1
1..0
0
R
RU
UA
ANG
NG L
LING
INGKU
KUP
P
Prosedur ini diterapkan untuk menjelaskan tentang tata cara penanganan Prosedur ini diterapkan untuk menjelaskan tentang tata cara penanganan barang-barang Material dan Raw Material yang masuk dalam Inventory PT. IKPP Tbk Mill – Serang barang Material dan Raw Material yang masuk dalam Inventory PT. IKPP Tbk Mill – Serang yang d
yang diitangatanga ni ni oleh Depaoleh Depa rrtemen Rtemen Raaw Mw Materiateriaal dan Ml dan M aaterteriiaall..
2
2..0
0
T
TU
UJJ U
UA
AN
N
2.1.
2.1. Agar semua Material Inventory tercatat di sistem SAP dan sepenuhnyaAgar semua Material Inventory tercatat di sistem SAP dan sepenuhnya ditang
ditangaani ni oleh poleh pihihaak k CC entrentraal l WarehousWarehouse.e. 2.2.
2.2. AgAgaar r ssisistem petem perrgudgudaanganga n sn sesesuauai dengi dengaan kn konsonsep ep CC entrentraal Wl Waarrehoehoususe.e.
3
3..0
0
DEF
DEFINI
INIS
SI DA
I DAN S
N SING
INGKAT
KATA
AN
N
3.1.
3.1. SSAPAP:: SSy s ty s te m e m A pA p pp l il icc aa t it io n ao n a n d n d PPrro do d u cu c t it in D a t a n D a t a PPrro co c e s se s si n g i n g yaitu bagian dariyaitu bagian dari Modul Material Management SAP yang digunakan untuk pengontrolan Modul Material Management SAP yang digunakan untuk pengontrolan pe
perrssedediaaiaan ben berrdada ssaarrkkaan pen pemakaian.makaian. 3.2.
3.2. SAP PM:SAP PM: yaityaitu su sisistem modtem modul ul SSAP AP yang yang digunadiguna kan okan oleh Plleh Plaant Mant Mainintenatenancnce untuke untuk mengajukan pengadaan/ pengambilan barang ke Central Warehouse.
mengajukan pengadaan/ pengambilan barang ke Central Warehouse. 3.3.
3.3. SASAP PP PS:S: yaitu sistem modul SAP yang digunakan untuk mengajukanyaitu sistem modul SAP yang digunakan untuk mengajukan penga
penga dada an/ an/ pengapenga mbimbillan baan ba rrang kebutang kebutuhuhan Pran Project/ Joject/ J ob Oob O rrder/ Rder/ Repaepa iirr O
Orrdeder r (C(CAPAPEEX daX dan On OPEPEX) X) ke Cke Centrentraal Wl Waarrehoehoususe.e. 3.4.
3.4. SRM:SRM: SSu pu p pp l il ie r e r RRe l a t i o n se l a t i o n sh i p M ah i p M a n an a gg e me m e n t e n t ,, yaitu program bantu SAP yangyaitu program bantu SAP yang
digunakan untuk optimalisasi pekerjaan yang tidak bisa ter-cover oleh sistem digunakan untuk optimalisasi pekerjaan yang tidak bisa ter-cover oleh sistem SAP.
SAP. 3.5.
3.5. ReservationReservation: yaitu salah satu module dari SAP yang berhubungan dengan: yaitu salah satu module dari SAP yang berhubungan dengan permintaan material dari User ke pihak Warehouse.
permintaan material dari User ke pihak Warehouse. 3.6.
3.6. ICICSS:: InvenInven tory Cotory Co nsolinsolidd aa titioo n Sn Systystee m m adalah proses kerja transaksi jual/ beliadalah proses kerja transaksi jual/ beli inefficiency stock material antar mill APP Indonesia.
inefficiency stock material antar mill APP Indonesia. 3.7.
3.7. User:User: yaitu pihak pemohon yang mengajukan permohonan pengadaan/yaitu pihak pemohon yang mengajukan permohonan pengadaan/ pe
pengangambilmbilaan ban barraang kng ke gude gudaang Cng C entrentraal l WarWarehousehouse.e. 3.8.
