ปฏิบัติการที่ 9
การใช้โปรแกรมสํานักงาน Microsoft Excel (ต่อ) วัตถุประสงค์
1. รู้จักโปรแกรม Microsoft Excel ซึ่งเป็นโปรแกรมในชุดของ Microsoft Office 2. รู้จักฟังก์ชันต่าง ๆ ในโปรแกรม Excel 3. สามารถสร้างแผนภูมิได้ 4. สามารถประยุกต์ใช้งานโปรแกรม Excel ให้เข้ากับลักษณะของงานด้านต่าง ๆ ได้ จากปฏิบัติการที่ 8 ทําให้เราได้รู้จักหน้าตาและความสามารถของโปรแกรม Excel มากขึ้น แต่ โปรแกรม Excel ยังมีเครื่องมือที่น่าสนใจที่ทําให้เราสามารถนําไปประยุกต์ใช้กับงานด้านต่าง ๆ อีกมาก 1. วิธีใช้งานสูตรของ Excel (ต่อ) • ฟังก์ชัน IF ฟังก์ชัน IF() เป็นฟังก์ชันที่ใช้ในการกําหนดเงื่อนไข สามารถนําไปใช้ได้ในหลายสถานการณ์ ที่นิยม ได้แก่ นํามาใช้ในการคํานวณเกรด เป็นต้น รูปแบบการใช้คือ
=IF ( logical_test, value_if_true, value_if_false )
logical_test เป็นการตรวจสอบเงื่อนไขในเซลล์ต่าง ๆ ว่าเป็นจริงหรือไม่ เช่น ตรวจสอบว่า ข้อมูลใน เซลล์ A5 มีค่ามากกว่า 50 หรือไม่ เป็นต้น value_if_true คือสิ่งที่จะให้แสดง ถ้าการตรวจสอบเงื่อนไขนั้นเป็นจริง value_if_false คือสิ่งที่จะให้แสดง ถ้าการตรวจสอบเงื่อนไขนั้นเป็นเท็จ ในการตรวจสอบเงื่อนไขจะต้องใช้เครื่องหมายการเปรียบเทียบดังนี้ เครื่องหมาย ความหมาย > มากกว่า < น้อยกว่า >= มากกว่าหรือเท่ากับ <= น้อยกว่าหรือเท่ากับ = เท่ากับ <> ไม่เท่ากับ
ตัวอย่างที่ 1 จะใช้ในการตัดเกรดคะแนนว่าผ่านหรือไม่ผ่าน เงื่อนไขคือ ถ้าคะแนนมากกว่า 60 จะถือ ว่า ผ่าน ข้อมูลคะแนนที่จะนํามาตัดเกรด มีดังนี้ รูปที่ 9-1 การตรวจสอบเงื่อนไขคือ คะแนนที่ตําแหน่ง B2 มีค่ามากกว่า 60 หรือไม่ ถ้ามากกว่าจริง ให้แสดงที่ ตําแหน่ง C2 เป็น “ผ่าน” ถ้าไม่จริงให้แสดงที่ตําแหน่ง C2 เป็น “ไม่ผ่าน” ดังนั้นสามารถเขียนเงื่อนไขได้เป็น =IF(B2>60,“ผ่าน”, “ไม่ผ่าน”) ดังนั้นทําการใส่สูตร IF ที่ตําแหน่งเซลล์ C2 ตามเงื่อนไขดังกล่าว เงื่อนไขที่ต้องการทดสอบ สิ่งที่ต้องการแสดงเมื่อเงื่อนไขเป็นจริง สิ่งที่ต้องการแสดงเมื่อเงื่อนไขเป็นเท็จ
รูปที่ 9-2 หลังจากนั้นทําการ Auto Fill ให้ครอบคลุมถึงตําแหน่งเซลล์ C11 จะได้ผลลัพธ์ดังรูปต่อไปนี้ รูปที่ 9-3 ฝึกปฏิบัติด้วยตนเอง ถ้าเปลี่ยนเงื่อนไขเป็น B2<=60 จะต้องพิมพ์สูตรในตําแหน่งเซลล์ C2 ใหม่ หรือไม่ ถ้าเปลี่ยนจะต้องแก้ไขสูตรในตําแหน่ง C2 อย่างไร ตัวอย่างที่ 2 ถ้ามีการตัดหลายเกรด สามารถทําได้โดยกําหนดเงื่อนไขซ้อนเงื่อนไข การกําหนด เงื่อนไขเริ่มจากน้อยไปก่อน เมื่อตรวจสอบว่าไม่เป็นจริงจึงตรวจสอบเงื่อนไขต่อไปเรื่อย ๆ จนหมด • ตัวอย่างต่อไปนี้ เป็นการกําหนด 2 เงื่อนไข =IF(เงื่อนไขที่1,จริง,IF(เงื่อนไขที่2,จริง,เท็จ)) จะเห็นว่า