ใบความรู้
หน่วยที่ 4 เรื่อง การใช้โปรแกรมประมวลผลคำาวิชา คอมพิวเตอร์เพื่องานอาชีพ รหัสวิชา 2001-0001
ผู้สอน นายวุฒิชัย คำามีสว่าง
ภาคเรียนที่ 1 ปีการศึกษา 2554
วิทยาลัยเกษตรและเทคโนโลยีอุบลราชธานี
หน่วยที่ 4 การใช้โปรแกรมประมวลผลคำา
โปรแกรม Microsoft Word 2003 เป็นโปรแกรมย่อยภายในชุด Microsoft Office 2003 สำาหรับการสร้าง เอกสารด้วยโปรแกรมพิมพ์เอกสารของคอมพิวเตอร์ เรียกว่า โปรแกรมประมวลผลคำา หรือ เวิร์ด โปรเซสซิ่ง (Word Processing) ซึ่งเป็นโปรแกรมประยุกต์ที่สร้างขึ้นเพื่อใช้ในการสร้างเอกสารประเภทข้อความ (Text) เพื่อ ใช้แทนเครื่องพิมพ์ดีดโปรแกรมประมวลผลคำาที่ได้รับความนิยมมากในปัจจุบัน คือ ไมโครซอฟต์เวิร์ด
(Microsoft Word) ของบริษัทไมโครซอฟต์ คอร์ปอเรชั่น ซึ่งได้สร้างและพัฒนามาตั้งแต่ปี ค.ศ. 1993 (พ.ศ. 2526) โดยริชาร์ด โบรดี (Richart Brodie) ใช้กับเครื่องไอบีเอ็มพีซีบนระบบปฏิบัติการดอส Word รุ่นต่อมาได้รับการ พัฒนาให้ใช้งานกับเครื่องคอมพิวเตอร์แมคอินทอช และในปี 1989 ได้ถูกนำามาใช้กับระบบปฏิบัติการวินโดวส์ จนกระทั้งปี 1993 Word 6.0 ที่ใช้งานกับวินโดวส์ 3.0 ได้เพิ่มความสามารถด้านการวาดภาพ การใส่ตาราง ประกอบเอกสาร และการปรับแต่งเอกสารให้สวยงามจึงมีผู้ใช้งานอย่างแพร่หลาย และได้รวมโปรแกรม ไมโครซอฟต์เวิร์ดเข้ากับโปรแกรมอื่น ๆ เป็นชุด เรียกว่า ไมโครซอฟต์ ออฟฟิศ หมายถึง โปรแกรมพื้นฐานที่ใช้ กันทั่วไปในงานสำานักงานนับตั้งแต่ไมโครซอฟต์เวิร์ดออกรุ่น 1.0 จนถึงปัจจุบัน ได้มีการพัฒนาให้มี ประสิทธิภาพสูงขึ้นมาโดยตลอด ได้เพิ่มความสามารถใหม่ ๆ เข้ามาให้เพียงพอ และตอบสนองกับความต้องการ ของผู้ใช้อย่างทั่วถึง เช่น การปรับปรุงหน้าจอให้ใช้งานง่ายขึ้น การปรับเปลี่ยนตัวผู้ช่วยเหลือ (Office Assistant) และการใช้งานร่วมกับระบบอินเทอร์เน็ต (WWW) เป็นต้น 1. เริ่มต้นการใช้โปรแกรม
เรียกโปรแกรม Microsoft Word2003 คล้ายกับการเรียกใช้โปรแกรมอื่น ๆ ใน Windows ดังนี้
คลิ๊ก 1 2 3 4 คลิ๊ก เลื่อนมาที่ เลื่อนมาที่
2. หน้าตาวินโดว์ของ Word 2003
Task Pane (ทาสก์เพน) รวมคำาสั่งของการจัดการงาน Toolbar (ทูลบาร์) หรือแถบเครืองมือ เพื่อเรียกใช้สะดวก
Menu bar (เมนูบาร์) คลิกที่คำาสั่งใดจะมีรายการคำาสั่งย่อยให้เลือก Title bar (ไตเติลบาร์) แสดงชือโปรแกรม และชื่อเอกสารที่ใช้งานอยู่ Status bar (แถบสถานะ) แสดงรายละเอียดและสถานะการทำางานของ Word แนะนำาแถบเครื่องมือต่าง ๆ แถบเครื่องมือจะเป็นที่อยู่ของปุ่มที่ทำาคำาสั่งต่าง ๆ ซึ่งเหมือนกับการเรียกคำาสั่งที่แถบเมนู ปุ่ม เหล่านี้จะถูกแยกเป็นหมวดหมู่ไว้บนแถบเครื่องมือเป็นชุด ๆ มีหลายชุดด้วยกัน แต่ที่แสดงมีเพียง 2 ชุด คือ แถบเครื่องมือ Standard (มาตรฐาน) และ Formatting (จัดรูปแบบ) แถบเครื่องมือมาตรฐาน (Standard) ประกอบด้วยปุ่มที่มักจะใช้บ่อย ๆ มีรายละเอียด ดังนี้ ปุ่ม ชื่อปุ่ม New (สร้าง) เปิดเอกสารชุดใหม่ Open (เปิด) เรียกเอกสารชุดเก่าที่เก็บบันทึกไว้มาใช้ Save (บันทึก) สั่งเก็บบันทึกเอกสาร Permission (สิทธิ) การจัดการสิทธิ์ในการใช้ข้อมูล Title bar
Menu bar Tools bar
Task Pane
E-mail (as Attachment) (อีเมล์(ตามใบแนบ)) เปิดโปรแกรมสร้างอีเมล์ พร้อมแนบไฟล์ของ Word ไปด้วย Print (พิมพ์) สั่งพิมพ์เอกสารลงบนกระดาษ Print Preview (ตัวอย่างก่อนพิมพ์) แสดงผลการพิมพ์บนหน้าจอเพื่อดูก่อน พิมพ์จริง Spelling (การสะกด) ตรวจสอบการสะกดคำาตามพจนานุกรม Research (การวิจัย) ให้ข้อมูลอ้างอิงสำาหรับงานวิจัย Cut (ตัด) ลบข้อความหรือออบเจ็คที่เลือกไว้ไปไว้ในคลิปบอร์ด Copy (คัดลอก) คัดลอกข้อความหรือออบเจ็คที่เลือกไว้ไปไว้ในคลิปบอร์ด Past (วาง) นำาข้อความหรือออบเจ็คในคลิปบอร์ดมาวางในเอกสารตรงที่ ต้องการ Format Painter (ตัวคัดวางรูปแบบ) คัดลอกรูปแบบข้อความหนึ่งไปใส่ให้ กับอีกข้อความ Undo (เลิกทำา) ยอกเลิกคำาสั่งหรือการทำางานที่ทำาล่าสุด Redo (ทำาอีกครั้ง) เรียกทำาคำาสั่งหรือการทำางานที่ถูกยกเลิกไป Hyperlink (การเชื่อมโยงหลายมิติ) สร้างการเชื่อมโยงจากตำาแหน่งที่กำาหนด ไว้ไปยังเอกสาร หรือไปยังส่วนอื่นในเอกสารเดียวกัน หรือ URL
Table & Border (ตารางและเส้นขอบ) แสดง/ไม่แสดงแถบเครื่องมือตาราง และเส้นขอบ
Insert Table (แทรกตาราง) ใส่ตารางในเอกสาร
Insert Microsoft Excel Worksheet (แทรกแผ่นงาน) แทรกสเปรดชีทของ โปรแกรม Microsoft Excel Columns (คอลัมน์) จัดข้อความเป็นหลายคอลัมน์เหมือนหนังสือพิมพ์ Drawing (รูปวาด) เปิด/ปิดแถบเครื่องมือรูปวาด Document Map (แมปเอกสาร) เปิด/ปิดแผนที่เอกสาร Show/Hide (ซ่อน/แสดง) ซ่อนหรือแสดงสัญลักษณ์พิเศษ ซึ่งจะไม่ถูกพิมพ์ ออกมา Zoom (ย่อย/ขยาย) ย่อหรือขยายเอกสารที่แสดงบนหน้าจอตามเปอร์เซ็นต์ที่ เลือก
Office Assistant (วิธีใช้ Microsoft Word) แสดง Office Assistant ซึ่งเป็นตัว การ์ตูนที่ให้คำาแนะนำาในการใช้งาน
ปรับปรุงการแสดงผลของตัวอักษรเพื่อทำาให้ผ่านข้อมูลได้สะดวกขึ้น เหมาะ กับหน้ากระดาษ ที่มีข้อความยาว ๆ แต่จะไม่เหมาะกับพวกกราฟิก หรือ ตาราง แถบเครื่องมือ จัดรูปแบบ (Formatting) ประกอบด้วยปุ่มที่เกี่ยวข้องกับการจัดรูปแบบให้กับตัวอักษรหรือย่อหน้า ดังนี้ ปุ่ม ชื่อปุ่ม
