Brokerage Events. A useful method to initiate research collaborations? DOs and DON Ts when managing Brokerage Events.

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Full text

(1)

Brokerage Events

A useful method

to initiate research collaborations?

DOs and DON‘Ts

when managing Brokerage Events

Kurt BURTSCHER

FFG   European and International Programmes Enterprise Europe Network

(2)

Content

Brokerage Event – A comparison

‐ Elevator pitch ‐ Working group meetings ‐ Web based tools

Advantages of web based tools

Checklist – How to successfully organize Brokerage Events

(3)

Brokerage Event Types?

Elevator Pitch

Working groups

Solar

Solar

Room 

A

Photovoltaic

Photovoltaic

Room 

B

CO2 savings

Room 

C

Web based tools

• Online registration • Project ideas publicly visible • Online meeting selection • Individual meeting schedules  BEFORE the event A short (3‐5 min)  project presentation Individual meetings  arranged on site Participants are clustered  into thematic groups in  rooms or at tables

(4)

Brokerage Events ‐ A comparison

Elevator Pitch

Working groups

Web based tools

Advantages

Less

‐ Know‐how needed ‐ Preparation time ‐ Administrative work

Dis

advantages

• Sometimes boring  presentations • Limited number of  presentations and  bilateral meetings • Hundreds of participants • Hundreds of meetings • Project ideas already known before • Anyone selectable for meetings

Less

‐ Know‐how needed ‐ Preparation time ‐ Administrative work • Introduction phase  sometimes chaotic  • Limited number of  bilateral meetings • No access to project ideas  from other groups Solar group Solar group • Software needed (Costs?) • Knowledge on how to  manage Brokerage Events

(5)

Brokerage Events (BE)

Which method for which event type?

FFG manages most Brokerage Events via web based tools!

Elevator Pitch

Working groups Web based tools

Solar group

Solar group

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Web based Brokerage Event Management Tools

Features

For Participants (front end)

• Simple and easy‐to‐use online registration form  • Participants can edit/update their profiles any time  • Upload of photos, pictures and PDF • Powerful search forms for selective listing of project ideas • Online selection of meetings  • Overbooking of meetings is not possible • Meetings schedules are available before the event 

For Organizers (back end)

• Edit/deletion/validation of any profile possible  • Communication with participants via internal mailing system e.g: Send reminder to book meetings, send meeting schedules, etc.  • Online preparation of profile catalogue  • Online generation of meeting schedules  • Co‐organizers can validate/edit profiles from their regions • Online acquisition of feedback

Tool used by the FFG:

www.B2Match.com

(7)

Why spending money for a web based tool?

Do you think Emails, Word files and under‐worked staff  are quite sufficient to manage such an event?

Organizer 1. Mailing Potential  participants 2. Collecting  profiles SME RTD UNI SME SME SME RTD SME SME SME SME UNI 3. Producing  catalogue Organizer 4. Disseminate  catalogue Participants SME RTD UNI SME RTD SME SME 5. Collecting meeting requests Phone 6. Arranging  meetings

Budget calculation (manual)

Two weekseffort: 80h x 30 €/h = 2400 Euro

Budget calculation (Web tools)

Two days effort: Labour: 16h x 30 €/h = 480 Euro Software: ~ 1100 – 1500 Euro

(8)

How to manage bilateral meetings at events?

(9)

Brokerage Events ‐ Examples

22. Nov. 2010, Vienna 16. Nov      17. Nov Within 24 hours: + 40 meetings + 300 views on project/business ideas

(10)

Recent Brokerage Events (BE)

(11)

Recent Brokerage Events (BE)

9. Sep. 2010, Brussels

2 month after the event

(12)

BE software allows a fast identification of the 

most promising research/business partners

(13)

for Maritime Transport

within

within

seconds

seconds

BE software allows a fast identification of the 

most promising research/business partners

(14)

MatchMaking Software Clear and well‐designed meeting schedules B2B meetings  booked by guests B2B meetings  booked by you

(15)

MatchMaking Software

(16)

Brokerage Events

A useful method to initiate research collaborations?

