ค ม อการใช งาน ระบบร บ - ส งหน งส อราชการ (e-office) ส วนการใช งานของ กศน.อาเภอ

(1)

คู่มือการใช้งาน

ระบบรับ - ส่งหนังสือราชการ (e-Office)

ส่วนการใช้งานของ กศน.อ าเภอ

กลุ่มยุทธศาสตร์และการพัฒนา

ส านักงานส่งเสริมการศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศัย

จังหวัดนครศรีธรรมราช

(2)

คู่มือการใช้งานระบบรับ - ส่งหนังสือราชการ (e-Office)

ส านักงานส่งเสริมการศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศัย จังหวัดนครศรีธรรมราช

ความส าคัญและที่มา ปัจจุบันระบบเทคโนโลยีสำรสนเทศได้เข้ำมำมีบทบำทในกำรท ำงำนขององค์กรและหน่วยงำนต่ำงๆ มำกยิ่งขึ้น ไม่ว่ำจะเป็นระบบรับ - ส่งหนังสือรำชกำร (e-Office) กำรประชำสัมพันธ์บนเว็บไซต์ กำรจัดท ำ รำยงำนเอกสำรต่ำงๆ รวมถึงกำรติดต่อสื่อสำรแลกเปลี่ยนข้อมูลซึ่งกันและกัน ซึ่งระบบสำรสนเทศดังกล่ำวถือ เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภำพในกำรบริหำรจัดกำรของส ำนักงำน กศน.จังหวัดนครศรีธรรมรำช ระบบรับ - ส่งหนังสือรำชกำร (e-Office) และกำรประชำสัมพันธ์บนเว็บไซต์ เป็นกำรประยุกต์ใช้ เทคโนโลยีสำรสนเทศและเทคโนโลยีระบบเครือข่ำยเพื่อเป็นสื่อกลำงในกำรบริหำรจัดกำรกำรรับ-ส่งหนังสือ รำชกำร กำรติดต่อสื่อสำร กำรตรวจสอบข้อมูล และระบบกำรรักษำควำมปลอดภัย อีกทั้งยังช่วยให้กำร ประชำสัมพันธ์บนเว็บไซต์มีควำมสะดวก รวดเร็วยิ่งขึ้น ประโยชน์ของระบบรับ - ส่งหนังสือราชการ (e-Office) และการประชาสัมพันธ์บนเว็บไซต์ 1. กำรสร้ำงภำพลักษณ์ที่ดีด้ำนกำรประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสำรสนเทศในส ำนักงำน กศน.จังหวัด นครศรีธรรมรำช 2. กำรรับ - ส่งหนังสือรำชกำร และกำรประชำสัมพันธ์ ระหว่ำงส ำนักงำน กศน .จังหวัด นครศรีธรรมรำชและสถำนศึกษำในสังกัดจะรวดเร็ว และมีประสิทธิภำพมำกยิ่งขึ้น 3. กำรจัดเก็บหนังสือรำชกำรเป็นหมวดหมู่และเรียกใช้เอกสำรย้อนหลังได้ง่ำย โดยใช้ระบบกำร สืบค้นหนังสือ 4. กำรลดกระดำษ กำรลดพื้นที่เก็บหนังสือรำชกำร และกำรลดค่ำใช้จ่ำยของส ำนักงำน การเตรียมไฟล์หนังสือราชการ กำรเตรียมไฟล์หนังสือรำชกำรส ำหรับใช้งำนโดยใช้เครื่องสแกนเนอร์ มีขั้นตอนดังนี้ 1. เปิดฝำเครื่องสแกนเนอร์และวำงหนังสือรำชกำรบนถำดสแกนให้ชิดลูกศรสีขำว 2. กดปุ่ม pdf ที่เครื่องสแกนเนอร์ 3. โปรแกรมจะเปิดอัตโนมัติ คลิกปุ่ม Scan

(3)

4. เปลี่ยนชื่อไฟล์ และคลิกปุ่ม OK

5. เมื่อเครื่องสแกนเริ่มท ำงำนจะปรำกฎแถบกำรท ำงำนดังภำพ

6. หำกต้องกำรสแกนหนังสือรำชกำรหน้ำต่อไปให้เปลี่ยนหน้ำหนังสือรำชกำรบนถำดสแกน แล้ว คลิกปุ่ม Scan และคลิกปุ่ม Done เพื่อเสร็จสิ้นกำรสแกน

(4)

