NYK LOGISTICS (THAILAND) CO., LTD. ร ปแบบ และการก าหนดรห สเอกสาร SP - EMC อน ม ต โดย จ ดท าโดย ตรวจสอบโดย

(1)

รูปแบบ

และการกําหนดรหัสเอกสาร

SP - EMC - 445 - 1 - 0

วันที่ประกาศใช : 28 กุมภาพันธ 2548

หนา 1 / 10

อนุมัติโดย --- (...) กรรมการ/ผูจัดการใหญ ผูแทนฝายบริหาร ตรวจสอบโดย --- (...) ผูชวยผูจัดการ แผนกมาตรฐานคุณภาพ และความปลอดภัย จัดทําโดย --- (...) รองหัวหนาหนวยงาน แผนกมาตรฐานคุณภาพ และความปลอดภัย

(2)

รูปแบบ

SP - EMC - 445 - 1 - 0

หนา 2 / 10

สารบัญ

หนา n วัตถุประสงค... 3 o ขอบเขตการประกาศใช... 3 p คํานิยาม... 3 qหนาที่ความรับผิดชอบ... 3 rวิธีการปฏิบัติ... 3 5.1 เนื้อหาในเอกสาร...3 5.2 รูปแบบของเอกสาร...4 5.3 การกําหนดอักษรยอ และรหัสเอกสาร...4 5.3.1 อักษรยอเอกสาร...4 5.3.2 อักษรยอหนวยงาน...4 5.3.3 การกําหนดรหัสเอกสาร...5 5.3.3.1 คูมือสิ่งแวดลอม...5 5.3.3.2 มาตรฐานการปฏิบัติงาน...5 5.3.3.3 วิธีปฏิบัติงาน...5 5.3.3.4 แบบรายงาน...6 5.3.3.5 เอกสารสนับสนุน...6 5.3.3.6 เอกสารจากภายนอก...7 5.3.3.6 รหัสเอกสารอื่นๆ...8 (1) รหัสรายงานสิ่งที่ไมเปนไปตามขอกําหนด...8 (2) รหัสลักษณะปญหาสิ่งแวดลอม...8 (3) รหัสโครงการสิ่งแวดลอม...8 s เครื่องมือ/อุปกรณ... 8 tแบบรายงานที่เกี่ยวของ... 9 uการจัดเก็บเอกสารและบันทึก... 9 aประวัติการเปลี่ยนแปลง... 10

(3)

รูปแบบ

SP - EMC - 445 - 1 - 0

หนา 3 / 10

n

วัตถุประสงค

มาตรฐานการปฏิบัติฉบับนี้ มีเนื้อหาเกี่ยวกับการกําหนดรูปแบบ และรหัสของเอกสาร ซึ่งจัดทําขึ้นเพื่อใชเปนแนวทางในการ จัดทําเอกสารในระบบบริหารการจัดการสิ่งแวดลอม o

ขอบเขตการประกาศใช

ครอบคลุมเอกสารที่เกี่ยวของ ไดแก คูมือ มาตรฐานการปฏิบัติงาน วิธีปฏิบัติงาน และแบบรายงาน ในระบบการจัดการ สิ่งแวดลอมของศูนยบริการสงออกบางนา-ตราดกม. 27 และศูนยบริการโลจิสติกสสาขาแหลมฉบัง p

คํานิยาม

q

หนาที่ความรับผิดชอบ

4.1. คณะกรรมการสิ่งแวดลอมกํากับดูแลใหหนวยงานที่เกี่ยวของปฏิบัติตามมาตรฐานฉบับนี้ 4.2 ผูจัดทําเอกสาร จัดทําเอกสารตามวิธีการที่กําหนดในไวมาตรฐานฉบับนี้ 4.3 แผนกมาตรฐานคุณภาพและสิ่งแวดลอม ใหคําแนะนํากับผูที่เกี่ยวของ r

