This document has been updated in December No changes were made to content, only style.

Sus

Gove

polic

Dece

stain

ernmen

cy state

mber 20

ing o

nt asset

ement 

000 

our a

t mana

assets

agemen

s 

nt 

        .   The Secretary  Department of Treasury and Finance  1 Treasury Place  Melbourne Victoria 3002  Australia  Telephone: +61 3 9651 5111  Facsimile: +61 3 9651 5298  www.dtf.vic.gov.au    Published by the Department of Treasury and Finance  © Copyright State of Victoria 2000  This book is copyright. No part may be reproduced by any process except in accordance with  the provisions of the Copyright Act 1968.    Joint Departmental Information Centre  Cataloguing‐in‐Publication Entry  Sustaining our assets: government asset management policy statement.  Melbourne: Dept. of Treasury and Finance, 2000.  ISBN 0 7311 1421 3  1. Public administration ‐ Victoria.  2. Government property ‐ Victoria ‐ Management.  I. Victoria. Dept. of Treasury and Finance.  352.54243909945  Published December 2000.    This document has been updated in December 2012.   No changes were made to content, only style.         If you would like to receive this publication in an accessible format please telephone  9651 0909 or email mailto:[email protected]  This document is also available in PDF format at www.dtf.vic.gov.au   

Contents 

Minister’s foreword ... 1

 

Overview ... 4

 

Scope and application ... 5

 

Why do we need better Asset Management? ... 6

 

Objectives ... 8

 

Principles ... 9

 

Asset management responsibilities ... 11

 

Benefits of policy implementation ... 12

 

Asset performance management ... 13

   

Minister’s foreword 

The Bracks Government has promised to deliver on four key pillars ‐ responsible financial  management, promoting growth across the whole State, delivering improved services, and  restoring democracy and accountability to Victoria. These four pillars provide the foundation for  Government policy, including Sustaining Our Assets.  Sustaining Our Assets is concerned with maintaining a flexible portfolio of assets to enable  services to be delivered effectively to the community and provide a foundation for economic  growth. The policy builds on existing asset management practice, and specifically places  increased emphasis on four main features:  1. Service delivery needs ‐ regarded as the basis of all asset management decisions. Service  delivery needs address the social, environmental and economic needs of all Victorians.   2. Life cycle approach to asset management. This approach evaluates operating and  maintenance requirements, and the implications of eventual replacement or retirement of  assets, during acquisition decision making. The planning process also includes evaluation of  non‐asset alternatives for the delivery of services to Victorians.  3. Integrated approach to asset management and service delivery, across all assets and all  governmental departments and agencies. This means looking beyond stewardship of  individual assets, and examining the total asset base during decision making. It also means  achieving balance across government portfolios to optimise investment outcomes.  4. Increased emphasis on accountability for asset investment. This in turn requires greater  transparency and quality in reporting arrangements.  These asset management features are critical for the creation and maintenance of a portfolio of  assets that is responsive to Victoria’s changing needs while preserving and safeguarding  resources for future generations. Sustaining Our Assets has been formulated to provide policy  direction to the Government to meet the service delivery requirements of present and future  Victorians. It provides the foundation of all asset management related activities, such as  planning, evaluation, acquisition, operation and ultimate retirement of an asset.  The policy supports the four key pillars of the Victorian Government and responds to the  Government’s objectives by observing the following:   effective and accountable asset management is central to sound financial management.   quality asset and infrastructure networks are essential to promote growth across the whole  State.   an effective asset base is necessary to deliver improved services which are accessible to all  Victorians.   open and transparent asset management processes assist to restore democracy and  accountability to Victoria.  The Government has established the Infrastructure Planning Council and the Infrastructure  Delivery Cabinet Committee as forums for the planning and evaluation of the infrastructure  strategy. These forums, along with Government initiatives such as the Partnerships Victoria  public/private partnership policy, are being used to drive economic growth in Victoria through  more efficient asset investment. 

