แนวทางการตรวจสอบข้อมูล
จปฐ
.
ให้มีคุณภาพและน่าเชื่อถือ
อย่างมืออาชีพ
คํานํา
กรมการพัฒนาชุมชนได้รับมอบหมายจาก กระทรวงมหาดไทยในการบริหารการจัดเก็บ ข้อมูลความจําเป็นพื้นฐาน (จปฐ.) โดยดําเนินการจัดเก็บทุกครัวเรือนในเขตชนบท เป็นประจําทุกปี ซึ่งในการ บริหารการจัดเก็บข้อมูลจปฐ. กระบวนการหนึ่งที่มีความสําคัญและส่งผลให้ข้อมูลมีความครบถ้วน และถูกต้อง สามารถนําไปใช้ประโยชน์ได้อย่างแท้จริงนั่นคือขั้นตอนในการตรวจสอบความครบถ้วนและถูกต้องของข้อมูล จปฐ. เอกสารฉบับนี้เป็นแนวทางในการตรวจสอบข้อมูลจปฐ. วิธีการและขั้นตอนในการตรวจสอบ ข้อมูลจปฐ. ในแต่ละรายงาน ให้มีความครบถ้วนถูกต้องตั้งแต่ระดับอําเภอจังหวัดและประเทศซึ่งจะช่วยให้ ผู้อ่านสามารถตรวจสอบข้อมูลจปฐ. ในความรับผิดชอบของตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพส่งผลต่อคุณภาพ และความน่าเชื่อถือของข้อมูลจปฐ.
ขั้นตอนการตรวจสอบ ข้อมูล จปฐ.
1. นําข้อมูลจปฐ. เข้าโปรแกรมบันทึกและประมวลผลข้อมูลความจําเป็นพื้นฐาน (จปฐ.)
1.1 เปิดโปรแกรม โดยคลิกที่ไอคอน โปรแกรมบันทึกและประมวลผลข้อมูลความจําเป็น
พื้นฐาน (จปฐ.) ดังภาพ
1.3 เข้าสู่หน้าหลักของโปรแกรมฯ คลิกเลือกเมนู นําเข้า/ส่งออก
จากนั้นจะปรากฏหน้าจอดังภาพ คลิกนําเข้า ข้อมูล
คลิกเมนูนําเข้า/ส่งออก
เลือกโฟลเดอร์ที่จัดเก็บข้อมูล จปฐ. ของ จังหวัด จากตัวอย่างข้อมูลจปฐ. จังหวัด อุทัยธานี ให้ คลิก เลือกไฟล์ข้อมูล จปฐ. ของจังหวัด หลังจากนั้น กดปุ่ม “Open” เพื่อให้ทําการ นําเข้าข้อมูลจปฐ. ระบบโปรแกรมฯจะทําการนําเข้าข้อมูล จปฐ. ของ จังหวัด โดยใช้เวลาเพียงใดขึ้นอยู่กับ ขนาดของข้อมูลจปฐ. ที่นําเข้า คลิกเลือกไฟล์ข้อมูล จปฐ. ที่ต้องการ
เมื่อนําเข้าข้อมูล จปฐ. เรียบร้อย จะปรากฏหน้าจอดังภาพ คลิก “OK” แล้ว คลิก เมนู
“ปิด/ออกจากหน้านี้”
1.4 โปรแกรมฯจะกลับเข้าสู่หน้าหลัก คลิกเลือกเมนู ประมวลผล
จะปรากฏหน้าจอดังภาพ คลิก เลือก “ปี” จะพบข้อมูลที่นําเข้าและต้องการประมวลผล ให้คลิก “จปฐ. 1 และ 2” จากตัวอย่างคือ ข้อมูลจปฐ. จังหวัด อุทัยธานี หลังจากนั้น คลิก “เริ่มประมวล”
ระบบโปรแกรมฯจะทําการประมวลข้อมูล จปฐ. ของ จังหวัด โดยใช้เวลาเพียงใดขึ้นอยู่กับ ขนาดของข้อมูลจปฐ.
