ความส าค ญและความหมายของงานสารบรรณ

ความสําคัญและความหมายของงานสารบรรณ ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ใหความหมาย ของงานสารบรรณวา เปนงานที่เกี่ยวกับ การบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแตการจัดทํา การรับ การสง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทําลาย มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (2526 : 210) ไดสรุปวา ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 มีสาระสําคัญของงานสารบรรณ 4 สวน คือ สวนที่ 1 ชนิดและแบบหนังสือราชการ ซึ่งมีอยู 6 ชนิดคือ หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตราแทน การลงชื่อ หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ และหนังสือที่เจาหนาที่ทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการ สวนที่ 2 การรับและสงหนังสือ ศึกษาไดจากแนวปฏิบัติและขั้นตอนในการรับ การสง หนังสือ และการจัดทํา ทะเบียนรับสงหนังสือ สวนที่ 3 การเก็บรักษา ยืม และทําลายหนังสือราชการ วาดวยการเก็บหนังสือในระหวางปฏิบัติเสร็จแลว การปฏิบัติ ในการยืมและการทําลายหนังสือ สวนที่ 4 มาตรฐาน ตรา แบบพิมพ และซอง วาดวยรูปแบบและขนาดของแบบพิมพเอกสารและวัสดุอื่น ๆ ที่ เกี่ยวของกับงานสารบรรณ เชน ขนาดตราครุฑ ทะเบียนและบัตรตาง ๆ ของหนังสือราชการ เปนตน หลักในการปฏิบัติเกี่ยวกับงานสารบรรณ เจริญ ไวรวัจนกุล (2523 : 95) เสนอแนะวา ผูบริหารควรมีความรูเบื้องตนเกี่ยวกับงานสารบรรณ คือ 1. ความรูเรื่องระเบียบงานสารบรรณของสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 2. ความรูเรื่องรหัส อักษรยอประจําหนวยงานตาง ๆ 3. ความรูเรื่องธรรมชาติของหนังสือราชการคือ ระบบการนําเสนอหนังสือ 4. ความรูเรื่องโครงสรางหนวยงานภายใน สามารถเกษียนหนังสือเสนอใหหนวยงานรับผิดชอบไดถูกตอง สุรพันธ ยันตทอง (2526 : 207) กลาวไววา ผูทําหนาที่เกี่ยวกับงานสารบรรณ ตองมีความรับผิดชอบในดานตาง ๆ คือ 1. โตตอบ เก็บ รับ สงหนังสือราชการและองคการที่เกี่ยวของกับโรงเรียน ทําบัญชีรับ – สง เก็บใหเรียบรอย ออก เลขที่หนังสือตาง ๆ ใหเปนระเบียบ 2. ทํารายงานการศึกษาตาง ๆ กรอกแบบสํารวจที่เกี่ยวของซึ่งอาจจะมีมาเสมอ 3. ตรวจสอบเวลาปฏิบัติราชการของครูและคนงาน 4. เสนอความคิดเห็นใหฝายบริหารไดปฏิบัติ/ติดตอกับหนวยงานอื่นในสายงานของตน 5. ทําหนาที่ดานการแจงขาว ขอสนเทศตาง ๆ ที่เกี่ยวกับครู อาจารยในโรงเรียนใหคณะครูไดรับทราบ 6. เปนผูพิมพและเผยแพรคําสั่ง โฆษณา แจงความตาง ๆ ของโรงเรียน 7. เปนศูนยกลางของการติดตอที่ผานไปยังครูใหญ และจากครูใหญไปสูครู-อาจารย นักเรียน และคนงานภารโรง