เมื่อตรวจเงื่อนไขที่1 ครั้งแรกถ้าพบว่าเป็นจริงก็จะแสดงผลและไม่ตรวจสอบเงื่อนไขต่อไป แต่ถ้าไม่จริง จะตรวจสอบเงื่อนไขที่2 ต่อไป ถ้าจริงจะแสดงผลค่าจริง แต่ถ้าไม่จริงจะแสดงผลค่าที่เป็นเท็จ • ตัวอย่างต่อไปนี้ เป็นการกําหนด 3 เงื่อนไข =IF(เงื่อนไขที่1,จริง,IF(เงื่อนไขที่2,จริง,IF(เงื่อนไขที่3,จริง,เท็จ))) จะเห็นว่า เมื่อตรวจเงื่อนไขที่1 ครั้งแรกถ้าพบว่าเป็นจริงก็จะแสดงผลและไม่ตรวจสอบเงื่อนไขต่อไป แต่ถ้าไม่จริง จะตรวจสอบเงื่อนไขที่2 ต่อไป ถ้าจริงจะแสดงผลค่าจริง แต่ถ้าไม่จริง จะตรวจสอบเงื่อนไขที่3 ต่อไป ถ้าจริงจะแสดงผลค่าจริง แต่ถ้าไม่จริงจะแสดงผลค่าที่เป็นเท็จ ถ้ามีเงื่อนไขที่ต้องพิจารณามากกว่า 3 เงื่อนไข ก็ให้ทําในลักษณะเดียวกัน ข้อสังเกต ถ้าสิ่งที่ต้องการให้แสดงเป็นข้อความหรือตัวอักษร ให้ใส่ข้อความหรือตัวอักษรนั้นอยู่ภายใน เครื่องหมายคําพูด (“”) เราใช้หลักการดังกล่าวข้างต้นสําหรับการตัดเกรดหลายเกรด สมมติว่าเกณฑ์ในการตัดเกรด มีดังนี้
0-50 F 51-60 D 61-70 C 71-80 B 81-100 A การตรวจสอบเงื่อนไขคือ ครั้งที่ 1 คะแนนน้อยกว่าหรือเท่ากับ 50 หรือไม่ ถ้าจริง ให้เกรดเป็น F ถ้าไม่จริงตรวจสอบต่อไป ครั้งที่ 2 คะแนนน้อยกว่าหรือเท่ากับ 60 หรือไม่ ถ้าจริง ให้เกรดเป็น D ถ้าไม่จริงตรวจสอบต่อไป ครั้งที่ 3 คะแนนน้อยกว่าหรือเท่ากับ 70 หรือไม่ ถ้าจริง ให้เกรดเป็น C ถ้าไม่จริงตรวจสอบต่อไป ครั้งที่ 4 คะแนนน้อยกว่าหรือเท่ากับ 80 หรือไม่ ถ้าจริง ให้เกรดเป็น B ถ้าไม่จริง ให้เกรดเป็น A (แสดงว่า คะแนนที่กําลังตรวจมีค่ามากกว่า 80 จึงควรได้เกรดเป็น A จึงไม่จําเป็นต้องมีการตรวจสอบเงื่อนไข ในครั้งที่ 5 อีกแล้ว) ดังนั้นจึงเขียนเงื่อนไขได้ดังนี้ =if(B2<=50,“F”,if(B2<=60,“D”,if(B2<=70,“C”,if(B2<80,“B”,“A”)))) รูปที่ 9-4 หลังจากนั้นทําการ Auto Fill ให้ครอบคลุมถึงตําแหน่งเซลล์ C11 ซึ่งจะให้ผลลัพธ์ดังรูปต่อไปนี้
รูปที่ 9-5 2. การสร้างแผนภูมิ โปรแกรม Excel มีแผนภูมิสําเร็จรูปเตรียมไว้พร้อมใช้งาน ซึ่งมีด้วยกันหลายประเภท เช่น คอลัมน์ เส้น วงกลม แท่ง เป็นต้น นอกจากนี้ยังสามารถปรับแต่งเพิ่มเติมเพื่อให้แผนภูมิให้ดูสวยงาม เช่น สามารถใช้ ภาพประกอบหรือลวดลายพื้นได้ วิธีการสร้างแผนภูมิมีดังนี้ 1. สร้างข้อมูลตามรูปข้างล่างนี้ รูปที่ 9-10 2. คลิกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในบริเวณ A3:D7 เพื่อระบุขอบเขตของข้อมูลที่จะนํามาจัดทําแผนภูมิ ข้อมูล ที่จะนํามาใช้ต้องอยู่ในลักษณะตาราง
3. ไปที่ Tool Bar แล้วเลือกไอคอน Chart Wizard ดังภาพที่ปรากฏ เพื่อทําการสร้างแผนภูมิ หรือจะ เลือกที่ Menu Bar แล้วเลือกเมนู Insert จากนั้นเลือกเมนู Chart