เมื่อทําการประมวลผล ระบบโปรแกรมฯ ต้องไม่พบข้อมูล ไม่มีรายละเอียดหัวหน้าที่เรือน มี ครัวเรือนที่ยังไม่บันทึกข้อมูล หรือ การแจ้งเตือนข้อมูล ไม่ครบอื่น ๆ ดังภาพ หากระบบมีการแจ้งเตือน ต้องแจ้งให้อําเภอ/จังหวัดดําเนินการบันทึก/แก้ไข ให้ครบถ้วนการทําการประมวลผลครั้งใหม่
2. การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ดูจากเมนูรายงาน โดยสามารถเลือกดูรายงานในแต่ ละระดับได้ตั้งแต่ ระดับครัวเรือน หมู่บ้าน ตําบลอําเภอ และจังหวัด โดย คลิก เลือกระดับที่ ต้องการตัวอย่าง เลือกระดับจังหวัด จังหวัดอุทัยธานี ซึ่งการตรวจสอบรายงาน ในแต่ละรายงานมีรายละเอียดดังนี้ 2.1 เมนู รายงาน 5.1 เปรียบเทียบกับ รายงาน 5.2 รายงาน 5.1 รายงาน 5.2 รายงาน 5.4 รายงาน 5.6 รายงาน 5.9 รายงาน 5.10 รายงาน 5.11 รายงาน 5.12 รายงาน 5.15
จํานวนที่ต้องเกณฑ์ในรายงาน 5.1 ต้องเท่ากับจํานวนครัวเรือนที่ตกเกณฑ์ ราย ตัวชี้วัดในรายงาน 5.2 ทั้ง 30 ตัวชี้วัด ตัวอย่างรายงาน 5.1 ตัวชี้วัดที่ 1 ตกเกณฑ์ จํานวน 4 คน และรายงาน 5.2 ตัวชี้วัดที่ 1 ตกเกณฑ์ จํานวน 4 คนเท่ากัน 2.2 เมนู รายงาน 5.4 รายงาน 5.1 รายงาน 5.2
โดยการตรวจสอบรายได้เฉลี่ยของครัวเรือนต้องมากกว่า 0 บาทซึ่งและกรณี มากกว่า 1,000,000 บาท ให้ตรวจสอบข้อมูลที่เท็จจริง ว่าครัวเรือนมีรายได้จริงตามที่ บันทึกหรือไม่
โดยการตรวจสอบรายงาน 5.6 ร้อยละของตัวชี้วัดที่ตกเกณฑ์เรียงลําดับจากมาก ไปหาน้อย เปรียบเทียบ กับคํารับรองคุณภาพข้อมูลจปฐ. ในข้อ 4 ผลการจัดเก็บข้อมูล จปฐ. ของจังหวัด/อําเภอ พบว่า ตัวชี้วัดที่ร้อยละตกเกณฑ์มากทีสุด 3 ลําดับแรก ตัวชี้วัดที่ ตกเกณฑ์จํานวนที่ตกเกณฑ์ และร้อยละ ต้องตรงกับรายงาน 5.6 ที่แสดง ตัวอย่างรายงาน 5.6 ตัวชี้วัดที่ 19 เด็กจบการศึกษาภาคบังคับ 9 ปีที่ไม่ได้เรียน ต่อและยังไม่มีงานทํา ได้รับการฝึกอบรบอาชีพ ไม่ผ่านเกณฑ์จํานวน 8 คน คิดเป็นร้อยละ 28.57 ซึ่งตรงกับคํารับรองคุณภาพข้อมูล จปฐ. ปี 2556 ของจังหวัด 2.6 เมนู รายงาน จํานวนประชากร - รายงาน 5.9 จํานวนประชากร จําแนกตามช่วงอายุ - รายงาน 5.10 จํานวนประชากร จําแนกตามระดับการศึกษา - รายงาน 5.11 จํานวนประชากร จําแนกตามประเภทอาชีพ - รายงาน 5.12 จํานวนประชากร จําแนกตามศาสนา
