• No results found

Vendor s Guide to the Vendor Deal Portal (VDP)

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "Vendor s Guide to the Vendor Deal Portal (VDP)"

Copied!
20
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

1 | P a g e

Vendor’s Guide to the 

Vendor Deal Portal (VDP) 

(2)

2 | P a g e

T

ABLE OF

C

ONTENTS

1.  ABOUT ... 3 

2.  GETTING STARTED ... 4 

3.  REVIEW AND APPROVAL PROCESS ... 5 

3.1  RECEIVEEMAILNOTIFICATION ... 5 

3.2  ACCESSVDP ... 6 

3.3  REVIEWCREDITALLOWANCECONTRACT ... 6 

3.4  APPROVETHECONTRACT ... 10 

3.5  RECOMMENDCHANGETOTHECONTRACT ... 12 

4.  ADDITIONAL FUNCTIONS ... 15 

4.1  SEARCHFORACREDITALLOWANCECONTRACT ... 15 

4.2  PRINTCREDITALLOWANCECONTRACT ... 16 

4.3  EXITVDP ... 17 

5.  ABOUT VOID CONTRACTS ... 18 

6.  ABOUT CONTRACT AMENDENDMENTS ... 18 

7.  APPENDIX... 19 

7.1  TERMINOLOGY,DEFINITIONS&ACRONYMS ... 19 

7.2  ELECTRONICAPPROVALPROCESS ... 19 

7.3  CREDITALLOWANCECONTRACTSTATUS ... 20 

(3)
(4)
(5)

5 | P a g e

3. REVIEW AND APPROVAL PROCESS

3.1 RECEIVE EMAIL NOTIFICATION

(6)

6 | P a g e

3.2 ACCESS VDP

Go to Vendor Extranet website at: https://vendorconnect.toysrus.com.

To login, enter your User ID and Password and click ‘Submit.’ On the landing page of the  Toys “R” Us, Inc. Vendor Extranet you will see the VDP link under the “Application Links”  section.  

Click on the link to launch the VDP. A new browser window will open, which will display  the VDP home page titled ‘Search for Credit Allowances’. 

Contact your Toys “R” Us, Inc Vendor Extranet Security Administrator if you do not see the ‘VDP’ link in Application Links.

3.3 REVIEW CREDIT ALLOWANCE CONTRACT

(7)

7 | P a g e

Click on the CA # hyperlink to review the Credit Allowance Contract terms.

Horizontal and vertical scroll bar will be displayed, if required.

3.3.1 Contract Information on Summary Page

The Summary Page displays information about the contract. Some of the key  information to review on this page:  Allowance Type – Advertizing, Markdown, Freight, etc.  Contract Type ‐ Master Deal, Over & Above, etc.  Base Amount ‐ Flat $ or Percent rate  Effective Date   Allowance Processing Details – Off Invoice or on a Collection Schedule  Volume Based On – Invoice Date, Receipt Date, etc.    Review this information before you approve the contract.  3.3.2 Hyperlinked Details Depending on the terms of a contract, additional Credit Allowance Contract details are  displayed as hyperlinks. Click on the hyperlink(s) to view details before you approve the  contract. Click the ‘Back’ button in the VDP window (shown with an arrow) to go back to  Do not use Browser buttons Click to Review Hyperlinked Details

(8)

8 | P a g e

the Summary page after reviewing the details. Do not use browser ‘Back’ button when  working in the VDP. 

3.3.2.1 ‘Included Subsidiaries’ Hyperlink

This hyperlink will be displayed for contracts that include the subsidiary vendors. 

3.3.2.2 ‘Included/Excluded Merchandise (Department, Class, Item, etc.)’ Hyperlink

This hyperlink will be displayed for exclusions or inclusions to the Credit Allowance  Contract. 

3.3.2.3 ‘Case Discounts Details’ Hyperlink

This hyperlink will be displayed for a Case discount Credit Allowance Contract. These  contracts are always applicable to specific Department, Class or Items. 