หวน พินธุพันธ (2528 : 60 – 61) สรุปวา การที่จะใหงานสารบรรณดําเนินไปดวยดีมีประสิทธิภาพ จําเปนที่ผูทํา หนาที่เกี่ยวกับงานสารบรรณจะตองมีความรูความสามารถ ดังนี้ 1. ตองรูระเบียบงานสารบรรณและตองตั้งใจปฏิบัติตามระเบียบและชวยแกไขดัดแปลงใหดียิ่งขึ้น และตองมี เครื่องมือ เครื่องใชสําหรับงานสารบรรณใหเพียงพอดวยก็จะดีมาก 2. ตองรูงานธุรการ เชน การติดตอ โตตอบ ประสานงาน รูจักกาลเทศะ รูจักหนักเบา ต่ําสูง มีความแคลวคลองวองไว เพื่อใหเกิดผลดีแกการงานและเปนที่พอใจแกทุกฝายที่รวมดวย 3. ตองมีความรูภาษาไทยดี รูจักตัวสะกดการันต วรรคตอน แมนยําศัพท และคําแปลในปทานุกรม หรือพจนานุกรม ยิ่งมีความรูภาษาตางประเทศดวยยิ่งดี และรูหลายภาษายิ่งดีมากตองมีความละเอียดลออ รอบคอบ สุขุม และรวดเร็ว ถา จะเขียนหนังสือตองเขียนใหสั้นที่สุดแตไดความมากที่สุด 4. ผูเปนหัวหนางานสารบรรณตองสอดสองผูอยูใตบังคับบัญชาใหมีงานทํา คือ รูจักปอนงานอยางใหวางไดมากนัก ทุกคนควรจะไดมีงานทํา 5. ตองจัดระเบียบงานหนังสือใหเรียบรอย อยาปลอยปละละเลยหรือทอดทิ้งไวเพราะจะทําทําใหงานหนังสือเหลานั้น ยุงเหยิง สลับซับซอน ทับถม เกะกะคนหายากและเปนเหตุใหเสียเวลาคนหา หรือไมทันความตองการ งานสารบรรณเปนงานที่เกี่ยวของกับหนังสือราชการประเภทตางๆ ซึ่งระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยงาน สารบรรณ พ.ศ. 2526 ไดแบงหนังสือไว 6 ชนิด คือ 1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธีโดยใชกระดาษตราครุฑเปนหนังสือติดตอระหวางสวน ราชการ หรือสวนราชการมีไปถึงหนวยงานอื่นใด ซึ่งมิใชสวนราชการหรือที่มีถึงบุคคลภายนอก 2. หนังสือภายใน คือ หนังสือติดตอราชการ ติดตอภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือจังหวัดเดียวกัน ใชกระดาษ บันทึกขอความ 3. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือใชประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให หัวหนาสวนราชการระดับกองหรือผูที่ไดรับมอบหมายจากหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไป เปนผูรับผิดชอบลง ชื่อยอกํากับตรา 4. หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด ไดแก คําสั่ง ระเบียบ และขอบังคับ 5. หนังสือประชาสัมพันธ มี 3 ชนิด คือ ประกาศ แถลงการณ และขาว 6. หนังสือที่เจาหนาที่ทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการคือ หนังสือที่ทางราชการทําขึ้นนอกเหนือจากขอ 1- 5 หรือหนังสือที่หนวยงานอื่นใด ซึ่งมิใชสวนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงสวนราชการ และสวนราชการรับไวเปน หลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึกและหนังสืออื่น ๆ หนังสือที่ตองปฏิบัติใหเร็วกวาปกติคือ 1. ดวนที่สุด เปนหนังสือที่ตองปฏิบัติทันทีที่ไดรับหนังสือนั้น 2. ดวนมาก เปนหนังสือที่ตองปฏิบัติโดยเร็ว 3. ดวน เปนหนังสือที่ตองปฏิบัติเร็วกวาปกติ เทาที่จะทําได