3.8. Warehouse:Warehouse: yaitu bagian yang bertanggung jawab dalam hal penyediaan/yaitu bagian yang bertanggung jawab dalam hal penyediaan/ pe
pengangadada aan/ pn/ p engoengontntrrolan baolan ba rraang yng yaang dipeng diperrllukukaan/ dn/ d ipesipesaan oln oleh Ueh Usserer.. 3.9.
3.9. Main Warehouse:Main Warehouse: yaityaitu gudu gudaang induk dang induk darri Ci Centrentraal Wl Waarrehoehoususe yae yangng mengep
mengep aallaai i ataatau mu membaemba wawahi hi gudaguda ng Sng Sub Warub Warehoehoususe.e. 3.10.
3.10. Sub Warehouse:Sub Warehouse: yaitu gudang yang dikepalai oleh Main Warehouse danyaitu gudang yang dikepalai oleh Main Warehouse dan b
bertempertempaat di lokat di lokassi Ui Usser.er. 3.11.
3.11. Material Rutin (VM):Material Rutin (VM): Material yang berpola pemakaian rutin danMaterial yang berpola pemakaian rutin dan pe
pemakaiannymakaiannya a llebebih ih dada rri atau si atau saama dma d engaenga n 4 kn 4 kaalli dai dallaam sm setahun.etahun. 3.12.
3.12. MaterMaterial ial CCrrititicical al (VB(VB):): Material/ spare part yang penting dan harus tersediaMaterial/ spare part yang penting dan harus tersedia yang b
yang b erpola perpola p emaemakkaaiiaan 3 kn 3 kaalli dai dallaam sm setahun deetahun de ngangan harga n harga matermateriiaal kl kururaangng dari atau sama dengan (
kali dalam setahun dengan harga material lebih dari atau sama dengan (≥)
USD.2,500/ pc.
3.13. Non Stock Material (S1): Material yang penyediaannya tidak memerlukan stock di gudang atau langsung digunakan.
3.14. St o ra g e Lo c a t io n : yaitu lokasi yang berada di da lam Warehouse yang terba gi
oleh tembok, pagar atau ga ris ba tas pa da lantai yang fungsinya ada lah untuk memperjelas pemisahan ma terial da lam Warehouse.
3.15. Stora g e Bin : yaitu lokasi tempat penyimpanan pada storage location, bisa
berupa rak, box, lac i da n lain-lain yang fungsinya untuk memperjelas pemisahan material yang berada di da lam storage loc ation.
4.0
REFERENSI DAN / ATAU DOKUMEN PENDUKUNG
4.1. Quality and Environmental Manual (QEMS/010/M/020), chapter 4.6 Operational C ontrol and Product Rea lization
4.2. MMD-001, Revision 1.0 : SOP “C entral Warehouse C oncept” 4.3. Memorandum : 005/ SC A/ IX/ 2004
4.4. Internal Memo : HR-IR tertanggal 10 Nope mber 2005
5.0
INFORMASI UMUM
5.1. Konsep, ba hwa konsep C e n t r a l W a re h o u se , ad alah:
5.1.1 Warehouse didefinisikan menjadi dua terminologi, yaitu M a in W a re h o u se da n
Sub Wa reh o use .
5.1.2 Sec ara fisik dipisahkan menjad i sembilan kategori da lam group Material (Sp a re Pa rt, C lot hing , Pa c kag ing , O ffic e Sup p lies da n Sc rap ) dan Raw Material (Pulp, Re c o v e re d Pa p e r, C h e m ic a l da nFuel ).
5.1.3 Storage area di ba wah satu atap atau satu area persegi (untuko p e n st o ra g e ), berupa in d o o r st o r a g e , o p e n st o r a g e da nst o ra g e t a n k .
5.1.4 Sec ara p ergerakan (m o v i n g ) diba gi menjadi tiga terminologi utama, yaitu;fa st m o v i n g ( n o r m a l st o c k ), slo w m o v i n g ( c rit ic a l p a rt ) da nn o m o v i n g ( id le st o c k ) . 5.1.5 Secara pemakaian (u s a g e ) dibagi menjadi ‘C o n s u m a b l e / N o r m a l /
M a i n t e n a n c e ’ , ‘Pro j e c t / Exp a n sio n ’ , ‘O v e rh a u l’ d a n ‘ C rit ic a l” . 5.2. Organisasi, sec ara organisasiC e n t r a l W a re h o u se harus memiliki:
5.2.1 Baga n/ struktur orga nisasi yang menunjukkan keseluruhan‘ M a t e r ia l a n d Su p p ly W a re h o u se M a n a g e m e n t O rg a n iza t i o n ’ yang diperbarui dan disetujui sampai denga n Mill Management (Divisi).
