ค ม อแนะน าการใช งาน ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

(1)

คู่มือแนะนําการใช้งาน

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

INFOMA : WebFlow

TM

บริษัทเอ็กซ์เซล

ลิงค์

จ ํากัด

อาคาร ไอ ทาวเวอร์ ชั้น 11 888 ถนนวิภาวดีรังสิต แขวงจตุจักร เขตจตุจักร กรุงเทพฯ 10900 โทร 0-2554-9700 แฟ๊กซ์ 0-2554-9779 HomePage. http://www.excelink.co.th e-mail [email protected]

(2)

ระบบงานสารบรรณ

INFOMA : WebFlow

สารบัญ หน้า

การเข้าสู่ระบบงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (INFOMA:WebFlow)

... 1

เริ่มต้นระบบงานสารบรรณ

... 2

โปรแกรมเตือนเอกสารใหม่

... 2

ส่วนประกอบของระบบงาน

... 3 ส่วนที่ 1. เมนูหลัก ... 3 ส่วนที่ 2. รายละเอียดผู้ใช้งาน ... 4 ส่วนที่ 3. เมนูสั่งการเอกสาร ... 4 ส่วนที่ 4. การตั้งค่าการใช้งาน ... 5

อธิบายเมนู

... 7 เมนูหนังสือรอดําเนินการ ... 7 เมนูทะเบียนรวม ... 9 เมนูรายการส่งเอกสาร ... 10 เมนูเอกสารที่ต้องติดตาม ... 10 หน้าแสดงรายการเอกสารจากผลการค้นหา ... 11

การลงรับเอกสาร

... 13 1. การลงรับเอกสารโดยป้อนข้อมูลรายละเอียดเอกสารใหม่ทั้งหมด ... 13 การแนบเอกสาร ... 17 การเพิ่มหรือปรับปรุงเอกสารแนบท้าย ... 20 การอ่านเอกสารแนบเรื่องและอ่านเอกสารเพิ่มเติม ... 20 2. การลงรับเอกสารโดยรับเอกสารผ่านระบบ (รับเอกสารต้นฉบับ) ... 21

การตีกลับเอกสาร

... 23 การติดตามเอกสารตีกลับที่หน้าจอผู้ส่ง ... 24

สร้าง

/

ทะเบียนเอกสารส่งภายใน

... 25

สร้าง

/

ทะเบียนเอกสารส่งภายนอก

... 25 การแก้ไขเอกสาร ... 27 การป้อนคําสั่งการหรือบันทึกการปฏิบัติงาน ... 27 การส่งเอกสาร ... 28 การปิดงานหรือสั่งจบงาน ... 28 การลบเอกสารและการยกเลิกเอกสาร ... 29 การตรวจสอบและสิ้นสุดการตรวจสอบ ... 30

การค้นหาเอกสาร

... 31

การพิมพ์รายงาน

... 35

การเปลี่ยนรหัสผ่านของผู้ใช้

... 37

การออกจากระบบ

... 39

(3)

การเข้าสู่ระบบงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

(INFOMA:WebFlow)

เรียกโปรแกรม Microsoft Windows ตามปกติ จากนั้นเลือกโปรแกรม Internet Explorer ที่ปรากฏเป็นรูป

Icon บนหน้าจอเครื่องคอมพิวเตอร์ หลังจากเข้าโปรแกรม Browser แล้วให้ผู้ใช้งานป้อน URL สําหรับเข้าสู่ระบบดังนี้ URL:

เข้าสู่ระบบสารบรรณ ซึ่งในการป้อนรหัสผ่านระบบจะแสดงผลบนหน้าจอเป็นเครื่องหมาย “ ดอกจันทร์ ” เพื่อความปลอดภัยในการใช้งาน จากนั้นตอบตกลงเพื่อยืนยันเข้าระบบ กรณีที่ผู้ใช้ป้อนชื่อหรือรหัสผ่านไม่ถูกต้องระบบจะแจ้งข้อความเตือนเช่น _{ป้อนชื่อผิด}_{ระบบแจ้ง}_“_{ชื่อของท่านไม่สามารถเข้าระบบได้}_“ _{ป้อนรหัสผิด}_{ระบบแจ้ง}_“_{ท่านใส่รหัสผิด}_{ไม่สามารถเข้าระบบได้}_“ จากนั้นตอบ OK ระบบจะกลับมาหน้าจอเดิม เพื่อให้ผู้ใช้ป้อนชื่อและรหัสผ่านอีกครั้ง

http://61.19.97.196/iwebflow

(4)

เริ่มต้นระบบงานสารบรรณ

หลังจากป้อนชื่อและรหัสผ่านถูกต้องระบบจะตรวจสอบสิทธิการใช้งาน (เช่นปกติอ่านข้อมูลอย่างเดียว) และระดับในการอ่านเอกสารรวมทั้งสิทธิในการสืบค้นข้อมูลเช่นดูเอกสารระดับปกติ,ลับ,ลับมากฯจากนั้นระบบจะ แสดงหน้าหลักของระบบซึ่งประกอบด้วยเมนูงานต่างๆ และชื่อ –หน่วยงานที่ผู้ใช้สังกัดผู้ใช้สามารถตรวจสอบ ความถูกต้องได้จากส่วนที่ 2 ดังปรากฏในหน้าจอ ตรวจสอบชื่อและหน่วยงานจากหน้าหลัก

โปรแกรมเตือนเอกสารใหม่

ขณะเดียวกันระบบจะเปิดโปรแกรมเตือนเอกสารใหม่ (Flow Alert) ซึ่งจะปรากฏอยู่ที่มุมบนด้านซ้ายของ จอภาพ ระบบจะแสดงจํานวนรายการเอกสารใหม่ที่ยังไม่ลงทะเบียนรับให้ทราบ (สังเกตแถบสีฟ้า) ผู้ใช้สามารถ เลือกเวลาที่ต้องการให้ระบบเตือนได้ การตั้งเวลาเตือนกรณีมีเอกสารใหม่ส่งมาที่หน่วยงาน ผู้ใช้เลือกเวลาในการเตือนได้โดยกดลูกศรชี้ลงและเลือกเวลา เตือนตามที่กําหนดเช่น 1 นาที, 3 นาที, 5 นาทีหรือหยุดหาก ต้องการปิดหน้าจอการเตือนแต่ยังต้องให้โปรแกรมทํางานตาม ที่ตั้งเวลาผู้ใช้สามารถปิดชั่วคราวโดยกดปุ่ม (Minimize) หรือกดปุ่ม เพื่อปิดโปรแกรมโดยการปิดจะไม่ส่งผลกระทบ ใดๆกับการทํางานในระบบ  หมายเหตุ ในกรณีที่ปิดโปรแกรมการเตือนด้วยการกดเครื่องหมาย ผู้ใช้สามารถเรียกโปรแกรม

Flow Alert ได้อีกโดยกดปุ่ม Refresh (F5) หรือกดเมนูหลัก “หน้าหลัก” อีกครั้งหนึ่ง

ส่วนที่1เมนูหลัก ส่วนที่3 เมนูสั่งการเอกสาร ส่วนที่4 ตั้งค่าการใช้งาน ส่วนที่2 รายละเอียดผู้ใช้งาน

(5)

ส่วนประกอบของระบบงาน

หน้าหลักเป็นหน้าจอแรกหลังจากเข้าสู่ระบบงานสารบรรณซึ่งถือเป็นเมนูหลักของระบบโดยมีส่วนประกอบแบ่ง ออกเป็น 4 ส่วนดังนี้

ส่วนที่

1.