การรับ-สงหนังสือ 1. การรับหนังสือ ใหเจาหนาที่ของหนวยงานสารบรรณกลางปฏิบัติโดยจัดลําดับความสําคัญ ความเรงดวนของ หนังสือ ใหผูเปดซองตรวจเอกสาร หากไมถูกตองใหติดตอสวนราชการเจาของเรื่อง 2. การสงหนังสือ ใหเจาของเรื่องตรวจสอบความเรียบรอยของหนังสือ รวมทั้งสิ่งที่สงไปดวยใหครบถวน แลวสง เรื่องใหเจาหนาที่งานสารบรรณกลางเพื่อสงออก การเก็บรักษายืมและทําลายหนังสือ 1. การเก็บรักษา แบงออกเปนการเก็บระหวางปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแลวและการเก็บไวเพื่อใชในการ ตรวจสอบ 2. การยืม ผูยืมตองแจงใหทราบวาเรื่องที่ยืมนําไปใชในราชการใดและตองปฏิบัติ ดังนี้ การยืมระหวางสวนราชการ ผูยืมและผูอนุญาตตองเปนหัวหนาสวนราชการตั้งแตกองขึ้นไป การยืมภายในสวนราชการเดียวกัน ผูยืมและผูอนุญาตตองเปนหัวหนาสวนราชการระดับแผนกขึ้นไป หรือผูที่ ไดรับมอบหมาย 3. การทําลาย ภายใน 60 วัน หลังจากสิ้นปปฏิทิน ใหเจาหนาที่ผูรับผิดชอบสํารวจหนังสือที่ครบอายุการเก็บ หนังสือนั้นในปนั้น แลวจัดทําบัญชีหนังสือขออนุญาตทําลายเสนอตอหัวหนาสวนราชการระดับกรม เพื่อพิจารณา แตงตั้งกรรมการทําลายหนังสือ จากความหมาย ขอบขาย และหลักในการปฏิบัติของงานสารบรรณที่กลาวมานั้นสรุปไดวา การบริหารงานสารบรรณ ของผูบริหารโรงเรียน หมายถึงงานที่ทําเกี่ยวกับหนังสือราชการโดยยึดระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสาร บรรณ พ.ศ.2526 เปนหลักในการปฏิบัติ แนวทางการเก็บเอกสารที่ดี 1. ถาเปนคําสั่งเปนบันทึกตาง ๆ ก็จะมีพิมพชื่อ เรียน วันที่ที่ออก เรื่องเก็บไวเปนพัน ๆ เรื่องไวในเครื่องเวลา จะเพิ่มเรื่องพิมพใหมหัวขอใกลเคียงกันแลวก็คนจากคอมพิวเตอรไปเจอมาก็เปลี่ยนวันที่ เปลี่ยนหัวขอ เปลี่ยนคนลง นามก็นํามาใชได พิมพเรียกดานตนแบบเปนเทมเพล็กของเอกสารตาง ๆ 2. การเก็บเปนเอกสารสวนใหญก็จะเก็บใสแฟมแลวก็ไปเรียงไวในหองเก็บเอกสาร และเอกสารลับไมคอยมี เดี๋ยวนี้นอยเพราะวาโปรงใส ปจจุบันลักษณะขอมูลเอกสารประชาชนสามารถเขาถึงขอมูลไดทุกขอมูล แมแตการ สอบของมหาวิทยาลัยเดี๋ยวนี้ถานักศึกษาจะมาขอดูก็ตองใหเขาดู เพราะมีพระราชบัญญัติขอมูลขาวสารหนวยงาน ตองปฏิบัติตามระเบียบ

ระยะเวลาของการเก็บเอกสาร เอกสารทั่วไปจะเวลาเก็บ 1 ป มาตรฐาน แตถาเปนเอกสารลับพอปฏิบัติภารกิจแลวเสร็จก็ไมลับแลว ทิ้งได เชน งานพระราชทานปริญญาบัตร ลับที่สุดก็จะมีออกประมาณ 200 ฉบับ ถึงทุกคนที่ทําหนาที่เกี่ยวของ เชน งาน รักษาความปลอดภัย งานอารักขา ชั้นความลับทั้งหลายจก็จะหมดไปแมจะเปบลับที่สุดก็ตามมีระยะเวลาในตัวอยู เชน การเลื่อนขั้นชวงของการเลื่อนขั้นเงินเดือน เดือนเมษายนตอนที่ยังไมเปดเผยยังไมผานที่ประชุม กพอ. ก็ยังเปน ลับอยูพอประกาศผลออกมาแลวทุกอยางก็ไมลับสามารถขอดูได คะแนนไดเทาไรประเมินยังไง สิ่งนี้ก็เพื่อการ ทักทวงก็ไมเปนความลับ สวนใหญเอกสารจะลับเฉพาะกอนปฏิบัติพอปฏิบัติเสร็จแลวก็เปดเผยไดการใชภาษาใน งานสารบรรณภาษาราชการไมใชภาษาพูดที่ใชพูด ๆ กันแมแตการรายงานการประชุมก็มีรูปแบบและวิธีการเขียนที่ เปนทางการ ซึ่งมีแบบฟอรมแลวก็มีหนังสือที่เขียนเกี่ยวกับเรื่องการดําเนินการทางดานนี้การเขียนหนังสือราชการก็ โดยสํานักงาน กพ. ออกมาหลายเลม ทานประวี ณ นคร