การแนะนา Microsoft Word และ การเร มต นการใช งานโปรแกรม

(1)

การแนะน า

Microsoft Word

และ

การเริ่มต้นการใช้งานโปรแกรม

Microsoft Word

เนื้อหาเกี่ยวกับการแนะน าประวัติความเป็นมาของ Microsoft Word และ การ เริ่มต้นเข้าไปใช้งานโปรแกรม Microsoft Word การใช้มุมมองต่างๆในการพิมพ์ เอกสาร ศูนย์เทคโนโลยีและสารสนเทศประจ าศาลฎีกา [Version 1.1]

(2)

ศูนย์เทคโนโลยีและสารสนเทศประจ าศาลฎีกา นิโรบล นุชอุดม

สารบัญ

1.แนะน าMicrosoft word ... 3 2.เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Word ... 4 2.1 การสร้างเอกสารใหม่ ... 5 2.2 การบันทึกเอกสารที่สร้าง ... 6 2.3 การบันทึกเอกสารเป็นชื่อใหม่ ... 6 2.4 การเปิดเอกสารที่บันทึกไว้กลับมาใช้งาน ... 7 2.5 การปิดเอกสาร ... 7 2.6 การออกจากโปรแกรม ... 8 2.7 การใช้มุมมองต่างๆใน Microsoft word ... 8 2.8 การเรียกดูเอกสารในหน้าอื่นๆ ... 14

(3)

1.แนะน าMicrosoft word

โปรแกรม Microsoft Word เริ่มน าเข้ามาใช้ในเมืองไทยครั้งแรกจะเป็นเวอร์ชั่น 2.0 โดย ท างานบน Windows 3.0 ขึ้นไป ซึ่งได้รับการตอบรับจากผู้ใช้งานพอสมควร โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ผู้ใช้งานที่มีอุปกรณ์ต่อพ่วงเพิ่มเติม คือ เมาส์ ( Mouse ) และมีแถบเครื่องมือท าให้ผู้ใช้แทบจะ ไม่ต้องจดจ าค าสั่ง เพียงแต่จ ารูปแถบเครื่องมือให้ได้ แต่เนื่องจากในช่องแรกๆ ที่เข้ามาใน ประเทศไทย ระบบการจัดการภาษาไทยยังไม่ดีพอ จึงท าให้โปรแกรม Microsoft Word เวอร์ชั่น 2.0 ยังไม่เป็นที่นิยมเท่าที่ควร จนกระทั้งบริษัทไมโครซอฟท์ คอร์ปอเรชั่น จ ากัด ได้พัฒนา โปรแกรมMicrosoft Word เวอร์ชั่น 2.0 เป็น เวอร์ชั่น 6.0 ท าให้เป็นที่นิยมอีกครั้ง และผู้ใช้ จ านวนมากลืมโปรแกรม Word Processing ตัวอื่นๆ โดยสิ้นเชิงเพราะถูกใจประสิทธิภาพของ โปรแกรม และยิ่งไปกว่านั้น บริษัท ไมโครซอฟท์ คอร์ปอเรชั่น จ ากัด ยังไม่ได้รวมชุด Microsoft Office ซึ่งประกอบ ด้วยโปรแกรม Microsoft Word , Microsoft Excel , Microsoft PowerPoint และ Microsoft Access เข้าด้วยกัน ท าให้โปรแกรม Microsoft Word ยิ่งได้รับความนิยมมากขึ้น

ต่อมาบริษัท ไมโครซอฟท์ คอร์ปอเรชั่น จ ากัด ได้พัฒนาโปรแกรมชุด Microsoft Office เป็นMicrosoft Office 97 ซึ่งเป็นโปรแกรมที่มีประสิทธิภาพอย่างมาก และเป็นที่นิยมใช้