เมนูหลัก

ประกอบด้วยเมนูหลักทั้งหมดของระบบซึ่งจะแสดงอยู่ด้านบนในตําแหน่งเดิมของทุกๆ หน้าจอประกอบด้วย :- หน้าหลัก เลือกเมื่อต้องการกลับมาหน้าแรกหรือเมนูหลักของระบบ (หน้าแรก) ค้นหา เลือกเพื่อเข้าสู่หน้าจอค้นหาเอกสารในสมุดงานของหน่วยงาน พิมพ์รายงาน เลือกเพื่อการพิมพ์รายงานรูปแบบต่างๆ (ประเภทรายงาน) ออกจากระบบ ต้องการออกจากระบบโดยกลับมาหน้าจอป้อนชื่อและรหัสผ่านใหม่ หน้าค้นหา พิมพ์รายงาน ออกจากระบบ

(6)

2.

รายละเอียดผู้ใช้งาน

เช่นแจ้งชื่อผู้ใช้ ,หน่วยงานที่สังกัดและชื่อองค์กรหรือหน่วยธุรกิจ

3.

เมนูสั่งการเอกสาร

แบ่งเป็น 7 เมนูคือ หนังสือรอดําเนินการประกอบด้วยเมนูย่อย เอกสารรอลงทะเบียน แสดงเรื่องซึ่งเป็นรายการที่ส่งเข้ามาใหม่ หรือเรื่องเดิมส่งกลับมา เอกสารรอดําเนินการ แสดงเรื่องที่อยู่ระหว่างดําเนินการ เอกสารส่งคืน/เรียกคืน แสดงเรื่องที่ต้องตรวจสอบเนื่องจากมี การตีกลับคืนมาจากผู้รับ ลงทะเบียนรับส่ง ลงรับเอกสารเข้าสู่หน้าจอสําหรับป้อนเอกสารรับเข้าจาก ภายนอกหน่วยงานของผู้ใช้ สร้าง/ทะเบียนเอกสารส่งภายใน สําหรับป้อนข้อมูลของเรื่องที่ ต้องการออกเลขที่เอกสารในหน่วยงานสําหรับเวียนภายในองค์กร หรือติดต่อประสานงานในองค์กร (หัวหน้างานลงนาม) สร้าง/ทะเบียนเอกสารส่งภายนอกสําหรับป้อนข้อมูลเพื่อออก เลขที่ส่งออกภายนอกองค์กร (ผู้บริหารลงนาม) คําสั่งพิเศษ คําสั่งพิเศษ สําหรับการส่งเอกสาร – ปิดงานเป็นจํานวนมาก หรือพิมพ์รายงานสถิติ ทะเบียนรวม เอกสารรับเข้า แสดงรายการของเอกสารที่เป็นเรื่องรับเข้าจาก ภายนอกหรือลงรับผ่านระบบ (รับเอกสารมาจากหน่วยงานอื่นโดย รับต้นฉบับจากเมนูเอกสารรอลงทะเบียน) เอกสารภายในหน่วยงานแสดงรายการของเรื่องที่หน่วยงานผู้ใช้ ออกเลขที่สําหรับเวียนภายในหรือออกเอกสารในนามหน่วยงาน _{เอกสารออกภายนอก}_{แสดงรายการของเรื่องที่ออกเลขที่ส่ง} ภายนอกทั้งหมด รายการส่งเอกสาร งานส่งถึง สําหรับตรวจงานที่ส่งไปหน่วยงานอื่นๆหรือใช้ดึง เรื่องที่ส่งไปหน่วยงานอื่นกลับมา เอกสารที่ต้องติดตาม _{เอกสารที่ต้องติดตาม}_{รวบรวมเอกสารทุกสถานะ}₍_{ระหว่าง} ดําเนินการส่งปิดตรวจสอบ)ที่กําหนดให้เป็นเอกสารต้องติดตาม หนังสือยืมคืนแสดงรายการของเรื่องที่บันทึกประวัติการยืมคืนไว้ สําหรับการติดตามต้นฉบับ ควบคุมระบบ _{ผู้ดูแลระบบ}_{จัดการเกี่ยวกับผู้ใช้}_,_{หน่วยงาน}_{หรือการตั้งค่าระบบ}

(7)

4.

การตั้งค่าการใช้งาน

สามารถปรับแต่งการใช้งานและมีเครื่องมือและการสลับเปลี่ยนตะกร้างานและฐานข้อมูลเพื่ออํานวยความสะดวกแก่ ผู้ใช้งานในลักษณะ Single Log in ปรับแต่งการใช้งานการปรับแต่งจํานวนเรื่องที่ต้องการให้แสดงภายใน 1 หน้ารายการเอกสารโดยผู้ใช้เลือกจํานวนเรื่องที่ต้องการ จากนั้นเลือก หน้าจอแสดงรายการเอกสารระบบจะแสดงจํานวนรายการตามที่เลือกไว้ เปลี่ยนรหัสผ่านสําหรับการเปลี่ยนรหัสผ่านของผู้ใช้ _{รายละเอียดผู้ใช้งาน}_{แสดงรายละเอียดชื่อ}_-_สกุล_{หน่วยงาน}_{สิทธิการใช้} งานชั้นความลับเอกสารที่ได้รับสิทธิ์โดยแสดงทุกตะกร้างานที่ผู้ใช้มีสิทธิ์ _{ช่วยเหลือ}_{แสดงคู่มือการใช้งานของระบบ}

(8)

เปลี่ยนฐานข้อมูลสําหรับเปลี่ยนการใช้งานปีฐานข้อมูลสารบรรณโดย ไม่ต้องออกจากระบบก่อน เปลี่ยนหน่วยงานสําหรับเปลี่ยนตะกร้าการทํางานในฐานข้อมูล เดียวกันโดยไม่ต้องออกจากระบบระบบจะแสดงชื่อตะกร้างานรองที่มีสิทธิ์ สามารถกดเลือกแล้วกดตกลงเพื่อเข้าทํางานตะกร้านั้นๆได้เลย เข้าสู่หน่วยงานหลักสําหรับเปลี่ยนมาทํางานตะกร้าหลัก (หน่วยงาน แรกที่เข้าสู่ระบบได้) หมายเหตุ เมนูเปลี่ยนหน่วยงานและเข้าสู่หน่วยงานหลักจะปรากฏเฉพาะชื่อผู้ใช้ที่ เข้าระบบมาและมีสิทธิ์เข้าทํางานได้มากกว่า 1 ตะกร้างาน

