ค ม ออบรมผ ให บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา

คู่มืออบรมผู้ให้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา

ภายใต้

“

โครงการจ้างซ่อมระบบสํานักงานอิเล็กทรอนิกส์

”

ของ

สํานักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร

โดย

บริษัท

แมกซ์

เซฟวิ่งส์

(

ประเทศไทย

)

จํากัด

ปรับปรุง

ณ

4

กันยายน

2556

หน้า

1.

รู้จักระบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาอิเล็กทรอนิกส์

1

2.

การเข้าสู่ระบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาอิเล็กทรอนิกส์

2

3.

การดําเนินงานของบริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา

3.1

การบันทึกรับงานการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา

7

3.2

การบันทึกสถานะการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา

10

4.

การออกรายงานด้านถ่ายเอกสารและอัดสําเนา

5.1

ติดตามสถานะการขอใช้บริการ

12

5.2

รายงานปฏิบัติงานการถ่ายเอกสาร

/

อัดสําเนา

14

5.

การตั้งค่าระบบขอใช้บริการถ่ายเอกสาร

และอัดสําเนา

5.1

การตั้งค่าสถานที่ขอใช้บริการ

17

5.2

การตั้งค่ารายละเอียดการขอใช้บริการการพิมพ์

20

หน้า แผนภาพที่ 2-1 ภาพแสดงหน้าจอ Login เข้าสู่โปรแกรม 2 แผนภาพที่ 2-2 ภาพแสดงหน้าจอหลักของโปรแกรม 3 แผนภาพที่ 2-3 ภาพแสดงเมนูเอกสารเข้าระบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา 4 แผนภาพที่ 2-4 ภาพแสดงเมนูในส่วนของแบบฟอร์มเอกสารขอใช้บริการ 4 แผนภาพที่ 2-5 ภาพแสดงเมนูส่วนของขอใช้บริการถ่ายเอกสาร/อัดสําเนา 5 แผนภาพที่ 2-6 ภาพแสดงเมนูในส่วนของรายงาน 5 แผนภาพที่ 2-7 ภาพแสดงเมนูในส่วนของการตั้งค่าการใช้งาน 6 แผนภาพที่ 3.1-1 ภาพแสดงแบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนารอบันทึกรับงาน 7 แผนภาพที่ 3.1-2 ภาพแสดงหน้าจอบันทึกรับงานของการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา 8 แผนภาพที่ 3.1-3 ภาพแสดงการสร้างบันทึกรับงานการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา แบบไม่ผ่านแบบฟอร์ม 8 แผนภาพที่ 3.1-4 ภาพแสดงการบันทึกรับงานการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาแบบไม่ผ่านแบบฟอร์ม 9 แผนภาพที่ 3.2-1 ภาพแสดงเมนูบันทึกสถานะผู้ปฏิบัติงาน 10 แผนภาพที่ 3.2-2 ภาพแสดงหน้าจอบันทึกสถานะผู้ปฏิบัติงาน 11 แผนภาพที่ 4.1-1 ภาพแสดงเมนูติดตามสถานะการขอใช้บริการ 12 แผนภาพที่ 4.1-2 ภาพแสดงหน้าจอเงื่อนไขการติดตามสถานะการขอใช้บริการ 13 แผนภาพที่ 4.1-3 ภาพแสดงการติดตามสถานะการขอใช้บริการงานถ่ายเอกสารและอัดสําเนา 13 แผนภาพที่ 4.2-1 ภาพแสดงหน้าจอเงื่อนไขรายงานการปฏิบัติงานถ่ายเอกสารและอัดสําเนา 14 แผนภาพที่ 4.2-2 ภาพแสดงรายงานการปฏิบัติงานถ่ายเอกสารและอัดสําเนา 15 แผนภาพที่ 4.2-3 ภาพแสดงรายงานการปฏิบัติงานถ่ายเอกสารและอัดสําเนา 16 แผนภาพที่ 4.2-4 ภาพแสดงการออก word ของรายงานการปฏิบัติงานถ่ายเอกสารและอัดสําเนา 16 แผนภาพที่ 4.2-5 ภาพแสดงการออก excel ของรายงานการปฏิบัติงานถ่ายเอกสารและอัดสําเนา 17 แผนภาพที่ 5.1-1 ภาพแสดงการเพิ่มและแก้ไขสถานที่ขอใช้บริการ 18 แผนภาพที่ 5.1-2 ภาพแสดงการลบสถานที่ขอใช้บริการ 18 แผนภาพที่ 5.1-3 ภาพแสดงการเพิ่มลบเจ้าหน้าที่รับผิดชอบของสถานที่ขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา 19 แผนภาพที่ 5.2-1 ภาพแสดงตั้งค่ารายละเอียดการขอใช้บริการ 20 แผนภาพที่ 5.2-2 ภาพแสดงเพิ่มรูปภาพให้รายละเอียดการขอใช้บริการ 21 แผนภาพที่ 5.2-3 ภาพแสดงลบรูปภาพให้รายละเอียดการขอใช้บริการ 21

ระบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาอิเล็กทรอนิกส์

1.

รู้จักระบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาอิเล็กทรอนิกส์

ระบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา คือ โปรแกรมระบบงานที่สนับสนุนการทํางานเกี่ยวกับการขอใช้ บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา โดยสามารถสร้างแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ การแนบไฟล์ การลงนามอิเล็กทรอนิกส์ รวมไป จนถึงการติดตามการขอใช้บริการ เพื่อทําให้ผู้ใช้งานสามารถขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาได้สะดวก รวดเร็ว และ ประหยัดเวลาในการขอใช้บริการ ระบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนามีขั้นตอนการใช้งาน 8 ขั้นตอนคือ 1. ขั้นตอนในการสร้างแบบฟอร์มขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาเป็นขั้นตอนในการกรอกรายละเอียดต่าง ๆ เกี่ยวกับการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาเช่นชื่อเรื่องจํานวนหน้าต้นฉบับจํานวนที่ต้องการไฟล์แนบและ รายละเอียดอื่นๆเป็นต้น 2. ขั้นตอนในการส่งเอกสารไปลงนามตามเส้นทางการขอใช้บริการเป็นขั้นตอนในการส่งเอกสารไปยังผู้บังคับบัญชาเพื่อ ทําการลงนามแบบขอใช้บริการและส่งไปยังเจ้าหน้าที่สํานักการพิมพ์ต่อไป 3. ขั้นตอนการขอยกเลิกการใช้บริการกรณีที่ต้องการยกเลิกและแบบขอใช้บริการได้บันทึกรับงานจากเจ้าหน้าที่สํานัก การพิมพ์เรียบร้อยแล้ว 4. ขั้นตอนการติดตามการขอใช้บริการเป็นขั้นตอนในการตรวจสอบการดําเนินการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาที่ขอใช้ บริการโดยเจ้าหน้าสํานักการพิมพ์จะทําการบันทึกข้อมูลให้ผู้ขอใช้บริการติดตามได้ทุกขั้นตอนการทํางาน 5. ขั้นตอนการรับงานขอใช้บริการเมื่อเอกสารส่งมายังเจ้าที่สํานักการพิมพ์ที่รับผิดชอบตามสถานที่ในแบบขอใช้บริการ ถ่ายเอกสารและอัดสําเนา 6. ขั้นตอนในการบันทึกสถานะการดําเนินการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา 7. ขั้นตอนการออกรายงานต่างๆด้านการใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาระบบสามารถออกรายงานเกี่ยวกับการขอ ใช้บริการได้ตามเงื่อนไขการค้นหาและสามารถออกรายงานได้ทั้งเป็น Microsoft Excel และ Microsoft Word 8. ขั้นตอนการตั้งค่าการใช้งานการขอใช้บริการการพิมพ์ เป็นการตั้งค่าเริ่มต้นก่อนการดําเนินการต่างๆ ด้านงานพิมพ์

2.