5.2.2 Satu M a in W a re h o u se yang bertindak sebagai pusat/ central dari semua Sub
W a r e h o u s e .
5.2.3 Semua Sub Warehouse berada di bawah kontrol dan manajemen M a i n W a r e h o u s e .
5.2.4 M a in W a re h o u se dikepalai oleh Kepala Seksi yang melapor langsung kepada Kepala Depa rtemen Raw Material da n Material.
5.3. Infrastruktur, Infrastruktur C e n t ra l W a r e h o u se harus sesuai dengan standar/ memiliki:
5.3.1 Laporan rekapitulasi dari total M a in W a re h o u se , Su b W a re h o u se da n Sto ra g e L o c a t i o n yang disetujui sampa i denga n Mill Ma nag ement (Divisi).
5.3.2 Peta lokasi dari semua M a in W a re h o u se da n Sub Wa reh ou se yang disetujui sampa i dengan Mill Ma nagement (Divisi).
5.3.3 Setiap adanya penambahan M a in W a re h o u se dan atauSub Wa reh ou se harus diketahui dan disetujui oleh Mill Ma nagement (Divisi) dan HQ IC AD.
5.4. Material, tekhnis penanga nan material pada C e n t r a l W a r e h o u se adalah:
5.4.1 Semua material yang d atang/ masuk ke PT. IKPP Tbk Mill – Serang termasuk material sample dan atau material project harus melalui gudang C e n t r a l W a re h o u se ( M a in W a r e h o u se ) baik fisik ataupun sistem dan dilakukan posting G o o d Re c e ip t ke sistem SAP oleh petugasM a in W a re h o u se , sebelum dilakukan posting Good Issue atau ditransfer ke lokasi Sub Wa reh o use sesuai dengan ketentuan pa da point 5.1.2.
5.4.2 Semua material yang keluar dari PT. IKPP Tbk Mill – Serang termasuk material yang dikembalikan ke suplier, material scrap dan atau material yang direparasi harus melalui petugas gudang M a i n W a r e h o u s e sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.
5.4.3 Dalam penanganan material tidak diperkenankan dengan ’Kode Kepemilikan’, semua material ada lah milik da ri Warehouse.
5.4.4 Semua permintaan material oleh User ke gudang C e n t r a l W a re h o u se , jika stock/ persediaan tida k ada/ kurang dari kebutuhan akan diterbitkan menjadi PR sec ara otomatis oleh SAP System dan pengajuan permintaan tersebut harus ditangani dengan menggunakan system SAP Reservation.
5.4.5 Semua kelebihan material dari project (sisa project) tertentu harus segera dikemba likan kepada C e n t r a l W a re h o u se setelah p roject terseb ut selesai.
Semua material sisa project, material sample dan material sisa/ kelebihan
pemakaian/ Good Issue (MNA) harus tercatat di sistem SAP, tidak diperkenankan adanya MNA yang tidak tercatat ke dalam sistem SAP. 5.4.6 Semua pengambilan material (khususnya spare part) diwajibkan untuk
mengembalikan material bekas, kecuali untuk material yang dikategorikan
Use d Up . Status Good Issue atau sistem e -Sc ra p dianggap selesai (close), apa bila pihak User suda h mengemba likan material bekasnya.
5.4.7 Untuk Good Issue material yang lain (Used Up, Pulp, Recovered Paper, C h e m ic a l, Pa c k a g in g , dqn sebagainya) hanya bisa dianggap selesai (close), jika material tersebut sudah di-maintain Use d Up di sistem e-Sc ra p . Kriteria material Use d Up harus disetujui oleh minimal Kepala Departemen Raw Ma terial dan Material.
5.5.1. Sistem komp uterisasi transaksi Central Wareho use mengguna kan SAP modul Ma terial Management (MM).
5.5.2. Semua Raw Material dan Material harus dilakukan pengecekan/ Sto c ktaking
denga n mengg unakan sistem SAP Physic a l Inve nto ry , denga n metode:
5.5.2.1 D a i ly St o c k t a k i n g , yaitu pengecekan material yang mempunyai nilai tinggi
atau material kelas “A”.
