How To Get Cloud Computing For A Fraction Of The Cost

Download (0)

Full text





Cloud Computing 


Keeping Up With IT During Recession 




Table of Contents 

Introduction ... 3 

What is Cloud Computing? ... 3 

Importance of robust IT Systems ... 4 

Benefits of Cloud Computing ... 4 

Lower Expenses: capital and operating costs ... 5 

Lower Up Front Costs... 5 

Faster access to features ... 6 

Reduce financial risk ... 6 

Higher Quality: Enterprise Class Technology and Uptime ... 7 

The Bottom Line... 9   




The  United  States  is  undergoing  one  of  the  worst  recessions  since  the  30s.    During  any  downturn,  managing  a  Zero‐based  budget  is  not  only  important  but  a  prudent  course  of  action.    This  requires  business executives to take drastic actions to manage expenses and to cut costs.  According to Gartner, a  number  of  clients  “have  already  completed  one  or  more  waves  of  IT  cost‐cutting  during  the  current  fiscal  year  and  are  under  pressure  to  cut  costs  even  further”.      The  result  is  an  average  decline  in  IT  budget of 4.7%, most of which came during the first quarter of 20091

Cutting expenses is a necessary evil that cannot be easily avoided.  However, cutting IT expenses is often  difficult since one cannot easily scale down IT infrastructure; for example, the company has to continue  to pay for ongoing maintenance fees for software licenses.  Thus a company, faced with a difficult option  of  losing  the  maintenance  contract  or  delaying  its  future  investments  to  maintain  competitiveness,  generally  chooses  to  delay  investments.    The  Gartner  FEI  study  shows  that  66%  of  organizations  have  deferred new projects, while one in six companies have stopped existing ongoing projects1.  

There is a better alternative: Cloud Computing.  Cloud Computing allows you to easily manage your IT  budget  during  economic  boom  and  busts,  leaving  more  of  your  IT  budget  for  strategic  technology  investments  that  provides  the  company  competitive  advantage.    The  rapid  advance  in  technology  has  made this approach easily accessible to companies of all size.  HyBridge IT, a leading provider of cloud  computing services to small and medium size companies, offers a full range of IT services at a fraction of  the cost. 

What is Cloud Computing? 

Information Week calls Cloud Computing the ultimate recession technology.  The fact is, virtually every  company today uses some form of Cloud Computing. If you use Google, Facebook, gmail, eBay, or Skype,  you  are  using  Cloud  Computing.    Large  companies  have  used  “Private  Clouds”  or  centralized  data  centers,  for  years,  enjoying  the  cost  and  performance  benefits this  brings.    Now,  Cloud  Computing  makes  these  benefits  available  to  everyone,  which  is  why  so  many  people  are  talking  about  it  and  investing in it. 

The  technical  definition:  “Cloud  computing  is  on‐demand  access  to  virtualized  IT  resources  that  are  shared by others and accessed over the Internet”.  Cloud Computing means the servers that you connect  to, for example to download your email, are in a data center instead of in your office, and, even though  you  can’t  tell,  they  are  shared  securely  between  many  other  users.  (Of  course  this  is  done  in  a  completely secure and audited way, so no‐one else can see your data). The engineers looking after the        

1 Gartner Research, “FEI Study Shows the Impact of the Recession on Technology Budgets”, August 3, 2009 


servers are part of a large team of specialists managing many thousands of servers. Because you don’t  see  the  physical  servers  they  are  sometimes  referred  to  as  being  “in  the  cloud”,  hence  “Cloud  Computing”. 

Importance of robust IT Systems 

IT  Systems  have  become  as  important  as  electricity.    Can  you  imagine  running  your  company  without  electricity today?  IT systems have become equally important.  In fact, companies worldwide spent $3.3  trillion dollars in 2008, an increase of 6.2% from 20072.  A non functioning IT system not only results in  lost  revenue  from  missing  an  opportunity  but  also  hurts  future  repeat  business.      Just  imagine  what  would happen if you did not have access to Internet or e‐mail for a day or even for an hour.  Ask yourself  whether the data on your laptop is backed up or do you have the latest security patches on your server? 


Large  companies  often  benefit  from  a  high  quality  IT  system  that  is  managed  by  a  team  of  full  time  highly  trained  staff.    The  team  of  professionals  often  includes  a  Chief  Information  Officer  who  has  a  team  of  specialists  to  manage  network  operations,  support,  applications  and  security.    The  specialists  are  trained  in  network  management,  hardware,  storage  systems,  database  management  and  server  operations.      Their  IT  budget  also  includes  a  centralized  high  performance  data  center  with  a  24x7  support  and  data  center  professionals  who  ensure  the  servers  have  up  to  date  features  and  security  patches.  A successful IT strategy helps large companies to maintain competitive advantage and create a  defensible barrier to entry. 