การเข้าสู่ระบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาอิเล็กทรอนิกส์

ผู้ใช้สามารถเข้าสู่โปรแกรมได้โดยใช้เว็บเบราว์เซอร์ Microsoft Internet Explorer (IE) โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. คลิกเปิดโปรแกรม Microsoft Internet Explorer (IE) ที่สัญลักษณ์ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้งาน

2. ป้อน URL

http://eoffice.parliament.go.th

จากนั้นกดปุ่ม Enter บนคีย์บอร์ดโปรแกรมจะแสดงหน้าจอ

Login ดังภาพที่ 2-1 ภาพที่ 2-1 ภาพแสดงหน้าจอ Login เข้าสู่โปรแกรม 3. กรอกชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน 4. คลิกปุ่มหรือกดปุ่ม Enter บนคีย์บอร์ดเพื่อเข้าสู่โปรแกรมดังภาพที่ 2-1 5. คลิกเลือกเมนู “ขอใช้บริการการพิมพ์” (เมนูด้านบน) กรอกชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน

หน้าจอหลักของโปรแกรม

เมื่อผู้ใช้งานทําการ Login และทําการเลือกเมนู “ขอใช้บริการการพิมพ์” (เมนูด้านบน) ซึ่งจะแสดงเมนูย่อย (เมนูด้านข้าง) ของระบบขอใช้บริการการพิมพ์ดังภาพที่ 2-2 ภาพที่ 2-2 ภาพแสดงหน้าจอหลักของโปรแกรม ซึ่งจะประกอบด้วยเมนูหลัก 5 ส่วนดังนี้คือ 1. เอกสารเข้าระบบขอใช้บริการการพิมพ์ จะเป็นเมนูที่ใช้ในการดูเอกสารที่เข้ามาหาผู้ใช้งานของระบบขอใช้บริการถ่าย เอกสารและอัดสําเนาเช่น แบบฟอร์มขอใช้บริการการพิมพ์แบบฟอร์มขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาหนังสือแจ้ง ผลการขอใช้บริการการพิมพ์และหนังสือแจ้งการตีกลับการขอใช้บริการการพิมพ์ดังภาพที่ 2-3 แสดงเมนูด้านข้าง เมนูด้านบน (เลือกเมนูขอใช้บริการการพิมพ์) แสดงรายการเอกสารเข้าของระบบขอใช้บริการการพิมพ์

ภาพที่ 2-3 ภาพแสดงเมนูเอกสารเข้าระบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา 2. แบบฟอร์มเอกสารจะเป็นเมนูที่ใช้ในการสร้างแบบฟอร์มขอใช้บริการการพิมพ์และแบบฟอร์มขอใช้บริการถ่ายเอกสาร / อัดสําเนา ซึ่งจะแสดงรายการขอใช้บริการที่ผู้ใช้งานสร้างไว้ทั้งหมดซึ่งสามารถทําการสร้างเอกสารใหม่แก้ไขเอกสารเดิม หรือยกเลิกการขอใช้บริการได้ดังภาพที่ 2-4 ภาพที่ 2-4 ภาพแสดงเมนูในส่วนของแบบฟอร์มเอกสารขอใช้บริการ เมนูในส่วนของแบบฟอร์มเอกสารขอใช้บริการ แสดงรูปสถานะเอกสาร แสดงรายการเอกสารเข้าของระบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา

3. ขอใช้บริการถ่ายเอกสาร/อัดสําเนาคือส่วนของเมนูสําหรับเจ้าหน้าที่สํานักการพิมพ์ดําเนินการขอใช้บริการดังภาพที่ 2-5 ซึ่งจะประกอบด้วย - บริการถ่ายเอกสาร/อัดสําเนาคือเมนูสําหรับรับงานขอใช้บริการที่ผู้ขอใช้บริการสร้างแบบฟอร์มเข้ามา - บันทึกสถานะของผู้ปฏิบัติงาน คือเมนูสําหรับบันทึกสถานะการปฏิบัติงานในแต่ละวัน ภาพที่ 2-5 ภาพแสดงเมนูส่วนของขอใช้บริการถ่ายเอกสาร/อัดสําเนา 4. รายงานจะเป็นเมนูในส่วนของการแสดงรายงานต่างๆของการขอใช้บริการการพิมพ์ ดังภาพที่ 2-6 ซึ่งจะประกอบด้วย - ติดตามสถานะการขอใช้บริการ คือเมนูสําหรับติดตามสถานะการผลิตงานพิมพ์ซึ่งเจ้าหน้าที่สํานักการพิมพ์ สามารถดูการขอใช้บริการการพิมพ์ได้ทุกหน่วยงาน - รายงานการปฏิบัติงานถ่ายเอกสารคือเมนูสําหรับดูรายงานการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนารวมไปถึง การปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่สํานักการพิมพ์สามารถดูรายงานตามเงื่อนไขตามที่ต้องการ ภาพที่ 2-6 ภาพแสดงเมนูในส่วนของรายงาน เมนูในส่วนของแบบฟอร์มเอกสารขอใช้บริการ แสดงรูปสถานะเอกสาร คลิกเมนูขอใช้บริการการพิมพ์ เมนูในส่วนของรายงาน

