Nejc ˇ
Cibej
Analiza uspeˇ
snosti uporabe ERP v
podjetju
DIPLOMSKO DELOUNIVERZITETNI ˇSTUDIJSKI PROGRAM PRVE STOPNJE
RA ˇCUNALNIˇSTVO IN INFORMATIKA
Mentor
: doc. dr. Tomaˇz Hovelja
koriˇsˇcenje rezultatov diplomske naloge je potrebno pisno privoljenje avtorja, Fakultete za raˇcunalniˇstvo in informatiko ter mentorja.
Tematika naloge: ˇ
Student naj v delu preuˇci literature o uspeˇsnosti uporabe ERP sistemov v podjetjih. Na njeni podlagi naj oblikuje model za analizo uspeˇsnosti upo-rabe ERP v podjetju. Nato naj model preizkusi z izvedbo ˇstudije primera. Rezultate svojega modela naj predstavi vodstvu podjetja in pridobi njihovo mnenje o koristnosti razvitega modela.
ostalim, ki so mi nudili spodbudo in nasvete. Zahvaljujem se tudi zaposlenim v podjetju Lindab IMP Klima, ki so sodelovali v moji raziskavi. Posebna zahvala pa gre mentorju Tomaˇzu, ki mi je pri izdelavi diplomske naloge s svojo strokovno pomoˇcjo, napotki in spodbudo neizmerno pomagal.
Povzetek Abstract
1 Uvod 1
2 Pregled literature 3
2.1 DeLone and McLean model za uspeh informacijskega sistema . 3
2.2 Atkinsonov model kriterijev uspeˇsnosti projektov . . . 7
2.3 Izboljˇsanje vrednotenja metodologij razvoja programske opreme 10 2.4 Interakcijski model za informacijsko tehnologijo . . . 13
2.5 Implementacije ERP . . . 17
2.6 Kritiˇcni dejavniki uspeha informacijskega sistema . . . 20
3 Oblikovanje modela za analizo funkcionalnosti informacijskega sistema v podjetju 23 3.1 Oblikovanje modela . . . 24
3.2 Uporaba modela v praksi . . . 31
4 ˇStudija primera 33 4.1 Informacije pred izvedbo raziskave . . . 33
4.2 Prilagoditev modela . . . 39
4.3 Rezultati . . . 42
4.4 Analiza rezultatov . . . 46
ERP Enterprise Resource Planning Celovite programske reˇsitve
IS Information System Informacijski sistem
MRPO Software Development Metho-dology
Metodologija razvoja pro-gramske opreme
Naslov: Analiza uspeˇsnosti uporabe ERP v podjetju
Avtor: Nejc ˇCibej
ERP sistemi so kljuˇcnega pomena za uˇcinkovito obdelovanje vsakodnevnih poslovnih aktivnosti vseh veˇcjih podjetij. Zaradi kompleksnosti implemen-tacij, velike koliˇcine podatkov in teˇzavnega vzdrˇzevanja pogosto prihaja do neizkoriˇsˇcene ali napaˇcne rabe sistema. Probleme in pomankljivosti v pove-zavi s tem sistemom bi se lahko reˇsilo s pomoˇcjo analize uspeˇsnosti uporabe ERP v podjetju.
V raziskavi sem v prvi fazi preuˇcil obstojeˇco literaturo. V drugi fazi sem na podlagi pridobljenih informacij izdelal model za analizo funkcionalnosti informacijskega sistema v podjetju. Predlagani model sem uporabil in testiral v podjetju Lindab in ugotovljene rezultate predstavil vodstvu podjetja.
Cilji moje diplomske raziskave so bili uspeˇsno izvedeni in doseˇzeni. Z upo-rabo predlaganega modela sem izboljˇsal delovanje ERP sistema v podjetju Lindab in s tem hkrati prispeval k optimizaciji pri poslovanju podjetja.
Kljuˇcne besede: ERP, informacijski sistem, analiza, ovrednotenje, uspeˇsnost, uˇcinkovitost, podjetje.
Title: Analysis of success of ERP use in an enterprise
Author: Nejc ˇCibej
ERP Systems are essential for efficient everyday processsing activities of mod-ern enterprises. Due to the complex implementation and difficult upkeep, the system is usually not fully utilized or can even be used incorrectly. These issues can be tackled by conducting an analysis of success of ERP use in the enterprise.
To learn more about how to conduct such an analysis I first studied the relevant literature. Using the aquired Information I created a Model for Functionality Analysis of Information System of an Enterprise. The intro-duced model was used and tested within the Company Lindab. The results were presented to the Management.
The Goal of my research was achieved and successfully fulfilled. With the use of my suggested Model I improved the Lindab ERP system and contributed to the overall business optimization of the enterprise.
Keywords: ERP, Information System, Analysis, Evaluation, Success, Busi-ness, Enterprise.
Uvod
Celovite programske reˇsitve [6] (angl. ERP - Enterprise Resource Planning) po svetu uporabljajo vsa uveljavljena podjetja. To so nabori programskih sis-temov, ki zdruˇzujejo vse funkcije doloˇcenega podjetja (proizvodnja, finance, logistika itd.) [6]. Ta sistem zaposleni uporabljajo vsakodnevno. Zaradi tega imajo pogosto najboljˇso predstavo in ideje, kako bi lahko doloˇcene funkcije v sistemu z doloˇcenimi izboljˇsavami delovale hitreje in uˇcinkovitejˇse [5]. Pod-jetju je lahko pridobitev in analiza takih informacij zelo koristna [34]. Ti podatki so lahko osnova za nadgradnjo in optimizacijo ERP sistema. S tem izboljˇsamo delovanje poslovnih procesov ter poslediˇcno zadovoljstvo uporab-nikov [4]. To je bil tudi bistveni razlog, da sem za diplomsko nalogo sprejel tako temo. Analiza pridobljenih podatkov bi sluˇzila kot pomoˇc pri optimi-zaciji informacijskega sistema v doloˇcenem podjetju. Hkrati upam, da bo model sluˇzil tudi kot prispevek k napredku znanosti.
Izdelava diplomske naloge je imela tri cilje. Prvi cilj je bil, da se s pomoˇcjo informacij iz pregledane literature ustvari model za analizo funkcionalnosti ERP sistemov. Ti so si med seboj lahko zelo razliˇcni. Zaradi tega je po-membna lastnost tega modela tudi, da je tem sistemom prilagodljiv.
Naslednji cilj je bil, da se model preizkusi v praksi. Sledila je prei-skava ERP sistema Infor Worktop v podjetju Lindab. S pomoˇcjo modela je bilo z uporabniki izvedeno anketiranje in izvedeni pogovori o morebitnih izboljˇsavah ali dodatnih funkcijah. Cilj je bil, da se z analizo pridoblje-nih podatkov preuˇci, izboljˇsanja katerih funkcionalnosti bi najbolj pripomo-gla k boljˇsemu delovanju ERP sistema. Pri tem je bila glede na njihovo uˇcinkovitost in kompleksnost realizicije potrebna tudi diskusija z vodstvom informatike.
Konˇcen cilj je da se skupaj z vodstvom ugotovi, katere funkcionalnosti se bodo v ERP sistem implementirale. Izpostavljene so bile tiste implementacije in izboljˇsave, ki bi s ˇcim manjˇsim ˇstevilom virov prinesle bolj uˇcinkovito delovanje podjetja.
Pregled literature
Pri pregledu literature je bil fokus na ˇclankih, ki so se osredotoˇcali na ocenje-vanje informacijskih sistemov podjetij. Pregledani ˇclanki so za ocenjevanja ERP sistemov uporabljali razliˇcne kriterije ocenjevanja. Med njimi so bili hi-trost in uˇcinkovitost ERP sistema, njegova kvaliteta informacij, zadovoljstvo njegovih uporabnikov, izkoriˇsˇcenost in podobni.
V ˇclankih se je pogosto navajalo, da lahko spremembe in izboljˇsave po-sameznih kriterijev vplivajo na celotno delovanje ERP sistema, kar se nepo-sredno izraˇza v rezultatih podjetja. Za sestavo modela se je osredotoˇcalo na tiste kriterije, ki so imele na ERP sistem najveˇcji vpliv.
2.1
DeLone and McLean model za uspeh
in-formacijskega sistema
DeLone and McLean model za uspeh informacijskega sistema (DeLone And McLean Information Systems Success Model) je ˇze od leta 1992 [11] eden najbolj uporabljenih modelov za ocenjevanje uspeˇsnosti ERP sistemov. Pri-bliˇzno 10 let kasneje je bila izdana ˇse prenovljena razliˇcica [10] , ki je bila izboljˇsana in izpopolnjena na podlagi predlaganih izboljˇsav, kritik in raziskav [32].
Slika 2.1: Nadgrajeni D&M IS Model. [10]
Nadgrajeni D&M model za uspeh informacijskega sistema je sestavljen iz ˇsestih dimenzij, ki so medsebojno povezane[10]. Vplivi posameznih dimen-zij se med seboj razlikujejo glede na potrebe in ˇzeljene rezultate podjetij, katerih informacijske sisteme ocenjujemo [33]. Ena kljuˇcnih lastnosti D&M modela je, da nam multi-dimenzionalnost uspeˇsnosti informacijskega sistema predstavi na zelo uˇcinkovit naˇcin[10]. Zaradi njegove izˇcrpnosti in popular-nosti [10] se na veˇcjih podroˇcjih izkaˇze kot zelo dobro orodje za evalviranje informacijskih sistemov.
Vsako podjetje si ˇzeli , da bi ERP sistem, ki ga uporablja, deloval ˇcim bolj uˇcinkovito. Cilj D&M modela je, da posameznemu podjetju prikaˇze, kje je informacijski sistem izkoriˇsˇcen dobro in kje slabo. Kljuˇcna je ugotovitev, ali sistem dosega konˇcne cilje podjetja. Na podlagi vseh teh informacij se nato ugotavlja, katere funkcije se lahko izboljˇsa. Podjetje ima tako laˇzjo vizijo, kako investirati v sistem, da bo deloval bolj uspeˇsno. To na koncu pripelje tudi do boljˇsih poslovnih rezultatov [10].
• Kakovost informacij (Information Quality)
Kriteriji ocenjevanja kakovosti informacij se osredotoˇcajo na sistemske podatke. Evalvira se njihov prikaz, shranjevanje, upravljanje, generi-ranje podatkov in podobno [10] [31] [41] . Na podlagi veˇcih raziskav je bilo ugotovljeno, da ima ta dimenzija zelo velik vpliv na zadovoljstvo uporabnika [33] [17]. Velikokrat se izkaˇze tudi, da ima dobra ocena kakovosti informacij pogosto pozitiven uˇcinek na ˇcisto korist podjetij [41].