โดยทั่วไปจนถึงทุกวันนี้เพราะนอกจากเพิ่มลูกเล่นมากมายแล้ว ยังเพิ่มโปรแกรมให้ด้วย เช่น Microsoft Outlookโปรแกรมชุด Microsoft Office 97 สามารถติดตั้งได้ทั้งบน Windows 95 และ Windows 98 ในปัจจุบันโปรแกรมชุด Microsoft Office 97 ได้รับการพัฒนาเป็น Microsoft 2000 ซึ่งเป็นที่นิยมต่อมาเรื่อยๆ บริษัทไมโครซอฟท์ คอร์ปอเรชั่น ได้มีการพัฒนาโปรแกรม Microsoft Office XP,Microsoft Office 2002 , Microsoft Office 2003 และในรุ่นปัจจุบันที่ บริษัท ไมโครซอฟท์ คอร์ปอเรชั่น จ ากัด ได้พัฒนาคือ Microsoft Office 2007

(4)

ศูนย์เทคโนโลยีและสารสนเทศประจ าศาลฎีกา นิโรบล นุชอุดม ชื่อเอกสารที่เปิดใช้งาน แถบเมนู แถบเครื่องมือ ง ขอความช่วยเหลือ ง ขอความช่วยเหลือ ง ขอความช่วยเหลือ ง

2.เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Word

เมื่อท าการติดตั้งโปรแกรม Microsoft Office สามารถเข้าสู่โปรแกรม และเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Word ซึ่งการเข้าไปใช้งานของ Microsoft word สามารถเข้าไปใช้งานได้หลายวิธีดังนี้

วิธีที่ 1

1. โดยคลิกเมาส์ที่ปุ่ม

2. เลือก [ All Program > Microsoft Office > Microsoft Office Word ]

วิธีที่ 2

กรณีที่หน้าต่างของ Windows (Desktop) มีไอคอน สามารถเข้าโปรแกรมผ่าน ทางไอคอนได้เลย

เมื่อสามารถเข้าไปในโปรแกรม Microsoft word ได้แล้วจะปรากฏหน้าตาของ Microsoft word ดังนี้ กลับหน้าหลัก แถบเครื่องมือ ง วัดระยะแนวนอน ง วัดระยะแนวตั้ง พื้นที่การพิมพ์ แถบเลื่อนแนวตั้ง แถบเลื่อนแนวนอน แถบสถานะ มุมมอง

(5)

2.1 การสร้างเอกสารใหม่

การเริ่มต้นการท างานของเอกสาร ให้สร้างเอกสารใหม่ขึ้นมาก่อน โดยอาจเลือกสร้าง เอกสารเปล่าขึ้นมาและการสร้างเอกสารใหม่นั้นมีวิธีการต่างๆดังนี้ วิธีที่ 1 การสร้างเอกสารใหม่วิธีการที่ง่ายที่สุดคือ การเข้าผ่านทางไอคอนที่แถบเครื่องมือคือ และเอกสารใหม่ก็จะเกิดขึ้น วิธีที่ 2 การสร้างเอกสารใหม่อีกวิธีการหนึ่งได้โดยเข้าเมนูแฟ้มก็ได้โดยมีวิธีการดังนี้ 1. เลือกเมนู [ แฟ้ม --> สร้าง ] 2. หน้าต่างงาน เอกสารใหม่ ส าหรับเลือกสร้างเอกสารใหม่ กลับหน้าหลัก

(6)

2.2 การบันทึกเอกสารที่สร้าง

เมื่อท าการพิมพ์ข้อมูลต่างๆ ลงบนเอกสารที่สร้างขึ้นเรียบร้อยแล้ว ก่อนออกจาก โปรแกรม Microsoft word ต้องท าการบันทึก หรือ save เอกสารที่พิมพ์ไว้ก่อน เพื่อจะได้น า เอกสารนั้นมาใช้ในครั้งต่อไปได้อีก โดยตั้งชื่อแฟ้มข้อมูลได้ยาวถึง 256 ตัวอักษรหรือโดยการ เลือกไอคอนบนแถบเครื่องมือ