4. เมื่อทําการเลือกเมนูในการสร้างแผนภูมิตามข้อที่ 3 แล้ว จะปรากฏหน้าต่างดังรูปต่อไปนี้
รูปที่ 9-12
จากรูปเราสามารถเลือกประเภทของแผนภูมิที่ต้องการแสดงจาก Chart Type (พื้นที่ทางด้านซ้ายมือ) ได้แก่ คอลัมน์ (Column) แท่ง (Bar) เส้น (Line) แผนภูมิวงกลม (Pie) เป็นต้น และแต่ละประเภทสามารถที่ จะเลือกรูปแบบได้อีกหลายหลายรูปแบบ (พื้นที่ทางด้านขวามือ) 5. ให้เลือกชนิด Column และเลือกรูปแบบที่ 1 จากนั้นกดปุ่ม Next จะทําให้ปรากฏหน้าต่างดังนี้ ซึ่ง เป็นการแสดงให้เห็นถึงช่วงข้อมูลที่จะนํามาสร้างเป็นแผนภูมิ รูปที่ 9-13 6. จากนั้นกดปุ่ม Next แล้วจะปรากฏหน้าต่างให้ใส่ข้อมูลประกอบแผนภูมิ ให้ใส่ข้อมูลดังนี้ รูปแบบของ แผนภูมิ ประเภทของ แผนภูมิ
รายงานยอดขาย 0 5000 10000 15000 เวียงแก ้ว ขวัญชัย สมศักดิ ไม ้เมือง รายชือพน ักงาน บ า ท ต.ค.-04 พ.ย.-04 ธ.ค.-04 รูปที่ 9-14 ที่ Chart Title ให้ใส่ข้อความว่า รายงานยอดขาย ที่ Category (X) axis ให้ใส่ข้อความว่า ชื่อพนักงาน ที่ Value (Y) axis ให้ใส่ข้อความว่า บาท
หลังจากใส่ข้อความดังกล่าวแล้วจะทําให้มีข้อความปรากฏที่แกน X และแกน Y ดังภาพต่อไปนี้
รูปที่ 9-15
รูปที่ 9-16 8. เราสามารถที่เปลี่ยนสีหรือตกแต่งลักษณะของแถบที่แสดงข้อมูลได้หลายชนิด เช่น เปลี่ยนสี ทําให้ สีที่ต้องการแสดงมีการไล่เฉดสี หรือการใส่ลวดลาย เป็นต้น ให้ทําการคลิกเมาส์ซ้ายที่กราฟที่ต้องการจะเปลี่ยน เช่นถ้าต้องการเปลี่ยนสีหรือใส่ลวดลายให้กลุ่มข้อมูลเดือน ต.ค.-04 ใหม่ให้ทําการคลิกเมาส์ซ้ายเพื่อเลือกกราฟ ซึ่งกราฟที่ถูกเลือกจะปรากฏสัญลักษณ์สี่เหลี่ยมขึ้นมาดังรูป รูปที่ 9-17
9. จากนั้นให้ทําการคลิกเมาส์ขวา แล้วเลือกเมนู Format Plot Area… แล้วจะปรากฏหน้าต่างดังรูป
รูปที่ 9-18
10. จากนั้นสามารถเลือกสีที่ต้องการ หรือถ้าต้องการใส่ลวดลายหรือรูปภาพ ให้เลือกเมนู Fill Effects… ซึ่งจะปรากฏดังรูปต่อไปนี้
รูปที่ 9-19
เราสามารถเลือกให้สีที่แสดงเป็นการไล่เฉดสีผ่านการเลือกป้าย Gradient โดยสามารถเลือก ที่จะไล่เฉดสีเดียว (One color) หรือสองสี (Two color) และสามารถเลือกลักษณะการไล่เฉดจาก Shading styles จากรูปข้างล่างนี้เป็นผลจากการเลือกเฉดสี สองสี แล้วเลือก Shading styles เป็น Horizontal
รายงานยอดขาย 0 5000 10000 15000 เวียงแก ้ว ขวัญชัย สมศักดิ ไม ้เมือง รายช ือพน ักงาน บ า ท ต.ค.-04 พ.ย.-04 ธ.ค.-04 รูปที่ 9-20 ถ้าต้องการใส่ลักษณะของพื้นผิวให้เลือกป้าย Texture แล้วเลือกลายพื้นผิวตามที่ต้องการ ตัวอย่างดังรูปต่อไปนี้
รูปที่ 9-21
ถ้าต้องการใส่ลวดลายให้เลือกป้าย Pattern แล้วเลือกลวดลายตามที่ต้องการ