• Kakovost Sistema (System Quality)
Za dobro kakovost informacijskega sistema se najpogosteje ˇsteje nje-gova fleksibilnost, uporabnost in funkcionalnost [38]. To so eni izmed kljuˇcnih kriterijev ocenjevanja [10] [31] [15]. Zadovoljstvo uporabnika je v veliko primerih moˇcno odvisna od kvalitetnega informacijskega sis-tema [33] , kar tudi drastiˇcno izboljˇsa uporabo le-tega. Iz tega lahko sklepamo, da Kakovost sistema indirektno vpliva na ˇcisto korist [41].
• Kakovost storitev (Service Quality)
Kakovost storitev lahko ocenjujemo kot zanesljivost, odzivnost in zago-tavljanje korektnosti podatkov informacijskega sistema [10]. Evalvira se urejanje, nadzor, tehniˇcne kompetentnosti in posodabljanja sistema ter nudenje pomoˇci uporabnikom [38]. Kakovost storitev je ˇse zadnja dimenzija v tem modelu, ki indirektno vpliva na ˇcisto korist.
• Uporaba/Namen uporabe (Use/Intention to Use)
To dimenzijo lahko opredelimo kot naˇcin uporabe informacijskega sis-tem s strani zaposlenih v podjetju [38]. Najveˇckrat je ocenjevanje le-te osredotoˇceno na obseg in pogostost uporabe [27]. V veliko primerih je efektivna in izkoriˇsˇcena uporaba pomembna indikacija uspeha infor-macijskega sistema [10]. To je na D&M modelu prikazano z direktim vplivom uporabe in namena uporabe na ˇcisto korist in zadovoljstvo uporabnika.
• Zadovoljstvo uporabnika (User Satisfaction)
Eden izmed bolj pomembnih kriterijev merjenja informacijskega sis-tema [31]. Zadovoljstvo s sistemom uporabnik oziroma stranka najveˇckrat oceni kar sam, npr. verbalno ali v obliki ankete. Kakovost informa-cij, sistema in storitev imajo velik in direkten vpliv na zadovoljstvo uporabnika [33] [16] [5]. Poslediˇcno dobri rezultati oziroma pozitivna ˇcista korist podjetja dobro vplivajo na zadovoljstvo uporabnika. Ta dimenzija pa neposredno vpliva na ˇcisto korist in namen uporabe in-formacijskega sistema.
• Cista koristˇ (Net benefit)
ˇ
Ciste koristi so neto koristi, ki jih uporaba IS prinaˇsa. Nanje pozitivno ali negativno vplivajo do sedaj omenjene dimenzije. Nekaj primerov kljuˇcnih dimenzij [10]: – zmanjˇsevanje stroˇskov – prihranek na ˇcasu – razˇsirjanje trga – poveˇcanje prodaje – veˇcji dobiˇcek
Kako velik je njihov vpliv na informacijski sistem je odvisno od ciljev podjetja. Uspeˇsno ali neuspeˇsno delovanje celote informacijskega sis-tema se zelo pogosto vidno izraˇza v rezultatih ˇciste koristi [10] podjetja. Pozitivna ˇcista korist se odraˇza v uspehu posameznikov, skupin in or-ganizacij [38], zaradi ˇcesar ima tudi direktno povezavo z dimenzijo o zadovoljstvu uporabnika ter namenom uporabe.
Med naˇstetimi elementi nam model jasno prikaˇze kritiˇcne povezave. Glede na razliˇcne raziskave so medsebojne pomembnosti lahko razliˇcne [10] [33]. Te dimenzije nam sluˇzijo kot kriterij pri ocenjevanju informacijskega sistema. Na podlagi teh informacij lahko pripravimo predloge za izboljˇsave, ki lahko pripeljejo k pozitivnim ˇcistim koristim podjetja.
2.2
Atkinsonov model kriterijev uspeˇ
snosti
pro-jektov
Roger Atkinson predstavi svoj model kvadratne poti (The Square Route), ki je namenjen ocenjevanju uspeˇsnosti vodenja projektov informacijskih siste-mov [37]. Model je ustvaril na podlagi kritik [23] [19] pomanjkljivosti modela ˇzeleznega trikotnika (The Iron Triangle). Slednjega je nadgradil s tremi do-datnimi kriteriji.
Slika 2.2: Model kvadratne poti. [35]
Model kvadratne poti je sestavljen iz ˇstirih dimenzij uspeha. Njihov vpliv je pri ocenjevanju odvisen od posameznega projekta. Te dimenzije so ˇzelezni trikotnik, razvitost informacijskega sistema (The Information System), ko-risti za organizacijo (Organisational Benefits) in koko-risti za deleˇznike (Stake-holder Community Benefits) [38].
• Zelezni trikotnikˇ
Kriteriji uspeha ˇzeleznega trikotnika so ˇcas (Time), stroˇski (Cost) in kvaliteta (Quality). Te so si med seboj odvisne. Pri implementacijah in izboljˇsavah ERP enega od teh kriterijev ni mogoˇce spreminjati, ne da bi vplival na druga dva [35] [23].
• Informacijski sistem
Kriterij informacijskega sistema je zelo podoben dimenzijama kakovosti informacij in kakovosti sistema v D&M modelu [10]. Osredotoˇca se na podobne stvari kot so kakovost, zanesljivost in upravljanje podatkov ter sploˇsna uporaba in vzdrˇzevanje sistema.
• Korist za organizacijo
Ta kriterij se osredotoˇca na uˇcinkovitost delovanja podjetja oziroma organizacije, njen dobiˇcek in cilje.
• Korist za deleˇznike
Tudi tukaj nastopa veˇc kriterijev. Kot primer lahko evalviramo zado-voljstvo in osebnostni razvoj vseh vpletenih v projektu, uˇcinek projekta na okolje ter pridobivanje znanja [38] [35].
Pri ocenjevanju uspeˇsnosti vodenja projekta se ˇzelezni trikotnik ˇse vedno velikokrat uporablja kot edini kriterij za evalvacijo. V velikih primerih sam trikotnik pokaˇze realne rezultate [38]. Kljub temu Atkinson poudarja, da se dodatnih priporoˇcenih dimenzij pogosto ne sme ignorirati. Uporabljajo se za odkrivanje napak, ki jih ˇZelezni trikotnik vˇcasih ne odkrije. V ˇclanku so bile napake pri ocenjevanju vodenja projekta razdeljene na dva tipa [35]:
1. Napake tipa 1 se pojavijo, ko je nekaj izvedeno narobe.
2. Napake tipa 2 se pojavijo, ko nekaj ni izvedeno tako dobro, kot bi lahko bilo ali pa se je nekaj spregledalo.
Za prepreˇcevanje napak tipa 2 pri ocenjevanju uspeˇsnosti vodenja projekta je Atkinson predlagal, da se uporablja model kvadratne poti. S tem pridobimo tudi bolj realen in uravnoteˇzen prikaz uspeˇsnosti.
Model kvadratne poti se je izkazal za uˇcinkovit kriterij za ocenjevanje uspeˇsnosti vodenja projektov razvoja informacijskih sistemov [21] [2]. S tem razlogom se mi je zdelo smiselno , da se pri izdelavi modela uspeˇsnosti in uˇcinkovitosti informacijskega sistema upoˇsteva Atkinsonov model.
2.3
Izboljˇ
sanje vrednotenja metodologij
ra-zvoja programske opreme
Metodologijo razvoja programske opreme (MRPO) lahko definiramo kot zbirko postopkov, tehnik, orodij in dokumentacij, ki razvijalcem pomagajo pri im-plementacijah novih informacijskih sistemov [8] [1]. Tomaˇz Hovelja in Da-mjan Vavpotiˇc sta na podlagi preiskane literature izdelala model [8], ki se osredotoˇca na vrednotenje teh metodologij ter njihov vpliv na uspeˇsno de-lovanje podjetja. Zaradi enakih ciljev in podobnih pristopov k ocenjeva-nju funkcionalnosti informacijskega sistema bodo informacije v tej raziskavi moˇcno prispevale k moji.
Slika 2.4: Predlagani model vrednotenja procesov metodologij razvoja pro-gramske opreme in njihov vpliv na uspeˇsnost podjetja. [8]
V modelu so kljuˇcni udeleˇzenci razdeljeni v tri vloge [8].
• Tehniˇcne vodje so zaposleni s celovitim pregledom nad tehniˇcnim in
poslovnim vidikom vseh postopkov MRPO [8].
• Uporabniki MRPO so zaposleni, ki so neposredno vkljuˇceni v procese
metodologij.
• Zunanji strokovnjaki so udeleˇzenci s strokovnim poznavanjem MRPO.
Raziskava poteka v treh korakih:
1. korak: Katalogizacija metodologij razvoja programske opreme
V tem koraku sodelujejo udeleˇzenci vseh treh vlog. Kreira se seznam MRPO, ki so na voljo podjetju. Celoten proces nadzorujejo zunanji strokovnjaki, ki morajo zagotoviti, da je seznam izdelan v celoti [8]. 2. korak: Ovrednotenje posameznih metodologij razvoja
pro-gramske opreme
Uporabniki MRPO ovrednotijo frekvenco uporabe postopkov MRPO v dani priloˇznosti, medtem ko tehniˇcne vodje ovrednotijo frekvenco priloˇznosti za uporabo postopkov MRPO. Vodje prav tako ocenijo di-rekten vpliv teh postopkov na stroˇske, cilje in produkte podjetja. 3. korak: diskusija o rezultatih (Structure and Culture)
V tem koraku zopet sodelujejo udeleˇzenci vseh treh vlog. Diskusija po-teka o rezultatih iz 2. koraka. Rezultati so za laˇzjo predstavo prikazani na raztresenem grafikonu.
Predlagani model je bil testiran v ˇstirih majhnih oziroma srednje veli-kih podjetjih. Identifikacija procesov MRPO, ki so imeli velik vpliv na korist podjetja je bila uspeˇsna v vseh primerih. Sodelovanje uporabnikov, tehniˇcnih vodij in zunanjih strokonjakov se je izkazalo za uˇcinkovito, saj so bile pri sodelovanju odkrite vodstvu netrivialne informacije o procesih MRPO. Vod-stvo je v vseh ˇstirih primerih potrdilo, da je uporaba modela pripomogla k izboljˇsani uporabi procesov MRPO.
Moje raziskava se bo zaradi enakih ciljev in podobnega pristopa moˇcno zgledovala po tem modelu.