รายงาน 5.12 จํานวนประชากร จําแนกตามศาสนา รายงานทั้ง 4 รายงาน จะแสดงจํานวนประชากรทั้งหมดในระดับจังหวัด/อําเภอ โดย จําแนกออกเป็น ช่วงอายุ ระดับการศึกษา ประเภทอาชีพ และศาสนา ซึ่งทุกรายงานต้องมีจํานวน ประชากรชาย - หญิง และ ผลรวมที่ตรงกัน หากไม่ตรงกันอาจต้องเข้าไปตรวจสอบในรายงาน ประชากรของแต่ละระดับต่อไปตั้งแต่อําเภอ ตําบลหมู่บ้าน และครัวเรือน เพื่อแก้ไขจํานวน ประชากรที่ไม่ถูกต้อง อาจเกิดจากการที่ข้ามผ่านไม่ได้บันทึกในเรื่องของอายุระดับการศึกษา ประเภทอาชีพและศาสนา ทําให้จํานวนไม่ตรงกัน ตัวอย่างรายงานจํานวนประชากร จังหวัดอุทัยธานี เพศชาย จํานวน 87,247 คน เพศหญิง จํานวน 93,060 คน รวม 180,307 คน เมื่อดูจากรายงาน 5.9-5.12 จะมีจํานวนประชากรที่ตรงกัน ทุกรายงาน
เพศชาย 87,247 คน เพศหญิง 93,060 คน รวม 180,307 คน
นอกจากนั้นการตรวจสอบข้อมูล จปฐ. มีประเด็นที่ต้องตรวจสอบในเรื่องของ 1. เลขบัตรประชาชน : ต้องใส่ครบ 13 หลัก 2. ชื่อ-นามสกุล : ต้องเป็นภาษาไทยกรณีเป็นช่องว่าง จํานวนไม่มากให้ใส่ “ไม่กรอก” 3. บ้านเลขที่ : ต้องไม่ซ้ํากันกรณีเป็นช่องว่าง ให้ใส่ “9999/100, 9999/101, 9999/102, 9999/...” สามารถตรวจสอบโดยการใช้เมนูตรวจสอบหรือ อาจทําการส่งออกมาเป็นไฟล์ Excel เพื่อสะดวกใน การตรวจสอบดังนี้ 1. เข้าสู่หน้าหลักของโปรแกรมฯ คลิกเลือก เมนูตรวจสอบ 2. จากนั้นจะปรากฏหน้าจอดังภาพ คลิกเมนูตรวจสอบ
3. เราตรวจสอบเลขบัตรประชาชนชื่อ-นามสกุลบ้านเลขที่ ในแต่ละคอลัมภ์ดังภาพโดยเราสามารถ คลิกขวาที่หัวคอลัมภ์เพื่อเลือกเรียงจากมากไปหาน้อยหรือน้อยไปหามากได้ ดังภาพ คลิกขวาเลือกเรียงจาก มากไปหาน้อย หรือน้อย คลิกขวาเลือกเรียงจาก มากไปหาน้อย หรือน้อย
4. สามารถส่งออกไฟล์เป็น Excel เพื่อใช้ในการตรวจสอบได้ด้วยแต่การส่งออกไฟล์อาจใช้เวลามาก น้อยขึ้นอยู่กับจํานวนครัวเรือนด้วย หากครัวเรือนเป็นจํานวนมากอาจต้องใช้เวลานานวิธีการส่งออกดังนี้
คลิกขวาเลือกเรียงจาก มากไปหาน้อย หรือน้อย
ปรากฏหน้าจอดังภาพเลือกที่จัดเก็บไฟล์
คลิกเลือกBrowes
จัดเก็บที่Desktop
เมื่อส่งออกไฟล์เสร็จแล้วจะปรากฏหน้าจอดังภาพ คลิกเลือก Close
จากนั้นจะได้ไฟล์ที่ส่งออกเป็นไฟล์ Excel ดังภาพสามรถนําไปใช้ในการตรวจสอบได้
ซึ่งในการตรวจสอบจังหวัด/อําเภออาจมีการออกแบบ แบบฟอร์มสําหรับการตรวจสอบข้อมูลจปฐ. ตามความเหมาสมหรือตัวชี้วัดที่เป็นประเด็นที่น่าสนใจ ดังตัวอย่างแบบฟอร์มที่ใช้ตรวจสอบข้อมูลจปฐ. ของส่วนกลางที่ใช้ในการตรวจสอบข้อมูลเป็นรายจังหวัด
แบบตรวจสอบข้อมูล
จปฐ
.