5.5.2.2 M o n t h ly a n d Q u a rt e rly St o c k t a k i n g , yaitu pengecekan material dengan sistem sampling baik yang berada di M a in W a re h o u se maupun di Sub Wa reh o use
dengan mengacu kepada 10% dari total material yang tersimpan (untuk
M o n t h l y ) dan 30% dari tota l material yang tersimpan (untuk Quarterly).
5.5.2.3 Se m e s te r a n d Ye a rl y St o c k t a k i n g , yaitu pengecekan semua item material (100%) diM a in W a re h o u se da nSub Wa reh o use .
5.5.2.4 Apabila sistem SAP Physic a l Inve nto ry belum diimplementasikan di suatu
C e n t r a l W a re h o u se , maka sistem pengecekan material/ Sto c ktaking tetap dijalankan dengan menggunakan sistem yang berlaku (misal dengan metode
d a ily / m o t h l y & q u a rt e r ly / semester &a n n n u a l y ) untuk semua material dengan melibatkan dari pihakW a re h o u se C o n t ro l le r da n atau pihak Acc ounting.
5.5.3 Semua transaksi material GR (G o o d Re c e ip t ), GI (G o o d Issue ) dan TP (Tra nsfer Posting ) harus dilakukan posting/ input ke sistem SAP dalam basis harian/ hari yang sama, maksimal H+1, kec uali ada kasus khusus seperti material tersebut butuh trial atau menunggu dokumen dan atau menunggu hasil pengecekan dari pihak terkait.
5.5.4 Inventory barang-barang material dan raw material harus benar-benar dikontrol dengan menggunakan system SAP MRP – CBP (M a t e r ia l Re q u ire m e n t Pla n n in g o f C o n su m p t io n Ba se d Pla n n in g ) .
5.6. Reporting, sistem Central Warehouse mengharuskan/ mewajibkan kepada seksi Material dan atau seksi Raw Material untuk membuatkan laporan bulanan dan memberikannya ke W a re h o u se C o n t r o lle r dan atau SySCA HQ, yang meliputi:
5.6.1. Summary Stocktaking (stock opname) 5.6.2. Summary Material Inventory
5.6.3. Summary Material Surplus, Idle dan Dead Stock 5.6.4. Damage a nd Loss Material Rate
5.6.5. MNA Settlement Progress Report
5.7. C e n t r a l W a re h o u se di Departemen Raw M aterial dan Ma terial terdiri dari:
5.7.1 Seksi Material memiliki 1 gudang M a in W a re h o u se dengan kode lokasi (Sloc) di SAP = 9000, serta memba wa hi 5 gudang Sub Wareho use, yaitu:
5.7.1.1 Sub Wa reh o use PMA (Su b W a re h o u se Pa p e r M a c h in e “ A”), yaitu unit Su b W a r e h o u s e yang menanga ni semua material kebutuhan di Depa rtemen PMA termasuk material/ spare part Maintenance dan Intelect. Lokasi Su b
W a r e h o u s e pun berada di area Depa rtemen tersebut dan kode lokasi (Sloc ) di SAP = 9151.
5.7.1.2 Sub Wa re ho use PMB (Su b W a re h o u se Pa p e r M a c h in e “ B” ) , yaitu unit Su b W a r e h o u s e yang menangani semua material kebutuhan di Departemen PMB termasuk material/ spare part Maintenance dan Intelect. Lokasi Su b W a r e h o u s e pun berada di area Depa rtemen tersebut dan kode lokasi (Sloc ) di SAP = 9152.
5.7.1.3 Sub Wa reh o use Finishing 3/6, yaitu unit Sub Wa reh o use yang menangani semua material keb utuhan di Departemen Finishing 3/6 termasuk material/ spare part Maintenance dan Intelect. Lokasi Sub Wa reh o use pun berada di area Dep artemen terseb ut dan kode lokasi (Sloc ) di SAP = 9154.
5.7.1.4 Sub Wa reh o use Engineering, yaitu unit Sub Warehouse yang menangani semua material kebutuhan di Divisi Engineering termasuk material/ spare part Maintenance dan Intelect. Lokasi Sub Wa reh ou se pun berada di area Divisi tersebut da n kode lokasi (Sloc ) di SAP = 9156.