3.3.2.4 ‘Markdown and Price Protection Details’ Hyperlink

(9)

9 | P a g e

3.3.2.5 ‘Plateau Details’ Hyperlink

(10)

10 | P a g e

Review comments in the ‘Vendor Communication’ and ‘Contract Comments’ sections. Also,  click on the hyperlink to view Uploaded Documents, if any. 

 

Click on the ‘Back’ button to go back to the Summary page.  

3.4 APPROVE THE CONTRACT

(11)

11 | P a g e

After your approval: 

  • The Contract record in the VDP becomes read only for you. It was already read‐only  for the Buyer and no one is allowed to edit the contract.  • The DMM receives an email notification of your (Vendor) approval.  • The DMM verifies the details and approves.3   • Upon DMM approval, an email notification is sent to you and the Buyer.  • The Credit Allowance Contract is executed as per terms of the contract.

3 It is rare that the DMM does not approve the contract. If that happens, the credit allowance terms may

(12)

12 | P a g e

3.5 RECOMMEND CHANGE TO THE CONTRACT

Toys ‘R’ Buyers will make their best effort to ensure that they have captured the  negotiated details accurately; however, on some occasions, one of these scenarios  may occur:  a) Base Amount is different than negotiated.  b) Allowance Processing Date requires a change.  c) While reviewing the contract, you may notice that an item is missed in  case discount or an extra item has been included.   d) An additional document must be part of the contract.  You can recommend the change by one of the two methods:  • Summary Page – Edit Base Amount or Remittance Date   • Comments Page – Enter Comments or Upload Attachments  3.5.1 Summary Page If the recommend change is related to the Base Amount or Remittance Date, edit these  fields and click on the ‘Recommend Change’ button. Below are some examples of how  to update these details. 

3.5.1.1 Base Amount Change - % Contract

3.5.1.2 Base Amount Change – Flat $ Contract

3.5.1.3 Base Amount Change– Per Unit Contract

(13)

13 | P a g e

3.5.2 Comments Page

Go to the Comments page by clicking ‘Comments’ button on the Summary Page.

1a. Enter Comments – These comments will become part of a comments trail, which  includes information on who added the comments and when. The comments in  this section cannot be deleted or overwritten to ensure retention of  communication related to the recommended changes.     1b. Upload Document – You can include an attachment to the contract if it is essential  to the contract. In order to attach a document:    • Click on ‘Browse’ to select the document to upload. The ‘Upload  Document’ field is populated with the name and location the document.  Valid file formats to upload are Word, Excel and PDF.    • Enter the title for the attachment. This is mandatory field if you are  uploading a document.      1a. Enter Comments 1b. Browse to Upload Document 2. Click to Recommend

(14)

14 | P a g e

3.5.3 Submit Recommend Change

(15)

15 | P a g e

4. ADDITIONAL FUNCTIONS

4.1 SEARCH FOR A CREDIT ALLOWANCE CONTRACT

(16)

16 | P a g e

4.1.2 Sort Search Results

Click on a column heading to sort the Search Results. 

4.1.3 Search Result Navigation

If the search results exceed 20 rows, the results will be displayed in multiple pages and the  ‘First,’ ‘Previous,’ ‘Next’ and ‘Last’ buttons can be used to navigate through them. The last  column of the search results is Comments, which will be displayed as a hyperlink if that  particular Credit Allowance Contract has associated comments or attachments.     Click on a CA # hyperlink to see details in the Summary Page.  4.1.4 Export to Excel Click on the ‘Export to Excel’ button prompts to select between Save and Open.     ‐ If you click on ‘Save’ you will be prompted for a filename. You can type the filename  and select a location to save the file. The Excel spreadsheet containing the displayed  search results will be saved as per the specified filename and folder location.   ‐ If you select ‘Open,’ the Excel spreadsheet containing the displayed search results  will be displayed in a separate window.  