5. ตั้งค่าการใช้งานคือเมนูในส่วนของการตั้งค่าต่างๆที่เกี่ยวกับการขอใช้บริการการพิมพ์ดังภาพที่ 2-7 ซึ่งจะประกอบไป ด้วย - ตั้งค่าสถานที่ขอใช้บริการ คือเมนูสําหรับการตั้งค่าสถานที่ให้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาและระบุ เจ้าหน้าที่ประจําสถานที่นั้น - ตั้งค่ารายละเอียดการขอใช้บริการคือเมนูสําหรับการตั้งค่ารายละเอียดการขอใช้บริการที่อยู่ในแบบขอใช้บริการ งานพิมพ์ ภาพที่ 2-7 ภาพแสดงเมนูในส่วนของการตั้งค่าการใช้งาน คลิกเมนูขอใช้บริการการพิมพ์ คลิกเมนูขอใช้บริการการพิมพ์

3.

การดําเนินงานของบริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา

3.1

การบันทึกรับงานถ่ายเอกสารและอัดสําเนา

เมื่อมีการลงนามเอกสารแบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาและส่งเอกสารยังเจ้าหน้าที่สํานักงานพิมพ์ แล้วเจ้าหน้าสามารถรับงานได้โดยมีขั้นตอนดังนี้ 1) เมนู “ขอใช้บริการการพิมพ์” >> “ขอใช้บริการถ่ายเอกสาร/อัดสําเนา” >> “บริการถ่ายเอกสาร/อัดสําเนา” ซึ่งการ บันทึกรับงานของถ่ายเอกสารและอัดสําเนามีได้ 2 กรณีได้แก่ กรณีที่ 1 รับงานโดยแบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาที่ผู้ขอใช้บริการสร้างและส่งไปอนุมัติมีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกเมนู “ขอใช้บริการการพิมพ์” >> “บริการถ่ายเอกสาร/อัดสําเนา” ดังภาพ 3.1-1 2. คลิก

เพื่อบันทึกรับงาน

3. ระบบจะดึงค่าข้อมูลการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาพร้อมทั้งเจ้าหน้าที่ที่ประจําอยู่สถานที่ให้บริการ นั้นจากนั้นคลิก และคลิก เพื่อยืนยันการดําเนินการหาก ยืนยันเรียบร้อยแล้วรายการจะหายไปจากหน้ารายการทําให้ผู้อื่นไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้อีก ภาพที่ 3.1-1 ภาพแสดงแบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนารอบันทึกรับงาน 1. คลิกขอใช้บริการการพิมพ์ 3. คลิกรับงาน 2. คลิกบริการการพิมพ์

ภาพที่ 3.1-2 ภาพแสดงหน้าจอบันทึกรับงานของการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา กรณีที่ 2 รับงานโดยตรงแบบไม่มีแบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา 1. คลิกเมนู “ขอใช้บริการการพิมพ์” >> “บริการถ่ายเอกสาร/อัดสําเนา” ดังภาพ 3.1-3 2. ดังภาพที่ 3.1-3 จากนั้นกรอก ข้อมูลการขอใช้บริการถ่ายเอกสาร / อัดสําเนาดังภาพที่ 3.1-4 ภาพที่ 3.1-3 ภาพแสดงการสร้างบันทึกรับงานการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาแบบไม่ผ่านแบบฟอร์ม 1. คลิกขอใช้บริการการพิมพ์ 2. คลิกบริการการพิมพ์ 3. คลิกรับงาน 1. ข้อมูลแบบขอใช้บริการ 2.รายละเอียดแบบขอใช้บริการ 3.ข้อมูลการมอบหมายงาน 5. คลิกยืนยันการรับงาน 4. คลิกบันทึกรับงาน