2

  Sustaining our assets  Government asset management policy statement, December 2000    Sustaining Our Assets is about maintaining a quality asset portfolio to provide services to the  community and a foundation for economic growth throughout the State. Responsible leadership  in the management of the State’s assets is essential to improve services for all Victorians.    Lynne Kosky MP  Minister for Finance           

The Asset Life Cycle 

                

PLANNING

Access needs Review options Cost/benefits

ACQUISITION

Non‐asset alternatives Risk evaluation Core Government‐owned assets Public/privatepartnership

DISPOSAL

Retirement Replacement Renewal Redeployment

OPERATION

and maintenance

Optimise performance Maintenance program Asset valuation Conditionsd and usage

Decisions made in one phase of an asset’s life 

will affect its performance in others 

e.g. a preventative maintenance program may 

impact on the operating and maintenance 

costs, downtime, and longevity of an asset

Monitoring and   performance management  Continuous monitoring  Quantitative and qualitative assessment  Achievement of Government outcomes 

4

  Sustaining our assets  Government asset management policy statement, December 2000   

Overview 

A better service, not a better asset, is a key indication of successful asset 

management 

  The Government is committed to optimising Victoria’s asset base and recognises that State  assets have a vital role to play in providing service delivery that fulfils the social, economic and  environmental needs of Victorians.  Good asset management requires the planning and acquisition of the most appropriate assets to  meet current and future service delivery demands. This requires informed decisions about which  assets are needed, where and in what numbers.  Asset planning is made with careful consideration of the needs and costs of maintaining and  operating the assets over their life cycles, including ultimate retirement of assets. This approach  recognises that the effects of decisions made during any phase of an asset’s life cycle will affect  performance and costs in another phase.  Good asset management will always result in achieving best value from the total asset costs over  their life cycles, including the cost of delivering services using these assets. Sustainable asset  investment requires us to be accountable in maintaining and wisely using the assets we already  have.    Optimal asset management is achieved by:   defining desired levels of services in consultation with the community, and matching these  with assets that enable the services to be delivered;   adopting a life cycle approach to planning asset investment and management decisions;   balancing competing needs across all government functions and selecting options which best  meet desired government outcomes;   monitoring, evaluating and improving service delivery;   managing the risks of asset ownership and operation to ensure continuity of service;   providing for present needs while sustaining resources for future generations; and   adopting a continuous improvement approach to asset management policies and practices.  Sustaining Our Assets provides a high level policy framework for the Victorian public sector. The  policy is underpinned by detailed guidance material to assist with the practical application of its  features, through the Asset Management Series. The series provides the asset policies and  practices to assist in the ongoing implementation of asset management.    

Scope and application 

This policy applies to physical assets with a useful life of more than one year, which require  management by all Government departments, corporations, authorities and other bodies falling  under the Financial Management Act 1994.     Physical assets are:   land;   buildings;   infrastructure;   plant and equipment;   cultural collections; and   natural resources.      Financial, human and information assets (including intellectual property) are not covered by this  policy.       

6

  Sustaining our assets  Government asset management policy statement, December 2000   

Why do we need better Asset Management? 

We operate in a dynamic environment that has seen significant asset 

related events occurring in recent years. These events provide strong 

motivation and incentives for the continuous improvement in asset 

planning, operating and maintenance procedures and in risk management. 

  Asset failures  The Victorian gas crisis, the Sydney water crisis, and the Auckland power crisis are all sobering  reminders of the fragile nature of service delivery continuity.    User expectations  Increasing awareness of consumer rights, litigation, understanding of regulatory requirements,  and the underlying causes and effects of asset failures, have contributed to higher user  expectations.    Public sector management reform  Reform of public sector management practices has seen the introduction of accrual output  budgeting and increased accountability of public sector managers for the production of outputs.  This creates a need for improvement in asset management capabilities, including life cycle  costing of assets, monitoring and evaluation.    Ageing assets and ageing population  Many public assets were built shortly after World War II and will soon require renewal or  replacement. This will make heavy demands on resources. The ageing Victorian population also  has significant implications for the range of services and related assets that will be required in  the future.    Technology and non‐asset alternatives  Technology is creating better ways of delivering services, including a range of non‐asset  alternatives. At the same time it is providing enhanced asset management capabilities and  techniques of monitoring and evaluation.    Private sector investment potential  The Government recognises the potential to optimise value for money in the provision of  services through responsible use of both public and private sector investment. The Partnerships  Victoria policy provides a means to engage with the private sector. The protection of the public  interest (in respect of risk and interruption or decline in service availability) requires enhanced  evaluation and monitoring of infrastructure projects. 