4.2 PRINT CREDIT ALLOWANCE CONTRACT

(17)
(18)

18 | P a g e

5. ABOUT VOID CONTRACTS

If the contract is in ‘Vendor Review’, ‘Vendor Approved’ or ‘DMM Approved’ status and the  Buyer has discussed with you to void the contract, you will be notified via an email after it has  been voided. The Void requires DMM approval. The contract will not be available to you for  review once it has been voided. 

6. ABOUT CONTRACT AMENDENDMENTS

(19)

19 | P a g e

7. APPENDIX

7.1 TERMINOLOGY, DEFINITIONS & ACRONYMS

Credit Allowances: Funds, which vendors provide to Toys ‘R’ Us to support Promotional,  Advertising, Fixture, and Markdown expenditures.    Allowance Type:  Describes the type of expense that the credit allowance contract will fund.  TRU has pre‐defined types.    Deal: A Credit Allowance Contract.    CA: Credit Allowance    VDP: Vendor Deal Portal    DMM: Toys ‘R’ Us Divisional Merchandising Manager ‐ One DMM for each division.     CA #: A unique number used as Credit Allowance Contract reference number.    Electronic Approval: Click on the ‘Approve’ button in VDP along with credential verification is  recorded as a contract approval instead of the paper signature.  

7.2 ELECTRONIC APPROVAL PROCESS

(20)

20 | P a g e

• The Portal sends a reminder to the Vendor if the contract is pending approval every 3rd

  day until the deal is approved or sent back with recommend changes.  

 

7.3 CREDIT ALLOWANCE CONTRACT STATUS

To enable automated workflow and electronic approvals, the VDP uses the following Credit  Allowance Contract status:    Contract Status  Description  New  A new contract is created in the portal by Buyer. Vendors do not have  visibility to the contract in New status.  Vendor Review  The contract has been sent for Vendor approval after the Buyer’s Sign‐Off.  DMM Review  The contract has been approved by the Vendor and is pending DMM  approval.  DMM Approved  The contract has been approved by the DMM.  Void  The contract has been Voided. A contract is in the Void status if:  the Buyer has voided a contract before Vendor approval.   OR  the DMM has approved the ‘Request for Void’ once a contract was  approved by the Vendor or the DMM.  Vendors do not have visibility to Voided contracts. 

7.4 ABOUT EMAIL NOTIFICATIONS

The email is used to notify the next workflow action. The portal sends email alerts to the user(s)  who  must  take  the  action.  Below  is  the  list  of  events,  Actor  (who  performs  the  action)  and  Recipient (Next Actor who receives notification emails).  

 

Event  Actor  Email Recipient 

Submit to Vendor  Buyer  Vendor 

Accept   Vendor  DMM 

Recommend Change  Vendor  Buyer 

Void Accept  DMM  Buyer & Vendor 

References

Related documents

Previous studies have reported 5 to 100 % prevalence with 1 to 16 species of bacteria in the haemolymph of apparently healthy wild and cultured lobsters (Table 1-1).. Using

The PROMs questionnaire used in the national programme, contains several elements; the EQ-5D measure, which forms the basis for all individual procedure

• Speed of weaning: induction requires care, but is relatively quick; subsequent taper is slow • Monitoring: Urinary drug screen, pain behaviors, drug use and seeking,

Mackey brings the center a laparoscopic approach to liver and pancreas surgery not available at most area hospitals.. JOSHUA FORMAN, MD

Four basic themes emerged from the analysis; social and cyber arrangements within the Dublin Chemsex scene; poly drug use and experiences of drug dependence; drug and sexual

Online community: A group of people using social media tools and sites on the Internet OpenID: Is a single sign-on system that allows Internet users to log on to many different.

UC-Paid Life Insurance: Appointed 50% or more for a year or more and participating in a university retirement plan. UC-Paid Disability Insurance: Appointed 50% or more for a year

Next release of Genium Consolidated Feed with TIP 2.4.0 on November 28th, 2011 4 Commodities migration to Genium INET on November 28th, 2011 4.. Invitation to IT Forums