วิธีการปฏิบัติ

5.1 เนื้อหาในเอกสาร 5.1.1 มาตรฐานการปฏิบัติงานควรประกอบไปดวยเนื้อหาดังตอไปนี้ 5.1.1.1 วัตถุประสงคในการจัดทํา 5.1.1.6 เครื่องมือและอุปกรณที่ใช 5.1.1.2 ขอบเขตการประกาศใช 5.1.1.7 แบบรายงานที่เกี่ยวของ 5.1.1.3 คํานิยาม 5.1.1.8 การจัดเก็บเอกสารและบันทึก 5.1.1.4 หนาที่ความรับผิดชอบ 5.1.1.9 เอกสารอางอิง 5.1.1.5 หลักในการดําเนินการ 5.1.1.10 ประวัติการเปลี่ยนแปลง 5.1.2 วิธีปฏิบัติงาน ควรประกอบไปดวยเนื้อหาดังตอไปนี้ 5.1.2.1 ผูที่รับผิดชอบ 5.1.2.2 ขั้นตอนการปฏิบัติ 5.1.2.3 เครื่องมือและอุปกรณที่ใช 5.1.3 แบบรายงานหรือเอกสารประกอบ ควรมีเนื้อหา และรายละเอียดที่สอดคลองกับขอกําหนด อีกทั้งควรคํานึงถึงประสิทธิภาพในการนําไปใชไดอยาง ถูกตองเหมาะสมกับการปฏิบัติงาน

(4)

รูปแบบ

SP - EMC - 445 - 1 - 0

หนา 4 / 10

5

.2 รูปแบบของเอกสาร คูมือมาตรฐานการปฏิบัติงาน วิธีปฏิบัติงานและแบบรายงานจัดทําดวยกระดาษขนาดA4 โดยอางอิงรูปแบบตามที่กําหนดไวดังนี้ 5.2.1 ปกหนา มีรายละเอียดดังนี้ 5.2.1.1 หัวกระดาษ (1) กลางหัวกระดาษ ระบุชื่อและรหัสของเอกสาร (2) ขวามือ ใสเครื่องหมายหรือสัญลักษณของบริษัท 5.2.1.2 กลางกระดาษ (1) ชองสําหรับการลงนามของผูจัดทํา ผูตรวจสอบ และผูอนุมัติ เอกสาร (2) รูปภาพหรือสัญลักษณที่สอดคลองกับเนื้อหาในเอกสาร (จะมีหรือไมมีก็ได) (3) ชื่อบริษัทจะระบุเปนภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษก็ได 5.2.1.3 ทายกระดาษ (1) ระบุวัน/เดือน/ ปพ.ศ. ที่ประกาศใชเอกสาร (2) ระบุจํานวนหนาเอกสาร (กําหนดเปนขอความอัตโนมัติ) 5.2.2 ควรจัดทํา สารบัญ กรณีที่เอกสารมีมากกวา 5 หนา 5.2.3 การกําหนดลักษณะหัวกระดาษและทายกระดาษ สําหรับหนาอื่นๆ กําหนดเชนเดียวกับปกหนา 5.3 การกําหนดอักษรยอ และรหัสเอกสาร 5.3.1 อักษรยอเอกสาร

5.3.1.1 คูมือสิ่งแวดลอม(ME = Manual of Environmental)

5.3.1.2 มาตรฐานการปฏิบัติงาน(PE = Procedure of Environmental) 5.3.1.3 วิธีปฏิบัติงาน(WE = Work Instruction of Environmental)

5.3.1.4 แบบรายงาน(FP = Form of Procedure / FW = Form of work instruction)

5.3.1.5 เอกสารสนับสนุน(SP = Support Document)

5.3.1.6 เอกสารภายนอก( External)

(1) กฎหมาย(EXL) (3) ขอกําหนดของลูกคา(EXC) (2) ขอกําหนดISO (EXR) (4) ขอรองเรียน(EXP) 5.3.2 อักษรยอหนวยงาน

