ผลการด าเน นงาน งานธ รการ

(1)

ผลการดําเนินงาน

งานธุรการ

(2)

ผลการดําเนินงานของงานธุรการประจําปการศึกษา 2549/ปงบประมาณ 2549 กองบริการการศึกษามหาวิทยาลัยสงขลานครินทร วิทยาเขตปตตานี ผลการดําเนินงานตามดัชนีชี้วัด (KPIs) ปการศึกษา 2549 มาตรฐาน/ตัวบงชี้ เปาหมาย ผล ผลการประเมิน หมายเหตุ 1. ดําเนินการดานงานธุรการไดรวดเร็ว ถูกตอง ตามระเบียบและมาตรฐาน ที่กําหนด ไมนอยกวา รอยละ 95 95% บรรลุเปาหมาย 2. ดําเนินการจัดประชุมไดครบถวน ตามกระบวนการและมาตรฐานที่ กําหนด ไมนอยกวา รอยละ95 95% บรรลุเปาหมาย 3. ดําเนินการประสานงานดานการ บริหารงานบุคคลถูกตองครบถวน ตามกระบวนการ ไมนอยกวา รอยละ 95 100% บรรลุเปาหมาย 4. ดําเนินการดานงานเลขานุการได ดวยความเรียบรอยถูกตอง ครบถวนตาม กําหนดงาน ไมนอยกวา รอยละ 95 95% บรรลุเปาหมาย 5. ดําเนินการประสานงานดานการเงิน งบประมาณถูกตองครบถวนตาม เวลาที่กําหนด ไมนอยกวา รอยละ 95 รอยละ 95 บรรลุเปาหมาย 6. ดําเนินการประสานงานการจัด กิจกรรมวันเด็กดวยความเรียบรอย ทันตามเวลา ไมนอยกวา รอยละ 95 รอยละ 100 บรรลุเปาหมาย 7. ระดับความพึงพอใจของผูรับบริการ >3.50 3.31 ไมบรรลุ เปาหมาย

(3)

กระบวนการดําเนินงานตามตามภารกิจและวัตถุประสงคตามระบบ PDCA-Par

ผลการประเมิน

หมายเหตุ กระบวนการดําเนินงานตามภารกิจและ วัตถุประสงค

_{2547 2548 2549}

1. มีแผนการปฏิบัติงานประจําปที่กําหนดกิจกรรม ไวอยางชัดเจน

- -

1.0 ป 2546-2547 ไมมีการประเมิน 2 ดําเนินการไดบรรลุตามแผน

_{- -}

0.8 3. มีการประเมินผลความพึงพอใจในการดําเนินงาน

_{- -}

0.8 4. นําผลการประเมินมาปรับปรุงการปฏิบัติงาน

_{- -}

0.8 5. บุคลากรและหนวยงานที่เกี่ยวของมีสวนรวมใน การประเมินและเสนอแนะในการพัฒนางาน

- -

1.0 สรุปผลการประเมินตนเอง

- -

4.4

(4)

รายละเอียดผลการดําเนินการตามดัชนีชี้วัดหลัก (KPIs) 1. งานธุรการ ดําเนินการเกี่ยวกับงานดานธุรการไดรวดเร็วถูกตองตามระเบียบและมาตรฐานที่ กําหนดไดไมต่ํากวารอยละ 95 บรรลุตามเปาหมายที่กําหนดไว 2. งานธุรการ ดําเนินการจัดประชุมไดครบถวนตามกระบวนการและมาตรฐานที่กําหนดไดไม นอยกวารอยละ95% บรรลุตามเปาหมายที่กําหนดไว 3. งานธุรการ ดําเนินการและประสานงานดานการบริหารงานบุคคลไดถูกตอง ครบถวนตาม กระบวนการไดไมนอยกวารอยละ 95 บรรลุตามเปาหมายที่กําหนดไว 4. งานธุรการ ดําเนินการดานงานเลขานุการไดดวยความเรียบรอยถูกตอง ครบถวนตามภารกิจ และกําหนดงานไดไมนอยกวารอยละ 95 บรรลุตามเปาหมายที่กําหนดไว 5. งานธุรการ ดําเนินการและประสานงานดานการเงินงบประมาณถูกตองครบถวนตามเวลาที่ กําหนดไดไมนอยกวารอยละ 95 บรรลุตามเปาหมายที่กําหนดไว 6. งานธุรการ ดําเนินการประสานงานการจัดกิจกรรมวันเด็กดวยความเรียบรอยทันตามเวลาที่ กําหนดไดไมนอยกวารอยละ 95 บรรลุตามเปาหมายที่กําหนดไว 7. มีการสํารวจความพึงพอใจของผูรับบริการ โดยจัดทําแบบสอบถามสํารวจความพึงพอใจของ บุคลากรทุกหนวยงานในสังกัดสํานักงานอธิการบดีพบวาคาเฉลี่ยระดับความพึงพอใจตอการใหบริการทุก ดานและโดยรวมอยูในระดับดี (คาเฉลี่ย 3.31) ซึ่งไมบรรลุตามเปาหมายที่กําหนดไว จากขอมูลและผลการประเมินดังกลาว จะเห็นวางานธุรการกองบริการการศึกษาดําเนินภารกิจได บรรลุตามเปาหมายที่กําหนดเกือบทุกภารกิจ ยกเวนความพึงพอใจของผูรับบริการของงานธุรการยังไม บรรลุตามเปาหมายที่กําหนดกลาวคือ ปจจุบันงานธุรการมีบุคลากรอยูเพียง 2 อัตรา คือ 1. ตําแหนง เจาหนาที่บริหารงานทั่วไป 7 รับผิดชอบในฐานะหัวหนางาน เลขานุการผูอํานวยการกองบริการการศึกษา และรับผิดชอบในฐานะผูปฏิบัติภารกิจงานธุรการประมาณ 90% ของงานทั้งหมด 2. ตําแหนงเจาหนาที่ บริหารงานทั่วไป 3 รับผิดชอบในฐานะเลขานุการรองอธิการบดีฝายวิชาการและวิเทศสัมพันธ วิทยาเขต ปตตานีและชวยภาระงานธุรการประมาณ 10% ดังนั้น จึงทําใหการปฏิบัติงานการใหบริการภายใต ขอจํากัดตามกําลังที่มีอยู และเนื่องจากตําแหนงเจาหนาที่บริหารงานทั่วไป 3 ซึ่งเปนอัตราจางมีอัตราการ เขา-ออกสูง ในรอบ 3 ปที่ผานมามีความถี่ 3 ครั้งหัวหนางานตองรับภาระหนาที่แทนจนกวาจะไดมีผูผาน การคัดเลือกเขามาใหม ซึ่งจะตองใชระยะเวลาตามกระบวนการคัดเลือกและตองใชเวลาในการเรียนรูงาน และสอนงานในชวงเริ่มตน จึงสงผลทําใหระดับความพึงพอใจของผูรับบริการของงานธุรการไมบรรลุตาม เปาหมายที่กําหนดไว จากปญหาดังกลาว ไดมีการประชุมปรึกษาหารือระหวางผูบริหารและหัวหนางานภายในกอง บริการการศึกษา เพื่อหาแนวทางการแกปญหา โดยการปรับโครงสรางระบบงานธุรการเปนแบบรวมศูนย