For small to medium size companies maintaining a sophisticated IT system is often challenging and cost  prohibitive.  For example, a business can use Microsoft Exchange to provide the most basic services such  as secure email, shared calendars and group scheduling functionality, mailing lists, and integration with  mobile  devices.    Microsoft  Exchange,  however,  requires  Windows  Active  Directory  as  well  as  high‐

performance  storage  and  backup  systems.    This  now  requires  more  servers  and  a  robust  network,  a  network  firewall,  and  a  VPN  to  connect  securely  through  the  firewall.    Of  course,  we  have  to  build  in  redundancy to guarantee uptime.  Very quickly, a small business will have to spend tens of thousands of  dollar on a sophisticated network, computer hardware and software, and engineering staff. 

Benefits of Cloud Computing 

Before turning on a light, we do not think twice about where the electricity was generated and how it  was distributed to the socket in the house.  Due to its importance, we have outsourced production and  distribution of electricity to centralized institutions that can provide us high quality electricity at lower  cost.  You can now do the same with IT Services.  With Cloud Computing services provided by Hybridge,  IT Services can be outsourced as well and you can demand a high level of quality.   


Cloud  service  can  provide  a  Large  Company  quality  IT  system  on  a  small  /  medium  size  budget.    We  discuss how Hybridge IT can deliver quality service for a fraction of the cost of a much larger company.  

The  companies  using  Hybridge  IT  benefit  by  lower  upfront  expenses  and  ongoing  maintenance  costs.  

Since  the  commitment  cost  is  much  lower,  the  companies  take  much  less  financial  risk  without        

2 Gartner Worldwide IT Spending, June 2009 


jeopardizing  its  ability  to  scale  up.    Further,  due  to  economies  of  scale,  Hybridge  IT  does  not  have  to  compromise quality to reduce the price.  In fact, Hybridge IT will guarantee uptime, provide a redundant  system  with  fail‐safe  contingency  plan,  ensure  data  backup  and  recovery,  and  do  so  with  top  notch  security. 

Lower Expenses: capital and operating costs 

Large companies have a significant cost advantage due to economies of scale.  That is, as the company  increases in size, it is able to reduce its average cost per unit.  This could be a result of purchasing power  (buying in bulk), or because it is better able to utilize its investments by spreading its fix cost over the  entire production. 


Hybridge IT’s cloud computing service now provides the same advantage to smaller companies.  

1.  Hybridge IT is able to buy the equipment in bulk and thus can lower the cost of ownership and  maintenance for companies who sign‐up for the cloud computing service.   

2.  Centralizing  IT  allows  Hybridge  IT’s  administrators  to  automate  the  management  of  servers,  consolidate  and  standardize  operational  procedures,  and  thus  streamline  the  operations.  

Ultimately this reduces the maintenance cost for all customers. 

3.  To  manage  the  spike  in  unexpected  demand,  companies  often  provision  more  hardware  than  needed.  With cloud computing, the companies can share the load and thus reduce the overall  unused capacity.  This cost is further reduced as the diversity of the customer base increases. 

4.  Hybridge IT’s system is shared my many customers and thus the cost of owning and maintaining  the system is shared across all customers. 

5.  The labor cost of quality systems engineers is shared by many customers and thus the individual  maintenance cost is much lower. 

Lower Up Front Costs 

Building  a  robust  computing  infrastructure  requires  a  substantial  upfront  investment.    The  company  needs to invest in networking and data center technologies, software applications and human resources.  

The company often hires an expert Systems Architect to design a secure and stable IT infrastructure and  invests  in  expensive  technologies  to  support  the  IT  needs.      The  company  also  incurs  substantial  installation  expenses  that  include  fees  for  consultants  and  training  for  administrators.    Added  to  this  burden is the cost of financing such a large investment. 


Most small to medium size firms require external financing for such a large investment.  During difficult  economic times, it is difficult to secure financing because of tight credit markets.  Lenders are reluctant  to lend money as the default on existing loans increase.  In October 2008, Wall street journal reported  an increase in default rates for tech financing.   As a result, lenders and banks are now charging higher  interest rates hovering around 8.25% and require as much as 50% down payment. 


As a result of financial crunch, small companies are unable to secure loans for technology investments  and  thus  cannot  afford  to  make  such  investments.    According  to  CIO  executive  council  about  20%  of  CIOs  postponed  or  cancelled  purchases  because  of  unfavorable  credit  terms3.      Even  if  financing  is  available,  a  well  managed  company  will  prefer  to  use  the  funds  on  day‐to‐day  operating  activities  as        

3 “Tech Finance Defaults Rise”, Wall Street Journal, October 27 2008 


opposed to investing up front on a major IT project.  Added to the risk is the long‐term commitment to a  particular  technology.    The  increased  risk  of  long  term  investment  and  increase  in  financing  costs  reduces the overall ROI for the technology investments. 