 

Sustainable development 

The increasing awareness of the need for balance between economic development and 

environmental and cultural needs is necessitating the life cycle approach to managing assets, in  order to protect the interests of future generations. 

8

  Sustaining our assets  Government asset management policy statement, December 2000   

Objectives 

The key objectives of asset management are to enable the Government to 

meet its service delivery objectives effectively, and to provide a foundation 

for economic growth 

  To provide the services required by Victorians   by focusing on outputs and outcomes   by ensuring assets are appropriately used and maintained   by applying asset management principles    To optimise the service potential of assets   through improved management of the existing asset base   through improved flexibility of the asset base   by using economies of scale for more cost effective service delivery    To maximise value for money   by taking account of the full costs of acquiring, holding, using and disposing assets throughout  their life cycles   through appropriate partnerships with the private sector    To contribute to economic growth   through meeting service delivery demands by providing the right assets in the right location in  the right amounts   to encourage asset improvements that will improve the global competitiveness of Victoria    To assign responsibility and accountability   by clearly defining ownership and control of assets   by determining and communicating accountability and reporting responsibilities throughout  each step of the integrated approach to asset management    To promote balance between development and sustainability   by minimising demand of new assets through the use of non‐asset service delivery  alternatives where appropriate   by making asset decisions that consider and protect the needs of future generations 

Principles 

Effective asset management is a continuous process covering the life cycle 

of the asset. The following principles apply: 

  Service delivery needs form the basis of all asset management practices and decisions   all asset management activities should aim to improve service delivery throughout the State    An integrated approach to planning   asset planning and management are to be integrated into corporate and business plans, and  budgetary and evaluation processes     Informed decision making   asset management decisions are to be based on evaluation of all alternatives (including non‐ asset alternatives) that take into account all costs incurred throughout the life cycle of the  assets, from acquisition to disposal, and related benefits and risks   asset management decisions are to be responsive to performance measurement and  monitoring    Asset management within a whole of government policy framework   all asset management activities are to be undertaken as part of the Government’s overall  resource allocation and management framework for the whole of Victoria   competing needs of different government portfolios are to be balanced in order to achieve  desired Government outcomes and minimise duplication    Accountability and responsibility   accountability for service delivery, and accountability for asset management, should go hand  in hand   ownership, control, accountability and reporting requirements for assets are to be  established, clearly communicated and implemented   reporting requirements should include timely and meaningful information.   evaluation of the contribution of asset management to meet departmental objectives is to  form part of performance management.   asset registers are to be maintained at a level that meet government and management  decision making requirements.    Sustainability   planning is to include evaluation of all potential methods to meet the demands for service 

10

  Sustaining our assets  Government asset management policy statement, December 2000   

Integrated Asset Management approach

   

Government policy 

Corporate planning 

     

Business planning 

Service strategy 

Budget process 

Evaluation 

 

 

Outcomes 

 

 

Non‐asset 

alternatives 

 

 

Asset 

alternatives 

Effectiven

es

s 

assessment

 

Appropriateness

 

assessment

 

Efficien

cy

 

assessment

 

Community 

needs and expectations 

Asset management responsibilities 

Sustaining Our Assets requires leadership throughout the whole of 

government. The following requirements need to be considered throughout 

the process of service delivery: 