Styles and Format (ลักษณะและรูปแบบ) เปิดทาสก์เพน (Styles and Formatting) Style (ลักษณะ) แสดงหรือใช้เลือก Style (รูปแบบ) ของข้อความตรงที่ เคอร์เซอร์อยู่ Font (แบบอักษร) แสดงหรือเลือกแบบของตัวอักษรตรงที่เคอร์เซอร์อยู่ Font Size (ขนาดแบบอักษร) แสดงหรือใช้เลือกขนาดของตัวอักษรที่ เคอร์เซอร์อยู่ Bold (ตัวหนา) ทำาเป็นตัวหนาหรือยกเลิก Italic (ตัวเอียง) ทำาเป็นตัวเอียงหรือยกเลิก Underline (ขีดเส้นใต้) ขีดเส้นใต้หรือยกเลิก Align Left (จัดชิดซ้าย) จัดข้อความให้ชิดซ้าย Center (กึ่งกลาง) จัดข้อความให้อยู่กลางบรรทัด Align Right (จัดชิดขวา) จัดข้อความให้ชิดขวา Justify (ชิดขอบ) จัดข้อความให้เสมอกันทั้งซ้ายและขวา Distributed (กระจาย) เหมือนชิดขอบ แต่จะเพิ่มช่องไฟระหว่างอักษรและ ประโยคในภาษไทย เพื่อความสวยงาม Line Spacing (ระยะบรรทัด) ปรับระยะห่างระหว่างบรรทัด Numbering (ลำาดับเลข) เติมหรือยกเลิกเลขลำาดับหน้าข้อความ Bullets (สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย) เติมหรือยกเลิกจุดสีดำา (bullets) หรือ สัญลักษณ์อื่น ๆ หน้าข้อความ Decrease Indent (ลดการเยื้อง) ร่นทั้งย่อหน้าไปทางซ้าย 1 ขั้น Increase Indent (เพิ่มการเยื้อง) ร่นทั้งย่อหน้าไปทางขวา 1 ขั้น Outside Boder (เส้นขอบนอก) ตีเส้นหรือลงเส้นที่ขอบด้านต่าง ๆ Highlight (เน้น) เลือกแถบสีเพื่อเน้นข้อความ (เหมือนปากกาสีสะท้อนแสง)
Font Color (สีแบบอักษร) เลือกสีของตัวอักษร แสดงเอกสารได้หลายแบบ
ขณะทำางานใน Word เอกสารสามารถแสดงบนหน้าจอได้หลายแบบ หรือหลายมุมมอง แล้ว แต่ว่าเอกสารนั้นจะเหมาะกับการทำางานใบแบบหรือมุมมองใด โดยมีรายละเอียดดังนี้
• มุมมองปกติ (Normal View)
• มุมมองเค้าโครงเว็บ (Web Layout View) • มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ (Print Layout View) • มุมมองเค้าร่าง (Outline View) • มุมมองเค้าโครงการอ่าน (Reading Layout) 3. การจัดแต่งเอกสาร การจัดแต่งเอกสาร เพื่อเอกสารดูน่าสนใจขึ้น โดยดูให้เหมาะสมกับการใช้งาน เช่น เป็นทางการ หรือไม่ เป็นทางการ เป็นต้น เปลี่ยนฟอนต์ ขนาดตัวอักษร ฟอนต์คือรูปแบบของตัวอักษรต่างๆ ฟอนต์มีหลายแบบด้วยกัน ให้ดูที่ชื่อฟอนต์ ถ้าลงท้ายด้วย New, UPC (มาพร้อม Office) หรือขึ้นต้นด้วย PSL, JS, DB ใช้ได้กับภาษไทยและอังกฤษ ส่วนฟอนต์ อื่น ๆ ใช้ได้กับภาษาอังกฤษเท่านั้น
การเปลี่ยนสีข้อความ
ข้อความที่ถูกป้อนปกติจะเป็นสีดำา ถ้ามีเครื่องพิมพ์สี หรือส่งเอกสารเป็นเมล์ไปให้ผู้อื่นเปิดอ่าน ก็อาจเปลี่ยนเป็น สีต่าง ๆ เพื่อเพิ่มสีสันและความน่าสนใจให้กับเอกสาร
หรือสามารถจัดการกับรูปแบบตัวอักษรด้วยคำาสั่ง ดังนี้
1) เลือกข้อความที่ต้องการ
2) เลือกคำาสั่ง Format > Font (รูปแบบ> แบบอักษร...)
