การเปด-ปดเอ็กเซล
1. เปดคอมพิวเตอรและเขาสูโปรแกรม Windows
2. คลิกปุม Start แลวเลื่อนเมาสไปที่คําสั่ง Program เลือกโปรแกรม Microsoft Excel 3. เมื่อเปดโปรแกรม Excel แลว จะพบหนาตางของ Excel ซึ่งมีสวนประกอบตอไปนี้
ลักษณะพิเศษของเอ็กเซล
มีดังนี้
7 4 8 5 2 3 1 1. เซลล คือ ชองของตารางที่เราใสขอมูลลงไป เปนสวนที่คอลัมนกับบรรทัดตัดกัน 2. ฟอรมูลาบาร แถบที่แสดงการทํางานของเซลลวามีการคํานวณใชสูตรอยางไร 3. คอลัมน แท็บชื่อเซลลดานบน ตั้งแต A,B,C,D …. AA..AZ,BB..BZ…IV มีทั้งหมด 256 คอลัมน 4. บรรทัด (ROW) คือ แถวที่เรียงลงมาขางลางจาก 1,2,3…..16,384 แถว 5. ซีตแท็บ รายการของซีตตาง ๆ มีใหโดยอัตโนมัติ 16 ซีต แตสามารถตั้งไดถึง 255 ซีต 6. สเตตัสบาร (Status bar) แสดงสถานะการทํางานของเซลล 7. Workbook เอกสารทั้งหมดของหนาตางนี้ 8. Worksheet เอกสารแตละแผนในเอกสารนี้การทํางานกับ Workbook และ Worksheet
Workbook ก็คือ หนาจอของเอ็กเซลที่เรากําลังอยู ซึ่งเปรียบไดกับสมุดหนึ่งเลมโดยปกติจะ กําหนดอัตโนมัติไวเปน Book1 หรือ Workbook ที่ 1 จะประกอบดวยตารางสําหรับทํางาน และ สามารถจัดการเอกสารไดทุกเซลล
ถาตองการเพิ่มสมุดงาน ใหใชคําสั่งในรายการคําสั่ง แฟมขอมูล (File) แลวเลือกใหม (New) ก็จะได Book ซึ่งมีหนาตาเหมือนกับ Book 1 ทุกประการ เราสามารถเพิ่มสมุดงาน (Workbook) ไดมากที่สุดถึง 256 สมุดงาน ซึ่งก็นับวามากทีเดียว
การเปลี่ยนชื่อสุดงาน ใหใชวิธีการ บันทึกขอมูล (Save) หรือ บันทึกเปน (Save as) เพื่อตั้งชื่อ
ใหมใหแกสมุดงานเปนสมุดงานใหมตามตองการ
การปดสมุดงาน
การปดสมุดงาน ใหใชคําสั่งที่รายการคําสั่ง แฟม (File) แลวเลือกคําสั่ง Exitการทํางานกับแผนงาน (Worksheet)
แผนงาน หรือ Worksheet เปนกระดาษทดเลขที่อยูในสมุดงาน (Workbook) เปรียบเสมือน กระดาษหนึ่งแผนที่อยูในสมุด การทํางานกับแผนงานมีวิธีการปฏิบัติดังนี้ การเคลื่อนที่ไปมาในแผนงานเราสามารถเคลื่อนที่ไปยังสวนตาง ๆ โดยการคลิกเมาสหรือใชคียลูกศร และใชปุมตาง ๆ บน คียบอรด - ปุม Home เคลื่อนที่ไปยังคอลัมน A ในแถวที่ทํางานอยู - Ctrl + Home ไปยังเซลล A1 - Ctrl + ลูกศร Å ไปซายสุดในชีต Æ ไปขวาสุดในชีต Ç ไปบนสุดของชีต È ไปลางสุดของชีต - PgUp เลื่อนขึ้นไปทีละ 1 หนา - PgDown เลื่อนลงมาทีละ 1 หนา
การเคลื่อนที่ไปยังแผนงานตาง ๆ