Some statistic figures

promising promising

(17)

Brokerage Events

A useful method to initiate research collaborations? Participant’s feedback • I met 7 potential project partners from 5 countries in ONE afternoon. Visiting these organisation on their sites would take 2 weeks. • I was very happy of the meetings and the open collaboration possibilities. • I liked the methodology of being able to analyse the CV and expertise  of the different researchers in order to prepare meetings before the event.  • The event was well planned and organized. I cannot find any ways to improve  this kind face‐to‐face meetings to create new contacts. • much better than similar events to which i participated. It may be worth  considering to leave it unchanged. • Very well organised Hand‐out very good as allowed follow up post the meetings.  Would it be possible to extend this to times during the conference as well?

Participant’s Feedback

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How to successfully 

organize brokerage events?

Checklist

ƒ Basic considerations ƒ Identify collaboration partner (co‐organizers) ƒ Set‐up of the website ƒ Managing the event ‐ Contact/acquire first (core?) clients ‐ Start promotional activities (first mailings, press release) ‐ Start client acquisition by phone (first contact) ‐ Daily check the quality of profiles (‐> improve) ‐ Ask participants to book meetings (1. by mail, 2. by phone)

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• Do I have enough resources (time, money, personnel)  to manage an event? • Do I have a solid client base (from my region/abroad)  to get at least a critical number of participants? • Shall the event be organized alone or with a partner?  ALWAYS – do it together with a competent partner  • Is the matchmaking event part of a conference/fair  or a „stand‐alone“ event? • One or more days?  Depends on the number of participants

Proven concept: Morning session:  Interesting speeches Afternoon session: Bilateral meetings • How many participants do you expect?

> 30 Æ USE 

a Brokerage Event Management software tool (

!!!

)

(20)

Co‐organizers

Additional co‐organizers?

Who might add value to the event?  Important players/multipliers I have to inform?

Examples

• 600 Enterprise Europe Network partners • Departments from your host organisation • Chamber of Commerce • Universities + R&D institutions • Clusters • Other agencies

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Date and Deadlines

• Check event calendar for competing events in the same sector • Not before/during/after holidays  • Be aware of international differences! • Not on Mondays/Fridays  Agenda of the event e.g. No main activities parallel to the matchmaking event

Suitable Dates & Times

(22)

Set‐up of website

About one day

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Acquire first clients

Try to get some interesting profiles online 

already BEFORE you start with the promotion!

Potential first clients:

• Clients, who have already participated in a brokerage event • Try to get well known companies (Siemens, IBM, Baxter, …) • Participants with  ‐ a booth,  ‐ a presentation ‐ conference participants • Core clients  • Main and co‐organisers SMEs

IBM

Once you have 30 organization registered  promotion becomes easier and easier

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Get in contact

• First mailings • Give initial information about the event • Inform all potential “players” (clusters, professional associations,..) • Avoid overlaps in mailing lists

Ongoing activities

• Call potential participants a second time • Check with your co‐organizers (results of their acquisition…) • Constantly check the quality of new profiles ‐> improve them • First mail asking participants to book meetings • Call ALL participants and remind them to book meetings • Keep registration/possibility to book meetings open until the last day

Important ongoing activities

(25)

Conclusions

1) More than 

30

participants? 

ALWAYS use web based tools

2) A web based tool reduces 

administrative work 

load 

load 

a lot

a lot

and allows you to focus on 

key issues of the event

There are ONLY 

two

things you should 

have learned from this presentation:

There is another important thing I probably forgot to mention:

Experience from more than 100 events has shown that events 

managed with 

web based tools

have 

~30% more participants

.

Why?   Please ask me …..

(26)

Kurt Burtscher

FFG – Austrian Research Promotion Agency +43 (0) 57755 ‐ 4701

kurt.burtscher@ffg.at

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