3) กำาหนดค่าต่าง ๆ ตามต้องการ เช่น กำาหนด แบบอักษร (Font), ลักษณะแบบอักษร (Font Style), ขนาดตัวอักษร (Size), สีของตัวอักษร (Color), ลักษณะพิเศษของตัวอักษร (Effects) เป็นต้น ซึ่งจะมีช่องที่แสดงตัวอย่างของรูปแบบต่าง ๆ ที่กำาหนด 4) คลิก OK (ตกลง) ปรับระยะห่างระหว่างตัวอักษร ปกติตัวอักษรในแต่ละแบบจะมีระยะห่างระหว่างตัวอักษรที่แน่นอน แต่บางครั้งต้องการจัด ข้อความให้อยู่ในบรรทัดเดียวกัน ทำาได้ดังนี้ 1) เลือกข้อความที่จะปรับระยะหว่างตัวอักษร
2) คลิกขวาตรงข้อความนั้นแล้วเลือก Font (แบบอักษร) หรือเลือก Format (รูปแบบ)>Font (แบบ อักษร)
3) คลิกแท็บ Character Spacing (ระยะห่างตัวอักขระ) 4) ที่ช่อง Spacing (ระยะห่าง) คลิกเลือกประเภทระยะห่าง ดังนี้ • Normal (ปกติ) ระยะปกติเดิมซึ่งเป็นค่าพื้นฐาน • Condensed (บีบ) จะบีบระยะห่างระหว่างตัวอักษรเข้ามาตามระยะที่กำาหนดในช่อง By (ขนาด) ลองกำาหนดค่า จากน้อยไปมาก เช่น 0.2, 0.3 ค่ายิ่งสูงระยะตัวอักษรจะบีบมากขึ้น • Expanded (ขยาย) จะขยายระยะห่างระหว่างตัวอักษรออกตามระยะที่กำาหนดในช่อง By (ขนาด) ลองกำาหนดค่า จากน้อยไปมาก เช่น 1.1, 1.2 ค่ายิ่งสูงระยะตัวอักษรจะห่างมาก ขึ้น 5) คลิกปุ่มคำาสั่ง OK (ตกลง) วิธีใส่สัญลักษณ์ ฟอนต์บางฟอนต์ไม่แสดงเป็นตัวอักษร แต่จะแสดงเป็นรูปภาพหรือสัญลักษณ์ต่าง ๆ แทน เช่น เครื่องหมาย , , หรือแม้แต่ฟังก์ชั่นทางคณิตศาสตร์ เป็นต้น สามารถทำาได้ดังนี้ 1) คลิกตรงตำาแหน่งที่จะแทรกสัญลักษณ์พิเศษ 2) เลือกคำาสั่ง Insert (แทรก) Symbol ( สัญลักษณ์) 3) บนแท็บ Symbols (สัญลักษณ์) คลิกเลือก Font (แบบอักษร) เพื่อแสดงรายชื่อฟอนต์ คลิกเลือก ฟอนต์ที่ต้องการ 4) คลิกเลือกสัญลักษณ์ที่จะใช้ 5) คลิกปุ่ม Insert (แทรก) เพื่อแทรกสัญลักษณ์ที่เลือกไว้ 6) คลิก Close (ปิด)
ตีเส้นกรอบและแรเงา (Border & Shading)
การใส่กรอบหรือสีให้กับย่อหน้าใดนั้น เพื่อให้ย่อหน้านั้นเด่น หรือดูแยกออกมาจากเนื้อหาที่มี เช่น การอธิบายเพิ่มเติม เป็นต้น
คลิกเมาส์ในย่อหน้าที่ต้องการตีกรอบ
1) เลือกคำาสั่ง Format (รูปแบบ)> Borders and Shading (เส้นขอบและแรเงา) 2) คลิกแท็บ Border (เส้นขอบ) เพื่อกำาหนดลักษณะและขนาดของเส้น 3) คลิกแท็บ Shading (แรเงา) เพื่อเลือกสีและลวดลาย 4) OK (ตกลง) การตั้งตำาแหน่ง Tab แท็บ (Tab) คือตำาแหน่งที่เคอร์เซอร์จะย้ายไปอยู่ทันทีที่กดคีย์ Tab คลิกเมาส์เพื่อจัดข้อความเป็น