(9)

อธิบายเมนู

เมนูหนังสือรอดําเนินการ เมนูหนังสือรอดําเนินการรวบรวมงานรอดําเนินการใน ลักษณะต่างๆกันเป็น 3 เมนูคือ หนังสือรอลงทะเบียน จะแสดงรายการที่หน่วยอื่นๆส่งเอกสารผ่านระบบมาให้ (IN BOX) เช่น งานธุรการส่วนงานกลางรับเอกสารจากหน่วยงานอื่นและส่งเรื่องมาให้ โดยระบบจะแสดงเฉพาะรายการใหม่ที่ผู้ใช้ ยังไม่ได้รับเลขทะเบียนเอกสารสังเกตจากช่องทะเบียนจะเป็นเครื่องหมายรูปกระดาษ เพื่อให้ผู้ใช้กดเข้าไป ดําเนินการรับเอกสารต้นฉบับจากระบบ (รับ/ให้เลขทะเบียนเอกสาร) หรือเรื่องเดิมที่เคยส่งให้หน่วยงานอื่นๆ และ หน่วยงานอื่นๆนั้นได้รับและ ส่งเรื่องคืนมาให้ สังเกตระบบจะรับเอกสารให้อัตโนมัติโดยให้เป็นเลขทะเบียนเดิม สังเกตสถานะเป็นแฟ้มปิด หนังสือรอลงทะเบียน หมายเหตุ รูปกระดาษหมายถึงเอกสารที่ยังไม่ลงทะเบียนรับ “สีฟ้า” รายการที่จะมีเอกสารฉบับจริงส่งมาให้ด้วย “สีส้ม” รายการที่ไม่มีเอกสารฉบับจริงส่งมาโดยผู้ส่งให้ผู้รับอ่านเอกสารแนบจากระบบ สัญลักษณ์ หมายถึงรายการนั้นยังไม่ได้เปิดอ่าน (จากการกดดูรายละเอียด) หากเป็นสีแดงหมายถึงงานที่เลยกําหนดระยะเวลาดําเนินการยังไม่เปิดอ่าน สัญลักษณ์ หมายถึงรายการนั้นมีการเปิดอ่านแล้ว (จากการกดดูรายละเอียด)

(10)

Copyright © 1992-2012 by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน้า - 8 หนังสือระหว่างดําเนินการ จะแสดงรายการที่รับเข้ามาในหน่วยงานซึ่งเป็นเรื่องที่มีเลขทะเบียนแล้วหรือเป็น งานสร้าง/ทะเบียนเอกสารส่งภายในและอยู่ในระหว่างดําเนินการยังไม่ปิดงาน ยังไม่จัดส่งไปหน่วยงานใดๆ ระบบ จะแสดงข้อมูลสังเกตสถานะเป็นรูปนาฬิกา(กําลังดําเนินการ) หนังสือระหว่างดําเนินการ หนังสือตีกลับระบบจะแสดงรายการที่ผิดปกติเพื่อให้ผู้ใช้เข้าไปตรวจสอบโดยสังเกตจํานวนเรื่องที่แจ้งด้านใต้ เมนูส่วนเรื่องที่อยู่ภายในเมนูนี้เช่นเป็นเรื่องที่มาจากผู้ใช้ส่งเรื่องให้หน่วยงานที่ 2 และหน่วยงานที่ 2 พิจารณาแล้ว ว่าเรื่องไม่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานของตนเองเจ้าหน้าที่หน่วยงานที่ 2 จะสั่ง“ตีกลับ” เอกสารคืนมาโดยสังเกตสถานะ ของเรื่องจะเป็นรูปดาวสีแดง หนังสือตีกลับ

(11)

Copyright © 1992-2012 by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน้า - 9 เมนูทะเบียนรวม ประกอบด้วย 3 เมนูซึ่งแต่ละเมนูจะแสดงเอกสารตาม ประเภทเมนูที่เลือกเช่นงานรับเข้า, งานสร้างส่งภายใน, หรืองานสร้างส่งภายนอก ระบบจะแสดงเอกสารทุกสถานะทุกเรื่องของแต่ละประเภท ผู้ใช้สามารถสังเกตได้ว่าอยู่ที่เมนูใดอยู่จาก map ด้านบน ดังภาพ เมนูเอกสารรับเข้ารวมงานรับเข้าทุกสถานะ (ระหว่างดําเนินการส่งปิดตรวจสอบฯลฯ) เมนูเอกสารภายในหน่วยงานรวมงานสร้างส่งภายในทุกสถานะ (ระหว่างดําเนินการส่งปิดตรวจสอบฯลฯ) สังเกตได้จากสัญลักษณ์เอกสารสร้างส่งภายใน เมนูเอกสารออกภายนอกรวมงานสร้างส่งภายนอกสังเกตได้จากสัญลักษณ์เอกสารสร้างส่งภายนอก

(12)

Copyright © 1992-2012 by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน้า - 10 เมนูรายการส่งเอกสาร รวบรวมรายการเอกสารทุกประเภท (งานรับเข้าสร้างส่งภายใน สร้างส่งภายนอก) ที่ผู้ใช้ส่งให้หน่วยงานอื่นสําหรับตรวจสอบการ รับเอกสารการดําเนินงานและสําหรับดึงเอกสารกลับ ทั้งนี้สถานะเอกสารและเลขทะเบียนในหน้านี้ เป็นของหน่วยงานที่ผู้ใช้ส่งให้สังเกตได้จากชื่อหน่วยงานส่งถึง จากภาพจะสังเกตเห็นว่าเรื่องเดียวกันส่งถึงหลายหน่วยงานระบบจะแสดงรายการเอกสารของผู้รับทั้งหมด เมนูรายการส่งเอกสารแสดงรายการเอกสารที่ส่งถึงหน่วยงานต่างๆแสดงสถานะเอกสารและเลขทะเบียนของผู้รับเอกสาร แสดงเอกสารทุกประเภทของผู้ใช้สังเกตสัญลักษณ์ประเภทเอกสารสร้างส่งภายใน สร้างส่งภายนอก หากเป็นเอกสารรับเข้าไม่มีสัญลักษณ์ เมนูเอกสารที่ต้องติดตาม รวบรวมเอกสารทุกสถานะที่กําหนดให้เป็นเอกสาร “ติดตามการ ทํางาน” สามารถกําหนดได้จากเมนูแก้ไข, บันทึกงานและเมนูส่ง เอกสารจะมีสัญลักษณ์ติดตามงาน ดังภาพ เมนูเอกสารที่ต้องติดตามแสดงรายการเอกสารทุกประเภททุกสถานะที่กําหนดให้เป็นเอกสารติดตามการทํางาน หมายเหตุ หน้าแสดงรายการเอกสารทุกเมนูข้างต้นปกติจะแสดงข้อมูลใหม่ก่อนแต่ผู้ใช้สามารถสั่งเรียงข้อมูล ตามคอลัมน์ตามที่ผู้ใช้ต้องการได้โดยกดที่หัวคอลัมน์ระบบจะเรียงจากน้อยไปมากและมากไปน้อยตามการกดแต่ ละครั้งที่สลับกันสังเกตจากเครื่องหมายรูปสามเหลี่ยม ด้านฐานอยู่ด้านล่าง จะเรียงจากน้อยไปมาก  ด้านฐานอยู่ด้านบน จะเรียงจากมากไปน้อย 