ถ้าต้องการใส่รูปภาพให้เลือกป้าย Picture แล้วกดเลือกเมนู Select Picture จะปรากฏ หน้าต่างให้เราเลือกรูปภาพที่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ เพื่อนํามาเป็นลวดลายในแผนภูมิได้ 3. การสร้างแผนภูมิวงกลม การสร้างแผนภูมิวงกลม ก็ทําเช่นเดียวกับการสร้างแผนภูมิคอลัมน์ แต่มีข้อระวังคือ การแสดงข้อมูล ของแผนภูมิวงกลม จะมีข้อมูลเพียง 2 มิติ เท่านั้น เช่น ตัวอย่างยอดขายของพนักงานแต่ละคน จะแสดง ทั้งหมด 3 เดือนภายในแผนภูมิวงกลมเดียวกันไม่ได้ ต้องแยกแสดงเป็นเดือน ๆ ในตัวอย่างต่อไปนี้ จะแสดงข้อมูลยอดขายของพนักงานทั้ง 4 คน ในเดือนต.ค.-04 ซึ่งทําได้ดังนี้ 1. จากข้อมูลเดิม ให้ลากแถบสว่างบริเวณข้อมูลที่จะนํามาทําเป็นแผนภูมิวงกลม คือบริเวณ A3:B7 ดังภาพ รูปที่ 9-22
2. จากนั้นเลือกเมนู Chart Wizard แล้วเลือกแผนภูมิที่ต้องการแสดงเป็น Pie แล้วเลือกชนิดที่ 1 ดัง ภาพ แล้วกดปุ่ม Finish
รูปที่ 9-23 3. ผลลัพธ์ที่ได้จะปรากฏดังภาพต่อไปนี้ รูปที่ 9-24 4. เราสามารถเปลี่ยนสีหรือใส่ลวดลายต่าง ๆ ให้กับข้อมูลได้ โดยการทําเช่นเดียวกันกับการเปลี่ยนสี หรือลวดลายของแผนภูมิคอลัมน์ 5. ถ้าต้องการแสดงกราฟวงกลมในลักษณะ 3 มิติ เราสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยการคลิกเมาส์ขวาที่ กราฟแล้วเลือกเมนู Chat Type… จากนั้นลองเลือกเป็นชนิดที่ 2 จะทําให้ได้ผลลัพธ์ดังรูปต่อไปนี้
รูปที่ 9-25 ฝึกปฏิบัติด้วยตนเอง 1. จงสร้างข้อมูลต่อไปนี้ แล้วนํามาสร้างเป็นแผนภูมิคอลัมน์และตกแต่งให้สวยงาม รูปที่ 9-26 2. จงสร้างแผนภูมิวงกลมและตกแต่งให้สวยงาม เพื่อแสดงข้อมูลสถิติผู้ป่วยที่รับการรักษา ประจําเดือน มกราคม
คณะวิทยาการสารสนเทศ มหาวิทยาลัยบูรพา รหัสประจําตัว...ชื่อ-สกุล... กลุ่ม...คณะ...อาจารย์ผู้สอน... คําถามท้ายปฏิบัติการ 1. จากภาพเป็นการจัดสรรโบนัสตามตําแหน่ง ซึ่งถ้าเป็นพนักงานประจําจะได้โบนัสและถ้าเป็นพนักงาน Part Time จะไม่ได้โบนัส 1.1 ตําแหน่งเซลล์ C8 ต้องใส่สูตรอย่างไรให้ถูกต้อง เมื่อทําการ Auto Fill ไปจนถึงตําแหน่งเซลล์ C13 ……….. ……….. 2. จากข้อมูลเงินเดือนของพนักงาน จงตอบคําถามต่อไปนี้
2.1 รายได้รวมทั้งปีของพนักงานแต่ละคนที่เซลล์ G3 คํานวณมาจากสูตร... ... 2.2 โบนัสของพนักงานแต่ละคน (เงื่อนไขการจ่ายโบนัสตามข้อกําหนดด้านล่างที่ให้ไว้) ที่เซลล์ H3 คํานวณมา จากสูตร... ... 2.3 คํานวณหาผู้มีรายได้ทั้งปีต่ํากว่า 200,000 บาท เซลล์ G14 ได้จากสูตร... ... 2.4 ถ้าต้องการหาผลรวมของโบนัสทั้งหมดที่ต้องจ่ายให้กับพนักงานที่เซลล์ H13 ต้องใช้ฟังก์ชัน ...ในการคํานวณ และรูปแบบการใช้คือ ...