What do people do when they cannot afford to buy?  They rent.  Cloud Computing is akin to renting in  the  IT  world.    Cloud  computing  allows  this  significant  upfront  investment  to  be  spread  across  all  companies and across multiple months.  With Hybridge IT’s cloud computing services, you only pay per  user  on  a  regular  basis  and  do  not  have  to  worry  about  the  significant  upfront  investment.    This  alleviates the need for external financing and reduces the overall cost of ownership. 

Faster access to features 

Need to support iPhones? Are Macs back on your network? Need to make sure your laptops are backed  up? What about BlackBerry enterprise features like calendar sync and remote wipe?  Business needs in  the  increasingly  global  economy  are  changing  fast  and  so  are  the  IT  needs.    To  keep  up  with  technological  progress,  companies  worldwide  spent  $3.3  trillion  dollars  in  2008,  an  increase  of  6.2% 

from 20074.   

Managing the technological changes in the traditional environment requires you to hire a sophisticated  systems  engineer  to  manage  the  environment.    The  systems  engineer  will  rightfully  follow  a  series  of  steps to install the feature.  The engineer will first evaluate the impact of the new changes on existing  systems, schedule the downtime to install the appropriate components, test the installation on a limited  setting and then deploy it companywide. 


With  Cloud  Computing,  system  resources  can  be  allocated  in  matter  of  hours  and  minutes  instead  of  days or weeks.  This is because Hybridge IT’s environment is designed to be “On Demand” and ready to  use.  The system is setup and configured to fit the needs of the client rather than changing client’s needs  to fit the technology.  In other words, with Hybridge IT, these changes are done only once on the server  and all customers benefit from the change.  Thus you can easily add features by simply activating them  in your account without worrying about software installation.  No servers to buy, no software to install.  

Use  the  applications  and  storage  as  you  need  when  you  need  it,  without  having  to  buy  in  advance  or  make long term commitments. 

Reduce financial risk 

Hybridge  IT’s  cloud  computing  not  only  makes  good  technical  sense,  but  also  makes  good  financial  sense.   The metered approach to pricing cloud computing and the subscription based pricing structure  gives  companies  significant  financial  flexibility  and  reduces  long  term  financial  risks  associate  with  IT  infrastructure.  Specifically, Hybridge IT’s solution provides the following advantages: 


1.  Conversion from fixed costs to variable costs  2.  Matching revenue growth with IT expenses  3.  Predictable Expenses 

4.  No long‐term commitments        

4 Gartner Worldwide IT Spending, June 2009 



The first benefit of cloud computing is the conversion of fix costs to variable costs.  Instead of paying up  front to build the technology and sitting on idle computing power, you are only paying for services you  need  when  you  need  it.    Converting  fix  costs  to  variable  costs  provides  a  significant  advantage  during  recessionary  times.    During  difficult  economic  times,  demand  for  company’s  services  often  decreases.  

This,  in  turn,  also  reduces  the  demand  for  IT  services  needed  to  run  the  operations.    In  traditional  IT  infrastructure, it is often difficult to scale back IT services and forces the company to sit on much idle  capacity.    The  scalable  feature  of  Hybridge  IT,  however,  allows  companies  to  easily  scale  down  usage  during difficult times.   


It is good accounting practice to match your revenues with your expenses.   This allows better evaluation  of company’s profitability and performance.  More importantly, it allows companies to only spend what  it can afford.  The scalability of cloud computing allows companies to follow good accounting practice by  helping companies match its IT expenses with growth in revenue.  As revenue and thus demand for IT  services increases, companies can easily scale up by investing more in IT.  



Budgeting for IT services also poses significant challenges.  According to Computer Associates, a third of  IT projects are over budget and only half of the projects are within budget5.  The regular subscription for  Cloud Computing makes it easier to calculate the ongoing IT expenses and removes the uncertainty out  of budgeting for Information Technology.    


Higher Quality: Enterprise Class Technology and Uptime 

Maintaining a highly stable, enterprise‐grade IT system, is not only expensive, but fairly difficult.  Despite  significant investments, businesses often suffer significant downtime.  Gartner Research estimates that  70%  of  businesses  suffer  downtime  of  some  kind  each  year,  which  conservatively  costs  an  average  of 

$42,000 per hour. 


Hybridge  IT’s  service  can  provide a large company quality IT system on a small / medium size budget.  