หลาย ๆ คอลัมภ์ ในตำาแหน่งที่ตรงกันพอดีโดยไม่ต้องเคาะวรรค ซึ่งปกติ Word จะตั้งแท็บที่ทุก ๆ ครึ่งนิ้ว หรือ 1.27 cm แต่สามารถกำาหนดตำาแหน่งของแท็บใหม่ได้ และขณะเดียวกันก็เลือกว่าจะให้ข้อความที่ ตำาแหน่งนั้นอยู่ชิดเสมอกับด้านใด 1) คลิกเลือกรูปแบบของแท็บที่มุมซ้ายของไม้บรรทัดให้เป็น Left tab (แท็บซ้าย) ถ้าไม่เห็น ไม้บรรทัดให้เลือก View (มุมมอง) > Ruler (ไม้บรรทัด) 2) คลิกเมาส์บนไม้บรรทัดตรงตำาแหน่งที่จะตั้งแท็บ ข้อความชิดซ้าย ข้อความกึ่งกลาง ข้อความชิดขวา ตำาแหน่งทศนิยมตรงกัน สร้างขีดแนวกั้น
3) ทำาเหมือนขั้น 1 – 2 แต่ให้เลือกรูปแบบแท็บเป็น Center tab (แท็บกึ่งกลาง) 4) ทำาเหมือนขั้นตอนที่ 1-2 แต่ให้เลือกรูปแบบแท็บเป็น Right tab (แท็บขวา) 5) ทำาเหมือนขั้นตอนที่ 1-3 แต่ให้เลือกรูปแบบแท็บเป็น Decimal tab (แท็บจุดทศนิยม) 6) กรอกข้อความ การตั้งแท็บมีประโยชน์ และสามารถทำางานเร็ว และสวยงามขึ้น อาทิเช่น การพิมพ์หนังสือ ราชการ ในช่วงการลงท้ายหนังสือ โดยเลือกรูปแบบแท็บเป็น Center tab (แท็บกึ่งกลาง) คลิกวางลง ตำาแหน่งที่ต้องการ ถ้าต้องการเปลี่ยนตำาแหน่งหรือยกเลิกแท็บที่ตั้งไว้ 1) คลิกเมาส์ตรงตำาแหน่งของแท็บบนไม้บรรทัด คลิกค้างไว้จนเห็นเส้นจาง ๆ 2) คลิกลากเมาส์ไปทางซ้ายหรือขวาบนไม้บรรทัด ไปยังตำาแหน่งใหม่ แล้วปล่อยเมาส์ ถ้าจะลบแท็ บที่ตั้งไว้ ให้คลิกลากเมาส์ออกไปนอกไม้บรรทัดแล้วปล่อยเมาส์ แท็บที่ตั้งไว้จะหายไป การเติมเลขลำาดับ และบูลเลต ข้อความบางอย่างมีลักษณะเป็นรายการ เช่น ขั้นตอน, ลำาดับ, กฎระเบียบ อาจจำาเป็นต้องใส่ เลขลำาดับ หรือบูลเลต 1) คลิกเมาส์ที่ต้องการใส่เลขลำาดับ/แสดงหัวข้อย่อย หรือคลิกลากเมาส์คลุมทุกย่อหน้า ที่ต้องการ 2) คลิกปุ่ม Bullets ถ้าคลิกซ้ำาจะเป็นการยกเลิก
4. การทำางานกับตาราง รู้จักตาราง ตารางประกอบด้วย 2 ส่วน คือ แถว และ คอลัมภ์ จุดที่ตัดกันระหว่างแถวกับคอลัมภ์คือ เซล ซึ่งแต่ละ เซลจะใช้ใส่ข้อความหรือตัวเลข นอกจากนี้ยังอาจใส่ภาพหรือสูตรเพื่อคำานวณจากข้อมูลที่อยู่ในเซลอื่น ๆ ได้เช่น กัน
ใน Word จะมีแถบเครื่องมือ Tables and Borders (ตารางและเส้นขอบ) ซึ่งใช้ทำางาน ตกแต่งสิ่งต่าง ๆ ในตาราง โดยต้องสั่งแสดงแถบเครื่องมือนี้เองด้วยการคลิกที่ปุ่ม Draw Table บนแถบเครื่องมือ Standard (มาตรฐาน) หรือคลิกขวาที่แถบเครื่องมือใด ๆ แล้วคลิกที่ Tables and Borders (ตารางและเส้นขอบ)