5.3.2.1 คณะกรรมการสิ่งแวดลอม(EMC = Environmental Management Committee)

5.3.2.2 ศูนยบริการสงออกบางนา-ตราดกม.27 (LSD = Logistics Service Department )

5.3.2.3 ศูนยบริการโลจิสติกสสาขาแหลมฉบัง(LLC = Leam-Chabang Logistics Center)

5.3.2.4 แผนกมาตรฐานคุณภาพและความปลอดภัย (QSD = Quality System & Safety Department)

(5)

รูปแบบ

SP - EMC - 445 - 1 - 0

หนา 5 / 10

5.3.3 การกําหนดรหัสเอกสาร 5.3.3.1 คูมือสิ่งแวดลอม รหัสเอกสาร รหัสหนวยงาน เลขที่ ขอกําหนด ลําดับที่ เอกสาร สถานะ การแกไข

ME EMC 444 1

0

ความหมาย ME – EMC – 441 – 1 - 0 หมายถึง คูมือการจัดการซึ่งเปนเอกสารที่จัดทําโดย

คณะกรรมการสิ่งแวดลอม

โดยอางอิงมาจากขอกําหนดISO 14001 ขอที่ 4.4.4 ซึ่งเปนเอกสารลําดับที่1ในระบบการจัดการดาน สิ่งแวดลอม และประกาศใชเปนครั้งแรกโดยที่ยังไมมีการแกไขเพิ่มเติม 5.3.3.2 มาตรฐานการปฏิบัติงาน รหัสเอกสาร รหัสหนวยงาน เลขที่ ขอกําหนด ลําดับที่ เอกสาร สถานะ การแกไข

PE EMC 446 1

1

ความหมาย PE – EMC - 446 – 1 - 1 หมายถึง มาตรฐานการปฏิบัติงาน ที่จัดทําโดยคณะกรรมการสิ่งแวดลอม ซึ่ง ออกตามความขอกําหนดของ ISO 14001 ขอที่ 446 ซึ่งเปนเอกสารลําดับที่ 1 ที่จัดทําขึ้นจากขอกําหนดดังกลาว และเมื่อประกาศใชแลวมีการแกไขจํานวน 1 ครั้ง 5.3.3.3 วิธีปฏิบัติงาน รหัสเอกสาร รหัสหนวยงาน เลขที่ ขอกําหนด ลําดับที่ เอกสาร สถานะ การแกไข

WE LSD 446 1

0

ความหมาย WE – LSD - 446 – 1 - 0 หมายถึง วิธีปฏิบัติงาน ที่จัดทําโดย ศูนยบริการสงออก ซึ่งออกตามความ ขอกําหนดของ ISO 14001 ขอที่ 446 โดยเอกสารประเภทวิธีปฏิบัติงานฉบับนี้เปนเอกสารลําดับที่ 1 ที่จัดทําขึ้นโดยอางอิงจากขอกําหนดดังกลาว และเมื่อประกาศใชแลวยังไมเคยมีการแกไข

(6)

รูปแบบ

SP - EMC - 445 - 1 - 0

หนา 6 / 10

5.3.3.4 แบบรายงาน (1) แบบรายงานชนิดที่ 1 รหัสเอกสาร รหัสหนวยงาน ที่จัดทําเอกสาร เลขที่ ขอกําหนด ลําดับที่ เอกสาร สถานะ การแกไข

FP EMC 446 1

0

ความหมาย FP – EMC - 446 – 1 - 0 หมายถึงแบบรายงานที่จัดทําขึ้นโดยคณะกรรมการสิ่งแวดลอม ซึ่งออกตามความ ในมาตรฐานการปฏิบัติงานจากขอกําหนดของ ISO 14001 ขอที่ 446 โดยเปนเอกสารลําดับที่ 1 ที่จัดทํา ขึ้นจากขอกําหนดดังกลาว และเมื่อประกาศใชแลวยังไมเคยมีการแกไข (2) แบบรายงานชนิดที่2 รหัสเอกสาร รหัสหนวยงาน ที่จัดทําเอกสาร เลขที่ ขอกําหนด ลําดับที่ เอกสาร สถานะ การแกไข