  Appropriateness  Responsibilities to ensure the appropriateness of asset management:   Positioning assets to meet the long‐term service delivery priorities of Government   Clear communication of the aspirations for public sector assets to all public sector  departments and agencies   Alignment of asset management philosophy, goals and actions with Government policy   Integrating asset management strategy and resource allocation decisions across government    Effectiveness  Responsibilities to ensure the effectiveness of asset management:   Clear direction and communication of objectives within public sector departments   Forward‐thinking service strategies to gain improved flexibility, sustainability, cost  effectiveness and economic growth from assets   Proactive investigation of non‐asset and asset alternatives to meet service delivery needs   Ensuring congruency of strategic goals both within and between public sector departments  and agencies in order to minimise duplication of activities and redundancy in resources   Integration of asset management activities and resource allocation decisions across  government, and across all assets    Efficiency  Responsibilities to ensure the efficiency of asset management:   Formulating all asset management activities ‐ from planning through to implementation – in  response to Government policy service delivery strategies   Integration of asset plans and asset management with corporate and business plans   Timely delivery of quality budgetary and reporting information to facilitate appropriate  decision making in the context of integrated asset management (across government and  across all individual assets)   Ongoing evaluation of outputs and assets to improve operating, pricing and investment  efficiencies   Performing asset recognition, registration, valuation, charging, depreciation and maintenance  functions consistent with policy requirements 

12

  Sustaining our assets  Government asset management policy statement, December 2000   

Benefits of policy implementation 

The Government is responsible for the assets held by the State, and for the 

provision of services contracted by the State through assets held by others. 

  The scale of investment exposes the Government to a range of considerable risks. A strategic  approach to managing State assets enables the Government to manage these risks, and obtain  better value for money in the delivery of services to all Victorians.  The benefits of a strategic approach are:  Appropriateness   aligns assets with services and community expectations   promotes sustainable development objectives   effectively allocates resources available to the Government across departments and agencies,  maximising outcomes and minimising duplication    Effectiveness   minimises demand for new assets   all associated costs are considered and optimised over the life cycle of assets   existing assets are maintained and used more effectively (timely maintenance is cheaper than  repairs or new asset acquisitions)   realises opportunities to use private sector assets for public purposes   realises opportunities for the public sector to partner with the private sector    Efficiency   demonstrates to the community and the Government that services are being delivered  effectively   achieves improved accountability for use of resources through published performance  measures   provides a basis for the Government to evaluate and balance the trade off between service,  price and quality   provides benchmarks which can be used to evaluate outcomes and plan future investments. 

Asset performance management 

Improved future asset investment outcomes and clear accountability for 

these outcomes requires systematic measurement and evaluation of asset 

performance 

 

Performance of assets is to be evaluated by both quantitative and qualitative 

measures. 

  Quantitative performance management measures include:   the cost effectiveness of the assets in service delivery throughout their life cycles   the efficiency of output prices paid compared to established benchmarks   the contribution made by assets to support economic growth    Qualitative performance management measures include:   user satisfaction with the services delivered   affordable and equitable public access to essential assets   transparency and accountability of all asset decisions made throughout the life cycle   the sustainability and continuity of service provision    Performance measurement raises public sector and Government awareness of the  responsibilities, opportunities and risks inherent in asset management.  Regular measurement and evaluation of performance assists the Government to determine if it is  achieving its desired outcomes in the most effective manner. This is achieved via the  establishment and comparison of benchmarks for the price of service delivery (output pricing).  Monitoring and evaluation of performance is dependent on reporting arrangements which  deliver timely, accurate and comprehensive information.  The Asset Management Series provides guidance on the approach, and technical publications  provide information and updates on the more dynamic aspects.   

14

      Sustaining our assets  Government asset m           anagement policy statement, December 200   00 

The

poli

servic

mana

delive

and en

e principles

cy derive f

ce delivery

gement p

ery needs 

nvironmen

s of the Su

from the c

y needs for

ractices a

comprise 

ntal needs

m

ustaining 

central pri

rm the ba

and decisio

the social

s across re

metropolit

Our Asset

inciple tha

asis of asse

ons. Servic

l, economi

egional an

tan Victori

 

ts 

at 

et 

ce 

ic 

nd 

ia