3. กรอกรายละเอียดการขอใช้บริการดังภาพ 3.1-4 มีรายละเอียดดังต่อไปนี้ 1.) ชื่อเรื่องเอกสารที่ขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาซึ่งจะนําข้อมูลไปแสดงในรายการเอกสาร 2.) ผู้ขอใช้บริการเลือกจากข้อมูลบุคลากรในระบบ 3.) วันที่ขอใช้บริการ 4.) สถานที่ขอใช้บริการโดยเลือกสถานที่จากการตั้งค่า “ตั้งค่าสถานที่ขอใช้บริการ” 5.) วันที่ขอรับงาน 6.) ชื่อเรื่องคือชื่อเรื่องเอกสารที่ขอใช้บริการมีได้มากกว่า 1 รายการ 7.) ประเภทงานเลือกพิมพ์สําเนาหรือถ่ายเอกสาร 8.) จํานวนต้นฉบับที่ส่งมาคือจํานวนหน้าทั้งหมดของต้นฉบับรายการนั้น 9.) ประเภทการพิมพ์หน้าคู่กับหน้าคี่ 10.)จํานวนที่ต้องการจํานวนเป็นหน้า / ชุด / เล่ม 11.)จํานวนหน้าทั้งหมด 12.) สิ่งที่ส่งมาด้วยคือต้นฉบับที่รับมาเป็นต้นฉบับ (เป็นกระดาษ) หรือไฟล์งาน 13.)รายละเอียดอื่นๆเช่นขนาดกระดาษวิธีการเย็บแนวกระดาษเป็นต้น 14.)การมอบหมายงานระบบจะดึงข้อมูลผู้ปฏิบัติงานของสถานที่ที่ขอใช้บริการมาแสดงให้กรอกข้อมูลว่า ต้องการมอบหมายให้ใครเป็นผู้ปฏิบัติงานครั้งนี้และจํานวนเท่าไหร่ 15.)หมายเหตุ 4. จากนั้นคลิก และคลิก เพื่อยืนยันการดําเนินการหาก ยืนยันเรียนร้อยแล้วรายการจะหายไปจากหน้ารายการทําให้ผู้อื่นไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้อีก ภาพที่ 3.1-4 ภาพแสดงการบันทึกรับงานการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาแบบไม่ผ่านแบบฟอร์ม ข้อมูลแบบขอใช้บริการถ่ายเอกสาร และอัดสําเนา รายละเอียดแบบขอใช้บริการ ข้อมูลการมอบหมายงาน คลิกยืนยันการรับงาน คลิกบันทึกรับงาน

3.2

การบันทึกสถานะการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา

รายการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาที่ได้รับการยืนยันการรับการรับงานแล้วซึ่งมีขั้นตอนดังต่อไปนี้ 1. เมนู “ขอใช้บริการการพิมพ์” >> “ขอใช้บริการถ่ายเอกสาร/อัดสําเนา” >> “บันทึกสถานะผู้ปฏิบัติงาน” ดังภาพที่ 3.2-1 2. คลิก รายการที่ต้องการบันทึกสถานะการดําเนินการ ภาพที่ 3.2-1 ภาพแสดงเมนูบันทึกสถานะผู้ปฏิบัติงาน 3. กรอกจํานวนงานที่แล้วเสร็จให้กับผู้ปฏิบัติงาน ซึ่งผู้ปฏิบัติงานจริงอาจจะไม่ใช่คนๆเดียวกับที่มอบหมายก็ได้ เมื่อ กรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วคลิก หากจํานวนที่แล้วยังไม่ครบถ้วนจะยังสามารถบันทึกได้เรื่อยๆ หากดําเนินการครบตามจํานวนแล้วระบบจะปรับปรุงสถานะการดําเนินการอัตโนมัติ และส่งหนังสือแจ้งผลการ ดําเนินงานแก่ผู้ขอใช้บริการดังภาพ 3.2-2 1. คลิกขอใช้บริการการพิมพ์ 2. คลิกบันทึกสถานะผู้ปฏิบัติงาน 3. คลิกบันทึกเพื่อบันทึกสถานะ

ภาพที่ 3.2-2 ภาพแสดงหน้าจอบันทึกสถานะผู้ปฏิบัติงาน

1. บันทึกผลการทํางาน

2.บันทึกสถานะ

4.