7. ไฟล์สแกนที่ได้จะเก็บอยู่ใน

C:\Documents and Settings\Administrator\My Documents\My Scans

คู่มือการใช้งานระบบรับ - ส่งหนังสือราชการ (e-Office) 1. วิธีการเข้าใช้งานระบบ

กำรเข้ำใช้งำนระบบจะเข้ำผ่ำนหน้ำเว็บไซต์ของส ำนักงำน กศน.จังหวัดนครศรีธรรมรำช โดยพิมพ์ URL http://202.143.162.194/nakhonsri/index.php เลือกเมนู e_office เพื่อเริ่มใช้งำน

(5)

หน้ำจอระบบรับ – ส่งหนังสือรำชกำร แบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือ 1.1 ส่วนส ำหรับส ำนักงำน กศน.จังหวัดนครศรีธรรมรำชส่งหนังสือไปยัง กศน.อ ำเภอในสังกัด 1.2 ส่วนส ำหรับ กศน.อ ำเภอในสังกัดส่งหนังสือไปยังส ำนักงำน กศน.จังหวัดนครศรีธรรมรำช 2. การส่งหนังสือราชการ กำรส่งหนังสือ คลิกเลือกเมนู “กศน.อ ำเภอส่งหนังสือ” ใส่ Username และ Password หลังจำกนั้น คลิกปุ่ม “Submit” เมื่อเข้ำสู่หน้ำจอระบบจัดกำร e_Office ส ำหรับ กศน.อ ำเภอ เลือกเมนู “ส่งหนังสือใหม่”

(6)

หน้ำจอส่งหนังสือใหม่ กรอกข้อมูลให้ครบทุกช่อง ซึ่งมีรำยละเอียดดังนี้ - ที่ ศธ หมำยถึง กรอกหมำยเลขอ้ำงอิงของหนังสือรำชกำร - เรื่อง หมำยถึง ชื่อเรื่องหนังสือรำชกำร - เนื้อหำโดยย่อ หมำยถึง เนื้อหำโดยย่อของหนังสือรำชกำร - ส่งไฟล์ที่ 1 ใน 5 ไฟล์ หมำยถึง ไฟล์หนังสือรำชกำร โดยคลิกปุ่ม “Choose File” เพื่อ เลือกไฟล์หนังสือรำชกำรที่ต้องกำรแนบ เมื่อคลิกปุ่ม “Choose File” จะปรำกฎหน้ำจอส ำหรับเลือกไฟล์ หลังจำกนั้นเลือกไฟล์ คลิกปุ่ม “Open” และคลิกปุ่ม “Submit” เพื่อส่งหนังสือรำชกำรไปยังส ำนักงำน กศน.จังหวัดนครศรีธรรมรำช

(7)

เมื่อเสร็จสิ้นกระบวนกำรส่งหนังสือใหม่ ระบบจะแจ้งข้อควำม “เพิ่มหนังสือ เรียบร้อยแล้วครับ”

3. การรับหนังสือราชการ

กำรรับหนังสือรำชกำร คลิก “รับ” ในช่องหนังสือรำชกำรที่ต้องกำรรับ

(8)

เมื่อเสร็จสิ้นกระบวนกำรรับหนังสือรำชกำร ระบบแสดงข้อควำม “บันทึกกำรรับแล้ว” 4. การสืบค้นหนังสือราชการ กำรสืบค้นหนังสือรำชกำร กำรใช้งำนทั้งในส่วนสืบค้นหนังสือ กศน.จังหวัด และ สืบค้นหนังสือ กศน. อ ำเภอ จะคล้ำยกัน ในที่นี้ขอยกตัวอย่ำงกำรสืบค้นหนังสือ กศน.จังหวัด เลือกเมนู “สืบค้นหนังสือ กศน.จ.” กำรสืบค้นหนังสือรำชกำร สำมำรถสืบค้นได้ 2 แบบ คือ ค้นตำมที่หนังสือ และค้นหำชื่อเรื่อง ใส่ค ำที่ ต้องกำรสืบค้นในกล่องข้อควำม แล้วคลิกปุ่ม “ค้นหำ”

(9)

ระบบจะรำยงำนผลกำรค้นหำหนังสือ คลิกเลือกหนังสือรำชกำรที่ต้องกำร

คลิก “ดำวน์โหลดไฟล์ที่ 1” เพื่อดำวน์โหลดไฟล์หนังสือรำชกำร

5. การออกรายงานหนังสือราชการ

กำรออกรำยงำนหนังสือรำชกำร หลังจำกดำวน์โหลดไฟล์หนังสือรำชกำรจะแสดงหน้ำจอส ำหรับสั่ง พิมพ์ออกทำงเครื่องพิมพ์