2.4
Interakcijski model za informacijsko
teh-nologijo
Interakcijski model za informacijsko sistem prikazuje vpliv uporabe infor-macijskega sistema. Njegova uporaba proizvede doloˇcene rezultate, ki nato vplivajo na sam sistem, organizacijo in njeno okolje [29]. Upoˇstevan je tudi ˇcas, saj se potrebe po novih funkcionalnostih in prilagajanja pojavljajo tudi med delovanjem sistema.
Vse to je prikazano z ˇstirimi medsebojno povezanimi elementi: proces im-plementacije (The Implementation process), organizacija in njeno okolje (The Organization and its Environment), informacijski sistem (The Information System) in efekti sistema (System’s Effects) [29].
• Proces implementacije informacijskega sistema
Proces implementacija informacijskega sistema je proces, ki se odvija kontinuirano [29]. Potrebe po novih funkcijah, implementacijah in iz-boljˇsavah se namreˇc pojavljajo med njegovim delovanjem in samo upo-rabo. ˇCas procesa implementacije je na sliki prikazan od leve proti desni, deljen pa je na ˇstiri faze [29]:
– Priˇcetek (Initation)
– Zgradba oziroma Nabava sistema (Build/Buy)
– Predstavitev (Introduction)
– Prilagajanje (Adaptation)
Desna stran je prikazana kot odprta, s ˇcimer se odraˇza moˇznost pri-lagajanja in nadgrajevanja. Prav na to fazo je bila osredotoˇcena ta diplomska raziskava.
• Organizacija in okolje
Za dobro izdelavo modela za analizo uspeˇsnosti in uˇcinkovitosti ERP je potrebno tudi dobro razumevanje vpliva informacijskega sistema na organizacijo in okolje [25] [26]. Sprememba in izboljˇsave obeh se lahko izvede preko informacijskega sistema. Njune komponente so sledeˇce:
1. Zunanje okolje (External Environment)
Primeri zunanjega okolja so vpliv konkurence, tekmovalnost in rast podjetja ter podobno. Razumevanje zunanjega okolja je po-memben faktor, ker odnosi organizacije s strankami in dobavitelji pomembno vplivajo na strategijo podjetja. To neposredno vpliva tudi na informacijski sistem.
2. Strategija podjetja (Firm Strategy)
Strategija podjetja je naˇcin, s katerim se organizacija razvija za doseg ˇzeljenih ciljev [36]. Je ena pomembnejˇsih komponent orga-nizacije, saj ima zelo moˇcan vpliv na strukturo informacijskega sistema [29]. Potrebe in ˇzelje se namreˇc zelo pogosto oblikujejo iz strategije organizacije.
3. Struktura in kultura organizacije (Structure and Culture) Strukturo lahko opiˇsemo kot formalne vidike in koordinacijo or-ganizacije [36]. Primeri so razdelitev dela, hierarhija podjetja in odgovornost na delovnih mestih [29].
Kulturo lahko opiˇsemo kot vrednote in etiˇcna naˇcela organiza-cije [24]. Primeri so vedenje osebja, naˇcin dela,nivo tveganja pri odloˇcitvah in podobno [29].
4. Procesi podjetja (Business Processes)
Proces podjetja je strukturiran niz aktivnosti, ki proizvede ˇzeljen rezultat [39]. Eni izmed kriterijev za opis Procesov podjetja so lahko zaloga in pridobitve materiala, razvoj produktov in avto-matizacija [29].
5. Infrastruktura informacijske tehnologije (IT Infrastructure) Ta komponenta je v raziskavi opisana kot zmogljivost organizacije za ustvarjanje novih aplikacij [29]. Zajema obˇsirnejˇsi del virov informacijske tehnologije, kot so strojna in programska oprema, telekomunikacija, podatkovne baze in podobno.
• Rezultati uporabe informacijskega sistema
Efekti sistema so odvisni od naˇcina uporabe informacijskega sistema. Delimo jih na 3 izide:
1. Finanˇcna uspeˇsnost (Performance Effects)
Ti rezultati so lahko opisani dobiˇcek, bruto prihodki in trˇzni deleˇz [29].
2. Vplivi na osebje (Consequences for people)
Mednje se ˇsteje premiki v hierarhiji organizacije in vpliv, oboga-titev dela ter delovna sposobnost [29].
3. Prilagodljivost v prihodnosti (Future flexibility)
Naˇcin vpliva informacijskega sistema v prihodnost za omogoˇcanje idej in strateˇskih pobud [29].
V ˇclanku je razloˇzeno, da je naˇcin uporabe informacijskega sistema zelo pomemben za pridobivanje ˇzeljenih efektov sistema. Pogosto se zgodi, da se sistem uporablja nepravilno ali neizkoriˇsˇceno [30]. Prav tako je poudarjeno, da je potrebno efekte informacijskega sistema ustrezno opazovati in glede na ustrezne rezultate sistem tudi prilagoditi.
S tem namenom bo tudi izdelan model uspeˇsnosti in uˇcinkovitosti in-formacijskega sistema.
2.5
Implementacije ERP
V tej raziskavi je bila izpostavljena pomembnost dobro implementiranega informacijskega sistema. Ta lahko bistveno pripomore k dobremu poslova-nju in rezultatih podjetja [14] . Kljub temu v praksi pogosto prihaja do neizkoriˇsˇcene ali napaˇcne rabe [14]. To se najveˇckrat pojavi zaradi nejasnih ciljev, slabega planiranja ali odpora organizacije [26] [14]. Za reˇsevanje teh problemov je ta raziskava predstavila 9 kritiˇcnih dejavnikov uspeha.
Z izvedbo ˇstudije primera v podjetju Huck International se je izkazalo, da upoˇstevanje teh dejavnikov pripomore k boljˇsemu delovanju in izkoristku in-formacijskega sistema [14]. Nekateri izmed teh dejavnikov se bodo upoˇstevali tudi v moji raziskavi.
1. Jasno razumevanje strateˇskih ciljev (angl. Clear understanding of Strategic Goals)
Od osebja, odgovornega za implementacijo in delovanje informacijskega sistema je zahtevano dobro poznavanje strateˇskih ciljev podjetja. Po-stavljena morajo biti jasna priˇcakovanja, potrebne storitve in rezultati, ki se jih od sistema priˇcakuje [14].
2. Predanost vodij (angl. Commitment by top management)
Predanost, zavzetost in sodelovanje so kljuˇcni kriteriji, ki jih mora iz-polnjevati vodstvo za dobro implementacijo in delovanje informacij-skega sistema. Zagotoviti morajo strategijo implementiranja, ki jo iz-delajo glede na analizo in preuˇcevanje obstojeˇcih poslovnih procesov. Prevzemajo odgovornost celotnega projekta implementacije, pri ˇcemer poleg tehniˇcnih lasnosti nadzorujejo tudi stroˇske [14] [26].
3. Dobro vodenje projektov (angl. Excellent project management) Pri izvajanju implementacije ERP sistema je potrebno s strani vodstva nadzorovati napredek. Definirati je potrebno dosegljive roke in jih tudi upoˇstevati. V kolikor se pojavijo problemi, jih je je potrebno reˇsevati hitro in uˇcinkovito.
4. Upravljanje organizacijskih sprememb(angl. Organisational change management)
Pri uvedbi novega informacijskega sistema pride pogosto do teˇzave, da trenutna struktura podjetja ni kompatibilna z njegovo zgradbo, orodji ali tipom informacij. ˇCe informacijski sistem ni dovolj fleksibilen, ga je potrebno prilagoditi ali ustvariti doloˇcene procese [14]. Tukaj lahko pri-haja do kritiˇcnih napak, zato je upoˇstevanje tega kriterija pomembno. 5. Dobra ekipa za implementacijo(angl. Great implementation team) Za implementacijo in vodenje ERP sistema je potrebna izbira naj-bolj izkuˇsenih in kvalificiranih zaposlenih na tem podroˇcju. Od njih se zahteva dobro poznavanje programske opreme in odgovornost do-brega sprejemanja odloˇcitev [14]. Potrebna je tudi stalna medsebojna komunikacija in nadzor s strani vodstva.
6. Toˇcnost podatkov (angl. Data accuracy)
Pravilno upravljanje podatkov v informacijskem sistemu je s strani upo-rabnikov kljuˇcnega pomena. Napaˇcen vnos lahko pripelje do hudih posledic [14].
7. Obseˇzno izobraˇzevanje in usposabljanje (angl. Extensive educa-tion and training)
Da lahko uporabniki izkoriˇsˇceno upravljajo z ERP sistemom je pogosto potrebno, da se stalno izobraˇzujejo. S tem bo ERP sistem tudi kot celota bolj uˇcinkovit.
8. Uˇcinkovito merjenje uspeˇsnosti(angl. Focused performance mea-sures)
Nadzor ustreznega delovanja informacijskega sistema mora biti toˇcno doloˇcen in strukturiran. Kazalniki uspeˇsnosti so na primer pravoˇcasna dostava, bruto dobiˇcek, ocene dobaviteljev, nadzor zalog, cilji prodaje in podobno.
9. Veˇcstranske ERP implementacije(angl. Multisite ERP Implemen-tations)
ERP implementacije so pogosto analizirane v obliki veˇcih nivojev ali plasteh [28]. Vsak posamezni nivo ima lahko drugaˇcne pozitivne ali negativne lastnosti. Pred implementacijo je potrebno strateˇsko doloˇciti nivoje, ki bodo za posamezne funkcije najbolj primerni.
V raziskavi so bili kot kljuˇcni dejavniki izpostavljeni tudi tisti, ki jih je potrebno upoˇstevati pri zaˇcetni implementaciji informacijskega sistema ter dejavnik pravilne izbire ERP programske opreme. Ti podatki za mojo diplomsko raziskavo niso koristni.
2.6
Kritiˇ
cni dejavniki uspeha informacijskega
sistema
V tej raziskavi so bili s pomoˇcjo kvantitativne metaanalize pregledani ˇclanki in modeli, ki so analizirali kritiˇcne dejavnike uspeha informacijskega sistema [3]. Na podlagi izraˇcunov [22] so bili na koncu izbrani najbolj vplivni dejav-niki. Smiselno je, da se ta koristna informacija upoˇsteva pri analizi uspeˇsnosti in uˇcinkovitosti ERP tudi pri moji raziskavi.
Za metaanalizo je bilo izbranih 32 ˇclankov. V teh je bilo v raziskavi izpostavljeno 11 najbolj citiranih kritiˇcnih dejavnikov uspeha informacijskega sistema.
1. Vpliv posameznika(angl. Individual impact)
Kompetentnost, poznavanje sistema, odpor do sistema in sodelovanje so primeri vplivov posameznika [18], ki vplivajo na uspeˇsnost informa-cijskega sistema.