การออกรายงานด้านถ่ายเอกสารและอัดสําเนา

เจ้าหน้าที่สํานักการพิมพ์สามารถดูรายงานด้านการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาได้แบบ Real Time และ สามารถดูรายงานได้ตามเงื่อนไขที่กําหนดได้ซึ่งมีรายงานดังต่อไปนี้

4.1

ติดตามสถานะการขอใช้บริการ

1.) เจ้าหน้าที่สํานักการพิมพ์สามารถติดตามสถานะการขอใช้บริการทั้งหมดขององค์กรได้โดยคลิก เมนู “ขอใช้บริการ การพิมพ์” >> “รายงาน” >> “ติดตามสถานะการขอใช้บริการ” ดังภาพที่ 4.1-1 2.) เลือกเงื่อนไขที่ต้องการได้แก่ - ประเภทการขอใช้บริการจะมี 2 ประเภทได้แก่ขอใช้บริการการพิมพ์และขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา - ชื่อเรื่องขอใช้บริการสามารถค้นหาตามชื่อเรื่องของแบบฟอร์มขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา - หน่วยงานที่ขอใช้บริการสามารถค้นหาตามหน่วยงานที่ขอใช้บริการได้ - วันที่ขอใช้บริการสามารถค้นหาตามช่วงวันที่ขอใช้บริการได้ - สถานะการดําเนินการสามารค้นหาได้ตามสถานะการดําเนินการได้เช่นรับงานแล้วกําลังดําเนินการดําเนินการ แล้วเสร็จหรือยกเลิกเป็นต้น 3.) เมื่อกรอกเงื่อนไขตามที่ต้องการแล้วคลิก จากนั้นระบบจะแสดงผลการค้นหาดังภาพที่ 4.1-2 ภาพที่ 4.1-1 ภาพแสดงเมนูติดตามสถานะการขอใช้บริการ 2. แสดงเมนูรายงานต่างๆ 1. คลิกขอใช้บริการการพิมพ์

ภาพที่ 4.1-2 ภาพแสดงหน้าจอเงื่อนไขการติดตามสถานะการขอใช้บริการ

ภาพที่ 4-1.3 ภาพแสดงการติดตามสถานะการขอใช้บริการงานถ่ายเอกสารและอัดสําเนา

1. เลือกเงื่อนไขในการค้นหา

4.2

รายงานปฏิบัติงานการถ่ายเอกสาร

/

อัดสําเนา

1.) เจ้าหน้าที่สํานักการพิมพ์จะสามารถดูรายงานการปฏิบัติงานการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาได้ที่เมนู “ขอใช้บริการ การพิมพ์” >> “รายงาน” >> “รายงานการปฏิบัติงานการถ่ายเอกสาร” ดังภาพที่ 4.2-1 2.) เลือกเงื่อนไขที่ต้องการได้แก่ - ประเภทการปฏิบัติงาน สามารถเลือกได้ 2 ประเภทคือถ่ายเอกสารและอัดสําเนา - เลือกสถานที่ใช้บริการสามารถออกรายงานได้ตามสถานที่ที่ขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา - หน่วยงานที่ขอใช้บริการสามารถค้นหาตามหน่วยงานที่ขอใช้บริการได้ - ช่วงวันที่ขอใช้บริการสามารถค้นหารายงานได้จากช่วงวันที่ขอใช้บริการโดยสามารถออกรายงานได้ ประจําวันและประจําเดือน - ผู้ปฏิบัติงานสามารถค้นหารายงานการปฏิบัติงานได้เป็นรายบุคคล 3.) คลิกปุ่ม เพื่อแสดงรายงานดังภาพที่ 4.2-1 ภาพที่ 4.2-1 ภาพแสดงหน้าจอเงื่อนไขรายงานการปฏิบัติงานถ่ายเอกสารและอัดสําเนา 2. คลิกเมนูรายงานการปฏิบัติงานถ่ายเอกสาร 1. คลิกขอใช้บริการการพิมพ์ 4. คลิกค้นหา 3. เลือกเงื่อนไขในการออกรายงาน