(13)

หน้าแสดงรายการเอกสารจากผลการค้นหา

เมนูสั่งการเอกสารต่างๆข้างต้นและหน้าจอแสดงรายการเอกสารจากการค้นหาจะแสดงรายการในรูปแบบ เดียวกันซึ่งผลการค้นหาจะแสดงรายการเอกสารขึ้นอยู่กับเงื่อนไขในการค้นหากไม่ระบุประเภทเอกสาร (งานรับเข้า สร้างส่งภายในสร้างส่งภายนอก) ระบบจะแสดงรายการเอกสารทุกประเภทดังภาพด้านล่างนี้ (สังเกตว่าเป็นกําลัง ทํางานใน mode ค้นหาจากแถบเมนูหลักที่เน้นที่ปุ่ม “ค้นหา”)

อธิบายรายละเอียดในหน้าแสดงรายการเอกสาร

รูปแบบการแสดงรายการเอกสารแต่ละรายการแบ่งออกคอลัมน์ 9 ส่วนดังนี้ สัญลักษณ์เอกสารแนบแสดงเป็น icon ของเอกสารที่แนบเช่น หากมีเอกสารแนบ เพิ่มเติมจะแสดงเป็นสัญลักษณ์ ที่เลขทะเบียนให้กดที่เลขทะเบียนเพื่อดูเอกสารแนบเพิ่มเติม สัญลักษณ์แสดงสถานะของเอกสารเช่น (เหลือง) รายการนั้นยังไม่ได้เปิดอ่าน (จากการกดดูรายละเอียด) (แดง)งานที่เลยกําหนดระยะเวลาดําเนินการยังไม่เปิดอ่าน รายการนั้นยังไม่ได้เปิดอ่าน (จากการกดดูรายละเอียด) (ฟ้า) งานระหว่างดําเนินการที่ลงรับ – สร้างไว้แต่ยังไม่ได้ส่งหรือยังไม่ปิดงาน (แดง) งานระหว่างดําเนินการที่ลงรับ – สร้างไว้แต่ยังไม่ได้ส่งหรือยังไม่ปิดงานและเลยระยะเวลาดําเนินการ งานที่ปิดงานแล้ว งานที่ส่งเรื่องต่อไปแล้ว งานที่ยกเลิกแล้ว งานอยู่ระหว่างตรวจสอบ งานที่ถูกดึงกลับ/ตีกลับ สัญลักษณ์แสดงความด่วนของเอกสารเช่น ไม่มีสัญลักษณ์ความด่วนเป็นปกติ ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด สัญลักษณ์แสดงประเภทของเอกสารมี 3 ประเภทคือ ไม่มีสัญลักษณ์ หมายถึงเอกสารรับเข้า หมายถึงเอกสารสร้างส่งภายใน หมายถึงเอกสารสร้างส่งออกนอกองค์กร 1 3 ₅ ₆ ₇ ₈ 9 2 4 1 2 3 4

(14)

Copyright © 1992-2012 by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน้า - 12 เลขทะเบียนแสดงเลขทะเบียนเอกสารหรือหากยังไม่ลงรับเอกสารแสดงเป็น หรือ ผู้ใช้ สามารถกดเพื่อเข้าไปสั่งการกับเอกสารเรื่องที่เลือกกดได้ได้แก่การดูรายละเอียดเอกสารบันทึกงานส่งเอกสารปิด งานตรวจสอบสิ้นสุดการตรวจสอบลบเอกสารจัดเก็บเอกสารและยืมคืนเอกสาร หน้ารายละเอียดเอกสารและสั่งการทํางานเมื่อกดที่เลขทะเบียนหรือรูปกระดาษจากหน้าแสดงรายการเอกสาร เอกสารเลขที่ ผู้ใช้สามารถกดเพื่อเข้าไปตรวจสอบ,ติดตามขั้นตอนการทํางาน ตลอดจนอ่านคําสั่งการหรือบันทึกการทํางานของแต่ละหน่วยงานที่เอกสารดําเนินการผ่าน วันที่แสดงวันที่ลงรับ-สร้าง (กรณีเป็นเจ้าของผู้สร้างเอกสาร) หรือวันที่ส่งเอกสาร (กรณีได้รับเอกสารจาก หน่วยงานอื่น) เวลาแสดงเวลาที่ลงรับ-สร้าง (กรณีเป็นเจ้าของผู้สร้างเอกสาร) หรือเวลาส่งเอกสาร (กรณีได้รับเอกสารจาก หน่วยงานอื่น) เรื่องแสดงรายละเอียดของเอกสารโดยแสดงเรื่องและข้อมูลจาก – ถึงตามที่กรอกไว้ในการสร้างเอกสาร 5 6 7 8 9

(15)

การลงรับเอกสาร

กรณีมีเอกสารส่งเข้ามาในหน่วยงานซึ่งอาจเป็นเอกสารจากหน่วยงานอื่นๆภายในองค์กรหรือเอกสารจาก หน่วยงานนอกองค์กรเช่นเอกสารเวียนจากภายนอกซึ่งการรับเอกสารสามารถรับได้ 2 วิธี 1. ป้อนข้อมูลรายละเอียดเอกสารใหม่ทั้งหมด (จากเมนูลงรับเอกสาร) 2. รับเอกสารผ่านระบบ (รับเอกสารต้นฉบับจากเมนูงานรอลงทะเบียน/รอผู้ปฏิบัติ) 1. การลงรับเอกสารโดยป้อนข้อมูลรายละเอียดเอกสารใหม่ทั้งหมด เอกสารจากภายนอกที่ส่งเข้ามาในองค์กรโดยผ่านหน่วยงานสารบรรณกลาง , หรือ