2. Kakovost informacij (angl. Information Quality) ˇ
Ze opisano v D&M modelu [10].
3. Vpliv delovnih skupin(angl. Workgroup Impact)
To dimenzijo se lahko opiˇse kot timsko delo osebja, ki pripomore k produktivnosti organizacije [3].
4. Vpliv organizacije(Organisation Impact)
Pripravljenost do sprememb, prilagajanje in odpor organizacije so eni izmed kriterijev za oceno vpliva organizacije [40].
5. Podpora najviˇsjega vodstva (angl. Top Management Support) ˇ
Ze opisano v Naˇcrtovanju virov podjetja [14].
6. Kvaliteta svetovalcev in dobaviteljev (angl. Vendor Consultant Quality)
Kvaliteto svetovalcev in dobaviteljev lahko ocenimo kot odnose in sode-lovanje med njima [40]. V D&M modelu [10] je ta dimenzija uvrˇsˇcena pod kakovost storitev.
7. Kvaliteta sistema (angl. System Quality) ˇ
Ze opisano v D&M modelu [10].
8. Trening in izobraˇzevanje (angl. Training and Education)
Za uspeˇsno delovanje informacijskega sistema sta trening in izobraˇzevanje uporabnikov kljuˇcnega pomena [42].
9. Reinˇzeniring poslovnih procesov(angl. Business process reengine-ering)
Reinˇzeniring poslovnih procesov poimenujemo postopek sprememb, s katerimi prilagajamo poslovne procese informacijskemu sistemu in s tem poveˇcamo njegovo izkoriˇsˇcenost [3].
10. Projektno vodenje (angl. Project Management)
To pomeni tekoˇce planiranje projektov v informacijskem sistemu, kot tudi dodeljevanje odgovornosti uporabnikom [40].
11. Prilagajanje ERP (angl. ERP Fit)
Moˇznost modifikacij in prilagajanja informacijskega sistema glede na potrebe organizacije [3].
Na podlagi teh dejavnikov so bile postavljene hipoteze doloˇcene po nasle-dnjem principu:
[H2.6] Obstaja moˇcna povezava med kritiˇcnim dejavnikom uspeha (npr. vpliv posameznika) in uspehom informacijskega sistema.
Pri metaanalizi podatkov je bila izbrana tehnika Hunter in Schmidt [22], ki je bila po mnenju avtorjev raziskave za to metoanalizo najbolj primerna. S pomoˇcjo te tehnike je bila izraˇcunana kredibilnost postavljenih hipotez. Viˇsja kredibilnost pomeni moˇcnejˇso povezavo med kritiˇcnim dejavnikom uspeha in uspehom informacijskega sistema.
Glede na rezultate hipotez so bili kritiˇcni dejavniki uspeha razdeljeni v tri razliˇcne skupine:
• Moˇcan vpliv na uspeh informacijskega sistema • Zmeren vpliv na uspeh informacijskega sistema • ˇSibak vpliv na uspeh informacijskega sistema
Tabela 2.1: Rezultati metaanalize
Kritiˇcen dejavnik uspeha Hipoteza Kredibilnost Vpliv na uspeh IS
Vpliv posameznika H1 0.932 Moˇcan Kakovost informacij H2 0.846
Vpliv delovnih skupin H3 0.831
Vpliv organizacije H4 0.780 Zmeren Podpora vrhovnega vodstva H5 0.760
Kakovost svetoval. in dobavit. H6 0.595 Kakovost sistema H7 0.517 Trening in izobrazba H8 0.435 Reinˇzeniring poslovnih procesov H9 0.374
Projektno vodenje H10 0.310 ˇSibak Prilagajanje ERP H11 0.304
Namen te taksonomije je laˇzja predstavitev pomembnosti vpliva kritiˇcnih dejavnikov uspeha na uspeh informacijskega sistema. Sluˇzi kot koristna in-formacija tako vodstvu informatike kot raziskovalcem [3].
V raziskavi je poudarjeno, da se vpliv kritiˇcnih dejavnikov na uspeh in-formacijskega sistema spreminja glede na razliˇcne faktorje [3]. Zaradi tega dejavnikov s ˇsibkim ali zmernim vplivom ne sme ignorirati.
Oblikovanje modela za analizo
funkcionalnosti informacijskega
sistema v podjetju
Na podlagi pregledane literature je bil oblikovan model za analizo funkcio-nalnosti informacijskega sistema v podjetju. Model je osredotoˇcen na ocenje-vanje programske opreme, ki omogoˇca, da sistem planiranja virov v podjetju obratuje uˇcinkovito. To so programi kot Sap, Infor, NetSuite, Ecount in podobni. Eden izmed ciljev je tudi, da bo model prilagodljiv. To se lahko doseˇze z minimalnimi modifikacijami glede na programsko opremo, ki jo oce-njujemo. S tem bi model sluˇzil kot uˇcinkovito orodje za katerokoli podjetje, ki si ˇzeli izboljˇsati delovanje svojega informacijskega sistema.
3.1
Oblikovanje modela
Model bo za analizo in pridobivanje podatkov o funkcionalnostih informacij-skega sistema uporabil podoben pristop kot model za izboljˇsanje vrednotenja metodologij razvoja programske opreme, ki sta ga izdelala Tomaˇz Hovelja in Damjan Vavpotiˇc [8]. Ker modela pridobivata drugaˇcne podatke, bodo vloge udeleˇzencev v mojem modelu imele drugaˇcno zadolˇzitev.
S predlaganim modelom na sliki 3.1 se bo od zaposlenih, ki uporabljajo ERP sistem, zbiralo doloˇcene informacije, katere bodo s strani raziskovalcev analizirane in predstavljene osebju, ki je za sistem odgovorno. Na podlagi zbranih podatkov bi sledila diskusija o morebitnih popravkih in izboljˇsavah. O odloˇcitvi za nove oziroma izboljˇsane funkcionalnosti sistema pa je potrebna odloˇcitev na podlagi razmerja med kompleksnostjo izboljˇsav funkcionalnosti in konˇcnih rezultatov. Konˇcne odloˇcitve se na koncu predstavi vodstvu.
V modelu za izbolˇsanje vrednotenja metodologij razvoja programske opreme [8] je bila v prvem koraku izvedena katalogizacija funkcionalnosti. V mojem modelu pa bo informacijo o ˇstevilu funkcij, ki jih v informacijskem sistemu uporablja posamezni zaposlen, posredoval uporabnik sam.
• Koliko funkcij boste ocenjevali?
To bo prvo vpraˇsanje, na katerega bo odgovarjal uporabnik. Na podlagi odgovora se bo ocenjevalo ˇstevilo izbranih funkcij. Za vsako ocenjevano funkcijo bo potrebno odgovoriti na veˇc vpraˇsanj. ˇCe bo uporabnik izbral veˇcje ˇstevilo funkcij, bo odgovarjal na veˇcje ˇstevilo vpraˇsanj. To lahko privede do tega, da postane ˇstevilo vpraˇsanj preobˇsirno. Zato je spodbudno, da se ocenjujejo tiste funkcije, ki so posamezniku kljuˇcne oziroma najbolj pomembne pri opravljanju svojega dela.
Za vsako funkcijo bo potrebno odgovoriti na ˇstiri vpraˇsanja. Ta bodo na pod-lagi pregledane literature predstavljena v tabeli 3.1. Pri vsakem vpraˇsanju bo uporabniku na voljo tudi moˇznost razlage, zakaj je funkcijo evalviral z doloˇceno oceno oziroma kaj si v ocenjeni funkciji ˇzeli izboljˇsati. Na ta naˇcin model poskrbi, da lahko uporabnik za vsako funkcijo izrazi svoja mnenja in predloge. S tem se pridobi informacije, ki so lahko pri analizi informacij-skega sistema izkaˇzejo kot zelo koristne. Uporabniku je ponujena moˇznost, da z kakovostnimi povratnimi informaciji sam pripomore k izboljˇsavam.
Vpraˇsanje modela Opis vpraˇsanja Kdo je to uporabil
Uporabnost funkcije Izkoriˇsˇcenost in kakovost funkcije, ali uporaba funkcije dosega svoj namen.
[10],[35],[29],[3]
Odzivnost funkcije Hitrost delovanja funkcije, ali je ˇcas pri uporabi funkcije dobro iz-koriˇsˇcen.
[10],[35],[29],[14],[3]
Prikaz in shranjevanje podatkov
Postavitev in kakovost informa-cij, ali so podatki pomankljivi ozi-roma nejasni.
[10],[35],[29],[14],[3]
Izboljˇsave,dodatne funkcionalnosti
Moˇznosti izboljˇsav, popravkov, optimizacij, dodatnih personali-zacij.
[10],[3]
Tabela 3.1: Vpraˇsanja modela za analizo funkcionalnosti informacijskega sis-tema
1. Ste zadovoljni z uporabnostjo funkcije?
• Ocena funkcije od 1 do 5 (Zelo sem nezadovoljen - Zelo sem zadovoljen)
• Moˇznost obrazloˇzitve
S tem vpraˇsanjem se preko uporabnikov pridobi informacijo o upo-rabnosti funkcije. Tukaj so lahko odkriti problemi, kjer uporabnik ne pozna pravilne uporabe ali izkoristka dane funkcije. Uporabnost je po-memben podatek, ki sluˇzi kot eden izmed kljuˇcnih meril za kakovost informacijskega sistema [10] [29] [3] [35].
Na podlagi D&M modela [10] je razvidno, da ima kakovost sistema ve-lik vpliv pri uspehu informacijskega sistema. Dobra kakovost sistema prav tako pozitivno vpliva na zadovoljstvo uporabnikov[10], kar ne-posredno izboljˇsa uporabo sistema s strani posameznika [10] [26] [29]. Vpliv posameznika je bil z metoanalizo v raziskavi Zouine in Feniesa [3] izraˇcunan kot najbolj vpliven kritiˇcen dejavnik uspeha informacijskega sistema. Prav tako pa se je v tej raziskavi kot zmerno vpliven izkazal dejavnik kakovosti sistema.
Model kvadratne poti v raziskavi Rogerja Atkinsona [35] prav tako poudarja, da kakovosten informacijski sistem pripomore k boljˇsemu vodenju projektov. Ta lastnost je za dobro poslovanje organizacije neizkljuˇcna.
V Interakcijskem model za informacijsko tehnologijo [29] je bila ka-kovost informacijskega sistema izpostavljena kot eden pomembnejˇsih kriterijev.