2.3 การบันทึกเอกสารเป็นชื่อใหม่

เมื่อต้องการท าส าเนา หรือส ารองแฟ้มข้อมูลเอกสารที่สร้างขึ้น โดยบันทึกเป็นชื่อหนึ่ง ไว้แล้ว ดังนั้นผู้ใช้งานสามารถบันทึกเอกสารให้เป็นแฟ้มข้อมูลใหม่ได้ โดยที่เอกสารเดิม ผู้ใช้งานจะยังคงอยู่ด้วย โดยใช้ค าสั่ง [แฟ้ม> บันทึกเป็น] กลับหน้าหลัก 4.คลิกเมาส์ บันทึก 3.ตั้งชื่อให้กับแฟ้มข้อมูลที่บันทึก 3. ตั้งชื่อแฟ้มข้อมูลใหม่ 2. เลือกต าแหน่งที่ต้องการบันทึก 1. เลือกค าสั่ง [แฟ้ม> บันทึกเป็น] 1.เลือกค าสั่ง [แฟ้ม -->บันทึก] หรือ <Ctrl+S> 2.ระบุต าแหน่งเก็บ ข้อมูล

(7)

ศูนย์เทคโนโลยีและสารสนเทศประจ าศาลฎีกา นิโรบล นุชอุดม 2.4 การเปิดเอกสารที่บันทึกไว้กลับมาใช้งาน ข้อดีของการบันทึกแฟ้มข้อมูลเอกสารไว้คือ ผู้ใช้งานสามารถเปิดเอกสารเหล่านั้น ขึ้นมาอ่านหรือแก้ไขเพิ่มเติมในครั้งต่อไปได้ตามต้องการ มีขั้นตอนต่อไปนี้ 2

2.5 การปิดเอกสาร

เมื่อท าการบันทึกเรียบร้อยแล้ว และไม่ต้องท างานกับเอกสารเดิมอีกในขณะนั้น ก็ควร ปิดเอกสารเสีย โดยเลือกค าสั่ง[แฟ้ม> ปิด] หรือคลิกเมาส์ที่ปุ่ม บนหน้าต่างเอกสาร 4.คลิกเมาส์ 2. เลือกค ำสั่งส ำหรับจัดกำรกับแฟ้มข้อมูลเอกสำรก่อน 1.เลือกค าสั่ง [แฟ้ม > เปิด] หรือ<Ctrl+O>หรือ 2. ระบุต าแหน่งที่เก็บแฟ้มข้อมูล 3.คลิกเมาส์เลือกแฟ้มข้อมูล 1. เลือกค าสั่ง[ แฟ้ม > ปิด ] หรือคลิกเมาส์ซ้ายที่ปุ่ม บนหน้าต่าง เอกสาร

(8)

2.6 การออกจากโปรแกรม

หลังจากที่ได้เสร็จสิ้นการใช้โปรแกรม Word และบันทึกเอกสารแล้ว ก่อนปิดเครื่องหรือ เรียกใช้โปรแกรมอื่น ควรออกจากโปรแกรม Word เสียก่อน โดยมีขั้นตอนคือ [แฟ้ม> จบการ-ท างาน] หรือคลิกเมาส์จบการ-ที่ปุ่ม จบการ-ที่อยู่ด้านบนขวา 1. เลือก [ แฟ้ม > จบการท างาน ] หรือคลิกเมาส์เพื่อปิดโปรแกรม

2.7 การใช้มุมมองต่างๆใน Microsoft word

เพื่อความสะดวกในการสร้างและท างานกับเอกสาร Microsoft word สามารถแสดง เอกสารได้หลายมุมมอง (View) โดยแต่ละมุมมองจะมีรูปแบบและการใช้งานที่แตกต่างกัน ซึ่ง ผู้ใช้งานสามารถสลับระหว่างแต่ละมุมมองได้โดยมี 2 วิธีการดังนี้ วิธีที่ 1 1. เลือกค าสั่ง มุมมอง 2. เลือกมุมมองที่ต้องการโดยจะมีให้เลือกดั้งนี้ 2.1 ปกติ 2.2 เค้าโครงเว็บ 2.3 เค้าโครงเหมือนพิมพ์ กลับหน้าหลัก

(9)

ศูนย์เทคโนโลยีและสารสนเทศประจ าศาลฎีกา นิโรบล นุชอุดม 2.4 เค้าโครงการอ่าน 2.5 เค้าร่าง วิธีที่ 2 คลิกเมาส์ที่ปุ่ม ที่มุมซ้ายล่างของจอภาพ กลับหน้าหลัก คลิกเมาส์เพื่อเลือกมุมมอง

(10)