โดยใชปุมตาง ๆ บนชีตแท็บอยูดานลางสุดของหนาตาง ดังนี้ 1. เลื่อนไปยังแผนงานแรกใน Workbook 2 3 4 1 2. เลื่อนไปยังแผนงานสุดทายใน Workbook 3. เลื่อนไปยังแผนงานถัดไปใน Workbook 4. เลื่อนไปยังแผนงานกอนหนานี้ Workbookการเลือกทํางานกับแผนงาน
การเลือกทํางานกับชีตมีวิธีปฏิบัติ ดังนี้ 1. คลิกที่ชิตแท็บที่อยูดานลางของหนาตาง Excel 2. ถาตองการเลือกชีตที่อยูติดกันใหกด Shift คางไวแลวเลือกชีต 3. ถาตองการชีตที่ไมอยูติดกันใหกดที่ Ctrl แลวคลิกเลือกที่ละชีต 4. ถาตองการเลือกทั้งเวิรคบุค หรือ Workbook ใหคลิกเมาสปุมขวาตรงชีตแท็บ แลวเลือก Select All Sheetsการใสชีตเพิ่ม
คลิกเมาสปุมขวาตรงชีตแท็บแลวเลือก Insert เลือกคาตาง ๆ ตามตองการแลวกด OKการลบชีต
คลิกเมาสปุมขวาตรงชีตแท็บแลวเลือก Delete การลบชีตเทากับลบขอมูลในชีตดวย การเปลี่ยนชื่อชีตโดยปกติ Excel จะกําหนดชื่ออัตโนมัติ เปน Sheet 1,Sheet 2 … และถาเราตองการเปลี่ยนชื่อ ชีตใหม ใหปฏิบัติงานดังนี้ 1. คลิกเมาสปุมขวาที่ชื่อชีตที่ตองการเปลี่ยนชื่อ 2. คลิกที่คําสั่ง Rename จะไดหนาตางเพื่อใหใสชื่อใหม พิมพชื่อลงไปไดทั้งภาษาไทยและ ภาษาอังกฤษ ความยาวไมเกิน 31 ตัวอักษร แลวคลิกที่ปุมตกลง
การจัดการเกี่ยวกับแฟมขอมูล
แฟมขอมูล (File) ของเอ็กเซล จะมีนามสกุล .xls เวลาบันทึกขอมูล (Save) หากตั้งชื่อ แฟมขอมูลใหกําหนดนามสกุลแฟมขอมูลเปน .xls หรือไมก็ไมตองกําหนด โดยใหเปนนาม สกุลอัตโนมัติการเปดแฟมขอมูลใหม
การเปดแฟมขอมูลใหม ใหใชคําสั่ง แฟมขอมูล (File) แลวเลือก ใหม (New) หรือคลิกปุม บนทูลบารการเปดแฟมขอมูลเกา
การเรียกแฟมขอมูลเกาที่เคยทําและบันทึกไวแลวกลับมาแกไข ใหเรียกโดยใชคําสั่งแฟม (File) แลวเลือกคําสั่ง เปด (Open) หรือ คลิกที่ปุม บนทูลบารก็ไดการเปดแฟมขอมูล
การเปดแฟมขอมูลที่เปดอยู ใหคลิกที่คําสั่ง File Close หรือ คลิกที่ปุม Control Menu Box แลวคลิกที่ Close
การบันทึกขอมูล
การบันทึกขอมูลที่ทํางาน หรือ แกไขเสร็จแลวลงในแผนดิสก หรือ ฮารดดิสก (Drive C) ให ปฏิบัติดังนี้
1. คลิกที่คําสั่ง แฟม (File) แลวเลือก บันทึกเปน (Save as) จะไดหนาตาง ดังนี้
2. ตั้งชื่อแฟมขอมูลในชอง ชื่อแฟม (Name) 3. เปลี่ยนไดเรกทอรีและไดรฟที่ตองการ 4. กําหนด ตัวเลือก อื่น ๆ ที่จําเปน 5. กดปุม จัดเก็บ หรือ Save
คําสั่งบันทึกเปน (Save as) ทําหนาที่เดียวกับคําสั่งบันทึก (Save) คือ การเก็บบันทึก ขอมูลลงในหนวยความจํา จะตางกัน คือ Save as ใชในกรณีที่ตองการเปลี่ยนชื่อแฟมขอมูลใหม