4.) ระบบจะแสดงรายงานตามเงื่อนไขที่เลือกดังภาพที่ 4.2-2 โดยสามารถจัดพิมพ์ได้ 3 แบบคือ 1. จัดพิมพ์ทันทีผ่าน browser คลิก จากนั้นระบบจะแสดงหน้ารายงานเอกสารพร้อม เรียกหน้าต่างเพื่อสั่งพิมพ์ดังภาพ 4.2-3 2. จัดพิมพ์โดยผ่าน Microsoft Word คลิกปุ่ม

จากนั้นระบบหน้าต่าง

เพื่อบันทึกเอกสารเป็นเอกสาร .doc ดังภาพ 4.2-4 เพื่อเปิดทันทีไม่ทําการบันทึก หรือคลิก

เพื่อบันทึกเป็นเอกสาร 3. จัดพิมพ์โดยผ่าน Microsoft Excel คลิกปุ่ม จากนั้นระบบหน้าต่างเพื่อ บันทึกเอกสารเป็นเอกสาร .xls ดังภาพ 4.2-5 คลิก เพื่อเปิดทันทีไม่ทําการบันทึกหรือคลิก

เพื่อบันทึกเป็นเอกสาร ภาพที่ 4.2-2 ภาพแสดงรายงานการปฏิบัติงานถ่ายเอกสารและอัดสําเนา คลิกเพื่อพิมพ์ผ่าน Browser คลิกเพื่อพิมพ์ผ่านMS Word คลิกเพื่อพิมพ์ผ่าน MS Excel

ภาพที่ 4.2-3 ภาพแสดงรายงานการปฏิบัติงานถ่ายเอกสารและอัดสําเนา ภาพที่ 4.2-4 ภาพแสดงการออก word ของรายงานการปฏิบัติงานถ่ายเอกสารและอัดสําเนา 1. คลิกพิมพ์รายงาน 2. เลือกเครื่องพิมพ์ 3. เลือกเพื่อพิมพ์รายงาน 1. คลิกพิมพ์ออก Word 2. คลิกเพื่อบันทึกรายงาน 2. คลิกเพื่อเปิดรายงาน

ภาพที่ 4.2-5 ภาพแสดงการออก excel ของรายงานการปฏิบัติงานถ่ายเอกสารและอัดสําเนา

5.

การตั้งค่าการใช้งาน

มีรายละเอียดและขั้นตอนดังนี้

5.1

การตั้งค่าสถานที่ขอใช้บริการ

ตั้งค่าสถานที่ขอใช้บริการคือการเพิ่มลบแก้ไขสถานที่ให้บริการและเพิ่มเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบเพื่อในกรณีที่ สร้างแบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาจะดึงเจ้าหน้าที่ในการตั้งค่านี้ไว้ในเส้นทางการส่งเอกสารดังภาพที่ 5.1-1 มี ขั้นตอนการดําเนินการดังนี้ 1.) คลิก “ขอใช้บริการการพิมพ์” >> “ตั้งค่าการใช้งาน” >> “ตั้งค่าสถานที่การขอใช้บริการ” 2.) สามารถเพิ่มแก้ไขและลบสถานที่ให้บริการได้ดังนี้ - เพิ่มข้อมูลสถานที่โดยกรอกข้อมูลในช่องล่างสุดและคลิก ดังภาพ 5.1-1 - แก้ไขสถานที่โดยแก้ไขชื่อสถานที่ที่ต้องการแก้ไขและคลิก ดังภาพ 5.1-1 - ลบข้อมูลคลิกในช่อง “ลบ” รายการที่ต้องการและคลิก ดังภาพ 5.1-2 1. คลิกพิมพ์ออก Excel 2. คลิกเพื่อเปิดรายงาน 2. คลิกเพื่อบันทึกรายงาน

ภาพที่ 5.1-1 ภาพแสดงการเพิ่มและแก้ไขสถานที่ขอใช้บริการ ภาพที่ 5.1-2 ภาพแสดงการลบสถานที่ขอใช้บริการ

.