การสร้างตารางใน Word ทำาได้ 3 วิธี 1) สามารถสร้างตารางโดยการวาด ซึ่งเหมือนกับการวาดรูป คือใช้เมาส์ขีดลากเพื่อให้ได้ขนาดและ จำานวนเซลในตาราง เวลาวาดให้เริ่มจากการวาดเส้นขอบนอกของตารางเสียก่อน แล้วจึงลาก เส้นในตารางเพื่อแบ่งเป็นแถวหรือคอลัมภ์ 2) สร้างตารางจากปุ่ม Insert Table (แทรกตาราง) ซึ่งอยู่บนแถบเครื่องมือมาตรฐาน เพื่อใช้ เป็นทางลัดสำาหรับสร้างตารางที่มีขนาดเท่า ๆ กันทุกเซลได้อย่างรวดเร็ว 3) สร้างตารางด้วยคำาสั่ง วิธีนี้เหมาะกับตารางที่มีขนาดใหญ่มาก ๆ ซึ่งสามารถระบุจำานวนแถวหรือ คอลัมน์ตามที่ต้องการได้ตั้งแต่แรก และกำาหนดความกว้างได้พร้อมกัน การสร้างตารางด้วยคำาสั่ง 1) คลิกในตำาแหน่งที่จะสร้างตาราง
2) เลือกเมนู Table (ตาราง) >Insert (แทรก) >Table (ตาราง)
3) ระบุจำานวนคอลัมน์ในช่อง Number of Columns (จำานวนคอลัมน์) 4) ระบุจำานวนแถวในช่อง Number of rows (จำานวนแถว)
5) กำาหนดความกว้างของคอลัมน์ โดย
• Fix column width (ความกว้างคอลัมน์คงที่) ระบุความกว้างที่แน่นอนในช่องด้านหลัง ถ้า เป็น Auto (อัตโนมัติ) ก็จะแบ่งความกว้างเท่ากันทุกคอลัมน์
• AutoFit to contents (ปรับพอดีอัตโนมัติกับเนื้อหา) กว้างเท่ากับเนื้อหาในเซล Insert Table
• AutoFit to window (ปรับพอดีอัตโนมัติกับหน้าต่าง) กว้างเท่ากับวินโดว์ของเว็บบราวเซอร์ ถ้าขนาดวินโดว์ของบราวเซอร์เล็กลง ขนาดของตารางก็จะเล็กลงโดยอัตโนมัติ 6) คลิก OK (ตกลง) นอกจากนี้ยังสามารถปรับความกว้างของคอลัมน์ และความสูงของแถวได้อีกด้วย โดยเลื่อน เมาส์ไปยังจุดที่ต้องการปรับขนาด แล้วคลิกลากเมาส์ขึ้นหรือลงเพื่อปรับความกว้างของคอลัมน์ และ ความสูงของแถวตามที่ต้องการ เพิ่มแถวหรือคอลัมน์ การเพิ่มเซล แถว หรือคอลัมน์อาจใช้ปุ่ม Draw Table (วาดตาราง) วาดแบ่งแถวหรือ คอลัมน์ที่มีอยู่เดิมออกเป็น 2 แถวหรือคอลัมน์ เพิ่มแถวทีละแถว เพิ่มทีละหลายแถว 1) คลิกเลือกทั้งแถวให้เท่ากับจำานวนแถวที่จะเพิ่ม 2) คลิกขวาแล้วเลือก Insert Row (แทรกแถว)
• หรือเลือก Table (ตาราง) > Insert (แทรก) > Rows Above (แถวข้างบน) เพื่อเพิ่มแถวเหนือ แถวที่เลือก
• หรือเลือก Table (ตาราง) > Insert (แทรก) > Rows Below (แถวข้างล่าง) เพื่อเพิ่มแถวใต้แถว ที่เลือก
คลิกเมาส์ที่ท้ายแถวนอกตาราง จากนั้นกด Enter เพื่อเพิ่มแถว
กด Enter หรือ Tab ที่ท้ายแถวสุดท้ายเพื่อเพิ่มแถว ต่อจากแถวสุดท้าย
เพิ่มทีละหลายคอลัมน์