FW LSD 446 1

1

ความหมาย FW – LSD - 446 – 1 - 0หมายถึง แบบรายงาน ที่จัดทําขึ้นโดยศูนยบริการสงออก ซึ่งออกตามความในวิธี ปฏิบัติงาน จากขอกําหนดของ ISO 14001 ขอที่ 446 โดยเปนเอกสารลําดับที่ 1 ที่จัดทําขึ้นจากขอกําหนด ดังกลาว และเมื่อประกาศใชแลวไดรับการแกไขจํานวน 1 ครั้ง 5.3.3.5 เอกสารสนับสนุน รหัสเอกสาร รหัสหนวยงาน เลขที่ ขอกําหนด ลําดับที่ เอกสาร สถานะ การแกไข

SP LSD 446 1

0

ความหมาย SP – LSD - 446 – 1 - 0หมายถึง เอกสารสนับสนุน ที่จัดทําโดยศูนยบริการสงออก ซึ่งออกตามความ ขอกําหนดของ ISO 14001 ขอที่ 446 โดยเอกสารฉบับนี้เปนเอกสารลําดับที่ 1 ที่จัดทําขึ้นโดยอางอิง จากขอกําหนดดังกลาว และเมื่อประกาศใชแลวยังไมเคยมีการแกไข

(7)

รูปแบบ

SP - EMC - 445 - 1 - 0

หนา 7 / 10

5.3.3.6 เอกสารจากภายนอก (1) กฎหมาย รหัสเอกสาร รหัส หนวยงาน ลําดับที่ เอกสาร เดือนที่ ประกาศใช ปที่ ประกาศใช

EXL EMC

1

JAN 2005

ความหมาย

EXL – EMC - 1 –JAN - 2005หมายถึง เอกสารภายนอกประเภทกฎหมายสิ่งแวดลอม ที่ คณะกรรมการ สิ่งแวดลอม นําเขามาใชในระบบเปนลําดับที่ 1 ในเดือนมกราคมป 2005 (2) ขอกําหนดการจัดการสิ่งแวดลอม รหัสเอกสาร รหัส หนวยงาน ลําดับที่ เอกสาร เดือนที่ ประกาศใช ปที่ ประกาศใช

EXR EMC

2

JAN 2005

ความหมาย

EXR – EMC - 2 – JAN-2005 หมายถึง เอกสารภายนอก ประเภทขอกําหนดการจัดการสิ่งแวดลอม ที่ คณะกรรมการสิ่งแวดลอมนําเขามาใชในระบบเปนลําดับที่ 2 ในเดือนมกราคมป 2005 (3) ขอกําหนดของลูกคา รหัสเอกสาร รหัส หนวยงาน ลําดับที่ เอกสาร เดือนที่ ประกาศใช ปที่ ประกาศใช

EXC LSD 1

JAN 2005

ความหมาย EXC – LSD – 1 – JAN - 2005 หมายถึง เอกสารภายนอกประเภทขอกําหนดของลูกคาที่เกี่ยวกับ สิ่งแวดลอม ที่ศูนยบริการสงออกนําเขามาใชในระบบเปนลําดับที่ 1 ในเดือนมกราคมป 2005 (4) ขอรองเรียนจากบุคคลภายนอก รหัสเอกสาร รหัส หนวยงาน ลําดับที่ เอกสาร เดือนที่ ประกาศใช ปที่ ประกาศใช