2. Ste zadovoljni z odzivnostjo funkcije?
• Ocena funkcije od 1 do 5 (Zelo sem nezadovoljen - Zelo sem zadovoljen)
• Moˇznost obrazloˇzitve
ˇ
Ce ob uporabi ERP sistema prihaja do neodzivnosti ali poˇcasnega delo-vanja, lahko privede do motenj v procesu podjetja, prav tako pa lahko to vpliva na zadovoljstvo uporabnika [10] [26]. Zaradi teh motenj lahko prihaja do nepravilnosti in napak, kar se lahko neposredno odraˇza tudi pri kakovosti produktov. V nekaterih primerih lahko pride tudi do re-klamacij s strani kupca.
Prav zaradi tega je v D&M modelu [10] odzivnost eden izmed pomemb-nejˇsih kriterijev za oceno kvalitete informacijskega sistema. V raziska-vah [10] se je neodzivnost sistema pogosto odraˇzalo v slabˇsi uporabi le-tega, nezadovoljstva uporabnikov in slabˇsem ˇcistem dobiˇcku podje-tja.
Interakcijski model za informacijski tehnologijo [29] poudarja, da se ˇcasa v poslovnih procesih ne sme ignorirati.
ˇ
Ceprav se ˇcas v preostali preuˇceni literaturi [14] [3] ni izkazal kot kljuˇcni dejavnik uspeha, sem se za uporabo tega elementa vseeno odloˇcil. Po-javi se namreˇc v ˇzeleznem trikotniku [35], ki se ga uporablja kot kriterij za vodenje projektov. Dobro vodenje projektov pa se je v raziskavah [14] [3] izkazalo kot kritiˇcen dejavnik za uspeh informacijskega sistema.
3. Ste zadovoljni s shranjevanjem oz. prikazovanjem podatkov? • Ocena funkcije od 1 do 5 (Zelo sem nezadovoljen - Zelo
sem zadovoljen) • Moˇznost obrazloˇzitve
Pri uporabi informacijskega sistema je prikaz in shranjevanje podatkov eden izmed pomembnejˇsih faktorjev [10] [29] [26]. Laˇzje delo s sistemom je pogosto povezano s kvalitetnim prikazom ter toˇcnimi podatki [10] [26] [21] [23].
Delone in McLean sta ob izdelavi svojega modela [10] upoˇstevala, da je veliko raziskav ugotovilo moˇcno povezavo med kakovost informacij in vplivom tega na posameznikovo delo z informacijskim sistemom. Pri-kaz, shranjevanje in laˇzje upravljanje s podatki so eni izmed pomemb-nejˇsih kriterijev, ki so bili v raziskavah izbrani za ocenjevanje kakovosti informacij [10]. Ti namreˇc moˇcno vplivajo na zadovoljstvo uporabnika in njegovo delo z informacijskim sistemom, kar na koncu pripelje do boljˇsega ˇcistega dobiˇcka podjetja.
Tudi Atkinson je v model kvadratne poti [35] vkljuˇcil informacijski sis-tem, pri kateremu je kakovost informacij prav tako dodal kot enega izmed kriterijev za uspeˇsno vodenje projektov. V interakcijskem mo-delu za informacijsko tehnologijo [29] se prav tako opazi, da uporaba informacijskega sistema vpliva na konˇcne efekte organizacije. S tem se potrdi, da je kakovost informacij pomemben ˇclen kvalitetnega informa-cijskega sistema.
V raziskavi Naˇcrtovanje virov podjetja: postopki implementacije in kritiˇcni dejavniki uspeha [14] se je kriterij o toˇcnosti podatkov izkazal kot eden od dejavnikov za uspeh informacijskega sistema . V metaa-nalizi [3] se je kakovost informacij izkazala kot drugi najbolj vpliven dejavnik za uspeh.
4. Zelite pri funkciji izboljˇˇ save ali dodatne funkcionanosti?.
ˇ
Ce ste odgovorili z DA, katere? Ocenite tudi (od 1 do 5), kako nujno bi jo potrebovali. Bi z izboljˇsavo prihranili na ˇcasu, denarju?
S tem vpraˇsanjem bi pridobili informacije o izboljˇsavah in morebitnih novih implementacijah. V podjetjih se pogosto dogaja, da uporab-nik nima moˇznosti podati svojega mnenja o informacijskem sistemu [26]. Velikokrat pa ima prav on dobro idejo ali predlog, kako bi lahko doloˇceno funkcijo izboljˇsali ali dodelali [20].
Pri tem vpraˇsanju model od uporabnika zahteva dva podatka. Prvi je ocena, kako nujno bi izboljˇsave ali dodatne funkcionalnosti potreboval. Drugi pa je razlaga, kako bi dodatne funkcionalnosti prinesle prihranke pri ˇcasu oziroma denarju. Uporabnik ima namreˇc pogosto dobro ra-zumevanje delovanja funkcij ter procesov informacijskega sistema, saj jih lahko uporablja dnevno [20]. Taki podatki lahko podjetju koristijo. Prav tako bi raziskovalcu te informacije omogoˇcale laˇzjo filtracijo po-membnosti implementacij.
Personalizacija in popolnost sta v D&M modelu ena izmed kriterijev, ki prav tako vplivata na Kakovosti informacij in s tem obenem na celoten informacijski sistem. Kljub temu, da se je v metaanalizi [3] prilagaja-nje informacijskega sistema izkazalo za ˇsibak kritiˇcen dejavnik uspeha, sem ga sam upoˇsteval. Izboljˇsave in dodatne funkcionalnosti lahko po mojem mnenju zelo pozitivno vplivajo na zadovoljstvo uporabnika, kar glede na D&M model bistveno pripomore k uspehu informacijskega sis-tema.
3.2
Uporaba modela v praksi
Ta model lahko za analizo uporabi vsako podjetje, ki ima implementiran ERP sistem. Glede na izbrano programsko opremo je potrebno model tudi prilagoditi. Vpraˇsanja v modelu spraˇsujejo po specifiˇcnih lastnostih funkcij sistema. Nazivi funkcij v ERP sistemu so v podjetjih pogosto razliˇcni (na-primer meniji, akcije, seje in podobno). Za laˇzje razumevanje je potrebno vpraˇsanja modela primerno prilagoditi:
• Ste zadovoljni z odzivnostjo funkcije? • Ste zadovoljni z odzivnostjo menija? • Ste zadovoljni z odzivnostjo seje? • Ste zadovoljni z odzivnostjo akcije? • ...
Svetovano je, da se uporabnikom za posredovanje informacij dodeli dovolj ˇcasa [12] [9]. V primeru da morajo uporabniki podatke posredovati v kratkem ˇcasu, lahko pride do hitenja, nenatanˇcnosti ali tudi premalo podanih infor-macij [12]. Povratne inforinfor-macije so kljuˇcnega pomena ne samo za podjetje, ampak tuki za uporabnika samega. Olajˇsajo mu lahko delo, izboljˇsajo naˇcin uporabe informacijskega sistema in pripomorejo k njegovemu zadovoljstvu.
Podjetje, ki bo z modelom izvajalo analizo uspeˇsnosti uporabe ERP-ja, mora pridobiti podatke o vseh uporabnikih informacijskega sistema. Za boljˇso predstavo in laˇzjo raziskavo je najboljˇse, ˇce le-te pridobi v obliki or-ganizacijske sheme. Za vsakega uporabnika posebej je potrebno pregledati njegovo funkcijo v informacijskem sistemu. Kadri, ki delajo v enakih od-delkih, pogosto uporabljajo enake funkcije. Zaˇzeljeno je, da se njihove ideje in izboljˇsave z njimi prediskutira. Tako se pridobi dobre informacije o smi-selnosti oziroma nesmismi-selnosti popravkov in implementacij v informacijskem sistemu.
Pred raziskavo je potrebno o tem obvestiti vse uporabnike informacijskega sistema [7]. Kljuˇcno je, da so obveˇsˇceni o pomembnosti analize in uˇcinka njihovih povratnih informacij [13]. Med njimi ne sme prihajati do obˇcutka, da je to ocenjevanje nepomembno. Prav tako se ne sme ignorirati sploˇsnih uporabnikov. Pri teh lahko pogosto prihaja do neizkoriˇsˇcene ali celo napaˇcne uporabe, izgube ˇcasa ali tudi bolj drastiˇcnih napak [12] [13]. Ocene vseh uporabnikov je potrebno jemati enakopravno.
Priporoˇcljivo je, da uporabniki odgovore na vpraˇsanja posredujejo preko raˇcunalnika [13]. Informacij se lahko nabere veliko, kar lahko pri izpolnjeva-nju na papir postane preobseˇzno. Podatke se lahko pridobi preko elektronske poˇste, spletnega anketiranja, poljubnih urejevalnikov besedil in podobno [12] [13]. Pogosto se zgodi, da nekateri uporabniki, najveˇckrat proizvodni delavci, nimajo dostopa do elektronske poˇste, interneta ali raˇcunalnika. Smiselno je, da se jim izjemoma priskrbi enega izmed elektronskih naˇcinov posredovanja podatkov. Prav tako je s strani raziskovalcev z uporabniki zaˇzeljena verbalna komunikacija [9] [13], s ˇcimer se pridobi boljˇso predstavo glede uporabe in delovanje informacijskega sistema.
Po nabiranju informacij sledi njihova analiza. Glede na pridobljene po-datke raziskovalci opravijo pogovore z vodstom, skrbniki sistema in inˇzenirji. Pozornost se posveˇca slabˇse ocenjenim funkcijam in predlogom uporabnikov. Vsak mora o moˇznih implementacijah ali izboljˇsavah podati svoje mnenje. Ugotoviti je potrebno, katere funkcije je v informacijskem sistemu smiselno spreminjati oziroma dodajati. Idealno je, da se za spremembne s ˇcim manjˇso porabo virov pridobi ˇcim boljˇse rezultate. O predlaganih izboljˇsavah in im-plementacijah v informacijski sistem na koncu odloˇca vodstvo.
ˇ
Studija primera
Kot metodoloˇski pristop je bila v tej diplomski nalogi izbrana ˇstudija primera. Z oblikovanim modelom se je analiziralo uˇcinkovitost in uspeˇsnost delovanja informacijskega sistema. S pomoˇcjo raziskanih podatkov se je odkrivalo po-manjkljivosti, moˇzne izboljˇsave ali koristne dodatne implementacije.
4.1
Informacije pred izvedbo raziskave
Kmalu po sprejetju teme sem se zaposlil v podjetju Lindab IMP Klima, ka-terega vodstvo se je strinjalo z idejo, da bi mojo raziskavo izvajal v tem podjetju. Opisal sem jim potek ˇstudije in v postopek pridobivanja za razi-skavo potrebnih informacij.