5.7.1.5 Sub Wa reh o use C onverting, yaitu unit Sub Wa reh o use yang menangani semua material keb utuhan di Divisi C onverting termasuk material/ spare part Maintenance dan Intelect. Lokasi Sub Wa reh ou se pun berada di area Divisi tersebut da n kode lokasi (Sloc ) di SAP = 9191.
5.7.2 Seksi Raw Material tidak memiliki gudang Sub Wareho use.
6.0.
PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB
6.1.
SUB WAREHOUSE
6.1.1 Mempertanggungjawabkan semua kegiatan, laporan, dan lain-lain di Su b W a r e h o u s e kepada M a in W a r e h o u se .
6.1.2 Melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan aturan WI dan SOP yang berlaku diC e n t r a l W a r e h o u se Seksi Material.
6.1.3 Mengecek dan mengontrol pengadaan stock untuk kebutuhan di Su b W a r e h o u s e khususnya material rutin dan atau material kritikal sesuai dengan area nya masing-masing.
6.1.4 Mengajukan permintaan pengadaan barang (transfer barang) ke M a i n W a r e h o u s e melalui Nota Transaksi Barang atau transfer antar Sub Wa reh o use
dan melakukan posting TP (Tra n sfe r Po stin g ) khusus untuk TP antar Su b W a r e h o u s e saja.
6.1.5 Melayani pengambilan barang oleh User dan melakukan p o sting G oo d Issue
sesuai dengan area/ lokasi masing-masing serta memastikan bahwa barang baru yang diambil benar-benar untuk digunakan diproses produksi dengan memonitor/ mengontrol pengembalian material bekas.
6.1.6 Mengecek, memonitor atau mengontrol serta memastikan semua MNA sudah diinput di SAP.
6.1.7 Melakukan proses PR diinbox Sub Warehouse dan sidak/ pengecekan langsung ke lokasi/ unit mesin.
6.1.8 Melakukan proses st o c kt a k in g ( st o c k o p n a m e ) untuk semua material dan mengirimkansu m m a ry re p o r t -nya ke M a in W a re h o u se .
6.2.
MAIN WAREHOUSE
6.2.1 Menerima pertanggungjawab an da riSub Wa reh ou se .
6.2.2 Melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan aturan WI dan SOP yang berlaku diC e n t r a l W a r e h o u se Seksi Material.
6.2.3 Melakukan d an melaksanakan perenca naan, pengad aa n, penyimpanan dan pengeluaran ba rang sesuai dengan aturan WI/ SOP da n sistem SAP M RP C BP. 6.2.4 Melakukan proses PR dan memonitor (follow up PR/ PO) sampai barang
diterima di gudang.
6.2.5 Melakukan pengecekan fisik ataupun sistem atas barang yang datang.
6.2.6 Melakukan p o st in g G o o d Re c e ip t atas barang yang datang dan diterima di gudang M a i n W a r e h o u s e serta melokasikannya ke lokasi yang telah disediakan.
6.2.7 Melayani pengambilan/ permintaan/ transfer barang dan melakukan Posting Good Issue dan atau Tra nsfer Posting atas barang yang dikeluarkan dari gudang M a in W a re h o u se , ba ik ke User maupun ke lokasiSub Wa reh ou se .
6.2.8 Melakukan pengecekan/ monitor/ kontrol atas pengembalian material bekas pa kai (sc ra p ) dan atau MNA.
6.2.9 Melakukan dan melaksanakanst o c k ta k in g ( st o c k o p n a m e ) seluruh material di area M a in W a re h o u se serta membuatkan summary report-nya.
6.2.10 Membuat laporan bulanan dan mengirimkannya ke pihak-pihak yang terkait. 6.2.11 Menjamin kepuasan bagi User dalam hal pengadaan material, akurasi
material (data inventory = fisik lapanga n, material teridentifikasi denga n jelas da n tersusun dengan rapi).
7.0
LAMPIRAN
8.0
RANGKUMAN DARI REVISI DOKUMEN
Revision No. Issu e d a t e D e sc ri p t io n o f Re v i si o n C h a n g e N o t e N o
0 14-07-2006 Penerbitan pertama 052/O P/ QE-004/00