เอกสารที่หน่วยงานภายนอกองค์กร ส่งตรงมายังหน่วยงานภายใน (By Hand, By FAX) หรือรับเรื่องจากหน่วยงาน ที่ไม่มีระบบงานสารบรรณติดตั้ง (ไม่ส่งเอกสารผ่านระบบ) ผู้ใช้สามารถลงรับเอกสารโดยต้องป้อนข้อมูลรายละเอียดเอกสารที่หน้าหลัก | เมนูลงรับเอกสารหรือ เลือกจากทางลัดเมนูด้านบน (บริเวณสีฟ้าที่แสดงชื่อ-สังกัดผู้ใช้งานเมื่อไม่ได้อยู่ที่หน้าหลัก) หลังจากเลือกระบบจะ แสดงแบบฟอร์มให้ป้อนรายละเอียด เพื่อใช้เป็นการอ้างอิงหรือเรียกค้นเอกสาร การลงรับเอกสาร 1 2 3 4 2 2

(16)

Copyright © 1992-2012 by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน้า - 14 รายละเอียดเอกสารที่บันทึก (Document Index) ได้แก่ ประเภทเอกสาร เลือกประเภทเอกสารที่รับเข้าโดยกดลูกศรชี้ลงกรณีลงทะเบียนรับเอกสาร แยกเล่ม เลขทะเบียน เลขทะเบียนรับเอกสารเว้นว่างไว้หากต้องการให้ระบบนับเลขทะเบียน ต่อไปให้อัตโนมัติหรือ ป้อนเลขทะเบียนที่ต้องการลงไปในช่องรับข้อมูลเองระบบจะรับเลขทะเบียน ที่ป้อนและจะไม่นับเลขทะเบียนเพิ่มขึ้นให้ซึ่งเลขทะเบียนที่ป้อนควรเป็น การป้อนเลขทะเบียนย้อนหลังกรณีแทรกเลขทะเบียนเท่านั้น เลขที่เอกสาร เลขที่เอกสารตามจริง (ที่ปรากฏอยู่ในเอกสารต้นฉบับ) สามารถป้อนได้ 50 ตัวอักษรหากสร้างต้นแบบเรื่องเก็บไว้เลือกเรื่องได้จากปุ่ม จํานวน ป้อนจํานวนเลขทะเบียนที่ต้องการสร้าง วันที่และเวลารับ วัน/เวลารับเอกสาร ระบบจะขึ้นให้อัตโนมัติ ลงวันที่ ป้อนวันที่ที่ระบุในเอกสารระบบจะปรากฏวันที่ปัจจุบันให้ก่อนผู้ใช้ สามารถเปลี่ยนแปลงโดยการป้อนวันที่ที่ต้องการหรือเลือกวันที่จากปฏิทิน โดยกดปุ่ม ด้านท้ายของช่องวันที่ ชั้นความเร็ว เอกสารเรื่องที่ป้อนหากต้องการระบุความเร่งด่วนในการทํางานสามารถ เลือกได้โดยกดลูกศรชี้ลง เพื่อเลือก ปกติ ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด ชั้นความลับ: เอกสารเรื่องที่ป้อนมีการระบุชั้นความลับในการเปิดอ่านเอกสารเช่น ปกติ ลับ ลับมาก ลับที่สุด หมวดเอกสาร : กําหนดหมวดหมู่ของเอกสารหากผู้ใช้ไม่กําหนดระบบจะกําหนดให้เป็น “ เอกสารทั่วไป ” อ้างถึง : ป้อนข้อมูลอ้างถึงที่มีการระบุในเอกสารซึ่งป้อนได้ 100 ตัวอักษร สิ่งที่ส่งมาด้วย : ป้อนรายละเอียดของสิ่งที่ส่งมาด้วยป้อนได้ 100 อักษร จาก : ป้อนชื่อหน่วยงานที่ส่งมาให้โดยป้อนได้ 100 ตัวอักษร หรือเลือกรายชื่อหน่วยงานโดย -กดปุ่ม ด้านท้ายช่องจากเพื่อแสดงรายชื่อหน่วยงานภายในที่ใช้ระบบสาร บรรณอิเล็กทรอนิกส์ INFOMA: WebFlow ป้อนคําค้นแล้วกดปุ่มค้นหาหรือกดปุ่มค้นหา เลยระบบจะแสดงชื่อหน่วยงานทั้งหมดกดที่หน่วยงานที่ต้องการเพื่อเลือก สําหรับการป้อนเลขทะเบียนกรณีที่ต้องแทรกเลขผู้ใช้จะต้องป้อนเลขทะเบียนที่ไม่ซํ้ากับเลขที่เคยรับเข้ามา และยังใช้อยู่ในตะกร้าของตนหรือป้อนเป็นเลขทศนิยม 2 ตําแหน่งระหว่างช่วงเลขที่ต้องการแทรก 2 3

(17)

Copyright © 1992-2012 by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน้า - 15 - กดปุ่ม ด้านท้ายช่องจากเพื่อแสดงรายชื่อหน่วยงานภายนอกที่ติดต่อด้วย บ่อยและได้สร้างชื่อไว้ในระบบจากเมนูควบคุมระบบผู้ใช้สามารถป้อนคําค้นแล้วกดปุ่ม ค้นหาหรือกดปุ่มค้นหาเลยระบบจะแสดงชื่อหน่วยงานทั้งหมดกดที่หน่วยงานที่ต้องการ เพื่อเลือก ถึง : ป้อนชื่อหน่วยงานที่ระบุถึงในเอกสารป้อนได้ 100 ตัวอักษรหรือ เลือกรายชื่อหน่วยงานจากปุ่ม หรือ เหมือนกับการทํางานหัวข้อจาก เรื่อง : ป้อนชื่อเรื่องของเอกสารสามารถป้อนได้ 255 ตัวอักษร รายละเอียด : รายละเอียดเพิ่มเติมหรือเนื้อเรื่องสรุปสามารถป้อนได้ 2 ล้านตัวอักษร วิธีการนําส่ง : กดลูกศรชี้ลงเพื่อเลือกวิธีการนําส่ง วัตถุประสงค์ : กดลูกศรชี้ลงเพื่อเลือกวัตถุประสงค์ของเรื่องที่รับมา นําเสนอ/ผู้ปฏิบัติ : บันทึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้ปฏิบัติงานหรือส่งเรื่องเสนอผู้บังคับบัญชา อายุเอกสาร : กําหนดอายุของเอกสารหรือกดปุ่มสี่เหลี่ยมด้านท้ายระบบจะแสดง ปฏิทินให้เลือกซึ่งหลักการทํางานจะเหมือนการเลือกวันที่เอกสาร ติดตามผลการทํางาน : ผู้บันทึกทําสัญลักษณ์ไว้เพื่อให้สะดวกต่อการรวบรวมเอกสารต้อง ติดตามภายใต้เมนูเอกสารที่ต้องติดตามที่หน้าหลัก ที่เก็บเอกสาร : ผู้บันทึกข้อมูลสามารถป้อนสถานที่เก็บเอกสารต้นฉบับตามจริงเพื่อ ใช้อ้างอิง ดําเนินการเสร็จวันที่ : ป้อนหรือเลือกวันที่เพื่อกําหนดวันที่ที่ต้องดําเนินงานเสร็จ หมายเหตุ : ข้อความหมายเหตุที่ต้องการบันทึกเพิ่ม ป้อนรายละเอียดเอกสารเท่าที่มีหากไม่มีสามารถเว้นว่างไว้ยกเว้นข้อมูลในช่องสีแดงซึ่งเป็นข้อมูลพื้นฐาน ของเอกสารแต่ละฉบับเพื่อประโยชน์ในการค้นหาข้อมูลต่อไป ป้อนรายละเอียดเอกสาร 4 2 2