2. คลิกตั้งค่าสถานที่ขอใช้บริการ 4. กรอกเพื่อแก้ไขเอกสาร 5. คลิกบันทึกข้อมูล 3. กรอกเพื่อเพิ่มข้อมูล 2. คลิกลบข้อมูล 1. คลิกเลือกรายการที่ต้องการลบ

3.) สามารถเพิ่มเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานได้โดยคลิก หลังสถานที่ที่ต้องการเพิ่มจะแสดงหน้าต่าง ดังภาพที่ 5.1-3 สามารถเพิ่มเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานได้ดังนี้ - ค้นหาเจ้าหน้าที่โดยสามารถเลือกได้จากชื่อ-นามสกุลของบุคลากรแล้วคลิก หรือค้นหา จากหน่วยงานแล้วคลิก ดังภาพที่ 5.1-3 - จากนั้นคลิกเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานที่ต้องการเลือกผู้รับแล้วคลิก - หากต้องการลบเจ้าหน้าที่คลิก[ลบ]หลังชื่อผู้ปฏิบัติงานที่ต้องการ ภาพที่ 5.1-3 ภาพแสดงการเพิ่มลบเจ้าหน้าที่รับผิดชอบของสถานที่ขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา 1. ค้นหาเจ้าหน้าที่ 3. คลิกยืนยันการเลือกบุคลากร 2. คลิกเลือก เจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานที่เพิ่ม คลิกเพื่อลบเจ้าหน้าที่

5.2

การตั้งค่ารายละเอียดการขอใช้บริการการพิมพ์

ตั้งค่ารายละเอียดการขอใช้บริการคือการเพิ่มลบแก้ไขและเพิ่มรูปภาพให้กับรายละเอียดการขอใช้บริการ เพื่อที่จะแสดงในแบบฟอร์มขอใช้บริการจะแสดงดังภาพที่ 5.2-1 สามารถตั้งค่าได้ดังนี้ 1. คลิก “ขอใช้บริการการพิมพ์” >> “ตั้งค่าการใช้งาน” >> “ตั้งค่ารายละเอียดการขอใช้บริการ” ดังภาพที่ 5.2-1 2. เลือกประเภทการขอใช้บริการ 3. เพิ่มข้อมูลโดยการกรอกข้อมูลที่ช่องท้ายสุดของประเภทที่ต้องการแล้วคลิก ถ้าคลิกช่อง คือสามารถเลือกรายกาที่แสดงในใบขอใช้บริการถ่ายเอกสาร / อัดสําเนาได้ หลายรายการ 4. ลบข้อมูลโดยการคลิกที่ช่องลบแล้วคลิก 5. เพิ่มรูปโดยการคลิก จากนั้นคลิก เพื่อค้นหารูปแล้วคลิก ดังภาพที่ 5.2-2 6. แก้ไขรูปภาพคลิกที่ชื่อรูปจะขึ้นหน้าต่างใหม่คลิก[ลบ]แล้ว รูปใหม่จากนั้นกด ดังภาพที่ 5.2-3 ภาพที่ 5.2-1 ภาพแสดงตั้งค่ารายละเอียดการขอใช้บริการ 2. แก้ไขรายการ 1. เลือกประเภทงานขอใช้บริการ 3. บันทึกข้อมูล

ภาพที่ 5.2-2 ภาพแสดงเพิ่มรูปภาพให้รายละเอียดการขอใช้บริการ ภาพที่ 5.2-3 ภาพแสดงลบรูปภาพให้รายละเอียดการขอใช้บริการ 1. ค้นหารูปภาพ 2. แนบไฟล์ 1.คลิกที่ชื่อรูปเพื่อแก้ไข 2. ลบรูปภาพ 3.แนบรูปใหม่