(5)

โดยดําเนินการรวมภารกิจธุรการของทุกงานและผูปฏิบัติงาน ซึ่งเริ่มทดลองการปฏิบัติงานตั้งแตเดือน มกราคม 2550 – เมษายน 2550 ผลการทดลองการปฏิบัติงานพบวาหนวยงานที่ถูกดึงเจาหนาที่มาไวที่ สวนกลางมีอัตรากําลังไมเพียงพอ ไดมีการประชุมหัวหนางานเพื่อแกปญหาปรับระบบการทํางาน โดยให เจาหนาที่ธุรการที่มาปฏิบัติงานที่กองบริการการศึกษา ไปปฏิบัติงาน ณ หนวยงานเดิมแตระบบเอกสารยัง เปนแบบรวมศูนยโดยเจาหนาที่ธุรการแตละงานรับผิดชอบในภาระงานนั้นๆ ในสวนของการดําเนินการประสานงานการจัดกิจกรรมวันเด็กแหงชาติ ไดเชิญทุกคณะ/ หนวยงานประชุมปรึกษาหารือการเตรียมการจัดกิจกรรมโดยแตงตั้งคณะดําเนินการประกอบดวยผูบริหาร และเจาหนาที่ที่เกี่ยวของของแตละคณะ/หนวยงานเปนคณะกรรมการและไดมีการประเมินผลการจัด กิจกรรมในภาพรวมจากผลการประเมินโดยรวมอยูในระดับดี จุดออน 1. เจาหนาที่ธุรการทุกงานในกองบริการการศึกษาเปนอัตราจาง มีอัตราการเขาออกสูง สงผล กระทบตอการปฏิบัติงานดานธุรการ 2. หัวหนางานหรือผูที่ทําหนาที่ในการสอนงานและตองรับหนาที่ในการทํางานแทนทําใหไม สามารถปฏิบัติงานไดอยางมีประสิทธิภาพ จุดแข็ง 1. บุคลากรมีความรูความสารถในภารกิจที่รับผิดชอบ ปจจัยคุกคาม - กลยุทธ/แผนพัฒนา มหาวิทยาลัยควรจัดสรรอัตรา เพื่อเปนขวัญและกําลังใจและเพิ่มความมั่นใจความมั่นคงในหนาที่ การงาน เพื่อลดอัตราการเขาออกที่สงผลกระทบตอการปฏิบัติงาน

(6)

เอกสารสนับสนุนการดําเนินงานดานงานธุรการ กองบริการการศึกษา เลขที่ของเอกสาร ชื่อเอกสาร (1) 1. แผนปฏิบัติงานประจําป 2549 (2) 2. รายงานการประชุมกองบริการการศึกษาครั้งที่ 4/2549 (3) 3. รายงานการประชุมกองบริการการศึกษาครั้งที่ 5 (1/2550) (4) 4. มติที่ประชุมกองบริการการศึกษาครั้งที่ 5 (1/2550) (5) 5. คําสั่งคณะกรรมการดําเนินการจัดกิจกรรมวันเด็กแหงชาติ ป 2549 (6) 6. ผลการประเมินการจัดกิจกรรมวันเด็กแหงชาติป 2549