Predstavljen sem bil odgovorni osebi za informacijski sistem, s katerim sem skozi raziskavo tudi intenzivno sodeloval. Seznanil me je s programom Infor Worktop, v katerega je bil implementiran celoten ERP sistem. Prido-bil sem tudi podatke o hierarhiji osebja po oddelkih v podjetju in osnovne podatke o delu uporabnikov v Infor Worktopu. Ti podatki so mi sluˇzili kot osnova pri mojem raziskovalnem delu.
Program Infor Worktop je namenjen predvsem proizvodnim podjetjem. Spoznal sem procese, naˇcin delovanja programa ter zaˇzeljene cilje oziroma rezultate, ki jih podjetje od njega priˇcakuje. Uporabljen je v vseh oddelkih in ima centralno mesto v Informacijskem sistem podjetja. Ker je v bliˇznji prihodnosti naˇcrtovan tuki preskok na novejˇso razliˇcico programa, bi se lahko konˇcni rezultati ter predlagane izboljˇsave izkazale kot dober kriterij pri mo-rebitnih izboljˇsavah.
4.1.1
Infor Worktop
Infor Worktop v podjetju skrbi za planiranje proizvodnih procesov, hitro pri-dobivanje podatkov, prodajne in finanˇcne analize in podobno. Je programska oprema, ki skrbi za kljuˇcne procese v podjetju. Funkcije, ki jih opravlja, so uporabnikom znane kot seje. Zaradi laˇzjega razumevanje uporabnikov sem v raziskavi funkcije zato imenoval seje. Ob implementaciji je program vseboval osnovne funkcije, ostale pa so bile ustvarjene glede na zahteve podjetja.
Seje so za laˇzjo uporabo razporejene v mape in podmape. Te so razpo-rejene glede na razliˇcne oddelke, ki jih uporabljajo. Na sliki 4.1 je prikazan primer takega menija. Vsakemu uporabniku se lahko nastavi drugaˇcen pre-gled menija, odvisno od njihovih ˇzelja in potreb. Uporabnikom dostop do branja ali uporabe sej doloˇci administrator. Primer ene izmed sej, ki je do-stopna vsem zaposlenim, je prikazan na sliki 4.2.
Slika 4.1: Delni meni programa Infor Worktop.
4.1.2
Uporabniki
Vsak uporabnik ima dostop le do doloˇcenih sej, ki jih potrebuje za opra-vljanje svojega dela. V posamezni seji ima lahko doloˇcene razliˇcne pravice za ogled podatkov, tiskanje, vstavljanje ter modificiranje podatkov ali polno avtorizacijo.
• Poslovni kontroler
Dnevne aktivnosti poslovnega kontrolerja so vkljuˇcene v vse procese organizacije, tako da dnevno uporablja dobrˇsen del funkcij informacij-skega sistema Infor. Ima tudi izvrˇsilno vlogo pri funkcionalnih spre-membah in novih implementacijah v programu.
• Vodstvo informatike
Skrbijo za pravilno delovanje programa, avtorizacije, nove implementa-cije, popravke in podobno. Njihove vloge so razdeljene glede na nadzor poslovnih procesov, administratorstvo in programerske dolˇznosti. Z njimi sem imel intenzivno komunikacijo pri predstavitvi rezultatov in odloˇcitvah o morebitnih izboljˇsavah programa.
• Kljuˇcni uporabniki
V programu imajo pravice, kot so:
– tiskanje
– vstavljanje
– urejanje
– celoten pogled nad doloˇcenimi podatki
– polna avtorizacija
– ...
Kljuˇcni uporabniki imajo veˇcjo odgovornost in s tem tudi pravico do urejanj v programu, kot npr. spreminjanje artiklov, vnaˇsanje pomemb-nejˇsih podatkov, modificiranje kode za generiranje in podobno. Imeti
morajo dobro strokovno znanje, saj lahko nepravilnosti v informacij-skem sistemu privedejo do kritiˇcnih napak in posledic. Kljuˇcni uporab-niki so v managerji, vodje oddelkov, urejevalci generikov za kosovnice, programerji... Navedeni uporabniki imajo ˇsirˇsi vpogled in s tem veˇcji nadzor nad sistemom.
• Sploˇsni uporabniki
Program jim navadno omogoˇca le osnovne pravice, kot so:
– tiskanje
– vstavljanje
– omejen pogled nad doloˇcenimi podatki
– ...
Sploˇsni uporabniki program uporabljajo za osnovne funkcije kot je vnaˇsanje in izpisovanje podatkov, odpiranje aktivnosti in nalogov ter ostale osnovne zadeve. Kljub vsem sistemskim omejitvam lahko pro-gram uporabljo dnevno po veˇc ur. Zaradi tega je pomembno, da so pri raziskavi njihove povratne informacije in ocene upoˇstevane enakovre-dno z ostalimi uporabniki.
4.1.3
Pridobitev in analiza osnovnih podatkov
Pred pridobivanjem informacij o posameznih sejah ter ocenjevanjem le-teh, je bila v podjetju med posamezniki izvedena kratka analiza, katere seje upo-rabljajo. O tem so bili predhodno obveˇsˇceni preko e-poˇste z kratkim opisom namena raziskave. Od uporabnikov so bili zahtevani naslednji podatki:
1. navedba opravil, ki mu jih nudi Worktop
2. navedba imen sej, ki jih uporablja
3. kratek opis oziroma struktura posamezne seje
Ti podatki so mi omogoˇcili laˇzje delo v nadaljevanju raziskave.
V povpreˇcju je vsak uporabnik uporabljal pribliˇzno 5 pomembnih sej. Po posvetovanju s poslovnim kontrolerjem ter mentorjem smo doloˇcili, da bo uporabnikom svetovano, naj ocenjuje le tiste, ki so kljuˇcne za opravljanje njegovega dela. ˇStevilo ocenjevanih sej je bilo zato omejeno na 8, sicer bi uporabnik pri izpolnjevanju podatkov lahko porabil preveˇc ˇcasa. To lahko negativno vplivalo na kvaliteto pridobljenih informacij.
V raziskavi so bili vsi sodelujoˇci razdeljeni v osem oddelkov: kadro-vska sluˇzba, logistika, nabava, razvoj in konstrukcija, kakovost, finance in raˇcunovodstvo, proizvodnja in kontroling. Namen take razvrstitve je bil laˇzji pregled nad podatki. Usluˇzbenci enakih oddelkov so namreˇc veliko verjetneje uporabljali iste seje, kar je omogoˇcilo kvalitetnejˇso obdelavo informacij.
Po pridobitvi podatkov o ˇstevilu in imenih vseh sej je bilo laˇzje interpre-tirati potek pridobivanja podatkov v drugi fazi.
4.2
Prilagoditev modela
Ker zaposleni v Lindab IMP Klimi funkcije programa Infor Worktop ime-nujejo seje, je bil temu primerno prilagojen tudi model. Spraˇseval je po la-stnostih ocenjevanih sej in ne po lala-stnostih ocenjevanih funkcijah. S tem se izognemo morebitnim nejasnostim s strani uporabnikov v primeru, ˇce model ni prilagojen.
• Ste zadovoljni z uporabnostjo seje?
– Ocena seje od 1 do 5 (Zelo nisem zadovoljen - Zelo sem zadovoljen)
– Moˇznost obrazloˇzitve
• Ste zadovoljni z odzivnostjo seje?
– Ocena seje od 1 do 5 (Zelo nisem zadovoljen - Zelo sem zadovoljen)
– Moˇznost obrazloˇzitve
• Ste zadovoljni s shranjevanjem oziroma prikazovanjem podat-kov v seji?
– Ocena seje od 1 do 5 (Zelo nisem zadovoljen - Zelo nisem zadovo-ljen)
– Moˇznost obrazloˇzitve
• Bi v seji ˇzeleli izboljˇsave ali dodatne funkcionalnost? Bi z izboljˇsavo prihranili na ˇcasu, denarju?
– Odgovor DA ali NE
Model ocenjevanja ERP je bil ustvarjen v obliki ankete v brezplaˇcni in-ternetni aplikaciji Google Forms. Za lepˇsi videz pa so bile uporabljene tudi barve podjetja Lindab IMP Klima ter njen logotip.
Kot je bilo opisano ˇze v prejˇsnjem poglavju, je uporabnik na prvi strani ankete najprej vpisal svoje ime ter izbral ˇstevilo sej za ocenjevanje. Za iz-polnjevanje ankete je bilo sodelujoˇcim ˇze v elektronski poˇsti priporoˇceno, naj ocenjujejo zgolj tiste seje, ki jih pri svojem delu uporabljajo najbolj pogosto.
Slika 4.3: Prva stran ankete.
Izbor ˇstevila sej je bil omejen na 8, ker se je ˇze v prvi fazi pokazalo, da veˇcje ˇstevilo sej redno uporablja zelo majhno ˇstevilo uporabnikov. Prav tako pa bi anketa ob izbiri veˇcjega ˇstevila sej sodelujoˇcemu vzela preveˇc ˇcasa. Po izboru je bila generirana druga stran ankete. Za vsako ocenjevano sejo je bilo potrebno odgovoriti na 4 vpraˇsanja.
4.3
Rezultati
V raziskavi je sodelovalo 32 uporabnikov programa Worktop, ki so skupaj ocenili 29 sej. Za ocenjevanje so imeli na voljo 14 dni. Sodelovali so kadri iz naslednjih oddelkov:
Oddelek Stevilo sodelujoˇˇ cih
Kadrovska sluˇzba 2 Logistika 11 Nabava 4 Razvoj in konstrukcija 7 Kakovost 1 Finance in raˇcunovodstvo 2 Proizvodnja 4 Kontroling 1
Ker nekateri sodelujoˇci zaradi doloˇcenih omejitev na omreˇzju podjetja niso imeli dostopa do Google Forms, so ankete reˇsevali na papirju.
4.3.1
Zadovoljstvo s funkcionalnostmi
Informacijski sistem je bil ocenjen razmeroma pozitivno. Povpreˇcja ocen po-sameznih sej so prikazana v tabeli 4.1. Opazil sem, da so se funkcionalnosti nekaterih sej ocenjevale tudi slabo. V tabeli sem jih oznaˇcil z rdeˇco barvo. Tem je bila pri analizi tudi posveˇcena veˇcja pozornost. V kolikor je take seje moˇzno znotraj programa izboljˇsati, lahko to pripelje do veˇcje ˇciste ko-risti podjetja. Prav tako imajo slabˇse ocenjene seje prioriteto pri obravnavi korekcij in izboljˇsav z vodstvom informatike.
