลงบันทึกในสมุดสงหนังสือ “ลับ” แลวสงหนวยตนสังกัด กรณีเปนหนังสือปกติใหลงบันทึกในสมุดแจกจายหนังสือถึงบุคคลที่เกี่ยวของ เพื่อใหเจาตัวหรือธุรการกองมารับดําเนินการตอไป

- ๑๒ - ๖. เอกสารอางอิง สํานักงานปลัดสํานักนายกรัฐมนตรี. ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ.กรุงเทพฯ, ๒๕๓๖. http://www.navy.mi.th/newwww/document/regulation/Ministry/admin/part21.htm