EXP LLC 1

JAN 2005

ความหมาย EXP – LLC – 1 – JAN -2005 หมายถึง เอกสารภายนอก ประเภทขอรองเรียนจากบุคคลภายนอก ที่ ศูนยบริการโลจิสติกสแหลมฉบังนําเขามาใชในระบบเปนลําดับที่ 1 ในเดือนมกราคมป 2005

(8)

รูปแบบ

SP - EMC - 445 - 1 - 0

หนา 8 / 10

5.3.3.6 รหัสเอกสารอื่นๆ (1) รหัสรายงานสิ่งที่ไมเปนไปตามขอกําหนด รหัส เอกสาร รหัสหนวยงาน ที่ออกเอกสาร รหัสหนวยงาน ที่ตรวจพบปญหา ระดับ นัยสําคัญ ลําดับที่ เอกสาร ปที่ออก เอกสาร CAR EMI LSD

1 1

2005

ความหมาย CAR –EMI – LSD - 1 – 1- 2005หมายถึง รายงานสิ่งที่ไมเปนไปตามขอกําหนดดานสิ่งแวดลอม ที่จัดทํา ขึ้นโดย Internal Auditor ซึ่งปญหาที่ตรวจพบสังกัด LSD เปนปญหาระดับ Major Non-Conformity โดย เปนเอกสารลําดับที่ 1 ที่จัดทําขึ้นในป 2005 (2) รหัสลักษณะปญหาสิ่งแวดลอม รหัส เอกสาร รหัสหนวยงาน ที่ออกเอกสาร ระดับนัยสําคัญ ลักษณะปญหา สิ่งแวดลอม ลําดับที่ของ ปญหาที่ตรวจพบ ปที่ออก เอกสาร EA LSD/LLC

3 1

2005

ความหมาย EA – LSD ,( LLC) - 3 – 1- 2005หมายถึง ลักษณะปญหาสิ่งแวดลอม ที่ตรวจพบโดย ศูนยบริการสงออก หรือศูนยบริการโลจิสติกสแหลมฉบัง ที่มีระดับนัยสําคัญระดับ 3 (สูง) โดยเปนปญหาที่ตรวจพบเปนลําดับที่ 1 ในป 2005 (3) รหัสโครงการสิ่งแวดลอม รหัสเอกสาร รหัสหนวยงานที่จัดทํา โครงการ ลําดับที่ โครงการ เดือนที่จัดทํา โครงการ ปที่จัดทํา โครงการ EP LSD/LLC

1

Mar

2005

ความหมาย EP -LSD ,( LLC) - 1-Mar- 2005 หมายถึง โครงการสิ่งแวดลอมที่จัดทําโดย ศูนยบริการสงออก หรือ ศูนยบริการโลจิสติกสแหลมฉบัง ซึ่งเปนโครงการที่จัดทําเปนลําดับที่ 1 ในเดือนมีนาคมป 2005 s

เครื่องมือ

/

อุปกรณ

(9)

รูปแบบ

SP - EMC - 445 - 1 - 0

หนา 9 / 10

t

แบบรายงานที่เกี่ยวของ

u

การจัดเก็บเอกสาร

และบันทึก

ลําดับ เอกสารและบันทึก หนวยงานที่จัดเก็บ ระยะเวลาที่จัดเก็บ 1 รูปแบบและการกําหนดรหัสเอกสาร แผนกมาตรฐานคุณภาพ และความปลอดภัย อยางนอย2ป vเอกสารอางอิง 9.1 มาตรฐานการปฏิบัติงานเรื่องการควบคุมเอกสาร

(10)

รูปแบบ

SP - EMC - 445 - 1 - 0

หนา 10 / 10

a ประวัติการเปลี่ยนแปลง รายละเอียดของการเปลี่ยนแปลง แกไข ครั้งที่ เนื้อหากอนการเปลี่ยนแปลง เนื้อหาหลังการการเปลี่ยนแปลง หนวยงานที่ขอ เปลี่ยนแปลง วันที่ ประกาศใช