Document Management in the List View

Document Management in the List 

View 

I want to manage my documents inside folders. I also 

want to manage my folders within the Quest List View 

o different folder. 

and copy or move documents t

 

Module Background: 

Quest Log Homes Storyline: 

Alison Arroyo, a QLH Sales Person from the East Region has been charged to manage Sales  Documents for the East Region.     Alison has an existing process in place that she uses to help her create Sales Documents. The  process contains three steps: Create the Document Template, Update the Document and  Release it.     To manage this process, Alison has created a Document Library named: Sales that contains three  Folders: 01 ‐ Templates, 02 ‐ Drafts and 03 ‐Releases. When the document is ready for Release it  is copied from the: "03 ‐ Releases" folder to the: "Sales Documents for Release" Document  Library. 

Existing Problem: 

Alison is very satisfied with the Sales Document Management process in place. However, she is  not happy with the manual steps required to copy a Document ready to Release into the "Sales  Documents for Release" Document Library".    The copying process involves copying the Sales Release Document in an Explorer View to the  clipboard and pasting the same document in the "Sales Documents for Release" Document  Library in Explorer View.     While this process works, because of the many manual steps involved, it is open to errors. Alison  would like to simplify this process. 

Solution provided by the QDS WebParts: 

The answer to Alison's problem comes in the form of the Quest List View WebPart.  

By using the Quest List View WebPart with the Source and Destination Document Libraries, the  ser can select the Document(s) to copy or move from the source Document Library folders.  u   The Quest List View WebPart simplifies the process by eliminating the multiple steps involved  lorer View.  when copying Documents through the Exp

 

Module Lessons: 

How Do Folders Work in the List View? 

Microsoft SharePoint 2003 includes the ability to create folders within document libraries.  Microsoft SharePoint 2007 expands this further by enabling the user to create folders within  SharePoint lists as well. However, the majority of times the folder functionality is used in  document libraries.    Users can configure the Quest List View to display folders in the lists or libraries that are being  displayed in the list view. This opens up the folder panel which can be used to manage the  folders within the lists or libraries. The items in the selected folder are shown in grid underneath  the folder panel. The folders can also be expanded which displays any sub‐folders. Folders can  also be created under the currently selected folder and the current folder can be deleted as  well.    

Applying CAML Filter to Folders 

Besides the ability to filter the list items, the Quest List View also gives you the ability to filter  the folders that are displayed in the folder panel. SharePoint 2007 gives you the ability to apply  metadata on folders and there are many organizations who take advantage of this capability. If  you maintain a good metadata on your folders, then the ability to filter the folders will be very  useful for you. For example, you may categorize your folder using Category field. You can apply  the filter for your folders so that only folders with specific category appear in the folder panel. 

Using the Quest List View to Move and Copy Documents 

The Quest List View WebPart contains the ability to copy or move a document to another folder  or another library. This is demonstrated in table 1 below.    Note: Moving or copying action only works for documents in a document library. This capability  does not work for list items in regular SharePoint list. 

        Table 1: Moving/Copying documents from source to destination     

Module Labs:       

 



 

Lab Setup: 

Starting Location:  http://www.questloghomes.com/sites/qds_training Starting Module:  08– Module 08 – Document Management in Quest List View  QLH Employee:   Adam Anderson   Username:    LITWAREINC\SPAdmin  Password:     pass@word1 

Lab 1: Managing Folders Using the List View WebPart 

1. Click on the Manage Sales Document Libraries Folders WebPart Menu  2. Click Configure 

3. Click Edit button of the Viewed Lists section  4. Check the checkboxes for: 

a. Sales 

b. Sales Documents for Release  5. Click OK button 

6. Click Save button 

7. Click the Edit button of the Display Fields section  8. Check the following checkboxes: 

a. Name  b. Title  c. ID 

9. Click the Save Button 

10. Click the Toolbar Appearance Tab  11. Check the Show Folders CheckBox  12. Click OK Button       

Lab 2: Showing Folders in Explorer View with the List View 

WebPart 

1. Click the Actions Toolbar Button  2. Click Show Folders 

 

 

Lab 3: Hiding Folders in Explorer View with the List View WebPart 

1. Click the Close button at the bottom of the Explorer View   

 

Lab 4: Showing the Folder Panel on page load 

2. Click Configure 

3. Click the Folder Tree Appearance tab 

4. Check the Show Folder Tree on Page Load checkbox  5. Click OK 

 

Lab 5: Creating a Folder Using the List View WebPart 

1. Click the Actions Toolbar Button  2. Click Show Folders 

3. Hover over the folder node where the subfolder will be created  4. Right click the node 

5. Click New Folder 

6. Create a folder titled Q3 Sales Numbers  7. Click the Actions Toolbar Button  8. Click Show Folder  9. Expand the node where the subfolder was created     

Lab 6: Deleting a Folder Using the List View WebPart 

1. Hover over the folder node to be deleted  2. Right click the node  3. Click Delete     

Lab 7: Moving and Copying a Document using the List View 

WebPart 

1. Click on the Manage Sales Document Libraries Folders WebPart Menu  2. Click Configure 

3. Click the Toolbar Appearance Tab  4. Check the Show Copy/Move Button  5. Click OK button  6. Click the folder node where the document is located: Sales/ 01 – Templates  7. Click on the Document to be copied ( it should turn into a light dark grey background )       

8. Click the Actions Toolbar Button  9. Click Copy/Move 

10. Choose the action: Copy or Move 

11. Check the Overwrite existing files checkbox if required  12. Select Target Folder: Sales Documents for Release  13. Click Go button 

14. Click OK Button   

   

15. Click the Actions Toolbar Button  16. Click the Show Folders Button 

Folder

 

Lab 8: Setting Up CAML Filter for Folders 

In this exercise, we will setup a CAML filter for the folders. We will setup the CAML filter so that  only the folder that contains the word sales will show up in the folder panel. 

1. Click on the Manage Sales Document Libraries Folders WebPart Menu  2. Click Configure  3. Scroll down to the CAML Filter for Folders property and click the Edit button  4. Click Add Condition  5. Select Name in the Field Name dropdown  6. Select Contains in the Operator dropdown  7. Enter sales for the Value  8. Click Save  9. Click OK 

10. Expand the Sales document library and notice that only the folder that contains the  word sales appear in the folder panel