ก็เขียนมาไวหลายเลมเหมือนกันที่เกี่ยวกับขอแนะนําในการ บริหารจัดการทางดานการเขียนหนังสือ การแนะนําการขึ้นตน การลงทาย และก็ขอความในชวงวรรค ชวงตอนใน แตละวรรคเขาก็มี มีตัวอยางใหวาแบบไหนควรใช ไมควรใช ใชศัพทไมถูก การขึ้นตนราชาศัพทหรือวาถึงพระสงฆ คําขึ้นตนลงทายตามสมณศักดิ์ก็ไมเหมือนกัน ตองมีความระมัดระวังและก็คนที่ทํางานตรงนี้ตองมีความรอบรู สํานักงานสวนใหญจะมีพจนานุกรมเลมใหญ ๆ และคูมือการเขียนไวใหตรวจสอบโดยเฉพาะหัวหนางาน อํานวยงานที่มีหนาที่ดูตรวจเอกสารจะตองมีคูมือทางดานพจนานุกรมไวดูดวยวาพิมพมาถูกตองไหม แลวก็มี ระเบียบงานสารบรรณ26 คําขึ้นตนลงทายถูกไหม ประโยชนของงานสารบรรณ 1. เอกสารมีการเขาถึงขอมูลไดหลายประเภท เชน เอกสารลับมาก เอกสารปกปด เอกสารลับที่สุด อันนี้ก็เปน เอกสารที่จะตองมีการเก็บไวอยางดี ก็แตละหนวยงานเขาจะตั้งเจาหนาที่เอกสารลับประจําหนวยงานมีการจัดเก็บ 2. ปจจุบันการจัดเก็บของอิเล็กทรอนิกสกาวหนาการขโมยขอมูลกันผานอิเล็กทรอนิกสหรือวาไปเก็บไวใน คอมพิวเตอรก็อาจจะมีปญหา 3. เอกสารที่ดีมีกระบวนการเก็บที่ดีก็ตองมีการแบงออกเปน เชน การวางแผน การกําหนดโครงสรางของ เอกสาร กําหนดโครงสรางอายุ การออกแบบการเก็บ มีการกําหนดไว มีการเก็บรักษาก็ตองไปเก็บของก็มีจัดเปน หองเก็บมีชั้นเก็บมีกลองใสแลวก็มีเขียนลายละเอียดแปะหนากลองแลวก็มีใหรหัสเปนเลขไวเมื่อวันที่เทาไร ของ หนวยงานไหนแลวก็มีการควบคุมในลักษณะนี้ มีการใหรหัสไวจะไดสามารถนําออกมาเพื่อการทําลายไดถูกตอง เมื่อครบอายุแลวจะจัดเปนโซน ๆ สิ่งนี้คือการบริหารงานเอกสาร ขอควรระวังสําหรับการทํางานสารบรรณ เจาหนาที่ที่รับผิดชอบเกี่ยวกับงานสารบรรณตองมีความละเอียดรอบคอบในการทํางาน ถาไดคนที่เผอเรอ บอย ๆ ลงเลขผิดรับผิด ปอนขอมูลผิดก็จะเกิดความเสียหายกับการทํางาน สิ่งเหลานี้ก็เปนกระบวนการที่จะตองมี การดูแลรักษาอยางดีตองไดคนที่มีบุคลิกลักษณะมีความรู หรือมีความชํานาญ มีไหวพริบในการแกปญหา

เฉพาะหนาในการทํางาน เชน บางครั้งเจาหนาที่เก็บเอกสารสําเนาไวก็หาตัวสําเนานั้นไมพบ ปจจุบันเกิดจากคิดวา บันทึกในไวไฟลคอมพิวเตอรที่เซฟลงในเครื่องไมวาจะเปนไดรฟซี หรือไดรฟดีและคิดวาไมมีปญหา เนื่องจากทํา แตตนฉบับไวเพียงแผนเดียวสงออกไปหนวยงานเปาหมาย แตพอกลับมาตรวจสอบอีกทีไฟลที่เขาเซฟไวใน โฟลเดอรไวอยางดีแลว ปรากฎวาเปนเอมตี้ โฟลเดอรงานหายไปก็ไมมีทางที่จะไปกูคืน ดังนั้นการแกปญหาตอง ติดตอหนวยงานที่สงไปแลวขอสําเนาคืนวาจะไปเก็บไวเปนตนฉบับ ความหมายของงานสารบรรณก็คือวา เปนขั้นตอนของการเกี่ยวกับเริ่มตั้งแตการผลิตการจัดทํา พิจารณา คิด ราง เขียน ตรวจราง พิมพ ทาน ทําสําเนา นําเสนอ แลวก็สง การสงหมายถึงวาตรวจสอบ ลงทะเบียน ลงวันที่ บรรจุ ซอง แลวก็นําสง นําสงหลายวิธี สงทางไปรษณีย เปนตน ตอไปก็เสนอไปตามขั้นตอนแลวพอวินิจฉัยจากผูมีอํานาจ ทางบริหารงานหนวยงานนั้นก็กลับมาแจกจายไปสูการปฏิบัติในที่สุดก็จัดเก็บรักษา สุดทายพอครบอายุก็ทําลาย