(18)

Copyright © 1992-2012 by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน้า - 16 เมื่อป้อนรายละเอียดจนสมบูรณ์แล้วระบบจะให้ผู้ใช้เลือกดําเนินการต่อโดยเลือกปุ่มทํางาน อธิบายปุ่มการทํางาน กดปุ่ม เพื่อบันทึกเรื่องเข้าสู่ระบบ กดปุ่ม เมื่อต้องการยกเลิกเรื่องโดยระบบจะล้างข้อมูลตามช่องป้อนต่างๆให้ว่างและอยู่หน้าจอ การสร้างเอกสารเดิมเพื่อรอผู้ใช้ป้อนข้อมูลใหม่หรือดําเนินงานในหัวข้ออื่นต่อไป กดปุ่ม เมื่อต้องการบันทึกเรื่องเข้าสู่ระบบพร้อมทั้งให้ระบบเก็บ รายละเอียดข้อมูลต้นแบบไว้ใช้เลือกเป็นต้นแบบในภายหลัง เมื่อกดปุ่มสร้างหรือสร้างและเก็บต้นแบบข้อความแล้วระบบจะให้เลขทะเบียนและวันที่-เวลาลงรับดังภาพ ผู้ใช้สามารถเลือกแนบเอกสารต้นฉบับหรือไม่ก็ได้ในหน้านี้ สังเกตขั้นตอนการทํางาน ผลการลงรับเอกสาร กรณีที่ต้องการแนบเอกสาร (Attach File) สามารถเลือกได้ 2 วิธีตามชนิดของเอกสารที่ต้องการแนบ 1. แนบไฟล์ข้อมูลสําเร็จรูปชนิดต่างๆ ด้วยวิธี Browse 2. แนบข้อมูลที่เป็นกระดาษด้วยวิธี Scan กรณีไม่ต้องการแนบเอกสาร ผู้ใช้สามารถเลือกขั้นตอนการทํางานต่อได้ 2 วิธีดังนี้ 1. กดปุ่ม << ป้อนเรื่องใหม่เมื่อต้องการกลับไปหน้าจอลงรับเอกสาร เพื่อป้อนข้อมูลเรื่องใหม่ต่อไป 2. กดปุ่ม ดําเนินการต่อ >> เมื่อต้องการสั่งการต่อไปกับเรื่องที่ลงรับนี้ให้ จบขั้นตอนที่ต้องการเช่นแก้ไขข้อมูล, บันทึกการทํางาน, ส่งเอกสารต่อเป็นต้น

(19)

Copyright © 1992-2012 by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน้า - 17 การแนบเอกสาร 1. แนบไฟล์ข้อมูลสําเร็จรูปชนิดต่างๆ ด้วยวิธี Browse ผู้ใช้กดปุ่ม Browse ระบบแสดงหน้าจอให้เลือกไฟล์ที่ต้องการส่งเข้าระบบเพื่อแนบไปพร้อมกับเรื่อง เอกสาร ผู้ใช้เลือกไฟล์ข้อมูลจากแหล่งต้นทางซึ่งเป็นเครื่องที่ใช้ทําระบบอยู่ในขณะนี้ เมื่อเลือกได้ไฟล์ที่ต้องการแล้ว กดปุ่ม Open เพื่อเป็นการส่งชื่อไฟล์ต้นทางเข้าระบบ จากนั้นกดปุ่ม แนบเอกสาร

(20)

ผู้ใช้กด Scan ระบบจะขึ้นหน้าต่างสําหรับสแกนเอกสารผ่านโปรแกรม INFOMA:WebScan จากนั้นกดปุ่ม

Scan New

ระบบแสดงหน้าต่างให้เลือกรูปแบบการถ่ายภาพเอกสารเข้าสู่ระบบ

(21)

Copyright © 1992-2012 by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน้า - 19 เมื่อสแกนเรียบร้อยแล้วกดTransfer ข้อควรระวัง เอกสารที่สแกนส่วนใหญ่มักเป็นเอกสารขาว-ดําผู้ใช้ควรเลือกสแกนแบบ B&W (Text) เพื่อประหยัดเนื้อที่ ในการจัดเก็บส่วนลักษณะอื่นๆให้เลือกตามชนิดของภาพ ซึ่งสแกนเนอร์บางรุ่นอาจจะมีการเลือกรูปแบบการสแกน ได้หลายแบบเช่น Scanning Type สามารถเลือกได้ 3 แบบดังนี้  Flatbed scan เลือกสแกนแบบเปิดฝาถ่ายโดยควํ่าหน้าที่ต้องการถ่ายลงที่บนส่วนการอ่านภาพ

 ADF scan เลือกสแกนแบบ Auto Feeder สามารถถ่ายได้ครั้งละหลายๆหน้าเอกสาร  ADF & Duplex scan เลือกสแกนแบบ Feed และถ่ายทั้งด้านหน้า-หลังในการ Feed ครั้งเดียวกัน

Resolution เลือกความละเอียดในการสแกนโดยทั่วไปกําหนดไว้ที่ 200 x 200 dpi ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับคุณภาพ

และความคมชัดของเอกสารที่นํามาถ่าย

Frame Area เลือกพื้นที่ที่ต้องการ Scan โดยทั่วไปกําหนดขนาดไว้ที่ Size A4 document

จากนั้นให้ผู้ใช้กดปุ่ม Scan เพื่อทําการถ่ายภาพโดยภาพที่ได้จะปรากฎบนจอภาพและ ถ้าต้องการ Scan ภาพต่อสามารถเลือกได้จาก Function Scan ดังนี้

 Appended Scanned Page เป็นการสแกนต่อท้ายจากภาพที่กําลังแสดง

 Insert Scanned Page เป็นการสแกนโดยการแทรกในหน้าที่ต้องการ

 Rescan Scanned Page เป็นการสแกนโดยถ่ายภาพสแกนใหม่อีกครั้งโดยทับหน้าเอกสารที่ปรากฏ