Tabela 4.1: Povpreˇcje ocen sej
Seja nr q1 q2 q3
Kazalniki uspeˇsnosti 4 4.3 4.8 4.3 Proizvodni nalogi 6 4.3 2.0 4.0 Izpis proizvodnih nalogov 1 5.0 5.0 5.0 Pregled koriˇsˇcenja po tednih 1 4.0 5.0 4.0 Vodenje skladiˇsˇca za proizvodnjo 1 5.0 5.0 5.0 Sploˇsni podatki artikla 10 3.5 3.8 3.2
Posli 1 5.0 5 4.0
Prodajne ponudbe 3 4.0 3.7 3.3 Prodajna naroˇcila 10 3.8 3.6 3.5 Aktivnosti 1 5.0 5.0 5.0 Kopiranje prodajne ponudbe 1 4.0 5.0 4.0 Prilagoditveni nalog 1 3.0 3.0 3.0 Predlog Izdaje 1 3.0 4.0 3.0 Poˇsiljke 1 4.0 4.0 4.0 Garancijske izjave 1 4.0 4.0 4.0 Prodajni pregledi po produktih 1 3.0 3.0 4.0 Pregled kupcev 1 4.0 4.0 3.0 Pregled profitabilnosti 1 4.0 3.0 3.0 Izpis terjatev 1 3.0 4.0 3.0 Generik 3 3.6 3.6 3.3 Nedobavljeni nalogi 5 3.6 2.0 3.6 Realizacije prodaje 6 4.0 1.8 4.6 Prodajni nalogi 3 4.3 4.3 4.3 Pregled zalog 4 3.8 3.8 3.8 Transakcije 1 5.0 4.0 3.0 Raˇcuni 4 4.0 4.3 4.0 Potni nalog 5 2.0 3.8 3.2 Nabavni nalog 5 3.4 3.6 4.1 Planirani nalogi 3 4.3 4.3 4.7
Tabela 4.1:
• nr - ˇStevilo ocen
• q1- Ste zadovoljni z uporabnostjo seje? • q2- Ste zadovoljni z odzivnostjo seje?
• q3- Ste zadovoljni s shranjevanjem oz. prikazovanjem podatkov v seji?
Ocenjevanje razliˇcnih funkcionalnosti se je izkazalo za uˇcinkovit pristop za pridobivanje podatkov. Iz tabele 4.1 je v primerih sej proizvodni nalogi, nedobavljeni nalogi, realizacije prodaje in potni nalogi jasno prikazano, da je po mnenju uporabnikov samo ena funkcionalnost v seji slaba. Ta podatek je pri analizi podatkov izjemno koristen.
Veˇcjih odstopanj v tabeli 4.1 ni. Dobrˇsen del sej je bil ocenjen samo enkrat. V teh primerih sem z veˇcino uporabnikov imel tudi verbalno diskusijo o funkcionalnosti seje. V nobenem izmed teh primerov se ni izkazalo, da bi iz tega pridobil dodatne koristne informacije.
S strani uporabnikov informacijskega sistema so bile predlagane tudi ˇstevilne morebitne izboljˇsave in dodatne funkcionalnosti. Prikazane so v tabeli 4.2. Opazil sem, da je veˇcina predlogov ciljala na izboljˇsanje prikaza in izpisa informacij. Prav tako so se pojavile ˇzelje po avtomatizmu, sistem-skih izboljˇsavah in revizijah avtorizacij. Menim, da so uporabniki anketiranje vzeli izjemno resno, saj se je veˇcina predlaganih izboljˇsav izkazala za realne in izvrˇsljive.
Tabela 4.2: Predlagane izboljˇsave in dodatne funkcionalnosti za posamezno sejo
Ime seje Izboljˇsave in dodatne funkcionalnosti Kazalniki uspeˇsnosti -Dodatni grafiˇcni prikazi
Proizvodni nalogi -Zdruˇzitev opomb v en stolpec
Sploˇsni podatki artikla -Veˇc osnovnih podatkov v prvem zavihku -Omogoˇcenih veˇc znakov za vnos
-Popravki doloˇcenih artiklov
Prodajne ponudbe -Veˇc osnovnih podatkov v prvem zavihku -Signal artikla izpisan pri tiskanju
Prodajna naroˇcila -Veˇc osnovnih podatkov v prvem zavihku -Revizija avtorizacij, zaradi neznanja upo-rabnikov prihaja do napak
Generik -Potrebni popravki zaradi napaˇcnega generi-ranje kosovnic
Realizacija prodaje -Dodatni filtri
-Dodatni prikazi podatkov
Pregled zalog -Dodatne omejitve
-Dodatni prikazi podatkov
Potni nalog -Obrazec kot na papirju
-Avtomatsko generiranje tabel ob doloˇcenem vnosu
-Uporabnika naj ne spusti naprej, dokler ne vpiˇse nujnih zadev
4.4
Analiza rezultatov
• Analiza in sodelovanje z uporabniki
Po izvedeni anketi je sledila analiza. Rezultate sem predhodno filtriral in se fokusiral na seje, ki so bile ocenjene z niˇzjo oceno. Ker pri testi-ranju in preverjanju nisem imel pravic za uporabo vseh sej, sem se za posamezne primere pogovoril z uporabniki. Od njih sem pridobil infor-macije o vzrokih za slabˇso oceno omenjenih sej. Z njimi sem se prav tako pogovarjal o njihovem mnenju o sploˇsni uporabi informacijskega sistema. Vse te informacije so bile ustrezno zabeleˇzene in upoˇstevane. Pri analizi sem ocenjevane funkcije sej v tabeli 4.1 razdelil na 3 dele:
– Ocena lastnosti sej od 1.0 do 2.9
Lastnostim sej s to oceno sem posvetil najveˇc pozornosti. Pridobil sem ˇstiri niˇzje ocenjene seje:
∗ odzivnost seje Nedobavljeni nalogi ∗ odzivnost seje Realizacije prodaje ∗ odzivnost seje Proizvodni nalogi ∗ uporabnost seje Potni nalog
Seje nedobavljeni nalogi sam nisem mogel uporabljati in testi-rati, zato sem njeno delovanje preveril pri uporabnikih. Funkcija izpisovanja podatkov se je izkazala za prepoˇcasno, kar sem tudi sam potrdil. Podrobnejˇso analizo delovanja je bilo potrebno iz-vesti pri vodstvu informatike. Z uporabniki sem se strinjal, da zadeva ni kritiˇcna, saj lahko med ˇcasom izpisovanja opravlja tudi druga dela.
Tudi pri seji za izpisrealizacije prodajesem naletel na identiˇcni problem. Kot pri seji nedobavljeni nalogi sem se z uporabniki strinjal, da lahko med poˇcasnim izpisovanjem opravlja druga dela.. Sejoproizvodni nalogisem lahko testiral sam. Problema odziv-nosti nisem opazil. To sejo so niˇzje ocenili uporabniki v
proizvo-dnji, zato sem hotel delovanje preveriti neposredno na njihovem delovnem mestu. Glavna pritoˇzba z njihove strani je bila, da je informacijski sistem ob dostopanju zelo neodziven. Opazil sem, da do njega dostopajo preko povezave z oddaljenim namizjem (angl. Remote Desktop Connection). Glede na to sem sklepal, da za od-zivnost seje ni kriv informacijski sistem, temveˇc naˇcin dostopa do njega. Potencialne reˇsitve in pripombe sem prediskutiral z vod-stvom informatike.
Potni nalogsem preko informacijskega sistema izpolnil sam. Pri tej seji sem se z uporabniki strinjal s problemantiˇcnim izpolnje-vanjem naloga. Najveˇckrat so se teˇzave pojavljale pri napaˇcnih vnosih in doloˇcenih nejasnih zahtev generiranih strani seje. Upo-rabniki so predlagali doloˇcene izboljˇsave, katere sem predstavil na sestanku z vodstom informacijskih sistemov.
– Ocena lastnosti seje od 3.0 do 3.9
Tem sejam sem posvetil manj pozornosti kot niˇzje ocenjenim se-jam. Kljub temu sem predloge izboljˇsav ali novih funkcionalnosti v primerjavi z viˇsje ocenjenimi sejami (od 4.0 do 5.0) upoˇsteval v veˇcji meri. Osredotoˇcal sem se le na tiste izboljˇsave, ki za imple-mentacijo po vsej verjetnosti ne bi potrebovale veliko ˇcasa in virov, bi pa kljub temu prispevale k morebitni ˇcisti koristi podjetja. Za take izboljˇsave so bile izbrane naslednje seje:
∗ Generik - popravki
∗ Prodajna naroˇcila - revizija avtorizacij
Uporabnik, ki je predlagal popravke v generiku, mi je predstavil princip delovanja seje. V nekaterih redkih primerih seja ni delovala pravilno. Oba sva bila mnenja, da popravek ni kompleksen, o ˇcemer sem tudi informiral vodstvo informacijskih sistemov. V anketi je bila predlagana revizija avtorizacij vseh oseb, ki upora-bljajo sejo Prodajna naroˇcila. Tukaj veˇckrat prihaja do napak zaradi neznanja uporabnikov. Predlog z moje strani je bil, da se iz-dela natanˇcnejˇsa navodila za uporabo seje in izvede izobraˇzevanje z uporabniki.
Pri seji prodajne ponudbe mi je uporabnik pojasnil, da bi mu izpis signala artikla pri tiskanju bistveno olajˇsal delo. Signal ar-tikla uporabniku sporoˇci trenutno stanje prodajne ponudbe (na voljo, v obdelavi, zakljuˇcena). Moje ocena je bila, da je pripomba na mestu in da zahteve ni teˇzko implementirati.
– Ocena lastnosti seje od 4.0 do 5.0
Pri sejah s tako dobro ocenjenimi lastnostmi so izboljˇsave imple-mentirane samo, ˇce je za to potrebno izjemno malo ˇcasa in virov. Pri moji analizi je bila to seja realizacija prodaje. Kljub temu, da je njena lastnost shranjevanja in prikazovanja podatkov ˇze do-bro ocenjena, lahko doloˇcenim uporabnikom z enostavno imple-mentacijo dodatnih filtrov izboljˇsamo kakovost dela.
Vse ostale predlagane izboljˇsave in dodatne funkcionalnosti, ki sem jih v moji analizi ocenil kot prezahtevne za implementacijo, sem vodstvu informacijskih sistemov vseeno predstavil s predpostavko, da je vodstvo lahko drugaˇcnega mnenja.
4.5
Sestanek z vodstvom informatike
Po moji analizi je sledilo sreˇcanje z vodstvom informatike (vodja za poslovne procese IS, administrator IS in vodja programerjev IS). Z njihove strani sem dobil oceno o smiselnosti in potrebnim ˇcasom za implementacijo predlaganih izboljˇsav. Sprejeli in upoˇstevali so tudi moja mnenja in predloge. Sam sem poskrbel za zapisnik in potrebne aktivnosti sestanka.