Not only can cloud computing lower expenses, but it can also do so without compromising quality.  In  fact,  Hybridge  IT  guarantees  uptime,  provides  a  redundant  system  with  fail‐safe  contingency  plan,  ensures data backup and recovery, and does so with top notch security. 


5 Computer Associates, 2007 Survey 



Guaranteed Uptime 

Hybridge  IT  is  able  to  guarantee  a  very  high  level  of  Service  Level  Agreements  (SLAs).    The  service  providers  generally  offer  SLAs  of  three  9s  or  four  9s  referring  to  99.9%  uptime  or  99.99%  uptime  respectively.  Hybridge offers SLA of four 9s.  The high level of service is possible because the Hybridge  employs highly trained professionals to manage the systems.  The company hires specialists to manage  different  parts  of  the  system  such  as  network  connectivity,  application  management  and  server  operations. 


Contingency Planning: Providing Redundancy 

Despite  investments  into  high  performance  system,  things  can  and  will  break.    Thus,  it  is  extremely  important  to  have  a  solid  contingency  plan.    Hybridge  invests  in  providing  a  fool‐proof  system  by  providing multiple levels of redundancy.  Redundancy often includes providing multiple power supplies,  cooling and internet connectivity, and duplicate storage methods so data is always available.  Further, to  ensure  network  connectivity  the  company  will  provide  alternate  network  paths,  redundant  network  interface  cards  and  duplicated  routers  and  switches.      The  application  servers  are  also  be  setup  to  provide redundancy by creating a cluster of servers that share the load automatically manage the load if  one of the servers in the cluster fails. 


Data Backup 

The key in Information Technology is managing Information.  Data is perhaps the most valuable asset for  a  business  today  and  a  good  data  management  strategy  is  at  the  heart  of  IT  management  strategy.  

Despite its importance, 66% internet users have lost data on their PC6.   In 2009, only 44% of enterprises  had a data loss prevention capability in place7.  A robust data backup strategy is important in case of a  disaster or accidental deletion of data.  


Hybridge IT can ensure that data is backed up on a regular basis and is always available when needed.  

This is done by automating the backup process and also dedicating a human resource to ensure that the  backup process does not fail. 



An  IT  system  can  be compromised by executing malicious code, unauthorized entry, theft or denial of  service  attacks.    These  attacks  impact  the  availability  of  e‐mail  and  applications,  result  in  network  downtime, and compromise data integrity.  According to CSI Computer Crime and Security Survey, about  half of the survey respondents reported a breach in security with many companies reporting more than  one incidence.  On average, companies with security breaches reported cost of close to $500,0008.   

A  security  breach  not  only  affects  a  company’s  competitiveness  but  also  damages  its  reputation.  

Customers  will  not  trust  the  company  with  their  personal  data  and  will  refuse  to  transact  with  the  company.    A  breach  will  also  jeopardize  business  operations  since  business  partners  will  refuse  to  do  business  with  the  company.    For  example,  the  credit  card  network  requires  a  merchant  to  maintain  a  certain level of security known as PCI Compliance and will prohibit companies to accept credit cards of        

6 Kabooza Global Backup Survey 

7 PriceWaterHouseCoopers’ Global state of information security survey 2010 

8 CSI Computer Crime and Security Survey 2008 


the  security is not managed.  A security breach can also trigger legal action by multiple stake holders.  It  is no surprise that many firms allocate 10% of their IT budget just to maintain security. 


Maintaining  high  level  of  security  is  expensive  and  cost  prohibitive  for  many  small  to  medium  size  companies.    Hybridge  IT  provides  a  highly  secure  environment  that  safe  guards  company’s  data,  intellectual property and reputation. 

The Bottom Line 

IT Systems have become a corner stone of today’s business and many companies use IT as a competitive  advantage.    Cloud  Computing  has  been  used  by  large  successful  companies  for  many  years  as  part  of  their  defensible  IT  Strategy.    For  small  and  medium  size  companies,  this  is  still  a  fairly  new  concept.  

According  to  Rackspace  Hosting,  only  a  third  of  small  businesses  and  about  half  of  medium  size  businesses have heard of Cloud Hosting9


Hybridge IT’s cloud computing service gives small to medium size businesses access to secure and stable  IT  infrastructure  at  a  fraction  of  a  cost.    Companies  are  guaranteed  a  secure  environment  that  is  available 99.99% of the time backed by written service level agreements.  The system redundancy and  regular  data  backups  offer  the  peace  of  mind  during  an  emergency.    Additionally,  these  features  are  easily  available  and  new  features  can  be  easily  added  thanks  to  the  “On  Demand”  nature  of  the  technology.   The best part, Hybridge IT provides all of these services at a much lower costs.  



9 Cloud Hosting Awareness Survey, 2009 




Related subjects :