1) คลิกเลือกทั้งคอลัมน์ให้เท่ากับจำานวนคอลัมน์ที่จะเพิ่ม 2) คลิกขวาแล้วเลือก Insert Columns (แทรกคอลัมน์)
• หรือเลือก Table (ตาราง) > Insert (แทรก) > Column to the Left (คอลัมน์ทางซ้าย) เพื่อเพิ่ม คอลัมน์ด้านซ้ายของคอลัมน์ที่เลือกไว้
• หรือเลือก Table (ตาราง) > Insert (แทรก) > Column to the Right (คอลัมน์ทางขวา) เพื่อเพิ่ม คอลัมน์ด้านขวาของคอลัมน์ที่เลือกไว้
ลบแถวหรือคอลัมน์
การลบแถวจะเป็นการลบแถวหรือคอลัมน์ของตาราง พร้อมทั้งข้อมูลที่มีอยู่ออกไป 1) คลิกลากเมาส์ที่หัวแถวหรือหัวคอลัมน์เพื่อเลือกแถวหรือคอลัมน์ที่จะลบ
2) คลิกขวา แล้วเลือก Delete Rows (ลบแถว) เพื่อลบแถว หรือ Delete Columns (ลบคอลัมน์) เพื่อ ลบคอลัมน์ แล้วแต่ว่าในขั้นตอนที่ 1 เลือกลบแถวหรือคอลัมน์ ส่วนการลบข้อมูลภายในตาราง ให้เลือกข้อความ เซล หรือเลือกทั้งแถวหรือคอลัมน์ไว้ก่อน แล้วกดปุ่ม Delete ข้อความในเซล แถว หรือคอลัมน์ที่เลือกไว้จะถูกลบไป แต่ตารางยังคงอยู่ รวมเซล และแยกเซล ตาราง มีเครื่องมือสำาหรับการสร้างตารางโดยเฉพาะ คือ ตารางและเส้นขอบ เครื่องมือทุกชนิดที่ แสดงบนหน้าจอ เมื่อนำาตัวชี้เมาส์ชี้ที่เครื่องมือตัวใด จะมีชื่อเครื่องมือตัวนั้น ๆ ปรากฏ
รวมเซลด้วยคำาสั่ง Merge Cells
1) เลือกกลุ่มเซลที่จะรวม 2) คลิกขวาบนเซลที่เลือกไว้ แล้วเลือก Merge Cells (ผสานเซล)การแยกเซลด้วยคำาสั่ง Split Cells 1) คลิกเมาส์ในเซลที่ต้องการแยก 2) คลิกขวาในเซลนั้น แล้วเลือก Split Cells (แยกเซล) 3) ระบุจำานวนคอลัมน์ที่ต้องการแบ่ง ถ้าเป็น 1 หมายถึง ไม่แบ่ง 4) ระบุจำานวนแถวที่ต้องการแบ่ง ถ้าเป็น 1 หมายถึง ไม่แบ่ง 5) คลิก OK (ตกลง) 5. วาดภาพและทำาอักษรประดิษฐ์ นอกจากนำาภาพมาตกแต่งแล้ว อาจใช้เครื่องมือต่าง ๆ ของ Word วาดรูปประกอบ หรือทำาอักษรแบบมี ลวดลายอย่างง่าย ๆ ได้ แถบเครื่องมือวาดรูปและผืนผ้าใบรูปวาด เครื่องมือสำาคัญที่ช่วยในการวาดรูป คือแถบเครื่องมือ Drawing (วาดรูป) ซึ่งปกติจะไม่แสดง ให้สั่งแสดงแถบเครื่องมือนี้เองด้วยคำาสั่ง View (มุมมอง) > Toolbars (เครื่องมือ) และคลิกให้มี เครื่องหมายถูกหน้า Drawing (รูปวาด) หรือคลิกปุ่ม Drawing (รูปวาด) บนแถบเครื่องมือมาตรฐาน (Standard)
เมื่อคลิกปุ่มที่ใช้วาดรูปต่าง ๆ Word จะสร้างกรอบสำาหรับวาดรูป หรือ Drawing Canvas (ผ้าใบสำาหรับรูปวาด) ให้อัตโนมัติ
ผืนผ้าใบรูปวาด (Drawing Canvas)