Pregledovanje je potekalo od najniˇzje do najviˇsje ocenjenih sej glede na njihovo uporabnost, odzivnost in shranjevanje oziroma prikaz podat-kov. Porabljeni ˇcas za pogovor o posamezni seji je bil pogosto odvisen od ocene le-te. Niˇzje ocenjenim lastnostim sej smo posvetili veˇc ˇcasa, saj bi z njihovimi izboljˇsavami ali dodatnimi implementacijami najver-jetneje najbolj vplivale na pozitivno ˇcisto korist podjetja.
Konˇcne odloˇcitve za implementacije izboljˇsav, dodatnih funkcionalnosti in popravkov so bile sledeˇce:
– Implementira se dodatne omejitve v seji pregled zalog
Kljub temu, da sem sam ocenil, da bi bilo to funkcijo bolj kom-pleksno implementirati, je vodstvo razloˇzilo, da temu ni tako. To potrjuje nasvet, da je vse pridobljene informacije potrebno predi-skutirati s kompletno ekipo informacijskega sistema. Omenil sem tudi, da je prednost te izboljˇsave prihranek naˇcasu, s ˇcimer se je vodstvo strinjalo.
– Implementira se dodatne filtre v seji pregled zalog
Analiza je sicer pokazala, da pri tej seji ni teˇzav, saj je bila do-bro ocenjena. Predlagal pa sem implementacijo dodatnih filtrov, ki so jih zaprosili uporabniki. Menil sem, da implementacija ni kompleksna, prav tako pa bi uporabniki prihranili naˇcasu. To je vodstvo pritrdilo.
– Implementira se izpis signala artikla pri tiskanju v seji prodajne ponudbe
ˇ
Se ena izmed izboljˇsav, ki po mojih izsledkih ne bi bila prezah-tevna za implementacijo. Izkazalo pa se je, da so prisotne doloˇcene omejitve. Kljub temu se je vodstvo odloˇcilo, da se funkcija imple-mentira. Tudi pri tej izboljˇsavi uporabnik pridobil na ˇcasu.
– Implementira se prepreˇcitev oddaje potnega naloga, do-kler niso izpolnjeni vsi potrebni podatki
Z uporabniki sem se strinjal, da je seja za izpolnjevanje potnih nalogov zelo nejasna oziroma teˇzko razumljiva. Vodstvo se je odloˇcilo, da bi z dodatnimi omejitvami in opozorili olajˇsali izpol-njevanje. Tudi s temi implementacijami bi uporabniki prihranili naˇcasu.
– Revizija avtorizacij v prodajnih naroˇcilih
Analiza je pokazala, da ob izpolnjevanju prodajnih naroˇcil prihaja tudi do nepravilno izpolnjenih podatkov. S strani uporabnika, ki dobro pozna delovanje seje, je bilo predlagano, da se izvede revi-zija avtorizacij. Vodstvo je to potrdilo. Sam sem predlagal, da bi za omenjeno sejo izdelali natanˇcnejˇsa navodila in izvedli izo-braˇzevanje uporabnikov. Pravilna uporaba te seje je veˇcjega po-mena, ker lahko v primeru napak pride do napaˇcnih interpretacij finanˇcnih kazalnikov podjetja.
– Popravki v generikih
Napake v generikih se pojavljajo zelo redko, vendar lahko primeru napak le-teh vseeno pripelje do napaˇcnih razpisov materiala in motnje v procesu proizvodnje. Povedal sem, da bi s to reˇsitvijo lahko imeli denarne prihranke. Po moji oceni popravek ni bil zahteven za implementacijo, kar je vodstvo potrdilo. Popravek je ˇsel v izvedbo ˇse isti dan.
Vse naˇstete implementacije bodo na koncu pozitivno vplivale na ˇcisto korist in pozitivno poslovanje podjetja. Ostale predlagane izboljˇsave in popravki so trenutno prezahtevne ali sistemsko omejene za implemen-tacijo. Zahtevale bi veˇcje ˇstevilo virov in potrebnega ˇcasa, v konˇcni fazi pa ne bi bistveno vplivale na kvaliteta dela ter finanˇcno poslovanje oziroma ˇcisto korist podjetja.
Na sestanku z vodstvom informatike sem omenil poˇcasno delovanje informacijskega sistema v proizvodnji. Kot sem omenil ˇze pri analizi, je bil po mojem mnenju vzrok poˇcasnega delovanja uporaba povezave z oddaljenim namizjem. Vodstvo me je zaradi te teˇzave obrnilo k IT inˇzenirju odgovornemu za streˇznike. Z njim sem imel razgovor o moˇzni reˇsitvi.
Po pogovoru je sledila skupna odloˇcitev, da bi lahko z dodatnim bralno-pisalnim pomnilnikom in boljˇso brezˇziˇcno omreˇzno povezavo pospeˇsili odziv programa, s ˇcimer bi prihranili na ˇcasu. Tudi to bi seveda prav tako pozitivno vplivalo na ˇcisto korist podjetja.
Vse predlagane implementacije in izboljˇsave ter njihov vpliv na ˇcisto korist podjetja so bile na koncu predstavljene poslovnemu kontrolerju.
Sklep
S predstavitvijo rezultatov ˇstudije primera vodstvu podjetja so bili cilji moje diplomske naloge uspeˇsno izvedeni in doseˇzeni. S podrobno preuˇceno lite-raturo je bil ustvarjen fleksibilen model analize uspeˇsnost uporabe ERP v podjetju. Model lahko uporablja vsako podjetje z implementiranim informa-cijskim sistemom. Preizkus modela je bil uspeˇsno izveden v podjetju Lindab IMP Klima. S pomoˇcjo zaposlenih smo z modelom uspeˇsno izpeljali razi-skavo in z analizo pridobljenih podatkov izboljˇsali delovanje informacijskega sistema.
Med mojim raziskovalnim delom sem odkril tudi pomembnost neposredne komunikacije. Izkazalo se je, da anketno zajemanje podatkov ni dovolj za odkritje vseh potrebnih informacij. Nekatere so bile odkrite ˇsele med mojo diskusijo z uporabniki in inˇzenirji informacijskega sistema. Primer tega je bila odzivnost seje proizvodnih nalogov. Z povpreˇcno oceno pridobljeno od vseh oddelkov ni bilo mogoˇce sklepati, da je njena odzivnost slaba samo v proizvodnem oddelku. To je bilo ugotovljeno ˇsele pri analizi podatkov. Zaradi tega bi bilo potrebno model v nadaljnjih raziskavah dodelati.
Ugotovil sem tudi, da je potrebno za uspeˇsno uporabo tega modela dobro poznavanje doloˇcenih funkcij informacijskega sistema podjetja. Le s tem znanjem sem za nekatere primere lahko dobro analiziral podatke.
Moj predlog za izboljˇsanje modela je, da bi od uporabnikov informacij-skega sistema zahteva tudi podroben opis delovanja funkcij, katere upora-bljajo. S tem bi laˇzje razumel njihove predlagane izboljˇsave in popravke. Prav tako bi povpreˇcje ocen funkcij delil loˇceno po oddelkih. Na ta naˇcin bi lahko izloˇcil ostale vplive kot so slaba omreˇzna povezava, strojna oprema in podobno. Poleg tega je bil model uporabljen samo v enem podjetju. Za bolj realno oceno njegove efektivnosti bi ga bilo potrebno testirati ˇse v kakˇsnem podjetju veˇc.
[1] Information systems development : methodologies,techniques and tools. [2] A. de Wit. Measurement of project management success.
https://www.researchgate.net/publication/222141448_
Measurement_of_Project_Success. [Dosegljivo; dostop 21. junij, 2017].
[3] Abdesamad Zouine, Pierre Fenies, . The critical success fac-tors of the erp system project: A meta-analysis methodo-logy. https://www.econbiz.de/Record/the-critical-success-
factors-of-the-erp-system-project-a-meta-analysis-methodology-zouine-abdesamad/10010470518. [Dosegljivo; do-stop 1 marec, 2017].
[4] Adel M. Aladwani. Change management strategies for successful erp implementation. https://www.researchgate.net/publication/ 239552390_Change_Management_Strategies_for_Successful_ERP_ Implementation. [Dosegljivo; dostop 21. julij, 2017].
[5] B. Ives, M. Olsen, J.J, Baroudi. The measurement of user informa-tion satisfacinforma-tion. http://dl.acm.org/citation.cfm?id=358430. [Do-segljivo; dostop 21. julij, 2017].
[6] Borut Poˇstrak. Teˇzavnost uvedbe erp projekta na primeru rolls royce.
http://www.cek.ef.uni-lj.si/u_diplome/postrak3198.pdf. [Do-segljivo; dostop 21. julij, 2017].
[7] Chenicheri Sid Nair. The effect of email notification on web-based questionnaire responses. http://www.websm.org/uploadi/editor/ 1415702652SidNair-2013-The-Effect-of-Email-Notification-on-Web-based-Questionnaire-Responses.pdf. [Dosegljivo; dostop 1 marec, 2017].
[8] D. Vavpotiˇc, T. Hovelja. Improving the evaluation of software de-velopment methodology adoption and its impact on enterprise per-formance.http://www.comsis.org/archive.php?show=ppr326-1105. [Dosegljivo; dostop 2 februar, 2018].
[9] David Torgerson, Director York Trials Unit . Increasing response ra-tes to postal questionnaires. https://www-users.york.ac.uk/~mb55/
msc/clinimet/week6/response_text.pdf. [Dosegljivo; dostop 1 ma-rec, 2017].
[10] DeLone, McLean. The delone and mclean model of information sy-stems success: A ten-year update. http://www.asiaa.sinica.edu. tw/~ccchiang/GILIS/LIS/p9-Delone.pdf. [Dosegljivo; dostop 1 ma-rec, 2017].
[11] DeLone, McLean. Information systems success: The quest for the dependent variable. https://pdfs.semanticscholar.org/a041/ 45f1ca06c61f5985ab22a2346b788f343392.pdf. [Dosegljivo; dostop 1 marec, 2017].
[12] Dirk Heerwegh, Geert Loosveldt. An experimental study on the effects of personalization, survey length statements, progress in-dicators, and survey sponsor logos in web surveys. http://www. scb.se/contentassets/f6bcee6f397c4fd68db6452fc9643e68/an- experimental-study-on-the-effects-of-personalization- survey-length-statements-progress-indicators-and-survey-sponsor-logos-in-web-surveys.pdf. [Dosegljivo; dostop 1 marec, 2017].