ศูนย์เทคโนโลยีและสารสนเทศประจ าศาลฎีกา นิโรบล นุชอุดม รูปแบบของมุมมองต่างๆ มุมมองปกติ (Normal View) เป็นมุมมองปกติที่ใช้งานอยู่เป็นประจ า ซึ่งสามารถกรอกข้อความ เปลี่ยนรูปแบบ ตัวอักษร จัดหน้า ใส่ตัวเลขลงในข้อความได้ แต่ในมุมมองนี้จะไม่แสดงบางอย่างที่ไม่จ าเป็นต่อ การกรอกข้อความ เช่น เลขหน้า ตัวเลขแสดงจ านวนบรรทัด หัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ ดังนั้น จึงสามารถแสดงข้อมูลบนหน้าจอได้เร็วขึ้น ซึ่งเหมาะกับการท างานทั่วๆ ไป กลับหน้าหลัก มุมมองปกติ

(11)

มุมมองเค้าโครงเว็บ (Web Layout View)

ในมุมมองนี้ผู้ใช้งานสามารถอ่านและค้นหาหัวข้อในเอกสารได้ง่าย ซึ่งจะคล้ายกับ มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ แต่มีขนาดฟอนต์ ความยาวหน้ากระดาษที่ใช้แสดงข้อความจะ ต่างกันเพื่อให้อ่านง่ายสบายตาขึ้น เหมาะส าหรับการอ่านเอกสารในเว็บ

กลับหน้าหลัก

(12)

มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ ปกติ

มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์(Print Layout View)

เป็นมุมมองที่แสดงผลลัพธ์เหมือนกับเอกสารที่พิมพ์ออกจากเครื่องพิมพ์จริงๆโดยจะ แสดงรูปภาพ เลขที่หน้า หรือหัวกระดาษ ระยะเว้นระหว่างข้อความกับขอบกระดาษที่ผู้ใช้ ก าหนดให้เห็น

(13)

ศูนย์เทคโนโลยีและสารสนเทศประจ าศาลฎีกา นิโรบล นุชอุดม มุมมองเค้าร่าง มุมมองเค้าร่าง(Outline View) เป็นมุมมองที่แสดงเฉพาะข้อความในเอกสารเท่านั้น โดยแสดงเป็นโครงสร้างของ เอกสารว่าประกอบด้วยหัวข้ออะไรบ้าง และแต่ละหัวข้อมีหัวข้อย่อยลงไปอีกกี่ระดับ มุมมองนี้ เหมาะส าหรับใช้จัดล าดับการน าเสนอเนื้อหา ซึ่งมุมมองนี้จะไม่แสดงรูปภาพและตารางเลย นอกจากข้อความเท่านั้น กลับหน้าหลัก

(14)

ศูนย์เทคโนโลยีและสารสนเทศประจ าศาลฎีกา นิโรบล นุชอุดม มุมมองการอ่าน(Reading View) เป็นมุมมอง Microsoft Word ที่ให้ผู้ที่ใช้งานสามารถอ่านข้อมูลภายในเอกสารคล้ายกับ หน้าหนังสือโดยมีการแบ่งออกเป็น 2 หน้า และจัดเอกสารอัตโนมัติและจะท าให้ฟอนต์มีขนาด ใหญ่แต่เมื่อปิดมุมมองนี้ก็จะกลับมาหน้าปกติที่เคยจัดเอาไว้

2.8 การเรียกดูเอกสารในหน้าอื่นๆ

เมื่อเอกสาร มีความยาวจนจอภาพไม่สามารถแสดงข้อความให้เห็นได้ทั้งหมด ให้ใช้ Scroll bar เลื่อนเอกสารที่แสดงขึ้น/ลงเพื่อดูข้อความส่วนอื่นได้โดยมีวิธีการต่างๆดังนี้ วิธีที่ 1 โดยคลิกเมาส์ที่ปุ่ม และ เพื่อเลื่อนหน้าเอกสารขึ้นหรือลง วิธีที่2

กด Page Up และPage down เพื่อเลื่อนเอกสารทีละหน้า

วิธีที่3

โดยคลิกเมาส์ที่ปุ่ม หรือ เพื่อเลื่อนเอกสารทีละหน้า