หมายเหตุ ในขั้นตอนการสั่งสแกนเอกสารหน้าจอที่ปรากฏจะแสดงหน้าจอตามยี่ห้อและรุ่นของ

Scanner ที่ต่อพ่วงกับระบบ จากตัวอย่างหน้าจอเป็น Scanner Fujitsu รุ่น M3093GX ซึ่งการใช้งาน สแกนเนอร์รุ่นอื่นๆถือเป็นส่วนของมาตรฐานทั่วไปผู้ใช้อาจจะต้องทําความเข้าใจกับการใช้ฟังก์ชั่น ในการสแกนแต่ละรุ่นด้วย

(22)

Copyright © 1992-2012 by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน้า - 20  การเพิ่มหรือปรับปรุงเอกสารแนบท้าย เอกสารแต่ละเรื่องผู้ใช้สามารถแก้ไขเอกสารแนบต้นฉบับหรือเพิ่มเติมเอกสารแนบได้ไม่จํากัดเอกสารแนบโดยผู้ใช้ เข้ามาหน้ารายละเอียดเอกสารสังเกตด้านล่างของรายละเอียด การอ่านเอกสารแนบเรื่องและอ่านเอกสารเพิ่มเติม ในระบบผู้ส่งหรือผู้รับสามารถแนบข้อมูลไปพร้อมกับเรื่องได้ซึ่งหลังจากแนบเรื่องแล้วสามารถอ่านเอกสาร แนบได้โดยกดที่สัญลักษณ์ด้านหน้ารายการเอกสารหรือในหน้ารายละเอียดเอกสารซึ่งภายหลังจากที่ผู้กดสัญลักษณ์ ระบบจะแสดงภาพเอกสารบนหน้าจอ กดอ่านเอกสารแนบ

(23)

Copyright © 1992-2012 by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน้า - 21 2. การลงรับเอกสารโดยรับเอกสารผ่านระบบ (รับเอกสารต้นฉบับ) เป็นการลงรับเอกสารอีกวิธีที่ระบบช่วยลดขั้นตอนการป้อนรายละเอียดเรื่องซึ่งให้ผู้ใช้ทํางานง่ายและรวดเร็ว ขึ้นผู้ใช้ไม่ต้องป้อนรายละเอียดเอกสารเพียงแต่เอกสารที่จะลงรับต้องเป็นเอกสารที่หน่วยงานภายในองค์กรได้ใช้ ระบบสารบรรณส่งเรื่องผ่านมาให้หน่วยงานของผู้รับ โดยตัวเรื่องที่ส่งมาจะรวมอยู่ภายใต้หน้าหลักเมนูหนังสือรอ ดําเนินการ(สังเกตจํานวนเรื่องมาใหม่ใต้เมนูหนังสือรอลงทะเบียน) ผู้ใช้สามารถตรวจสอบเอกสารได้สะดวก หน้าหลัก การเข้าหัวข้อ หนังสือรอลงทะเบียน ผู้ใช้อาจกดที่เมนูใน หน้าหลักหรือ เลือกจากทางลัดเมนูด้านบนของ บางหน้าจอ และในหน้าหลัก ผู้ใช้สามารถตรวจสอบจํานวนเอกสารใหม่ ได้จาก ข้อความแจ้งจํานวนภายใต้เมนู หนังสือรอลงทะเบียนจากตัวอย่างระบบแจ้งมีเอกสารใหม่จํานวน 6 รายการและเมื่อเลือกเมนูระบบจะแสดงรายการ เอกสารใหม่ เมื่อกดเข้ามาจากเมนูระบบแสดงรายการเอกสารใหม่รอลงทะเบียน (ยังไม่มีเลขทะเบียน) ระบบจึงกําหนด สัญลักษณ์เลขทะเบียนเป็นรูปกระดาษโดยกระดาษ “สีฟ้า” แสดงรายการที่จะมีเอกสารฉบับจริงส่งมาให้ด้วยเมื่อได้รับต้นฉบับแล้วจึงจะลงทะเบียน “สีส้ม” แสดงรายการที่ไม่มีเอกสารฉบับจริงส่งมาโดยผู้ส่งให้ผู้รับอ่านเอกสารแนบจากระบบ ในหน้าจอเอกสารรอลงทะเบียนผู้ใช้สามารถตรวจสอบรายละเอียดต่างๆเช่นอ่านเอกสารแนบดู รายละเอียดหรือติดตามขั้นตอนการทํางาน ก่อนการลงรับเอกสารผ่านระบบโดยกดที่เครื่องหมายกระดาษที่ รายการที่ต้องลงรับระบบจะแสดงหน้าจอรายละเอียดของเรื่อง ระบบแจ้งจํานวนเอกสาร ในส่วนรายละเอียดผู้ใช้งาน และเมนูลัด รายการเอกสารใหม่รอ ลงทะเบียนช่องเลข ทะเบียนเป็นรูปกระดาษ ดังที่ Tool Tipช่วยอธิบาย การใช้งาน

(24)

Copyright © 1992-2012 by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน้า - 22 รายละเอียดเอกสาร ผู้ใช้กดปุ่มรับต้นฉบับเพื่อเริ่มขึ้นตอนการลงรับเอกสารหรือกดปุ่ม<< กลับสําหรับไปหน้าจองานรอ ลงทะเบียน หากยังไม่ต้องการรับเอกสารตอนนี้ ลงรับเอกสารต้นฉบับ หลังจากผู้ใช้กดปุ่มรับต้นฉบับระบบจะแสดงหน้าจอพร้อมทั้งแจ้งวันที่และเวลาเลขทะเบียนล่าสุดให้ก่อน ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนแปลงเลขทะเบียนได้เองเช่นอาจะเปลี่ยนเป็น 5.10 (เป็นเลขทศนิยม 2 หลัก) หรือกดตกลงเพื่อ รับเลขทะเบียนที่ระบบกําหนดมาให้และแสดงหน้าผลการลงรับเอกสารดังภาพ ผลการลงรับเอกสาร ระบบจะแจ้งเลขทะเบียน,วันที่, เวลาที่รับเอกสารซึ่งผู้ใช้สามารถนําเลขที่ทะเบียน,วันที่เวลาที่ระบบแจ้งให้ ทราบเขียนในตาประทับในเอกสารได้เอง ผู้ใช้สามารถกดปุ่ม เพื่อกลับไปหน้าจอหนังสือรอลงทะเบียน

(25)