Drawing Canvas คือพื้นที่สี่เหลี่ยมสำาหรับวาดภาพหลาย ๆ ภาพไว้ภายใน หรือแทรกภาพ กราฟิกอื่น ๆ ลงไปได้ ช่วยให้เคลื่อนย้ายหรือแก้ไขขนาดของทุกภาพภายในพร้อมกัน คล้ายกับการจัด กลุ่มภาพ (group) Word จะสร้าง Drawing Canvas นี้ให้โดยอัตโนมัติ เมื่อสั่งสร้าง AutoShape หรือวาด รูปทรงต่าง ๆ พร้อมกับแสดงแถบเครื่องมือ Drawing Canvas เพื่อใช้ปรับแต่งค่าให้กับผืนผ้าใบรูปวาด เริ่มวาดรูป 1) คลิกปุ่มวาดรูปอย่างใดอย่างหนึ่ง (ถ้าจะวาดรูปนั้นครั้งละหลาย ๆ รูป ก่อนวาดให้ดับเบิลคลิกที่ ปุ่มแทน และวาดไปเรื่อย ๆ จนครบแล้วคลิกซ้ำาเพื่อยกเลิก 2) เมาส์จะเปลี่ยนเป็นรูปเครื่องหมายบวก แล้วคลิกลากเมาส์ตรงตำาแหน่งที่จะวาดรูป • ถ้าต้องการยกเลิกการวาดให้กด Esc • ถ้ากดปุ่ม Shift ค้างไว้ ขณะวาดเส้นตรงหรือเส้นที่มีหัวลูกศร จะได้เส้นตรงที่ทำามุมกับ 0, 15, 30, 45, 60, 75 หรือ 90 องศา ขึ้นกับว่าเส้นนั้นใกล้กับมุมไหนมาก • ถ้ากดปุ่ม Shift ค้างไว้ ขณะวาดรูปวงรี หรือสี่เหลี่ยมผืนผ้า ก็จะได้รูปวงกลมหรือสี่เหลี่ยม จัตุรัสซึ่งมีสมดุลย์กันทั้งสี่ด้าน 3) ปล่อยเมาส์เมื่อได้รูปทรงตามต้องการ
เคลื่อนย้ายรูป 1) เลื่อนเมาส์ไปวางในรูปที่ต้องการเคลื่อนย้าย และคลิกค้างไว้ 2) คลิกลากรูปไปยังตำาแหน่งที่ต้องการ แล้วปล่อยเมาส์ • ถ้ากดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ขณะคลิกลากรูป จะเป็นการก๊อปปี้รูปนั้นเพิ่ม • ถ้าจะย้ายทีละหลายรูป ให้กด Shift ค้างไว้ แล้วใช้เมาส์คลิกเลือกทีละรูปจนครบ หรือ คลิกปุ่ม select Opjects (เลือกวัตถุ) แล้วคลิกลากให้คลุมทุกรูปที่จะย้าย เปลี่ยนขนาดของรูป 1) คลิกเลือกรูปที่จะเปลี่ยนขนาด 2) คลิกลากปุ่มกลมที่ล้อมรอบรูป จนได้ขนาดที่ต้องการจึงปล่อยเมาส์ (ถ้ากดปุ่ม Shift ค้างไว้ขณะ คลิกลากเมาส์ จะได้รูปในสัดส่วนเดิม เติมข้อความในรูปวาด รูปที่วาดไว้ สามารถจะใส่ข้อความลงไปได้ 1) คลิกรูปที่จะใส่ข้อความ 2) คลิกขวา แล้วเลือก Add Text (เพิ่มข้อความ) 3) กรอกข้อความในรูป
หมุนรูปวาด 1) คลิกเมาส์ที่รูป 2) เลื่อนเมาส์ไปวางบนปุ่มเขียว 3) คลิกลากให้ได้มุมที่ต้องการ เมื่อได้ตำาแหน่งที่ต้องการแล้วปล่อยเมาส์ (ถ้ากด Shift ค้างไว้ขณะ คลิกลาก รูปจะหมุนไปทีละ 15 องศา) เปลี่ยนแบบเส้น สีเส้น และหัวลูกศร 1) คลิกเลือกรูปที่ต้องการตกแต่ง 2) คลิกเลือกปุ่มเครื่องมือต่าง ๆ จากแถบเครื่องมือ Drawing (รูปวาด) 3) รายการแบบต่าง ๆ จะถูกแสดงออกมา ให้คลิกเลือกตรงแบบที่ต้องการ