ปี
2556
จังหวัด... เมนู ประมวลผล การประมวลผลข้อมูล ไม่ผ่าน เพราะ... ผ่าน ประมวลผลได้...ครัวเรือน...หมู่บ้าน ตรงกับคํารับรองฯ ไม่ตรงกับคํารับรองฯ เมนู ตรวจสอบ 1) เลขประจําตัว ปชช. ครบทุกคน ไม่ครบทุกคน จํานวน...คน 2) ชื่อ ถูกต้อง ไม่ถูกต้อง จํานวน...คน 3) นามสกุล ถูกต้อง ไม่ถูกต้อง จํานวน...คน 4) บ้านเลขที่ ถูกต้อง ไม่ถูกต้อง เพราะ... เมนู รายงาน รายงาน 5.1 สรุปผลข้อมูลจปฐ. 2 ระดับจังหวัด 1) ตัวชี้วัดที่ 3 ไม่ผ่านเกณฑ์ จํานวน...คน ร้อยละ... 2) ตัวชี้วัดที่ 6 ไม่ผ่านเกณฑ์ จํานวน...คน ร้อยละ... 3) ตัวชี้วัดที่ 23 ไม่ผ่านเกณฑ์ จํานวน...คร. ร้อยละ... 4) ตัวชี้วัดที่ 25 ไม่ผ่านเกณฑ์ จํานวน...คน ร้อยละ... 5) ตัวชี้วัดที่ 26 ไม่ผ่านเกณฑ์ จํานวน...คน ร้อยละ... รายงาน 5.4 ครัวเรือนที่มีรายได้เฉลี่ยตามเกณฑ์กําหนดเอง รายได้เฉลี่ย ไม่มีรายได้ จํานวน...คน > 1 ล้านบาท จํานวน...คน รายงาน 5.6 ร้อยละของตัวชี้วัดที่ตกเกณฑ์ เรียงลําดับจากมากไปน้อย 3 ลําดับแรก 1) ตัวชี้วัดที่... ไม่ผ่านเกณฑ์ จํานวน...คน/คร. ร้อยละ... 2) ตัวชี้วัดที่... ไม่ผ่านเกณฑ์ จํานวน...คน/คร. ร้อยละ... 3) ตัวชี้วัดที่... ไม่ผ่านเกณฑ์ จํานวน...คน/คร. ร้อยละ... ตรงกับคํารับรองฯ ไม่ตรงกับคํารับรองฯ รายงาน 5.8 - 5.12 จํานวนประชากร เท่ากัน ทุกรายงาน ไม่เท่ากันรายงาน... ลงชื่อ...ผู้ตรวจสอบข้อมูล วันที่ ...คณะผู้จัดทํา นายวาทกานต์ ช่อแก้ว ผู้อํานวยการกลุ่มงานข้อมูลพื้นฐานการพัฒนาชนบท นายอรรถพงศ์ สงวนเดือน นักวิชาการพัฒนาชุมชนชํานาญการ นางสาวอุดมพร ทับศฤงฆรา นักวิชาการพัฒนาชุมชนชํานาญการ นายณัฐวุฒิ มณีวรรณ นักวิชาการพัฒนาชุมชนปฏิบัติการ นางสาววิมลรัตน์ ศรีผง เจ้าหน้าที่ระบบงานคอมพิวเตอร์ นางกรวรรณ น้อมบุญส่งศรี เจ้าพนักงานธุรการชํานาญงาน