การตีกลับเอกสาร

ในกรณีที่ผู้ใช้ตรวจสอบพบว่ารายการเอกสารบางรายการในหน้าหนังสือรอลงทะเบียนไม่ใช้เอกสารของ หน่วยงานตนหรือผู้ส่งส่งเอกสารมาผิดหน่วยงานผู้ใช้สามารถส่งเรื่องคืนหรือตีเอกสารกลับคืนหน่วยงานต้นทาง โดยกดที่เครื่องหมายกระดาษในหน้ารายการงานรอลงทะเบียนและกดปุ่มตีกลับในหน้ารายลเอียดเอกสาร กดที่กระดาษ หน้ารายละเอียดเอกสารกดปุ่มตีกลับ ระบบจะแสดงหน้าจอการตีกลับเอกสารผู้ใช้จะต้องป้อนเหตุผลของการตีกลับเอกสารในช่องบันทึกการตี กลับ โดยระบบจะนําข้อความที่ป้อนไปแจ้งหน่วยงานผู้ส่งให้ทราบถึงเหตุผลของท่านที่ตีกลับเนื่องจากอะไรจากนั้น กดปุ่มตกลงเพื่อยืนยันการตีกลับเอกสาร หน้าตีกลับเอกสารกรอกข้อความถึงผู้ส่ง

(26)

Copyright © 1992-2012 by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน้า - 24 การติดตามเอกสารตีกลับที่หน้าจอผู้ส่ง ระบบจะส่งเรื่องคืนผู้ส่งโดยแสดงที่หน้าหลักเมนูเอกสารส่งคืนดัง รูปเมื่อกดเข้ามาจะพบรายการเอกสารที่ส่งคืน ระบบจะเก็บประวัติการรับ-ส่งและตีกลับพร้อมข้อความไว้สําหรับติดตามเอกสารในหน้าติดตามเอกสารดังนี้ หน้าจอแสดงรายการเอกสารของผู้ส่ง จากหน้ารายการเอกสารของผู้ส่งสถานะเอกสารเป็น “ตีกลับ” เมื่อกดติดตามเอกสาร (กดที่เลขที่เอกสาร) ที่หน้า ติดตามเอกสารสามารถตรวจสอบประวัติการตีกลับ-ดึงกลับได้ 2 วิธีคือ กดที่ดูบันทึกแบบตาราง กดที่วันที่ส่งของผู้ส่ง จะเห็นประวัติเช่นเดียวกัน 2 1 1 2

(27)

สร้าง

/

ทะเบียนเอกสารส่งภายใน

เป็นการออกเลขที่เอกสารระดับหน่วยงานที่ผู้ลงนามเป็นผอ.ฝ่าย สามารถทําการออกเลขที่เอกสารส่งไป หน่วยงานต่างๆภายในหน่วยงานสามารถดําเนินการดังนี้ 1.เลือกเมนู สร้าง/ทะเบียนเอกสารส่งภายใน 2.ป้อนรายละเอียดของเอกสาร 3. ระบบจะให้เลขที่เอกสารอัตโนมัตินับเฉพาะลําดับ เฉพาะหน่วยงานที่ออกเท่านั้น 4. เลือกขั้นตอนการทํางานต่อไปเช่น บันทึกการทํางาน, ส่งหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง หมายเหตุ หากเป็นการส่งออกไปหน่วยงานภายในที่ยังไม่ใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สามารถทําการ บันทึกการทํางานและปิดงานได้

สร้าง

/

ทะเบียนเอกสารส่งภายนอก

การออกเลขที่เอกสารในหัวข้อนี้เป็นการออกเลขที่สําหรับติดต่อระหว่างสวทช.กับหน่วยงานภายนอก มีหลักเกณฑ์ในการนับเลขรวมต่อกันทั้งองค์กร ระบบจะทําการนับเลขที่เอกสารต่อกันไปเรื่อยๆ ต่อไปผู้ใช้ที่มีสิทธิในการออกเลขที่เอกสารได้สามารถขอเลขผ่านระบบโดยจะต้องทราบรหัสผ่าน จึงจะสามารถใช้ระบบได้มีขั้นตอนการปฏิบัติงานดังนี้ 1. เลือกเมนูสร้าง/ทะเบียนเอกสารส่งภายนอก 2. จากนั้นป้อนรหัสผ่าน 3. ป้อนรายละเอียดต่างๆของเอกสาร 4. ระบบจะให้เลขที่เอกสารอัตโนมัติโดยนับเรียง ร่วมกันทั้งองค์กร 5. ระบบจะเก็บงานเข้าทะเบียนรวมให้โดยอัตโนมัติ

(28)

การใช้งานเอกสาร

การใช้งานเอกสารหรือสั่งการเอกสารโดยผู้ใช้เข้ามาที่หน้ารายละเอียดเอกสารระบบถือเป็นที่รวม คําสั่งการทั้งหมดในแต่ละเรื่อง สําหรับการเข้าหน้าจอรายละเอียดของเรื่องผู้ใช้สามารถมาได้จากหลายขั้นตอนซึ่งเป็น การทํางานในหัวข้อต่างๆดังนี้ 1. หนังสือรระหว่างดําเนินการกดเลขทะเบียนหน้ารายละเอียดเอกสารเลือกคําสั่งการ 2. ลงทะเบียนรับส่ง (ลงรับเอกสาร, สร้าง/ทะเบียนเอกสาร) แนบเอกสารหรือกดดําเนินการต่อ  หน้ารายละเอียดเอกสารเลือกคําสั่งการ 3. ทะเบียนรวม (เอกสารรับเข้า, เอกสารภายในหน่วยงาน, เอกสารออกภายนอก) กดเลขทะเบียน หน้ารายละเอียดเลือกคําสั่งการ 4. ค้นหาเอกสาร (หน้าผลลัพธ์) กดเลขทะเบียนหน้ารายละเอียดเลือกคําสั่งการ กดเลขทะเบียน ระบบจะแสดงรายละเอียดเอกสารพร้อมปุ่มคําสั่งการทั้งหมดบนหน้าจอเพื่อดําเนินงานกับเอกสาร เรื่องที่เป็นตามวัตถุประสงค์ ในหน้ารายละเอียดเอกสารผู้ใช้สามารถสั่งการหรือใช้งานในหัวข้อการทํางานต่างๆตามเมนูแล้วและยังสามารถกดที่ เลขที่เอกสารเพื่อติดตามงานซึ่งเป็นการติดตามขั้นตอนการเดินเอกสารหรือกดที่เครื่องหมายเอกสารแนบด้านล่าง เพื่ออ่านเอกสารประกอบแนบเรื่อง รายละเอียดเอกสาร สั่งการเอกสาร ติดตามงาน อ่านเอกสาร

(29)

Copyright © 1992-2012 by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน้า - 27  การแก้ไขเอกสาร กรณีที่ผู้ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารต้องการป้อนรายละเอียดเพิ่มเติมหรือแก้ไขข้อมูลที่มีการผิดพลาดให้เกี่ยวกับ รายละเอียดต่างๆผู้ใช้สามารถกดปุ่มแก้ไขที่หน้ารายละเอียด แก้ไขรายละเอียด ผู้ใช้สามารถทําการแก้ไขข้อมูลในช่องที่ได้ป้อนไปแล้วเพื่อทําการแก้ไขให้ถูกต้องหรือมีรายละเอียดเพิ่มขึ้นกว่าเดิม หลังจ